第一篇：【人事檔案】郵政員工人事檔案管理辦法（模版）

銀行員工人事檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條

為進一步加強

銀行（以下簡稱“

銀行”）員工人事檔案管理，促進員工人事檔案管理的規(guī)范化和信息化，有效地保護和利用檔案，更好地為企業(yè)改革發(fā)展及管理工作服務，依據(jù)中共中央組織部《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案目標管理暫行辦法》等文件規(guī)定，結(jié)合郵儲銀行實際，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于郵儲銀行及各分支機構(gòu)合同制員工人事檔案管理，勞務派遣、離退休返聘等人事檔案管理均不執(zhí)行本辦法。

第三條

郵儲銀行員工人事檔案管理不再沿用原先按照身份管理檔案的做法，人事檔案不再區(qū)分干部檔案和工人檔案，統(tǒng)稱員工人事檔案，均由人力資源部門統(tǒng)一管理。員工的原有身份僅做為一種歷史的記載，在調(diào)出系統(tǒng)或調(diào)入政府機關、事業(yè)單位時，以原有身份介紹。

第二章 檔案管理體制和機構(gòu)

第四條

郵儲銀行員工人事檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責相結(jié)合的管理體制，原則上按人事管理權(quán)限，由各級人力資源部門集中統(tǒng)一管理，同時接受上級人事檔案管理部門的業(yè)務監(jiān)督、檢查和指導。第五條 人事檔案管理是總行全轄人力資源管理信息系統(tǒng)建設的重要基礎，是人力資源信息系統(tǒng)建設的信息支撐和保障。信息采集錄入人力資源系統(tǒng)前必須要與人事檔案進行核對。

第六條

各級分行應健全檔案管理制度，按要求配齊配好專職檔案管理人員，負責人事檔案的日常管理和人力資源管理系統(tǒng)綜合信息的采集錄入、核對與維護?？傂腥肆Y源部負責對一級分行，一級分行人力資源部負責對二級分行的人事檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

第三章 人事檔案內(nèi)容和分類

第七條

各級分行人力資源部對所管理的員工都要建立人事檔案?？傂屑案骷壏中蓄I導班子成員、總審計師、行長助理建立正、副本兩套檔案，其他員工只建立原始檔案。

第八條

人事檔案正本的材料應歷史地、全面地、客觀真實地反映員工情況。其內(nèi)容及分類如下：

第一類

履歷材料。包括：干部履歷表、職工履歷表、登記表、簡歷表，職工、學生、職員、教師、醫(yī)務人員、軍人登記表，軍隊干部履歷登記表，更改姓名的材料及批件，履歷變化情況等，以履歷為主的綜合性材料不要拆開，歸到本類。

第二類

自傳材料。包括：自傳，屬于自傳性質(zhì)的材料，入黨、入團形成的自傳材料等，入黨、入團申請書和自傳連

在一起的可歸入第六類。

第三類

鑒定、考核、考察材料。包括：民主評議員工的綜合材料，組織審定的綜合材料，員工鑒定，自我鑒定（有組織意見的），學生鑒定和畢業(yè)生鑒定表，學員鑒定表，職工鑒定表，黨、團員鑒定表，出國人員鑒定表，掛職交流鑒定表，實習和見習生鑒定表（有轉(zhuǎn)正定級內(nèi)容的可放在第九類），轉(zhuǎn)業(yè)干部鑒定，以鑒定為主的各類人員登記表和其它鑒定性材料，員工考核、考察登記表，作為員工任免調(diào)動依據(jù)的正式考察材料，離任審計考核材料（審計考核發(fā)現(xiàn)問題而受處分的，連同處分材料一起歸入第八類）。

第四類

學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況材料。包括：初中、高中、中專、高等院校畢業(yè)生登記表，招生報考登記表，推薦、選拔學生登記表，員工進修登記表，學習成績表，論文成績及評語，學歷、學位證明材料，畢業(yè)研究生登記表，選拔留學生審查登記表，崗位職務培訓登記表，專業(yè)技術任職資格申報表、聘任專業(yè)技術職務的審批表、套改和晉升專業(yè)技術職務審批表，專業(yè)技術考試成績合格登記表，享受專家待遇津貼登記表，考試錄用和聘用管理報考登記表及考試成績，職業(yè)技能鑒定證明材料。

第五類

政審材料。包括：入黨、入團、參軍、出國、招工、招生的政審材料；審查員工政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報告，審查、甄別、復查結(jié)論，上級批復及有

關依據(jù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況材料，主要證明材料；家庭出身、個人成份，家庭成員和主要社會關系調(diào)查證明材料；“文革”中冤假錯案的平反材料（包括直系親屬主要社會關系的平反材料），“文革”中的表現(xiàn)證明材料，愛人情況登記表及調(diào)查證明材料；更改民族、年齡、國籍、出生年月、參加工作時間的個人申請、組織審批意見及作為依據(jù)的證明材料；軍人入伍時間的審批材料，知識青年上山下鄉(xiāng)時間計算及工齡審批表，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。

第六類

參加中國共產(chǎn)黨、共青團、民主黨派的材料。包括：入團申請書、志愿書，團員登記表及離、退團材料；入黨申請書（1-2份全面系統(tǒng)的）、入黨志愿書，轉(zhuǎn)正申請書，黨員登記表，民主評議黨員組織意見表或登記表，緩期登記、不予登記決定，組織審批意見及所依據(jù)的材料；對不合格黨員勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見材料；延長預備期的有關材料，加入民主黨派的有關材料。

第七類

獎勵材料（縣、處級及以上的）。包括：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類

處分材料。包括：處分決定、免予處分的處理意見、通報批評材料、違犯黨紀、政紀、財經(jīng)紀律和工作過失材料，甄別復查報告、結(jié)論，查證核實報告、上級批復、4 本人對處分的意見和檢查交待材料；歷次運動中所犯錯誤受處分材料；刑事犯罪、法院判決書、勞動教養(yǎng)審批材料。

第九類

工資、任免材料。包括：工資變動登記表，員工崗位變動審批表、員工任免通知、任免審批表，軍警銜評定、晉升審批表，調(diào)資通知和審批表，定職定級審批表，解決待遇審批表，專業(yè)技術職務評定、套改、續(xù)聘、解聘通知、命令，享受專家特殊津貼的通知，錄用和聘用員工審批表及通知，解聘、辭退材料，勞動合同及其變更、解除、終止材料，延長試用期及暫不解聘材料，招工、調(diào)動工作材料，保險福利待遇、知識青年上山下鄉(xiāng)登記表、以工代干登記表、應征入伍、退伍軍人登記表、預備役登記表、國家公務員登記表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表，離休、退休、退職通知、命令，離、退休后提高工資待遇審批材料，因公出國（境）人員審批表、備案表、在國外表現(xiàn)情況材料或鑒定材料，停薪留職審批材料，黨代會、人代會、政協(xié)會議、青工婦等群眾團體代表會登記表，民主黨派代表登記表、委員簡歷、政績材料等。

第十類

其他可供組織參考有保存價值的材料。包括：新錄用員工和畢業(yè)分配工作體檢表，報到通知書，隨軍家屬審批表，處理工傷事故中形成的有關材料，有嚴重慢性病的體檢表，工傷致殘診斷及確定致殘等級材料，醫(yī)療期審核材料，干部逝世后訃告、悼詞（生平）及有關材料，非正常死

亡的調(diào)查報告及有關材料，有保存價值無法歸入前九類的材料等。

第九條

員工年度業(yè)績考核和崗位變動等相關材料對于充實人事檔案內(nèi)容，提高人事檔案的使用價值，準確反映員工工作情況十分重要。除第七條中相關內(nèi)容外，在第三類中要將年度考核表，在第九類中要將《員工崗位變動審批表》（附件1）作為重要內(nèi)容重點收集。人事檔案管理人員在做好員工職務、工資變動登記的同時，要做好崗位變動的記錄，為人力資源管理系統(tǒng)的維護提供可靠依據(jù)。

第十條

人事檔案副本。副本的內(nèi)容由人事檔案正本主要材料的復制件（或重復材料）構(gòu)成。內(nèi)容及其分類：

第一類的近期履歷材料；

第三類的主要鑒定、員工考核材料；

第四類的學歷、學位和評聘專業(yè)技術職務材料； 第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論材料； 第七類的獎勵材料； 第八類的處分決定材料；

第九類的工資、任免、待遇、通知、出國審批材料。其他類別有重復的材料也可歸入副本。

第四章 管理范圍

第十一條

人力資源部管理人事檔案的范圍，原則上與其人事管理權(quán)限相一致，其分工如下：

（一）總行人力資源部保管：

1、一級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案正本；

2、總行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本（正本由集團公司人力資源部負責保管）；

3、總行本部全體員工人事檔案正本。

（二）一級分行人力資源部保管：

1、二級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案正本；

2、一級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本；

3、一級分行本部員工人事檔案正本，其中：直轄市、計劃單列市分行管理所轄 一、二級支行全部員工檔案正本。

（三）二級分行人力資源部門保管：

1、二級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本；

2、二級分行本部員工檔案正本；

3、所轄一、二級支行全部員工檔案正本。

第十二條一、二級支行不保留員工人事檔案。根據(jù)自身管理需要省(區(qū))分行可以保管所轄各分支機構(gòu)全部員工人事檔案正本。

第五章 各類人事檔案管理規(guī)定

第十三條

檔案管理人員及其管轄范圍內(nèi)直系親屬的人事檔案，由所在單位指定專人負責保管。

第十四條

員工退職、退（離）休后，其檔案仍由原保管單位人力資源部保管。

第十五條

員工死亡以后，其檔案由原保管單位人力資源部保存五年后，移交本單位的綜合檔案部門保存。

第十六條

員工辭職、自動離職、被辭退（解聘）等終止或解除勞動合同后，未就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)交本地人才交流中心或者當?shù)貏趧硬块T保管。

第十七條 在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)過程中，應由接收單位以公函的形式發(fā)到其檔案所在的原單位，原單位接到對方的公函后，依照調(diào)動的程序辦理調(diào)轉(zhuǎn)或檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)；除此以外，原單位不得辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。三年以上不辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的，原單位不能為其出具任何證明材料或為有關部門提供檔案查閱（國家安全、公安、監(jiān)察等部門因工作需要可按規(guī)定辦理查閱手續(xù)進行查閱）。

第十八條

員工在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，員工出國（境）不歸或失蹤、逃亡以后，其檔案仍由原管理單位保管。

第十九條

對“無頭檔案”要進行清理，編寫出名冊，并查找下落，查到線索的，經(jīng)核對無誤后，將檔案材料轉(zhuǎn)出。經(jīng)多方查找仍無下落的，須在2個月之內(nèi)，與查找的綜合情

況書面材料一并移交本單位綜合檔案部門保存。

第六章 人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔 第二十條

檔案材料的收集歸檔，必須嚴格按照中組部《關于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》認真執(zhí)行。

第二十一條

人力資源部門要與形成人事檔案材料有關部門建立聯(lián)系制度，做到定時、定向、定內(nèi)容收集檔案材料。人力資源部可根據(jù)工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫員工履歷表和自傳等材料充實檔案內(nèi)容。形成人事檔案材料的部門，要建立主動送交人事檔案材料歸檔工作制度，應在形成正式檔案材料的一個月內(nèi)，及時地將形成的檔案材料送交人事檔案管理部門歸檔。

第二十二條

收集的材料，必須經(jīng)過認真鑒別。屬于歸檔的正式材料，必須完整齊全、真實有效，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。屬于組織形成的材料要有組織蓋章，屬于個人形成的材料要有本人簽字。凡組織鑒定、審查結(jié)論、處分決定、組織考核等形成的綜合材料，須經(jīng)本人見面簽字（本人見面后未簽字的由組織注明）；任免通知、呈報表、考察材料、錄用、聘用審批表必須注明批準機關名稱、時間和文號，出國（境）審批表，要注明出去和返回時間及出去的目的，然后方能歸入檔案。要認真做好歸檔材料登記，由歸檔人與接收人雙方簽字，明確界定歸檔責任。

第二十三條

歸檔范圍之外的材料不得擅自歸檔。經(jīng)過

鑒別不應歸檔的材料，應按中組部《干部檔案整理工作細則》的規(guī)定進行處理，詳細登記并報請主管負責人審查批準。任何人不得自行銷毀檔案材料，不符合歸檔要求的材料不得歸入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，對當事人給予黨紀政紀處分，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責任。

第二十四條

檔案材料一律使用16開辦公紙，使用碳素、藍黑墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍、紅色墨水和復寫紙書寫。

第七章 人事檔案材料的整理

第二十五條

人事檔案整理工作，應嚴格按照中組部《干部檔案整理工作細則》的規(guī)定進行，特別是對新分配來的大專院校畢業(yè)生和新錄用、聘用人員的檔案，要做到隨時立卷、整理、裝訂成冊。收集歸檔的檔案材料要在一個月內(nèi)裝入散裝材料袋（夾），散裝材料每兩年裝訂入卷歸檔一次。

第二十六條

各類人事檔案材料都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編上頁碼。

第二十七條

檔案材料排序的基本方式：

（一）按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。

（二）按檔案材料內(nèi)容的主次關系進行排序的：第五類、10 第六類、第八類。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復、結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

（三）第九類材料可根據(jù)不同層次員工的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：

1、工資情況材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、招錄、聘用、調(diào)動、解聘、辭退、退（離）休，勞動合同、崗位協(xié)議，入伍、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)等其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排序。

（四）凡外系統(tǒng)新調(diào)入（包括錄用、聘用）人員均應填寫《職工履歷表》（附件2，《職工履歷表》填表說明2-1）。

（五）不應歸入第十類的材料有：入黨積極分子登記表、預備黨員考察表，黨員發(fā)展計劃登記表，談話記錄，黨小組意見、黨員重新登記申請、學習心得體會，思想、工作匯報等材料，在詳細登記后退回員工所在黨支部保存，工會會員登記表，入會申請書，獨生子女證，結(jié)婚、離婚證書，學習總結(jié)、實習總結(jié)、思想?yún)R報等材料，以前已存入的，應清理出來，進行登記銷毀或移交有關部門和個人。

第二十八條

每卷人事檔案，必須有詳細的檔案材料目錄。編寫具體要求是：

（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。

（二）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。

（三）“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間。

（四）填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫。

（五）書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤?？梢允褂么蛴∧夸?。

（六）書寫或打印目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

（七）聘請外單位協(xié)助整理人事檔案時必須聘請當?shù)亟M織部許可的檔案整理單位。

第八章 人事檔案安全、保護、保密工作 第二十九條

為保證人事檔案的安全，檔案管理部門必

須做到：

（一）檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室應三室分開。凡保存500卷以上人事檔案的單位，要設立獨立庫房，面積為每千卷檔案20平方米左右。

（二）檔案庫房必須達到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。要配置鐵質(zhì)檔案柜、防盜門窗及空調(diào)、去濕（或加濕）機、滅火器、溫濕度計等設備，并經(jīng)常檢查，保持庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生和適宜溫、濕度（要求：溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-65%）。

第三十條

保管人事檔案，應建立登記和統(tǒng)計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證人檔相符，目錄與檔案一致。

第三十一條

檔案管理人員要認真貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和檔案工作有關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密，不得私自保存他人檔案，不得利用檔案材料營私舞弊，在任何情況下都不能向無關人員談論檔案內(nèi)容，嚴禁攜帶檔案材料進入公共娛樂場所。對違反檔案工作法律和紀律，丟失檔案、泄漏秘密者，要視情節(jié)輕重，給予嚴肅處理。

第九章 人事檔案的查閱、借閱

第三十二條

人事檔案的查閱、借閱事由：

（一）在辦理人事任免、考察、調(diào)動、工資、福利、社

會保險待遇，政治歷史、學歷、參加工作時間、年齡的審查，入黨、入團、出國、組織處理、退（離）休、治喪等事項時，可以查閱、借閱檔案。

（二）國家安全、公安、監(jiān)察等部門因工作需要了解情況，可提供檔案查閱，并只能查閱有關部分。

（三）編寫黨史、撰寫人物傳記、地方志，需要了解員工的有關情況時，一般不得查閱人事檔案。

第三十三條

因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）郵儲銀行內(nèi)部因工作需要，查閱人事檔案，要提前預約，并在約定的時間內(nèi)，由具有中共黨員身份的2名工作人員持《查閱人事檔案審批表》（附件3）到人事檔案管理部門辦理查閱事宜?！皩徟怼庇刹殚啿块T領導簽字、加蓋公章，并經(jīng)人力資源部批準后方可辦理。

（二）本單位各部門查閱其本部門員工檔案，由是中共黨員的管理人員持《查閱人事檔案審批表》辦理。審批表應經(jīng)本部門領導簽字，并加蓋本部門印章，由人力資源部負責人審批后方可查閱。人力資源部內(nèi)部亦按查閱檔案的規(guī)定辦理查閱事宜，原則上只能查閱所管范圍內(nèi)的人事檔案。

（三）外單位因工作需要，查閱人事檔案，必須持所在單位組織人事部門（縣、團以上）出具的查閱檔案介紹信，經(jīng)人力資源部負責人同意，并辦理審批手續(xù)后，方可查閱。

（四）檔案一般不外借。如有特殊情況，必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)人力資源部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限其一周內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。歸還時，由檔案管理人員檢查無誤后，借檔人方可離開。

（五）任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。未經(jīng)批準，不得查閱同級和上級干部的檔案。不能因私事要求查閱或讓他人代查檔案。

（六）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，要愛護檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、拆散、損壞檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

（七）借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事檔案主管部門批準后才能復制（拍攝）。

（八）不得憑借外調(diào)證明材料介紹信查閱檔案，外調(diào)人員不能查閱檔案，所需了解的情況由員工所在單位黨組織負責提供。

（九）查閱檔案人員應在檔案管理人員指定地點查閱檔案。不得將檔案帶出查閱辦公地點，一旦出現(xiàn)問題，由查閱者承擔一切后果。

（十）查閱離退休人員檔案有關規(guī)定，如：辦理離退休人員其子女的政審；其供養(yǎng)直系親屬死亡后出具的離退休人員與死者的供養(yǎng)關系證明；辦理退休時需將其檔案借送到省

15（市、區(qū)）社保中心審核等事宜，均由單位社保管理人員與人事檔案管理人員聯(lián)系辦理，一律不對個人。

第十章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第三十四條

轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一）人力資源部相關崗位人員應及時將員工調(diào)動通知、職務任免通知抄送人事檔案管理人員。

（二）人事檔案管理人員接到調(diào)動通知、職務任免通知后，經(jīng)主管領導同意，應在30天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，將調(diào)出員工的檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

（三）人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準郵寄和本人自帶。對個人自帶檔案的，檔案管理部門應拒絕接收。對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換材料等問題的，要追究檔案管理人員責任。

（四）轉(zhuǎn)出的人事檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真地檢查核對、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

（五）轉(zhuǎn)遞檔案必須詳細填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（附件4），與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章。

（六）收到檔案的單位，要認真審核檔案材料和裝訂質(zhì)量，經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，立即退回。逾期一個月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應催問，以防丟失。

（七）接受檔案的單位，經(jīng)檢查沒有按總行規(guī)定整理的或缺材料較多的檔案，有權(quán)將其退回原寄出單位，要求其116 天內(nèi)收集齊全、整理裝訂合格后再接收。

（八）建立人事檔案臺賬，對轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入時間、單位等做詳細登記，以便備查。

第三十五條

嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。

第十一章 附 則

第三十六條

人事檔案管理是人力資源工作的重要組成部分，是一項政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性很強的工作。各單位要充分重視，加強領導，定期聽取情況匯報，進行檢查監(jiān)督，保證必要的物質(zhì)條件和經(jīng)費。要加強人事檔案管理人員隊伍的建設，選調(diào)政治素質(zhì)好，講原則、責任心強，具有大學?？埔陨蠈W歷的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，并按規(guī)定要求進行政治、業(yè)務培訓，做到持證上崗。在政治上關懷、工作上支持、生活上關心，充分發(fā)揮他們的積極性、創(chuàng)造性。要注意保持檔案管理人員隊伍相對穩(wěn)定和檔案工作的連續(xù)性。

第三十七條

人事檔案管理人員在人事檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，必須做到以下點：

（一）堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發(fā)展觀理論，不斷提高政治思想水平。

（二）遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，保證人事檔案安

全。堅持原則，嚴格按照檔案工作的法規(guī)和制度辦事。

（三）熱愛本職工作，樹立愛崗敬業(yè)的精神。努力學習業(yè)務及相關知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力，熱心為部門和基層服務。

（四）建立健全規(guī)章制度，在日常工作中認真貫徹執(zhí)行中組部及有關部門的規(guī)定。堅持每年定期檢查統(tǒng)計核對人事檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；定期對下屬單位的檔案工作進行檢查指導，推廣應用檔案現(xiàn)代化管理技術。

（五）工作調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務文件等的交接工作。

第三十八條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

第三十九條 本辦法由總行人力資源部負責解釋。

第二篇：員工人事檔案管理辦法

員工人事檔案管理辦法

目的

為規(guī)范公司的人事檔案管理，根據(jù)《北京市流動人員人事檔案管理暫行辦法》并結(jié)合公司實際，制定本辦法。

適用范圍

本辦法適用于已與公司簽訂《勞動合同》的市場系列、技術系列的客戶經(jīng)理級以上員工，職能系列重要崗位的員工，有特殊規(guī)定的除外。

檔案調(diào)入程序

員工本人持公司開據(jù)的檔案關系《介紹信》到公司委托的人才服務中心開據(jù)檔案調(diào)轉(zhuǎn)《商調(diào)函》，持《商調(diào)函》到本人檔案所在地辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，辦理完手續(xù)之后，將檔案材料及時交人力資源部，由人力資源部統(tǒng)一辦理檔案存入手續(xù)。

檔案調(diào)出程序

員工與公司解除、終止勞動關系之后的10個工作日內(nèi)，人力資源部開具《勞動關系解除通知書》及加蓋公章的鑒定材料，交付給員工本人。員工本人在30日內(nèi)持《勞動關系解除通知書》及鑒定材料到委托的人才服務中心辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。

人力資源部負責將該員工的勞動關系變更情況，以書面通知委托的人才服務中心。

員工辦理有關人事證明的程序

員工需辦理有關人事證明時，可向人力資源部申請，經(jīng)審核后，人力資源部開據(jù)《介紹信》，員工本人持《介紹信》到公司委托的人才服務中心辦理相關手續(xù)。

員工在職期間的存檔費由公司支付。

本制度由公司人力資源部負責解釋。

本制度經(jīng)董事會審批后實施。

第三篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關部門應在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

2012年3月

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎依據(jù)，根據(jù)相關法律和法規(guī)，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關部門人員對公司員工在工作中和學習中形成的個人經(jīng)歷、學業(yè)情況、培訓情況、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動等一系列內(nèi)容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實行集中統(tǒng)一管理。4.職責

4.1人力資源部應為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統(tǒng)計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。

4.3檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論人事檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內(nèi)容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負責人保管。5.管理制度 5.1案卷內(nèi)容

5.1.1卷內(nèi)目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復印件 戶口本戶主頁及本人頁復印件 畢業(yè)證、學位證（或?qū)W歷證明）復印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復印件 參加過各種培訓的證書復印件

應屆大學畢業(yè)生還應包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認后的勞動合同/勞動協(xié)議文本； 員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關材料。

5.1.4調(diào)薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關手續(xù)（診斷、病志等）等工作學習中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關材料

與個人工資收入考核有關的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領取完畢的解除勞動關系證明可單獨存檔保管，建立明細及領取簽收記錄。

5.1.9其他應歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規(guī)資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產(chǎn)生的人事資料，對于特殊重要資料應在次日內(nèi)歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應在員工入職當日，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的五個工作日內(nèi)，將相關材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應詳細審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應復印后再在復印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細》為目錄，應如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情況的變化），應由所在部門統(tǒng)一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時間等詳細內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。5.4.3.3未經(jīng)批準，借閱人不得私自摘抄、復制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內(nèi)容按現(xiàn)有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應一個唯一號碼，不重復。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結(jié)論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應有本人的簽字；出具意見方同樣應有蓋章或相關領導及授權(quán)領導簽字。8.檔案內(nèi)審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計工作標準。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據(jù)近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結(jié)論報告形式向人資部內(nèi)部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領取人力資源相關資料申請表 附件4：檔案明細表

第五篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規(guī)定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復印件、照片、畢業(yè)證復印件、職稱證、執(zhí)業(yè)資格證、勞動合同及協(xié)議、離職與公司解除（終止）勞動關系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。

（4）當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、個人技術職稱變動等），應及時將相關資料交管理部復印歸檔。

（5）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

（9）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經(jīng)部門經(jīng)理批準簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)總經(jīng)理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準后銷毀。

（3）經(jīng)批準銷毀的人事檔案，管理部須認真核對，將批準的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26