第一篇：公司檔案管理規(guī)定

xxxxxxxx有限公司檔案管理規(guī)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，提高公司檔案管理水平，使檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)檔案工作條例》的要求，現(xiàn)將檔案管理規(guī)定整理如下。

附件一：《檔案管理制度》 附件二：《檔案管理辦法》 附件三：《檔案保險(xiǎn)期限表》 附件四：《檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)》 附件五：《檔案分類方案》

檔案員崗位責(zé)任制（職責(zé)）

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其它規(guī)章制度，提高依法治檔的意識(shí)。

二、對(duì)本公司文件材料的形成，積累和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督檢查和歸檔指導(dǎo)，把好檔案質(zhì)量關(guān)。

三、編制檢索工具，為提供利用創(chuàng)造條件。

四、提高檔案編沿工作，豐富開發(fā)利用形式，爭(zhēng)創(chuàng)效益。

五、做好立卷歸檔檔案材料的分類編號(hào)、排列上架及統(tǒng)計(jì)工作，保管好各門類檔案。

六、做好檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案萬無一失。

七、積極參加社會(huì)活動(dòng)，了解檔案利用情況，提供有價(jià)值的資料為企業(yè)服務(wù)。

八、對(duì)前來利用檔案者，熱情接待，堅(jiān)持原則，維護(hù)檔案機(jī)密的安全。

立卷歸檔制度

一、各部門在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的文件、材料、圖表、聲像均屬于立卷歸檔范圍，全部實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

二、應(yīng)歸檔的文件、材料、種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，必須齊全完整，哪個(gè)單位承辦形成的，由公司的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，任何人不得據(jù)為己有。

三、文件材料的組合必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

四、案卷整理必須按要求整理歸檔。

五、每年三月底前，各部門須將上年度文件材料編制案卷移交清冊(cè)向檔案室移交歸檔。

檔案利用制度

一、檔案室應(yīng)編制案卷目錄，索引等檢索工具，積極開展檔案信息資源，為企業(yè)服務(wù)。

二、利用者查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，填寫《查閱檔案登記表》和《利用效果找反饋記錄》及時(shí)將利用檔案信息反饋回來，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)利用檔案。

三、檔案員要熟悉室藏檔案分類，編號(hào)情況，提高服務(wù)質(zhì)量。

四、檔案應(yīng)在閱覽室查閱，外借時(shí)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

五、查閱檔案要注意保護(hù)，不得折疊、圈點(diǎn)、勾劃或其它標(biāo)記。

六、利用者查閱檔案后，檔案員檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)與原件不符的須酌情處理。

檔案管理（保管）制度

一、檔案庫(kù)專庫(kù)專用，屬機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得入內(nèi)。案卷按檔案分類方案排列入庫(kù)，科學(xué)、合理的管理，方便檔案的入庫(kù)和出庫(kù)工作，不得任意挪動(dòng)。

二、檔案存放和進(jìn)去利用均由檔案員進(jìn)行，檔案的收進(jìn)、移出、保管、查閱等情況要認(rèn)真進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到底子情況清，情況明。

三、檔案庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆品帶入庫(kù)內(nèi)。

四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高溫、防潮、防盜、防蟲鼠、防塵，定期通風(fēng)，保持環(huán)境清潔衛(wèi)生，離開庫(kù)房要做到門窗緊閉，加鎖，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

五、檔案人員因工作變動(dòng)，須辦理好各類檔案的交接手續(xù)。

檔案庫(kù)房管理制度

一、檔案庫(kù)房系機(jī)要重地，非管理人員不得進(jìn)入，查閱者應(yīng)在閱覽室等候檔案管理人員閱卷。

二、檔案庫(kù)房要具備“三鐵一器”、“七防”措施，“三鐵一器”即鐵門、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器；“七防”即放火、防光、防高溫、防潮、防盜、防塵、防蟲鼠。

三、嚴(yán)禁庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙，不準(zhǔn)存放其他非檔案物品。

四、用科學(xué)的方法管理庫(kù)房，維護(hù)檔案的完整。

五、定期檢查檔案的安全保管狀況，及時(shí)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

六、下班時(shí)，要關(guān)好門窗上好鎖。

檔案保密制度

一、不該說的機(jī)密絕對(duì)不說。

二、不該問的機(jī)密絕對(duì)不問。

三、不準(zhǔn)在私人通信中涉及機(jī)密。

四、不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所及家里談?wù)摍C(jī)密。

五、不準(zhǔn)將檔案資料外借私人。

六、不私存機(jī)密文件、資料、圖紙等檔案材料。

七、不在不利用檔案保密場(chǎng)所談?wù)摍C(jī)密。

八、利用者利用檔時(shí)，由檔案人員負(fù)責(zé)調(diào)卷送閱，嚴(yán)禁入庫(kù)房自行查找檔案。

九、秘密級(jí)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

十、要經(jīng)常進(jìn)行保密情況檢查，檔案人員必須注意檔案庫(kù)門窗的關(guān)閉和上鎖，作好安全保密工作。

剔除銷毀文件說明

一、重份文件予以剔除，應(yīng)當(dāng)立卷的文件材料與已立卷的文件進(jìn)行核對(duì)。

二、對(duì)無保存價(jià)值的材料一律按規(guī)定予以剔除，分類打捆，這些材料有：

1、個(gè)人起草的文件草稿，無領(lǐng)導(dǎo)簽字，無時(shí)間、作者的；

2、個(gè)人上交的無頭尾的零星記載材料；

3、各單位抄送的供參考的文件材料；

4、本公司臨時(shí)性的通知及考勤表等；

5、一些會(huì)議的零星講話，發(fā)言等殘件。

附件二：

檔案的管理辦法

一、文書檔案是我公司在各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，具有保存價(jià)值的文件材料，具有參考和依據(jù)作用，也是公司的重要組成部分，因此，對(duì)文書檔案必須實(shí)行由公司集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。

二、凡在工作中形成的具有保存價(jià)值的行政文件、圖表和其它適用的文書材料的檔案資料，均由各部門統(tǒng)一整理，向檔案部門移交。

三、檔案室接收檔案，應(yīng)符合下列要求。

1、按《公司歸檔范圍》規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整歸檔。

2、案卷要按《立卷程序》的規(guī)定立卷。

3、案卷質(zhì)量達(dá)到《山西省企事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定。

四、各部門一般在第二年三月底前向檔案室移交檔案，交接雙方移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，檔案室嚴(yán)格把關(guān)、并履行簽字手續(xù)。

五、檔案室對(duì)接收的案卷，要按照分類編號(hào)方案進(jìn)行分類、排列、編號(hào);分類代號(hào)要統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

六、案卷按分類體系排列上架、不得分裂案卷之間的歷史關(guān)系，不得錯(cuò)亂放轉(zhuǎn)置，以便于檢查利用。

七、建立檔案的借閱制度和借閱登記簿，編制案卷分類目錄、全引目錄等檢索工具。

八、根據(jù)工作需要，積極開發(fā)信息資源，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等參考資料。

九、檔案室應(yīng)定期對(duì)重復(fù)、超過期限的檔案進(jìn)行登記建冊(cè)，組織鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀，嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)。

科技檔案的管理辦法

一、科技檔案是公司在逐步擴(kuò)大、不斷改進(jìn)、改造、基本建設(shè)管理等工作中直接形成的有保存價(jià)值的科技文件材料。

二、公司科技檔案是公司的重要組成部分，各部門必須將科技文件形成材料的形成、積累、整理歸檔納入本單位職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，做好平時(shí)收集工作，嚴(yán)防檔案材料的流失。

三、每項(xiàng)科研，設(shè)備基建項(xiàng)目及其事故等工作鑒定工作結(jié)束后，新形成的全部材料，必須按一個(gè)項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一套設(shè)備、一項(xiàng)產(chǎn)品為單位，保持成套完整加以系統(tǒng)分類整理，組成案卷，認(rèn)真登記卷內(nèi)文件目錄，擬制案卷題名，填寫案卷封面和備考表等。經(jīng)工程負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)移交檔案室，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。

四、檔案室對(duì)按接收的科技檔案，應(yīng)按分類編號(hào)方案進(jìn)行分類、編號(hào)必要的加工整理、排列上架。

五、檔案室應(yīng)編制必要的科技檔案檢索工具，積極提供檔案為科研、生產(chǎn)、基建、業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)。

六、檔案室必須高度重視科技檔案的安全保護(hù)工作，定期進(jìn)行安全檢查，對(duì)破損褪變的科技檔案要及時(shí)修復(fù)措施。

附件三

檔案保管期限表

1、董事會(huì)各類會(huì)議記錄、決議。

1．1 通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、在會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、董事會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件材料。

永久

1．2賀信、賀電、討論未通過的文件。

長(zhǎng)期

1．3 小組會(huì)議紀(jì)錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材

料。

短期

2、本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦發(fā)聯(lián)合會(huì)的常委員、政府常委員、辦公會(huì)議的文件材料。

2．1、公報(bào)、通報(bào)文件、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件材料。

永久

2．2、討論末通過的文件材料等。

短期

3、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件材料等。3．

1、主要文件材料。

長(zhǎng)期

3．2、其它文件材料。

短期

4、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料。

4．1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料。屬本公司主管業(yè)務(wù)的和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件材料。

4．2、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料。

長(zhǎng)期

4．3、其它需要執(zhí)行的文件材料。

短期

5、國(guó)家、省、市級(jí)、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本公司工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料。

永久

6、本公司、董事會(huì)、分公司、黨組（包括實(shí)行黨委制的黨委）和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過后的文件材料。

永久

7、本公司召開會(huì)議的文件材料。

7．1、本公司召開的工作會(huì)議和重要的專業(yè)會(huì)議文件材料。

7．1．1 通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料。

永久

7．1．2 典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)。

長(zhǎng)期

7．1．3 小組會(huì)議記錄、參考資料。

短期

7．2 一般專業(yè)會(huì)議文件材料。

7．2．1 紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料。

永久7．2．2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)。

短期

8、本公司制發(fā)的（包括其它機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）文件材料。

8．1、方針、政策法規(guī)性的、重要業(yè)務(wù)問題的。

永久

8．2、一般業(yè)務(wù)問題。

長(zhǎng)期

8．3、事務(wù)性有參考價(jià)值的。

短期

9、代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并采用的文件材料的最后草稿。9．1 重要的法規(guī)性的。

長(zhǎng)期

9．2、其它的。

短期

10、本公司各種文件工作形成的文件材料。

10．1 綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告。

永久

10．2 原始記錄。

長(zhǎng)期

11、本公司專題、典型的調(diào)查報(bào)告。11．

1、重要的。

永久

11．2、一般的。

短期

12、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告與本機(jī)關(guān)的批復(fù)、請(qǐng)示。

12．1、方針、政策性的重要問題的。

永久

12．2、一般事務(wù)性的問題的。

短期

13、本公司工作活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告。

13．1、重要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的。

永久

13．2、半年的、季度的、一般專題的。

長(zhǎng)期

14、本公司計(jì)劃、規(guī)劃控制數(shù)字。14．1年度和年度以上的。

永久

14．2季度的、月份的。

短期

15、本公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

15．1、匯報(bào)的、年度和年度以上的、專題的。

永久

15．2、季度的、月份的。

短期

16、本公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料。

永久

17、干部任免的文件材料。17．

1、本公司領(lǐng)導(dǎo)人，本公司對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料。

永久

17．2、本公司負(fù)責(zé)人的任免材料。

長(zhǎng)期

18、本公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料。18．

1、省級(jí)以上的。

永久

18．2、市、縣級(jí)以下的。

長(zhǎng)期

19、本公司對(duì)有關(guān)人員的處分材料。19.1、影響大、問題嚴(yán)重的。

永久

19.2、一般的。

長(zhǎng)期

20、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料。

長(zhǎng)期

21、本機(jī)關(guān)職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹及存根。

長(zhǎng)

期

22、本公司職工、黨員名冊(cè)。

永久

23、本公司黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形式的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊(cè)等文件材料。

長(zhǎng)期

24、本公司組織沿革、大事記。

永久

25、本公司及本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛征用土地的文件材料。

永久

26、本公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。

長(zhǎng)期

27、本公司編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本。

永久

28、本公司與國(guó)內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件資料。永久

28.1、有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的。

永久

28.2、重要的。

長(zhǎng)期 28.3、一般的。

短期

29、本公司關(guān)于出國(guó)考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料。

29.1、重大活動(dòng)的主要文件。

永久

29.2、一般活動(dòng)的審批手續(xù)考察報(bào)告。

長(zhǎng)期

29.3、其它文件材料。

短期

30、公司之間協(xié)商工作的往來文件材料。

短期

31、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本公司的主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的文件材料。

短期

32、本公司處理人民來信來訪的文件材料。

32.1、有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。

永久

32.2、有上級(jí)機(jī)關(guān)或本公司領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。

長(zhǎng)期

32.3、其它有重要處理結(jié)果的。

短期

32.4、沒有處理結(jié)果的。

短期

33、下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3 3.1、年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重大問題的專題報(bào)告。

長(zhǎng)期

33.2、年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般專題的報(bào)告和備案的。

短期

附件四

檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)

立卷的的基本要求，一個(gè)年度需要立卷的文件材料必須收集齊全、完整。收集重點(diǎn)：本公司已形成的文件材料，各部門形成的文件材料。

立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。

一、分類

立卷部門在制訂當(dāng)年形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集，分類工作，在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。

1、分年度：將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。

2、分級(jí)別：將文件按其作者之間的關(guān)系分成上、本、下級(jí)，以有緊密聯(lián)系的文件，如請(qǐng)示上級(jí)的批復(fù)與本級(jí)的文件放在一起。

3、分機(jī)構(gòu)：將文件按其產(chǎn)生的部門分開問題，將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限：要根據(jù)《文書檔案保管期限》和有關(guān)專業(yè)檔案保管期限表的規(guī)定將檔案材料按相同的保管期限分開。

二、組合

經(jīng)過分類的文件，按一定形成組合起來，組合的的基本要求：組合應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限明確。

組合的基本方法：

1、在本公司管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成的各種業(yè)務(wù)文件、基建設(shè)備、制度等、一般按單一問題組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件組合在一起。

2、會(huì)議文件，根據(jù)文件多少，一會(huì)一卷或數(shù)會(huì)一卷，文件多時(shí)一會(huì)數(shù)卷。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般同一種格式名稱，同一公司按時(shí)間順序組卷，當(dāng)文件特別少把幾種格式或幾個(gè)單位的組卷。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按作者或名稱組合。

5、會(huì)計(jì)檔案，按時(shí)間順序形成的數(shù)定卷。

6、簡(jiǎn)報(bào)、刊物按名稱一年一卷。

7、特殊性文件材料根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

三、編目

將經(jīng)過組合以后的文件，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

1、卷內(nèi)文件排列

一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；原件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后（專門的檔案除外）；其它文件材料按文件重要程度或時(shí)間先后排列。

2、卷內(nèi)文件編號(hào) 根據(jù)實(shí)際需要，卷內(nèi)文件編頁號(hào)或件號(hào)，成卷裝訂的卷內(nèi)文件的字跡和圖表的畫面，一面編寫一個(gè)頁號(hào)，空白頁不編號(hào)，頁號(hào)的位置在右下角。

3、卷內(nèi)文件目錄的編制：

卷內(nèi)文件目錄由順序號(hào)、文號(hào)、作者、文件標(biāo)題、文件日期、所在頁號(hào)、備注組成。

順序號(hào)：卷內(nèi)文件依其排列先后填寫順序，單份文件裝訂的案卷其卷內(nèi)文件件號(hào)與順序一致。

文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)； 作者：填寫文件的署名者；

文件標(biāo)題：一般照實(shí)抄原文標(biāo)題，過于簡(jiǎn)單不能反映文件內(nèi)容的，在標(biāo)題后用括號(hào)標(biāo)注文件提要；

文件日期：填寫文件的制發(fā)日期，沒有日期的文件考證清楚后再填寫； 所在頁號(hào)：填寫每份文件首頁號(hào)，最后一份文件填寫起止號(hào)； 備注：對(duì)卷內(nèi)文件變化作必要說明。

4、卷內(nèi)備考表的編制：

卷內(nèi)備考表由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間組成。本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損，修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷人；完成立卷后，由責(zé)任立卷者簽名； 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名； 立卷時(shí)間：填寫完成立卷的日期。

5、案案卷標(biāo)題的的擬寫：一般由作者、問題、名稱組成、標(biāo)題簡(jiǎn)練。概況準(zhǔn)確。

6、根據(jù)本單位實(shí)際情況，成卷裝訂或單份裝訂。

7、編制案卷目錄

裝訂好的案卷，經(jīng)過分類排列和編號(hào)以后，按照排列順序，記入案卷目錄，填表時(shí)按照案卷封面上的內(nèi)容和固定的案卷順序逐步進(jìn)行登記。

附件五

檔案分類編號(hào)方案

一、主題內(nèi)容與適用范圍

1、本方案規(guī)定了本公司檔案的分類原則、類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)符號(hào)和檔號(hào)編制等。

2、本方案適用于本公司檔案分類、編目和排列上架。

二、參照標(biāo)準(zhǔn)

《山西省企業(yè)事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)》

三、分類原則

以全部檔案為對(duì)象，依據(jù)本公司職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形式特點(diǎn)，保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

四、類目設(shè)置

為便于科學(xué)管理，將本公司檔案統(tǒng)一分類。分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案等10個(gè)一級(jí)類目20個(gè)二級(jí)類目。

五、標(biāo)識(shí)符號(hào)

本單位檔案分類中的類目符號(hào)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字，下級(jí)類目標(biāo)識(shí)符號(hào)代入上級(jí)類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，不同類級(jí)間用“.”。

六、檔案編制

檔號(hào)由全宗號(hào)、類目號(hào)、案卷號(hào)組成其間用“-”隔開。

案卷按未級(jí)類目分年度排列編制案卷號(hào)。同一類目?jī)?nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)或跳號(hào)。

以未級(jí)類目為位編制案卷目錄，案卷目錄編號(hào)與對(duì)應(yīng)目錄標(biāo)識(shí)符號(hào)一致。

xxxxxx有限公司

第二篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強(qiáng)對(duì)公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，公司行財(cái)部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對(duì)各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財(cái)部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間及時(shí)交行財(cái)部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機(jī)密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會(huì)議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財(cái)務(wù)文檔資料

1）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財(cái)務(wù)管理制度；

3）財(cái)務(wù)各類憑證、賬冊(cè)、報(bào)表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動(dòng)工資/人事管理方面的政策、報(bào)表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個(gè)人績(jī)效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護(hù)方面的文件材料；

5）物資采購(gòu)、價(jià)格等信息管理資料； 6）物資流動(dòng)憑證與帳冊(cè)、臺(tái)帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請(qǐng)、評(píng)估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料

1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料； 3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料；

4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營(yíng)銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機(jī)要檔案資料

1、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。

2）機(jī)密檔案資料包括： ○1財(cái)務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營(yíng)情況；

○4薪資性檔案資料、勞動(dòng)合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項(xiàng)目資料； ○7項(xiàng)目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會(huì)議紀(jì)要； ○2重要項(xiàng)目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時(shí)間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財(cái)部。

2、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，并進(jìn)行妥善保管。

6、電子文件歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購(gòu)/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號(hào)

第十條 檔案資料編號(hào)分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實(shí)物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購(gòu)、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號(hào)標(biāo)識(shí)，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會(huì)議紀(jì)要、決議及其他會(huì)議資料等由行財(cái)部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購(gòu)、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項(xiàng)檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財(cái)部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財(cái)部檔案室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時(shí)要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊(cè)上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公

司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請(qǐng)單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長(zhǎng)審批方可查閱；

機(jī)密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報(bào)總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財(cái)部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長(zhǎng)不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并對(duì)借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補(bǔ)充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)、會(huì)議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會(huì)議和行政辦公會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄（永久）

二、公司召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

三、公司聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級(jí)部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級(jí)部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時(shí)形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報(bào)材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購(gòu)銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購(gòu)合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級(jí)、下級(jí)部門的來函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料

1、經(jīng)營(yíng)管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計(jì)、審核情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料（永久）

5、不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）

3、以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）

4、重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國(guó)或出境訪問考察、接待來訪等活動(dòng)形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表：

一、會(huì)計(jì)憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會(huì)計(jì)賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。

1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年

2、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久

3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對(duì)賬單 5年

第三篇：公司重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 目的

為加強(qiáng)和規(guī)范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）重大項(xiàng)目檔案管理工作，確保其收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《安徽省檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本規(guī)定適用于公司及其各級(jí)全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）等。

第三條 名詞解釋

（一）重大項(xiàng)目指經(jīng)政府及投資主管部門批準(zhǔn)的和列入公司重點(diǎn)項(xiàng)目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項(xiàng)目等。

（二）重大項(xiàng)目檔案是指重大項(xiàng)目在規(guī)劃、建設(shè)、實(shí)施、驗(yàn)收及管理過程中所形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。包括實(shí)體檔案、聲像材料及實(shí)物檔案等。

（三）子企業(yè)是指公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和突出主業(yè)、提高公司核心競(jìng)爭(zhēng)力需要依法設(shè)立、投資的、具有獨(dú)立法人資格主體的企業(yè)。包括：

1.公司直接或間接獨(dú)資設(shè)立的各級(jí)全資子公司；

2.公司直接或間接與其他公司或自然人共同設(shè)立的、控股50%以上，或未達(dá)到50%但能夠解決其董事會(huì)半數(shù)以上成員的組成，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級(jí)控股子企業(yè)。

第二章 重大項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)

第四條 組織原則

公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則。

第五條 主要職責(zé)

公司辦公室為重大項(xiàng)目檔案主管部門和管理部門。主要職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行公司重大項(xiàng)目管理方針、政策及實(shí)施方案，制定重大項(xiàng)目檔案管理制度；

（二）統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)公司重大項(xiàng)目檔案管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)重大項(xiàng)目進(jìn)行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）對(duì)公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)工作中遇到的問題；

（四）接收公司全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項(xiàng)目檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；

（五）組織或參加公司及所屬各單位項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作；

（六）對(duì)所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第六條 公司及所屬各單位項(xiàng)目承辦單位（或部門），要根據(jù)本單位實(shí)際情況，明確重大項(xiàng)目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責(zé)，設(shè)專、兼人員負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目檔案日常管理工作。項(xiàng)目承辦單位專、兼職檔案人員主要職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交。

第七條 公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案主管部門，應(yīng)將重大項(xiàng)目檔案管理工作納入本單位、本部門工作計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)重大項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，聽取其工作匯報(bào)，并為開展業(yè)務(wù)管理工作提供保障。

第八條 公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位重大項(xiàng)目檔案管理工作。其主要職責(zé)負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目承辦單位（或部門）移交的重大項(xiàng)目檔案；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行編目、保管及提供利用等。

第三章 重大項(xiàng)目文件（檔案）的形成與管理

第九條 項(xiàng)目文件（檔案）的歸檔范圍

重大項(xiàng)目承辦單位的檔案主管部門或檔案管理部門應(yīng)制定本單位重大項(xiàng)目文件材料歸檔范圍（見附件2）；

公司及其全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項(xiàng)目檔案，包括重大建設(shè)、改制重組、股權(quán)投資等所形成的全部檔案。

第十條 項(xiàng)目文件管理

重大項(xiàng)目承辦單位的項(xiàng)目承辦部門，應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案管理人員，依據(jù)重大項(xiàng)目文件材料歸檔范圍，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行收集（必須是原件）和整理。

第十一條 重大項(xiàng)目承辦單位的檔案主管部門專職或兼職檔案人員對(duì)已列入歸檔范圍，但項(xiàng)目實(shí)施過程中確需利用的項(xiàng)目文件進(jìn)行跟蹤，制定歸檔時(shí)間，確保項(xiàng)目文件收集齊全、完整。

第十二條 重大項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門專職或兼職檔案人員，要將收集到的項(xiàng)目文件做分類目錄，并上報(bào)本單位檔案管理部門備案。

第四章 重大項(xiàng)目文件的移交與歸檔

第十三條 公司及所屬各單位重大建設(shè)項(xiàng)目、科研、技改、改制重組及股權(quán)投資等項(xiàng)目主管部門，應(yīng)設(shè)兼職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)其所形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，按時(shí)間或按階段向本單位檔案管理部門進(jìn)行移交歸檔。

第十四條 移交歸檔時(shí)應(yīng)符合下列要求：

（一）移交歸檔時(shí)間：項(xiàng)目文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢相關(guān)手續(xù)后實(shí)時(shí)或定期歸檔。定期歸檔應(yīng)為項(xiàng)目開工（或立項(xiàng)）后三個(gè)月、半年、一年或項(xiàng)目竣工；

（二）移交歸檔內(nèi)容：凡與項(xiàng)目有關(guān)所收集到的全部文件。

（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項(xiàng)目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫清晰，編號(hào)正確，附件齊全；

（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。

第十五條 重大項(xiàng)目檔案移交時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目承辦部門兼職檔案人員編制移交目錄，向本單位檔案管理部門進(jìn)行移交。移交目錄一式二份，由移交和接收相關(guān)人員簽字后，雙方各存一份。移交目錄應(yīng)包括：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、提名、文件形成時(shí)間、頁號(hào)等。

第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對(duì)接收的重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標(biāo)題，編制案卷編號(hào)和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。

第十七條 公司及全資、控股子企業(yè)所管轄的單位在完成對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，簽署正式通過驗(yàn)收意見之日起，在本單位檔案部門保管2年的項(xiàng)目檔案，按照有關(guān)管理規(guī)定按時(shí)向公司檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第五章 公司重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收

第十八條 公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。凡重大建設(shè)項(xiàng)目、技改項(xiàng)目等未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第十九條 按照上級(jí)單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定：一般項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月內(nèi)完成；重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)完成；如特殊情況項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也可與項(xiàng)目驗(yàn)收同步進(jìn)行；項(xiàng)目檔案如不能按時(shí)驗(yàn)收，需提交申請(qǐng)延期報(bào)告，并經(jīng)項(xiàng)目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)批準(zhǔn)。

第二十條 檔案驗(yàn)收由項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門提出申請(qǐng)，填寫《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》（見附件1），由公司項(xiàng)目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，必要時(shí)由檔案行政主管部門等組織驗(yàn)收。

第二十一條 法律規(guī)范中對(duì)驗(yàn)收有特別規(guī)定的，應(yīng)服從法律規(guī)范的規(guī)定。驗(yàn)收結(jié)束后，要形成驗(yàn)收意見并簽署日期，反饋項(xiàng)目承辦單位作為建設(shè)項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收的依據(jù)之一。凡在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級(jí)檔案主管部門重大建設(shè)項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收合格和終驗(yàn)未經(jīng)檔案驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可的，上級(jí)建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗(yàn)收合格證明。

第二十二條 重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由上級(jí)或上級(jí)委托公司檔案主管部門向項(xiàng)目承辦單位提出整改意見，要求項(xiàng)目承辦單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題限期整改并進(jìn)行復(fù)驗(yàn)。復(fù)驗(yàn)后仍不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，由上級(jí)或上級(jí)委托公司檔案主管部門提請(qǐng)對(duì)項(xiàng)目承辦單位通報(bào)批評(píng)。如由于管理不當(dāng)，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究項(xiàng)目承辦單位及有關(guān)人員的責(zé)任。

第六章 重大項(xiàng)目檔案的保管與利用

第二十三條 由于公司檔案庫(kù)房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項(xiàng)目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負(fù)責(zé)日常管理并向公司檔案部門移交項(xiàng)目檔案目錄，管理將對(duì)標(biāo)公司。

第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)本著安全保管的原則做好重大項(xiàng)目檔案的保管工作。存放項(xiàng)目檔案的庫(kù)房，應(yīng)符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對(duì)濕度控制在40%—65%之間。

第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)建立重大項(xiàng)目檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時(shí)間。借閱重大項(xiàng)目檔案一般要在三個(gè)工作日內(nèi)歸還。

第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行檔案借閱制度；借閱不公開范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。

A.公司重大項(xiàng)目形成部門因工作需要需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項(xiàng)目形成部門需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項(xiàng)目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；

B.公司所屬各單位需查閱公司重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須由所屬單位檔案部門有關(guān)人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。

第二十七條 公司各全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可由本單位檔案部門有關(guān)人員直接到公司查閱。

第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個(gè)人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。

第七章獎(jiǎng)勵(lì)與懲處

第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)定期對(duì)本單位重大項(xiàng)目檔案收集、歸檔進(jìn)展情況進(jìn)行自查，并將自查報(bào)告上報(bào)公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)在各單位上報(bào)自查報(bào)告的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對(duì)在項(xiàng)目檔案管理工作中成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第三十一條 有下列情形之一的，重大項(xiàng)目檔案主管部門將責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將對(duì)直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）不按規(guī)定收集項(xiàng)目文件；

（二）不按規(guī)定移交或者接收項(xiàng)目文件；

（三）違反規(guī)定對(duì)外提供項(xiàng)目檔案；

（四）損毀、丟失項(xiàng)目檔案；

（五）擅自復(fù)制、公布項(xiàng)目檔案；

（六）玩忽職守，造成項(xiàng)目檔案損失；

（七）其它違反本規(guī)定的行為。

有前款第三、四、五、六項(xiàng)情形，將對(duì)直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。

第八章 附注

第三十二條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十三條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案歸檔范圍 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求

附件4：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》項(xiàng)目檔案移交流程 附件5：項(xiàng)目檔案移交流程說明書 附件6：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》重大項(xiàng)目驗(yàn)收流程 附件7：重大項(xiàng)目檔案移交流程說明書 附件8：重大項(xiàng)目檔案利用申請(qǐng)表

附件9：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》檔案利用流程 附件10：重大項(xiàng)目檔案利用流程說明書

第四篇：公司檔案管理規(guī)定

#####公司檔案管理規(guī)定

一、紙質(zhì)文件存檔 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

存檔文件接收——存檔文件打印/備份——文件傳閱——文件存檔 ——文件借閱——文件移交 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、文件接收

行政專員負(fù)責(zé)本公司各類存檔文件的接收，各類文件接收后要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋發(fā)件人。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個(gè)工作日內(nèi)電話回復(fù)；其他部門轉(zhuǎn)交的各類文件在接收時(shí)簽字確認(rèn)；各類經(jīng)濟(jì)合同要在加蓋公章時(shí)保留一份原件。

2、文件打印/備份

行政專員負(fù)責(zé)將接收到的電子版文件打印保存，將接收到的紙質(zhì)文件復(fù)印，打印及復(fù)印份數(shù)視公文傳閱人數(shù)而定。

3、文件傳閱

行政專員將紙質(zhì)文件原件存檔，復(fù)印件按照文件發(fā)送范圍進(jìn)行傳閱，對(duì)保密文件需控制復(fù)印份數(shù)，并在傳閱后按時(shí)收回。

4、文件分類存檔

行政專員負(fù)責(zé)將各類文件按照檔案類別編號(hào)、登記，分別存放在不同的類目盒內(nèi)。

5、文件借閱

行政專員負(fù)責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門文件或?qū)Υ鏅n文件進(jìn)行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】 存檔文件范圍：

1、公司上報(bào)下發(fā)的正式文件，除部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)范疇外，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

3、公司下發(fā)的各類公文、發(fā)出的通知、報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、營(yíng)銷方案、培訓(xùn)資料等均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

4、參加各種會(huì)議帶回來的文件和資料及公司的大事記等記載性的文字資料，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

5、公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

6、公司工程竣工圖紙等項(xiàng)目資料均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。檔案盒設(shè)置：

按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案盒及文件夾分類，行政專員按照檔案類別將文字檔案保存在不同檔案盒內(nèi)。檔案盒類別名稱分設(shè) 6 個(gè)。檔案的編碼：

公司行政專員對(duì)不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門名稱編碼——文件編碼的格式進(jìn)行編碼，每份文字檔案均需在頁眉上粘貼編碼。

1、公司名稱編碼采用公司漢語拼音首字母進(jìn)行編碼，用連接符“-” 進(jìn)行連接；

2、部門名稱編碼采用各部門名稱節(jié)選的兩個(gè)首字母。

經(jīng)理辦公會(huì)—JB、人事行政部—RX、財(cái)務(wù)部—CW、采購(gòu)部—CG、工程部—GC、開發(fā)部—KF。檔案的歸檔方法：

1、歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、歸檔文件應(yīng)按類別放在資料盒內(nèi)存檔。

3、文件夾內(nèi)的文件要附文件目錄和備考表，并按規(guī)定的要求填寫。

4、備考表置于文件夾文件的第一頁，項(xiàng)目包括文件夾文件的情況說明、整理人、檢查人和日期等；對(duì)文件夾內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行說明。檔案的借閱及保密規(guī)定

1、員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。

2、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶離公司，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看，不得泄露尚未傳達(dá)的文件的內(nèi)容。

3、閱讀檔案時(shí)時(shí)不得抄錄全文，不得取走文件夾內(nèi)的任何文件，對(duì)于公司下發(fā)的各項(xiàng)管理制度手冊(cè)等其他重要資料要嚴(yán)格做好發(fā)放、借閱、查詢等登記手續(xù)。其他文件的分類保管

公司人事行政部不屬于檔案管理范疇的各類日常文件，保存在人事行政部文件柜內(nèi)，文件柜設(shè)運(yùn)營(yíng)檔案類、營(yíng)銷管理類、行政管理類、人事管理類四個(gè)類目。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則。

二、紙質(zhì)檔案電子化備份 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

紙質(zhì)文件掃描——文件分類存儲(chǔ)——電子文件加密——電子文件移交 【操作流程】

1、紙質(zhì)檔案掃描

行政專員負(fù)責(zé)將公司所有紙質(zhì)檔案掃描編號(hào)，形成電子版，儲(chǔ)存在相關(guān)介質(zhì)（光盤、異動(dòng)硬盤）上。

3、文件分類存儲(chǔ)

電子文件分類存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)參考紙質(zhì)文件分類原則，在儲(chǔ)存介質(zhì)上設(shè)立不同文件夾予以分類。

4、電子文件加密

存儲(chǔ)在光盤、硬盤上的電子檔案需進(jìn)行加密，設(shè)置解鎖密碼，解鎖密碼由行政專員掌握并定期更換?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】

1、人事行政部準(zhǔn)備一個(gè)存儲(chǔ)量在 320G 以上的移動(dòng)硬盤用于存儲(chǔ)公司各類電子文件。

2、電子文件除儲(chǔ)存在異動(dòng)硬盤上外，還需按照類別刻制光盤備份。

3、文字型電子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 為通用格式，圖像型電子文件以 JPEG、TIFF 為通用格式，音頻電子文件以 WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體文件以 MPEG、AVI 為通用格式。

4、每份電子文件均應(yīng)在“電子文件登記表”中登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存，并附有紙質(zhì)登記表的拷貝件。

5、歸檔電子文件的封存介質(zhì)不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)公司任何人不得擅自復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政專員可以將單個(gè)電子文件拷貝給借閱人，但須監(jiān)督借閱人按時(shí)刪除。

三、聲像檔案管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

聲像檔案的收集——聲像檔案分類整理——檔案文字說明的編寫 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、行政專員負(fù)責(zé)收集本公司各類聲像檔案，聲像檔案包括視頻光盤、影片、照片和文字說明，主要為反映公司主要活動(dòng)的聲像資料（如員工活動(dòng)照片、領(lǐng)導(dǎo)視察照片等）。聲像資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。

2、聲像檔案應(yīng)保存在移動(dòng)硬盤內(nèi)，并刻制光盤備份。聲像檔案按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置文件夾：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音頻文件，PPT—培訓(xùn)用幻燈片，DATABASE—曲庫(kù)。各個(gè)文件夾科目?jī)?nèi)按 照“年代—事由”分類，同類照片按時(shí)間順序編號(hào)。影像和聲音則可以按內(nèi)容編號(hào)。

3、行政專員負(fù)責(zé)為每份檔案撰寫文字說明，內(nèi)容需包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等事項(xiàng)，文字說明要準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概況全部信息。

四、制度管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

制度接收——制度發(fā)放——制度回收——制度銷毀 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、制度接收

中赫集團(tuán)定期修訂管理制度并下發(fā)給各部門，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制度的接收、宣達(dá)。

2、制度發(fā)放

行政專員在接到公司管理制度后，三個(gè)工作日內(nèi)將管理制度發(fā)放給相關(guān)人員，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為：每個(gè)部門一本、經(jīng)理辦公會(huì)成員每人一本、人事行政部存檔一本；領(lǐng)取人須在“制度領(lǐng)用登記表”上登記后方可領(lǐng)取。

3、制度回收

如員工離職，崗位調(diào)動(dòng)，需將制度交還行政專員，由行政專員負(fù)責(zé)保管。

4、制度銷毀

在公司發(fā)新版管理制度后，行政專員負(fù)責(zé)將原有版本制度回收，在公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下予以銷毀。

五、合同管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】合同簽訂者 【工作步驟】 合同簽訂——制度保存 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)其部門合同的簽訂，采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)類合同的簽訂；

2、業(yè)務(wù)部門簽訂合同時(shí)，我方保存合同至少要一式三份，分別由財(cái)務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部門保存；

3、業(yè)務(wù)部門把合同交于財(cái)物部、行政部保存時(shí)需填寫合同接收單；

4、工程類合同還需提供工程部一份合同，工程部接收合同時(shí)需填寫合同接收單。

第五篇：公司之前檔案管理規(guī)定

檔案、資料管理規(guī)定 1.1 范圍

為加強(qiáng)公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

1.2 2 2.1 本規(guī)定適用于公司各部門及員工。檔案、資料管理要求

公司設(shè)檔案管理員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按立卷，各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

2.2 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（以下稱兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3.1 3.2 文件資料的收集管理

凡公司繕印發(fā)出的公文一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。

3.3 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部方給予核報(bào)差旅費(fèi)。

3.4 3.4.1 各部門兼職檔案員的職責(zé)：

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

3.4.2 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份

前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.4.3 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。4.1 文件資料歸檔范圍

重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

4.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

4.3 4.4 4.5 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 信訪工作資料。

公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

4.11 4.12 5 5.1 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。文件平時(shí)歸檔

各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

5.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

5.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

5.4 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。6.1 6.2 文件立卷

立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

6.3 6.4 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

6.5 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6.7 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號(hào)。

6.8 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

6.9 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

6.10 6.11 6.11.1 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

6.11.2 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。7.1 聲像檔案管理辦法

公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

7.2 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成。

7.3 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.2 8.2.1 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。聲像檔案資料的收集 收集范圍：

反映公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料； 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料。涉及公司權(quán)益的聲像資料。

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。其它具有保存價(jià)值的聲像資料。收集時(shí)間：

聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；

8.2.2 8.3 8.3.1 檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。收集要求：

錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；

8.3.2 8.3.3 8.4 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費(fèi)用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會(huì)計(jì)部才給予報(bào)銷費(fèi)

用。9.1 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

9.2 9.3 9.3.1 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。分類、編號(hào)：

照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：卷宗號(hào)-流水號(hào)。

9.3.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

9.3.3 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。

9.4 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.5.1 9.5.5.2 文字說明的編寫：

文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。編寫文字說明的要求：

準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； 照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：

9.5.5.3 9.5.5.4 9.6 9.6.1 文字簡(jiǎn)潔、語言通順； 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。編制格式：

照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

9.6.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。

9.7 案卷要求：

9.7.1 9.7.2 將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

9.7.3 9.8 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。聲像檔案的保管

聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。保存條件：

底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%； 照片保存溫度應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。

10.2 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

10.3 10.4 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批，登記造冊(cè)。

10.5 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。11.1 11.2 聲像檔案的開發(fā)利用

編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

11.3 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

11.4 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。

11.5 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。12.1 12.2 12.3 附則

本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制定和解釋。

本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

本規(guī)定自頒布之日起施行，已有與之相抵觸的相關(guān)規(guī)定自行廢止。