第一篇：檔案管理重新規(guī)定

武安市第六中學(xué)

關(guān)于“規(guī)范處室檔案管理”的規(guī)定

各處室：

2010年后半年，我校調(diào)整了部分處室中層領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)整后各處室的職能做了稍微變動(dòng)。因此，為了使我校的檔案工作更加完善，更加科學(xué)，同時(shí)為了迎接市教育局對(duì)我校的年終考核。根據(jù)處室工作情況，我校將對(duì)各處室檔案工作規(guī)范管理，具體規(guī)定如下：

A、教育處

A1、學(xué)生身體素質(zhì)、健康檢查及有關(guān)數(shù)據(jù)表格，情況分析； A2、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查（畢業(yè)去向、跟蹤調(diào)查實(shí)錄，體現(xiàn)反饋信息對(duì)教學(xué)工作的指導(dǎo)意義）；

A3、素質(zhì)教育實(shí)施情況記錄與總結(jié)；

A4、依法治教情況（包括學(xué)習(xí)宣傳法律法規(guī)及依法治教情況。）A5德育工作管理：

A5--

1、組織機(jī)構(gòu)、工作制度 A5--

2、工作計(jì)劃（學(xué)校、個(gè)人）

A5--

3、班主任工作計(jì)劃，活動(dòng)實(shí)錄，總結(jié)、論文等

A5--

4、學(xué)生定期參加有意義的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的計(jì)劃，實(shí)錄，總結(jié)材料

A5--

5、德育活動(dòng)隊(duì)，室及基地建設(shè) A5--

6、大型教育活動(dòng)記載

A5--

7、好人好事登記，先進(jìn)事跡材料

A5--

8、學(xué)生遵守《守則》《規(guī)范》情況記載及評(píng)定《有關(guān)違紀(jì)情 1

況記錄》

A5--

9、班風(fēng)、班紀(jì)、校風(fēng)、校紀(jì)有關(guān)制度建設(shè)與檢查評(píng)比實(shí)錄 A5--

10、學(xué)生違紀(jì)處理卡

A5--

11、班會(huì)賽課教案和結(jié)果統(tǒng)計(jì) A6、軍訓(xùn)制度、過程材料

A7、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：記錄單、復(fù)印件、照片等 A8、學(xué)生獎(jiǎng)懲制度，請假制度 A9、學(xué)生出勤日報(bào)表，學(xué)生請假條

A10、學(xué)生素質(zhì)綜合評(píng)價(jià)記錄、學(xué)生成長檔案袋； A11、學(xué)校心理健康教育方面；

B、辦公室

B1、大事記；

B2、長中短期管理目標(biāo)（包括學(xué)校主要工作奮斗的方向和目標(biāo)）B3、上級(jí)文件（分類裝訂，保存入檔）

B4、各類規(guī)章制度、崗位職責(zé)、罰獎(jiǎng)制度匯編（最好匯集成冊）B5、會(huì)議記錄（主要指例會(huì)，要有三分之二內(nèi)容研究教育教學(xué)工作，最好能單獨(dú)建立專項(xiàng)研究教育教學(xué)工作的會(huì)議記錄，即分成常規(guī)工作安排、研究教學(xué)工作兩大塊）

B6、政治學(xué)習(xí)記錄（包括學(xué)習(xí)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加范圍、人數(shù)、學(xué)習(xí)內(nèi)容等情況記錄）

B7、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)記錄（包括學(xué)習(xí)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加范圍、人數(shù)、學(xué)習(xí)內(nèi)容等情況記錄）

B8、教師政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況及評(píng)比記錄。

B9、每周值周總結(jié)（每周工作完成情況、要求是原始記錄材料）。B10、學(xué)校綜合總結(jié)材料。

B11、上級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料（可分為學(xué)校集體、教師個(gè)人、學(xué)生獲獎(jiǎng)情況。建立登記表并附上相關(guān)榮譽(yù)證書的復(fù)印件。）B12、校級(jí)和中層領(lǐng)導(dǎo)干部任免決定、請示等；

B13、學(xué)校和校長每周工作安排記錄、聽取各部門工作匯報(bào)記錄、各項(xiàng)工作檢查指導(dǎo)記錄等；

B14、領(lǐng)導(dǎo)聽課筆記、領(lǐng)導(dǎo)班子學(xué)習(xí)筆記、校長輔導(dǎo)講座、領(lǐng)導(dǎo)與課題研究、領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人學(xué)習(xí)筆記、領(lǐng)導(dǎo)參與教研、領(lǐng)導(dǎo)任課資料； B15、各項(xiàng)考核資料匯集

C、團(tuán) 委

C1、升降國旗制度執(zhí)行情況（制度、旗手選配、國旗下講話記錄）C2、團(tuán)支部（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）

C3、活動(dòng)課計(jì)劃，組織、內(nèi)容實(shí)錄、成果、總結(jié)。C4、文、體、音、美等大型活動(dòng)匯演等實(shí)錄資料。C5、學(xué)生參加各種文體競賽情況實(shí)錄，成果證書等。

C6、社團(tuán)活動(dòng)資料（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）

C7、“兩操”活動(dòng)材料（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）

D、教務(wù)處

D1教學(xué)管理：

D1-

1、上級(jí)文件（主要指教學(xué)業(yè)務(wù)有關(guān)文件）

D1-

2、課程開設(shè)及教師任課情況：課程總表、教師任課表、教師輔導(dǎo)表、教師學(xué)習(xí)大綱（教材調(diào)整）的專項(xiàng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)筆記。D1-

3、教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)（學(xué)校、個(gè)人）。

D1-

4、有關(guān)教育質(zhì)量的評(píng)價(jià)辦法、細(xì)則、獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。

D1-

5、歷次考試成績記載：包括考試內(nèi)容、卷樣、答案、成績冊、試卷分析等材料。

D1-

6、中考、高考指標(biāo)分配及完成情況。

D1-

7、素質(zhì)教育學(xué)習(xí)記錄（學(xué)習(xí)素質(zhì)教育有關(guān)文件、材料、精神、動(dòng)態(tài)、經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)等）D2教師管理： D2-

1、教職工花名冊。

D2-

2、教師隊(duì)伍學(xué)歷達(dá)標(biāo)情況及學(xué)歷證明。

D2-

3、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)計(jì)劃、（學(xué)校、個(gè)人）以及情況實(shí)錄。D2-

4、提高教師待遇的有關(guān)文件、資料。D2-

5、教職工出勤記錄 D2-

6、師德建設(shè)活動(dòng)記錄

E、教科處

E1教學(xué)研究管理：

E1-1上級(jí)文件（主要指教學(xué)研究有關(guān)文件，上級(jí)部門下達(dá)的實(shí)驗(yàn)課題等）

E1-2教研工作計(jì)劃、實(shí)施方案、（學(xué)校個(gè)人）E1-3教研組機(jī)構(gòu)、活動(dòng)制度、研究專題等。E1-4各教研組活動(dòng)實(shí)錄。

E1-5觀摩教學(xué)（公開課、優(yōu)質(zhì)課、匯報(bào)課）的教案，評(píng)議實(shí)錄，評(píng)議結(jié)果。

E1-6中差生轉(zhuǎn)化工作的計(jì)劃（學(xué)校、個(gè)人），情況分析，記錄、個(gè)案研究。

E1-7教研成果：經(jīng)驗(yàn)材料、論文、證書等。

E1-8到校外講學(xué)、出外聽課、學(xué)習(xí)，請校外人員到校內(nèi)輔導(dǎo)，活動(dòng)交流等有材料，記錄。E1-9校本研修資料 E1-10教育教學(xué)反思資料

F、總務(wù)處

F1、辦學(xué)條件

F1-

1、改善辦學(xué)條件有關(guān)文件、資料。

F1-

2、學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)規(guī)模基本情況及建設(shè)、改善的情況記載．

F1-

3、儀器、電教器材、音、體、美、勞器材的裝備情況。F1-

4、圖書裝備及年增購情況（每年增配比例中學(xué)生均４元）F2、學(xué)校校園建設(shè)管理規(guī)劃；

F3、校園、校舍保護(hù)條例、美化綠化制度；

F4、學(xué)校文化氛圍建設(shè)規(guī)劃。（內(nèi)外布置要整潔，體現(xiàn)教育性、人文性）

F5、校舍檔案齊備，記錄及時(shí)完整，校產(chǎn)要參褂保險(xiǎn)。

G、女工委

G1、教代會(huì)（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）；

G2、計(jì)劃生育各種檔案資料； G3、黨支部： G3-1工作計(jì)劃、總結(jié) G3-2黨員名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

G3-3積極分子名冊及培養(yǎng)考核材料 G3-4黨員組織關(guān)系

G3-5發(fā)展新黨員工作材料 G3-6黨員教育材料

G3-7上級(jí)黨組織下發(fā)的文件 G3-8黨組織生活材料

G3-9黨建工作經(jīng)驗(yàn)及請示材料 G3-10黨支部活動(dòng)方案、總結(jié) G3-11民主評(píng)議黨員相關(guān)材料

G4、工會(huì)活動(dòng)（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）；

G5、困難教職工名冊及幫扶記錄

H、招生辦

學(xué)籍表：（高中）是反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)檔案。各種情況要及時(shí)注清，不能有空格、隔行現(xiàn)象。近三年畢業(yè)情況要存檔。班級(jí)定員表：（初中）

說明：①分年裝訂；

②注明變動(dòng)情況；

③與班內(nèi)內(nèi)有人數(shù)比較；

3、畢業(yè)生花名冊

說明： ①畢業(yè)生人數(shù)可能大（因?yàn)榭赡苡型獾卦谀阈＝枳x的學(xué)生），但最少相等。②分年裝訂入檔。

4、歷次招生情況：生源質(zhì)量分析；

5、學(xué)籍管理的有關(guān)規(guī)章制度；

6、學(xué)生變動(dòng)情況記錄（升、留、轉(zhuǎn)、退、休、死亡等）；

7、家長學(xué)校專檔；

8、貧困生評(píng)選、補(bǔ)助名單等資料；

I、財(cái)務(wù)室

1、財(cái)務(wù)收入與支出情況

2、財(cái)產(chǎn)基本情況及購置，損壞記載

3、公用經(jīng)費(fèi)賬、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村收入錢、物及支出情況

4、校務(wù)公開有關(guān)表格

5、年報(bào)表

J、安全辦

J1管理類 J1--

1、組織機(jī)構(gòu) J1--

2、規(guī)章制度 J1--

3、責(zé)任狀 J1--4上級(jí)文件 J1--5會(huì)議記錄 J2報(bào)告類 J2--

1、計(jì)劃 J2--

2、月報(bào) J2--

3、季報(bào) J2--

4、年報(bào) J2--

5、年度總結(jié) J3應(yīng)急類

J3--

1、案例、應(yīng)急預(yù)案 J3--

2、演練及時(shí) J4督查類

J4--

1、平時(shí)小檢查

J4--

2、重點(diǎn)檢查 J4--

3、專項(xiàng)檢查 J4--

4、整改通知 J4--

5、評(píng)比類 J5安全教育 J5--

1、試卷樣 J5--

2、成績表 J5--

3、試卷分析 J5--

4、備課作業(yè) J6專項(xiàng)活動(dòng)類 J6--

1、活動(dòng)紀(jì)錄 J6--

2、安全活動(dòng)月 J6--

3、安全活動(dòng)周

K、生活管理處

K1、餐廳管理（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）

K2、學(xué)生公寓管理（制度、計(jì)劃、活動(dòng)、內(nèi)容、情況記錄、總結(jié)等有關(guān)資料）

L、圖書館

1、學(xué)校圖書館使用制度、長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、專題會(huì)議記錄

2、圖書館工作計(jì)劃、總結(jié)及業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄

3、圖書管理人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動(dòng)記錄和資料

4、圖書館或個(gè)人獲獎(jiǎng)及論文發(fā)表情況記錄

5、圖書目錄及新增、報(bào)廢圖書記錄

6、師生的辦證記錄、閱讀記錄、分時(shí)間段和讀者群流通統(tǒng)計(jì)表、教師個(gè)人年度借閱明細(xì)表。

7、常規(guī)管理賬冊（包括登記、個(gè)別登記、注銷登記）

8、近兩年圖書館經(jīng)費(fèi)使用情況的會(huì)計(jì)資料

M、課改宣傳辦

1、計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)情況等

2、校報(bào)、?？?/p>

3、各類活動(dòng)影像資料

4、學(xué)校宣傳報(bào)道各種資料

N、電教中心

1、現(xiàn)代教育技術(shù)機(jī)構(gòu)、工作計(jì)劃、總結(jié)；

2、現(xiàn)代教育技術(shù)師資培訓(xùn)

3、功能教室（計(jì)算機(jī)室、語音室、多媒體教室、電子備課室等）使用制度及記錄

4、現(xiàn)代教育技術(shù)軟件資料目錄（含電教教材收費(fèi)許可證、年檢）

5、現(xiàn)代教育技術(shù)軟、硬件借用登記

6、現(xiàn)代教育技術(shù)硬件明細(xì)帳（申請、購置、驗(yàn)收、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢）

7、現(xiàn)代教育技術(shù)興趣小組活動(dòng)記錄

8、現(xiàn)代教育技術(shù)科學(xué)規(guī)劃課題及研究成果

9、論文、論著、優(yōu)質(zhì)課整合教案及成果

希望各處室主任要高度重視，確實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，確保以上檔案在2010年12月1日以前完善各處室檔案工作，使我校檔案管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階，順利迎接市教育局的檢查督導(dǎo)。

武安市第六中學(xué)

2010年11月23日

第二篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級(jí)門類檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日報(bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對(duì)于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對(duì)移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對(duì)于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對(duì)齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級(jí)類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對(duì)、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對(duì)公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對(duì)公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證賬物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級(jí)檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對(duì)有無缺頁、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對(duì)本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對(duì)各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對(duì)

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對(duì)各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對(duì)。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對(duì)，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對(duì)半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級(jí)檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時(shí)歸還：歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對(duì)借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)??；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級(jí)文件；若需借、查閱絕密級(jí)文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時(shí)大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動(dòng)態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動(dòng)則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對(duì)所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時(shí)追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)、辭職等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會(huì)單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時(shí)間偶數(shù)年的6月底，個(gè)月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份；移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。

h）對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制無保存價(jià)值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動(dòng)；庫內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時(shí)注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對(duì)濕度 5065；

e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)；

f.每月中旬定期對(duì)庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書檔案室檔案員將確員每兩年對(duì)已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時(shí)間、名稱、序號(hào)、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級(jí)批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報(bào)表；

10、技術(shù)資料；

11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會(huì)計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請求報(bào)告；

3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

一、總則

1、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，特制訂本規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。

二、歸檔范圍

1、行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。

2、工程類：設(shè)計(jì)文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等。

3、合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等

4、財(cái)務(wù)類：申請單、報(bào)賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。

5、人事類：員工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書、考評(píng)、晉升、獎(jiǎng)懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險(xiǎn)資料、住房公積金、人事任命、勞動(dòng)糾

紛、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。

6、其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點(diǎn)表等單據(jù)、登記本及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代需要?dú)w檔的資料等。

三、歸檔時(shí)間

1、公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；

2、未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。

四、歸檔份數(shù)

1、原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

五、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。

3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。

六、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

3、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

七、檔案使用與歸還

1、檔案使用：公司員工需要使用檔案時(shí)在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。

2、檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂

改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。

八、檔案保管與檢查

1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類歸檔管理，任何部門和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

2、公司行政辦公室在每年12月對(duì)公司檔案進(jìn)行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

九、檔案的銷毀

1、對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。

十、其他說明

1、本規(guī)定由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2、本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)通過且簽字之日起實(shí)施，修改時(shí)亦同。