大型會議物料準備清單

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成1

職代會主席團建議名單

3套

一、領導使用

總經(jīng)理工作報告word版

3套

A4單面打印，添加

頁碼，左側(cè)裝訂

精神傳達講話稿

二、分發(fā)參會人員

3套

情況一：文件較厚

領導A：

講話

紙張：A4大小

3套

裝訂：膠裝

封面：會議名稱+會

領導B：

講話

會務人員1套

對應領

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領導參會，則

會議材

打印類

領導C：

講話

導座位1套

備用1套

使用電建地產(chǎn)VI；

3套

料

否則，使用南國

VI）

領導A：

報告

3套

情況一：文件較薄

紙張：A3大小

領導B：

報告

裝訂：中縫裝訂

3套

封面：會議名稱+會

領導C：

報告

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領導參會，則

使用電建地產(chǎn)VI；

會議議程

否則，使用南國

VI）

以上材料打印成冊（設計

分發(fā)參會人員

印刷)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成12

領導A：

主持

3套

詞

A4單面打印，添加

會務人員1套

對應領

頁碼，不裝訂。

領導B：

主持

打印類

注意：不同領導的3套

詞

導座位1套

備用1套

主持詞不要打印在領導C：

主持

一起，需分開打印

3套

詞

會議議程及主題PPT

2010格式

會議議程及主題PPT

2007格式

會議材

工會工作報告PPT

2010格式

料

工會工作報告PPT

2007格式

電腦存儲

用于會場播放

領導講話PPT

2010格式

類

領導講話PPT

2007格式

領導報告PPT

2010格式

領導報告PPT

2007格式

PPT播放人員確認

播放講話PPT

最好為PPT制作人員

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成24

國歌

MP3格式

國際歌

MP3格式

司哥

MP3格式

電腦存儲

公司宣傳片

MP4格式

類

歡迎進行曲、迎賓進行曲

領導入場

MP3格式

會議材

頒獎進行曲

頒獎

MP3格式

料

會議用背景音樂

用于會議休息時間

MP3格式

至少3首

職代會主席團建議名單

PDF版

總經(jīng)理工作報告PPT

PDF版

手機存儲

精神傳達講話稿PPT

PDF版

U盤存儲

領導A：

講話

PDF版

及PPT

領導B：

講話

PDF版

及PPT

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成36

領導C：

講話

PDF版

及PPT

領導A：

報告

PDF版

會議材

手機存儲

及PPT

料

U盤存儲

領導B：

報告

PDF版

及PPT

領導C：

報告

PDF版

及PPT

會議背景板（纖維布或高

主席臺背景

根據(jù)會場大小

密度噴繪布、桁架）

橫幅

會議名稱

根據(jù)會場大小

簽到桌牌

主席臺領導桌牌

領導姓名：

共

個

會場物料

會場布置

主持人桌牌

發(fā)言席桌牌

發(fā)言臺桌牌

指引牌

路線指引

溫馨提示牌

wifi、保持安靜、注意安全、保持衛(wèi)生

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成48

單人發(fā)言臺

案例分享等

移動式

燈光

朝向主席臺，用于領導用光

面光燈、攝影用光

音響

固定話筒

用于主席臺領導

至少5個，具體根據(jù)主席臺領

導人數(shù)確定

手持話筒

用于臨時使用

桌面鮮花

主席臺桌面

根據(jù)會場大小

會場物料

會場布置

盆栽綠植、花卉

主席臺前

根據(jù)會場大小

若干

戶外彩虹門

根據(jù)會場大小

用于晚宴、晚會、慶典、年

戶外空飄球

根據(jù)會場大小

會等

戶外刀旗

根據(jù)會場大小

桌椅

用于參會人員就坐

按照要求參會人數(shù)減少30人，或會場最后兩排不坐人

禮儀小姐

現(xiàn)場導引、主席臺加水

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成60

會議代表證

用于參會人員入場

logo、參會證、單

身份標識

位

根據(jù)參會

類

工作證

用于工作人員

logo、工作證、單

人員準備

位

簽到表

姓名、單位、聯(lián)系

3份

方式

會議簽到

簽字筆

若干

A4紙

用于參會人員記錄

根據(jù)參會人員的5倍

若干

準備

黑色簽字筆

用于參會人員記錄

根據(jù)參會人員準備

若干

會場物料

鉛筆

用于參會人員記錄

根據(jù)參會人員準備

若干

辦公文具

打印機

用于會議現(xiàn)場打印

類

訂書機

用于會議現(xiàn)場裝訂

訂書機、訂書釘

透明膠帶

寬、窄

簽約筆

用于協(xié)議、合同簽訂

簽約本

用于協(xié)議、合同簽訂時，放

置相關文件

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成72

咖啡

根據(jù)參會人員的1.2

若干

倍準備

參會人員飲用

茶葉

紙杯

根據(jù)參會人員的1.5

若干

倍準備

紅茶

若干

領導飲用

綠茶

若干

白茶

若干

會場物料

后勤物料

熱水壺

領導加水用

根據(jù)參會領導的2倍

準備

礦泉水

參會人員座位拜訪

350ml

根據(jù)參會

人員及會

水果

常見，易食，皮屑

議階段

少

（半天為

準）準備

糕點

常見，易食，包裝

準備

少

咖啡攪拌棒

用于咖啡攪拌

10個

雨傘

領導前往會場

按照參會領導的1.2

若干

倍準備

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成84

電腦A

用于會場投影、音頻等播放

筆記本電腦，1

office2010，鼠標

電腦B

用于發(fā)言席投影、音頻等播

筆記本電腦，1

放

office2010，鼠標

電腦C

備用

筆記本電腦，1

office2010，鼠標

VGA視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

HDMI視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

會場物料

投影設備

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

視頻VGA分線器

用于多個投影設備連接

分線器、充電線

1個

投影儀

面向參會人員

2臺

投影幕布

面向參會人員

2臺

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成96

投影儀或顯示屏

面向主席臺

投影設備

接線板

用于現(xiàn)場電子設備用電

根據(jù)會場需要

至少6個

接線板

用于主席臺領導使用

按照參會領導的0.5

8個

倍準備

激光筆

用于翻頁、指示

激光筆、電腦連接

2個

器、電池

照相機

相機、電池、充電

1個

器、內(nèi)存卡

影音資料

攝像機

攝像機、電池、充

1個

設備

電器、內(nèi)存卡

會場物料

錄音筆

用于會議錄音

電池或保證電量充

1個

足

會議直播

用于會議直播或錄播

需專業(yè)攝影公司或

直播公司

充電寶

用于會議現(xiàn)場緊急充電

10個

充電器

用于領導緊急充電

蘋果接口、安卓接

各3個

電子備用

口

設備

移動wifi

用于沒有wifi覆蓋區(qū)域的臨

wifi及賬號密碼

2個

時使用

U盤

用于領導拷貝參會資料

8G

3個

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責任人

是否

是否

號

需要

完成108

電子備用

手機U盤

用于領導拷貝參會資料

8G

3個

會場物料

設備

用于主席臺臨時使用

無線鼠標

2個