第一篇：房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工

房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工

隨著城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)的持續(xù)強(qiáng)勁發(fā)展，房產(chǎn)登記檔案的數(shù)量急劇增加，房產(chǎn)登記檔案的利用率大幅提高。由于利用率的不斷提高，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)房屋登記檔案的種種局限性逐漸凸顯，必然對(duì)房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化、信息化以及管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出更高的要求。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工是新形式下房產(chǎn)登記檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化的基礎(chǔ)和核心。如何更好地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工處理，使房產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、高效，加強(qiáng)內(nèi)外管理，提升綜合服務(wù)水平，最大限度地降低人力成本和資源消耗，是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的重要性

開(kāi)展房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工工作的目的是，通過(guò)對(duì)房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工，建立與紙質(zhì)檔案一致、同步更新的電子復(fù)本，構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)登記電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立歷史檔案房屋電子登記簿，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助房產(chǎn)登記檔案生成、數(shù)字化存貯、動(dòng)態(tài)更新和一體化管理，建立規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的房產(chǎn)登記檔案處理流程和管理體系。在現(xiàn)階段，這項(xiàng)工作的重要性正日益凸顯出來(lái)。

一是減輕檔案庫(kù)房的壓力。通過(guò)對(duì)房產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，形成與現(xiàn)實(shí)同步的電子復(fù)本，建立統(tǒng)一管理的房產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以大量減少檔案、資料的副卷和復(fù)本數(shù)量，有效節(jié)約庫(kù)房空間。二是提高房產(chǎn)登記檔案管理、利用效率。對(duì)房屋登記檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，可打破傳統(tǒng)的提供利用及查閱方式，有助于方便、快捷地在系統(tǒng)中取得數(shù)字化信息；提供查檔等服務(wù)的部門(mén)可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展工作，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，最大化提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。三是保護(hù)房產(chǎn)登記檔案原件。房產(chǎn)登記檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工形成電子檔案后，除非特殊需要，提供查檔利用時(shí)一般不再調(diào)閱檔案原件，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)即可取得檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的資源，不僅減少了檔案原件的借調(diào)頻率，還避免了復(fù)印機(jī)等光電設(shè)備對(duì)檔案原件的損害。四是確保房產(chǎn)登記檔案的安全。通過(guò)數(shù)字化加工及加工成果的備份，可有效防止水、火及人為擅自改動(dòng)檔案內(nèi)容和檔案損毀等損失。數(shù)字化加工成果備份副本異地存放，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保房產(chǎn)登記檔案的安全。

二、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的環(huán)境建設(shè)

一是加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。成立專(zhuān)職機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工工作；完善突發(fā)情況應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案；強(qiáng)化數(shù)字化工作會(huì)議總結(jié)制度，制定數(shù)字化工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃、時(shí)間表和具體方案；健全完善登記機(jī)構(gòu)內(nèi)部關(guān)于數(shù)字化加工工作的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范和日常工作流程；強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中檔案資料管理的規(guī)范化、制度化；定期和軟件公司溝通交流，使軟件更加適應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

二是開(kāi)展人員培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，提升數(shù)字化工作人員的規(guī)范、安全和保密意識(shí)；加速房地產(chǎn)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，改變傳統(tǒng)工作觀念；組織數(shù)字化業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)；引進(jìn)專(zhuān)門(mén)人才，及時(shí)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，提高服務(wù)水平和工作效率；組織業(yè)務(wù)骨干外出考察學(xué)習(xí)。

三是加大硬件投入。結(jié)合實(shí)際需求和財(cái)力狀況，采購(gòu)必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和辦公設(shè)備；根據(jù)《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，在配供電、防塵、防潮、防雷、隔音、消防安全、綜合布線、溫濕度指標(biāo)等各項(xiàng)硬件條件上要符合要求；對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整升級(jí)，逐步從局域網(wǎng)(LAN)向廣域網(wǎng)(WAN)轉(zhuǎn)變。需要注意的是，在設(shè)備采購(gòu)上應(yīng)以實(shí)用為原則，結(jié)合所使用的信息管理系統(tǒng)、日常檔案量、當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)業(yè)市場(chǎng)發(fā)展情況等因素預(yù)留一定的擴(kuò)展空間，不必追求過(guò)高配置，盲目采購(gòu)高精尖端設(shè)備。

三、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容

一是加工流程。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工前必須對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行手工整理裝訂，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化，并將數(shù)字化加工成果下載到可脫機(jī)保存的載體上進(jìn)行備份。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的流程是連續(xù)且相輔相成的，主要包含卷宗整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份與異地保存等步驟。

二是注意事項(xiàng)。應(yīng)注意按電子登記簿的編制要求制訂合理規(guī)范的信息分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)，遵循“最小基本信息”的原則錄入信息。進(jìn)行檔案掃描時(shí)，應(yīng)充分考慮房產(chǎn)登記檔案的利用率、檔案保存期限等因素，對(duì)于需永久保存的房產(chǎn)登記檔案應(yīng)逐頁(yè)逐卷進(jìn)行全部掃描，對(duì)于宜定期保存且格式性文件較多的抵押權(quán)檔案、預(yù)告登記、預(yù)抵押登記等檔案則有選擇地掃描。同時(shí)應(yīng)根據(jù)設(shè)備性能和電子檔案利用的實(shí)際使用情況，合理設(shè)置掃描精度，以適用的圖像清晰度為宜，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工成果存儲(chǔ)載體資源的有效利用。

三是信息檢測(cè)與維護(hù)。以維護(hù)數(shù)字化成果和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的完整性為主要目標(biāo)，保持紙質(zhì)檔案與數(shù)字化加工成果、數(shù)據(jù)庫(kù)信息的一致性。同時(shí)要清查數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)或無(wú)效信息，保障系統(tǒng)信息的唯一性、有效性和準(zhǔn)確性。

第二篇：檔案數(shù)字化加工流程及

檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范

文檔目錄

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、檔案調(diào)卷......................................................................................................................................2

三、整理及著錄..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、檔案掃描......................................................................................................................................3

六、影像處理......................................................................................................................................4

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢......................................................................................................................................4

八、檔案裝卷......................................................................................................................................4

九、完整歸還......................................................................................................................................5

十、數(shù)據(jù)備份......................................................................................................................................5

八、數(shù)據(jù)掛接......................................................................................................................................5

一、操作流程

檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒(méi)有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。

二、檔案調(diào)卷

這個(gè)過(guò)程我方要指定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人與客戶(hù)（檔案館庫(kù)房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，與客戶(hù)做好交接記錄，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：

1，我方指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

2，填寫(xiě)《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。

三、整理及著錄

檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒(méi)有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

（一），使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號(hào)為JS121006002）。如果用戶(hù)提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類(lèi)似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：

1，如果用戶(hù)提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。2，著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng)，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶(hù)協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：

以“卷”為管理單位的、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等。以“件”為管理單位的、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。

3，如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號(hào)等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)與客戶(hù)協(xié)商解決。

4，如遇到較少見(jiàn)的繁體字或不清晰的字體，需向組長(zhǎng)反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。

5, 如遇到無(wú)題名的檔案,及時(shí)記錄下來(lái)，反應(yīng)給客戶(hù)協(xié)商解決。

6，關(guān)于順頁(yè)；整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問(wèn)題及時(shí)反饋。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。

7，關(guān)于分卷問(wèn)題；檔號(hào)保持不變，卷號(hào)采用“卷號(hào)-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶(hù)沒(méi)有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄）。

8，關(guān)于補(bǔ)卷問(wèn)題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí)，卷號(hào)要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號(hào)為準(zhǔn)。如0025-

1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變。

9，檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。

以上問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)反饋給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)和客戶(hù)協(xié)調(diào)。

四、拆卷

拆卷時(shí)要對(duì)照檔案目錄逐頁(yè)檢查檔案原件同時(shí)檢查檔案紙質(zhì)目錄，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識(shí)。1，按順序進(jìn)行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號(hào) >盒號(hào)”。拆卷過(guò)程中注意保護(hù)檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時(shí)保持檔案的原貌。

2，頁(yè)碼檢查，頁(yè)碼檢查過(guò)程中小于本卷其他頁(yè)面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫(xiě)當(dāng)前頁(yè)碼。若發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、殘頁(yè)等問(wèn)題及時(shí)做好記錄，并反饋給組長(zhǎng)。

3，拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線。4，將案卷內(nèi)頁(yè)一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)特殊頁(yè)做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意。

5，拆卷過(guò)程中剔除生銹、易銹等金屬物，對(duì)粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點(diǎn)處理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢(xún)，不得擅自對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理；

7，破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描（裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描）；

五、檔案掃描

檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過(guò)程，掃描的操作順序： 1>導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

2>通過(guò)檔案數(shù)字化加工軟件生成計(jì)算機(jī)磁盤(pán)樹(shù)型文件目錄結(jié)構(gòu)； 3>開(kāi)始掃描檔案；

掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

1，掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為T(mén)IFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。

2，檔案掃描的過(guò)程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過(guò)程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

3, 認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

4, 掃描過(guò)程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

六、影像處理

影像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像頁(yè)面出現(xiàn)偏斜及圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

影像處理時(shí)，要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

影像處理的過(guò)程中切勿操之過(guò)急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

具體操作細(xì)節(jié)如下：

1，對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

2，發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，處理時(shí)要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。

3，大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請(qǐng)示組長(zhǎng)的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

4.若處理時(shí)誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng)，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并匯報(bào)給組長(zhǎng)登記。

6.處理工作完成時(shí)，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報(bào)轉(zhuǎn)交給組長(zhǎng)，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1，逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開(kāi)正常、頁(yè)數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。

如果出現(xiàn)以上問(wèn)題要填寫(xiě)《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時(shí)修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長(zhǎng)。組長(zhǎng)按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對(duì)其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。

八、檔案裝卷

1，裝訂前對(duì)照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實(shí)體相符；

2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號(hào)與盒面各項(xiàng)是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確； 3，裝卷時(shí)一定要再次順頁(yè)，若裝卷時(shí)除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問(wèn)題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁(yè)、殘頁(yè)，目錄、備考表遺失等其他問(wèn)題時(shí)要及時(shí)向轉(zhuǎn)交人員問(wèn)詢(xún)，反應(yīng)給組長(zhǎng)及時(shí)解決；

4，裝卷時(shí)一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；

九、完整歸還

歸還時(shí)由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶(hù)，并填寫(xiě)《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶(hù)的簽名。本表格由組長(zhǎng)保存，最后提交到公司做永久備案。

十、數(shù)據(jù)備份

掃描期間組長(zhǎng)要備份不同價(jià)段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶(hù)經(jīng)驗(yàn)收合格后，進(jìn)行三種備份

1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤(pán)備份。2，將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上備份。

3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶(hù)的檔案服務(wù)器上備份。

十一、數(shù)據(jù)掛接

1，由組長(zhǎng)通過(guò)ADPS生成掛接數(shù)據(jù)。

2，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。3，打開(kāi)AIMS(檔案信息化管理系統(tǒng))，檢查掛接的文

第三篇： 檔案數(shù)字化加工工作流程

數(shù)字化加工工作流程

1.1.1.項(xiàng)目策劃

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，項(xiàng)目策劃階段主要完成四個(gè)方面的工作：召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、試掃前的準(zhǔn)備工作、試掃工作和數(shù)字化加工前的準(zhǔn)備工作。

1.1.1.1.召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在項(xiàng)目正式開(kāi)始實(shí)施前，需要召開(kāi)由用戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)、用戶(hù)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、用戶(hù)方其他相關(guān)人員、我公司領(lǐng)導(dǎo)、我公司項(xiàng)目經(jīng)理、我公司數(shù)字化流程各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人參加的啟動(dòng)會(huì)，在啟動(dòng)會(huì)上要明確項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、組織機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并形成《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》。

1.1.1.2.試掃前的準(zhǔn)備工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在進(jìn)行項(xiàng)目試掃工作前，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織完成以下準(zhǔn)備工作：

加工場(chǎng)地環(huán)境的準(zhǔn)備：包括監(jiān)控設(shè)備、項(xiàng)目橫幅、項(xiàng)目看板、試掃人員桌椅、飲水機(jī)、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建：布線搭建數(shù)字化試掃加工現(xiàn)場(chǎng)的局域網(wǎng)，保證各臺(tái)參與試掃的計(jì)算機(jī)都能相互訪問(wèn)和訪問(wèn)服務(wù)器；

“檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)”的安裝、調(diào)試和初始化：項(xiàng)目經(jīng)理（或指定人員）負(fù)責(zé)將“數(shù)字化管理系統(tǒng)”安裝到局域網(wǎng)（包括服務(wù)器端和各個(gè)試掃客戶(hù)端的安裝），并進(jìn)行調(diào)試，保證每個(gè)試掃客戶(hù)端都能訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況（參照《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》）進(jìn)行“數(shù)字化管理系統(tǒng)”的初始化工作，包括建立檔案庫(kù)、系統(tǒng)配置、流程設(shè)置、試掃人員管理等工作；

檔案準(zhǔn)備：打印輸出標(biāo)準(zhǔn)格式的考勤表、值日表、外來(lái)人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，依據(jù)合同中的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》，項(xiàng)目經(jīng)理和試掃人員（由數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人組成）抽取各檔案資料進(jìn)行為期5個(gè)工作日的掃描測(cè)試，形成《掃描測(cè)試報(bào)告》，并由項(xiàng)目管理組對(duì)《掃描測(cè)試報(bào)告》進(jìn)行評(píng)審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《掃描測(cè)試報(bào)告》和用戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施周期的要求，我公司數(shù)字化項(xiàng)目評(píng)估小組與數(shù)字化制作部經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成本、所需設(shè)備、人員等進(jìn)行評(píng)估，形成《項(xiàng)目規(guī)模評(píng)估報(bào)告》并簽字確認(rèn)，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》，并提交項(xiàng)目管理組進(jìn)行評(píng)審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《項(xiàng)目規(guī)模評(píng)估報(bào)告》，我公司數(shù)字化制作部經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的設(shè)備和工作人員，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定《人員計(jì)劃》、《設(shè)備計(jì)劃》、《場(chǎng)地計(jì)劃》、《進(jìn)度計(jì)劃》，質(zhì)量保證組負(fù)責(zé)制定《質(zhì)量保證計(jì)劃》，并提交給項(xiàng)目管理組進(jìn)行審批，如果存在問(wèn)題，則需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行修改并再次提交項(xiàng)目管理組評(píng)審，直至評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)。

1.1.2.提卷出庫(kù)

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由提卷出庫(kù)人員負(fù)責(zé)與檔案管理人員一起從庫(kù)房提取本次（可以為一個(gè)工作日或者多個(gè)工作日）需要加工的檔案實(shí)體，對(duì)提卷出庫(kù)的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，保證案卷封面的檔號(hào)與調(diào)卷單開(kāi)具的檔號(hào)應(yīng)一一對(duì)應(yīng)，在每次提卷的過(guò)程中：1、檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)出庫(kù)的檔案實(shí)體進(jìn)行出庫(kù)登記（包括出庫(kù)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所調(diào)卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；2、提卷出庫(kù)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《提卷單》相關(guān)信息，包括調(diào)卷時(shí)間、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所調(diào)卷數(shù)等信息，對(duì)于調(diào)卷時(shí)所缺的卷，在《提卷單》上要明確進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)短缺以及其他特殊情況的處理要進(jìn)行詳細(xì)記載，最后需要由提卷出庫(kù)人員和檔案管理人員一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫(kù)人員將檔案實(shí)體從用戶(hù)庫(kù)房運(yùn)送到加工現(xiàn)場(chǎng)的全過(guò)程；4、項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行入場(chǎng)登記（包括入場(chǎng)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、入場(chǎng)卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和提卷出庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；5、項(xiàng)目經(jīng)理在調(diào)卷記錄中簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理接收案卷后，提卷出庫(kù)人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“提卷出庫(kù)”功能，將提卷相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案查卷人員對(duì)所提案卷進(jìn)行逐卷的檢查核對(duì)，核對(duì)案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結(jié)果記載到《流程單》，對(duì)擬掃描檔案逐份進(jìn)行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴(yán)重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件不掃”、“此頁(yè)不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說(shuō)明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁(yè)，保證案卷與《流程單》的一一對(duì)應(yīng)，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)查卷相關(guān)信息（如查卷人、查卷時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.4.編寫(xiě)頁(yè)號(hào)

在檔案數(shù)字化項(xiàng)目加工中，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)（以案卷大流水為原則，即每卷一個(gè)流水號(hào)），在編寫(xiě)頁(yè)號(hào)的過(guò)程中，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴(kuò)散、復(fù)印件、傳真件、破損、蟲(chóng)、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復(fù)過(guò)的痕跡）的情況詳細(xì)的記載在《流程單》中，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)相關(guān)信息（如編寫(xiě)人、編寫(xiě)時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫(xiě)頁(yè)號(hào)”功能，將編寫(xiě)頁(yè)號(hào)相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，裝訂物拆除人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書(shū)訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應(yīng)拆除工具，將裝訂物進(jìn)行拆除，但必須小心細(xì)致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書(shū)籍及成精裝書(shū)籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當(dāng)完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫(xiě)裝訂物拆除相關(guān)信息（如拆除人、拆除時(shí)間、拆除內(nèi)容等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.6.數(shù)據(jù)錄入

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)錄入人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。數(shù)據(jù)錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)錄入人、數(shù)據(jù)錄入時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，將數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.7.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件對(duì)已經(jīng)錄入的檔案目錄信息進(jìn)行校對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就地進(jìn)行修改，系統(tǒng)自動(dòng)記載數(shù)據(jù)錯(cuò)誤信息和改錯(cuò)過(guò)程信息。數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)質(zhì)檢人、數(shù)據(jù)質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，紙面處理是整個(gè)數(shù)字化加工工序中最難、最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，紙面處理的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)數(shù)字化加工項(xiàng)目的質(zhì)量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問(wèn)題：可以采用厚書(shū)或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進(jìn)行處理；

霉變問(wèn)題：首先可以采用清洗技術(shù)，對(duì)于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進(jìn)行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術(shù)，將紙張上的霉變物質(zhì)進(jìn)行清除；

傳真件或電報(bào)件所使用的熱敏紙問(wèn)題：進(jìn)行加深復(fù)?。⊕呙钑r(shí)只需掃描復(fù)印件即可）；

原件破損缺字問(wèn)題：先進(jìn)行紙張修裱（掃描時(shí)需要對(duì)修裱后的紙張進(jìn)行掃描），同時(shí)在對(duì)應(yīng)目錄信息“備考”字段中進(jìn)行注釋。

在進(jìn)行紙面處理的過(guò)程中，要以不損壞檔案實(shí)體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫(xiě)紙面處理相關(guān)信息（如處理人、處理時(shí)間、處理內(nèi)容等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案掃描人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》技術(shù)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進(jìn)行掃描，在掃描的過(guò)程中，根據(jù)檔案原件的質(zhì)量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進(jìn)行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對(duì)比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)檔案掃描相關(guān)信息（如掃描人、掃描時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，為了降低后期返工的風(fēng)險(xiǎn)，將圖像處理、圖像質(zhì)檢等工序的工作量降低到最少，需要對(duì)掃描文件進(jìn)行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數(shù)字化管理”系統(tǒng)中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實(shí)體為參考，對(duì)系統(tǒng)中的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)掃描抽檢相關(guān)信息（如抽檢人、抽檢時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.11.高清處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像處理人員需要對(duì)掃描后生成的圖像文件進(jìn)行進(jìn)一步處理，可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個(gè)數(shù)與實(shí)際圖像個(gè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，采用專(zhuān)業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行處理，在處理過(guò)程中將不合格的頁(yè)記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點(diǎn)、去污漬。掃描后形成的文件可能會(huì)存在黑邊、零散的小黑點(diǎn)、大塊的污漬等情況，用戶(hù)可以根據(jù)不同的情況自動(dòng)去除黑邊、污點(diǎn)、污漬，并且可以對(duì)處理的閥值（自動(dòng)處理的強(qiáng)度）進(jìn)行設(shè)置；

拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個(gè)單頁(yè)文件組合成一個(gè)文件，也可將組合成的文件再進(jìn)行拆分成多個(gè)單頁(yè)文件。比如在掃描時(shí)，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺(jué)效果，可以利用此功能將選擇區(qū)域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統(tǒng)支持對(duì)一批圖像文件進(jìn)行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)圖像處理相關(guān)信息（如圖像處理人、圖像處理時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.12.圖像質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像質(zhì)檢人員依據(jù)《流程單》，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中“圖像質(zhì)檢”功能，對(duì)圖像文件逐頁(yè)進(jìn)行檢查，確保質(zhì)檢后的圖像數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體資料一致，確保無(wú)缺頁(yè)現(xiàn)象，確保圖像文件中的頁(yè)碼清晰。如在質(zhì)檢的過(guò)程發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤現(xiàn)象，需將錯(cuò)誤信息記錄在《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》上，并將其錯(cuò)誤問(wèn)題與《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》一同反饋給糾錯(cuò)人員，并要求糾錯(cuò)人員在當(dāng)天內(nèi)提供復(fù)檢數(shù)據(jù)，再進(jìn)行2次數(shù)據(jù)復(fù)檢，在圖像質(zhì)檢過(guò)程中，對(duì)于個(gè)別與原件問(wèn)題有關(guān)的不符合標(biāo)準(zhǔn)的圖像必須查找檔案原件進(jìn)行核對(duì)。圖像質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)圖像質(zhì)檢相關(guān)信息（如圖像質(zhì)檢人、圖像質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像質(zhì)檢”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.13.格式轉(zhuǎn)換

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，格式轉(zhuǎn)換人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉(zhuǎn)換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉(zhuǎn)換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱(chēng)與原文件名稱(chēng)一致，只是擴(kuò)展名不同而已，在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)為轉(zhuǎn)換后的電子文件生成MD5校驗(yàn)碼，并保存到數(shù)據(jù)庫(kù)。格式轉(zhuǎn)換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息（如格式轉(zhuǎn)換人、轉(zhuǎn)換時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.14.轉(zhuǎn)換核查

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，轉(zhuǎn)換核查人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，對(duì)格式轉(zhuǎn)換的結(jié)果進(jìn)行核查，核查方式包括兩種：自動(dòng)核查和手工核查，其中自動(dòng)核查由系統(tǒng)自動(dòng)完成，主要是核對(duì)轉(zhuǎn)換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數(shù)量與源掃描文件（TIF格式）的數(shù)量是否一致，如果不一致，則自動(dòng)出具不一致電子文件名稱(chēng)的清單；手工核查由轉(zhuǎn)換核查人員手工完成，轉(zhuǎn)換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對(duì)轉(zhuǎn)換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是否一致，最終生成《轉(zhuǎn)換核查報(bào)告》，轉(zhuǎn)換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息（如核查人、核查時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，將轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢后，檔案裝訂人員需要對(duì)拆分的案卷進(jìn)行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進(jìn)行恢復(fù)，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經(jīng)過(guò)抽樣質(zhì)檢驗(yàn)收合格后交還給用戶(hù)檔案管理人員進(jìn)行裝盒工作，裝盒結(jié)束后，再由裝訂人員進(jìn)行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)檔案裝訂相關(guān)信息（如裝訂人、裝訂時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.16.總質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，總質(zhì)檢人員根據(jù)項(xiàng)目合同內(nèi)所規(guī)定的驗(yàn)收方式，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，對(duì)案卷實(shí)體、圖像文件以及目錄著錄信息進(jìn)行抽檢（包括案卷實(shí)體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報(bào)表輸出情況等），在無(wú)特殊的要求時(shí)，案卷實(shí)體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進(jìn)行抽檢，抽檢工作將按照階段驗(yàn)收周期進(jìn)行，每次抽檢結(jié)束后必須出具《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報(bào)告》；如在抽檢的過(guò)程中有不合格現(xiàn)象時(shí)，必須將抽檢問(wèn)題記錄在《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報(bào)告》上，并將抽檢報(bào)告在當(dāng)天內(nèi)反饋給糾錯(cuò)人員，并監(jiān)督其在當(dāng)天內(nèi)完成糾錯(cuò)工作并再次提交成品數(shù)據(jù)給抽樣質(zhì)檢人員進(jìn)行復(fù)檢，總質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫(xiě)總質(zhì)檢相關(guān)信息（如質(zhì)檢人、質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，將對(duì)檔案實(shí)體的總質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.17.還卷入庫(kù)

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由還卷入庫(kù)人員負(fù)責(zé)與項(xiàng)目經(jīng)理一起從加工限產(chǎn)提取本次（可以為一個(gè)工作日或者多個(gè)工作日）需要?dú)w還的檔案實(shí)體，在每次還卷的過(guò)程中：1、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)出場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行《出場(chǎng)單》登記（包括出場(chǎng)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所還卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和還卷入庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；2、還卷入庫(kù)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《還卷單》相關(guān)信息，包括還卷時(shí)間、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所還卷數(shù)等信息，項(xiàng)目經(jīng)理共同對(duì)出場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷的清點(diǎn)，最后需要由還卷入庫(kù)人員和項(xiàng)目經(jīng)理一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督還卷入庫(kù)人員將檔案實(shí)體從加工現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)送到用戶(hù)庫(kù)房的全過(guò)程；4、檔案管理人員對(duì)進(jìn)入庫(kù)房的檔案實(shí)體進(jìn)行入庫(kù)登記（包括入庫(kù)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、入庫(kù)卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認(rèn)。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關(guān)檔案歸還信息錄入到“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中。

第四篇：20151106-檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則

檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則

為確保本館館藏檔案數(shù)字化加工的安全管理和質(zhì)量控制，根據(jù)國(guó)家檔案局和本局有關(guān)檔案數(shù)字化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，按照本館檔案數(shù)字化加工工作流程，特制定本操作細(xì)則。

本細(xì)則對(duì)檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實(shí)體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等，提出操作要求，并在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中確保檔案實(shí)體及其信息的安全保密。

一、檔案實(shí)體交接

檔案實(shí)體交接分為檔案領(lǐng)取、檔案歸還、檔案存放三個(gè)環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔(dān)本館檔案數(shù)字化的服務(wù)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成。

（一）檔案領(lǐng)取

1.按照館藏檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目計(jì)劃，服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作進(jìn)度以及加工能力，提出檔案領(lǐng)取申請(qǐng)，經(jīng)監(jiān)理公司審核后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)，庫(kù)房管理人員按需求調(diào)卷，清點(diǎn)、核實(shí)無(wú)誤后辦理檔案出庫(kù)登記手續(xù)。2.出庫(kù)檔案進(jìn)入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員共同清點(diǎn)、核對(duì)該批次檔案的范圍、數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案交接記錄表》，并經(jīng)三方簽字確認(rèn)。

3.接收的檔案有錯(cuò)誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請(qǐng)檔案數(shù)字化中心管理員確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。

4.加工人員按檔案的檔號(hào)排列順序依次向服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員領(lǐng)取檔案，確認(rèn)加工內(nèi)容并簽字。

5.加工完畢后，加工人員將檔案退還服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員，由管理人員確認(rèn)簽字。

（二）檔案歸還

1.同一批次出庫(kù)的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字化中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員按《檔案交接記錄表》，確定應(yīng)歸還檔案的檔號(hào)(全宗號(hào)、年份、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào))和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。

2.將檔案按出庫(kù)時(shí)的排列順序排列。

3.監(jiān)理公司對(duì)服務(wù)機(jī)構(gòu)提出歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查檔案的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后向數(shù)字化中心提出歸還建議。

4.數(shù)字化中心與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)并抽查檔案的完整性情況，三方確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案交接記錄表》簽字確認(rèn)。

5.檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫(kù)手續(xù)。

（三）檔案存放

1.數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時(shí)庫(kù)房，下班后不能留存在加工位及加工區(qū)域。

2.每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)按當(dāng)日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時(shí)庫(kù)房運(yùn)送檔案到加工中心，下班后提前10分鐘清點(diǎn)出庫(kù)加工檔案，將加工檔案返回臨時(shí)庫(kù)房存放。

3.加工檔案的安全管理要責(zé)任到個(gè)人，個(gè)人加工領(lǐng)取的檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工檔案禁止存放到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個(gè)人使用的掃描儀，避免遺漏。

二、數(shù)字化加工

數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照本館規(guī)定的流程進(jìn)行，具體為：目錄審核修改→檔案拆裝→檔案掃描→圖像處理→圖像質(zhì)檢、→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗(yàn)收→數(shù)據(jù)備份→檔案裝訂→檔案歸還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作流程不允許接觸檔案實(shí)體，如確實(shí)因質(zhì)量檢查、修改工作需要，可向服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理人員申請(qǐng)使用檔案實(shí)體。

（一）目錄審核

1.未建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的，加工人員應(yīng)在檔案數(shù)字化中心管理人員指導(dǎo)下按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求（試行）》以及數(shù)據(jù)掛接等要求，依據(jù)檔案實(shí)體逐一進(jìn)行目錄著錄。

2.核對(duì)目錄時(shí)如發(fā)現(xiàn)有目錄無(wú)正文、有正文無(wú)目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁(yè)號(hào)內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)告知現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。

3.機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作完成的，核實(shí)檔案目錄著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性，如有不規(guī)范或錯(cuò)誤的文件題名、責(zé)任者、檔號(hào)、起止頁(yè)號(hào)，應(yīng)依據(jù)檔案實(shí)體對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

著錄條目質(zhì)量應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：

①文件題名：一般由責(zé)任者、事由、文種三要素組成，文件沒(méi)有題名或不能揭示內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名；文件題名過(guò)于冗長(zhǎng)的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫(xiě)或刪改的題名字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在60個(gè)字以?xún)?nèi)。

②文件時(shí)間：一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1—4位數(shù)表示年，第5—6位數(shù)表示月，第7—8位數(shù)表示日，月、日位數(shù)不足補(bǔ)“0”，無(wú)法確定的時(shí)間亦用“0”替代。

③：屬于公元紀(jì)年的錄入要規(guī)范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件編號(hào)：除用“[ ]”號(hào)外,其余原文照錄；聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，只著錄一個(gè)文件編號(hào)，但立檔單位的文件編號(hào)必須著錄。

⑤責(zé)任者：必須著錄對(duì)文件負(fù)責(zé)的個(gè)人姓名和機(jī)關(guān)、團(tuán)體的通用簡(jiǎn)稱(chēng)或全稱(chēng)，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱(chēng)著錄；責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示，責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。

⑥檔號(hào)：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為“全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)—文件所在頁(yè)號(hào)”，各號(hào)之間用“—”間隔。除全宗號(hào)中作為全宗屬類(lèi)代碼的漢字或英文、漢語(yǔ)拼音字母等原樣照錄外，各號(hào)均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全宗號(hào)3位、目錄號(hào)3位、案卷號(hào)4位、文件所在頁(yè)號(hào)4位，位數(shù)不足前補(bǔ)“0”。

⑦檢查著錄條目的正題名、檔號(hào)、、責(zé)任者、文件編號(hào)、檔案館代碼、保管期限、頁(yè)號(hào)、密級(jí)等若干必錄項(xiàng)目是否著錄完整；殘缺文字用“□”號(hào)表示。

4.機(jī)讀目錄修改后如錯(cuò)誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì)目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打?。蝗绻枰薷膬?nèi)容太多影響到目錄頁(yè)面美觀的，則要重新打印，將新目錄放臵在原檔案目錄上。

5.目錄數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式為txt以及dbf格式文件，符合GD2000數(shù)據(jù)接收要求。

（二）檔案拆裝

1.檔案拆除裝訂前逐頁(yè)清點(diǎn)案卷張、頁(yè)數(shù)。出現(xiàn)有少量頁(yè)碼錯(cuò)漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁(yè)面下角，需用前一頁(yè)頁(yè)碼用鉛筆加“—1，……”標(biāo)注在檔案上，如漏編頁(yè)碼屬本卷的最后一頁(yè)檔案，應(yīng)續(xù)上一頁(yè)檔案的順序往后編碼，不能用“—1”表示，檔案原始頁(yè)碼看不清的要用水性筆寫(xiě)上實(shí)際頁(yè)碼，并在備考表上說(shuō)明錯(cuò)漏編情況，由數(shù)字化中心管理員簽字確認(rèn)；漏編數(shù)量多的，應(yīng)整卷按規(guī)范重新編制頁(yè)號(hào)。出現(xiàn)頁(yè)數(shù)嚴(yán)重不符、紙張破損嚴(yán)重等異常情況，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況交數(shù)字化中心管理員進(jìn)行處理。

2.檔案蟲(chóng)蛀、碳化情況嚴(yán)重，影響掃描的要登記在冊(cè)，由數(shù)字化中心管理員與相關(guān)處室做好對(duì)接，進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊，不允許擅自拆除裝訂。

3.檔案清點(diǎn)完成后，填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》中相應(yīng)項(xiàng):實(shí)際張、頁(yè)數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

4.拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。漿糊粘連、衣車(chē)縫制等拆除裝訂會(huì)造成檔案頁(yè)面損壞的，不允許強(qiáng)行拆除；雜志、書(shū)籍等拆除裝訂難以復(fù)原的，也可不拆除裝訂掃描。

5.拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實(shí)物的，應(yīng)根據(jù)原件給實(shí)物編號(hào)，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時(shí)再按原樣復(fù)原。

6.檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過(guò)后，要逐頁(yè)清點(diǎn)檔案卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。

7.檔案還原裝訂遇到頁(yè)面倒臵、無(wú)裝訂邊、裝訂線壓文字等情況，無(wú)裝訂邊的應(yīng)貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文字上；對(duì)倒臵頁(yè)面進(jìn)行糾正，如遇到其他特殊情況應(yīng)交數(shù)字化中心管理員，與相關(guān)處室溝通、協(xié)商，提出裝訂建議，按建議進(jìn)行裝訂。

（三）檔案掃描 1.每日開(kāi)始掃描前必須多掃描儀玻璃面進(jìn)行除塵，確保掃描效果。

2.掃描分辨率按項(xiàng)目合同要求進(jìn)行。檔案掃描前要確定掃描儀設(shè)定的參數(shù)符合項(xiàng)目規(guī)范、要求，檔案要逐頁(yè)通過(guò)掃描設(shè)備，確保圖像清晰完整。

3.對(duì)于原件不清晰的檔案掃描，要調(diào)整對(duì)比度、亮度等相關(guān)參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰；掃描時(shí)須將紙張放正，傾斜度控制在1度之內(nèi)。

4.檔案中有浮貼時(shí)，浮貼加原頁(yè)掃1頁(yè)，浮貼揭開(kāi)后原頁(yè)掃1頁(yè)，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨(dú)掃描。

5.紙張過(guò)薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔案字跡清晰，不透視下一頁(yè)圖像內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊時(shí)需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。

6.空白頁(yè)有頁(yè)碼無(wú)內(nèi)容的不掃描，在檔案?jìng)淇急砑肮ぷ鲉巫⒚鳌?/p>

7.紙質(zhì)檔案中有照片的，應(yīng)調(diào)整掃描分辨率為600dpi，文件存儲(chǔ)格式為tiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作單上注明。

8.檔案頁(yè)面若有折角或折疊，應(yīng)小心展開(kāi)、撫平、壓平，褶皺嚴(yán)重的，應(yīng)覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。

9.對(duì)于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如用常規(guī)掃描儀，則在掃描過(guò)程中盡量避免掃描頁(yè)面變形、漏光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時(shí)注意避免對(duì)檔案造成的損害。

10.掃描時(shí)不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)量不合格的重復(fù)掃描。如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確認(rèn)。

11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》，及時(shí)將檔案及工作單移交管理人員。

12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和桌面等設(shè)施，確保檔案無(wú)遺漏。

（四）圖像處理

1.圖像文件要進(jìn)行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細(xì)處理，力求保持檔案原貌，不允許用軟件強(qiáng)行糾偏、自動(dòng)裁剪檔案原有頁(yè)面。圖像處理應(yīng)達(dá)到：圖像完整、清晰、底色與檔案本身相仿、色澤均勻、無(wú)影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊（白邊或灰邊），圖像不偏斜或倒臵，符合正常閱讀習(xí)慣。

2.可對(duì)圖像進(jìn)行90度或180度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn)，偏離1度以上退回重新掃描。可對(duì)原件本身偏斜嚴(yán)重的圖像進(jìn)行糾偏處理。

3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。圖像糾偏：

（1）若紙張偏斜，文字不偏斜，以?xún)?nèi)容正來(lái)糾偏、裁剪。

（2）若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來(lái)糾偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以?xún)?nèi)容正來(lái)糾偏裁剪。

（3）若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來(lái)糾偏、裁剪。

圖像裁剪：

（1）處理翻折檔案圖像時(shí)，翻起部分只保留覆蓋后頁(yè)檔案部分，其他部分裁除。

（2）處理檔案中有黏貼小于32開(kāi)不規(guī)則小浮貼的圖像，當(dāng)小于32開(kāi)不規(guī)則小浮貼與后頁(yè)內(nèi)容無(wú)關(guān)聯(lián)時(shí)，應(yīng)分開(kāi)裁剪，不保留小于32開(kāi)不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像；小于32開(kāi)不規(guī)則小浮貼與后頁(yè)內(nèi)容有關(guān)聯(lián)時(shí)或互為補(bǔ)充內(nèi)容時(shí)，小于32開(kāi)不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁(yè)完整圖像。

（3）A3頁(yè)面、書(shū)本、筆記本等原則上分開(kāi)裁剪。如A3（或其他）為跨頁(yè)號(hào)印制，可進(jìn)行整頁(yè)掃描，按其中間折痕進(jìn)行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁(yè)碼的連續(xù)性。

（4）檔案出現(xiàn)大的破損，裁剪時(shí)要保留破損部分。（5）原檔案有托邊的紙張，裁剪時(shí)以原檔案大小裁剪。（6）兩頁(yè)16開(kāi)或A4檔案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩頁(yè)裁剪成一個(gè)畫(huà)幅；內(nèi)容沒(méi)有聯(lián)系的，按單頁(yè)裁剪成兩個(gè)畫(huà)幅。（7）粘貼有分類(lèi)小標(biāo)簽的會(huì)計(jì)賬簿，要保留分類(lèi)小標(biāo)簽掃描和裁剪。

（8）紙張有不規(guī)則邊角，但不屬于破損（如存根類(lèi)），且無(wú)檔案信息的，可進(jìn)行規(guī)整裁除。

（9）筆記本等頁(yè)面一個(gè)畫(huà)幅中，一頁(yè)有內(nèi)容一頁(yè)沒(méi)有內(nèi)容且無(wú)頁(yè)碼時(shí)，應(yīng)裁剪空白頁(yè)面。

（10）備考表若與其他非檔案頁(yè)面（無(wú)檔案信息）粘連，形成A3頁(yè)面時(shí)，裁剪只保留備考表部分。

4.處理過(guò)程中對(duì)檔案裝訂孔、檔案原有污點(diǎn)等不去除，處理過(guò)程應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，不允許出現(xiàn)原件沒(méi)有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。

5.去除不屬于檔案頁(yè)面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

6.依據(jù)有關(guān)規(guī)范要求對(duì)圖像文件進(jìn)行命名。圖像文件命名格式與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的檔號(hào)格式一致：全宗號(hào)（4位）—目錄號(hào)（3位）—案卷號(hào)（4位）—文件頁(yè)號(hào)（或文件順序號(hào)），檔號(hào)中的各號(hào)（代碼）固定位數(shù)，不足前補(bǔ)“0”。

7.按檔案實(shí)體頁(yè)數(shù)、頁(yè)序檢查、排列圖像文件的頁(yè)數(shù)、頁(yè)序，確保一致、無(wú)缺漏。

8.圖像處理完成后，填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》。

三、圖像質(zhì)檢

1.圖像質(zhì)檢必須逐頁(yè)翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文件數(shù)量、頁(yè)數(shù)是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、文字清晰，每頁(yè)圖像的頁(yè)碼是否存在，無(wú)漏失、多掃、不清晰、變形、失真、偏斜、頁(yè)碼錯(cuò)誤等情況。

2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列循序是否正確。

3.檢查過(guò)程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準(zhǔn)確等情況，須拿檔案紙質(zhì)原件對(duì)照確認(rèn)的，向管理人借出案卷實(shí)體對(duì)照，問(wèn)題明確后即時(shí)歸還。

四、數(shù)據(jù)掛接

1.批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認(rèn)合格后，通過(guò)相應(yīng)的軟件與檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行批量掛接，數(shù)據(jù)掛接完成，依據(jù)檔案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對(duì)目錄條目與檔案原文的掛接是否正確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

2.服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)據(jù)掛接全面檢查并檢查合格后，向監(jiān)理公司提出批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，返回服務(wù)機(jī)構(gòu)修改。

3.監(jiān)理公司完成批次檢查并確認(rèn)合格后，向數(shù)字化中心管理員提交《傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表》及相關(guān)全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)將該批次數(shù)據(jù)發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提交服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。

4.數(shù)據(jù)掛接合格后方可進(jìn)行檔案裝訂還原、歸庫(kù)、數(shù)據(jù)備份等項(xiàng)工作流程。

五、數(shù)據(jù)備份

1.數(shù)據(jù)質(zhì)檢、掛接合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員向監(jiān)理公司提交《檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表》，監(jiān)理公司確認(rèn)無(wú)誤后，向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認(rèn)數(shù)據(jù)已備份至電子文件（檔案）備份中心后，將程序表交給服務(wù)機(jī)構(gòu)刻錄小組進(jìn)行光盤(pán)刻錄。

2.數(shù)據(jù)刻錄使用刻錄軟件NERO，刻錄速度≤8X，光盤(pán)由服務(wù)機(jī)構(gòu)提供，采用檔案級(jí)專(zhuān)業(yè)刻錄機(jī)，每張刻錄數(shù)據(jù)量不超過(guò)4.3GB。

3.刻錄光盤(pán)為檔案級(jí)光盤(pán)，現(xiàn)有清華同方及JVC兩種4.7GB的DVD。為防止同品牌光盤(pán)質(zhì)量故障影響數(shù)據(jù)質(zhì)量，在一式三套中，不能單純一種品牌的光盤(pán)。

4.劃分好數(shù)據(jù)刻錄的文件夾，按照檔案管理的要求做好分級(jí)分項(xiàng)組織管理，以光盤(pán)號(hào)命名光盤(pán)卷標(biāo)。

5.光盤(pán)面使用光盤(pán)筆英雄HERO CDDVD Marker CD書(shū)寫(xiě)專(zhuān)用筆 CD-C001或真彩0615B光盤(pán)專(zhuān)用油性筆標(biāo)注：、順序號(hào)、全宗號(hào)等。

6.封面打?。褐谱鞴獗P(pán)封面（正面、背面、背脊）錄入信息并打??；光盤(pán)封面與封底使用專(zhuān)門(mén)的WORD模板打印，裁剪。分別錄入（A、B、C）三套保存數(shù)據(jù)入庫(kù)。及時(shí)記錄、填寫(xiě)工作進(jìn)度表、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)光盤(pán)刻錄表等信息。

7.光盤(pán)專(zhuān)檢人員負(fù)責(zé)讀取檢查每張光盤(pán)，刻錄必須保證質(zhì)量，要求盤(pán)片能在普通光驅(qū)中正確讀取，內(nèi)容無(wú)差錯(cuò)（有任何差錯(cuò)必須重新刻錄）。把計(jì)算機(jī)設(shè)臵成可以瀏覽縮略圖；其次對(duì)照數(shù)據(jù)單查看文件數(shù)。信息處工作人員隨機(jī)抽檢光盤(pán)質(zhì)量。及時(shí)放至7-1光盤(pán)庫(kù)，做好光盤(pán)存儲(chǔ)位臵登記。

8.數(shù)據(jù)刻錄完畢后，由信息化工作處按數(shù)據(jù)備份等相關(guān)操作規(guī)程監(jiān)督各加工計(jì)算機(jī)以及服務(wù)器等加工存留數(shù)據(jù)的移動(dòng)、刪除等操作。

9.未經(jīng)信息化工作處的允許，各加工計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的加工數(shù)據(jù)不得私自遷移、刪除。

第五篇：檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔案時(shí)一定要和客戶(hù)對(duì)好檔案接收單（包括檔案的批號(hào)，頁(yè)次，本數(shù)）。與客戶(hù)在交接單上簽字一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

1、檔案整理 1、1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書(shū)針、大頭針和回形針等；對(duì)已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁(yè)面折皺不平、漏頁(yè)、倒頁(yè)的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進(jìn)行頁(yè)碼編號(hào)，使用數(shù)字在客戶(hù)要求的地方編號(hào)，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對(duì)于己經(jīng)編好的頁(yè)碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無(wú)法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。1、3區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4頁(yè)面修整

破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號(hào)放置。要及時(shí)的流給下一個(gè)環(huán)節(jié)。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2．2．3頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。2．3．3需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護(hù) 2、5、1認(rèn)真對(duì)好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中案卷的編號(hào)在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號(hào)，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對(duì)系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，要在著錄系統(tǒng)中更改。2、5、3核對(duì)實(shí)際掃描的頁(yè)數(shù)和檔案整理時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時(shí)圖像有時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn)，和大面積的黑邊。說(shuō)明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開(kāi)掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專(zhuān)業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規(guī)則 3、1、1根據(jù)客戶(hù)的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號(hào)，題名，目錄號(hào)等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時(shí)間，文號(hào)等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入時(shí)要先檢查檔案，看檔案有沒(méi)有破損的，查看檔案的頁(yè)碼是否正確，同時(shí)根據(jù)客戶(hù)的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時(shí)要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識(shí)別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對(duì) 4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的頁(yè)數(shù)一致，4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯(cuò)，可依照原檔案更改，二是掃描出錯(cuò)可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。4．2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

4．2、1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。4．

2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

4．2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。4．1．5認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

4．3糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

4．4去污

對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。4、7圖像的補(bǔ)掃 4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲(chǔ) 5、1存儲(chǔ)格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián) 6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過(guò)軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)數(shù)字圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對(duì)每一份的圖像文件的名稱(chēng)是否與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份紙質(zhì)文件的檔號(hào)是否一致，圖像的頁(yè)數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份紙質(zhì)文件的頁(yè)數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)一致，6、3認(rèn)真的填寫(xiě)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理，掃描填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對(duì)工作完成后，拆除過(guò)裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。7、2在裝訂過(guò)程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯(cuò)頁(yè)，不漏頁(yè)，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個(gè)別注記和與檔案保存無(wú)關(guān)的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶(hù)驗(yàn)證之前，會(huì)按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查，察看是否漏掃頁(yè)和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實(shí)物檔案是否有順序錯(cuò)誤，錯(cuò)頁(yè)，漏頁(yè)和檔案的整齊性完整性。8、3認(rèn)真的填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤(pán)刻錄前可先由客戶(hù)派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對(duì)每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。9、2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過(guò)專(zhuān)用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行，也可通過(guò)掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查詢(xún)軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢(xún)軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過(guò)抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數(shù)據(jù)的備份 10、1通過(guò)刻錄的光盤(pán)或者通過(guò)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶(hù)的接口要求進(jìn)行開(kāi)發(fā)，測(cè)試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對(duì)于驗(yàn)收合格后的數(shù)據(jù)要及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開(kāi)，數(shù)據(jù)是否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標(biāo)簽，以便進(jìn)行查找與管理。10、2當(dāng)數(shù)據(jù)和影像導(dǎo)入完成客戶(hù)的影像系統(tǒng)后，客戶(hù)就可以在自己的影像系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱、查詢(xún)和管理已掃描的影像和數(shù)據(jù)了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現(xiàn)手寫(xiě)內(nèi)容，打錯(cuò)和漏打的內(nèi)容不能手寫(xiě)記錄，打錯(cuò)的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯(cuò)誤的交接單在簽收人面前銷(xiāo)毀。重簽一份。11、2每個(gè)月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊(cè)保存，寫(xiě)上年份月份。以便日后查找。