第一篇：辦公軟件使用規(guī)范及管理制度

辦公軟件使用規(guī)范及管理制度

（2016年4月試行）

一、員工使用辦公軟件操作行為準(zhǔn)則：

1、全體同事，自行在手機上設(shè)置個人真人頭像，不能用卡通和各種圖案代替。

2、全體同事，只能發(fā)布與工作有關(guān)信息，不得亂發(fā)無關(guān)言論圖片和鏈接。

二、如何使用辦公軟件進行外勤人員的外勤考核？ 1.辦公軟件在線時間8:20～18:40必須在線

2.有聲音或紅點提醒，至少1小時查看一次，及時回應(yīng) 3.有公司指令在規(guī)定時間內(nèi)不回復(fù)20元/次處罰

考勤（指銷售和工程人員）

1.8：30～18：30上下班前必須提交考勤簽到 2.自覺養(yǎng)成習(xí)慣

3.每月工作日不能遺漏，缺一次20元

外出拜訪客戶考勤

1、每到一客戶處，使用外勤簽到功能，同時關(guān)聯(lián)客戶或標(biāo)注客戶名稱，選擇發(fā)送范圍為全公司范圍可見，并@人事和@部門經(jīng)理，拜訪幾個客戶就做幾次外勤簽到。根據(jù)有效的外勤簽到來確定拜訪客戶數(shù)。

2、只有通過外勤簽到定位并拍照發(fā)送成功后，核實無誤的才能作為一次拜訪客戶。

三、員工如何使用辦公軟件進行工作日報？ 當(dāng)日工作日志 22:00 前完成

周工作日志 每周日22:00 前完成

月工作日志 本月最后一日22:00 前完成

1、當(dāng)日：將當(dāng)日工作日志發(fā)送給上級，今天到了哪里？做了什么事?拜訪客戶名稱？拜見誰？談了什么事情？取得什么效果？并@相關(guān)人員或部門，關(guān)聯(lián)相關(guān)客戶。

2、明日工作計劃：按5W1H 原則寫，確定明日工作計劃。（何因Why）、對象（何事What）、地點（何地Where）、時間（何時When）、人員（何人Who）、方法（何法How）等六個方面提出問題進行思考。計劃第二天要拜訪的客戶，或者要做的事情）

3、工作心得體會：通過今天的工作情況進行總結(jié)一下自己的看法及體會。

4、日志發(fā)送范圍：可以選擇部門或者全公司，必須選擇點評人，點評人一般為自己的直屬領(lǐng)導(dǎo)。

格式：

今日總結(jié)

核心數(shù)據(jù)： 目標(biāo)（來自于昨天的計劃）：？？ 完成：？？

重要工作： 1.2.3.明日計劃

目標(biāo)： 1.2.3．

獎勵及處罰措施

1、有學(xué)習(xí)價值的日志，每條獎勵5元特別貢獻獎。

2、每月以日志得分為依據(jù)評選月度優(yōu)秀員工，并給予嘉獎

3、每天22:00前發(fā)出當(dāng)天日志，遇特殊情況可延遲到第二日上班前補交。逾時提交日志每月超三次者，每次貢獻水果基金20元；

4、友情提示，辦公軟件里有企業(yè)內(nèi)部微信，部門主管可以建立自己部門企信群，在企信群里進行提醒督導(dǎo)。

四、如何使用辦公軟件工作日志進行點評及處罰？ 一線人員 由 部門主管 在當(dāng)天24:00前點評 部門主管 由 部門總監(jiān) 在當(dāng)天 24:00前點評

部門總監(jiān) 由 副總/總經(jīng)理 在第二天12:00前點評

1、日志點評只對管理層進行處罰，身為管理層必須具備榜樣力量，身為管理層有責(zé)任及時對下屬的工作進行點評與支持。

2、逾期點評或者不點評，1 人/次處罰20 元，按后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，疊加多人處罰。

及時點評的好處

1、主要體現(xiàn)在三點：寫的方便、看的方便、點評方便。

2、銷售人員在見完客戶之后，要把全部的溝通過程記錄下來，這就需要一個銷售日志進行過程記錄，通過日志可以得到領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗指點。要想得到好的結(jié)果，一定要對過程有一個有力的把控，否則結(jié)果會有些不可靠，等看到結(jié)果一切都晚了。日志是一個很好的過程還原方式。以往的日志效果往往不好，是因為寫、看都不方便，反饋不及時，更談不上大家的協(xié)同，形式主義；而辦公軟件的強大日志，卻可以輕松實現(xiàn)銷售過程的即時管理。

3、從接到公司規(guī)定開始所有日志采用辦公軟件移動端進行匯報。

五、如何使用辦公軟件進行銷售協(xié)同？ 發(fā)指令

1.上級在線對下級進行及時做指令，指令必須寫明具體的工作內(nèi)容和完成的目標(biāo)。然后必須選擇執(zhí)行人（該指令由執(zhí)行人執(zhí)行），可以選擇抄送范圍（抄送范圍內(nèi)的人員都可以看到指令內(nèi)容和完成情況），選擇完成期限（完成期限前必須匯報結(jié)果，若工作完成則匯報完成情況，若未完成則說明原因）。最后發(fā)指令人要對執(zhí)行人的完成回復(fù)做點評。可以打分（根據(jù)完成的好壞打分）。2.領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)任務(wù)，發(fā)出后開始倒計時提醒——請給我結(jié)果！提交了結(jié)果并且領(lǐng)導(dǎo)評價后提醒才消失，辦不了也給我個說法——責(zé)任的閉環(huán)管理。

發(fā)分享

1.好的勵志、管理類、國學(xué)類、心態(tài)類、營銷類、技術(shù)類、好的解決方法、內(nèi)涵笑話等都可在分享欄發(fā)送給全公司同事共享，大家共同激勵、相互成長大有好處，在內(nèi)部微信群可以發(fā)遇到工作困難、個人問題、心態(tài)問題可愿意分享出來，讓大家庭所有成員共同想辦法出主意一起探討解決。2.所有同事收到同事的分享要積極響應(yīng)回復(fù)，結(jié)合自身認識體會給予建議或者認同，不要不理不睬，也不要只顧點贊，一句話不說！

發(fā)審批

1.外出人員先發(fā)請假審批，注明請假事項以及起止時間；

如果是外勤需注明外出事項、地點、時間、聯(lián)系人、事由。并@行政人員（如果是拜訪客戶，則需要在審批里關(guān)聯(lián)客戶）

外勤結(jié)束返回公司后用手機簽到并補上照片證明，@行政人員 所有審批交由直屬上司審批

2.審批是高效率的管理，移動端除關(guān)機外基本無地域無時間限制，公司兩級審批10分鐘搞定。公司交流上報的信息流被加速了，處理效率極大提高。

六、如何使用CRM系統(tǒng)？

第二篇：辦公電腦和軟件申請與使用管理規(guī)范

辦公電腦和軟件申請與使用管理規(guī)范

一、目的

隨著公司高速擴張，對辦公電腦和軟件的需求也日益增加。為了加強公司辦公電腦和軟件的管理，規(guī)范請購流程與采購標(biāo)準(zhǔn)，提高辦公電腦、軟件的使用效率，控制成本和法律風(fēng)險。

二、定義

本規(guī)范所指的辦公電腦和軟件僅指員工用于辦公的電腦和軟件。

三、適用范圍 公司全體員工。

四、電腦配置的請購流程與采購標(biāo)準(zhǔn)

1.電腦配置的價格標(biāo)準(zhǔn)

1.1臺式機：不超過RMB2800元，特殊崗位如財務(wù)、計劃人員等需要長期處理數(shù)據(jù)的，可根據(jù)實際需求單獨申請更高配置的電腦（須財務(wù)經(jīng)理和運營總監(jiān)批準(zhǔn)）。

1.2筆記本：不超過RMB3500元，超過預(yù)算的情況需說明理由（須財務(wù)經(jīng)理和運營總監(jiān)批準(zhǔn)）。

2.采購標(biāo)準(zhǔn)（品牌、顏色、渠道等）

2.1臺式機無特殊情況均采購自帶OEM版正版操作系統(tǒng)的品牌主機，顯示器視具體價格情況可分開采購或成套采購。采購品牌為：聯(lián)想、華碩、宏基。

2.2筆記本電腦作為公司商務(wù)機用，必須采購黑色產(chǎn)品，若需其它顏色需說明理由特殊申請。采購品牌優(yōu)先選擇聯(lián)想、戴爾，也可采購華碩、宏基、惠普。2.3采購渠道必須選擇能出具增值稅發(fā)票的正規(guī)的電商公司或相關(guān)品牌指定的專賣店且貨比三家，同型號同規(guī)格的產(chǎn)品向報價較低者采購。電腦和軟件采購若報價只有2家或者只能找到1家報價的特殊情況，可在申請單上注明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后實施?？蛇x擇的電商包括：京東、易迅、亞馬遜、新蛋。

3.申請及審批流程

3.1電腦的請購：申請者填寫請購單（見附件一）、經(jīng)申請者的直接主管批準(zhǔn)后，交財務(wù)經(jīng)理和運營總監(jiān)批準(zhǔn)，然后交行政部采購。3.2上海公司由財務(wù)經(jīng)理和運營總監(jiān)批準(zhǔn)，廣州公司由財務(wù)主管和廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，成都公司由生產(chǎn)主管批準(zhǔn)后，發(fā)電子郵件給上海財務(wù)經(jīng)理和運營總監(jiān)在郵件中核準(zhǔn)。

3.3需要經(jīng)常出差的銷售人員經(jīng)銷售總監(jiān)批準(zhǔn)后方可請購筆記本電腦。若有配備筆記本的人員，則不再提供臺式機，但可單獨配置顯示器?，F(xiàn)有已經(jīng)配備筆記本又同時配備了臺式機的人員，將由各公司行政部逐步回收臺式機主機。

五、電腦、軟件和資產(chǎn)管理.所有的新電腦均使用原裝OEM系統(tǒng)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自更換成盜版系統(tǒng)，否則后果自負。原電腦為組裝機無原裝系統(tǒng)的情況，由行政部先統(tǒng)計情況和數(shù)量，公司將統(tǒng)一研究處理。.新電腦采購到公司后，由行政部統(tǒng)一記錄對應(yīng)的產(chǎn)品型號、序列號、操作系統(tǒng)CD KEY，主要配置、保修期和使用人等，將表格分享給財務(wù)，由財務(wù)負責(zé)填寫一一對應(yīng)的固定資產(chǎn)編碼，將該編碼粘貼于電腦主機和顯示器上。.所有采購的新電腦由行政部將操作系統(tǒng)的序列號和微軟操作系統(tǒng)CD KEY統(tǒng)一記錄在案，后續(xù)該電腦重新安裝系統(tǒng)時需使用原來對應(yīng)的系統(tǒng)版本和CD KEY，以保證正版的有效性，防止法律風(fēng)險。.新電腦的第一次系統(tǒng)注冊，禁止將本公司信息填寫到操作系統(tǒng)用戶登記內(nèi)容中，防止產(chǎn)生不必要的糾紛。.公司嚴禁安裝高風(fēng)險的盜版軟件，包括Auto CAD、Winzip、Winrar以及PS等，請盡量使用免費的開放軟件處理相關(guān)工作。如果必須使用這一類高風(fēng)險軟件的，請單獨向所在分公司的運營負責(zé)人申請。

第三篇：辦公規(guī)范管理制度

辦公規(guī)范管理制度

第一條 為規(guī)范公司辦公管理，特制訂如下規(guī)定。

第二條 辦公儀表規(guī)范

著工裝，左胸適當(dāng)位置佩戴公司徽章，其它應(yīng)遵守員工守則四、五、七條相關(guān)規(guī)定，違反規(guī)定的，除由綜合管理部通報批評外，每次罰款50元；各部門負責(zé)人應(yīng)認真配合，督促屬下員工遵守本規(guī)定。員工一月累計違反規(guī)定人次超過三人次，該負責(zé)人亦應(yīng)罰款100元。

第三條 辦公室規(guī)范

1、辦公桌：案頭用品整齊放置，保證辦公桌整潔無雜物。

2、座椅：靠背、坐椅一律不得放任何物品，人離開時椅子調(diào)正。

3、文件柜：保持文件放置整潔無雜物，頂上不得堆置文件。

4、節(jié)約辦公資源，嚴禁鋪張浪費。

第四條 語言規(guī)范：

1、交往語言：您好、早晨好、早、再見、請問、請您、勞駕、關(guān)照、謝謝。

2、電話語言：您好、請問、稍等、謝謝、再見。

3、接待語言：您好、請稍候、請坐、對不起、請登記、與我聯(lián)系、打擾一下、好的、行。

第五條 行為規(guī)范

1、堅守工作崗位、不串崗、脫崗、離崗。

2、上班時間不看報紙、玩游戲或做與工作無關(guān)的事。

3、辦公桌上應(yīng)保持整潔并保持辦公室安靜。

4、上班時間，不要在辦公室化妝。

5、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談在接待室或會議室進行、會私客不超過5分鐘。

6、不用公司電腦上網(wǎng)聊天或做與工作無關(guān)的事，不要隨意使用其它部門電腦，私客不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許不準(zhǔn)用公司電腦。

7、未經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，不得索取、打印、復(fù)印其他部門資料。

8、嚴格遵守考勤制度，不得代人打到。

10、嚴禁在辦公室吸煙，違者罰款50元。

11、請假要有假條，特殊情況，事后補假條。

12、因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須向 人力資源部通報。

13、無工作需要，不得擅自進入機房，財務(wù)室、會議室、接待室。

14、不得私自索要贈品，違者罰款100元。本規(guī)范由人力資源部實施監(jiān)督與檢查。

第四篇：關(guān)于釘釘辦公軟件使用制度

關(guān)于釘釘辦公軟件使用制度

為規(guī)范我司前后臺人員日常行為。我司特引進釘釘軟件作為日常管理交流工具，特制定本制度。

一、銷售人員

1、簽到：上班，本埠人員于8點30分竹仁堂會所處手機簽到，外阜人員于9點整于客戶處簽到；下班，18點后于客戶處或者回歸路途簽到。嚴禁在家或者固定地點簽到，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視為無簽到處理。

2、日常：銷售人員每日走訪不得低于6家有效客戶，每走訪一家，均須發(fā)布釘釘位置及圖片，并于拜訪完后提交走訪客戶日報表（并于日報定位），須含客戶店名、客戶名稱、客戶電話，詳談內(nèi)容及談后結(jié)果，缺一不可。

3、涉及本日因特殊情況，無完成以上任一要求，須在日報上體現(xiàn)注明。

4、周總結(jié)：于每周六晚上21點前提交本周周報表，于電子版或者書面版詳細填寫，并發(fā)于wangxt@dadezhuang.cn，屆時向總經(jīng)理匯報（須詳細填寫本周重要或者意向客戶詳細情況，并做本周總結(jié)及下周工作計劃，周報表于釘盤文件夾里下載）填寫資料過于簡單、存在不真實或者馬虎應(yīng)付的，視為無效周報。

5、以上無按要求執(zhí)行者，按相關(guān)制度處理。

二、后勤人員

1、后勤人員：上班，于工作地點按時打卡簽到；下班，于工作地點按時打卡簽到。

2、物流人員，每次外出配送貨物，均須于客戶處打卡簽到，并附上照片，說明配送情況及客戶問題。

3、所有人員因臨時公事更改工作內(nèi)容，須于釘釘上報備，如外出，須填寫外出申請，請假，須填寫請假申請，進行報備。

4、以上未按要求執(zhí)行，按相關(guān)銷售人員管理條款處理。

三、其他說明

1、于釘釘上發(fā)起的審批申請，均須詳細描述，如申請樣品酒，須填寫相關(guān)客戶姓名、電話、地址、申請緣由等。

2、以上涉及到每月處罰獎金，統(tǒng)一歸入公司福利資金池，用于日常公司員工福利，如本月突出表現(xiàn)員工、員工生日（申請），節(jié)日費用、團隊文化建設(shè)等等，財務(wù)須統(tǒng)一每月審批備檔及登記。

廈門大德莊進出口有限公司

2016年3月15日

第五篇：釘釘辦公軟件使用規(guī)定

釘釘辦公軟件使用規(guī)定

為進一步提高工作效率，方便各部門之間工作的溝通，提高員工工作條理性、計劃性，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+移動辦公的作用。為方便規(guī)范管理，現(xiàn)將 “釘釘”辦公軟件使用操作作如下規(guī)定：

一、釘釘辦公軟件使用功能模板及適應(yīng)范圍：

1、簽到適應(yīng)員工外出和出差使用。

2、釘盤、日志、請假、出差、外出、物品領(lǐng)用、付款、轉(zhuǎn)正、物品申購、招聘、協(xié)同、任務(wù)功能適應(yīng)公司所有人員。

二、“釘釘”軟件使用原則

1、釘釘辦公軟件統(tǒng)一由行政部按新員工入職個人手機號碼添加，并下發(fā)激活短信，并同時安裝手機和電腦版，離職人員將刪除釘釘號。（注：若使用人更換手機號碼需向行政部報備）。

2、員工上班使用釘釘作為在線溝通工具，管理業(yè)務(wù)及工作盡量采用“釘釘”軟件的審批功能，執(zhí)行無紙化的工作流程。

3、著重采用“釘釘”軟件管理平臺的“日志”和“審批”功能，目的使總經(jīng)理及時了解員工上班的工作狀態(tài)，特別是加強對外出人員的工作管理，同時簡化內(nèi)部日常工作的管理流程。

三、“釘釘”軟件簽到要求

1、簽到功能只適合在釘釘手機端操作使用，針對外出或出差人員使用。

2、員工外出、出差從事業(yè)務(wù)相關(guān)工作事宜時，每到達一個目的地簽到一次，離開目的地時再簽到一次。

3、簽到時須確認：

1）“簽到時間”，手機系統(tǒng)默認； 2）“簽到地點”須微調(diào)準(zhǔn)確位置；

3）“簽到內(nèi)容”可以填寫文字說明或現(xiàn)場拍照為準(zhǔn)。

四、工作日志的填寫內(nèi)容

1、日報（所有人員填寫）：今日完成工作內(nèi)容、備注等；

2、月報（只須部門負責(zé)人填寫）：上月工作總結(jié)、本月工作計劃、備注等；

3、日報和月報都提交至部門負責(zé)人和行政部，日報須當(dāng)天提交，月報須次月5號前提交。釘釘辦公軟件使用規(guī)定

五、“釘釘”軟件審批內(nèi)容及流程和使用詳解

1、請假需提前一天申報，選擇請假類型、開始時間、結(jié)束時間，填寫請假天數(shù)、請假事由，并提交于部門負責(zé)人，行政部（三天以上需總經(jīng)理批準(zhǔn)）；

2、當(dāng)天外出需提前兩小時申報，選擇開始時間、結(jié)束時間，填寫外出時間（小時）、外出事由，并提交于部門負責(zé)人和行政部；

3、出差需提前一天申報，填寫出差地點、出差天數(shù)、出差事由，選擇開始時間、結(jié)束時間，并提交于部門負責(zé)人和行政部；

4、物品領(lǐng)用、物品申購、付款、轉(zhuǎn)正、招聘填寫相關(guān)內(nèi)容并提交各部門負責(zé)人和相關(guān)部門；

5、協(xié)同功能適合向其他人員或部門發(fā)起工作協(xié)調(diào)事項；任務(wù)功能為上級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起工作任務(wù)給下屬，并在規(guī)定時間內(nèi)完成，釘盤適合大家存放文檔（分部門和公共盤）；

6、涉及薪酬（請假）的審批事項在事后需須補交紙質(zhì)版請假單；

7、員工對接審批人為部門負責(zé)人和行政部；主管對接審批人為行政部和總經(jīng)理；

8、各相關(guān)審批人要及時審核或回復(fù)審批內(nèi)容，對所有員工未經(jīng)審批的考勤按曠工處理；

9、對所有員工未經(jīng)審批的工作指令或事項，當(dāng)事人已執(zhí)行的，對造成的經(jīng)濟損失或負面影響由當(dāng)事人承擔(dān)。

六、“釘釘”使用注意事項

1、“釘釘”賬號務(wù)必使用本人真實姓名及頭像，昵稱備注工號+姓名。

2、信息的及時答復(fù)

1）群成員在收到工作指令等信息后，要進行回復(fù)“收到”。2）非即可完成的工作指令，成員需在規(guī)定期限內(nèi)進行答復(fù)。3）若有緊急工作需傳達，則請以電話直接溝通。

4）以公告或Ding形式發(fā)布的通知，請大家收到及時回復(fù)確認。

3、對“釘釘”辦公軟件在使用中若有不清楚的請向行政部詢問。