第一篇：電子檔案存儲(chǔ)管理制度

電子檔案存儲(chǔ)管理制度

（試行）

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲(chǔ)管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件存儲(chǔ)與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術(shù)語(yǔ)解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件存儲(chǔ)管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲(chǔ)的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲(chǔ)

第五條 電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類(lèi)型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于其它類(lèi)型的文檔，如果無(wú)法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

4、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來(lái)說(shuō)分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對(duì)于16mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于200 dpi，對(duì)于35mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見(jiàn)圖像文件的存儲(chǔ)要求。

2、存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、多媒體文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（七）數(shù)據(jù)庫(kù)文件

1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、超文本文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（九）計(jì)算機(jī)程序

1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、計(jì)算機(jī)程序依賴(lài)的軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類(lèi)型較多，包含以上所示的多種類(lèi)型，具體類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同存儲(chǔ)。

第六條 對(duì)電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用TXT文檔編寫(xiě)。

第七條 在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說(shuō)明等應(yīng)同電子檔案一并存儲(chǔ)。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲(chǔ)。

第十一條 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中設(shè)計(jì)的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲(chǔ)。

第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用

（B），一套異地保存（C）。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲(chǔ)載體是：只讀光盤(pán)、磁帶等。禁止使用軟磁盤(pán)作為電子檔案的長(zhǎng)期保存載體。第十四條 對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤(pán)鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1、存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對(duì)濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

第十六條 電子文件存儲(chǔ)時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存儲(chǔ)。

第十七條 存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)應(yīng)放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應(yīng)分開(kāi)保管。第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題。

1、存儲(chǔ)載體出現(xiàn)兼容性問(wèn)題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留四年。

（二）刻錄光盤(pán)時(shí)采用整盤(pán)刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multisession recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

（三）對(duì)磁性載體每2年、光盤(pán)每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問(wèn)題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)補(bǔ)救。

（四）存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。

（五）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。

第二篇：電子檔案最佳存儲(chǔ)介質(zhì)——縮微膠片

電子檔案最佳存儲(chǔ)介質(zhì)——縮微膠片

中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院謝小能劉培平

歸檔后的電子文件稱(chēng)為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有以下兩個(gè)最主要的特性：

1、信息的非人工識(shí)讀性。經(jīng)過(guò)以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，人才能識(shí)讀它。計(jì)算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。

2、系統(tǒng)的依賴(lài)性。電子檔案需要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力和發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動(dòng)都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

電子檔案的利用快捷方便。計(jì)算機(jī)可以直接訪問(wèn)，檢索速度快；并且可以聯(lián)人計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱。所以，電子檔案的利用具有高效率、易聯(lián)網(wǎng)、易操作的特點(diǎn)，給人類(lèi)經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化等各個(gè)方面帶來(lái)了巨大的好處。但是，對(duì)于信息安全的基本要求卻是不可忽視的。

一、電子檔案的保存現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

存儲(chǔ)是信息存在的根本，也是信息利用的基礎(chǔ)。隨著電子檔案的大量出現(xiàn)，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)前應(yīng)該考慮的一個(gè)重要問(wèn)題是電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，這是檔案工作者的職責(zé)所在。

盡管電子檔案在記錄方式上與傳統(tǒng)檔案不同，但其作為檔案的本質(zhì)、功能與傳統(tǒng)檔案是一樣的。電子檔案也是人們?cè)谡?、?jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)中產(chǎn)生的，是歷史的原始記錄。電子檔案和傳統(tǒng)檔案，記錄著人類(lèi)的知識(shí)和智慧，是人類(lèi)文明得以延續(xù)和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，必須確保電子檔案的長(zhǎng)期、永久保存，使這些極其重要而又無(wú)法替代的信息不僅能為我們所用，而且也能為我們的子孫后代所用。

當(dāng)前，越來(lái)越多的信息以電子形式建立。然而，由于電子檔案的特殊性，在目前的技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r下，電子檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)——磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等的長(zhǎng)久保存遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到令人滿意的水平，甚至可以說(shuō)目前電子檔案的保存狀況令人擔(dān)憂。

早在1996年，美國(guó)行星數(shù)據(jù)系統(tǒng)噴氣推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室的麥克爾·馬丁、蘇珊·麥克馬洪就說(shuō)過(guò)，“隨著越來(lái)越多的信息以電子形式存儲(chǔ)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)災(zāi)難性丟失的可能性就越來(lái)越大”“從歷史角度來(lái)說(shuō)，直到四、五年前，磁盤(pán)還是主要的存儲(chǔ)媒介。??作為檔案存儲(chǔ)媒介，磁盤(pán)對(duì)我們來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)直象災(zāi)難一樣?！薄?976年美國(guó)首次宇航員登陸行星的數(shù)據(jù)到現(xiàn)在二十年過(guò)去了，磁盤(pán)開(kāi)始分解?！币敶髮W(xué)助理圖書(shū)館長(zhǎng)唐納德·沃斯特說(shuō)，“在美國(guó)存儲(chǔ)了各種各樣的記錄和檔案，許多公司和機(jī)構(gòu)熱衷于奔向信息時(shí)代，但不幸的是有些重要的數(shù)字信息無(wú)法閱讀。在俄勒岡州，最主要的全國(guó)殘疾人數(shù)據(jù)庫(kù)不見(jiàn)了；在紐約，賓夕法尼亞州的道路信息被抹掉了，在一些比較大的州，不可替代的土地使用數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法閱讀，原因僅僅是所用的軟件沒(méi)了?！泵绹?guó)，旅行公司創(chuàng)始人羅伯特·斯坦說(shuō)，“我無(wú)法想象100年后我們現(xiàn)在做的東西到那時(shí)還能使用。我甚至不認(rèn)為25年后還能使用。事實(shí)上，幾年前做的東西到現(xiàn)在已經(jīng)不能使用了。這是因?yàn)閮蓚€(gè)問(wèn)題，一是媒介本身能維持多久，另外一個(gè)問(wèn)題是運(yùn)行媒介的機(jī)器?！?/p>

事實(shí)是，在美國(guó)，當(dāng)研究人員在90年代末查找60年代的計(jì)算機(jī)磁帶上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，只有僅存的幾臺(tái)機(jī)器還能讀出這些數(shù)據(jù)。信息環(huán)境的加速變化造成信息的丟失。美國(guó)宇航局NASA60年代火星探測(cè)的寶貴電腦資料已無(wú)法再讀取。這是因?yàn)樵诒姸嗟臄?shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)中，光盤(pán)雖然被認(rèn)為是目前最好的電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，但是，光盤(pán)仍有著許多致命弱點(diǎn)，令人擔(dān)憂。由于光盤(pán)的讀取不只靠盤(pán)片本身，還極大的依賴(lài)硬設(shè)備和軟件，因此，設(shè)備及軟件的延續(xù)是光盤(pán)長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵。廠家說(shuō)他的盤(pán)片可以保存100年以上，但沒(méi)有一個(gè)廠家保證幾十年后仍有設(shè)備及軟件可讀取現(xiàn)在寫(xiě)入光盤(pán)的信息。光盤(pán)技術(shù)是高科技的產(chǎn)物，光盤(pán)技術(shù)目前仍處在發(fā)展和改進(jìn)的時(shí)期，光盤(pán)技術(shù)的不穩(wěn)定帶來(lái)了設(shè)備和軟件的不穩(wěn)定。美國(guó)等國(guó)家正在生產(chǎn)將光盤(pán)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到膠片上的設(shè)備，以備長(zhǎng)久保存光盤(pán)信息，這從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明光盤(pán)不能作為長(zhǎng)期保存信息的媒體。正如美國(guó)學(xué)者彼得衛(wèi)·阿代爾斯坦所說(shuō)：“雖然磁性介質(zhì)和光盤(pán)有數(shù)據(jù)密集和利用快捷的優(yōu)點(diǎn)，但這些優(yōu)點(diǎn)并不能抵消人們對(duì)這些介質(zhì)和硬件永久性的擔(dān)

憂?！?/p>

歸納起來(lái)，導(dǎo)致光盤(pán)存儲(chǔ)信息丟失有下列幾方面的原因：①存儲(chǔ)介質(zhì)過(guò)期失效；②軟件和硬件系統(tǒng)升級(jí)換代，如原存儲(chǔ)介質(zhì)的驅(qū)動(dòng)器已淘汰；③原存儲(chǔ)格式已經(jīng)淘汰，沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)換；而且即使轉(zhuǎn)換，“在各種原因引起的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，信息的損失、變異都是不可避免的?！雹苡?jì)算機(jī)病毒的侵害；⑤自然災(zāi)害。1995年日本阪神大地震后，縮微品上的信息都完好無(wú)損；但計(jì)算機(jī)、光盤(pán)中的數(shù)據(jù)全部毀于一旦。

二、縮微膠片是電子檔案的最佳存儲(chǔ)介質(zhì)

作為檔案保存的存儲(chǔ)媒介，應(yīng)該符合以下幾點(diǎn)要求：①穩(wěn)定可靠的技術(shù)平臺(tái)；②長(zhǎng)久保存的媒介；③信息讀取有保障；④信息安全可靠。這四點(diǎn)是相互制約密切相關(guān)的。目前，數(shù)碼式存儲(chǔ)介質(zhì)在這四方面都達(dá)不到要求。這在上面的論述中已顯而易見(jiàn)。紙張和縮微膠片等模擬介質(zhì)則完全滿足以上要求：模擬信息以人為本，其形式和內(nèi)容真實(shí)再現(xiàn)，信息可見(jiàn)，能夠?yàn)槿怂斫?，不可更改，信息相?duì)獨(dú)立于技術(shù)環(huán)境，信息穩(wěn)定可靠，能夠長(zhǎng)期或永久保存。正如柯達(dá)信息媒體事業(yè)全球副總裁杰夫勒·馬京指出：“企業(yè)與政府開(kāi)始意識(shí)到，模擬介質(zhì)是保存信息的唯一具有長(zhǎng)期性、安全性與投資效率的途徑?！彼@里所說(shuō)的模擬介質(zhì)是指縮微膠片。

美國(guó)檔案保存委員會(huì)在加拿大的一次會(huì)議上發(fā)布了一份關(guān)于機(jī)讀、人讀記錄的白皮書(shū)，它提出：檔案保存的首要任務(wù)是尊重實(shí)事求是，即收集并無(wú)限期地保存有價(jià)值的信息，使之能向公眾提供檔案記錄；次要任務(wù)是應(yīng)及時(shí)的、不昂貴地向公眾提供檔案記錄；更次要的任務(wù)是能以便捷的方式提供檔案信息。該白皮書(shū)認(rèn)為：在目前條件下，最安全、最便宜、最有保證的檔案保存介質(zhì)是——黑白銀鹽感光材料，即銀鹽縮微膠片。最有意思的是，提出這個(gè)白皮書(shū)的幾位委員都是搞電子影像的專(zhuān)家。美國(guó)在電子領(lǐng)域一直走在世界前列，可以說(shuō)在電子影像應(yīng)用方面是最有經(jīng)驗(yàn)的。即便如此，他們?cè)陔娮訖n案保存方面仍持這么謹(jǐn)慎和實(shí)事求是的做法，的確值得我們借鑒。

縮微攝影技術(shù)是模擬影像記錄，它不僅記錄文件的信息內(nèi)容，也記錄文件的外形特征，甚至包括立體物品和彩色信息。它滿足檔案部門(mén)要求反映真跡的基本要求，是迄今為止最成熟的全文“真跡”高密度存儲(chǔ)和自動(dòng)檢索的技術(shù)。

縮微膠片的保存期長(zhǎng)，是能夠長(zhǎng)久保存的介質(zhì)。攝影膠片的持久性取決于膠片塑料片基和銀影像的持久性。如果沖洗正確，貯存條件好，醋酸片基的壽命將超過(guò)100年。聚酯片基化學(xué)性能更穩(wěn)定，壽命可達(dá)500年以上。銀影像的持久性也很出色，可達(dá)幾百年。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案膠片的性能要求作了說(shuō)明，這使人們不必懷疑這種介質(zhì)的持久性。除了使用具有檔案質(zhì)量的攝影膠片以外，檔案行為還要求有適宜的貯存條件，這也在相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中作了說(shuō)明。

縮微膠片上信息的讀取不需要復(fù)雜的硬件，用很簡(jiǎn)單的光學(xué)儀器就可以，只要一臺(tái)閱讀設(shè)備就行，甚至用放大鏡都能夠閱讀。技術(shù)上也不會(huì)發(fā)生重大變革?？s微膠片是鹵化銀制成的，使用的是將來(lái)也不大可能變化的技術(shù)。因此，采用縮微膠片保存檔案，基本上是無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的?？梢哉f(shuō)，采用模擬影像技術(shù)的縮微膠片，是信息安全與延續(xù)的根本保障。

三、COM系統(tǒng)——實(shí)現(xiàn)電子檔案向縮微膠片轉(zhuǎn)化的工具

通過(guò)COM系統(tǒng)可以將貯存在磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)內(nèi)的電子檔案轉(zhuǎn)移到縮微膠片上，以縮微品的形式保存。

COM系統(tǒng)就是將計(jì)算機(jī)輸出的機(jī)讀信息轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字、符號(hào)等人讀信息，然后再將其記錄在感光膠片上的信息處理系統(tǒng)。所謂COM，即為Computer Output Microfilm(計(jì)算機(jī)輸出縮微膠片)、Computer Output Microform(計(jì)算機(jī)輸出縮微品)、Computer Output Microfilmer(計(jì)算機(jī)輸出縮微膠片裝置)等英文名稱(chēng)的字頭。COM技術(shù)是把計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算與縮微攝影的快速記錄結(jié)合在一起的技術(shù)方法。

COM系統(tǒng)主要是由COM主機(jī)、沖洗機(jī)、拷貝機(jī)等設(shè)備組成的。此外還包括縮微膠片閱讀器、閱讀復(fù)印機(jī)等外圍設(shè)備。COM系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)主要可以分為輸入部分、字符發(fā)生及顯示部分、成像及顯影部分和控制部分等。首先，來(lái)自磁盤(pán)(帶)、光盤(pán)的信息經(jīng)輸入部分輸入機(jī)內(nèi)，然后，經(jīng)過(guò)必要的轉(zhuǎn)換，將輸入的信息轉(zhuǎn)換為該系統(tǒng)使用的編碼；再通過(guò)字符發(fā)生器將其轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字或圖形等人讀信息，并顯示在陰極射線管上；攝影機(jī)控制部分則可根據(jù)來(lái)自指令部

分的信息，控制攝影機(jī)的動(dòng)作，將由字符發(fā)生裝置產(chǎn)生的文字、圖形等信息高速記錄在感光膠片上。COM膠片的顯影加工同普通縮微膠片的加工方法一樣。

COM系統(tǒng)向膠片上記錄信息的速度可與計(jì)算機(jī)工作同步，記錄速度快，尤其比向紙上打印的速度快得多，因此，COM技術(shù)是把計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算與縮微攝影的快速記錄結(jié)合在一起的技術(shù)方法。

目前許多單位為了電子影像的安全保存，使用紙來(lái)存儲(chǔ)電子檔案信息。但是，與縮微介質(zhì)相比，錄入速度慢，紙質(zhì)檔案占用空間大，手工查閱效率低，使用不方便，保存期也不如縮微膠片長(zhǎng)。所以使用紙質(zhì)作存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)長(zhǎng)久保存檔案遠(yuǎn)不如使用縮微膠片。可以認(rèn)為，電子檔案目前最安全、最低廉、最可靠的保存媒介是銀鹽縮微膠片。但是，COM系統(tǒng)的價(jià)格比較高，沒(méi)有必要每個(gè)檔案部門(mén)都置備一套COM系統(tǒng)，可由信息中心或網(wǎng)絡(luò)中心購(gòu)置，檔案部門(mén)需要將電子檔案轉(zhuǎn)換成縮微膠片時(shí)，由信息中心或網(wǎng)絡(luò)中心代勞，這樣既經(jīng)濟(jì)、方便、及時(shí)，質(zhì)量又有保證。

(北京市，郵編：100872)

(責(zé)任編輯張占江)

第三篇：電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

為了加強(qiáng)中隊(duì)電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和 有效開(kāi)發(fā)利用，更好地為中隊(duì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本隊(duì)實(shí)際，特作如下規(guī)定：

一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1． 電子文件是開(kāi)設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門(mén)類(lèi)和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過(guò)程中

2．電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3．電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

二、電子文件的歸檔方式

1． 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本隊(duì)工作實(shí)際，現(xiàn)強(qiáng)調(diào)物理歸檔。

2．根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類(lèi)（信息類(lèi)和環(huán)境類(lèi)）組盤(pán)。填寫(xiě)必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。

3． 歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：

序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境 等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。

三、電子文件的移交與保管

1．入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及進(jìn)補(bǔ)救。２．隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。

３．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，四、電子文件的提供和利用

1．封存的電子檔案不外借，利用時(shí)使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防 范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2．銷(xiāo)毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，監(jiān)銷(xiāo)人、銷(xiāo)毀人簽名蓋章。

第四篇：電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特作如下規(guī)定：

二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1、電子文件是公司開(kāi)設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門(mén)類(lèi)和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過(guò)程中，由各辦公室和檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。

2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔按室要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地使用技能，組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。

三、電子文件地歸檔方式

1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本公司工作實(shí)際，強(qiáng)調(diào)物理歸檔。

2、各部門(mén)根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件

中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類(lèi)（信息類(lèi)和環(huán)境類(lèi)）組盤(pán)。填寫(xiě)必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。

3、歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：

序號(hào)、提名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。

四、電子文件的移交與保管

1、電子文件在每年六月份前將上的應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門(mén)歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

2、公司檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

3、入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

4、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。

5、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。

五、電子文件的提供和利用

1、封存的電子檔案不甘落后外借，利用時(shí)使用復(fù)制體，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2、銷(xiāo)毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，鑒銷(xiāo)人、銷(xiāo)毀人簽名蓋章。

第五篇：疫苗存儲(chǔ)管理制度

疫苗存儲(chǔ)管理制度

一、目的及意義

為加強(qiáng)疫苗存儲(chǔ)使用管理，細(xì)化疫苗倉(cāng)庫(kù)日常管理內(nèi)容，加強(qiáng)監(jiān)督，完善獸藥疫苗管理制度，降低公司損失和風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化參與人員疫苗儲(chǔ)存意識(shí)及風(fēng)險(xiǎn)把控能力，保證疫苗存儲(chǔ)有效性。

二、效果

疫苗日常倉(cāng)儲(chǔ)管理完善有效，記錄以及預(yù)警到位。疫苗出入庫(kù)流程有序運(yùn)行，區(qū)域內(nèi)疫苗有效調(diào)節(jié)，無(wú)積壓、成本浪費(fèi)情況。

三、實(shí)施要求

1、疫苗申報(bào)：分場(chǎng)由獸醫(yī)師根據(jù)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存提出計(jì)劃，計(jì)劃發(fā)送給疫苗倉(cāng)管（高磊619781）。總倉(cāng)由區(qū)域獸藥總監(jiān)提出計(jì)劃，總倉(cāng)管理員走oa申報(bào)。

2、疫苗接收：疫苗配送車(chē)提前通知倉(cāng)管員，倉(cāng)管與防疫員在場(chǎng)區(qū)門(mén)口等候疫苗車(chē)。按要求核實(shí)疫苗存儲(chǔ)溫度后，核對(duì)數(shù)量，送達(dá)疫苗室登記批號(hào)有效期，分類(lèi)存儲(chǔ)。

3、疫苗存儲(chǔ)：疫苗按要求分類(lèi)、整理儲(chǔ)存，記錄儲(chǔ)藏溫度，保持倉(cāng)庫(kù)衛(wèi)生整潔，定時(shí)檢查電器、線路。

4、疫苗使用：防疫員每天使用疫苗做好記錄，倉(cāng)管根據(jù)票據(jù)及時(shí)錄入系統(tǒng)。使用中若有問(wèn)題及時(shí)反饋獸醫(yī)師、倉(cāng)管員。

5、疫苗盤(pán)點(diǎn)：要求倉(cāng)管每周盤(pán)點(diǎn)一次，分場(chǎng)防疫員參與盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)表一式兩份，分場(chǎng)倉(cāng)管、獸醫(yī)師簽字留檔。如有賬實(shí)不一致、長(zhǎng)期不用、即將過(guò)期的報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（模板如下）

四、激勵(lì)措施

1、本制度工作為員工基本工作職責(zé)，參與績(jī)效考核。

2、按規(guī)定申報(bào)，疫苗漏發(fā)錯(cuò)發(fā)由倉(cāng)管承擔(dān)責(zé)任。未按規(guī)定申報(bào)，疫苗漏發(fā)錯(cuò)發(fā)由獸醫(yī)師承擔(dān)責(zé)任。

3、疫苗接收票據(jù)簽字即視為確認(rèn)接收，出現(xiàn)問(wèn)題由接收人員與倉(cāng)管承擔(dān)責(zé)任。

4、未按規(guī)定存儲(chǔ)疫苗，造成疫苗損失由倉(cāng)管員與防疫員承擔(dān)責(zé)任。

5、疫苗使用期間丟失、污染造成損失由使用人承擔(dān)責(zé)任。

6、若出現(xiàn)疫苗未使用完或因不適合生產(chǎn)未及時(shí)上報(bào)造成的疫苗損失由倉(cāng)管員、獸醫(yī)師承擔(dān)責(zé)任，并在部門(mén)內(nèi)通報(bào)批評(píng)和等額處罰。

疫苗盤(pán)點(diǎn)表.xlsx