辦公室工作培訓(xùn)講稿：如何高質(zhì)量辦會

有一年，我市“兩會”期間舉行人大代表、政協(xié)委員黨員代表大會，我以為這類會議是常規(guī)會議，就沒有在會前檢查會務(wù)工作。會議一開始，看到主持領(lǐng)導(dǎo)離開座位走到報告席去主持，我就慌了。原來，在主持領(lǐng)導(dǎo)面前沒有擺放話筒。緊急之下，我請服務(wù)員立即把一個無線話筒放在主持領(lǐng)導(dǎo)面前。會后，我向主持領(lǐng)導(dǎo)作了認真的檢討，同時，舉一反三進行整改。這件事告訴我，辦會是各類辦公室的最基本職能之一。從事會務(wù)工作，要在會前、會中、會后上下大功夫，以專業(yè)化水平、細而又細精神把每個會辦成精品。

一、會前是關(guān)鍵

辦會水平體現(xiàn)在會前、會中、會后。會前是做好會務(wù)工作的重中之重，要把更多的功夫花在會前，著力抓謀劃、抓籌備。具體要做好以下幾項工作：

一要精心謀劃會議方案。會議方案是會議準則，是會議開始籌備的第一項工作。起草會議方案之前，要了解領(lǐng)導(dǎo)召開這次會議的意圖、目標和要求。在此基礎(chǔ)上，明確會議方案以下幾個元素：

1、會議的時間和地點。時間要合理設(shè)定，方便與會人員和會務(wù)工作。如無特殊情況和要求，大型會議盡量不要安排在星期一。會議時間原則上不要與上級會議活動沖突?？商崆皢枂柹舷伦笥遥荷霞売袥]有會議安排，下級有沒有非舉行不可的重大集中安排，同級有沒有自身已有的會議活動安排。地點一般應(yīng)安排在本機關(guān)或本單位的會議室，如無特殊需要，本著節(jié)儉原則，盡量不要安排在賓館。

2、會議的議程。會議議程要根據(jù)會議性質(zhì)、內(nèi)容來確定，不同的會議有不同的議程。一般來說，特大型會議如黨代會、人代會、政協(xié)會及其他組織的換屆大會，主要議程為預(yù)備會議、全體會議作相關(guān)報告、分組討論審議、民主選舉、閉幕式等。大型會議如各級黨委的全會、綜合性的年度工作會議等，主要議程為主要領(lǐng)導(dǎo)作主報告、分組討論、會議小結(jié)等。工作總結(jié)、部署、動員的會議，主要議程為表彰頒獎（如動員部署性質(zhì)的，則沒有這項內(nèi)容）、交流發(fā)言、主要領(lǐng)導(dǎo)講話等。研究決策類的會議如各級黨組織的常委會、各級政府的常務(wù)會議則根據(jù)提請研究審議或聽取匯報的議題，確定會議議程。

3、會議的參加對象。會議對象決定著會議的方向。誰參加會議，事關(guān)政治格局變化，事關(guān)工作需要，事關(guān)政治待遇，應(yīng)由會議的內(nèi)容、議事規(guī)則和規(guī)模來決定。該參加的一個都不能少，不該參加的一個都不能多。誰出席、誰列席、誰旁聽，要十分明確。例某地召開領(lǐng)導(dǎo)干部會議，因駐京辦事處來回要化不少時間，且會議內(nèi)容與駐京辦事處關(guān)系不大，辦公室便沒有列為會議對象。事后，駐京辦事處主任知道后，專門就此事寫信向領(lǐng)導(dǎo)反映，辦公室受到領(lǐng)導(dǎo)的批評。

4、會議的主報告人、主持人、交流發(fā)言人、主席臺人員。一般一個會議一個主報告人。確需安排兩個報告人的，應(yīng)有主次之分，不可平分秋色，都作為主報告人。主報告人一般由機關(guān)或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。主持人一般由班子排名第一的副職、分管領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。交流發(fā)言人視情確定，一般控制在5人為宜，不要少于3人，也不要多于8人，如多于8人，會拉長會議時間，特殊需要除外。主席臺人員根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模確定，黨代會、人代會等特別重要且規(guī)模很大的換屆大會，應(yīng)是主席團成員及其他相關(guān)人員。其他會議的主席臺人員或為班子成員，或為幾套班子主要成員，或為黨委書記、副書記、行政主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)，甚至有的會議就僅主要領(lǐng)導(dǎo)一人，集主報告、主持、主席臺人員為一身。

5、會議籌備要求。明確會議主報告、交流發(fā)言材料、主持詞、小結(jié)講話、會議指南等文字材料的準備單位、提交時間。明確會議統(tǒng)籌、會場布置、后勤保障的承辦單位。明確會議宣傳報道的新聞單位。明確醫(yī)療衛(wèi)生、應(yīng)急安全等其他會務(wù)的相關(guān)責(zé)任單位。明確會務(wù)組的分工及責(zé)任人等等。

會議方案是會議籌備工作的第一步，是把會議辦成精品的頂層設(shè)計，一般要由各級辦公室專事會務(wù)的同志起草。會議方案不同于會議通知，總的要求是各類元素要齊全，會務(wù)要求要周到、具體、清楚、可操作，文字要簡潔、干凈，切實做到細致、精致。

二要做好會議協(xié)調(diào)和通知。無論是大型會議還是一般性的會議都必須明確會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)單位。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)單位是辦好會議的靈魂。一些會議之所以出現(xiàn)這樣、那樣的問題，就是因為會議沒有一個明確的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方。一般來說，由機關(guān)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，所在的辦公室要擔(dān)任會議統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的責(zé)任。具體工作是：1、統(tǒng)籌會議方案的起草。2、綜合協(xié)調(diào)會議方案落實，特別是要協(xié)調(diào)好相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議中所做的事項。例某縣召開農(nóng)村工作會議，主持人宣布請某領(lǐng)導(dǎo)宣讀表彰決定，可某領(lǐng)導(dǎo)沒有在會前接到過通知，手頭沒有宣讀文件，多虧旁邊領(lǐng)導(dǎo)恰好帶了一份表彰文件才救了急。3、指導(dǎo)檢查各項會務(wù)。4、及時向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，解決辦會過程中出現(xiàn)的一些問題和困難。

會議通知就是命令，容不得半點差錯。如何把會議通知發(fā)下去也有時間講究。通知下發(fā)要慎重。要把好節(jié)奏和火候，適時下發(fā)通知，如果離會議還有較長的時間，不要急于下發(fā)，可以“讓子彈飛一會兒”，但也不要在會議即將召開時才匆匆下發(fā)。例某市有次召開經(jīng)濟工作會議，因各種原因，召開時間調(diào)整了好幾次，下面的同志很有意見，損害了辦公室的形象。一時不能確定會議日期，可以發(fā)預(yù)備通知，以利下面單位有所準備、合理安排。下發(fā)的通知要有報名回執(zhí)?？梢约皶r收集與會人員的信息，為會場布置、后勤保障等各項會務(wù)工作提供基礎(chǔ)性條件。也可針對請假情況，作出準確的應(yīng)對。通知要確保到位，特別是對臨時性的會議通知，要再三確認，防止出現(xiàn)漏通知現(xiàn)象的出現(xiàn)。例某地召開電視電話會義，按要求設(shè)了分會場，與會部門領(lǐng)導(dǎo)都到了，但一個省屬部門主要領(lǐng)導(dǎo)卻沒有到，聯(lián)系對方，答復(fù)沒有接到會議通知。原因是一開始打電話給對方，對方?jīng)]有接。工作人員后來忘記再給他打，所以沒有通知到位。

三要像繡化一樣布置會場。布置會場是會務(wù)工作的重頭戲，集中體現(xiàn)著辦會的專業(yè)化水平。

1、選擇合適的會場。會場室大小要適合，正好與會議規(guī)模相匹配。參加的人少，不要用過于空蕩的會議室。如沒有條件，要把會議室用窗簾等加以阻隔。參加的人多，要最大限度地利用空間，通過加桌椅等辦法，盡量使會場容納所有與會者。會議室功能要齊全，供水、供電、空調(diào)、音響等必要的設(shè)施要運轉(zhuǎn)正常，洗手室、休息室等要完好無損。進出門開閉要正常，應(yīng)急通道要順暢。

2、精心設(shè)計會場布局。會場布局是根據(jù)會議室建筑形態(tài)，對會場的桌椅進行合理安排。我國各地各單位的會議室布局一般采取教室式、對坐式、圓桌式、長方形式、主席臺式、總分式。具體應(yīng)用哪一種形式作為會場布局，應(yīng)從會議的主題、規(guī)模、參加對象、主席臺人數(shù)出發(fā)，選擇最合適的會場布局。

3、合理編排與會人員席位。編排座位圖要依與會人員職務(wù)高低排列（職級不享受政治、工作待遇，不作為排列的依據(jù)）。原則上職務(wù)高的在前，低的在后，同級別的班子成員按黨委、人大、政府、政協(xié)的順序排列，同級別的部門領(lǐng)導(dǎo)按先黨委部門、后政府部門、再事業(yè)單位、企業(yè)單位的順序排列。上級、兄弟地區(qū)或單位的人員與本地本單位的同級人員共同參加會議，應(yīng)按先上級后本級、先職務(wù)高后職務(wù)低的原則排列。對邀請的上級單位或兄弟單位來賓，不一定非得按職務(wù)高低來排，上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在適當(dāng)位置就座。如中央考慮特殊情況，與會人員要發(fā)言、領(lǐng)獎、簽訂責(zé)任狀等，應(yīng)安排在靠前靠邊的位置。對會議特別邀請的人士如德高望重的老同志、企業(yè)家等，在席位安排上適當(dāng)靠前。領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左邊，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右邊。領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左邊，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在l號領(lǐng)導(dǎo)右邊。席位牌要擺得適當(dāng)，不能太寬太窄。有的領(lǐng)導(dǎo)太胖席位牌就會掉，準確的擺法是大拇指貼著桌沿，要拉一根線，擺齊席位牌。

4、簡化會場布置。堅持莊重、嚴肅、簡潔、樸素的原則，符合會議主題，避免奢華裝飾。座位卡、文件、水杯等要整齊擺放。會場外不懸掛歡迎橫幅，不擺放鮮花綠植。每個會場要提前一天完成布置工作。

四要進行會前演練和會務(wù)檢查。會前演練可以發(fā)現(xiàn)問題，及時改進，更好地落實會議方案。會務(wù)人員應(yīng)在會前提前熟悉會務(wù)工作全部內(nèi)容和流程，對特大型、大型及特別重要的會議，采取多種形式進行會前演練，特別是要演練主持、講話、發(fā)言、頒獎、簽協(xié)議等環(huán)節(jié)。會務(wù)檢查要按照提前一天、提前2個小時的要求進行。有句順口溜：“領(lǐng)導(dǎo)沒坐我先坐，看看位置錯不錯。領(lǐng)導(dǎo)沒講我先講，聽聽話筒響不響”，這形象地反映了會務(wù)人員要認真檢查，一個差錯都不放過。會務(wù)檢查的重點是：會標、燈光、空調(diào)、座位編排、文稿準備、資料及會議用品擺放、音響調(diào)試、主席臺桌椅、話筒、茶杯、休息室、引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)入場線路等易發(fā)生差錯的各項細節(jié)問題。對發(fā)現(xiàn)的問題要及時請示匯報，及時處理解決。例某市召開人代會，大會工作人員開始以為會場經(jīng)常用、燈光應(yīng)沒有問題，結(jié)果檢查發(fā)現(xiàn)，電視攝像拍主席臺時，畫面變成了陰陽臉，原因是禮堂的主席臺燈光剛改用了LED燈，檢查人員及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，協(xié)調(diào)后勤部門，妥善解決了這個問題。

五要提前到位。習(xí)近平同志曾指出“例如召開地縣重要工作會議，辦公室同志要提前到位，尤其是辦公室主任、會議記錄人員、勤雜事務(wù)人員一定要先到場做好會前準備工作?！保ㄗ?習(xí)近平著《擺脫貧困》福建人民出版社）大型會議會務(wù)人員要提前1小時到位，辦公室主任要提前半小時到位，可以避免不應(yīng)有的錯誤。例某市召開市委理論學(xué)習(xí)組學(xué)習(xí)會，辦公室主任發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)排序錯了。工作人員告訴他，有一位領(lǐng)導(dǎo)臨時有急事請假，因已有與會人員入場，席位牌不好再動。主任當(dāng)即邊向與會人員說明情況，邊與工作人員迅速調(diào)整席位，趕在主席臺領(lǐng)導(dǎo)就坐前，完成了了席位調(diào)整工作，避免了一次說大不大、說小不小的錯誤。要抓住會前關(guān)鍵的三十分鐘，做好以下幾件事：一是再次檢查各項會務(wù)工作。二是做好領(lǐng)導(dǎo)進入休息式、主席臺的引導(dǎo)工作。三是組織與會人員有序入場、簽到、就坐。四是及時處理有可能影響會議順利進行的各類問題。五是播放會議紀律提示。

二、會中繃緊弦

會場一分鐘，弦繃六十秒。會議開始，不等于會務(wù)結(jié)束。辦公室會務(wù)人員必須集中精力，全力保障會議順利進行。

一是死死盯住會場。

往往差錯和事故都是在辦公室會務(wù)人員以為萬事大吉時發(fā)生的。因此，會務(wù)人員決不能離開會場。一般性的會議要保證至少有一名會務(wù)人員在會場，特大型會議在會場前后左右要安排四名會務(wù)人員。會務(wù)人員除了聽會之外，要時刻觀察會場狀況，一旦有情況，及時處理。如某市召開公安工作會議，在進行大會交流發(fā)言時，主席臺領(lǐng)導(dǎo)突然走了下來。因為會場沒有辦公室工作人員，他就走到外面，給辦公室主任打電話。原來領(lǐng)導(dǎo)把修改過的講話稿忘記在辦公室了，主席臺上雖有一份印刷稿，但沒有他自已加的觀點和例子，所以他想請會務(wù)人員把講話稿從辦公室拿來，但找不到人，只得給辦公室主任打電話。主任接了領(lǐng)導(dǎo)電話后，立即派人把稿子送到領(lǐng)導(dǎo)手里，同時對沒有緊盯會場的工作人員進行了批評。

二是及時處理突發(fā)事件。

天有不測風(fēng)云，會有尷尬瞬間。會場經(jīng)常會出現(xiàn)一些意想不到的事故或事件。特別是大型會議經(jīng)常狀況頻出。作為會議工作人員要每逢大事有靜氣，及時處置，防止發(fā)生連鎖反映，影響會議順利進行。

例1、某市召開一個小型的匯報會。領(lǐng)導(dǎo)講話時，周邊的人可以聽見，但坐在后面的人聽得很吃力。原來領(lǐng)導(dǎo)的話筒沒有打開。工作人員立即上前打開話筒。

例2、某區(qū)領(lǐng)導(dǎo)率黨政代表團到外地考察，在參加座談會時，辦公室同志給了他一份對方出席會議的名單。區(qū)領(lǐng)導(dǎo)一看心里著急，原來對方領(lǐng)導(dǎo)的姓很冷僻，他抬眼看了下辦公室同志，指指名單。辦公室同志迅速反映過來，查了手機百度，立即拿來一份新的注了拼音的名單。

三是管好會議紀律。

會風(fēng)影響會場氣氛和會議效果。會務(wù)人員要嚴肅會議紀律，要提醒與會人員不要在會議進行時隨便走動、不要交頭接耳，不要接聽手機，要制止開小差、玩手機、做挖鼻孔、抖腳等各種舉止不雅的小動作。

三、會后不放松

會議結(jié)束不等于會務(wù)結(jié)束。會后工作也是把會議辦成精品的重要組成部分。重點要做以下幾件事：

一是高質(zhì)量把關(guān)會議新聞報道。

會議新聞雖然是宣傳部門和新聞單位的工作，但辦公室也必須抓在手里。對會議報道的內(nèi)容，要與記者及時溝通，防止該報道的沒有報道，不該報道的卻報道了。有些跟會記者為了趕播出時間，往往會議還沒結(jié)束就帶著事先準備的領(lǐng)導(dǎo)講話稿離開了，這樣領(lǐng)導(dǎo)講的他沒記錄，講話稿有的內(nèi)容很可能領(lǐng)導(dǎo)沒有講，往往會議新聞會出現(xiàn)斷章取義、張冠李戴現(xiàn)象，這就需要對會議報道進行必要的審核。

二要高標準撰寫會議紀要。有些研究工作的會議需要形成會議紀要。辦公室同志要在會議一結(jié)束就抓緊起草會議紀要，盡快把會議紀要送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。同時要堅持事不過夜，及時講會議記錄整理出來。

三要高效率落實會議決定。該下發(fā)的會議講話要及時下發(fā)，該上報的信息要及時上報，對于會議形成的任務(wù)舉措，辦公室同志要抓執(zhí)行，抓督促檢查。此外，還要做好會議總結(jié)工作，形成會議全部檔案。