第一篇：合同卷宗管理辦法

業(yè)務(wù)三部合同卷宗管理辦法

為進(jìn)一步規(guī)范我部對(duì)業(yè)務(wù)卷宗的立卷、歸檔工作，現(xiàn)特制定本辦法。

一、合同簽訂與立卷

a)在對(duì)外合同談判中，取得南北業(yè)務(wù)系統(tǒng)編號(hào)，交由部門主管經(jīng)理審批通過后，由主辦業(yè)務(wù)員立卷。

b)業(yè)務(wù)卷宗立卷時(shí)必須包括以下內(nèi)容：

i.客戶訂單、客戶詳細(xì)聯(lián)系人資料

ii.我司開立的銷售合同或形式發(fā)票

iii.業(yè)務(wù)成本預(yù)算表

iv.供應(yīng)商采購合同、供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系人資料

v.如系新客戶或新供應(yīng)商，應(yīng)有相應(yīng)關(guān)聯(lián)方評(píng)審表。

vi.如系信用證交易，應(yīng)備信用證復(fù)印件。

vii.其他相關(guān)文件

c)卷宗立卷要求：

i.所有文檔清晰整潔，資料真實(shí)準(zhǔn)確

ii.文件除保留紙質(zhì)文件外，業(yè)務(wù)員也應(yīng)保留相關(guān)電子文檔。

二、合同執(zhí)行中卷宗文件更新、保管和檢查

a)隨合同的執(zhí)行，業(yè)務(wù)卷宗文件需隨之更新

i.客戶簽署的我司銷售合同或形式發(fā)票

ii.供應(yīng)商回簽的我司采購合同

iii.采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

iv.業(yè)務(wù)全套報(bào)關(guān)文件副本，包括報(bào)關(guān)委托書、報(bào)關(guān)單復(fù)印件等等

v.業(yè)務(wù)結(jié)匯全套文件，包括提單副本、發(fā)票、裝箱單、Form A（E）等 b)在合同執(zhí)行過程中，卷宗由主辦業(yè)務(wù)員或其指定的跟單員保管。

c)在合同執(zhí)行過程中，部門主管經(jīng)理將不時(shí)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)卷宗進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)卷宗資料不準(zhǔn)確不完整，將記錄不符點(diǎn)一次。不符點(diǎn)將與年終獎(jiǎng)金關(guān)聯(lián)。

三、合同執(zhí)行完畢整理與歸檔、借閱

a)合同執(zhí)行完畢的標(biāo)志的財(cái)務(wù)交單。

b)合同執(zhí)行完畢后，主辦業(yè)務(wù)員應(yīng)對(duì)合同卷宗整理，補(bǔ)齊遺漏材料，撤出多余無關(guān)材料。業(yè)務(wù)卷宗應(yīng)在合同執(zhí)行完畢后一個(gè)月內(nèi)整理完畢。

c)業(yè)務(wù)員應(yīng)制作卷宗文件清單，標(biāo)注卷宗結(jié)案時(shí)間。

d)業(yè)務(wù)卷宗在合同執(zhí)行完畢后應(yīng)交部門指定檔案員歸檔保管。如需借閱，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)，列明歸還時(shí)間并及時(shí)歸還。

四、本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。

第二篇：業(yè)務(wù)卷宗管理辦法

業(yè)務(wù)卷宗管理辦法

為了進(jìn)一步規(guī)范我部門對(duì)業(yè)務(wù)卷宗的立卷、歸檔工作，現(xiàn)特制定本辦法。

一、收案和立卷 程序:

（一）在利益沖突檢索合格后，取得案件網(wǎng)絡(luò)編號(hào)后，簽署《委托代理協(xié)議》;

（二）律師助理及時(shí)登記件編號(hào)，交由承辦律師立卷;

（三）業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容:卷宗目錄、收案登記表、客戶相關(guān)人員聯(lián)系表、律師工作匯報(bào)、工作計(jì)時(shí)統(tǒng)計(jì)表、案卷證據(jù)、適用法規(guī)、結(jié)案報(bào)告、發(fā)票復(fù)印件、承辦律師變更交接單及備考說明;

（四）正在辦理之中的案件卷宗，必須在卷宗的側(cè)面和正面，用電腦打印案件名稱，其中包括:客戶名稱、案由、簡(jiǎn)述、承辦律師、卷號(hào)、公司LOGO。

二、卷案卷內(nèi)檔案材料按如下順序排列:(一)訴訟類案卷材料按下列隔頁分類: 1.委托手續(xù):具體指委托協(xié)議或授權(quán)委托書。

2.相關(guān)證據(jù)材料:包括當(dāng)事人提供和律師個(gè)人收集的有關(guān)案件的證據(jù)材料。

3.往來傳真及筆錄:包括與客戶及其他當(dāng)事人之間往來傳真、電話記錄、談話筆錄、會(huì)談紀(jì)要、集體討論記錄等。

4.我部門出具法律文件:包括我部門出具的送交法院的文件、我部門出具給客戶的法律文件、代理詞、庭審筆錄。

（二）案件或項(xiàng)目完成時(shí)，承辦律師應(yīng)根據(jù)上述要求整理卷宗，補(bǔ)齊遺漏材料，撤出多余的、無關(guān)的材料;

（三）律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)，注明頁次。兩面有字的要兩面編號(hào)，頁號(hào)位置正面在右上腳，背面在左上腳，并填寫相應(yīng)卷宗目錄;

（四）所有非訴訟歸檔文件應(yīng)用A4紙，所有訴訟歸檔文件應(yīng)用B5紙，對(duì)殘損的材料要修補(bǔ)或?qū)?fù)印件放在原件后面;

（五）如材料小于卷面，要用紙張加襯底;大于卷面的材料，應(yīng)整齊地沿卷面折小;

（六）無原件的附復(fù)印件，律師應(yīng)說明原因。無原件又無復(fù)印件的，由部門經(jīng)理說明并簽字;

（七）需附卷的信封要攤開折平，郵票不要揭掉;

（八）卷內(nèi)的所有金屬物包括釘書釘要全部剔除干凈;

（九）案卷裝訂一律使用棉線繩，在棉線繩活結(jié)處需貼上我部門封簽(用白紙條即可)，并加蓋承辦律師的名章或親筆簽名。一本檔案厚度應(yīng)不超過2厘米，超過部分應(yīng)另歸一卷。

律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)整理完畢，移交行政部檔案管理人員，由檔案管理人員對(duì)案卷進(jìn)行審查，并簽署備考說明;如不符合要求，檔案管理人員應(yīng)不予接收并要求其重新整理，直至合格為止。

四、部門檔案借閱辦法(一)已結(jié)案卷借閱辦法

1.卷宗應(yīng)在檔案室保存。我部門律師借閱已結(jié)卷宗，應(yīng)先填寫《檔案資

第三篇：律師事務(wù)所業(yè)務(wù)卷宗管理辦法（范文模版）

律師事務(wù)所業(yè)務(wù)卷宗管理辦法

為了進(jìn)一步規(guī)范本所對(duì)業(yè)務(wù)卷宗的立卷、歸檔工作，現(xiàn)特制定本辦法。

一、收案和立卷 程序: 1.在利益沖突檢索合格后，取得案件網(wǎng)絡(luò)編號(hào)后，簽署《委托代理協(xié)議》;2.業(yè)務(wù)部門秘書及時(shí)登記件編號(hào)，交由承辦律師立卷;3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容:卷宗目錄、收案登記表、客戶相關(guān)人員聯(lián)系表、律師工作匯報(bào)、工作計(jì)時(shí)統(tǒng)計(jì)表、案卷證據(jù)、適用法規(guī)、結(jié)案報(bào)告、發(fā)票復(fù)印件、承辦律師變更交接單及備考說明;4.正在辦理之中的案件卷宗，必須在卷宗的側(cè)面和正面，用電腦打印案件名稱，其中包括:客戶名稱、案由、簡(jiǎn)述、承辦律師、卷號(hào)、事務(wù)所LOGO。

二、卷案卷內(nèi)檔案材料按如下順序排列:(一)訴訟類案卷材料按下列隔頁分類:(1)委托手續(xù):具體指委托協(xié)議或授權(quán)委托書。

(2)相關(guān)證據(jù)材料:包括當(dāng)事人提供和律師個(gè)人收集的有關(guān)案件的證據(jù)材料。

(3)往來傳真及筆錄:包括與本所客戶及其他當(dāng)事人之間往來傳真、電話記錄、談話筆錄、會(huì)談紀(jì)要、集體討論記錄等。

(4)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具給客戶的法律文件、代理詞、庭審筆錄。

(5)法院出具文書:包括受理案件通知書、出庭通知書、裁定書、判決書、調(diào)解書等。(6)相關(guān)法律法規(guī)。(7)結(jié)案報(bào)告。

(二)非訴訟類案卷材料按下列隔頁分類:(1)委托手續(xù):具體指授權(quán)委托書。

(2)相關(guān)材料:包括當(dāng)事人提供和律師個(gè)人收集的有關(guān)案件的證據(jù)材料。

(3)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具給客戶的法律文件。

(4)往來傳真:包括本所客戶及其他當(dāng)事人之間往來傳真、電話記錄、談話筆錄、會(huì)談紀(jì)要。

(5)相關(guān)法律法規(guī)。(6)結(jié)案報(bào)告。

(三)常年法律顧問項(xiàng)目案卷材料按下列隔頁分類:(1)委托手續(xù):《常年法律顧問協(xié)議》的復(fù)印件。(2)相關(guān)材料:(3)往來傳真:(4)本所出具法律文件:(5)相關(guān)法律法規(guī):(6)辦案小結(jié)。

三、檔案整理和歸檔

1.承辦律師的秘書負(fù)責(zé)整理歸檔工作;2.案件或項(xiàng)目完成時(shí)，承辦律師應(yīng)根據(jù)上述要求整理卷宗，補(bǔ)齊遺漏材料，撤出多余的、無關(guān)的材料;3.律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)，注明頁次。兩面有字的要兩面編號(hào)，頁號(hào)位置正面在右上腳，背面在左上腳，并填寫相應(yīng)卷宗目錄;4.所有非訴訟歸檔文件應(yīng)用A4紙，所有訴訟歸檔文件應(yīng)用B5紙，對(duì)殘損的材料要修補(bǔ)或?qū)?fù)印件放在原件后面;5.如材料小于卷面，要用紙張加襯底;大于卷面的材料，應(yīng)整齊地沿卷面折小;6.無原件的附復(fù)印件，律師應(yīng)說明原因。無原件又無復(fù)印件的，由部門主任說明并簽字;7.需附卷的信封要攤開折平，郵票不要揭掉;8.卷內(nèi)的所有金屬物包括釘書釘要全部剔除干凈;9.案卷裝訂一律使用棉線繩，在棉線繩活結(jié)處需貼上本所封簽(用白紙條即可)，并加蓋承辦律師的名章或親筆簽名。一本檔案厚度應(yīng)不超過2厘米，超過部分應(yīng)另歸一卷。

律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)整理完畢，移交本所檔案管理人員，由檔案管理人員對(duì)案卷進(jìn)行審查，并簽署備考說明;如不符合要求，檔案管理人員應(yīng)不予接收并要求其重新整理，直至合格為止。

四、本所檔案借閱辦法(一)已結(jié)案卷借閱辦法

1.卷宗應(yīng)在檔案室保存。本所律師借閱已結(jié)卷宗，應(yīng)先填寫《檔案資料借閱登記表》(見附表)，由主管業(yè)務(wù)委員簽字并在本所檔案管理人員處登記后方可借閱。如主管業(yè)務(wù)委員因故不在，則由本部門主任簽字。如本部門主任亦不在，又事出緊急，可先行借閱，但須事后告知主管業(yè)務(wù)委員或本部門主任，補(bǔ)上簽字。

2.歸還檔案時(shí)，應(yīng)由本所檔案管理人員進(jìn)行檢查，以確定檔案確實(shí)無毀損、無丟失。(二)未結(jié)案卷借閱辦法

本所未結(jié)案卷及正在進(jìn)行的項(xiàng)目(含法律顧間單位)的案卷由承辦律師保存。承辦律師須保證案卷的安全，切勿丟失、毀損，并應(yīng)在本所檔案管理人員處進(jìn)行登記。如因承辦律師發(fā)生變化，需將檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)及時(shí)交接，并及時(shí)作變更登記。使用完畢或結(jié)案后應(yīng)及時(shí)登記并歸還案卷。

五、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守制度，定期對(duì)案卷保管情況進(jìn)行檢查。如有案卷丟失、毀損等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告本所業(yè)務(wù)管理委員。不得違反制度向任何人提供檔案和擴(kuò)大利用范圍，不得向他人匯露檔案的內(nèi)容。

六、本所律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由本律師事務(wù)所所統(tǒng)一保管，任何律師調(diào)離本所，均不得將案卷帶走，執(zhí)委會(huì)批準(zhǔn)的除外。

附表: 檔案資料借閱登記表

第四篇：卷宗管理

卷 宗 管 理

卷宗管理分為矯正對(duì)象個(gè)人卷宗和各類分卷宗

一、個(gè)人卷宗書順序和內(nèi)容

1、調(diào)查通知書

2、委托調(diào)查函

3、起訴書（副本）

4、審前社會(huì)調(diào)查表

5、審前社會(huì)調(diào)查報(bào)告

6、調(diào)查材料（筆錄、意見等）

7、社區(qū)矯正對(duì)象登記表

8、判決書（裁定書、調(diào)解協(xié)議書）

9、監(jiān)外執(zhí)行通知書

10、監(jiān)外執(zhí)行報(bào)到通知書

11、其他移交的檔案材料

12、圖像采集（照片）

13、社區(qū)矯正宣告書

14、接受社區(qū)矯正保證書

15、入矯談話筆錄

16、矯正方案

17、監(jiān)護(hù)協(xié)議書

18、監(jiān)護(hù)人談話筆錄

19、幫教協(xié)議書

20、電話報(bào)到登記表

21、社區(qū)矯正對(duì)象匯報(bào)記錄簿

22、監(jiān)護(hù)人反饋情況登記簿

23、社區(qū)矯正對(duì)象公益勞動(dòng)記錄簿

24、個(gè)別教育記錄

25、社區(qū)矯正工作者走訪登記簿

26、社區(qū)矯正對(duì)象談話筆錄

27、社區(qū)矯正對(duì)象家訪談話筆錄

28、月份計(jì)分考核記載表

29、計(jì)分考核統(tǒng)計(jì)表

30、獎(jiǎng)扣分通知單

31、社區(qū)矯正對(duì)象考察表

32、管理級(jí)別審批表

33、社區(qū)矯正對(duì)象外出請(qǐng)假申請(qǐng)審批表

34、社區(qū)矯正對(duì)象準(zhǔn)假通知單

35、社區(qū)矯正對(duì)象遷居審批表

36、社區(qū)矯正對(duì)象行政獎(jiǎng)勵(lì)審批表

37、社區(qū)矯正對(duì)象行政處分審批表

38、社區(qū)矯正對(duì)象司法獎(jiǎng)懲審批表

39、社區(qū)矯正獎(jiǎng)勵(lì)通知書

40、社區(qū)矯正懲處通知書

41、提請(qǐng)減刑意見書

42、社區(qū)矯正情況記載簿

43、社區(qū)矯正評(píng)審鑒定表

44、社區(qū)矯正期滿鑒定表

45、社區(qū)較正期滿通知書

二、分卷宗

1、矯正對(duì)象花名冊(cè)卷宗

2、社區(qū)矯正檔案交接表卷宗

3、社區(qū)矯正對(duì)象脫逃、下落不明登記簿卷宗

4、就業(yè)、遷居登記卷宗：

①社區(qū)矯正對(duì)象就業(yè)登記簿

②社區(qū)矯正對(duì)象遷居登記簿

5、社區(qū)矯正對(duì)象請(qǐng)假登記簿卷宗

6、社區(qū)矯正對(duì)象違規(guī)登記簿卷宗

7、集體教育情況記載簿卷宗

8、社區(qū)矯正對(duì)象獎(jiǎng)、扣分統(tǒng)計(jì)表卷宗

9、社區(qū)矯正對(duì)象獎(jiǎng)（懲）登記表卷宗

10、社區(qū)矯正檔案查閱登記表卷宗

11、年月份社區(qū)矯正對(duì)象累計(jì)計(jì)分公示表卷宗

12、社區(qū)矯正對(duì)象移交接收清冊(cè)卷宗

13、社區(qū)矯正公益勞動(dòng)協(xié)議書卷宗

第五篇：卷宗情況說明

卷宗情況說明

本卷宗當(dāng)事人申請(qǐng)書1份，人民調(diào)解受理登記表1份，人民調(diào)解調(diào)查記錄1份，人民調(diào)解記錄1份，人民調(diào)解協(xié)議書1份，人民調(diào)解回訪記錄1份。因當(dāng)事人未申請(qǐng)司法確認(rèn)，故本卷宗無司法確認(rèn)有關(guān)材料。

本案涉及當(dāng)事人2人，涉及金額1160元。

立 卷 人：張立立

審 核 人：

立卷日期： 2011 年 月 日

卷宗情況說明

本卷宗當(dāng)事人申請(qǐng)書1份，人民調(diào)解受理登記表1份，人民調(diào)解調(diào)查記錄1份，人民調(diào)解記錄1份，人民調(diào)解協(xié)

議書4份，人民調(diào)解回訪記錄1份。

本案當(dāng)事人2人，調(diào)解經(jīng)濟(jì)金額1160元。

立 卷 人：張立立

審 核 人：

立卷日期： 2011 年 月 日