第一篇：公司人事檔案整理

公司人事檔案整理

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

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公司人事檔案怎么建立

1.1 第一類 履歷材料1,履歷表;2,學生登記表,各類個人簡歷及登記表;3,更改姓名的材料;1.2 第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料 1.3 第三類 鑒定 考核 考察等材料1,各種鑒定表(包括自我鑒定;單位組織鑒定;黨,團員鑒定;學生及學員畢業(yè)鑒定);2,年終考核表,實習鑒定,各種評語表;3,作為干部任免,調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;4,考核登記表,干部考核和民-主評議的綜合材料;5,各種專業(yè)人員,專門工作鑒定意見.1.4 第四類學歷 學位 成績 培訓 專業(yè)性材料1,報考高等學校學生登記表,審查表;高校招生(報考)登記表;2,學習(培訓結(jié)業(yè))成績表;3,畢業(yè)登記表;4,學歷,學位,學績,培訓材料;5,選派留學生審查登記表;6,專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審表和聘任表;7,專業(yè)技術(shù)職務考績材料;8,創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,著作目錄.1.5 第五類 政審材料1,政歷情況的調(diào)查報告,審查結(jié)論,上級批復,本人對結(jié)論的主要意見或說明情況的材料;2,主要證明材料,甄別,復查結(jié)論,調(diào)查報告,批復等有關(guān)依據(jù)材料;3,家庭出身,本人成份,社會關(guān)系調(diào)查材料;4,主要社會關(guān)系,政歷情況的證明及有關(guān)問題過去檔案內(nèi)記載的現(xiàn)已平反的證明;5,入黨,團,參軍,出國等政審材料;6,配偶情況登記表,調(diào)查材料;7,更改民族,年齡,國籍,入黨,團和參加工作時間的組織審查意見及調(diào)查材料,上級批復以及依據(jù)的證明材料.1.6 第六類 加入黨團組織的材料1,入黨(團)志愿書,申請書,入黨轉(zhuǎn)正申請書<>;2,黨(團)員登記表;3,預備黨員因犯錯誤延期轉(zhuǎn)正,取消預備黨員資格的材料;4,認定不合格黨員勸退或除名的主要依據(jù)和組織審批材料,退-黨材料;5,加入民-主黨派的有關(guān)材料.1.7 第七類 獎勵材料1,先進個人登記表,先進模范事跡,嘉獎,通報表揚材料;2,軍人在部隊經(jīng)組織批準立功,授勛材料

1.8 第八類 違反黨紀,政紀,國法等材料1,所犯錯誤結(jié)論,處分決定,甄別,復查報告;2,本人的檢查,交代材料;對處分決定的意見;3,上級批復及本人意見;4,通報批評材料;5,法院審判工作形成的判決書等材料.1.9 第九類 工資級別待遇等材料1,工資級別登記表,調(diào)資審批表;2,定級和解決待遇的審批材料;3,干部任免審批表;4,公務員資格審批表,錄用和聘用審批表,聘用合同書,續(xù)聘審批表,解聘,辭退材料;5,學生畢業(yè)分配表,報到通知書;6,出國,出境人員審批表;7,黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群團代表大會,民-主黨派代表大會登記表.1.9 第十類 可供參考的有保存價值的材料1,因工受傷證明材料,殘廢等級材料;2,死亡證明,訃告或生平;3,非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等材料;4,其它需要保留的材料.公司人事檔案如何建立

第一章 人事流程

一、招聘標準

l 公司對招聘員工本著精簡原則，可聘可不聘者堅決不聘，無才無德者堅決不聘，有才無德者堅決不聘，真正做到任人唯賢，量才錄用，按需錄用。

2公司招聘員工的主要原則，乃視其對該職位是否合適而定，并以該職位的崗位責任書為考核的原則。

二、招聘計劃

l 各部門需添置人員，需由部門經(jīng)理填寫“招聘申請表”交至管理部，由管理部根據(jù)公司有關(guān)組織結(jié)構(gòu)規(guī)定及人事管理制度制定相應的招聘計劃，確定招聘的途徑、費用、形式等后，報總經(jīng)理審批。

三、招聘實施

l 招聘計劃經(jīng)總經(jīng)理批準后，由管理部安排實施。(收集應聘人員資料、指定面試人員、安排面試時間、地點及確定面試結(jié)果)

四、面試流程

1應聘人員由管理部進行第一次面試，面試人員將從個人性格、個人能力、個人素質(zhì)等各方面對應聘人員進行評定，在“面試評估表”上做好相應的記錄并確定第一次面試結(jié)果。

2第一次面試結(jié)果分為：回絕、推薦給部門進行第二次面試、其他三項。推 薦給部門進行第二次面試的應聘人員將由部門經(jīng)理對其進行第二次面試。面試人員將從工作經(jīng)驗、工作態(tài)度、工作技能及專業(yè)知識等方面對應聘人員進行評定，面試評估表“上做好相應的記錄并確定第二次面試結(jié)果。

3第二次面試結(jié)果分為：回絕、可以錄用、其他三項。經(jīng)由總經(jīng)理根據(jù)兩次面試情況挑選出應聘人員進行第三次面試并最終確定錄用人員。

4對于未被錄用的應聘人員資料將由管理部負責錄入公司人才信息庫并歸檔。

五、錄用、報到

l 經(jīng)總經(jīng)理批準錄用人員，由管理部統(tǒng)一通知其報到及需攜帶材料.。2新員工應先至管理部報到，按照”員工到任流程表“辦理有關(guān)手續(xù)。

六、轉(zhuǎn)正

l 試用期規(guī)定：試用過程是公司招聘人員的必要環(huán)節(jié)。自高層管理人員到一般工作人員無一免之。并堅持雙向選擇、優(yōu)勝劣汰的原則。試用期為3個月，具體時間由所在部門確定，倘使部門主管認為有必要時，試用期可酌情延長，最長不超過六個月。

2試聘期滿應轉(zhuǎn)正或部門申請?zhí)崆稗D(zhuǎn)正的試聘人員，由部門經(jīng)理將其轉(zhuǎn)正申請及試聘工作評價一起提前兩周交管理部，由管理部統(tǒng)一報總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準轉(zhuǎn)正的員工，由管理部安排與總經(jīng)理面談。4 聘用合同的規(guī)定

1.凡經(jīng)公司錄用的職員，公司將與每位職員簽署勞動合同書;2.勞動合同書主要包括公司用工的權(quán)利和義務，職員的權(quán)利和義務，違約責任等內(nèi)容;3.員工也可以其他方式與公司簽署勞務合同，方式及內(nèi)容由雙方商定。5 轉(zhuǎn)正后的員工由管理部負責建立相應的社會福利和社會保險。

七、解聘、辭職

l 公司有權(quán)辭退不合格員工;員工亦有辭職的自由，但必須按離職流程規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù);員工與公司簽訂聘用合同后，雙方都必須嚴格履行合同。員工不得隨便辭職，用人單位不準無故辭退員工。辭職：員工轉(zhuǎn)正后辭職必須提前以書面形式通知所屬部門(提前一個月以書面形式申請)，部門經(jīng)理在總經(jīng)理批準后通知管理部。該人員按”員工離職流程表“順序辦理有關(guān)手續(xù)，由管理部監(jiān)督辦理完所有手續(xù)后，該員工正式離職，其個人資料由管理部保存一年。人事關(guān)系應在三個月內(nèi)調(diào)離公司并支付相應存檔費用，逾期不轉(zhuǎn)的人事關(guān)系將轉(zhuǎn)入其戶口所在地的街道辦事處。員工提出辭職后一個月內(nèi)仍算公司職員，需照常上班，否則需向公司支付一個月工資總額作為補償金。凡未辦妥手續(xù)擅自離職者，公司按規(guī)定追究其法律責任和經(jīng)濟責任。辭退：公司辭退轉(zhuǎn)正后的職員必須提前一個月以書面形式通知本人，公司闡明辭退理由。否則公司需向職員支付一個月工資總額作為補償金。被辭退職員在收到辭退通知的一個月內(nèi)，仍算公司職員，應照常上班，一個月后應立即辦手續(xù)離開公司。

第二章 人事管理

一、考勤制度 l 工作時間

工作實行五天工作制：星期一至星期五工作日。星期

六、日和國家法定假 日休息。每天工作時間為：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30 2 考勤管理 公司考勤員由前臺兼任，由管理部管理?？记趩T應做好每日出勤的監(jiān)督，每月1日將上月考勤統(tǒng)計表報管理部及各部門主管。請假

1.各部門員工請假2日以內(nèi)(含2日)的，須至管理部填寫”假期申請單“報本部門經(jīng)理批準交由管理部存檔;請假2日以上其部門經(jīng)理需報總經(jīng)理批準。部門經(jīng)理或項目負責人請假需總經(jīng)理批準。

2.公司員工每月享受一天帶薪病假，不得累計。凡虛報請假事由，經(jīng)公司發(fā)現(xiàn)將給與當事人口頭警告處分并扣發(fā)一定的工資。

3.提前書面請假經(jīng)公司同意并不計入帶薪病假者，將按請假天數(shù)扣發(fā)當月工資。未經(jīng)公司同意擅自休假計為曠工，曠工將按其曠工小時數(shù)以200%的比例扣發(fā)曠工者當日工資并給與書面警告處分。

4.曠工三日以上(含三日者),公司有權(quán)作為自行離職處理,一切后果當事人自負。遲到、早退

1.員工無故遲于8：30上班、早于17：30下班將記為遲到或早退;超過半小時的按曠工計。

2.凡一個月內(nèi)達三次(含三次)無故遲到、早退將給予當事人口頭警告或書面警告的處分并扣發(fā)50元工資。

3.午間吃飯時間不得早于12：00，下午上班時間不得遲于13：00，否則記為 遲到、早退。

二、休假制度

l 員工按國家法定節(jié)假日休息。有薪假：員工正式聘用在公司服務滿12個月后, 享受有薪假待遇。3 正式聘用5年以下的員工可享受一年一次有薪年假7天，以后每年增加一天，最多不超過15個工作日。產(chǎn)育假：女員工產(chǎn)假為90天，其中產(chǎn)前休假15天。以下兩種情況可適當增加產(chǎn)假天數(shù)：

1.生育時難產(chǎn)(如剖腹、破裂)憑醫(yī)院證明可增加產(chǎn)假15天;2.獨生子女證可增加產(chǎn)假90天;3.產(chǎn)假期間發(fā)放工資總額的80%，原有的福利待遇保留;4.產(chǎn)假期間公司將填補其職位，假期結(jié)束后，公司內(nèi)如有同等薪資和職位 存在，將優(yōu)先考慮;否則，公司將另行安排其他工作。計劃生育假：計劃生育假按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。假期內(nèi)發(fā)放基本工資。6 婚假：在本公司服務滿一年且符合國家晚婚規(guī)定的員工，可享受10天有薪婚假。在本公司服務未滿一年者可酌情處理?；榧偬鞌?shù)包括星期

六、星期日，但不包括法定假日。喪假：正式員工直系親屬死亡，可享受有薪喪假3天。8 休假補充說明：

1.員工在試用、見習、實習期間不享受休假待遇;2.一年內(nèi)病假累計超過10天者，其年假為5天;事假累計超過10天者，其年假為5天;3.女員工產(chǎn)假后，不再享受當年年假待遇;4.如因公無法休假者經(jīng)申請公司可以給與補償或?qū)⑿菁偻七t到下一年度使。但不能提前享用下年度休假。如有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理批準。

5.凡符合休假條件的職員，須由公司根據(jù)情況有計劃地安排休假;6.上述假期包括公休日(星期

六、星期日)，但不包括法定節(jié)假日。

三、薪資、福利制度(一)薪酬福利原則

1、公司的薪酬原則是提供在同行業(yè)中具有競爭力的薪酬水平，即員工的薪酬將保持在同行業(yè)人力資源市場的平均水平以上。

2、基于公平對待每位員工的原則，根據(jù)員工所相應承擔的責任和對公司的貢獻，以及員工的業(yè)績表現(xiàn)，來確定每位員工的薪酬級別。

3、公司將定期與其他同行業(yè)公司的薪酬水平作比較，以確保競爭力。

4、薪酬、福利制度每年由管理部修訂一次，員工的薪酬、福利將根據(jù)新的薪酬、福利制度進行相應的調(diào)整。

5、公司按照”按勞取酬、多勞多得“的分配原則，根據(jù)員工的崗位、職責、能力、貢獻、表現(xiàn)、工作年限等情況綜合考慮其薪酬、福利的調(diào)整。

6、公司按國家有關(guān)規(guī)定為員工辦理各項保險。(二)薪酬組成

員工的月薪酬總額由基本工資和崗位工資兩部分組成。(三)薪酬發(fā)放

1、薪酬發(fā)放時間為每月6日(考勤月為每月1日至30或31日)

2、員工于每月6日至管理部領(lǐng)取工資單，并持公司為每位員工辦理的儲蓄卡至相關(guān)銀行領(lǐng)取并核對，如有異議，及時至管理部查詢。

(四)加班與加班工資

1、加班工資制度及補假制度僅適用于管理部，其余員工及部門主管級以上人員因工作性質(zhì)和崗位職責要求，在確定薪資水平及獎勵計劃時已計入可能發(fā)生的超時工作報酬，故不另行享受加班工資。

2、公司因業(yè)務需要，可要求員工在正常工作時間以外或節(jié)假日期間加班，公司按勞動法有關(guān)規(guī)定支付加班工資或給予補假，加班以半天起算，具體方法如下： l 工作日加班工

=月薪酬總額 /30×1.5×加班時間 工作日加班補假=1.5×加班時間 休息日加班工資=月薪酬總額 /30×2×加班時間 休息日加班補假=2×加班時間 國定假日加班工資=月薪酬總額 /30×3×加班時間 國定假日加班補假=3×加班時間

3、出差或客戶應酬等交際活動不計加班。

4、工作日加班至晚上7：00以后以及休息日或國定假日加班的員工，可申請加班餐貼，費用為8元/餐。

5、員工如需加班，應如實填寫”加班申請表“，經(jīng)部門主管批準后，方可按有關(guān)制度執(zhí)行。

(五)獎金計劃

公司所有正式員工均有資格享受公司的各項獎金計劃。獎金計劃是根據(jù)個人、不同部門等具體核定設(shè)計的。公司有權(quán)根據(jù)經(jīng)營業(yè)績，隨時對獎金計劃的設(shè)計、發(fā)放、對象等作出調(diào)整。

(六)社會保險福利

員工轉(zhuǎn)正后可享受國家規(guī)定的有關(guān)福利，以2001年為例投保比率具體如下：福利總額為基本工資的35%，其中公司支付26.5%(養(yǎng)老保險19%、工傷保險 0.4%、失業(yè)保險 1.1%、大病醫(yī)療保險 6%)，員工本人承擔8.5%(養(yǎng)老保險 7%、失業(yè)保險 0.5%、大病醫(yī)療保險 1%)。公司將隨時依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對具體投保比率作出調(diào)整。

第三章 培訓制度

員工培訓的基本任務是：通過各種形式的培訓，使全體員工達到本崗位工作所要求的政治思想、專業(yè)知識和工作技能的規(guī)范標準，并根據(jù)業(yè)務發(fā)展的需要和現(xiàn)代科枝、管理的進步，適時地對員工進行更新知識的培訓。員工培訓要遵循”干什么，學什么，缺什么，補什么;學以致用，學用對口"的原則，從實際出發(fā)，按需培訓，靈活多詳，保質(zhì)保量。

公司將努力創(chuàng)造條件，積極支持員工的對口培訓，保證員工接受培訓的權(quán)利和義務。員工參加培訓要服從公司的統(tǒng)一安排，培訓后為公司服務。

一、培訓方式

l 公司對職工進行的崗位責任培訓、規(guī)章制度的培訓以及基本素質(zhì)的培訓。2 公司獨立舉辦或與其他單位合辦的各類專業(yè)知識、外語培訓班、專題講座等。信息行業(yè)新技術(shù)認證培訓班、研討班、短訓班。管理科學研討班、短訓班。

二、培訓組織管理

l 員工培訓由公司總經(jīng)理領(lǐng)導，管理部負責具體組織實施。管理部負責的培訓工作：

1.根據(jù)公司的要求及部門主管編制的員工培訓計劃，制定、修改員工培訓方面的制度和長短期規(guī)劃。

2.建立員工知識結(jié)構(gòu)、教育背景及培訓檔案。3.收集IT業(yè)培訓合作伙伴及其培訓課程等最新動態(tài)。

4.組織舉辦各種類型的技術(shù)講座、管理知識培訓班、外語輔導班、重要崗位 的專業(yè)培訓班(含研修、考察、專題講座)等。

5.組織員工或客戶參加外部著名IT公司、培訓機構(gòu)組織的專業(yè)培訓或管理科學培訓。

6.與國內(nèi)外著名大學合作，組織并管理公司所需相關(guān)專業(yè)的研究生班，并 積極吸納優(yōu)秀人才加盟公司。7.轉(zhuǎn)崗人員的培訓。2 各部門負責的培訓工作：

1、協(xié)助管理部貫徹執(zhí)行公司有關(guān)員工培訓的制度和規(guī)定。

2、根據(jù)公司要求，制定本部門員工培訓計劃，并向管理部反映員工對培訓工作的意見和要求。

3、對本部門的員工進行相關(guān)業(yè)務知識的培訓和考核，并將培訓計劃和培訓考核結(jié)果報管理部。

三、員工參加培訓的條件

l 除公司安排的培訓外，其參加的各類培訓學習，不應占用工作時間，公司不予報銷費用。2 對品德素質(zhì)好、工作成績突出、具有培養(yǎng)前途的員工，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，可優(yōu)先安排參加各類培訓并提供所需費用和時間。對工作不努力或不安心在本部門工作的員工不予安排在職培訓。

四、培訓的審批程序

l 公司安排員工參加的各類培訓，須由部門主管報管理部核批備案并報總經(jīng)理審批。經(jīng)批準后，派出參加培訓的員工需與公司簽訂培訓協(xié)議;2 由公司統(tǒng)一安排的員工培訓，參加人員須由公司有關(guān)部門推薦，核報總經(jīng)理審批同意。參加培訓的人員需與公司簽訂上述培訓協(xié)議。

五、培訓費用和待遇

l 由公司統(tǒng)一安排的各類培訓，其培訓費待本人提交培訓報告、并取得合格證書后，部門給予報銷。培訓不合格者，學費自理。員工參加各類培訓班學習期間，工資、獎金和福利待遇按公司有關(guān)定辦理。

六、員工培訓的獎懲

l 員工參加業(yè)余學習所占用的考試時間，每門課程不應超過一天，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。未經(jīng)批準占用的工作時間，按曠工處理。參加培訓的員工有義務在公司內(nèi)傳授所學內(nèi)容，經(jīng)管理部審查確認質(zhì)量后，公司將給予表揚或獎勵。員工參加培訓的專業(yè)、時間、形式、成績、培訓總結(jié)及費用開支都要詳細、準確地計入員工培訓檔案，作為員工晉升、評聘專業(yè)技術(shù)職務及今后繼續(xù)培訓的重要依據(jù)之一。

因個人原因要求辭職、調(diào)離公司工作的，本人必須按培訓協(xié)議全部或部分退還公司所支付的國內(nèi)外學習費用。

司人事檔案內(nèi)容

集團公司人事檔案管理方案 人事檔案是企業(yè)檔案工作有機組成部分，是公司優(yōu)化人力資源配置、開發(fā)、利用的前提條件。因此，為加強企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理，提高人事檔案管理水平，制定本方案。

一、人事檔案管理原則及權(quán)限。1.集團公司各級管理人員，子(分)公司副總經(jīng)理以上管理人員的個人檔案集中納入集團公司綜合辦管理。2.各子(分)公司中層以下(含中層)管理人員的人事檔案由各子(分)公司綜合辦負責保存和管理，未設(shè)立綜合辦的單位，應設(shè)一名專(兼)人管理。

二、員工檔案基本內(nèi)容： 為使人事檔案能夠反映員工的個人全貌，個人材料必須做到真實準確，手續(xù)完備、齊全，字跡清楚，并具保存價值。即員工個人資料應涵蓋以下內(nèi)容： 1.應聘人員登記表。2.應聘人員面試評估表。3.新員工入職手續(xù)辦理清單(錄用審批表)。4.證明本人身份證件：近期照片、戶口本、身份證(或暫住證)、畢業(yè)證書、學位證書。5.專業(yè)資格證書、職稱證書。6.與原單位解除勞動合同關(guān)系證明。

7.就業(yè)失業(yè)登記證。8.體檢表。9.黨、團關(guān)系證明。10.入職承諾書。11.公司與員工簽定的勞動關(guān)系合同書。12.員工試用期滿后的轉(zhuǎn)正申請及批復。13.員工信息卡。14.員工定級表。15.員工調(diào)動通知單。16.員工培訓審批表。17.員工獎懲文件： ① 表彰獎勵活動過程中的審批表、文件、證書。② 員工因過失導致的處分決定。18.員工考核表。19.員工可供企業(yè)參考并具有保存價值的材料。

三、公司人事檔案管理內(nèi)容 為及時反映員工的工作狀況，全面加強對員工的動態(tài)管理，公司人事部門必須建立有效地服務、激勵、考核、檢查、督促等運行機制，以達到公司人事管理規(guī)范化之目的。為此，各用人單位應建立必要的名冊及表報。1.員工考勤表。2.員工工資表。

3.員工年度參?；麅浴?.員工花名冊。5.員工績效考核匯總表。6.其他檔案(單位委托保管檔案協(xié)議書、戶籍掛靠、登記表、單位戶籍掛靠證等)。7.歷次面試人員簡歷。8.離職員工檔案，包括離職申請書、離職審批表、離職移交清單。9.公司其他需要歸檔的人事資料。

四、人事檔案管理辦法：(一)集團公司綜合辦、各子(分)公司綜合辦對所提供員工信息的準確性、真實性、完整性負責;對公司人事檔案的完整性負責。(二)建立員工紙質(zhì)檔案與電子檔案。1.紙質(zhì)檔案按照員工個人檔案內(nèi)容和公司人事檔案內(nèi)容歸檔。2.電子檔案歸檔：(1)員工個人檔案中第4、5、6、8、9、16、19項建立電子檔案，報集團公司備案。(2)公司人事檔案中第2、4、5項建立電子檔案，報集團公司備案。(三)各子(分)公司建立人事檔案目錄，人事檔案目錄報集團公司綜合辦備案。(四)各子(分)公司人資檔案中在集團公司備案的部分有變化

時應在變化后3個工作日內(nèi)向集團公司綜合辦變更備案信息。(五)各子(分)公司人資檔案管理人員變更須在集團公司報備，并提供工作移交清單。(六)各子(分)公司結(jié)合注冊地相關(guān)政策，可以對公司人資檔案管理作一定的調(diào)整，但是調(diào)整內(nèi)容必須按照《人資檔案管理變更審批表》辦理審批手續(xù)。(七)集團公司綜合辦負責對各子(分)公司的人資檔案管理情況進行監(jiān)督檢查。對未執(zhí)行到位的單位提出限期整改，整改不到位，對相關(guān)責任人按公司員工管理制度予以處罰。(八)集團公司對員工人事檔案的所需表報(見附表)已制作統(tǒng)一制式，所屬各單位在建立員工檔案時按集團公司制定的表式規(guī)范填寫。

九、本方案從二〇一二年二月二十日施行。二〇一二年二月二十日。

第二篇：公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度

第一條 目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學有序，特制定本制度。

第二條 人事檔案保管制度原則

1、保密原則；

2、保護人事檔案材料完整，防止材料損壞；

3、及時補充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性；

4、合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。第三條 人事檔案保密

1、人事檔案設(shè)立專人負責保管，責任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備；

2、人力資源部在使用或補充各種檔案時應遵守保密制度，禁止無關(guān) 人員對資料的接觸。

3、任何人包括公司領(lǐng)導在內(nèi)，無特殊原因，不得隨意查調(diào)個人檔案。

4、查閱檔案時由人力資源部專人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失。

5、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。第四條 檔案接收：

1、檢查轉(zhuǎn)來的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定；

2、在檔案底賬上注明接收檔案；

3、填寫《回執(zhí)單》，退回原單位；

4、把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號登記。第五條 檔案轉(zhuǎn)出

1、取出要轉(zhuǎn)走的檔案；

2、在檔案底賬上注銷；

3、填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

4、最后按發(fā)文要求包裝密封；

5、接收檔案單位將收到檔案的回執(zhí)退回。第六條 檔案保護

1、檔案室備有必要的防火、防潮器材；

2、檔案室保持清潔，不準存放無關(guān)物品；

3、無關(guān)人員不得進入檔案室；

4、離開時關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門保證安全。

第七條 新形成的檔案材料應及時歸檔，并按以下流程進行操作。

1、對材料進行鑒別是否符合歸檔要求；

2、按材料分類確定其相應位置補填檔案目錄；

3、將材料放入檔案內(nèi)。第八條 檢查核對

檢查核對是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進行核查，核查的內(nèi)容是多方面的既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看是否完整或有無霉爛、蟲蛀等；也包括對檔案保管的環(huán)境檢查。

第九條 統(tǒng)計匯報

1、人事檔案數(shù)量；

2、人事檔案材料收集補充情況；

3、人事檔案整理情況；

4、人事檔案保管情況；

5、人事檔案使用情況；

6、檔案室設(shè)備。

第十條 人事檔案的使用權(quán)限

1、法制部門調(diào)查。

2、員工本人入黨、出國等。

3、檔案管理員對檔案的維護。

4、公司因調(diào)查需要調(diào)用檔案。第十一條 人事檔案使用方式

1、借出使用：法制部門查案調(diào)檔或其它特殊情況。

2、出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國等。

3、在檔案室查閱：防止泄密和丟失。第十二條 檔案查閱手續(xù)

1、由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。

2、其次，查閱單位（部門）蓋章，負責人簽字。

3、最后，由人事檔案管理部門審核批準進行查閱。第十三條 外借手續(xù)

1、在附合查閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，進行借檔登記。

2、有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并蓋公章。

3、人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材料。

4、證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發(fā)出。

第十四條 離職員工限期在一個月內(nèi)將檔案手續(xù)辦理完畢，如不辦理，人力資源部將于離職下月起開始收取檔案保管費，標準為每月20元。

第十五條 行。

第十六條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會討論通過，自頒布之日起執(zhí)本制度解釋權(quán)在人力資源部。

第三篇：公司人事檔案管理辦法

公司人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第四篇：公司人事檔案管理辦法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

2013年9月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是公司、人力資源部等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作業(yè)績以及工作變動等情況的有關(guān)材料。是客觀的、歷史地、全面地考察和了解員工的重要依據(jù)。

第三條 人事檔案必須按照相關(guān)法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。

第四條 本辦法適用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事檔案管理工作。

第二章 機構(gòu)和職責

第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受公司上級組織、人力資源部門的監(jiān)督、檢查與指導。

第六條 公司應專設(shè)檔案室進行統(tǒng)一管理。第七條 員工解除勞動合同、辭職、自動離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。

第八條 檔案管理人員工作要求和職責

（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

（三）嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容。

（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導，參加業(yè)務培訓。

（五）負責本單位人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作。

（六）根據(jù)員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程。建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等項工作。

（七）辦理其他相關(guān)事宜。

第三章 人事檔案的管理內(nèi)容

第九條 員工人事檔案的內(nèi)容和分類：

第一類 入職手續(xù)：員工入職審批表、員工履行表、承諾書、勞動合同、個人身份證復印件、學歷復印件、員工入職體檢表、報到證（應屆大學生）等有關(guān)材料；

第二類 學籍檔案：國家教委認可的學歷、學位及學習成績、畢業(yè)生登記表、學習期間個人鑒定表、報考院校志愿表、參加學校創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文材料等，包括相關(guān)培訓結(jié)業(yè)內(nèi)容以及榮譽證書復印件等有關(guān)材料；

第三類 黨組織關(guān)系材料：參加共青團、中國共產(chǎn)黨及民主黨派的材料，一般包括入團入黨申請書、思想?yún)R報、發(fā)展為入黨積極分子考察登記表、入黨培訓結(jié)業(yè)證書、政審材料、個人自傳、轉(zhuǎn)正申請書、入黨志愿書、黨內(nèi)外群眾座談意見、具備黨員條件的公示材料、評先獎優(yōu)材料以及加入民主黨派的有關(guān)材料；

第四類 員工工作檔案：進入公司前原單位工作檔案，包括原單位入職登記表、轉(zhuǎn)正鑒定表、定崗定級表等有關(guān)材料；進入公司后的轉(zhuǎn)正鑒定表、調(diào)薪表、崗位變動審批表、工資、保險福利待遇、參加公司組織的培訓學習后形成的培訓鑒定表等有關(guān)材料；

第五類 專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格評審材料：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復印件和評審材料；職業(yè)資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復印件和評審材料；執(zhí)業(yè)資格證件的復印件及評審材料等有關(guān)材料；

第六類 入伍檔案：包括應征入伍材料、復員退伍材料、轉(zhuǎn)業(yè)等其他有關(guān)材料 第七類 獎勵和處分材料：包括科技、業(yè)務及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等有關(guān)材料；

第八類 錄用、任免、聘用、升職、降職、退（離）休、辭職、各種代表會代表登記表等有關(guān)材料；

第九類 可供組織參考的材料：評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)材料；

第十類 其他與人事檔案相關(guān)的材料。

第四章 檔案的整理

第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達到每卷檔案完整、真實、條理、實用的要求。

第十一條 每卷檔案材料應根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條 檔案材料編號和目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）每卷檔案編號采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時間進入公司的員工姓氏升序進行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號）。

（二）每卷檔案的內(nèi)容按照檔案清單上的各項進行歸類和登記，并建立電子臺賬，以方便查詢。

（三）每卷檔案內(nèi)容的歸類，詳見人事檔案管理辦法第九條，共分十類進行整理。

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數(shù)填寫。

第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫。

第五章 檔案的收集、保管和銷毀

第十四條 新員工正式入職后，15個工作日內(nèi)，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、學籍檔案等有關(guān)材料一并交公司人力資源部，并接收登記（見附件1），未按期遞交者，由員工所在部門告知因檔案未轉(zhuǎn)，造成的熟練工認定、工齡計算等相關(guān)損失，員工本人承擔主要責任。

第十五條 員工進入公司、人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導批準，方可粉碎銷毀。

第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標準。

第十八條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章 檔案的提供和利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱人事檔案應填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方可查閱。

（二）在查閱時必須保證兩人以上，且至少有一人是中共黨員。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)部門負責人批準，報主管領(lǐng)導批準，并嚴格履行檔案查看、借閱手續(xù)（見附件2）。

（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準將應歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負有主要責任人員和直接責任人員進行批評教育，或給予相應處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴重的要追究其法律責任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案所在部門負責人批準后才可復制辦理。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十條 員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函（見附件3）后轉(zhuǎn)入新單位。

第二十一條 轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一）對轉(zhuǎn)出的檔案，先與人事管理人員核實，確保轉(zhuǎn)遞檔案人員已經(jīng)辦完離職手續(xù)，已和公司解除勞動合同，無拖欠公司相關(guān)費用等，核實一切正常后，填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單（見附件4）。

（二）按照公司程序?qū)D(zhuǎn)遞人員人事檔案進行核對，用公司封條（見附件5）進行密封，并在封條上規(guī)定地方進行簽章，密封完轉(zhuǎn)遞前填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表（見附件6），詳細登記快寄單號，聯(lián)系電話等信息，方便隨時查詢轉(zhuǎn)遞情況。

（三）對按程序需要轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

（四）接收單位收到檔案后，應在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉(zhuǎn)遞無誤。

第八章 附 則

第二十二條 本辦法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力資源部負責解釋。

第二十三條

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

二○一三年九月三日

第五篇：公司人事檔案管理辦法[范文]

公司人事檔案管理辦法

來源： 王士忠的日志

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應嚴格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責

（一）綜合辦勞資員

1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無誤。

2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、負責登記工人工作變動情況。

4、負責為有關(guān)部門提供職工情況

5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：

1、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實習、畢業(yè)鑒定，學習、培訓、工作、技術(shù)、工作調(diào)動等考核鑒定材料；

4、評定崗位技能和學歷材料。包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。包括加入黨團組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團組織和民主黨派的材料等；

7、獎勵材料。包括經(jīng)公司級以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽獎勵決定和先進事跡材料。如先進生產(chǎn)者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀國法或違反廠規(guī)廠紀所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級表、工資變更審批表、調(diào)資升級表、調(diào)動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結(jié)論材料。

11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動工資部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲、轉(zhuǎn)正定級、入黨、入團、調(diào)資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應積極查找，確實查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后補建。

3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門負責收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠至近依次排列。其中第一類，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關(guān)系成員的檔案應轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調(diào)動、解除（終止）勞動合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續(xù)后，由公司勞動工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負責人批準，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時追回。

3、借閱檔案時，檔案員和借閱者要當面點清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應立即追查責任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動工資部門負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應在閱檔室進行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；（3）查閱檔案的人員，對檔案內(nèi)容應嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案應通過公司機要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

2、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對有關(guān)責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規(guī)定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構(gòu)或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉(zhuǎn)正定級、黨團、調(diào)資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時歸檔外，其它材料應隨時進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。

5、不準無關(guān)人員進入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

5、檔案材料書寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

6、檔案管理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。