第一篇：關(guān)于文控室的建立初步方案

關(guān)于文控室建立初步方案

一、目的：

目前公司文件資料控制是管理系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，為了規(guī)范管理公司文件資料，特制定此方案。

二、方案概述

1、文控室設(shè)置地點：

從文控室在文件資料收集及各中心/部門借閱的便捷性上考慮，建議文控室設(shè)在A1廠房辦公樓二樓（原三輪營銷辦公室）；

2、文控室設(shè)施配置：

文控室由以下部分組成：

A：文件柜（暫定為3組，后續(xù)視具體情況再增加）； B：電腦（1臺）、打印機（1部）； C：辦公桌（1張）、辦公椅子（1把）；

D：其它輔助辦公設(shè)施（如：座機、計算器、訂書機、文件件框（夾）等）。

3、檔案管理員配置： A：檔案管理員1名； B：檔案管理員主要職責(zé)：

（1）涉及到質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全健康體系的所有受控文件的受控工作；

（2）涉及到公司人事、行政、認(rèn)證證書等檔案的存儲、收發(fā)以及過期檔案的回收、銷毀工作；

（3）公司第一二階文件（體系管理手冊、程序文件等）的發(fā)放、回收工作；

（4）公司所有體系文件正本（含以電子文檔方式存儲的客戶財產(chǎn)）的存儲以及廢止工作；（5）各類受控印章的管理工作；

（6）配合體系模塊相關(guān)審核工作的開展。

（7）配合其他模塊完成文件資料的管控工作；

（8）完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作，對知悉的公司信息保密。

程海濤

2014-2-27

第二篇：關(guān)于文控資料室的建立初步方案

佛山市高明區(qū)法恩/安華陶瓷潔具有限公司文件

高明字[2012]1228號

簽發(fā)人：

關(guān)于OEHS文控檔案室建立初步方案

方案形成：

按公司上級領(lǐng)導(dǎo)指示要求和目前公司文件資料控制系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)QEHS體系《文件和資料控制程序》相關(guān)內(nèi)容，特制定此方案。方案概述

一、文控檔案室需求

文控檔案室設(shè)置：文控檔案室的設(shè)置地點需遵循文控中心及各部門在文件資料收集和各中心/部門借閱的便捷性（文控檔案室具體設(shè)置地點以上級領(lǐng)導(dǎo)指定為準(zhǔn)），文控檔案室的管理詳見《文件和資料控制程序》；在文控檔案室設(shè)置文件柜，對公司及各中心/部門文件資料進行統(tǒng)一分部分部歸檔，限制公司、部門的權(quán)限；對文控檔案室里的文件資料采用電腦系統(tǒng)管理和文本管理的方法；所有文件資料要有記錄，可進行文件資料的鑒別、借閱、更改、過期銷毀操作；

相關(guān)表單：《文件資料記錄表單》、《過期保留文件表單》、《文件資料更改申請單》、《文件資料借閱、復(fù)制記錄》； 方案描述

一、文控室規(guī)劃布置

文控室布置根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)確定設(shè)備點后進行規(guī)劃布置；

二、設(shè)施配置、人員配置

該文控室由以下部分組成：文件柜、電腦、打印機、辦公桌、辦公椅子，還包括其它輔助設(shè)施組成。

1）文控室對各中心/部門的文件資料運行狀態(tài)進行監(jiān)視和必要的控制，對文控室現(xiàn)場進行可靠的文件資料和其它信息的保管；

2）文控室里的文件資料以電腦錄入控制和操作為主，同時建立目視管理； 3）文控專員配置

為確保文控室的有效監(jiān)控，需設(shè)1人專門負(fù)責(zé)OEHS體系文件資料的管理（文控專員），和協(xié)調(diào)各部門的文件推行、回收工作；

文控專員主要職責(zé)：

1、涉及到質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全健康體系的所有受控文件的受控工作；

2、涉及到公司人事、行政、認(rèn)證證書等檔案的存儲、收發(fā)以及過期檔案的回收、銷毀工作；

3、公司第一二階文件（體系管理手冊、程序文件等）的發(fā)放、回收工作；

4、制定文件管理體系監(jiān)督稽核方案并按計劃組織實施；

5、公司所有體系文件正本（含以電子文檔方式存儲的客戶財產(chǎn)）的存儲以及廢止工作；

6、各類受控印章的管理工作； 7.協(xié)調(diào)配合：

7.1 配合體系模塊相關(guān)審核工作的開展。

7.2 配合其他模塊完成文件資料的管控工作；

7.3完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作，對知悉的公司信息保密。8． 質(zhì)量環(huán)保工作：

8.1負(fù)責(zé)按照與本崗位相關(guān)的質(zhì)量環(huán)保安全法律法規(guī)及其他應(yīng)遵守要求開展工作

8.2充分了解本崗位的環(huán)境因素及危險源信息，實施相應(yīng)的控制措施，盡可能降低環(huán)境污染和職業(yè)健康的風(fēng)險。

體系管理員：邱林鑫

2012年12月28日

第三篇：關(guān)于建立二手車交易市場初步方案

關(guān)于建立運城北站大西鐵路 二手車交易市場初步方案

一、項目基本情況

（一）項目名稱：大西鐵路客運專線運城北站動車走行線橋下土地開發(fā)（運城北站大西鐵路二手車交易市場）

（二）項目面積：89.05畝

（三）項目地址：運城市黃河大道與繞城高速交叉口，運城北站動車走行線橋下及線路西側(cè)。

（四）商業(yè)規(guī)劃：二手車交易市場。

主要建設(shè)內(nèi)容：計劃總投資4680萬元，分兩期進行投資，（一期1867萬元，二期2813萬元）。一期主要是地塊現(xiàn)有垃圾進行處理，場地進行硬化，修繕道路，電子交易大廳建設(shè)。二期主要是經(jīng)營用房建設(shè)，二手車檢測平臺建設(shè)及相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)。初步形成一個二手車交易、物流信息、停車場、電子商務(wù)交易、二手車檢測的完整商業(yè)體系。

二、項目建設(shè)單位

項目由山西省焦炭集團有限責(zé)任公司與大西鐵路客運專線有限責(zé)任公司共同開發(fā)，由山西省焦炭集團運城焦炭有限責(zé)任公司具體實施。項目初期內(nèi)設(shè)綜合部、財務(wù)部、工程部、質(zhì)檢部、物資部共五個部門。定員編制60人。

三、開發(fā)模式

（一）由山西省焦炭集團有限責(zé)任公司與大西鐵路客運專線有限責(zé)任公司共同出資組建運城北站大西鐵路二手車交易中心。

（二）按51%、49%的投資比例組建股份制有限責(zé)任公司。項目建設(shè)資金按雙方股比進行投資。經(jīng)營利潤按雙方股比進行分紅。

（三）所占土地費用按照運城市工業(yè)用地市場租賃價格進行提取。

附：大西鐵路客運專線運城北站動車走行線橋下土地開發(fā)項目建議書。

山西省焦炭集團

二〇一五年三月十八日

第四篇：十八壩段集控室整治方案

丹江口大壩十八壩段集控室整治方案

丹江口大壩十八壩段集控室是具有丹江口水利樞紐防汛值班、調(diào)度、現(xiàn)場指揮、防汛預(yù)警監(jiān)控、火災(zāi)報警監(jiān)控等多重功能作用的重要辦公場所，對丹江口水利樞紐的整體形象至關(guān)重要。集控室自大壩加高移交運行已經(jīng)十多年，地板局部破損、室內(nèi)窗戶關(guān)閉不嚴(yán)，室內(nèi)布局較亂。頂面和墻面也相對簡陋，沒有與之功能相協(xié)調(diào)的布置和飾面。整體觀感差，已嚴(yán)重影響到電廠乃至整個丹江口水利樞紐的形象。應(yīng)當(dāng)進行整治.一、整治項目內(nèi)容及方案

丹江口大壩十八壩段集控室改造空間分為三部分：入口段為會議室、中間段為集控室、后部為防汛值班室（內(nèi)帶衛(wèi)生間）。

1、會議室、集控室、防汛值班室及衛(wèi)生間的平面布置如下圖，其中集控室內(nèi)放置的UPS電池的尺寸為：0.48*0.5*0.56米；防汛預(yù)警控制柜的尺寸為：06*0.6*1.4米；門禁控制柜的尺寸為：1*0.6*2米；火災(zāi)報警控制柜的尺寸為：1.6*0.6*1.2米。

2、電纜豎井前設(shè)置鋁塑板隔斷，以隔斷為界，前為會議室，后為集控室。隔斷會議室面嵌大屏幕電視顯示屏(顯示屏尺寸：1.46*0.85米)。

3、會議室及深孔集控室的右側(cè)設(shè)計為通道，通道寬1.8米，通道右側(cè)是房屋的墻壁，左側(cè)是鋁合金雙層玻璃百葉隔斷（式樣如圖），隔斷頂部亮窗改為鋁合金百葉窗。按每平方米350元暫定投標(biāo)報價。

雙層玻璃百葉隔斷4、18壩段集控室入戶門原為雙開防火門，休息室為單開防火門，擬更換為品牌（步陽、王力、盼盼、星月神均可）防火防盜門。衛(wèi)生間門安裝品牌鈦合金套裝門。

5、會議室房間右側(cè)的墻面及房間左右側(cè)柱面為鋁合金龍骨鋁塑板飾面，墻面鑲嵌亞克力板“漢江集團防汛調(diào)度指揮中心”字體及漢江集團LOGO，具體顏色造型參見效果圖。會議室、集控室、右側(cè)通道的吊頂也為鋁合金龍骨鋁塑板二級造型吊頂。

所有鋁塑板裝飾要求，鋁塑板用30個絲的雙面鋁塑板，４mm厚，用結(jié)構(gòu)膠粘于鋁合金龍骨上，要求粘結(jié)牢固，不變形，不脫膠。鋁合金龍骨壁厚不低于1.2mm，鋁塑板選用中國上?！凹椤逼放频葒鴥?nèi)知名產(chǎn)品。

6、會議室、集控室照明采用LED光帶加筒燈組合造型，照明光帶外罩亞克力板，詳見燈具平面布置圖。燈具選用“歐普”或“飛利浦”品牌。另外，會議室、集控室、休息室內(nèi)，通道部位，吊頂上各加裝1組6寸10W嵌入式應(yīng)急照明燈及消防煙感報警器（式樣如下）。應(yīng)急照明采用2*2.5mm2銅芯線埋管單獨布設(shè)至房間總電源箱。會議室、集控室及防汛休息室照明、插座線路均采用武漢電線二廠2.5平方銅芯線。會議桌加裝三套多功能組合插座，插座選用“貝橋LX900B”款（式樣如下）；電視墻面插座采用電視電腦二位五孔組合插座（1+1+2*5），其他插座采用二位五孔插座，插座位置距地面300mm，開關(guān)位置距地面1200mm。網(wǎng)線利用房間現(xiàn)有網(wǎng)線，具體部位與組合方式現(xiàn)場確定。開關(guān)、插座采用“公牛”或“正泰”品牌。

應(yīng)急消防燈

消防煙感報警器

會議桌組合插座

7、會議室、防汛值班室及走道地面鋪設(shè)無龍骨復(fù)合木地板（圣象、大自然均可）。按每平方米260元暫定投標(biāo)報價。

深孔集控室地面采用600*600mm全鋼陶瓷防靜電地板（沈飛牌），130mm高不銹鋼踢腳線。

全鋼陶瓷防靜電地板

8、集控室電纜豎井上部采用水泥板封堵后刮三道白水泥，刷二道油性乳膠漆（立邦牌）。原豎井處安裝防火檢修門保留。豎井右側(cè)墻面（圖一），用白色鋁塑板裝飾，使線路暗鋪，墻面處留出配電箱的門以方便檢修。電纜豎井左側(cè)墻面上安裝的消防端子箱（圖二）移至豎井右側(cè)的閘控信息箱下（圖一左下方）。

圖一

圖二

9、進入防汛值班室門由左側(cè)改到右側(cè)，室內(nèi)天棚為二級石膏板吊頂，房間采用羅馬桿落地布藝?yán)煼指顬橹蛋喙ぷ鲄^(qū)和休息區(qū)。采用鋁塑板包裝裸露的管道與柱子。

10、衛(wèi)生間全面拆除整改，增設(shè)兩個蹲位。管道重輔，采用PPR管暗輔；隔斷采用EPC金屬蜂窩板衛(wèi)生間隔斷，地面為30*30cm防滑地面磚，墻面為30*60cm白色衛(wèi)生間墻面磚，吊頂為50*50cm集成吊頂，選用0.8mm厚度板材。另衛(wèi)生間加裝拖把池、洗手臺、整裝鏡。（磁磚選用東鵬、馬可波羅、諾貝爾等品牌產(chǎn)品，衛(wèi)浴選用九牧、恒潔、箭牌均可）

11、方案中未加說明的墻面，鏟除面層后刮三道白水泥，刷二道油性乳膠漆（立邦牌）。

12、室外入口處的橫向廊道，墻面線路安裝壁厚1.5mm，規(guī)格尺寸150mm*250mm的不銹鋼線槽。墻面及頂面用白水泥三道批白，刷二道油性乳膠漆（立邦牌）。

13、窗戶更換為斷橋鋁材質(zhì)鋁合金窗，已列入其它項目中。此方案只包括四樘窗的窗簾（庶光卷簾）制安。

二、其他

1、施工過程中要注要保護電廠設(shè)備設(shè)施，不了解的地方及時與甲方勾通，不應(yīng)自行決定。施工期間若對甲方的設(shè)備設(shè)施造成損壞，甲方可要求施工方對損失的部分進行賠償。

2、現(xiàn)場施工注意安全防護，按要求配帶安全防護裝備，在施工區(qū)域進行隔離與防塵，不要靠近危險區(qū)域及帶電設(shè)備，需施工用電時，應(yīng)通知甲方協(xié)助辦理接電，不應(yīng)自行接電。

3、按電廠有關(guān)規(guī)定辦理各項手續(xù)及工作票，進行安全交底，做好安全監(jiān)護。

4、施工方按現(xiàn)場實際運輸條件考慮施工報價。

5、隨時清理現(xiàn)場雜物，不留垃圾，工完場凈。

三、主要工程量

序號

名稱

單位

數(shù)量

A—1

舊墻面鏟除及基面處理

項

A—2

鋁塑板

㎡

195

A—3

防火門

樘

A—4

鈦合金套裝門

樘

A—5

復(fù)合地板

㎡

A—6

靜電地板拆除

㎡

120

A—7

靜電地板安裝費

㎡

A—8

吊頂拆除

㎡

120

A—9

鋁合金百葉雙層鋼化玻璃隔斷（提供品牌及樣品）

㎡

52.46

A—10

墻面乳膠漆

㎡

215

A—11

打線槽布線,面層不銹鋼扣板

項

A—12

二級石膏板吊頂

㎡

A—13

二級鋁塑板吊頂

㎡

A—14

承重隔斷

㎡

25.46

A—15

衛(wèi)生間隔斷

㎡

6.12

A—16

衛(wèi)生器具(洗手盆＼拖把池＼蹲位＼鏡子)

項

A—17

衛(wèi)生間管道改造

項

A—18

衛(wèi)生間地面磚

㎡

8.4

A—19

衛(wèi)生間墻面

㎡

A—20

衛(wèi)生間集成吊頂

㎡

8.4

A—21

衛(wèi)生間墻、地、頂拆除

項

A—22

600*600mm嵌入式LED吸頂燈

300*600mm嵌入式LED吸頂燈

300*1200mm嵌入式LED吸頂燈

組

組

組

A—23

窗簾

㎡

A—24

材料二次轉(zhuǎn)運及其他清理費用

項

A—25

廊道乳膠漆

㎡

120

A—26

厚1.2mm不銹鋼電纜槽（截面尺寸：150mm*250mm）

M

A—27

混凝土墻開門洞（2.1*0.9*0.5m）

M3

0.9

A—28

8W

LED燈帶（寬*深=0.3*0.18m亞克力板罩面）

m

A—29

6w

5寸筒燈

套

A—30

開關(guān)（單聯(lián)）（走道、衛(wèi)生間）

套

A—31

開關(guān)（雙聯(lián)）

套

A—32

網(wǎng)線二位五孔組合插座

套

A—33

二位五孔組合插座

套

桌面多位五孔組合插座

套

A—34

2.5mm2單股銅芯線

卷

A—35

6寸10W嵌入式應(yīng)急照明燈

套

A—36

煙感報警器

套

本方案未盡事宜，現(xiàn)場多方協(xié)商確定。

第五篇：文控管理

文 控 管 理

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法.二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦行政科設(shè)立文控組，管理公司主體文件資料工作。文控組管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控組既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作 進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保 護、統(tǒng)計等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主 動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控這項工作辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和 類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2．3 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP

2．4 編號分一級部門代碼和二級部門,代碼編制形式采用拼音或英文簡寫表示：

一級部門代碼: 總經(jīng)辦ZJB

總務(wù)部ZWB

計劃供應(yīng)部GJB

生產(chǎn)部 SCB

品質(zhì)工程部PGB

客服部KFB

二級部門代碼: 人事科 RSK、財務(wù)科CWK、行政科XZK、保衛(wèi)科BWK

保潔科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、動力工程SBE

基建科JJK、生產(chǎn)計劃科JHK、采購科CGK、工程科GCK

物流關(guān)務(wù)科WLK、資材科ZCK、裝配車間NBC、評測科PCK

噴油車間PYC、制程品質(zhì)科QAS、維修科RMA、清點科QDK

RMA品質(zhì)科RQA、來料檢驗科IQC A.文件編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□□（一級部門拼

音縮

寫或英文簡寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2011年某份制度編碼為：SZJBNOP11001。

B.表單編碼原則采用字段+間隔符”-“的組成方式；所有記錄表單編號應(yīng)是唯一的； 記錄?的編號形式:

□(R)-□□□(一級部門代碼)-□□□(二級部門代碼)-□□□(流水號)+□(版本)記錄表單原始發(fā)行時版本即為最初版本,修訂一次為B版,以此類推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示總經(jīng)辦行政科的第一份記錄,版本為第一版.3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯

邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫

標(biāo)題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的 材料進行修補和復(fù)制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報 主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分 別

于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管

期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦 理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

附則

1．文控積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。