第一篇：監(jiān)理檔案管理制度

檔案管理制度

檔案管理制度

文件、資料使用完成之后，必須分門別類，進行有序保管，便于查找和利用。

施工作業(yè)期間質量檢查記錄、材料和設備的檢查試驗鑒定資料、質量檢查簽證資料、質量評定等級等資料，是工程驗收重要的原始資料，是評價工程施工質量的依據(jù)。承建單位應注意做好工程資料的收集、整理和總結，建立健全檔案管理制度，指定專人負責歸檔，工程完建后匯集整理移交業(yè)主。

監(jiān)理檔案管理辦法

1）監(jiān)理檔案管理應執(zhí)行有關檔案工作管理的規(guī)定。

2）監(jiān)理檔案管理工作在總監(jiān)或副總監(jiān)領導下由監(jiān)理辦公室負責管理。

（3）歸檔范圍工程檔案是反應工程建設過程中的真實情況，因此，在監(jiān)理過程中，形成的文字資料、圖紙、聲像、電話記錄都屬歸檔之例。具體歸檔范圍為：

1）上級單位、有關領導、業(yè)主對監(jiān)理工作的有關指標、規(guī)定、批復文件。

2）設計單位，承包商提供的設計圖紙，修改通知，設計文件、施工技術要求、施工計劃、措施等資料以及監(jiān)理單位提出的方案、措施、意見和建議。

3）監(jiān)理單位發(fā)出的文件及信函等。4）監(jiān)理合同和工程施工合同。5）監(jiān)理月報、季報、年報、工作總結、工程階段驗收和竣工驗收報告。

6）監(jiān)理部提出的各種有關進度、質量、投資、安全等方面的建議。

7）監(jiān)理部發(fā)出的開工令、暫停、復工令、違規(guī)等通知書，通報、會議記錄和備忘錄。

8）監(jiān)理部制定的各種規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等。9）其它重要材料和監(jiān)理大事記，技術討論會議紀要等。

歸檔要求

1）監(jiān)理工作歸檔，應遵循檔案管理辦法規(guī)定的要求進行歸檔。監(jiān)理檔案應以日常歸檔為基礎，列出目錄、分別歸入。

2）歸檔的材料力求內容完整、系統(tǒng)、準確、總監(jiān)分管副總監(jiān)應對歸檔材料作扼要的鑒定。對同一內容的來函復函請示及批復，正本與底稿，正文與附件，轉發(fā)件和原件要全并一起歸檔。

3）必歸檔材料應根據(jù)檔案制度要求，一律采用碳素筆或藍黑墨水書寫，字跡務必工整，圖紙清晰。

4）當年不能完工的歸樓材料、文件、可放在結束年立卷歸檔、計劃、總結、概預算，一般應在當年度歸檔。

5）歸檔時間

6）要調閱已歸檔的材料，必須在監(jiān)理部辦理調閱手續(xù)。7）檔案材料要嚴加保管，注意防潮、防盜和防火。（6）考勤辦法

1）監(jiān)理人員考勤由監(jiān)理部負責，月末匯總統(tǒng)計。2）監(jiān)理人員應堅守工作崗位，自覺遵守勞動紀律，凡遲到超過規(guī)定、按規(guī)定的辦法處理。

3）監(jiān)理人員不得擅自己離開工作崗位，有事請假必須經(jīng)過總監(jiān)或副總監(jiān)批準，并辦理有關手續(xù)，否則曠工處理（特殊情況例外）。

4）對現(xiàn)場監(jiān)理人員的到崗情況及節(jié)假日加班情況，采用總監(jiān)或副總監(jiān)每周抽檢制度。如未請假，每發(fā)現(xiàn)一次記兩天曠工。

5）監(jiān)理津貼按在地出勤天數(shù)計發(fā)、離開工地不發(fā)監(jiān)理津貼。6）允許以同等天數(shù)的公休假充抵病、事假。

7）考勤表由監(jiān)理部分管人員負責統(tǒng)計，經(jīng)總監(jiān)鑒發(fā)后報監(jiān)理公司。

8）監(jiān)理人員在現(xiàn)場期間，視駐地承包商的工作情況，可實行也可不實行公休制，如工地施工緊張，則不實行公休制。

第二篇：監(jiān)理資料檔案管理制度

常熟市創(chuàng)美建材1#廠房工程

監(jiān)理資料檔案管理制度

常熟創(chuàng)美建材有限公司1#廠房工程

項目監(jiān)理部 2014年9月20日

目 錄 第一節(jié) 總

則.............................................................................................10 第二節(jié) 資料管理的職責劃分與要求.........................................................10

一、資料管理的職責劃分：...........................................................10

二、資料管理要求：.......................................................................12 第三節(jié) 資料管理措施.................................................................................13 第四節(jié) 資料管理制度.................................................................................13

一、發(fā)文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、資料歸檔制度...........................................................................15

四、資料借閱制度...........................................................................16 第五節(jié) 項目監(jiān)理資料的組成與移交.........................................................16

監(jiān) 理 資 料 檔 案 管 理 制 度 第一節(jié) 總

則

一、為規(guī)范創(chuàng)美建材1#廠房項目監(jiān)理部工程資料管理工作，保證工程資料質量，使其能夠完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《建設工程監(jiān)理規(guī)范》、公司關于資料收集及整理歸檔相關操作手則等要求，結合本項目實際情況，特制定本管理制度。

二、本制度中所稱“資料”是指工程監(jiān)理過程中涉及的設計圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報表、會議紀要、往來文件、監(jiān)理工程師日志、記錄及國家標準、規(guī)范和上級文件等具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式和載體的文件材料。

三、本管理制度適用于本項目監(jiān)理實施階段的資料編制與管理，項目竣工后，應依據(jù)業(yè)主單位和常熟市檔案館的相關要求進行歸檔和移交。

第二節(jié) 資料管理的職責劃分與要求

項目監(jiān)理部負責統(tǒng)一管理本項目檔案管理工作，業(yè)務上受公司總部、上級主管部門及常熟市檔案主管部門的指導與監(jiān)督。

一、資料管理的職責劃分：

1、專業(yè)監(jiān)理工程師（資料主管陳艾書）的職責：

在總監(jiān)理工程師黃兆銀的領導下，負責本工程圖紙資料保管及技術檔案的管理，制訂收發(fā)文件編號及存檔辦法。

1.1、負責各專業(yè)的設計圖紙、材質保證書、試驗報告、技術核定單、隱蔽工程驗收單等有關資料的編號整理及登記工作。

1.2、負責所有監(jiān)理文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱注銷管理及歸檔管理。

1.3、負責項目監(jiān)理部與業(yè)主、各承包人往來文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱管理及歸檔管理。

1.4、負責整理匯總監(jiān)理信息并收發(fā)相關的監(jiān)理文件。

1.5、參加工作例會和工程質量評定會，參加工程合同段驗收和項目交工和竣工驗收，負責對本項目監(jiān)理部所轄承包人的資料編制和整理進行監(jiān)督檢查。

1.6、完成總監(jiān)理工程師交辦的其它工作。

2、各專業(yè)監(jiān)理工程師（陳艾書、韓業(yè)海）的職責：

2.1、審查承包人的施工計劃、施工組織、施工方案，提出審查意見，供駐地總監(jiān)理工程師審批時參考，并對計劃的執(zhí)行情況進行檢查與監(jiān)督。

2.2、審查承包人提出的各項資料，檢查施工質量及施工進度，督促并審查承包人上報各類報表，并將有關質量控制的文件及表格歸檔。

2.3、分項、分部、單位工程完工后及時整理監(jiān)理抽檢資料，并指導、檢查、督促各標承包人的資料整理工作。

2.4、組織領導現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作，填寫監(jiān)理日記并檢查現(xiàn)場監(jiān)理人員的監(jiān)理日志。

3、辦公室文員（馬文娣）的職責：

3.1、來往文件的收發(fā)，來文的分理、登記、編號、送閱。3.2、負責項目監(jiān)理部的會議籌備及通知。

3.3、負責項目監(jiān)理部會議紀要、重要文件的起草、打印和送發(fā)。

3.4、負責項目監(jiān)理部文件處理情況的監(jiān)控和督辦。3.5、負責項目監(jiān)理部的公章管理。

3.6、完成總監(jiān)理工程師交辦的其他工作。

4、現(xiàn)場監(jiān)理員（孟天祥）的職責：

4.1、參與審查承包人的施工進度計劃和施工方案，并督促檢查其執(zhí)行情況。4.2、執(zhí)行監(jiān)理細則，作好監(jiān)理日志和填好各種監(jiān)理圖表。

4.3、嚴格施工現(xiàn)場監(jiān)理，檢查每道工序的施工質量，特別是隱蔽工程和關鍵部位的施工質量，及時做好監(jiān)理抽檢資料和填寫旁站記錄。

二、資料管理要求：

1、資料內容必須依照實際情況和有關技術規(guī)范及時和真實地填寫，做到原始資料齊全、準確、系統(tǒng)。分項工程每完工一項要收集整理一項，確保各種原始資料收集及時性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準備。

2、各種施工原始記錄必須在施工現(xiàn)場和工序完成時同步進行，不得事后補填原始記錄。各道工序完成后，即時報現(xiàn)場監(jiān)理員和專業(yè)監(jiān)理工程師請求質量檢驗，監(jiān)理工程師在收到質量檢驗申請后,最遲不超過24小時應給予現(xiàn)場檢查和書面簽復。監(jiān)理工程師簽字后，承包人文檔管理人員及時存檔。

3、過程資料保存要求：

3.1、自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監(jiān)理單位僅存復印件；監(jiān)理抽檢（含平行試驗）資料原件由監(jiān)理單位保存，必要時施工單位保留復印件。

3.2、施工單位材料的檢測報告，分項工程完工后，有關該分項工程的試驗資料原件全部歸入分項工程完工證書資料，現(xiàn)場項目部只保存復印件；項目監(jiān)理部在報告上必須要有見證取樣章含人員及證號，試驗報告原件保存在施工單位分項工程資料中，項目部只保存復印件。

3.3、各種內業(yè)資料、試驗資料必須編制相應的管理臺帳。

3.4、相關過程資料的編碼程序按實際施工的時間或排列序號進行安排登記。

4、分項工程完工證書是工程交工驗收的重要依據(jù)。對于承包人上報的分項工程完工證書資料，項目監(jiān)理部應在7天內審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項目監(jiān)理部應及時將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準備。與此同時，項目監(jiān)理部應完成分項工程監(jiān)理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項目監(jiān)理部應及時退還承包人要求其完善修正。

5、項目監(jiān)理部是竣工文件編制工作的監(jiān)督者，也是竣工文件編制的直接參加者，不但要完成責任范圍內的監(jiān)理文件材料編制工作，而且要監(jiān)督和指導監(jiān)理所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實保證竣工文件檔案的收集和編制質量。

第三節(jié) 資料管理措施

一、工程資料編制和整理應與建設項目同步進行。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。

二、建設工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應根據(jù)各崗位資料管理的職責要求，將工作的完成情況納入個人績效考核范圍。

三、項目監(jiān)理部應對承包人資料的編制和整理工作進行經(jīng)常性監(jiān)督檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的不足項應要求其限期改正；整改不符合要求的，對應的分部分項工程不得進行中間計量。

第四節(jié) 資料管理制度

一、發(fā)文制度

項目監(jiān)理部對外發(fā)文主要分兩種形式：一是以公司總部名義對外的行政公文，二是以項目監(jiān)理部名義的一般業(yè)務函件或會議紀要（記錄）。本制度主要適用后者。

發(fā)文是指制發(fā)文件的過程，包括交擬、擬制、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等過程。

1、交擬：指總監(jiān)理工程師將撰寫文稿的任務交給有關部門或撰稿人員，這是文件撰制的起點。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。

2、擬制：指承辦人根據(jù)領導意圖撰寫公文的內容。其基本要求是：符合國家方針、政策、法律、法令和有關規(guī)定；符合客觀實際；主旨鮮明準確；詞章準確、嚴密、簡練、生動；書寫清楚整潔；講究實效；符合保密制度要求。

擬制公文，對涉及其他部門或人員職權范圍內的事項，主辦部門或人員應當主動與有關部門或人員協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門或人員的負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門或人員可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門或人員會簽后報請總監(jiān)理工程師協(xié)調或裁定。

3、審核：指總監(jiān)理工程師或其授權人對擬制好的公文稿的審查。審核的重點是：是否確需行文；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規(guī)定等。

4、簽發(fā)：指項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師對已審核的文稿進行最后審定，由總監(jiān)理工程師簽發(fā)。

5、用?。褐冈谛枰糜≌碌墓纳霞由w項目監(jiān)理部或總監(jiān)理工程師的印章。用印時首先檢查是否確系有效簽發(fā)公文，其次用印端正清楚并壓蓋發(fā)文單位名稱和時間。

6、登記和分發(fā)：是文件的登記和發(fā)送，所有文件按規(guī)定份數(shù)正式成文后統(tǒng)一交辦公室文員負責送發(fā)，無特殊情況任何人不得私自送發(fā)。

7、項目監(jiān)理部向公司總部領導請示工作均要求采用簽報形式。簽報的程序和要求按公司總部要求執(zhí)行。

另外，發(fā)文涉及抄報、抄送機關的，對上級機關用“抄報”，對同級、下級和不相隸屬的機關單位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指對收到文件的辦理過程，包括文件簽收、登記、審核、分理、批辦、催辦、辦復和傳閱等程序。項目監(jiān)理部文件傳遞在遵循公司總部有關規(guī)定的基礎上，具體處理過程如下：

1、簽收和登記：是指收發(fā)人員收入外單位發(fā)來文件的工作，由辦公室文員負責辦理。其他人員無特殊情況不得不直接收受、批轉文件。如因特殊情況收受文件后應立即交送文員，進入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來件逐件清點，核對；對收進文件進行編號、登記，收文登記包括收文時間、收文編號、來文單位、來文文號、文件標題或摘要、份數(shù)、密級、緊急程度和有無附件等項目。

2、審核：收到承包人上報的需要辦理的文件，首先由辦公室文員進行審核。審核的重點是：是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地方職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。對不符合規(guī)定的文件，經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后，應退回呈報單位并說明理由。

3、分理：經(jīng)審核，對符合規(guī)定的文件，文員應貼附“文件處理表”進行處理。首先，文員應對處理文件提出分理意見并于當日分送擬辦部門或擬辦人員，需要兩個以上部門或人員處理的文件應當明確主辦部門。一般情況下，所有上報文件應報請總監(jiān)理工程師批示。

4、批辦：是指總監(jiān)理工程師批示將文件交批辦部門或批辦人員辦理。批辦部門或人員收到交辦的公文后應當及時處理，提出批辦意見，不得延誤、推諉。凡涉及其它部門業(yè)務和職能的事項，由主辦部門主動與其他部門協(xié)商處理；明確處理意見后，報總監(jiān)理工程師批示后執(zhí)行。

5、催辦：指對公文承辦的檢查和督促。送領導批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室文員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現(xiàn)公文積壓、辦事拖拉的現(xiàn)象。催辦的方式靈活多樣，可通過面詢、電詢、便函催詢等形式。

6、辦復：辦復是對公文承辦完畢后，將公文處理結果及時報告總監(jiān)理工程師。

7、傳閱：是指對有關來文，按總監(jiān)理工程師批示意見需經(jīng)多個部門和監(jiān)理人員閱讀時組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過程中既要防止漏閱現(xiàn)象，也不可出現(xiàn)公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公文遺失。

三、資料歸檔制度

1、文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應返還給辦公室文員。辦公室文員應做好以下兩方面的工作：

1.1、對文件處理表進行收集、整理，作為各監(jiān)理人員處理文件的原始憑證。1.2將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時歸檔。

2、資料主管工程師應及時對來往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進行整理和歸檔。任何個人均不得保存應當歸檔的公文。

3、歸檔范圍內的文件要根據(jù)其相互聯(lián)系（如監(jiān)理工程師通知單和回復單）、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。

4、來文應根據(jù)來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發(fā)文應根據(jù)發(fā)文路徑的不同分別來組卷歸檔。

四、資料借閱制度

項目監(jiān)理部除應不斷熟悉并建立健全資料管理的有關規(guī)定外，還應建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規(guī)定的重要文件，查閱時必須征得項目監(jiān)理部領導的同意。具體如下：

1、項目監(jiān)理部設資料主管工程師、辦公室文員，負責對項目監(jiān)理部的資料進行管理。

2、所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。

3、借閱人的借閱時限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應向其催要所借資料，借閱人因故不能按時歸還的，應向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。

4、借閱人具有保管好所借資料的義務，發(fā)生所借資料丟失或資料嚴重破損的情況，借閱人應按新資料照價賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負責監(jiān)督、檢查。

5、本項目所發(fā)資料（無需歸還），原則上僅發(fā)放一次，員工丟失所發(fā)資料的，應自行購買并不能因此影響工作和學習。

第五節(jié) 項目監(jiān)理資料的組成與移交

1、項目部形成的資料文件最后監(jiān)理資料移交公司統(tǒng)一管理。

第三篇：監(jiān)理檔案總結

**工程

檔案工作總結

**監(jiān)理公司 二〇一四年七月

**工程檔案工作總結

**公司于2011年1月中標，組建了**監(jiān)理部，承擔了**工程的施工監(jiān)理任務。下面將我部檔案工作情況總結如下：

一、監(jiān)理工作概況

**工程的主要技術指標：......我監(jiān)理部承擔了**工程的施工監(jiān)理任務。在施工監(jiān)理的過程中，各級監(jiān)理人員始終牢記“百年大計、質量為本”的理念，檢查、督促施工單位建立健全了質量、安全保證體系，深入貫徹“預防為主、防檢結合”的控制手段，全面推進各合同段的工程質量和安全管理工作。各監(jiān)理組堅持“開工報告、工序自檢、工序驗收、中間交工、中間計量”的質量程序，嚴把質量關，每道工序必須經(jīng)施工單位自檢合格，并報監(jiān)理檢驗合格后，才允許進行下道工序的施工。在現(xiàn)場監(jiān)理過程中，監(jiān)理工程師及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正了不合格工程，做到了防患于未然，減少損失，不留隱患。在監(jiān)理工作中采用各種試驗和測量手段,采集真實數(shù)據(jù)，憑客觀真實的數(shù)據(jù)說話，做到了科學公正。根據(jù)本工程特點，監(jiān)理單位制定了明確的旁站、巡視和抽檢制度，對工程關鍵部位、關鍵工序、重要工程進行全方位、全環(huán)節(jié)、全過程的旁站；總監(jiān)堅持每日工地巡視，專業(yè)監(jiān)理工程師堅持每日巡視工地，對關鍵部位、隱蔽工程實行兩人以上定點聯(lián)合檢查，使工程質量得到了有效的控制。為加強 監(jiān)理隊伍的管理，在監(jiān)理人員中實行了績效考核和崗位責任制，明確和細化了各級監(jiān)理人員的責任，每月進行跟蹤考核，根據(jù)考核結果獎優(yōu)罰劣。根據(jù)工程建設管理需要，每個監(jiān)理部均配備有專職的檔案管理人員，監(jiān)理組和試驗室配備兼職檔案員，以便及時地將施工建立過程中形成的文件材料進行收集、整理；同時我們也對施工單位文件材料的形成、收集和整理歸檔工作進行了監(jiān)督、檢查，基本保證了文件材料立卷歸檔與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔。

二、案卷編制執(zhí)行的標準

在對監(jiān)理人員所形成的各類文件材料整理的過程中，我們主要依據(jù)了以下內容：

1）業(yè)主下發(fā)的《項目文件歸檔細則》 2）《科技檔案案卷構成的一般要求》......三、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量

首先根據(jù)規(guī)定，我們將監(jiān)理文件分為*大類，即......；隨后我們結合各合同段單位、分部、分項工程的劃分和質量檢驗資料的目錄，各駐地監(jiān)理組均建立了預立卷的分類目錄；在監(jiān)理實施過程中，監(jiān)理人員根據(jù)施工單位的檢驗申請，及時進行現(xiàn)場檢驗、填寫各種報告和記錄，將所形成的各類文件材料分門別類地進行系統(tǒng)整理、歸檔，既保證了對工程質量的實時控制，也使得質量抽檢資料基本保持了與工程建 設同步進行。在交工驗收階段，監(jiān)理部根據(jù)指揮部下發(fā)的“竣工文件編制辦法”，組織富有經(jīng)驗的監(jiān)理人員，在預立卷的基礎上，利用一個月的時間基本完成了監(jiān)理文件材料的組卷編目工作。最終形成案卷1436卷，其中影像資料12卷。

三、對施工單位的監(jiān)督、檢查工作

監(jiān)理部在施工準備階段即組織了各監(jiān)理組長和各項目部的技術負責人、質檢負責人，就各合同段的工程劃分和質檢資料填寫、整理的要求進行了統(tǒng)一和明確。在施工過程中，監(jiān)理工程師嚴格按照既定程序，對每道工序進行認真的檢驗、檢測和旁站、巡視，對工序的質量保證資料均進行了認真的審查、把關，及時糾正填報過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要求所有的記錄和報告必須如實地反映施工實際過程，不得弄虛作假；對于質保資料滯后或對存在問題整改不及時的單位，監(jiān)理部及時向建設單位進行了反饋并建議檔案整理工作與計量掛鉤。由于在施工過程中的從嚴控制，避免了以往竣工資料整理時進行大面積資料返工而造成的浪費，使得施工單位也順利地完成了竣工資料編制工作。

四、檔案管理工作體會

結合在本項目建設過程中的檔案管理工作，下面談幾點體會：

1、強化源頭管理

為了確保建設項目檔案的系統(tǒng)與完整，保證檔案質量，檔案行政主管部門和重點建設項目主管部門對檔案管理工作越來越重視。本項目建設過程中，也多次得到了......的適時指導。但是，由于建設周期長、參建單位多、各方的認識不一，致使一些建設過程中形成的文件材料得不到妥善的保管，并導致最終形成的檔案質量得不到保障。另外，現(xiàn)階段各單位的檔案管理水平總體較差，還遠遠達不到標準化、制度化、規(guī)范化的管理。這就需要各級、各部門、各單位進一步統(tǒng)一思想，提高認識，無論是制度的制定者還是執(zhí)行者，無論是單位領導還是具體的技術人員都要充分認識到檔案管理的重要性，從項目準備階段就把檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來，嚴格依規(guī)建檔、依法治檔。檔案的行政主管部門和項目建設的主管部門需加強溝通，密切聯(lián)系，統(tǒng)一行業(yè)項目檔案管理標準，建立一個切實可行的重點建設項目檔案工作監(jiān)督體系，明確項目參與方各自職責，齊抓共管，搞好重點建設項目的檔案管理工作。

2、堅持建廠與建檔同步進行

天然氣液化建設項目具有投資大、建設周期長、科技含量高、參建單位多、所形成的文件材料繁雜且多等特點，因此，必須堅持項目檔案工作與項目建設工作同步進行的原則，把文件材料的收集整理貫徹于建設全過程、全環(huán)節(jié)。在工程準備階段，應結合工程特點和檔案管理規(guī)定，建立質量保證資料填報目錄，規(guī)范施工用表，對項目檔案的立卷方法、文件編目、案卷排列都要進行詳細地規(guī)定，并認真抓好落實工作，從而保證項目檔案的完整、系統(tǒng)與安全。施工過程中要健全檔案管理體系，劃清職責，明確范圍；建立健全項目資料流向網(wǎng)絡，避免由于人員的更迭而丟失檔案的現(xiàn)象的發(fā)生；在建設過程中，時刻有專人負責工程建設資料的收集和整理工作，對項目內容發(fā)生的變化要及時反饋和記錄清楚、準確，以真實地反映工程實際情況。

3、堅持跟蹤咨詢服務

眾所周知，在諸多的建設工程中，建設、設計、監(jiān)理、施工、安裝等參建單位的檔案管理人員水平參差不齊，而且普遍性地缺少既懂工程技術又懂檔案管理的專業(yè)人才；此外，建設過程中形成的文件材料并不是全部形成科技檔案，還需要一個鑒別、鑒定的過程，需要按照相關法律法規(guī)及省檔案局“歸檔文件整理細則”等的規(guī)定，認真做好分類、剔除、組卷、編目、裝訂、編號、排序等各個環(huán)節(jié)的工作。這就需要各級主管部門或專業(yè)的技術咨詢機構進行跟蹤指導，強化過程控制，把監(jiān)督檢查工作真正貫穿于建設全過程，才能有效提高建檔歸檔質量。

總之，要進一步提高公路建設項目檔案質量，必須提高認識，強化橫向的溝通聯(lián)系和縱向的集中管理；堅持建路與建檔的同步進行；更加深入地進行檔案技術咨詢服務；從檔案的利用價值角度考慮進一步簡化資料數(shù)量，避免浪費，也 更加地切合低碳環(huán)保的要求。

二O一四年七月二十八日

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統(tǒng)計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產(chǎn)權證（房屋產(chǎn)權、土地產(chǎn)權、知識產(chǎn)權、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監(jiān)事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統(tǒng)計報表、企業(yè)信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗（驗收）標準、產(chǎn)品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產(chǎn)品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經(jīng)外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產(chǎn)技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩(wěn)重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領導同意、公司總經(jīng)理或授權權限人批準，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經(jīng)濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業(yè)與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業(yè)設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據(jù)本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍