第一篇：XX公司人事檔案管理辦法

XX公司人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件：

人事檔案材料收集歸檔范圍

１、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

２、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

３、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

４、黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

５、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

６、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

７、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

８、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。

９、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

１０、表彰獎勵活動中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

１１、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

１２、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

１３、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

１４、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報告。

１５、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。

１６、學(xué)生學(xué)籍變動記錄材料。

１７、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。

１８、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

１９、其他可供組織參考有保存價值的材料。

第二篇：公司人事檔案管理辦法

公司人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第三篇：公司人事檔案管理辦法[范文]

公司人事檔案管理辦法

來源： 王士忠的日志

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責(zé)

（一）綜合辦勞資員

1、負(fù)責(zé)正確應(yīng)用好檔案，做到職工檔案工資的準(zhǔn)確無誤。

2、負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、負(fù)責(zé)登記工人工作變動情況。

4、負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況

5、負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負(fù)責(zé)保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負(fù)責(zé)做好工人檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：

1、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實習(xí)、畢業(yè)鑒定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、技術(shù)、工作調(diào)動等考核鑒定材料；

4、評定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等；

7、獎勵材料。包括經(jīng)公司級以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽(yù)獎勵決定和先進(jìn)事跡材料。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀(jì)國法或違反廠規(guī)廠紀(jì)所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級表、工資變更審批表、調(diào)資升級表、調(diào)動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價值的，以及縣或相當(dāng)縣級以上組織蓋章的結(jié)論材料。

11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動工資部門對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、轉(zhuǎn)正定級、入黨、入團(tuán)、調(diào)資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實查找不到的應(yīng)登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。

3、檔案材料不齊全的，應(yīng)由勞資部門負(fù)責(zé)收集、補(bǔ)充，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠(yuǎn)至近依次排列。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關(guān)系成員的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對國家和單位有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調(diào)動、解除（終止）勞動合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續(xù)后，由公司勞動工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時，還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時追回。

3、借閱檔案時，檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時當(dāng)面交清，雙方簽字認(rèn)可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應(yīng)立即追查責(zé)任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動工資部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應(yīng)在閱檔室進(jìn)行，且應(yīng)2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙等可能污損檔案的行為；（3）查閱檔案的人員，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案應(yīng)通過公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

2、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報復(fù)的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉(zhuǎn)正定級、黨團(tuán)、調(diào)資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時歸檔外，其它材料應(yīng)隨時進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。

5、不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

5、檔案材料書寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

6、檔案管理應(yīng)做到：認(rèn)真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。

第四篇：公司人事檔案管理辦法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

2013年9月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是公司、人力資源部等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作業(yè)績以及工作變動等情況的有關(guān)材料。是客觀的、歷史地、全面地考察和了解員工的重要依據(jù)。

第三條 人事檔案必須按照相關(guān)法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。

第四條 本辦法適用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事檔案管理工作。

第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導(dǎo)下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)日常管理，同時接受公司上級組織、人力資源部門的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

第六條 公司應(yīng)專設(shè)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。第七條 員工解除勞動合同、辭職、自動離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。

第八條 檔案管理人員工作要求和職責(zé)

（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容。

（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（五）負(fù)責(zé)本單位人事檔案信息的維護(hù)與管理，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作。

（六）根據(jù)員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程。建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等項工作。

（七）辦理其他相關(guān)事宜。

第三章 人事檔案的管理內(nèi)容

第九條 員工人事檔案的內(nèi)容和分類：

第一類 入職手續(xù)：員工入職審批表、員工履行表、承諾書、勞動合同、個人身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、員工入職體檢表、報到證（應(yīng)屆大學(xué)生）等有關(guān)材料；

第二類 學(xué)籍檔案：國家教委認(rèn)可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)期間個人鑒定表、報考院校志愿表、參加學(xué)校創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文材料等，包括相關(guān)培訓(xùn)結(jié)業(yè)內(nèi)容以及榮譽(yù)證書復(fù)印件等有關(guān)材料；

第三類 黨組織關(guān)系材料：參加共青團(tuán)、中國共產(chǎn)黨及民主黨派的材料，一般包括入團(tuán)入黨申請書、思想?yún)R報、發(fā)展為入黨積極分子考察登記表、入黨培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、政審材料、個人自傳、轉(zhuǎn)正申請書、入黨志愿書、黨內(nèi)外群眾座談意見、具備黨員條件的公示材料、評先獎優(yōu)材料以及加入民主黨派的有關(guān)材料；

第四類 員工工作檔案：進(jìn)入公司前原單位工作檔案，包括原單位入職登記表、轉(zhuǎn)正鑒定表、定崗定級表等有關(guān)材料；進(jìn)入公司后的轉(zhuǎn)正鑒定表、調(diào)薪表、崗位變動審批表、工資、保險福利待遇、參加公司組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)后形成的培訓(xùn)鑒定表等有關(guān)材料；

第五類 專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格評審材料：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復(fù)印件和評審材料；職業(yè)資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復(fù)印件和評審材料；執(zhí)業(yè)資格證件的復(fù)印件及評審材料等有關(guān)材料；

第六類 入伍檔案：包括應(yīng)征入伍材料、復(fù)員退伍材料、轉(zhuǎn)業(yè)等其他有關(guān)材料 第七類 獎勵和處分材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)及個人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等有關(guān)材料；

第八類 錄用、任免、聘用、升職、降職、退（離）休、辭職、各種代表會代表登記表等有關(guān)材料；

第九類 可供組織參考的材料：評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)材料；

第十類 其他與人事檔案相關(guān)的材料。

第四章 檔案的整理

第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達(dá)到每卷檔案完整、真實、條理、實用的要求。

第十一條 每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條 檔案材料編號和目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求如下：

（一）每卷檔案編號采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時間進(jìn)入公司的員工姓氏升序進(jìn)行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號）。

（二）每卷檔案的內(nèi)容按照檔案清單上的各項進(jìn)行歸類和登記，并建立電子臺賬，以方便查詢。

（三）每卷檔案內(nèi)容的歸類，詳見人事檔案管理辦法第九條，共分十類進(jìn)行整理。

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進(jìn)行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。

第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

第五章 檔案的收集、保管和銷毀

第十四條 新員工正式入職后，15個工作日內(nèi)，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、學(xué)籍檔案等有關(guān)材料一并交公司人力資源部，并接收登記（見附件1），未按期遞交者，由員工所在部門告知因檔案未轉(zhuǎn)，造成的熟練工認(rèn)定、工齡計算等相關(guān)損失，員工本人承擔(dān)主要責(zé)任。

第十五條 員工進(jìn)入公司、人力資源部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認(rèn)真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可粉碎銷毀。

第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

第十八條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章 檔案的提供和利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱人事檔案應(yīng)填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方可查閱。

（二）在查閱時必須保證兩人以上，且至少有一人是中共黨員。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行檔案查看、借閱手續(xù)（見附件2）。

（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準(zhǔn)將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

（五）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀(jì)律的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負(fù)有主要責(zé)任人員和直接責(zé)任人員進(jìn)行批評教育，或給予相應(yīng)處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴(yán)從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才可復(fù)制辦理。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十條 員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應(yīng)將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函（見附件3）后轉(zhuǎn)入新單位。

第二十一條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）對轉(zhuǎn)出的檔案，先與人事管理人員核實，確保轉(zhuǎn)遞檔案人員已經(jīng)辦完離職手續(xù)，已和公司解除勞動合同，無拖欠公司相關(guān)費(fèi)用等，核實一切正常后，填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單（見附件4）。

（二）按照公司程序?qū)D(zhuǎn)遞人員人事檔案進(jìn)行核對，用公司封條（見附件5）進(jìn)行密封，并在封條上規(guī)定地方進(jìn)行簽章，密封完轉(zhuǎn)遞前填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表（見附件6），詳細(xì)登記快寄單號，聯(lián)系電話等信息，方便隨時查詢轉(zhuǎn)遞情況。

（三）對按程序需要轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

（四）接收單位收到檔案后，應(yīng)在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉(zhuǎn)遞無誤。

第八章 附 則

第二十二條 本辦法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

二○一三年九月三日

第五篇：公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

某公司人事檔案管理辦法：

人事檔案管理辦法

一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部

6月31日