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新客戶初次到訪公司接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

客戶接待是公司對外形象窗口，是樹立企業(yè)良好形象的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為了不斷加強(qiáng)公司競爭力，提高客戶滿意度，形成標(biāo)準(zhǔn)化的接待工作程序，特制定本流程。

一、流程圖：

序號

流程

說明

責(zé)任部門

接待申請

申請接待部門需提前填寫《客戶來訪接待通知單》根據(jù)接待申請要求，在客戶到達(dá)前應(yīng)作好相關(guān)的接待安排，及時(shí)與客戶聯(lián)系了解具體的到訪人數(shù)、是否需用車、訂房或其它要求，并及時(shí)落實(shí)。

責(zé)任部門

確定接待級別

安排接待人員

確定來訪接待級別，公司根據(jù)工作的需要安排接待人員，肩負(fù)接待任務(wù)的人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整個(gè)接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。

責(zé)任部門

確定行程安排

申請接待部門根據(jù)工作內(nèi)容制定行程安排

責(zé)任部門

接車（接機(jī)）

接待人員在接到接待任務(wù)后，必須確認(rèn)來訪人員的班機(jī)（班車）何時(shí)到達(dá)，到達(dá)地點(diǎn)，航班號（車次），來訪人員的姓名、特征。用車，先落實(shí)公司有無車輛之后進(jìn)行。（如無法安排車輛的應(yīng)通知客戶并告之坐車方式，特別是飛機(jī)的，可通知其坐機(jī)場高速專線或打出租車。）

責(zé)任部門

安排住宿，餐飲

根據(jù)班次的時(shí)間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。

責(zé)任部門

會談工作安排

申請接待部門制定會談工作

責(zé)任部門

送行，電話回訪

來訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈(zèng)送的紀(jì)念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時(shí)，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開,估計(jì)他們到達(dá)的時(shí)間，適時(shí)去電進(jìn)行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產(chǎn)品和企業(yè)形象等等方面的意見。及時(shí)做好報(bào)告上報(bào)公司，以便改進(jìn)。

責(zé)任部門

二、接待級別及標(biāo)準(zhǔn)定義：

級別

項(xiàng)目

C級

B級

A級

業(yè)務(wù)員、職員級別

部門經(jīng)理級別

總經(jīng)理、董事長級別

接待人員

對應(yīng)部門1人

對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人

公司總經(jīng)理、董事長

陪同人員

本部門1-2人

本部門1-2人

對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人

車輛

根據(jù)到訪人員數(shù)量

根據(jù)到訪人員數(shù)量

別克商務(wù)及以上級別

接機(jī)

司機(jī)

本部門隨行

部門經(jīng)理隨行

住宿

根據(jù)情況公司是否安排住宿

根據(jù)情況公司是否安排住宿（以及住宿標(biāo)準(zhǔn)）

根據(jù)情況公司是否安排住宿（以及住宿標(biāo)準(zhǔn)）

餐飲

早

是否需要陪同

午

30元/人

50元/人

100元/人

晚

80元/人

100元/人

不設(shè)

會議用品準(zhǔn)備

資料

設(shè)備

紙筆、公司資料

日程表、紙筆、公司資料等

日程表、投影儀、紙筆、公司資料

茶歇

用品

茶、煙、紙巾等

茶、煙、水果、糖、濕巾、紙巾等

茶、煙、水果、干果、飲料、濕巾、紙巾等

紀(jì)念禮品

是否提供

是否提供

是否提供

送行

司機(jī)

本部門隨行

部門經(jīng)理隨行

客戶來訪接待申請單

部門

信息

申請部門

申請人

申請日期

到達(dá)

信息

來訪公司名稱

到達(dá)日期

航班(車次)

預(yù)計(jì)離開日期

出發(fā)地

到達(dá)地

出發(fā)時(shí)間

到達(dá)時(shí)間

訪客

信息

姓名

性別

電話

備注

接待

要求

接待

接待級別

□

A級

□

B級

□

C級

迎接地點(diǎn)

□

機(jī)場

□火車站

□

其它

其它要求

禮品

禮品準(zhǔn)備

□是

□否

禮品名稱

元/件

禮品總數(shù)

送行

送到地點(diǎn)

送到人員

交流

內(nèi)容

其它

要求

□

錄像

□

拍照

□

翻譯

□

會議紀(jì)錄

□

其它

配合部門

分管副總審批

簽字：

日期：

總經(jīng)理、董事長審批

簽字：

日期：

附：

一、接待禮儀：

1、儀表：面容整潔，衣著得體。

2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。

3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。

4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。

5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口火車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。

6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重放入口袋中。

7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。

8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。

9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人后主人，先領(lǐng)導(dǎo)后同事。

10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁、招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。

二、接送：

1、客戶如需接送，根據(jù)要求安排接待所需車輛，保持車輛清潔，安全性能良好，并保證車內(nèi)的必要物資準(zhǔn)備，如：紙巾、礦泉水等。

2、確認(rèn)時(shí)間，并提前到達(dá)機(jī)場。如果是新客戶，要準(zhǔn)備好接待牌提示客人。

3、接到客人后，應(yīng)熱情主動(dòng)地自我介紹，幫助客人拿行李。待來賓到齊、行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶客戶返回。

4、如果客戶自行駕車來到公司。接待人員要提前與客戶定好時(shí)間和下車地點(diǎn)，向來賓清晰介紹公司的地理位置和行車路線。當(dāng)日，接待人員應(yīng)提前致電來訪方的聯(lián)系人，詢問對方位置，再次確認(rèn)下車地點(diǎn)并表明自己將在哪里等候。