第一篇：機(jī)關(guān)文件歸檔分類方案

機(jī)關(guān)文件材料分類方案

（僅供參考）

一、黨務(wù)類

（一）綜合

1.黨組（委）會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要 2.黨組（委）民主生活會(huì)議記錄 3.黨員大會(huì)、支部會(huì)議記錄、材料 4.黨組（委）工作計(jì)劃、總結(jié) 5.黨組（委）決議、規(guī)定、報(bào)告等 6.領(lǐng)導(dǎo)講話、批示 7.評(píng)優(yōu)創(chuàng)先 8.其它

（二）組織工作 1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 2.黨務(wù)干部任免 3.黨員管理

4.黨組織關(guān)系介紹信

5.黨組織、黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè) 6.其它

（三）黨務(wù)宣傳

1.理論、政策學(xué)習(xí)教育 2.黨員培訓(xùn) 3.精神文明建設(shè)

4.本單位黨務(wù)宣傳報(bào)刊、剪報(bào)、廣播稿等 5.其它

（四）紀(jì)檢監(jiān)察

1.紀(jì)檢監(jiān)察工作會(huì)議記錄、紀(jì)要 2.紀(jì)檢監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié) 3.紀(jì)檢信訪工作材料 4.黨風(fēng)廉政建設(shè) 5.違紀(jì)案件處理 6.其它

（五）統(tǒng)戰(zhàn)工作 1.民主黨派工作

2.民族宗教事務(wù) 3.僑務(wù)工作 4.其它

（六）其他

二、政務(wù)類

（一）綜合

1.辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要

2.本單位年度工作計(jì)劃、總結(jié) 3.領(lǐng)導(dǎo)講話、批示

4.上級(jí)對(duì)本單位的表彰、獎(jiǎng)懲材料 5.人大代表建議、政協(xié)提案辦理 6.工作制度、印信、大事記等 7.工作信息、簡(jiǎn)報(bào)

8.機(jī)要、保密、檔案、信訪 9.其它

（二）機(jī)構(gòu)人事

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制

2.干部任免、聘任、調(diào)配、獎(jiǎng)懲 3.干部職工錄用、轉(zhuǎn)正 4.離退休人員管理

5.干部、職工統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè) 6.行政關(guān)系介紹信

7.工資定級(jí)、晉級(jí)、調(diào)資等 8.工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表

9.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任 10.年度考核 11.其它

（三）教育培訓(xùn)

（四）財(cái)務(wù)管理

（五）審計(jì)工作

（六）醫(yī)療衛(wèi)生（衛(wèi)生監(jiān)督、防病治病、計(jì)劃生育等）

（七）安全保衛(wèi)（治安、消防、交通管理、法律事務(wù)等）

（八）后勤福利（生活、住房、車(chē)輛、綠化、水、電等）

（九）外事工作

（十）其它

三、群團(tuán)類 1.工會(huì) 2.共青團(tuán) 3.婦聯(lián)

4.其他社團(tuán)組織

四、業(yè)務(wù)類

1.…………… 2.…………… 3.……………

第二篇：鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔文件材料分類方案

寶塔區(qū)麻洞川鄉(xiāng)歸檔文件材料分類方案

類目序號(hào)

類 名

一

黨群類 1 黨群工作

1.1 鎮(zhèn)黨委產(chǎn)生的文件(含紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)）和上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)黨組織的來(lái)文、會(huì)議文件

1.2 鎮(zhèn)工會(huì)產(chǎn)生的文件和上級(jí)、同級(jí)、工會(huì)組織的來(lái)文、會(huì)議文件 1.3 鎮(zhèn)團(tuán)委工作產(chǎn)生的文件和上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)團(tuán)組織的來(lái)文、會(huì)議文件

1.4 鎮(zhèn)婦聯(lián)產(chǎn)生的文件和上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)婦女組織的來(lái)文、會(huì)議文件

1.5 鎮(zhèn)武裝部產(chǎn)生的文件和上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)武裝部工作的來(lái)文、會(huì)議文件

1.6 本鎮(zhèn)各種學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)產(chǎn)生的文件和上級(jí)部門(mén)有關(guān)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作的文件 人大工作 2.1 鎮(zhèn)人大產(chǎn)生的文件

2.2 上級(jí)人大部門(mén)的普發(fā)性文件、會(huì)計(jì)文件 二

政務(wù)類 3 行政工作

第三篇：幼兒園文件材料整理歸檔分類方案

慶陽(yáng)市西峰區(qū)北街幼兒園文件材料整理歸檔分類方案

（2007年3月15日）

西峰區(qū)北街幼兒園是一所公辦幼兒園，隸屬區(qū)教育局管理，擔(dān)負(fù)著西峰城區(qū)部分義務(wù)教育的任務(wù)。

西峰區(qū)北街幼兒園內(nèi)設(shè)辦公室、教務(wù)室、總務(wù)室三個(gè)辦公室。

西峰區(qū)北街幼兒園需要整理歸檔的文件材料主要有文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、資料檔案（比照納入檔案管理）等專門(mén)檔案共八大類（其中個(gè)別門(mén)類暫無(wú)）。

在文書(shū)檔案中，按問(wèn)題可歸為綜合黨務(wù)、綜合政務(wù)、人市勞動(dòng)、教育教學(xué)等4個(gè)大類。全年有上級(jí)下發(fā)文件、本級(jí)規(guī)定、同級(jí)平送、（包括非隸屬機(jī)關(guān)抄送）的文件材料有公文（包括文件、電報(bào)、函件）、介紹信存根、簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)刊、會(huì)議記錄、會(huì)議文件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、其他材料（包括規(guī)章制度、匯報(bào)、報(bào)告、分析、講話、稿件、信息、名冊(cè)、清冊(cè)、合同協(xié)議、移交憑證等各種無(wú)版頭材料）等20多種，100多件。各大類包括范圍和各種文件材料分類體系，歸檔范圍及期限劃分列表附后。表列第四類的文件材料分類體系、歸檔范圍及期限劃分均與第二第三類中各類共有項(xiàng)相同，列表從略。

文書(shū)檔案在個(gè)文件材料準(zhǔn)備下，公文和其他材料一般按文號(hào)或日期排序；但屬于同一事由的多種文種材料，應(yīng)按其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系適當(dāng)集中，再按文號(hào)或日期排序；簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)刊按期號(hào)排序；其他文種按各自邏輯規(guī)律排序。

為方便使用和表述，文書(shū)檔案列表歸檔范圍和權(quán)限僅作原則性概括，專門(mén)檔案則一般從略（科技檔案和專業(yè)檔案等亦可根據(jù)需要接續(xù)附表細(xì)化規(guī)定），具體確定和劃分需與國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》及其他有關(guān)規(guī)定結(jié)合對(duì)照?qǐng)?zhí)行。

本方案由西峰區(qū)北街幼兒園制定，西峰區(qū)檔案局審定，從2006文件整理文檔起實(shí)行，并歸入檔案盒，和個(gè)歸檔文件目錄夾保管使用。

附：《西峰區(qū)北街幼兒園文件材料整理分類表》

第四篇：機(jī)關(guān)文件材料歸檔

第一部分

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

二、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔的范圍

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中4種：

1、普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料。例如：

?中共孝感市委孝感市人民政府關(guān)于加強(qiáng)生態(tài)文明建設(shè)的實(shí)施意見(jiàn)?（孝發(fā)[2010]15號(hào)）例外：

?國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)?國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于國(guó)家統(tǒng)計(jì)局各級(jí)調(diào)查隊(duì)檔案管理問(wèn)題的復(fù)函?的通知?

?國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)?國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于浙江省檔案局要求明確檢察系統(tǒng)檔案移交進(jìn)館問(wèn)題的復(fù)函?的通知?

2、任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料。

3、供工作參考的抄件等。例如：

?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號(hào)）

4、上級(jí)單位征求意見(jiàn)的未定稿文件。例如：

?湖北省檔案局辦公室關(guān)于征求?湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）?意見(jiàn)的通知?（鄂檔辦?2011?13號(hào)）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”

? “以我為主” ：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍以本機(jī)關(guān)文件材料為主，本機(jī)關(guān)? ? ? ? ? ? ?

四、機(jī)關(guān)檔案門(mén)類的劃分

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中7種：

1、重份文件。

雙套制：機(jī)關(guān)紅頭文件一份歸檔，一份裝訂成發(fā)文匯編，作資料。

2、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

3、一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。

4、無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄。

5、機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。

例如：孝感市勞保局?企業(yè)職工退休前繳費(fèi)情況確認(rèn)表?

6、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料。

7、有關(guān)工作參考的文件材料；

(三)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

例如：

?市委辦公室市政府辦公室關(guān)于在市直單位開(kāi)展“送溫暖、獻(xiàn)愛(ài)心”社會(huì)捐贈(zèng)活動(dòng)的通知?

?市委辦公室關(guān)于認(rèn)真做好2009黨內(nèi)文件清理清退工作的通知?、?市財(cái)政局關(guān)于編制2010年市直部門(mén)預(yù)算的通知? ?孝感市檔案局關(guān)于舉辦檔案人員崗位培訓(xùn)班的通知?

(四)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

文件材料一般都要?dú)w檔。

“對(duì)我有用”、“與我有關(guān)” ：外單位文件材料歸檔范圍。需要?dú)w檔的外單位文件材料有：

一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務(wù)的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機(jī)關(guān)為本單位的文件。其它不必歸檔。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書(shū)檔案

會(huì)計(jì)檔案（憑證、賬簿、報(bào)表、其它）專業(yè)檔案

科技檔案（基建和設(shè)備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案

實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、字畫(huà)、印章、贈(zèng)品、行業(yè)標(biāo)志物品，如過(guò)去的制服、徽章等）

五、在實(shí)際工作中，容易出現(xiàn)的問(wèn)題

1、凡文皆檔。

2、有檔不歸。

（1）帳外文件沒(méi)歸檔。（2）白頭文件材料沒(méi)歸檔。

? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會(huì)議記錄紀(jì)要、民主生活會(huì)材料、理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)材料等；

? 工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種目標(biāo)責(zé)任狀、責(zé)任目標(biāo)完成情況匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)班子和班子成員述職述廉報(bào)告等；

? 統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表、登記表、名冊(cè)。這幾年一般應(yīng)有：黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、黨員花名冊(cè)、干部職工年報(bào)、干部職工花名冊(cè)、機(jī)構(gòu)編制年報(bào)、工資年報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金申報(bào)核定表、考核等次備案統(tǒng)計(jì)表、工資調(diào)整明細(xì)表以及各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

? 干部職工行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根；

? 圍繞干部職務(wù)任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、黨組（黨委）會(huì)議記錄紀(jì)要、民主推薦情況、工資呈報(bào)表等；

? 機(jī)關(guān)編寫(xiě)的大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、志書(shū)、年鑒等編研材料，反映本單位人和事的報(bào)刊報(bào)道剪輯；

? 機(jī)關(guān)工作中形成的檢查材料、調(diào)研報(bào)告、各種典型材料、事跡材料、交流材料、匯報(bào)材料等；

? 機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書(shū)等。?（3）專業(yè)文件材料沒(méi)歸檔。

?（4）基建文件材料、設(shè)備儀器文件材料、實(shí)物沒(méi)歸檔。

3、歸檔文件不齊全完整。?（1）請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)。?（2）通知不知結(jié)果。

例如：

? ?湖北省檔案局關(guān)于報(bào)送2009年檔案館室基本情況調(diào)查表的通知? ?（3）聲像文件材料缺少要素。

? 聲像文件要記錄：時(shí)間、地點(diǎn)、人物（含方位）、事件、拍攝者、拍攝背景等6要素

?（4）電子文件不完整。

? 機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。?

六、電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)運(yùn)行后文件歸檔要求

? ?中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號(hào)）

? 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)?電子文件歸檔與管理規(guī)范?

? 都規(guī)定：具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔。

第二部分

文書(shū)檔案保管期限

? ? ? ?

一、文書(shū)檔案保管期限種類

永久、定期兩種。其中，定期采用標(biāo)時(shí)制分為30年、10年

二、劃分文書(shū)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)――價(jià)值

1、凡是反映本單位主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和個(gè)人利益的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。具體有10個(gè)方面：

?（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

? 例如：市檔案局制定的?孝感市村級(jí)檔案目標(biāo)管理考評(píng)暫行辦法? ?（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； ? 例如：市檔案局舉辦紀(jì)念?檔案法?頒布20周年活動(dòng)的通知、方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、圖片等

?（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

? 例如：?關(guān)于開(kāi)展“三農(nóng)”檔案示范單位創(chuàng)建工作的通知? ? ?孝感市檔案局關(guān)于開(kāi)展2010檔案工作執(zhí)法檢查的通知? ?（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示，重要的規(guī)? ? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? 劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； 例如：

?關(guān)于開(kāi)放館藏歷史檔案的請(qǐng)示?

?孝感市檔案局關(guān)于加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的情況匯報(bào)? ?檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)?

（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免、重要獎(jiǎng)懲等文件材料；

（6）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

（7）機(jī)關(guān)編寫(xiě)的組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、志書(shū)；

（8）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪件，機(jī)關(guān)對(duì)人大議案、政協(xié)提案的答復(fù)及辦理結(jié)果。

（9）上級(jí)單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

例如：?國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強(qiáng)民生工作的意見(jiàn)?的通知? ?湖北省重大活動(dòng)檔案管理試行辦法?（省政府令第322號(hào)）

（10）同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

例如：?關(guān)于中共孝感市檔案局支部委員會(huì)的批復(fù)?

2、凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。其中： 30年保管的有：

（1）本單位召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（2）本單位職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

例如：?孝感市檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查換證的通知?（孝檔[2010]13號(hào)）

（3）本單位關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)單位批復(fù)、批示；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)； 例如：

?關(guān)于按件整理的檔案裝盒后是否要編制盒號(hào)問(wèn)題的請(qǐng)示?

?市國(guó)土資源局關(guān)于申請(qǐng)檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)復(fù)查換證的函? ?市檔案局關(guān)于市國(guó)土資源局檔案工作等級(jí)考評(píng)確認(rèn)的函? ?（5）本單位機(jī)關(guān)管理工作中形成的文件材料；

? ? ? ? ?

? ?

? ? ?

? ? ?

? ? ? ? 例如：

?關(guān)于申請(qǐng)撥付我局檔案搶救專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示? ?孝感市檔案局關(guān)于申請(qǐng)更換小車(chē)的報(bào)告?

?孝感市檔案局2008－2009創(chuàng)建市級(jí)文明單位工作總結(jié)? ?關(guān)于成立孝感市檔案局矛盾糾紛排查調(diào)查處領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的通知?

（5）下級(jí)單位關(guān)于重大問(wèn)題的專題報(bào)告。

例如：?安陸市檔案局關(guān)于安陸市煙草專賣(mài)局丟失檔案違法事件的報(bào)告?

（6）聯(lián)合發(fā)文的，協(xié)辦單位保管30年。

例如：?孝感檔案局、市發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)?湖北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法?的通知?（孝檔[2008]5號(hào)）10年保管的有：

（1）本單位一般性事務(wù)管理文件材料；

例如：?市檔案局2009年綜治、消防、安全保衛(wèi)工作目標(biāo)責(zé)任書(shū)? ?2009年黨風(fēng)廉政建設(shè)目標(biāo)書(shū)?

?孝感市檔案局2009年信訪工作目標(biāo)責(zé)任書(shū)?

（2）上級(jí)單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； 例如：

?湖北省檔案局、省委統(tǒng)戰(zhàn)部關(guān)于認(rèn)真做好全省統(tǒng)戰(zhàn)系統(tǒng)檔案管理工作的通知?

?湖北省檔案局關(guān)于做好2009年湖北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記工作的通知?

（3）上級(jí)單位和同級(jí)單位制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 例如：

?機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定?（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）

?湖北省人事廳關(guān)于印發(fā)?湖北省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員正常調(diào)整工資實(shí)施辦法?的通知?

?市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)?孝感市市直行政事業(yè)單位工資統(tǒng)發(fā)暫行辦法?的通知?

? ?市直機(jī)關(guān)工委關(guān)于印發(fā)?孝感市直機(jī)關(guān)黨的基層組織“五個(gè)基本”建設(shè)工作考核評(píng)價(jià)實(shí)施辦法?的通知?

?（4）下級(jí)單位報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

三、簡(jiǎn)單的“2－3－1”保管期限劃分法

（一）上級(jí)文件2分法：永久、10年。

1、五個(gè)方面的文件列為永久：

（1）與本單位職能業(yè)務(wù)有關(guān)的法規(guī)政策性文件（2）對(duì)本單位重要請(qǐng)示的批復(fù)文件（3）下達(dá)本單位計(jì)劃指標(biāo)名額的文件（4）對(duì)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免的文件（5）對(duì)本單位重要獎(jiǎng)懲、檢查文件

2、其它文件可列為10年。

（二）本單位文件3分法：（1）絕大多數(shù)定為永久。

（2）一般性業(yè)務(wù)文件、機(jī)關(guān)工作共性文件可定為30年。

? 共性文件指機(jī)關(guān)黨建、文秘、檔案、保密、信訪、計(jì)生、綜治、安全保衛(wèi)、理論學(xué)習(xí)、文明創(chuàng)建、節(jié)能、人事、財(cái)務(wù)管理等 ?（3）一般事務(wù)性文件定為10年。

（三）同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，一般定為10年。? 換一個(gè)角度說(shuō)：

? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級(jí)的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；

? 第三，10年保管的檔案一般是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)機(jī)關(guān)一般的業(yè)務(wù)文件，以及本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性文件。?

四、檔案“三合一”制度

? “三合一”制度：指機(jī)關(guān)文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。簡(jiǎn)稱“三合一”制度。

第五篇：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和 文書(shū)檔案保管期限規(guī)定講座

主要內(nèi)容: ●《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的修改過(guò)程、特點(diǎn)及適用范圍

●《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》

● 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限 ● 成都市貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令的實(shí)施意見(jiàn)

第一章《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案 保管期限規(guī)定》的修改過(guò)程、特點(diǎn)及適用范圍

一、《規(guī)定》的修訂過(guò)程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《規(guī)定》的特點(diǎn)

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》與1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》兩個(gè)業(yè)務(wù)文件相比有以下主要特點(diǎn)？

１、國(guó)家檔案局以令的形式發(fā)布《規(guī)定》，將原來(lái)的業(yè)務(wù)文件上升為行政規(guī)章，提高了《規(guī)定》的法規(guī)效力和法律地位，體現(xiàn)了國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的意志。

２、改革文書(shū)檔案保管期限的劃分方法，將原來(lái)“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年、10年。

３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。對(duì)于永久保管的文書(shū)檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。

４、增加了跟實(shí)際工作直接有關(guān)的新內(nèi)容，充實(shí)了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益方面的文件材料。同時(shí)調(diào)整了一些文件材料的保管期限。

５、原來(lái)長(zhǎng)期的內(nèi)容，上升了很大一部分為永久，進(jìn)一步充實(shí)進(jìn)館檔案的內(nèi)容。

６、體現(xiàn)“以人為本”的原則，對(duì)涉及人的問(wèn)題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。

７、加大行政管理力度，將原來(lái)的“備案制”改為“審批制”。

三、《規(guī)定》的適用范圍

新《規(guī)定》適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。凡是具有行政管理職能的事業(yè)單位也屬適用范圍.如檔案局、旅游局。

第二章 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定 》

《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用”。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)。P34 第二條 中的“文件材料”一詞在檔案工作中是被廣泛使用的。這次《規(guī)定》第二條明確了“機(jī)關(guān)文件材料”是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類和載體的歷史記錄，對(duì)“機(jī)關(guān)文件材料”的內(nèi)涵有了明確的界定。從門(mén)類上分，“機(jī)關(guān)文件材料”可分為文書(shū)、人事、基建、會(huì)計(jì)等文件材料；從載體上分，可分為紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料。按照這個(gè)界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時(shí)，就不僅是文書(shū)檔案，同時(shí)還包括其它門(mén)類和載體的檔案。

第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

如總結(jié)、工作大會(huì)、黨組黨委會(huì)記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。如房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；上級(jí)主管部門(mén)發(fā)給單位需要貫徹的，絕大多數(shù)涉及單位主要職能活動(dòng)，應(yīng)該歸檔。不是主管的上級(jí)部門(mén)發(fā)的文件，就要具體分析，與本單位職能無(wú)關(guān)的不存，普發(fā)性的不存。如市委書(shū)記在作風(fēng)整頓工作會(huì)上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發(fā)性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要?dú)w檔，市委辦公廳會(huì)歸檔。并不是所有貫徹執(zhí)行的都要?dú)w檔。

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料?！兑?guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區(qū)分，原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料。由于各機(jī)關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細(xì)概括指明，因此，國(guó)家檔案局只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。這四款原則只是我們判斷機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。

第四條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

根據(jù)《規(guī)定》第四條，機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍包括四個(gè)方面。同第三條不同，歸檔范圍是四款原則規(guī)定，而不歸檔范圍是四條具體的規(guī)定，是具有操作性的，這里需要提醒的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖然不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見(jiàn)和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。還有機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒(méi)有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見(jiàn)，原則上也應(yīng)納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。

第五條

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

這一條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機(jī)關(guān)檔案部門(mén)處理歸檔文件材料的職責(zé)。

各機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個(gè)方面：一是對(duì)本單位全部檔案實(shí)體實(shí)行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。即將各單位經(jīng)過(guò)整理并移交過(guò)來(lái)的檔案，由專人負(fù)責(zé)，保管在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。

二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實(shí)體則分別保存在不同的庫(kù)房。如將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門(mén)的庫(kù)房，科技檔案存放在科研部門(mén)的檔案庫(kù)房等。這兩種形式都叫集中管理。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用，第二種形式的集中管理會(huì)越來(lái)越普遍。

第六條

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

這一條應(yīng)該說(shuō)是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。一般來(lái)說(shuō)，永久保管的文書(shū)檔案要按有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館移交，以確保有永久保存價(jià)值的文書(shū)檔案得到有效保管和保護(hù)，為國(guó)家積累歷史和文化財(cái)富。定期保管的文書(shū)檔案主要由機(jī)關(guān)自己留存，備機(jī)關(guān)日常查考利用。

特別講到的是定期保管的檔案要實(shí)行標(biāo)時(shí)制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標(biāo)“定期”。這樣要求的目的主要是便于機(jī)關(guān)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定銷毀。以前的“長(zhǎng)期”、“短期”是個(gè)模糊的概念。

第七條

永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。主要指規(guī)范性文件。如國(guó)家檔案局8號(hào)令，這份文件屬部門(mén)行政規(guī)章，具有法律效力，國(guó)家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。

(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。民政工作會(huì)、衛(wèi)生工作會(huì)，包括請(qǐng)示、主管領(lǐng)導(dǎo)批示、通知、名單、日程、會(huì)議主報(bào)告等文件材料都要永久保管。

(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如市檔案局報(bào)市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫(kù)面積標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。

(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

劃分永久時(shí)，需要注意以下問(wèn)題：

1.突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。2.突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料

3.突出反映本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材料 具體來(lái)說(shuō)，各單位黨組、行政辦公會(huì)議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年的工作會(huì)議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級(jí)以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。

第八條

定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等。

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。如一般的業(yè)務(wù)研討會(huì)、專題座談會(huì)、七一聯(lián)歡活動(dòng)等。

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如關(guān)于增加車(chē)輛配置的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、以下總結(jié)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計(jì)表

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。如國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如8號(hào)令，如不需辦理的就不歸檔。

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見(jiàn)的復(fù)函。

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

第九條

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

我國(guó)現(xiàn)有各種專門(mén)檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動(dòng)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。有的涉及到了檔案保管期限，如財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，既有會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍，又有會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)時(shí)保管期限。還有建設(shè)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》標(biāo)明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。

這里還要提醒一下，并不是所有門(mén)類的檔案國(guó)家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國(guó)家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案。國(guó)家沒(méi)有規(guī)定的，參考已有的文書(shū)和專門(mén)檔案的規(guī)定。第十條

機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

本條主要是對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時(shí)間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無(wú)法打開(kāi)。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說(shuō)明一并歸檔

這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機(jī)關(guān)文書(shū)處理過(guò)程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過(guò)程，我們?cè)跉w檔時(shí)，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無(wú)紙化辦公處理方法：

第十一條

機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的。《檔案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問(wèn)題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會(huì)、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過(guò)的會(huì)議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來(lái)檔案重復(fù)進(jìn)館，同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級(jí)以上檔案館應(yīng)接收同級(jí)機(jī)關(guān)永久保管的檔案，通過(guò)對(duì)主辦機(jī)關(guān)、協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來(lái)有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題。

另外，以各級(jí)黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開(kāi)會(huì)議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。

第十二條

各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。

這次各機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可執(zhí)行，只報(bào)同級(jí)檔案局備案?，F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行。

第十三條

在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時(shí)，要結(jié)合單位職能來(lái)制定，我們審批時(shí)，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。

第十四條

本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)講，按照《規(guī)定》實(shí)施的相關(guān)程序，一個(gè)機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒(méi)有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。

第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料

歸檔范圍及保管期限

一、做好前期準(zhǔn)備工作

建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。要做到以下幾點(diǎn)：

１、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；

２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；

３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。

二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則

1、嚴(yán)格控制普發(fā)文件。我們?cè)谥笇?dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會(huì)造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點(diǎn)，對(duì)于普發(fā)性文件，除了上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。

2、堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來(lái)表述。國(guó)家局8號(hào)令是針對(duì)全國(guó)各級(jí)部門(mén)的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個(gè)單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。擬寫(xiě)條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門(mén)的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒(méi)有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫(xiě)上。因?yàn)楸碇贫ê?，是不能隨意修改的。

3、條款擬寫(xiě)應(yīng)盡量準(zhǔn)確。如“上級(jí)方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級(jí)關(guān)于某項(xiàng)工作方針、政策的文件材料”?！氨緳C(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫(xiě)，并且應(yīng)寫(xiě)明關(guān)于什么問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)?！皣?guó)家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫(xiě)明“國(guó)家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門(mén)就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）

5、從寬從長(zhǎng)保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等等。

6、注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時(shí)，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)的檔案在歸檔時(shí)都要全面考慮。還有如請(qǐng)示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。沒(méi)有批復(fù)的請(qǐng)示劃10年，有批復(fù)的請(qǐng)示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。

三、劃分保管期限時(shí)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、同一會(huì)議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。

2、各機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。

3、以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。

4、領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議、接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。

5、受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。

6、處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報(bào)批評(píng)10年，沒(méi)有結(jié)果的，不歸檔。

7、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門(mén)的批復(fù)可以一并劃為永久。

四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一問(wèn)題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。因?yàn)?，從保管?chē)?guó)家檔案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國(guó)家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門(mén)形成的比一般事務(wù)部門(mén)形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。

2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的比反映非主要職能活動(dòng)的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問(wèn)題的比反映一般問(wèn)題的重要；有針對(duì)性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒(méi)有時(shí)效性的重要。

從根本上說(shuō)，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚(yú)龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時(shí)效，把握好期限確定的“度”，相對(duì)準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。

第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見(jiàn)

2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國(guó)家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見(jiàn)》

一、對(duì)文件材料歸檔范圍的要求

國(guó)家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類和載體的歷史記錄”因此，我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門(mén)類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。

二、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書(shū)檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級(jí)綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書(shū)檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。

三、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書(shū)檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫(xiě)盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開(kāi)始新編盒號(hào)

四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)要及時(shí)重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查。

五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來(lái)組織完成，而不是檔案人員一個(gè)人的事。因?yàn)樾碌谋９芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)編，涉及到每一個(gè)部門(mén)，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門(mén)的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見(jiàn)，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。

編制格式就是這樣三個(gè)項(xiàng)目。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。

八、各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，須填制《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表審查申報(bào)表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)。

各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。