第一篇：數(shù)字化檔案共享服務（大全）

數(shù)字化檔案共享服務工作探析

1、引言：

近年來，隨著計算機和網(wǎng)絡的高速發(fā)展，人類社會已經(jīng)進入數(shù)字化信息時代。越來越多的城建檔案館開展了檔案數(shù)字化工作，將大量館藏紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字化檔案進行保管。那么，對這些數(shù)字化檔案的利用便成了數(shù)字化項目完成后的重要工作，而數(shù)字化檔案共享服務更是城建檔案館完成由傳統(tǒng)服務模式轉(zhuǎn)型成新型服務模式的關(guān)鍵。

2、目前我館的數(shù)字化檔案共享模式：

目前我館的數(shù)字化檔案共享服務仍然采用傳統(tǒng)的檔案查詢流程來完成。即由申請服務方提供介紹信、身份證原件及申請函，經(jīng)審核批準后由檔案工作人員將數(shù)字化檔案導出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請服務方。相對于傳統(tǒng)的檔案利用模式，這樣的數(shù)字化檔案共享服務模式可以一次性完整提供項目檔案資料，而且數(shù)字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務模式并不能充分開發(fā)數(shù)字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對獲取檔案信息的需求。

3、在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案共享服務：

要發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要作用，推動數(shù)字檔案的社會共享，就必須將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”，這也是我館接下來的數(shù)字化檔案共享工作的重心之一。

將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”加強了普及性。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心(CNNIC)發(fā)布的第41次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》中顯示，截至2017年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”，可以擴大服務對象范圍，真正讓數(shù)字化檔案利用走進千家萬戶，走進人民群眾的生活中。

將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”體現(xiàn)了便捷性。它將傳統(tǒng)的“一對一”服務轉(zhuǎn)型成“一對多”服務，用戶無需上門、排隊、等待，通過計算機、筆記本電腦甚至手機就能在任何能夠連通網(wǎng)絡的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實時傳輸?shù)皆O備上保存、利用，體現(xiàn)出了智慧城市人們的數(shù)字化生活的便捷性。

將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”更有利于收集反饋、改進服務。在離線的數(shù)字化檔案共享服務模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進服務方式、提升服務質(zhì)量方面難免有所欠缺。而將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”后，可以通過收集網(wǎng)站的數(shù)據(jù)以及用戶反饋信息等來確定用戶的需求方向，并針對性改進服務、提高用戶滿意度。

4、將數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”存在的問題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數(shù)字化檔案并非無條件向社會大眾開放查檔，因此如何確保數(shù)字化檔案共享服務對象的授權(quán)至關(guān)重要。

4.2 如何保證數(shù)據(jù)可靠性。如何確保通過數(shù)字化檔案共享服務提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容的完整性、準確性是數(shù)據(jù)安全工作的重心。如果通過數(shù)字化檔案共享服務提供的數(shù)據(jù)可以被篡改、刪減，那么所提供的數(shù)字化檔案就不具備數(shù)據(jù)可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗。如何充分挖掘數(shù)字化檔案的服務價值，如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案共享服務的便捷性，這是數(shù)字化檔案共享服務“上網(wǎng)”的主要工作內(nèi)容，也是社會大眾接觸數(shù)字化檔案共享服務最直接的用戶體驗。

5、對存在問題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過人工審批申請。在通過技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全的同時，仍必須加入人工核驗，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請人必須填寫相關(guān)的檔案利用申請信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理人員核實后上傳給相關(guān)負責人審批，獲得批準后方可提供數(shù)字化檔案服務。申請信息在數(shù)據(jù)庫中可保存一段時間，避免同一申請人短時間重復審批。

5.2 要確?？煽啃钥梢酝ㄟ^在提供的數(shù)字化檔案上加蓋電子簽章，由專業(yè)的電子簽章來確保數(shù)字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種安全保障技術(shù)，目的就是通過技術(shù)手段實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗必須在確保數(shù)據(jù)安全的前提下不斷進行平臺迭代升級。隨著科技發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷完善，數(shù)字化檔案服務平臺也應隨著網(wǎng)絡環(huán)境的變化以確保數(shù)據(jù)安全、提高用戶體驗為目的不停地迭代升級，從而不斷提高平臺安全性和用戶體驗。

6、總結(jié)：數(shù)字化檔案共享服務是新時代下隨著網(wǎng)絡的高度發(fā)展出現(xiàn)的新型服務，其服務模式和服務理念都有別于傳統(tǒng)的檔案利用服務，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務”的服務宗旨，站在網(wǎng)絡化、信息化的服務角度上，抓住傳統(tǒng)檔案利用服務的核心內(nèi)容，以數(shù)據(jù)安全為底線，不斷去探索新的檔案數(shù)字化共享服務模式。通過加強對數(shù)字化檔案的開發(fā)利用，為解決城市發(fā)展難題、實現(xiàn)城市智慧化管理，進而為人民提高數(shù)字化生活質(zhì)量做出更大的貢獻。

第二篇：檔案數(shù)字化加工服務合同

檔案數(shù)字化加工合同

合同編號: 簽訂地點：

甲方：

乙方: 四川大友信息技術(shù)有限公司

一、總則

甲方擬委托乙方為其進行檔案歸檔整理、數(shù)字化加工服務工作，乙方也愿意提 供上述服務，雙方經(jīng)友好協(xié)商，在平等條件下就檔案整理及數(shù)字化服務工作，達成如下協(xié)議，雙方共同遵守。第一條、服務內(nèi)容(一)檔案類別

1)文書檔案 2)病歷檔案 3)….(二)服務內(nèi)容

對

（一）所述檔案進行整理、數(shù)字化加工等工作。(三)服務時間

開工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。第二條、整理及數(shù)字化加工價款(一)檔案整理按每整理一盒_______元計，以實際完成的案卷計 算價款。(二)電腦錄入以每條_________元計（每條指的是每份文件需要錄入內(nèi)容）。(三)檔案數(shù)字化加工按標準A4單幅面計算每頁______元計，超過A4幅面折算成A4幅面進行計算（按長度進行計算），雙面計兩頁。(四)(五)裝訂服務按每份_____元計，按照需要裝訂的案卷進行計算。數(shù)字化檔案系統(tǒng)掛接按掃描加工的數(shù)字檔案文件頁面計____元每頁。(六)經(jīng)過實際統(tǒng)計，檔案整理共____盒、檔案著錄共_____條、數(shù)字化加工____頁、檔案裝訂_____份、檔案掛接_____頁，計算出整理及數(shù)字化加工服務費共_____________元，大寫人民幣________元。(七)最終結(jié)算總價款以驗收時清點數(shù)量為準。

第三條、服務質(zhì)量(一)按照國家檔案局關(guān)于檔案歸檔、立卷規(guī)定《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-2005執(zhí)行，規(guī)定不明確的，按照行業(yè)規(guī)定或者行業(yè)習慣執(zhí)行。(二)在檔案整理、數(shù)字化加工過程中，甲方如有特殊項目或者特殊質(zhì)量要求，應明確告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理檔案而實際上造成檔案整理質(zhì)量不合要求的，乙方不承擔責任。同時，因甲方之特殊要求給乙方增加勞動量的，甲方應額外支付補償費用，具體需要雙方簽訂補充合同另行約定。(三)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。若有大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。(四)掃描分辨率要求≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。照片以原色彩為準用（300dpi-600dpi）彩色掃描。(五)存儲格式為（TIFF或JPG格式、PDF）；對于照片及特殊檔案的掃描格式，與甲方另行協(xié)商，如給乙方增加工作量或工作難度，甲方需另行付費。(六)文件命名規(guī)則：根據(jù)甲方的要求進行文件命名。

第四條、驗收(一)乙方完成數(shù)字化加工服務后向提出驗收申請，甲方須在3個工作日內(nèi)安排組織驗收，甲方超過10個工作日未組織驗收，視為驗收通過。(二)(三)甲方可委托第三方進行驗收，乙方須配合進行驗收。以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。(四)條目與圖像掛接正確率100%，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到99.9%以上（含99.9%）時，給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%(五)抽檢合格率低于驗收標準，所有數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，并在甲方規(guī)定時間能完成，達到驗收要求。(六)驗收合格后，甲乙雙方在驗收證書上進行簽字確認。

第五條、后期整理裝訂

在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應盡可能地按照原來的裝訂孔進行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護原件。要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率≤1‰。第六條、檔案歸還

在數(shù)據(jù)驗收合格后，應對需要歸還的檔案實體和報紙進行自檢，必須對檔案實體和報紙進行逐卷清點，按數(shù)量、狀況、與順序等進行檢查，要求檔案原始材料100%不缺失。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等應申報甲方進行處理；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新進行處理，合格率要求100%。第七條、甲方責任(一)負責向乙方介紹、解釋整理概況、整理內(nèi)容等相關(guān)工作的基本情況。(二)負責向乙方提供檔案整理工作場所和檔案整理工作所需要的材料、工具等用品。(三)負責按照第二條規(guī)定的整理價款支付方式向乙方支付約定費用。(四)為乙方服務工作提供必要協(xié)助和配合。

第八條、乙方責任(一)在約定期限內(nèi)為甲方提供檔案數(shù)字化加工服務工作，按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定對檔案進行專業(yè)的、規(guī)范的整理，并對整理質(zhì)量負責。(二)委派專業(yè)人員進入指定場所工作，工作時間按照甲方作息時間安排。(三)負責監(jiān)督、約束乙方派出人員的行為，遵守甲方勞動制度。負責對乙方派出人員進行保密教育和安全教育，佩證上崗、文明工作。對整理期間出現(xiàn)的檔案內(nèi)容泄密、文件材料丟失等后果，責任一概由乙方承擔。第九條、付款方式(一)甲方須在整理開工后7日內(nèi)向乙方支付整理款總額的40%，其余部份款項應在全部整理結(jié)束后10日內(nèi)經(jīng)甲方驗收合格后全部付清。(二)合同履行期間，合同一方擅自解除合同或無故不履行合同或不按要求履行合同的，均視為違約，除承擔違約責任外，還應向?qū)Ψ街Ц逗贤傤~的10%的違約金；一方違約造成另一方實際損失超過違約金的，對超出部分應另行賠償。第十條、合同變更和終止

合同生效后，甲乙雙方需嚴格履行。任何一方需要變更服務合 同內(nèi)容的，應與另一方協(xié)商，就變更事宜雙方重新達成書面協(xié)議后方視同對本合同的變更。任何一方不得擅自變更合同內(nèi)容，否則視同違約。

第十一條、違約責任

在合同履行期間，任何一方不得無故違反本合同，否則視為違約。違約方應按照合同總價款的10%向?qū)Ψ街Ц哆`約金，實際損失大于違約金的，對差額部分，違約方應予以補足。第十二條、爭議解決

因履行本合同雙方發(fā)生爭議的，應友好協(xié)商解決。解決不了的，向達州市仲裁委員會申請仲裁。第十三條、其它(一)本合同未盡事宜，雙方應補充約定。補充協(xié)議是本合同不可分割部分，具同等效力。補充協(xié)議與本合同沖突的，視同本合同變更，以補充協(xié)議為準。(二)

甲方：

****年**月**日

乙方：四川大友信息技術(shù)有限公司

****年**月**日 本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。

第三篇：檔案數(shù)字化建設方案

檔案數(shù)字化建設方案

檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流，適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神建設服務。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強檔案部門的服務水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

完整的檔案數(shù)字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數(shù)字校對、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計劃

為在數(shù)字化處理過程中對紙質(zhì)檔案進行有效管理以及對數(shù)字化處理進行有效控制，需對館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進行。2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計劃進行出庫，對出庫的檔案進行完整性檢查。

對通過完整性檢查的檔案，進行數(shù)量確認，并詳細登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標準，規(guī)范需要目錄補錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等。4.檔案整理

對出庫待加工的檔案進行掃描前處理，使之成為能夠進行掃描的形態(tài)。拆除裝訂

影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊資料嚴禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整

對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，先期進行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進行相應技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記

詳細記錄檔案整理后每份文件的起止頁號和頁數(shù)等情況。裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進行圖像拼接處理。

需要進行OCR文字識別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。對資料等成冊材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯亂等現(xiàn)象。掃描時保證檔案原件不被損壞。6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。圖像拼接

大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進行拼接處理，合并為一個完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時進行修復，保證圖像的深淺度一致。7.OCR識別

運用先進的OCR識別軟件，對掃描的圖像進行文字識別

8.圖像存儲

采用TIFF、JPG格式存儲，存儲時選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲容易為準則。

供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，存儲為PDF文件格式，進行過文字識別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個與之相應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項檢驗和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進行操作，操作結(jié)果進行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接

運用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對應起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認“合格”后，通過網(wǎng)絡加載到數(shù)據(jù)服務器終端匯總，實現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴格的質(zhì)量檢測體系，對加工的數(shù)據(jù)進行自檢，自檢必須達到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收標準》的，才能遞交進行驗收。12.數(shù)據(jù)驗收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對員進校對過程不接觸任務紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進行校對。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗收標準》進行檢查。

檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進行檢查。13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)及時進行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號

光盤表面標示光盤片編號并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進行比對一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。14.成果管理

加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對檔案的完整性進行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

第四篇：館藏檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案管理過程中一場深刻的革命，在石化集團公司對各單位“廣泛應用數(shù)字化、網(wǎng)絡 化技術(shù)，加快檔案信息化建設步伐，建設數(shù)字化檔案館”的要求下，我館作為試點單位，開始了建設數(shù)字檔案館的摸索。館藏檔案數(shù)字化是建設數(shù)字檔案館的基礎和前期工作，是組成數(shù)字檔案館的主要資源。為了實現(xiàn)數(shù)字資源的共享和統(tǒng)一利用，同時也為了保護檔案原件，將現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化加工勢在必行。

一、目前檔案數(shù)字加工面臨的問題

1、數(shù)字化對象數(shù)量龐大、類型多樣

中原油田檔案館是油田檔案資源的管理服務中心，伴隨著油田的勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質(zhì)檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數(shù)量以每年10多萬卷的速度遞增。如果把目前館藏檔案全部數(shù)字化，將是一項經(jīng)年累月的浩大工程。

2、檔案數(shù)字化效率問題

在數(shù)字化流程的各個環(huán)節(jié)，都需要進行質(zhì)量控制，而這就需要大量的工作時間為保障。以紙質(zhì)檔案為例，陳舊發(fā)黃的油印文件與現(xiàn)行的打印文件相比，識別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復處理，甚至有些文件識別下來并不會比手工錄入快。

3、部門之間的協(xié)調(diào)問題

館藏檔案數(shù)字化工作是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會涉及業(yè)務指導部門、檔案保管部門等。爭取分管領導的支持與協(xié)調(diào)，才是館藏檔案數(shù)字化工作得以順利進行的保障。

二、館藏檔案數(shù)字化的實施

1、做好檔案鑒定工作，突出重點

由于我館保管的檔案數(shù)量龐大，檔案的價值也各有不同，所以不可能將全部檔案數(shù)字化，既浪費有限的資金，又會增加檔案部門的工作量。因此，要根據(jù)館藏實際情況，先進行檔案價值鑒定，篩選重要全宗，突出重點，有選擇地對館藏檔案進行數(shù)字化。第一，對檔案館中保存年代久遠已瀕臨損壞的珍貴老檔案進行數(shù)字化。第二，對具有長遠使用價值且不方便用戶反復翻閱的原件檔案進行數(shù)字化。第三，對利用率高、需求量大的開放檔案進行數(shù)字化。第四，針對主體服務對象，對具有油田特色的檔案進行數(shù)字化。

2、細分檔案數(shù)字化加工流程，嚴格控制精度

按照先公開后保密、先近期后 歷史 的原則，分步開展數(shù)字化加工工作。以紙質(zhì)檔案為例，2000年以來的公文檔案、數(shù)據(jù)庫中未有的且利用率較高的勘探開發(fā)類檔案、油田生產(chǎn)建設項目檔案、局級科研檔案進行全文錄入。

①整理拆分：從檔案管理員處填寫《檔案領取記錄單》，并領取檔案后，以件為單位拆除檔案的裝訂線，區(qū)分出需掃描的檔案材料。對檔案進行整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對已破損的文件進行必要的修復，對于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進行素描，以保障掃描圖像的質(zhì)量。

在檔案整理拆分過程中，對于破損的檔案材料要做相應登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從背面粘合。破損情況嚴重、無法粘合的，可用專用紙在背面托襯進行文件的修復；也可復印后掃描。

②檔案掃描：檔案經(jīng)過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

第五篇：檔案數(shù)字化安全管理制度

檔案數(shù)字化安全管理制度

為加強檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標準，特制訂本制度。

（一）檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。

（二）檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。

（三）在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患。

（四）檔案部門工作人員根據(jù)工作進度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。

（五）檔案部門對數(shù)字化加工單位指定從事數(shù)字化生產(chǎn)的工作人員信息進行登記備案。同時，每個工作日到場的工作人員需進行簽到登記，簽到表由現(xiàn)場負責人簽名確認。

（六）檔案部門必須與承擔檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務和責任。數(shù)字化加工單位同時必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務和責任。

（七）生產(chǎn)加工完成后，數(shù)字化加工單位應當將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續(xù)。

（八）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的掃描儀必須符合有關(guān)保密技術(shù)標準和保密要求，并按涉密設備進行管理和使用。不得使用無保密保障的掃描設備。

（九）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的計算機及其存儲介質(zhì)，應當嚴格遵守計算機有關(guān)保密管理規(guī)定。根據(jù)所處理檔案的最高密級，確定計算機及其存儲介質(zhì)的密級，采取相應的保密技術(shù)防護措施。

（十）使用計算機及設備禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)，必須與其他網(wǎng)絡完全物理隔離。不得安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和聯(lián)接無線鼠標、鍵盤等無線互聯(lián)的外圍設備。任務完成后，應當繼續(xù)按涉密計算機使用、管理、或者拆除硬盤。

（十一）使用的移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)。按涉密載體進行管理，不得在非涉密計算機及其網(wǎng)絡上使用。

（十二）生產(chǎn)加工場所應當安裝攝像頭，隨時監(jiān)控生產(chǎn)現(xiàn)場情況。

（十三）生產(chǎn)加工場所應有專門的休息室或儲物柜，便于工作人員存放私人物品。嚴禁將手機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、私人移動存儲介質(zhì)等設備帶入生產(chǎn)加工場所。