第一篇：衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目初步方案

衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目初步方案

衢州市城建檔案館現(xiàn)有館藏檔案約5萬卷，存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙張，輔助的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、照片、光盤等。隨著時(shí)間的推移，館藏檔案的劇增，館藏檔案面臨著老化、破損、腐蝕、磁化及盤庫、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、管理和維護(hù)困難等問題。為有效保護(hù)檔案，提升檔案科學(xué)化管理水平，增強(qiáng)檔案資料的可讀性、可視性、安全性及重復(fù)可利用性，強(qiáng)化公共服務(wù)能力，我館開始啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。我們計(jì)劃對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)，將檔案數(shù)字化加工信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行。通過數(shù)字檔案館建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)公共服務(wù)能力，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，提高檔案工作效率，確保檔案的永久存儲(chǔ)和安全保管。然而，作為衢州信息化工作重要組成部分的檔案信息化，由于受到資金投入的限制，我館檔案實(shí)體管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式，現(xiàn)有的水平難以解決檔案實(shí)體安全、檔案出入庫登記、盤庫、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、管理和維護(hù)等的問題。

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案系統(tǒng)深入落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的新舉措。為更好的推動(dòng)我館信息化及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的扎實(shí)開展，根據(jù)上級(jí)部門的有關(guān)精神和本館數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)需求，現(xiàn)決定啟動(dòng)衢州市城建檔案館第一期檔案數(shù)字化加工建設(shè)項(xiàng)目。我們將通過實(shí)施檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目推動(dòng)以下幾項(xiàng)工作的開展：一是加強(qiáng)檔案實(shí)體安全體系建設(shè)，更好地貫徹實(shí)施檔案登記備份戰(zhàn)略；二是提升檔案科學(xué)化管理水平，為社會(huì)提供準(zhǔn)確、便捷服務(wù)；三是通過對(duì)破損檔案的搶救和修復(fù)，盡可能地延長(zhǎng)檔案使用年限；四是通過對(duì)館藏檔案的整理，為檔案館達(dá)標(biāo)、復(fù)檢、升級(jí)等做好基礎(chǔ)性工作；五是通過完善檔案著錄內(nèi)容，為編研、挖掘、鏈接、跨庫檢索等技術(shù)的實(shí)現(xiàn)提供支撐；六是通過開展檔案劃控、鑒定、開放工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的共建共享；七是通過建立科學(xué)的檔案實(shí)體信息化管理機(jī)制，解決館藏檔案劇增、社會(huì)查檔頻繁、工作人員嚴(yán)重不足而帶來的檔案出入庫登記、盤庫、統(tǒng)計(jì)、流轉(zhuǎn)、利用、實(shí)體檔案安全等問題，也為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

我館擬委托專業(yè)公司以服務(wù)形式，對(duì)2008年以來移交的2412套建設(shè)工程竣工檔案進(jìn)行前整理、數(shù)字化加工、劃控鑒定；破損檔案修裱；6萬個(gè)檔案卷盒的采購和更換，卷盒、卷內(nèi)目錄和備考表的制作打印等。通過數(shù)字化加工建立案卷級(jí)、文件級(jí)和編研級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫、全文圖像數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，并制作成符合標(biāo)準(zhǔn)的三種六套成品數(shù)據(jù)磁帶，同時(shí)，進(jìn)行與磁帶數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的硬盤數(shù)據(jù)備份保存。具體加工數(shù)量和經(jīng)費(fèi)結(jié)算根據(jù)項(xiàng)目結(jié)束驗(yàn)收后的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行決算。

一、檔案數(shù)字化加工內(nèi)容

項(xiàng)目加工內(nèi)容主要包括：檔案登記和前整理；拆卷、分件、排序、擬標(biāo)題；檔案案卷級(jí)和文件級(jí)條目著錄（要求一稿雙錄雙校)、目錄建庫；檔案卷盒的采購與更換、盒內(nèi)卷內(nèi)目錄和備考表制作打??；修補(bǔ)破損檔案；檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、影像編輯(看圖著錄)；印刷體文字OCR識(shí)別；光盤、磁帶和硬盤的成品數(shù)據(jù)制作；紙質(zhì)目錄冊(cè)制作；數(shù)據(jù)備份、導(dǎo)庫、成果管理；檔案還原裝訂、入庫；檔案解密劃控鑒定、整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)檢等各項(xiàng)工作。整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中需要的配套軟件、設(shè)備及耗材，由外包服務(wù)公司提供。各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)內(nèi)容及要求如下：

（一）檔案整理

在掃描之前，要求投標(biāo)方對(duì)待加工檔案實(shí)體進(jìn)行前整理，包括對(duì)案卷內(nèi)情況進(jìn)行登記、掃描文件選擇、拆卷、分件、排序、擬標(biāo)題；檔案案卷級(jí)和文件級(jí)條目著錄（要求一稿雙錄雙校)、目錄數(shù)據(jù)校對(duì)、補(bǔ)錄、目錄打印和建庫；檔案卷盒更換、盒內(nèi)卷內(nèi)目錄和備考表制作打印及目錄冊(cè)打印裝訂等工作環(huán)節(jié)。

1、檔案進(jìn)出庫交接必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫管理制度。中標(biāo)單位必須在加工場(chǎng)所設(shè)立臨時(shí)檔案庫房，建立管理制度，指定專人（組長(zhǎng)）管理檔案實(shí)體，并建立《借用檔案審批單》、《歸還檔案登記表》等工作流程單，做好調(diào)檔交接等各環(huán)節(jié)的登記工作。

2、對(duì)案卷封面上的案卷題名、編制單位、保管期限、形成時(shí)間、密級(jí)等書寫是否規(guī)范，前后是否統(tǒng)一；檔號(hào)、流水號(hào)是否正確，有無空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象；是否已按規(guī)定進(jìn)行劃控；卷內(nèi)文件頁數(shù)與實(shí)際是否相符等進(jìn)行核查和修正。包括對(duì)案卷內(nèi)情況與原目錄不一致處應(yīng)建立勘誤表進(jìn)行登記、同時(shí)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標(biāo)頁、擬標(biāo)題等。

3、檢查和修正卷內(nèi)缺頁、重頁、倒頁、破損、字跡褪變、模糊、褶皺不平、裝訂壓字等現(xiàn)象，并加以記錄，通過對(duì)檔案的整理和規(guī)范著錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷查閱利用、編研、統(tǒng)計(jì)、密級(jí)、劃控等科學(xué)管理。

4、按要求區(qū)分同一案卷中的掃描件和非掃描件，并建立掃描件與非掃描件區(qū)分標(biāo)識(shí)，同時(shí)在《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》上注明需掃描文件的起止頁碼、紙張大小和數(shù)量、是否需要OCR識(shí)別等，為提高掃描效率做好基礎(chǔ)工作。

5、為提高數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量，檔案數(shù)字化時(shí)允許拆卷，但拆卷時(shí)必須在保護(hù)檔案不受損害的前提下拆除裝訂物（檔案內(nèi)的成冊(cè)資料不拆卷）。

6、按照國(guó)家檔案局《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等修裱技術(shù)要求，根據(jù)檔案破損情況的不同，制定檔案修裱方案，采用專業(yè)修補(bǔ)、托裱技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行搶救和復(fù)原。

（二）檔案解密、劃控和開放鑒定

1、根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》、《浙江省實(shí)施<檔案法>辦法》、《浙江省檔案館管理規(guī)定》等要求，按照檔案的密級(jí)不同、利用對(duì)象不同、館內(nèi)館外不同和網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)外不同等，制訂具有清晰、科學(xué)、合理、可行的解密、劃控和開放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)。

2、根據(jù)解密、劃控和開放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)，提出“技防”和“人防”的解決措施，確保解密、劃控和開放鑒定工作的有效、安全和順利實(shí)施。采用檔案解密和劃分控制專業(yè)軟件和專業(yè)人員在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒定的同時(shí)，要對(duì)每份文件做出具體標(biāo)識(shí)，并將每份文件的鑒定結(jié)果與目錄數(shù)據(jù)相銜接。

（三）檔案掃描：

1、掃描設(shè)備要根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3等）和紙張狀況，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。掃描方式原則上采用平板掃描儀或?qū)I(yè)不拆卷非接觸光源掃描儀掃描，禁止采用滾筒式或搓紙型掃描儀進(jìn)行掃描。大幅面檔案采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)。

2、掃描模式，要求對(duì)所有紙質(zhì)檔案均采用彩色模式進(jìn)行掃描。

3、掃描分辨率要求，全文字檔案掃描分辨率為 300dpi，特殊情況，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

4、根據(jù)前處理單，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，核對(duì)每份文件題名、實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件題名、頁數(shù)是否一致，如有不一致情況應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

（四）圖像處理

1、應(yīng)對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁黑邊（不許裁檔案圖像內(nèi)的白邊）、排序等處理，確保掃描件頁面內(nèi)容居中，檔案原貌信息完整、不變、可讀；掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，圖像整體傾斜小于3度；數(shù)字化產(chǎn)品封裝前后頁面大小一致，前后兩份文件大小一致；所有數(shù)字化產(chǎn)品背景色一致；文件排列順序正確。

2、除手寫稿外，應(yīng)采用“尚書”、“清華文通”、“漢王”等先進(jìn)的文字識(shí)別軟件，將掃描合格的印刷體文件（正式發(fā)文）電子圖像,進(jìn)行全文OCR圖像識(shí)別和雙層PDF數(shù)據(jù)的制作。雙層PDF數(shù)據(jù)的圖像版式必須保持和檔案的原貌一致,雙層PDF文本數(shù)據(jù)應(yīng)無亂碼和非法字符，能形成規(guī)范的DOC文本文件,文本識(shí)別準(zhǔn)確率要求達(dá)到95%以上。

（五）圖像存儲(chǔ)

1、存儲(chǔ)格式。所有檔案形成的圖像文件采用單頁TIFF彩色格式存儲(chǔ)，選擇LZW壓縮模式。紙質(zhì)形成的TIFF格式電子圖像文件經(jīng)OCR識(shí)別后再形成對(duì)應(yīng)的雙層PDF文件(封裝的數(shù)字化產(chǎn)品采用雙層PDF格式,一層為電子圖像,一層為OCR識(shí)別的TXT文件。封裝后圖像不失真，打開方便并可快速瀏覽）。

2、圖像文件命名。每一份雙層PDF文件以相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)命名，單面TIFF的命名，是以文件夾命名，文件夾命名應(yīng)與文件級(jí)目錄中的檔號(hào)命名相一致，文件夾內(nèi)單頁圖像應(yīng)以8位流水號(hào)命名。圖像命名排序不得出現(xiàn)顛倒、缺頁、重頁或錯(cuò)頁等情況，命名差錯(cuò)率控制在萬分之三以內(nèi)。要求檔號(hào)（數(shù)據(jù)編號(hào)）、掃描頁碼與電子目錄頁號(hào)的一致性和掃描圖像的排序與檔案原件的準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

（六）目錄建庫

1、根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求，建立案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、全文電子圖像、檔案實(shí)體、硬盤備份之間的有效關(guān)聯(lián)，并形成案卷級(jí)、文件級(jí)和專題目錄數(shù)據(jù)庫。要求條目著錄合格率達(dá)到99.9%以上。

2、為保證著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，中標(biāo)單位必須提供雙機(jī)雙錄及校對(duì)軟件，條目著錄必須采用“一稿雙錄，人機(jī)雙校、看圖著錄”的方式進(jìn)行，做到目錄數(shù)據(jù)著錄的同時(shí)做好校對(duì)和圖像掛接的準(zhǔn)備工作，并按照衢州市城建檔案館的要求進(jìn)行各類卷皮、案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的排版、打印，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，著錄條目與對(duì)應(yīng)圖像文件掛接正確率要求達(dá)到100%。著錄字段最終由衢州市城建檔案館確定。

3、目錄數(shù)據(jù)在圖像文件夾外單獨(dú)存儲(chǔ)，成品數(shù)據(jù)能導(dǎo)出DBF、EXCEL、XML和TXT格式進(jìn)行保存。中標(biāo)單位必須按衢州市城建檔案館要求，負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入衢州市城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。同時(shí)，需對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化，確保數(shù)據(jù)正常運(yùn)行，并制作成品數(shù)據(jù)光盤單盤調(diào)閱檢索系統(tǒng)，為快速檢索和利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4、為保證目錄數(shù)據(jù)的正確性，中標(biāo)單位應(yīng)建立目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)日志，記錄舊數(shù)據(jù)修改與新增過程，并向衢州市城建檔案館提交一份紙質(zhì)或機(jī)讀著錄清單，標(biāo)明與原有館藏電子/紙制目錄修改的項(xiàng)目及內(nèi)容，以備數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)查驗(yàn)。

5、檔案裝訂時(shí)，要求按照檔案整理規(guī)范驗(yàn)收后的成品目錄（原紙制目錄仍保留）打印卷內(nèi)目錄，加工完成驗(yàn)收后中標(biāo)單位應(yīng)向衢州市城建檔案館移交光盤電子目錄兩套（含案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄）和紙質(zhì)目錄冊(cè)兩套。紙質(zhì)目錄冊(cè)制作要求紙張挺括（用120克銅版紙打印），排版規(guī)范,字跡清晰。打印采用黑白模式。紙質(zhì)目錄冊(cè)案卷封面按照衢州市城建檔案館要求設(shè)計(jì)制作，并用120克以上銅版紙印制。

(七)后期整理裝訂

1、在完成掃描后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復(fù)裝訂時(shí)，按照檔案原有的裝訂痕跡進(jìn)行，不可更換裝訂位置；遵循“兩對(duì)齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對(duì)齊，檔案內(nèi)頁以下邊緣對(duì)齊；裝訂需采購專業(yè)裝訂線進(jìn)行裝訂，不可使用金屬或塑料裝訂物，如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬或塑料裝訂物的應(yīng)予以剔除；保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯(cuò)頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。同時(shí)，案卷備考表上要詳細(xì)記錄案卷內(nèi)出現(xiàn)的漏號(hào)、缺號(hào)、重號(hào)、重頁、空白頁等增刪改情況，要求用黑色檔案專用水筆進(jìn)行書寫，字體要求工整、清潔，不準(zhǔn)出現(xiàn)涂改的現(xiàn)象。

2、在衢州市城建檔案館確認(rèn)的情況下，采購和更換6萬個(gè)2公分檔案卷盒，并按要求在檔案卷盒封面上填寫相應(yīng)內(nèi)容。

(八)數(shù)據(jù)掛接

數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為合格后，按照衢州市城建檔案館所采用的檔案綜合管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，通過專業(yè)批量掛接軟件，比對(duì)、剔除重復(fù)件，實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的批量、快速掛接；實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索，并加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等。要求檔號(hào)、控制符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性達(dá)到100%。

外包服務(wù)公司需對(duì)上述加工內(nèi)容和要求提出具體處理流程、具體技術(shù)方案和保證措施，并在檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)中實(shí)施經(jīng)確認(rèn)的技術(shù)方案。

(九)數(shù)據(jù)備份

加工數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，外包服務(wù)公司要采用在線和離線相結(jié)合的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

1、在線備份。數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合衢州市城建檔案館檔案綜合管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，做到無縫銜接，并將檔案數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確地裝載到該系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)經(jīng)測(cè)試運(yùn)行正常后，將目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入到磁盤陣列等存儲(chǔ)介質(zhì)載體，以雙層PDF數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)在線存儲(chǔ)備份，保證檔案的安全利用。

2、磁帶備份。完成數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，要制作六套成品數(shù)據(jù)磁帶。所有數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)磁帶在驗(yàn)收后移交給衢州市城建檔案館備份。同時(shí)，提供的單盤調(diào)閱數(shù)據(jù)磁帶應(yīng)具有提供目錄查詢、圖像瀏覽、圖像放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。

3、硬盤備份。移動(dòng)硬盤采用單個(gè)1T以上容量的正版愛國(guó)者或朗科品牌。每完成一個(gè)批量的數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，將單頁TIFF格式/LZW壓縮格式數(shù)字化加工產(chǎn)品、已封裝的雙層PDF數(shù)字化加工成品以硬盤備份方式移交衢州市城建檔案館保存。

4、備份登記。加工人員要認(rèn)真填寫數(shù)字化備份管理登記表單，對(duì)于所有磁帶和硬盤進(jìn)行管理與記錄。每批加工數(shù)據(jù)移交檔案館驗(yàn)收后三日內(nèi)，加工企業(yè)服務(wù)器上的已經(jīng)移交檔案館驗(yàn)收合格的電子數(shù)據(jù)必須在衢州市城建檔案館工作人員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下銷毀，同時(shí)移交該批數(shù)字化加工在監(jiān)管系統(tǒng)上的監(jiān)控記錄。

5、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。使用省檔案局開發(fā)的“數(shù)字化成果質(zhì)檢軟件”對(duì)所有數(shù)字化成品數(shù)據(jù)（目錄、圖像、路徑、磁帶、硬盤）進(jìn)行成品檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果必須與衢州市城建檔案館數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相符合。

（十）檔案歸還

在數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、卷內(nèi)文件目錄、頁數(shù)與順序、文件狀況、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、卷內(nèi)文件顛倒等情況，要重新進(jìn)行處理和無條件整改。歸還每批實(shí)體檔案時(shí)，提供每批檔案掃描加工流程匯總報(bào)表和工作日

志表，隨同實(shí)體一起交接，并做好移交記錄。

二、驗(yàn)收要求

（一）檔案前處理質(zhì)檢。服務(wù)公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢10%-20%，對(duì)檔案前整理質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，合格率達(dá)到95%以上（含95%）予以驗(yàn)收通過，抽檢合格率在95%以下，提交驗(yàn)收的檔案前整理成果全部發(fā)回重檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。連續(xù)三個(gè)批次不合格，在退回自檢期間，衢州市城建檔案館不再提供掃描實(shí)體。

（二）圖像掃描和目錄建庫數(shù)據(jù)質(zhì)檢。服務(wù)公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢10%-20%，對(duì)圖像掃描和目錄建庫數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。其中：①檔號(hào)、總流水號(hào)、選擇掃描的頁碼與電子目錄的張頁號(hào)的一致性和掃描圖像的排列順序與檔案原件的準(zhǔn)確率要求達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條錯(cuò)誤,圖像數(shù)據(jù)全部退回重檢。②條目著錄合格率要求達(dá)到99.9%以上（含99.9%）予以驗(yàn)收通過，如抽檢合格率在95%以下，提交驗(yàn)收實(shí)體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回重檢。③其它數(shù)據(jù)抽檢合格率要求達(dá)到95% 以上（含95%）,如抽檢合格率在95% 以下，提交驗(yàn)收實(shí)體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回服務(wù)公司全面自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。以上質(zhì)檢連續(xù)三個(gè)批次不合格，在退回自檢期間，衢州市城建檔案館不再提供掃描實(shí)體。

(三)檔案數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。服務(wù)公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收。要求檔號(hào)、總流水號(hào)、控制符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條數(shù)據(jù)錯(cuò)誤即視為“不合格”，退回重檢。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)合格率要求達(dá)到99%以上（含99%），如抽檢合格率在99%以下，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。

（四）檔案實(shí)體驗(yàn)收。服務(wù)公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行驗(yàn)收。檔案實(shí)體驗(yàn)收必須按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件目錄、頁數(shù)、順序、備考表、裝訂等進(jìn)行逐卷檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符合要求等均作為差錯(cuò)，要求重新處理，合格率要求達(dá)到100%。檢驗(yàn)合格率要求在99.9%以上；抽檢合格率在99.9%以下，提交驗(yàn)收檔案全部發(fā)回全面自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。

（五）以上每個(gè)環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)均要做好驗(yàn)收記錄，并認(rèn)真填寫《檔案數(shù)字化質(zhì)量驗(yàn)收登記表》一式三份。

三、質(zhì)量保障要求

（一）成立檔案數(shù)字加工項(xiàng)目組。外包服務(wù)公司入駐衢州市城建檔案館之前，應(yīng)成立項(xiàng)目組，指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須是公司級(jí)負(fù)責(zé)人，參與數(shù)字化加工的工作人員應(yīng)是正式員工或簽訂三個(gè)月以上勞動(dòng)合同的員工。工作人員進(jìn)場(chǎng)后，必須將身份證、崗位證書、用工合同及相關(guān)證件的復(fù)印件交衢州市城建檔案館審核保存。工作人員如有變動(dòng)，應(yīng)以書面形式及時(shí)向衢州市城建檔案館報(bào)告?zhèn)浒浮?/p>

（二）建立健全管理制度和業(yè)務(wù)操作規(guī)程。外包服務(wù)公司應(yīng)提供檔案數(shù)字化加工具體實(shí)施技術(shù)方案、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目操作標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化加工管理流程、人員管理制度、安全保密制度、質(zhì)量保障措施、售后服務(wù)承諾等一系列嚴(yán)格的規(guī)章制度。

（三）外包服務(wù)公司必須建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，提供專業(yè)的質(zhì)檢軟件，設(shè)定加工程序中的每個(gè)質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，指定專人負(fù)責(zé)整個(gè)產(chǎn)品加工的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。

（四）建檔制度。外包服務(wù)公司應(yīng)及時(shí)對(duì)加工過程中產(chǎn)生的文字、圖表等文件進(jìn)行整理、匯總，裝訂成冊(cè)。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，將全套檔案原件隨同光盤、硬盤一起移交衢州市城建檔案館。

四、安全保密要求

（一）檔案數(shù)字化加工要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》等國(guó)家規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)開展。

（二）檔案數(shù)字化加工必須在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，確保加工場(chǎng)所的正常秩序和安全。加工現(xiàn)場(chǎng)和臨時(shí)庫房配備多路無死角的錄音視頻監(jiān)控等專用設(shè)備，視頻監(jiān)控錄像數(shù)據(jù)留存六個(gè)月。

（三）進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備要做好相應(yīng)的保密措施處理。封閉所有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備外圍接口，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器不得與其他部門共用，計(jì)算機(jī)硬盤不得帶離加工現(xiàn)場(chǎng)。項(xiàng)目結(jié)束后,服務(wù)器上保存加工數(shù)據(jù)的硬盤必須拆除,交給衢州市城建檔案館處理。涉密文件應(yīng)安排專用掃描儀，并指定專人負(fù)責(zé)掃描，單獨(dú)刻盤和備份。

（四）參與項(xiàng)目加工的工作人員要簽訂保密協(xié)議。為確保檔案實(shí)體和信息安全，杜絕事故發(fā)生，工作人員必須持證進(jìn)入加工場(chǎng)所。嚴(yán)禁工作人員私自復(fù)制、傳播檔案信息；嚴(yán)禁工作場(chǎng)所使用與工作無關(guān)的手提電腦、手機(jī)、mp3、mp4及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等；嚴(yán)禁攜帶任何火源、食品、液體等進(jìn)入加工場(chǎng)所。

五、售后服務(wù)

（一）售后服務(wù)期限：項(xiàng)目驗(yàn)收交付使用后，外包服務(wù)公司要提供三年免費(fèi)質(zhì)量保證和售后服務(wù)。

（二）售后服務(wù)方式及響應(yīng)時(shí)間：采用現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)方式，外包服務(wù)公司24小時(shí)熱線響應(yīng)。接到電話要求后,必須在6小時(shí)內(nèi)到達(dá)維護(hù)地點(diǎn)，以保證數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。

第二篇：2018年黃山城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

2018年黃山市城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

項(xiàng)目要求

一、具體內(nèi)容：

1、本次館藏檔案數(shù)字化加工總量為建設(shè)工程檔案約38萬頁文檔(A4、A3)，約3.6萬張圖紙(A2、A1、A0)，使用《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》同步完成條目著錄和電子文件掛接、案卷整理（組卷）。著錄內(nèi)容包括項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)；并建立相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫。做到紙質(zhì)和電子檔案同檔同號(hào)。本次須數(shù)字化加工檔案的數(shù)量為暫定量，投標(biāo)單位須在投標(biāo)文件中必須明確單價(jià)，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗(yàn)收后的實(shí)際數(shù)量為準(zhǔn)。

2、工作內(nèi)容：主要包括檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、數(shù)據(jù)移交與提交、案卷整理、打印封面、打印卷內(nèi)目錄、打印備考表、打印檔案盒脊背、裝（換）盒、上架、刻盤、備份等工作。通過對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。

二、基本要求

1、項(xiàng)目完成全部工作任務(wù)時(shí)間不超過3個(gè)半月（從進(jìn)場(chǎng)之日起）；

2、投標(biāo)單位應(yīng)提供詳細(xì)的數(shù)字化加工工作流程和技術(shù)措施，為保障質(zhì)量和規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的組織措施要有保障，進(jìn)場(chǎng)除滿足工作需要的各類設(shè)備（特別是大圖掃描儀）外，還必須有充足的人員配備，及相應(yīng)的熟練員工，工作途中不得隨意更換工作人員。

3、中標(biāo)單位在中標(biāo)后應(yīng)繳納5000元合同保證金。

4、中標(biāo)單位在中標(biāo)后5天內(nèi)簽訂合同，合同簽訂后15天內(nèi)安排人員進(jìn)場(chǎng)進(jìn)行施工，逾期視為自動(dòng)放棄，采購人可重新組織本項(xiàng)目招標(biāo)或由第二名頂替，并沒收其履約合同保證金。

5、中標(biāo)單位在履行合同過程中不服從采購人管理或故意拖延施工日期的，采購人可終止合同執(zhí)行，其履約合同保證金不予退還上交市財(cái)政。采購人可重新組織本項(xiàng)目招標(biāo)。施工單位自身原因?qū)е率┕と掌诔^合同約定的，超過日期按200元∕天標(biāo)準(zhǔn)從工程款中扣除誤期賠償費(fèi)。

6、投標(biāo)人須在投標(biāo)文件中按檔案數(shù)字化加工時(shí)的文檔資料（A3及以下）和圖紙（A2及以上）兩檔分別報(bào)單價(jià)，條目錄入不另報(bào)價(jià)，折算進(jìn)數(shù)字化加工中，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗(yàn)收后的實(shí)際數(shù)量為準(zhǔn)。

三、項(xiàng)目工作地點(diǎn)：

項(xiàng)目工作地點(diǎn)：工作的場(chǎng)地由業(yè)主方提供。工作環(huán)境布置、所需設(shè)備、所需軟件以及所需全部耗材均由中標(biāo)商自備。

四、數(shù)字化加工要求：

基本流程：檔案出庫、檔案加工、檔案著錄、檔案校驗(yàn)、檔案入庫等。（1）檔案整理：按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并結(jié)合黃山市城建檔案要求執(zhí)行。主要是對(duì)準(zhǔn)備掃描的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、并對(duì)少部分整理未達(dá)標(biāo)的檔案資料進(jìn)行規(guī)范整理后再掃描。對(duì)影響掃描質(zhì)量的裝訂物（如訂書釘、別針、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)原件及其順序。

（2）檔案掃描：根據(jù)檔案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)選擇相應(yīng)規(guī)格的專業(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。掃描分辨率符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，文字頁200dpi、圖紙300 dpi、照片400dpi，生成文件為JPG、TIF或PDF格式。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。以A4頁面為標(biāo)準(zhǔn)，平均每頁文檔存儲(chǔ)大小控制在40KB以內(nèi)或適度大小。在掃描過程中對(duì)于老舊資料及有破損的資料要進(jìn)行裱糊作業(yè)。目錄數(shù)據(jù)（案卷目錄及卷內(nèi)目錄）與掃描圖像要形成100％正確一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。每個(gè)頁幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致。

（3）圖像處理：保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過專業(yè)的數(shù)字圖像處理軟件對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等要進(jìn)行整體去污和局部去污處理，圖像偏斜度不超過2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。做到圖像清晰、頁面完整、不歪斜、無變形、無黑邊，色彩還原逼真，達(dá)到國(guó)家檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。

（4）檔案著錄：按照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》及招標(biāo)方要求進(jìn)行著錄，著錄滿足《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》的規(guī)定差錯(cuò)率不得大于0.1%。（注：對(duì)于復(fù)印件要在備注中標(biāo)注“復(fù)印件”字樣）

（5）數(shù)據(jù)遷移：要求投標(biāo)單位自行準(zhǔn)備數(shù)字化加工系統(tǒng)，且加工后的數(shù)據(jù)能夠與《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行對(duì)接。中標(biāo)單位負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)遷移到《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中，且保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、備考表、案卷目錄、文件目錄、脊背要符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和黃山市城建檔案館具體標(biāo)準(zhǔn)的格式要求。

（7）保存?zhèn)浞荩何募谱?、保存等?yīng)符合城建檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，要便于和《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》對(duì)接。將掃描信息刻錄到光盤上，一式三份?？截惖揭苿?dòng)硬盤上一式三份（移動(dòng)硬盤由我館提供）。必須包含文件信息和目錄信息。同一項(xiàng)目信息不跨越兩張光盤或移動(dòng)硬盤。必須打印封面，封面上體現(xiàn)盤內(nèi)內(nèi)容、制作時(shí)間、編號(hào)、文件類型。在刻錄完成后，與檔案實(shí)體進(jìn)行比對(duì)，以確保數(shù)字化檔案文件準(zhǔn)確無遺漏。

（8）檔案掃描后需原樣恢復(fù)，按原來順序，校對(duì)整理后返回歸檔。（9）檔案案卷移出、移進(jìn)、整理、著錄、掃描等均按項(xiàng)目或單項(xiàng)工程為單位按順序逐步完成，規(guī)范實(shí)施。

（10）以上所列未盡事宜，一切參照相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

五、項(xiàng)目技術(shù)要求： 嚴(yán)格遵守并達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-201４）《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）《城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）《城建電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《磁體載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）

《電子政務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)方法通用規(guī)范》（GB/T19487-2004）《數(shù)據(jù)元和交換格式.信息交換.日期和時(shí)間的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測(cè)試》（GB/T17679-1999）《CAD電子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T-31-2005）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（DB34/T1014-2009）

六、質(zhì)量與驗(yàn)收要求

1、按單體工程（每棟樓）為管理單位在《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中完成著錄工作，著錄內(nèi)容要求準(zhǔn)確、齊全，著錄完成的數(shù)據(jù)，需要通過內(nèi)部移交的操作，進(jìn)入采購人所提供的《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行驗(yàn)證，城建檔案館將按照錯(cuò)誤率不能高于0.1%標(biāo)準(zhǔn)抽驗(yàn)。

2、為保證檔案電子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在掃描進(jìn)行加工時(shí)，根據(jù)原始檔案紙張紙質(zhì)、底色、薄厚程度等因素合理設(shè)置掃描分辨率。掃描圖像使用通用格式，保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。

3、掃描完成后，須通過《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》著錄的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)掛接。確保掃描圖像與案卷目錄、文件目錄100%掛接正確。同時(shí)應(yīng)按單體工程（每棟樓）為單位及時(shí)對(duì)掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

4、檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真整理。更換封面、卷內(nèi)目錄和備考表。

七、安全及管理要求

1、本項(xiàng)目要求中標(biāo)單位將人員和設(shè)備全部安排到招標(biāo)方指定地點(diǎn)進(jìn)行工作。

2、中標(biāo)單位需確保場(chǎng)所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法者，將追究法律責(zé)任。

3、中標(biāo)單位必須每周主動(dòng)向招標(biāo)方匯報(bào)工作情況和進(jìn)度。

4、中標(biāo)單位應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)員工的消防安全知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

5、中標(biāo)單位需確保加工場(chǎng)所衛(wèi)生干凈，對(duì)于廢紙的處理方式因遵循只進(jìn)不出的原則。

6、在加工過程中遇到問題應(yīng)及時(shí)向我館報(bào)告，不可擅自處理。

7、掃描人員嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》及黃山市城建檔案館的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好掃描檔案的保密和保護(hù)工作。

八、其它

1、中標(biāo)單位應(yīng)為采購人代為培訓(xùn)2名人員，使其熟練掌握檔案數(shù)字化加工全部過程及操作。

2、中標(biāo)單位需提供免費(fèi)售后服務(wù)，一年內(nèi)發(fā)現(xiàn)電子檔案質(zhì)量問題，負(fù)責(zé)免費(fèi)上門修正錯(cuò)誤，在收到我方需求后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)并解決問題。

3、本項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)含安裝調(diào)試、運(yùn)輸費(fèi)用、檢測(cè)、驗(yàn)收稅費(fèi)等及其他費(fèi)用。投標(biāo)報(bào)價(jià)為最終報(bào)價(jià)。

二〇一八年六月十二日

第三篇：檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

為確保國(guó)家秘密安全，促進(jìn)檔案信息化工作健康發(fā)展，杜絕檔案數(shù)字化和檔案信息化過程中的失泄密隱患，加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化管理工作，現(xiàn)結(jié)合本館實(shí)際特制定如下制度：

第一條

標(biāo)有密級(jí)且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得數(shù)字化和信息化。

第二條

對(duì)聘用工作人員的家庭背景情況進(jìn)行審核，工作人員戶籍必須為中國(guó)大陸公民。

第三條

與數(shù)字化和信息化工作人員簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。

第四條

所有數(shù)字化和信息化工作必須在我館自備檔案數(shù)字化場(chǎng)地進(jìn)行，所有數(shù)字化設(shè)備和軟件須進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測(cè)，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。對(duì)工作中使用到的計(jì)算機(jī)的輸出接口采用物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理，防止數(shù)據(jù)外拷，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離，加工數(shù)據(jù)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問。

第五條

數(shù)字化場(chǎng)地必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，做到凡是有檔案實(shí)體的地方都有視頻監(jiān)控。視頻監(jiān)控錄像由專人保管，無關(guān)人員不得使用。

第六條

明確本館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化和信息化安全管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任科室和人員，責(zé)任人員定期對(duì)所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密技術(shù)檢測(cè)。建立安全值班制度，每天定時(shí)由責(zé)任人員對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題，消除安全隱患。

第七條

禁止非本項(xiàng)目人員進(jìn)入數(shù)字化場(chǎng)地，如因特殊情況需向局(館)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，獲得批準(zhǔn)后方能進(jìn)入。

第八條

嚴(yán)禁在工作室進(jìn)行任何形式的有線或無線互聯(lián)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁采取手抄、拍攝、復(fù)印、打印、發(fā)短信或電子郵件等手段復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容外傳。

第九條

不得在工作室私自使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、通信工具、攝錄器材等設(shè)備；禁止使用外來的磁盤、U盤、MP3或光盤等存儲(chǔ)載體。

第十條

工作人員上班時(shí)按規(guī)定穿工作服，禁止攜帶任何食物、流質(zhì)等進(jìn)入工作間；禁止喧嘩、聊天、隨意走動(dòng)等與工作無關(guān)的事情；禁止私自亂拆、亂放、亂換辦公設(shè)備，禁止私自改變計(jì)算機(jī)的硬件、軟件程序；禁止攜帶易燃、易爆、有毒、有害等物品進(jìn)入工作間。

第十一條

工作人員下班后必須迅速離開，禁止將辦公物品、紙張等帶出工作間外。

第十二條

工作人員每天下班后做好數(shù)字化場(chǎng)地環(huán)境保潔，負(fù)責(zé)檢查燈、電腦及空調(diào)的電源關(guān)閉情況，并將門窗關(guān)好，注意防火防盜，做好安全防范工作。

第十三條

數(shù)字化整理過程中所產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定地點(diǎn)，每星期集中清理一次。清理時(shí)需安排專人對(duì)廢棄紙張進(jìn)行檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件方能清出工作場(chǎng)地。

第十四條

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，必須清除設(shè)備中的所有信息并作安全技術(shù)處理。

第四篇：檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔案時(shí)一定要和客戶對(duì)好檔案接收單（包括檔案的批號(hào)，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

1、檔案整理 1、1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對(duì)已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號(hào)，使用數(shù)字在客戶要求的地方編號(hào)，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對(duì)于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。1、3區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4頁面修整

破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號(hào)放置。要及時(shí)的流給下一個(gè)環(huán)節(jié)。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2．2．3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。2．3．3需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護(hù) 2、5、1認(rèn)真對(duì)好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號(hào)在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號(hào)，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對(duì)系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，要在著錄系統(tǒng)中更改。2、5、3核對(duì)實(shí)際掃描的頁數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時(shí)圖像有時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn)，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規(guī)則 3、1、1根據(jù)客戶的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號(hào)，題名，目錄號(hào)等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時(shí)間，文號(hào)等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時(shí)要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時(shí)根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時(shí)要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識(shí)別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對(duì) 4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致，4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯(cuò)，可依照原檔案更改，二是掃描出錯(cuò)可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。4．2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

4．2、1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。4．

2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

4．2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。4．1．5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

4．3糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

4．4去污

對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。4、7圖像的補(bǔ)掃 4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲(chǔ) 5、1存儲(chǔ)格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián) 6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對(duì)相關(guān)數(shù)字圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對(duì)每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的檔號(hào)是否一致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致，6、3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對(duì)每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對(duì)工作完成后，拆除過裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯(cuò)頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個(gè)別注記和與檔案保存無關(guān)的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶驗(yàn)證之前，會(huì)按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實(shí)物檔案是否有順序錯(cuò)誤，錯(cuò)頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。8、3認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對(duì)每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。9、2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查詢軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數(shù)據(jù)的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開發(fā)，測(cè)試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對(duì)于驗(yàn)收合格后的數(shù)據(jù)要及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標(biāo)簽，以便進(jìn)行查找與管理。10、2當(dāng)數(shù)據(jù)和影像導(dǎo)入完成客戶的影像系統(tǒng)后，客戶就可以在自己的影像系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱、查詢和管理已掃描的影像和數(shù)據(jù)了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現(xiàn)手寫內(nèi)容，打錯(cuò)和漏打的內(nèi)容不能手寫記錄，打錯(cuò)的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯(cuò)誤的交接單在簽收人面前銷毀。重簽一份。11、2每個(gè)月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊(cè)保存，寫上年份月份。以便日后查找。

第五篇：浙江省檔案館數(shù)字化加工驗(yàn)收辦法

浙江省檔案館數(shù)字化加工驗(yàn)收辦法

一、總則

檔案掃描后形成影像數(shù)據(jù)及檔案條目、全文數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢查，采用人工校對(duì)的方式，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)圖像是否按照《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》、《縮微檔案前處理工作流程單》進(jìn)行掃描，掃描頁碼是否完整、是否有漏掃；圖像是否去污、糾偏；圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確；條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等，數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求的，應(yīng)退回加工部門要求進(jìn)行修改或重錄。

二、條目數(shù)據(jù)

1、視檔案及其條目數(shù)量的具體情況，以抽檢的方式，以全宗內(nèi)的目錄為單元進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

2、在一個(gè)單元內(nèi)隨機(jī)抽查5%的數(shù)據(jù)，對(duì)條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容的準(zhǔn)確性對(duì)照檔案實(shí)體或前處理工作單，進(jìn)行逐條檢查。

3、核對(duì)的文件目錄主要有檔號(hào)、題名、責(zé)任者、時(shí)間、文號(hào)。

4、根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，其中，檔號(hào)（數(shù)據(jù)編號(hào)）、選擇掃描的頁碼、與電子目錄的張頁號(hào)是否一致的準(zhǔn)確率要求達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條錯(cuò)誤，全部數(shù)據(jù)退回重檢。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)允許差錯(cuò)率控制在5%以內(nèi)。

5、其他項(xiàng)目抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，予以驗(yàn)收通過。如合格率在95%以下，要求錄入方對(duì)此單元內(nèi)所有條目進(jìn)行逐條對(duì)照核對(duì)，同時(shí)停止檔案發(fā)放，我方不提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

6、對(duì)檢查情況認(rèn)真填寫《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》。

三、圖像數(shù)據(jù)

1、視圖像數(shù)量的具體情況，以抽檢的方式，對(duì)該全宗內(nèi)的圖像進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

2、在一個(gè)單元內(nèi)視數(shù)量情況，隨機(jī)抽查5%的圖像數(shù)據(jù)，對(duì)圖像數(shù)量及其圖像內(nèi)容的準(zhǔn)確性對(duì)照檔案（照片）實(shí)體或前處理工作單，進(jìn)行逐條檢查。

3、圖像應(yīng)按規(guī)定的分辨率進(jìn)行掃描，并以TIFF格式保存。圖像色彩應(yīng)符合規(guī)定要求。

4、對(duì)圖像偏斜度、去污、失真度、圖像方向等進(jìn)行檢查。圖像傾斜度小于3度；圖像方向端正（A3圖像應(yīng)旋轉(zhuǎn)后保存），以符合閱讀習(xí)慣。

5、圖像黑邊裁剪內(nèi)邊，居中保存。圖像拼接后，原分散圖像不保存。

6、文件夾的命名必須與條目檔號(hào)（數(shù)據(jù)編號(hào)）相一致，準(zhǔn)確率100%；掃描圖像完整性（具體參照第7條）要求100%正確。以上二項(xiàng)項(xiàng)目如發(fā)現(xiàn)一條錯(cuò)誤，退回重檢，我方不提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)允許差錯(cuò)率控制在5%以內(nèi)。

7、圖像完整性：不準(zhǔn)缺頁、漏頁。由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像無法清晰識(shí)別或文件不完整、有小字條遮蓋等，造成信息丟失，均視為廢頁，要求重掃。大幅面圖像掃描后的拼接處理，以不遺失檔案內(nèi)容為準(zhǔn)則，確保圖像的整體性，拼接后的畫幅應(yīng)基本無痕跡。

8、圖像排序要求：掃描圖像的排列順序與檔案原件排序要求一致，對(duì)于原件排序錯(cuò)誤,掃描中作出正確的調(diào)整,應(yīng)在處理單上注明,否則作排序錯(cuò)誤處理，退回調(diào)整。

9、其他項(xiàng)目抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，予以驗(yàn)收通過。如合格率在95%以下，要求錄入方對(duì)此單元內(nèi)所有圖像進(jìn)行逐條對(duì)照核對(duì)，同時(shí)停止圖片檔案發(fā)放。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

四、全文數(shù)據(jù)

全文錄入以掃描或直接錄入為主。需要掃描后識(shí)別的全文，分辨率必須大于300dpi，掃描識(shí)別軟件必須是“清華紫光”、“尚書等先進(jìn)的文字識(shí)別軟件。全文數(shù)據(jù)庫的抽檢率為5%，合格率為95%。如識(shí)別后文字用于后臺(tái)檢索用，合格率為90%。文字識(shí)別后以TXT格式保存，并進(jìn)行粗校對(duì)。

五、檔案整理

檔案整理：掃描之前，應(yīng)在保護(hù)檔案不受損害的前提下，拆除裝訂物（資料及檔案內(nèi)的成冊(cè)材料不能拆），按浙江省檔案館所提供的《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》的要求區(qū)分 掃描件和非掃描件，并對(duì)折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）；掃描完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排列順序不變，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。所有的檔案卷內(nèi)目錄均進(jìn)行打印，并裝訂到案卷最前面。卷皮破損嚴(yán)重的，需要調(diào)換卷皮，并按原卷皮上內(nèi)容，抄寫在新卷皮上。舊卷皮需全部交還檔案館。

檔案驗(yàn)收：檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、裝訂不符要求、掉頁、卷間文件顛倒等作為差錯(cuò)，合格率達(dá)到95%以上（含95%）予以驗(yàn)收通過。

六、光盤刻錄

光盤刻錄前，由信息科技處進(jìn)行數(shù)據(jù)的技術(shù)檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。光盤必須確保在無病毒的條件下進(jìn)行刻錄?？啼浨氨仨毾葘?duì)每盤光盤質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，光盤自檢數(shù)據(jù)超過90%以上，此光盤才能刻錄數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)刻錄后必須封口，制作成只讀光盤，不允許以后添加文件；光盤刻錄后必須進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)。光盤品牌應(yīng)為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，且在省檔案館認(rèn)可之下才能刻錄。

七、光盤移交與接收

檢驗(yàn)合格后的光盤，按甲方提供的光盤號(hào)編號(hào)，同一案 卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片號(hào)。光盤封面與封底需使用浙江省檔案局提供的專用頁面，并在相應(yīng)的頁面注明光盤內(nèi)數(shù)據(jù)的信息。光盤交接時(shí)必須出具光盤流程單。

光盤移交檔案館后，接收人員必須對(duì)每盤光盤進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查內(nèi)容包括：光盤病毒的檢查；對(duì)光盤內(nèi)的文件夾進(jìn)行抽查，確保文件夾能打開；光盤刻錄后必須封口，確定光盤不能再添加數(shù)據(jù)；最后檢查光盤的外觀，不能有劃痕、磨損等現(xiàn)象。

八、檢驗(yàn)人員職責(zé)

1、質(zhì)檢人員必須由省館在職干部或聘任人員擔(dān)任。

2、質(zhì)檢人員必須做到堅(jiān)持原則、認(rèn)真負(fù)責(zé)、秉公辦事、耐心細(xì)致。

3、質(zhì)檢時(shí)要嚴(yán)格按照前處理工作單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。認(rèn)真詳細(xì)地填寫質(zhì)檢記錄，并簽名負(fù)責(zé)。

4、驗(yàn)收必須嚴(yán)格登記，驗(yàn)收人員簽名確認(rèn)。所有驗(yàn)收單都需歸檔，同時(shí)作為省館發(fā)放檔案、接收數(shù)據(jù)和經(jīng)費(fèi)結(jié)算的憑證。

質(zhì)量檢查工作程序

一、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1、目錄排序：根據(jù)檔號(hào)（數(shù)據(jù)編號(hào)）進(jìn)行排序，確定檔號(hào)100%正確。

2、核對(duì)頁數(shù)：掃描頁數(shù)是否符合《紙質(zhì)檔前處理工作流程單》注明的頁數(shù)。

3、目錄補(bǔ)錄：對(duì)照檔案實(shí)體與《檔案前處理目錄補(bǔ)錄單》，核查題名、責(zé)任者、時(shí)間、文號(hào)、張頁號(hào)等的正確性。

4、核查是否根據(jù)《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》、《縮微檔案前處理工作流程單》進(jìn)行全文OCR識(shí)別。

二、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1、數(shù)據(jù)編號(hào)排序：根據(jù)數(shù)據(jù)編號(hào)進(jìn)行排序，確定數(shù)據(jù)編號(hào)100%正確。

2、圖像的完整性：包括缺頁、漏頁、不完整等，確定圖像100%完整。

3、根據(jù)《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》對(duì)圖像的檢驗(yàn)項(xiàng)目，逐項(xiàng)填寫。

三、縮微

1、數(shù)據(jù)編號(hào)排序：根據(jù)數(shù)據(jù)編號(hào)進(jìn)行排序，確定檔號(hào)100%正確。

2、圖像的完整性：包括缺頁、漏頁、不完整等，確定 圖像100%完整。

3、對(duì)照《縮微檔案前處理工作流程單》的要求，核查縮微號(hào)的正確性。

4、掃描頁數(shù)是否與《縮微檔案前處理工作流程單》相符，不需要掃描的頁數(shù)是否刪除。

5、補(bǔ)拍內(nèi)容是否插入正文；OCR有無識(shí)別。

6、其它項(xiàng)目按《縮微膠片掃描質(zhì)檢單》逐條填寫。

四、紙質(zhì)檔案驗(yàn)收

1、以案卷為單位進(jìn)行清點(diǎn)，案卷應(yīng)如數(shù)收回，不許缺卷。

2、檢查案卷裝訂整齊，案卷內(nèi)文件是否完整、準(zhǔn)確；核查文件是否漏頁、倒裝、破損、順序錯(cuò)誤、脫頁等情況。

3、雙方簽字確認(rèn)。

附:《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》

《目 錄 補(bǔ) 錄 檢 驗(yàn) 單》

2006年5月25日