第一篇：關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定

關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定

目的：為進一步加強合同檔案的管理工作，提高合同檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

范圍：本制度的管轄范圍包括但不限于公司與合作單位簽訂的技術(shù)合同、協(xié)議，大宗、高價值物資采購合同，固定資產(chǎn)采購合同，基建項目合同，租賃合同等，以及與上述合同簽訂相關(guān)的會議紀要、備忘錄、傳真、郵件等業(yè)務(wù)資料。

內(nèi)容：

一、合同文本草擬：

重大商務(wù)合同應(yīng)由公司草擬合同范本，并經(jīng)公司法律顧問確認后，方可進入議定程序。涉及我方欠缺的專業(yè)知識的合同或協(xié)議，可以由對方提供合同草案，由公司制定專人進行修改，再經(jīng)公司法律顧問確認后，方可進入議定程序。

二、合同協(xié)議議定：

合同的議定，原則上至少由公司總經(jīng)理或董事會授權(quán)2人以上參加。持總經(jīng)理簽字或董事長簽字的《合同簽訂授權(quán)書》的主議定人方可代表公司在合同上簽字，并辦理合同印鑒使用手續(xù)。副議定人一般作為合同審核人，會簽待簽訂的合同協(xié)議。

合同議定達成共識后，由主議定人填寫《合同審批表》，附上合同或協(xié)議副本，有審核人會簽，連同《合同簽字授權(quán)書》一起，報合同章管理員蓋公司合同專用章。

合同金額超過5萬元人民幣，或年度采購金額累計超過5萬元人民幣的，須報總經(jīng)理批準后，方可簽訂。

重大的基建合同、合同標的100萬元人民幣以上的采購合同、技術(shù)協(xié)議，需報經(jīng)董事會審批后，方可簽訂。

三、合同檔案歸檔：

合同簽訂后一周內(nèi)，議定人需要將全部合同協(xié)議正本、連同與合同議定相關(guān)的會議紀要、備忘、傳真、郵件的原件或打印件整理完畢，一并交合同管理部門，并登記《合同檔案登記管理臺賬》。

合同履行過程中合同雙方之間對于所有有關(guān)合同內(nèi)容的意思表達信件、催告函件等原則上也應(yīng)由雙方代表簽字確認，并按照主合同編號為序，隨時產(chǎn)生過、隨時進行存檔。原則上，議定人可以保留上述文檔的復(fù)印件備用。當議定人（業(yè)務(wù)員）離職時，作為工作交接的要件，必須將個人保管的合同檔案副本全部移交。

四、合同臺賬的登記、保存：

合同文檔管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。

年代-項目性質(zhì)-檔案類型-序號。

2012 –（基建/采購/技術(shù)/人事/質(zhì)量）–（合同/協(xié)議/會議紀要/備忘/傳真/郵件）– 0

1五、合同檔案保存年限：

如果僅涉及中國大陸地區(qū)的業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)結(jié)束之日起至少保存三年。如果涉及跨國業(yè)務(wù)，則保存期限應(yīng)當延長至五到六七年。

六、合同檔案的調(diào)閱：

合同檔案已經(jīng)存檔，原則上不外借，只可以調(diào)閱或復(fù)印。

若需調(diào)閱合同，需按照公司文件管理制度，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可調(diào)閱。已歸檔的合同檔案屬于公司AAA級保密信息，參照公司《保密規(guī)定》執(zhí)行。

七、管理責(zé)任劃分

合同檔案交付存檔前由主議定人負責(zé)管理，交付后，由管理人員負責(zé)管理。

八、其他：

本規(guī)定自下達之日起實施。

附件：

《合同簽訂授權(quán)書》

《合同審批單》

《合同檔案登記管理臺賬》

第二篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強對公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，公司行財部負責(zé)全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間及時交行財部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，保守機密，遵紀守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財務(wù)文檔資料

1）財務(wù)、會計管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財務(wù)管理制度；

3）財務(wù)各類憑證、賬冊、報表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護方面的文件材料；

5）物資采購、價格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場信息、情報方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調(diào)查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機要檔案資料

1、機要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

2、劃分標準：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計技術(shù)資料、重要物資采購信息資料。

2）機密檔案資料包括： ○1財務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項目資料； ○7項目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀要； ○2重要項目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財部。

2、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，并進行妥善保管。

6、電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

1、變更、修改、補充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號標識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財務(wù)專項機要檔案資料由行財部負責(zé)按會計制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財部負責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀要、決議及其他會議資料等由行財部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項檔案資料均由各部門負責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財部檔案室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經(jīng)分管負責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。

第二十條

檔案銷毀時要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公

司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長審批方可查閱；

機密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負責(zé)人審核報總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負責(zé)人批準并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀要、公報、簡報，快報、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

三、公司聯(lián)合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營管理活動中形成的文件材料

1、經(jīng)營管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計、審核情況匯總、通報，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

3、以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

4、重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

附表二

企業(yè)會計檔案保管期限表：

一、會計憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。

1、月、季度財務(wù)報告3年

2、財務(wù)報告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計移交清冊 15年

2、會計檔案保管清冊 永久

3、會計檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對賬單 5年

第三篇：合同檔案管理規(guī)定

合同檔案管理規(guī)定

一、總則

第一條 為加強合同檔案管理工作，特制定本辦法。

第二條 各部門職工均有保護合同檔案的義務(wù)。

第三條 為確保合同檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步推行電子化管理。

二、合同檔案管理范圍

第四條 各部門對外簽訂的合同均屬于本《辦法》管理范圍。

第五條 每一份合同包括合同正本、副本及與之有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及相關(guān)單證等附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議，均應(yīng)妥善保管。

三、立卷歸檔

第六條 專人負責(zé)收集、管理合同檔案。

第七條 歸檔時間：發(fā)生法律效力的合同檔案，按工作階段性進行歸檔：

1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

2、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

第八條 歸檔要求

1、材料完整齊全。立卷時，要求將合同的正件與附件等統(tǒng)一歸檔。

2、系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。合同分類準確、立卷合理。

3、公司內(nèi)合同實行統(tǒng)一編號，便于分類歸檔。

四、合同檔案的管理

第九條 歸檔辦法

1、方法：以合同編號分類，并核定合同檔案的機密程度，一份合同一卷，按時間順序排列，卷內(nèi)文件按主次關(guān)系排列，正件在前，附件在后。

2、步驟：

收集整理分類立卷

第十條 過程管理：

1、預(yù)立卷：應(yīng)及時做好日常的預(yù)立卷工作，將需歸檔的預(yù)立卷的文件整理好。合同檔案管理人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸檔的合同及相關(guān)文件。

2、保管： 設(shè)立專用文件庫保存合同檔案。從合同檔案的內(nèi)容、時間、檔案價值等方面，確定各類合同檔案的保管期限，編制成表。

3、銷毀：合同檔案的銷毀時應(yīng)有至少一人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十一條 合同檔案的調(diào)閱

1、因工作需要調(diào)閱合同檔案，須填寫“合同檔案查閱單”，注明查閱合同檔案的名稱、編號、密級、查閱人等。依據(jù)查閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)合同檔案管理負責(zé)人簽批后方能查閱。

2、任何人不得隨意外借歸檔的合同文件材料，確因工作需要外帶，須辦理合同檔案外借手續(xù)，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱合同檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第四篇：公司重大項目檔案管理規(guī)定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大項目檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 目的

為加強和規(guī)范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下簡稱“公司”）重大項目檔案管理工作，確保其收集齊全、完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《安徽省檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本規(guī)定適用于公司及其各級全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位（以下簡稱“各單位”）等。

第三條 名詞解釋

（一）重大項目指經(jīng)政府及投資主管部門批準的和列入公司重點項目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項目等。

（二）重大項目檔案是指重大項目在規(guī)劃、建設(shè)、實施、驗收及管理過程中所形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄。包括實體檔案、聲像材料及實物檔案等。

（三）子企業(yè)是指公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和突出主業(yè)、提高公司核心競爭力需要依法設(shè)立、投資的、具有獨立法人資格主體的企業(yè)。包括：

1.公司直接或間接獨資設(shè)立的各級全資子公司；

2.公司直接或間接與其他公司或自然人共同設(shè)立的、控股50%以上，或未達到50%但能夠解決其董事會半數(shù)以上成員的組成，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級控股子企業(yè)。

第二章 重大項目檔案管理組織機構(gòu)、職責(zé)

第四條 組織原則

公司及所屬各單位重大項目檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則。

第五條 主要職責(zé)

公司辦公室為重大項目檔案主管部門和管理部門。主要職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行公司重大項目管理方針、政策及實施方案，制定重大項目檔案管理制度；

（二）統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)公司重大項目檔案管理工作，負責(zé)對重大項目進行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）對公司及所屬各單位重大項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，協(xié)調(diào)解決項目檔案管理業(yè)務(wù)工作中遇到的問題；

（四）接收公司全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項目檔案，實行集中統(tǒng)一管理；

（五）組織或參加公司及所屬各單位項目檔案管理驗收工作；

（六）對所屬各單位重大項目檔案管理工作進行表彰和獎勵。第六條 公司及所屬各單位項目承辦單位（或部門），要根據(jù)本單位實際情況，明確重大項目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責(zé)，設(shè)專、兼人員負責(zé)重大項目檔案日常管理工作。項目承辦單位專、兼職檔案人員主要職責(zé)負責(zé)收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交。

第七條 公司及所屬各單位重大項目檔案主管部門，應(yīng)將重大項目檔案管理工作納入本單位、本部門工作計劃，加強對重大項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，聽取其工作匯報，并為開展業(yè)務(wù)管理工作提供保障。

第八條 公司及所屬各單位重大項目檔案管理部門，負責(zé)本單位重大項目檔案管理工作。其主要職責(zé)負責(zé)接收項目承辦單位（或部門）移交的重大項目檔案；負責(zé)對項目檔案進行編目、保管及提供利用等。

第三章 重大項目文件（檔案）的形成與管理

第九條 項目文件（檔案）的歸檔范圍

重大項目承辦單位的檔案主管部門或檔案管理部門應(yīng)制定本單位重大項目文件材料歸檔范圍（見附件2）；

公司及其全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項目檔案，包括重大建設(shè)、改制重組、股權(quán)投資等所形成的全部檔案。

第十條 項目文件管理

重大項目承辦單位的項目承辦部門，應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案管理人員，依據(jù)重大項目文件材料歸檔范圍，負責(zé)對項目文件進行收集（必須是原件）和整理。

第十一條 重大項目承辦單位的檔案主管部門專職或兼職檔案人員對已列入歸檔范圍，但項目實施過程中確需利用的項目文件進行跟蹤，制定歸檔時間，確保項目文件收集齊全、完整。

第十二條 重大項目承辦單位檔案主管部門專職或兼職檔案人員，要將收集到的項目文件做分類目錄，并上報本單位檔案管理部門備案。

第四章 重大項目文件的移交與歸檔

第十三條 公司及所屬各單位重大建設(shè)項目、科研、技改、改制重組及股權(quán)投資等項目主管部門，應(yīng)設(shè)兼職檔案人員負責(zé)對其所形成的項目文件進行收集、分類、整理、立卷，按時間或按階段向本單位檔案管理部門進行移交歸檔。

第十四條 移交歸檔時應(yīng)符合下列要求：

（一）移交歸檔時間：項目文件應(yīng)當在辦理完畢相關(guān)手續(xù)后實時或定期歸檔。定期歸檔應(yīng)為項目開工（或立項）后三個月、半年、一年或項目竣工；

（二）移交歸檔內(nèi)容：凡與項目有關(guān)所收集到的全部文件。

（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫清晰，編號正確，附件齊全；

（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。

第十五條 重大項目檔案移交時，應(yīng)由項目承辦部門兼職檔案人員編制移交目錄，向本單位檔案管理部門進行移交。移交目錄一式二份，由移交和接收相關(guān)人員簽字后，雙方各存一份。移交目錄應(yīng)包括：序號、文件編號、責(zé)任者、提名、文件形成時間、頁號等。

第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對接收的重大項目檔案進行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標題，編制案卷編號和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。

第十七條 公司及全資、控股子企業(yè)所管轄的單位在完成對項目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完成項目檔案驗收，簽署正式通過驗收意見之日起，在本單位檔案部門保管2年的項目檔案，按照有關(guān)管理規(guī)定按時向公司檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理。

第五章 公司重大項目檔案的驗收

第十八條 公司重大項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。凡重大建設(shè)項目、技改項目等未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十九條 按照上級單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項目檔案驗收的有關(guān)規(guī)定：一般項目檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前一個月內(nèi)完成；重大項目的檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前三個月內(nèi)完成；如特殊情況項目檔案驗收也可與項目驗收同步進行；項目檔案如不能按時驗收，需提交申請延期報告，并經(jīng)項目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實批準。

第二十條 檔案驗收由項目承辦單位檔案主管部門提出申請，填寫《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收申請表》（見附件1），由公司項目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項目檔案的驗收，必要時由檔案行政主管部門等組織驗收。

第二十一條 法律規(guī)范中對驗收有特別規(guī)定的，應(yīng)服從法律規(guī)范的規(guī)定。驗收結(jié)束后，要形成驗收意見并簽署日期，反饋項目承辦單位作為建設(shè)項目總體竣工驗收的依據(jù)之一。凡在規(guī)定時間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級檔案主管部門重大建設(shè)項目專項驗收合格和終驗未經(jīng)檔案驗收人員簽字認可的，上級建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗收合格證明。

第二十二條 重大項目檔案驗收不合格的項目，由上級或上級委托公司檔案主管部門向項目承辦單位提出整改意見，要求項目承辦單位在項目竣工驗收前對存在的問題限期整改并進行復(fù)驗。復(fù)驗后仍不合格的，不得進行項目竣工驗收，由上級或上級委托公司檔案主管部門提請對項目承辦單位通報批評。如由于管理不當，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究項目承辦單位及有關(guān)人員的責(zé)任。

第六章 重大項目檔案的保管與利用

第二十三條 由于公司檔案庫房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負責(zé)日常管理并向公司檔案部門移交項目檔案目錄，管理將對標公司。

第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)本著安全保管的原則做好重大項目檔案的保管工作。存放項目檔案的庫房，應(yīng)符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對濕度控制在40%—65%之間。

第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)建立重大項目檔案借閱制度，嚴格借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時間。借閱重大項目檔案一般要在三個工作日內(nèi)歸還。

第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開范圍的重大項目檔案時，應(yīng)當執(zhí)行檔案借閱制度；借閱不公開范圍的重大項目檔案時，應(yīng)由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準，只能在檔案部門查閱，不得借出。

A.公司重大項目形成部門因工作需要需查（借）閱重大項目檔案時，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項目形成部門需查（借）閱重大項目檔案時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；

B.公司所屬各單位需查閱公司重大項目檔案時，須由所屬單位檔案部門有關(guān)人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。

第二十七條 公司各全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項目檔案時，可由本單位檔案部門有關(guān)人員直接到公司查閱。

第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項目檔案時應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。

第七章獎勵與懲處

第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)定期對本單位重大項目檔案收集、歸檔進展情況進行自查，并將自查報告上報公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)在各單位上報自查報告的基礎(chǔ)上進行抽查，對在項目檔案管理工作中成績突出的單位和個人給予表彰和獎勵。

第三十一條 有下列情形之一的，重大項目檔案主管部門將責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴重的，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）不按規(guī)定收集項目文件；

（二）不按規(guī)定移交或者接收項目文件；

（三）違反規(guī)定對外提供項目檔案；

（四）損毀、丟失項目檔案；

（五）擅自復(fù)制、公布項目檔案；

（六）玩忽職守，造成項目檔案損失；

（七）其它違反本規(guī)定的行為。

有前款第三、四、五、六項情形，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。

第八章 附注

第三十二條 本規(guī)定由公司辦公室負責(zé)解釋。第三十三條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收申請表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案歸檔范圍 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收內(nèi)容及要求

附件4：《重大項目檔案管理規(guī)定》項目檔案移交流程 附件5：項目檔案移交流程說明書 附件6：《重大項目檔案管理規(guī)定》重大項目驗收流程 附件7：重大項目檔案移交流程說明書 附件8：重大項目檔案利用申請表

附件9：《重大項目檔案管理規(guī)定》檔案利用流程 附件10：重大項目檔案利用流程說明書

第五篇：公司檔案管理規(guī)定

#####公司檔案管理規(guī)定

一、紙質(zhì)文件存檔 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

存檔文件接收——存檔文件打印/備份——文件傳閱——文件存檔 ——文件借閱——文件移交 【操作標準】

1、文件接收

行政專員負責(zé)本公司各類存檔文件的接收，各類文件接收后要在規(guī)定時間內(nèi)反饋發(fā)件人。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個工作日內(nèi)電話回復(fù)；其他部門轉(zhuǎn)交的各類文件在接收時簽字確認；各類經(jīng)濟合同要在加蓋公章時保留一份原件。

2、文件打印/備份

行政專員負責(zé)將接收到的電子版文件打印保存，將接收到的紙質(zhì)文件復(fù)印，打印及復(fù)印份數(shù)視公文傳閱人數(shù)而定。

3、文件傳閱

行政專員將紙質(zhì)文件原件存檔，復(fù)印件按照文件發(fā)送范圍進行傳閱，對保密文件需控制復(fù)印份數(shù)，并在傳閱后按時收回。

4、文件分類存檔

行政專員負責(zé)將各類文件按照檔案類別編號、登記，分別存放在不同的類目盒內(nèi)。

5、文件借閱

行政專員負責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門文件或?qū)Υ鏅n文件進行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。【相關(guān)規(guī)定】 存檔文件范圍：

1、公司上報下發(fā)的正式文件，除部門專項業(yè)務(wù)范疇外，均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。

3、公司下發(fā)的各類公文、發(fā)出的通知、報告、指示、決定、決議、通報、會議紀要、工作總結(jié)、營銷方案、培訓(xùn)資料等均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。

4、參加各種會議帶回來的文件和資料及公司的大事記等記載性的文字資料，均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。

5、公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。

6、公司工程竣工圖紙等項目資料均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。檔案盒設(shè)置：

按照如下標準設(shè)置檔案盒及文件夾分類，行政專員按照檔案類別將文字檔案保存在不同檔案盒內(nèi)。檔案盒類別名稱分設(shè) 6 個。檔案的編碼：

公司行政專員對不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門名稱編碼——文件編碼的格式進行編碼，每份文字檔案均需在頁眉上粘貼編碼。

1、公司名稱編碼采用公司漢語拼音首字母進行編碼，用連接符“-” 進行連接；

2、部門名稱編碼采用各部門名稱節(jié)選的兩個首字母。

經(jīng)理辦公會—JB、人事行政部—RX、財務(wù)部—CW、采購部—CG、工程部—GC、開發(fā)部—KF。檔案的歸檔方法：

1、歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、歸檔文件應(yīng)按類別放在資料盒內(nèi)存檔。

3、文件夾內(nèi)的文件要附文件目錄和備考表，并按規(guī)定的要求填寫。

4、備考表置于文件夾文件的第一頁，項目包括文件夾文件的情況說明、整理人、檢查人和日期等；對文件夾內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明。檔案的借閱及保密規(guī)定

1、員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。

2、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶離公司，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看，不得泄露尚未傳達的文件的內(nèi)容。

3、閱讀檔案時時不得抄錄全文，不得取走文件夾內(nèi)的任何文件，對于公司下發(fā)的各項管理制度手冊等其他重要資料要嚴格做好發(fā)放、借閱、查詢等登記手續(xù)。其他文件的分類保管

公司人事行政部不屬于檔案管理范疇的各類日常文件，保存在人事行政部文件柜內(nèi)，文件柜設(shè)運營檔案類、營銷管理類、行政管理類、人事管理類四個類目。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則。

二、紙質(zhì)檔案電子化備份 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

紙質(zhì)文件掃描——文件分類存儲——電子文件加密——電子文件移交 【操作流程】

1、紙質(zhì)檔案掃描

行政專員負責(zé)將公司所有紙質(zhì)檔案掃描編號，形成電子版，儲存在相關(guān)介質(zhì)（光盤、異動硬盤）上。

3、文件分類存儲

電子文件分類存儲標準參考紙質(zhì)文件分類原則，在儲存介質(zhì)上設(shè)立不同文件夾予以分類。

4、電子文件加密

存儲在光盤、硬盤上的電子檔案需進行加密，設(shè)置解鎖密碼，解鎖密碼由行政專員掌握并定期更換?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】

1、人事行政部準備一個存儲量在 320G 以上的移動硬盤用于存儲公司各類電子文件。

2、電子文件除儲存在異動硬盤上外，還需按照類別刻制光盤備份。

3、文字型電子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 為通用格式，圖像型電子文件以 JPEG、TIFF 為通用格式，音頻電子文件以 WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體文件以 MPEG、AVI 為通用格式。

4、每份電子文件均應(yīng)在“電子文件登記表”中登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存，并附有紙質(zhì)登記表的拷貝件。

5、歸檔電子文件的封存介質(zhì)不得外借，未經(jīng)批準公司任何人不得擅自復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準后，行政專員可以將單個電子文件拷貝給借閱人，但須監(jiān)督借閱人按時刪除。

三、聲像檔案管理 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

聲像檔案的收集——聲像檔案分類整理——檔案文字說明的編寫 【操作標準】

1、行政專員負責(zé)收集本公司各類聲像檔案，聲像檔案包括視頻光盤、影片、照片和文字說明，主要為反映公司主要活動的聲像資料（如員工活動照片、領(lǐng)導(dǎo)視察照片等）。聲像資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)歸檔。

2、聲像檔案應(yīng)保存在移動硬盤內(nèi)，并刻制光盤備份。聲像檔案按照如下標準設(shè)置文件夾：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音頻文件，PPT—培訓(xùn)用幻燈片，DATABASE—曲庫。各個文件夾科目內(nèi)按 照“年代—事由”分類，同類照片按時間順序編號。影像和聲音則可以按內(nèi)容編號。

3、行政專員負責(zé)為每份檔案撰寫文字說明，內(nèi)容需包括：事由、時間、地點、人物、背景、作者等事項，文字說明要準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概況全部信息。

四、制度管理 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

制度接收——制度發(fā)放——制度回收——制度銷毀 【操作標準】

1、制度接收

中赫集團定期修訂管理制度并下發(fā)給各部門，各部門負責(zé)人負責(zé)制度的接收、宣達。

2、制度發(fā)放

行政專員在接到公司管理制度后，三個工作日內(nèi)將管理制度發(fā)放給相關(guān)人員，發(fā)放標準為：每個部門一本、經(jīng)理辦公會成員每人一本、人事行政部存檔一本；領(lǐng)取人須在“制度領(lǐng)用登記表”上登記后方可領(lǐng)取。

3、制度回收

如員工離職，崗位調(diào)動，需將制度交還行政專員，由行政專員負責(zé)保管。

4、制度銷毀

在公司發(fā)新版管理制度后，行政專員負責(zé)將原有版本制度回收，在公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下予以銷毀。

五、合同管理 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】合同簽訂者 【工作步驟】 合同簽訂——制度保存 【操作標準】

1、各業(yè)務(wù)部門負責(zé)其部門合同的簽訂，采購部負責(zé)采購類合同的簽訂；

2、業(yè)務(wù)部門簽訂合同時，我方保存合同至少要一式三份，分別由財務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部門保存；

3、業(yè)務(wù)部門把合同交于財物部、行政部保存時需填寫合同接收單；

4、工程類合同還需提供工程部一份合同，工程部接收合同時需填寫合同接收單。