第一篇：商務(wù)文書寫作的概念范文

第一講商務(wù)文書寫作的概念

當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個熱點。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進行。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。

商務(wù)文書寫作概述

為了更有效地學(xué)習(xí)并運用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。

（一）商務(wù)文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類：

? 固定格式的商務(wù)文書

常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。

? 非固定格式的商務(wù)文書

而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。

2.按內(nèi)容用途來劃分

以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類：

? 通用的商務(wù)文書

常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

? 禮儀性的商務(wù)文書

而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

（二）商務(wù)文書寫作的作用

正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的?！陡２妓埂冯s志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟利益。

從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調(diào)的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認(rèn)識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。

【案例1】

單向溝通的表現(xiàn)

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。

（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵

商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成： ? 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點；

? 商務(wù)文書的寫作技巧；

? 商務(wù)文書寫作的注意事項；

? 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。

（四）商務(wù)文書寫作的特點與要素

商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括：

1.商務(wù)文書寫作的特點

葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風(fēng)。

通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點：

? 簡明

正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點。

? 準(zhǔn)確

而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復(fù)三次。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

? 樸實

所謂“樸實”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

? 莊重

所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。

? 規(guī)范

商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標(biāo)點符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

2.商務(wù)文書寫作的要素

商務(wù)文書寫作有以下四個要素：

? 主旨

所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。

在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實，集中，鮮明”的原則。

? 材料

好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。

在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。

? 結(jié)構(gòu)

另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。

在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。? 語言

如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實莊重，表達規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。

第二篇：商務(wù)文書的概念

寫作概念和原則

商務(wù)文書寫作概述

商務(wù)文書寫作有什么樣的特點？跟我們平時寫一個小說，或者有人在網(wǎng)上寫個博客，你出去玩寫個游記，有沒有什么不同，有沒有人回答，有什么不同沒有，商務(wù)文書寫作，我們所說的公文寫作。

葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風(fēng)。白居易是公文寫作的典范。從某種程度上來說，為什么這么說，因為白居易寫文章、寫詩歌，是非常的直白。據(jù)說他寫完了他的這個文章之后，他要拿給這個老婆婆，一個不懂文化的，不識字的這樣一個老婆婆。他去念，念懂了，念完了，這個老婆婆說我聽懂了，那么白居易說，好。這篇文章就可以用了，那么這個詩就可以發(fā)表了。按當(dāng)時來說，如果老婆婆說我聽不懂，那么這個白居易就要回去重新改。所以你看到很多唐詩是很難懂的，因為什么呢，因為里邊有很多的引經(jīng)據(jù)典，一般人看這么一句話，7個字里頭有3個典故，沒有一定的歷史知識，你根本是看不明白的?？墒前拙右椎脑娎镞?，這種東西是很少的，所以說像你看白居易寫的，老大嫁作商人婦，《琵琶行》里邊，這句話一聽就明白。然后商人重利輕別離，那么你一聽也知道這個是什么意思，所以我們說寫公文，應(yīng)該向白居易來學(xué)習(xí)。跟他來學(xué)習(xí)什么呢，白、直白、簡單，這是我們要學(xué)的。

通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點： ? 簡明

正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點。

? 準(zhǔn)確

一字入公文，九牛拔不出，這就是準(zhǔn)確。那么以前有一個打趣的詩，它就說有的人寫東西，特別的羅嗦、重復(fù)，比如說一句詩叫做，關(guān)門閉戶掩柴扉。大家理解了吧，關(guān)門就是關(guān)門，閉戶還是關(guān)門，掩柴扉還是關(guān)門，來回來去這一個意思表達了三次。那么這樣的話，我們的公文是絕對不可以這樣的。我們?nèi)绻軌蛴靡欢卧捳f清楚，我們就不會用兩段話，如果能用一句話說清楚，我們也不會用兩句話，如果一個詞就可以說清楚，我們就不用這么多的詞。

? 樸實

就是我們剛才講的不會刻意的，很多的辭藻堆砌，有的人說我懂得很多。那么我們學(xué)學(xué)白居易，他也懂得很多，那么很多的典故他都知道，但是我們不要，為了去加這些東西而加。

? 莊重

所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。

? 規(guī)范

商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標(biāo)點符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

2.商務(wù)文書寫作的要素

商務(wù)文書寫作有以下四個要素： ? 主旨

所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。

在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實，集中，鮮明”的原則。? 材料

好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。

在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。

? 結(jié)構(gòu)

另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。

在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

? 語言 如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實莊重，表達規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。

（一）商務(wù)文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型： 1.按形式來劃分

以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： ? 固定格式的商務(wù)文書

常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。

? 非固定格式的商務(wù)文書

而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。2.按內(nèi)容用途來劃分

以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類：

? 通用的商務(wù)文書

常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

? 禮儀性的商務(wù)文書

而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

（二）商務(wù)文書寫作的作用

正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟利益。

從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調(diào)的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認(rèn)識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。

因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。

【案例1】

單向溝通的表現(xiàn)

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。

（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵

商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：

? 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點； ? 商務(wù)文書的寫作技巧； ? 商務(wù)文書寫作的注意事項； ? 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。

常用公文示范講解

課程進行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點無論是對于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，則要將分析的重點轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。這類商務(wù)文書主要包括以下七類：

（一）通知

“通知”是每個人從小就逐漸開始熟悉的一種商務(wù)文書，對于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容：

1.通知的適用范圍

通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的商務(wù)文書，在日常的工作中，既有給下級發(fā)的通知，即所謂“下行文”；也有給上級發(fā)的通知，即所謂“上行文”；另外，給同屬于一個系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位（即平級關(guān)系）也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文”。

2.通知的適應(yīng)性

分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。

3.通知的種類

一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點和關(guān)鍵各不相同：

? 會議通知 撰寫會議通知的時候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。

? 指示性通知

所謂“指示性通知”，就是用于上級傳達給下級機關(guān)去予以辦理的通知。

? 批準(zhǔn)性通知

所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級有某一個請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。

? 發(fā)布性通知

所謂的“發(fā)布性通知”，主要用于某種規(guī)章制度的發(fā)布。需要特別提請注意的是，這種通知實際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。例如從2007年1月1日開始，我國開始實施新的會計準(zhǔn)則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會計準(zhǔn)則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。

? 知照性通知

所謂“知照性通知”，通常用于上級給所屬的下級機關(guān)通報某些事務(wù)的情形之中，下級機關(guān)知道了解情況即可。例如關(guān)于上級單位中任免與聘用的通知。

? 周知性通知

與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做“周知性通知”；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動，純屬于告知性的。

4.通知的寫作格式 作為正式的通知，應(yīng)該注意以下的格式要求： ? 標(biāo)題

通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”。

? 送與對象

通知與其它任何一種商務(wù)文書一樣，應(yīng)該且只能有一個主送單位，但抄送單位可以有多個，主送單位一定要頂格來寫。

? 正文

通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。

? 署名

通知的署名包括發(fā)文機構(gòu)和日期即可。? 附件

正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān)××法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關(guān)于新的財務(wù)報銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財務(wù)報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。

【自檢2-2】

請找出以下通知范例中存在的問題：

酒店辦公室通知

各部門經(jīng)理：

經(jīng)董事會研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會議。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。

參加會議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約200里外的餐廳。會議時間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。

2003年12月16日

（二）報告

我們進行具體分析的第二個具有固定格式的商務(wù)文書是“報告”。在日常的工作中，絕大多數(shù)人都撰寫過報告，在西方無論是報告還是總結(jié)都可以統(tǒng)稱為“report”；而在我國的環(huán)境中，報告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報階段工作、反映問題、提出建議或者就某個問題進行答復(fù)的“上行文”。

報告這種商務(wù)文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點。

1.報告的種類

依據(jù)具體內(nèi)容，報告可以分為以下四種類型： ? 工作報告

即下級對上級進行的匯報。? 情況報告

即關(guān)于某個重大事件的經(jīng)過的匯報，其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。

? 答復(fù)報告 所謂“答復(fù)報告”，就是針對上級對自己的一個詢問所予以的答復(fù)；這種報告具有被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進行回答。

? 建議報告

所謂“建議報告”，就是下級主動的向上級提出建議或者希望的報告，其特點與請示相類似。

2.報告的寫作格式

報告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點需要特別注意：

? 報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機關(guān)可以省略；

? 報告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報告”； ? 報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。

（三）請示

當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個時候就需要進行請示。請示這種商務(wù)文書在政府機關(guān)、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。

1.請示的特點

請示的特點主要包括： ? 事前行文 事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。

? 一事一請

即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。

? 需要批復(fù)

即強調(diào)請示都是需要批復(fù)的。

2.請示的寫作格式

請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時候需要注意：

? 加上“妥否，請批示”；

? 加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”； ? 在署名和時間部分必須要加蓋印章。

【自檢3-1】

請找出以下請示范例中存在的問題：

×河縣稅務(wù)局文件（2003）×稅字第1號

×河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×河面粉廠要求免稅的請示 ××市稅務(wù)局：

據(jù)我們了解，該廠2003年計劃利潤40～50萬元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定?，F(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。

該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款7.7萬元。這個廠的廣大干部和職工在2002年計劃產(chǎn)量增長了30%，但全年計算尚虧損六萬元。

以上可否，請批示。

×河縣稅務(wù)局

（公章）

二○○三年一月三日

（四）批復(fù)

正如前文說提到的，批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。

1.批復(fù)的特點

批復(fù)具有以下的特點： ? 指令性強

與主動發(fā)出的命令不同，批復(fù)是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復(fù)的過程中，實際上也就表明了上級機關(guān)的態(tài)度。

? 針對性強

正如前文所分析的，請示是一事一請的；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個指示。

? 態(tài)度鮮明 批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。

? 政策性強

上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。

2.批復(fù)的寫作格式

在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書的一致要求以外，批復(fù)還有一些專有的要求：

? 在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于××事項的請示收悉”；

? 給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；

? 與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。

（五）會議紀(jì)要

對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有決；那么，作為記錄會議決議的商務(wù)文書——會議紀(jì)要自然也非常重要了。

1.會議紀(jì)要的作用和目的

會議紀(jì)要可以主要分為決定性的會議紀(jì)要和消息性的會議紀(jì)要，其作用在于： ? 傳達會議精神；

? 記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要的寫作格式

會議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求： ? 會議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機構(gòu)；

? 將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進行說明；

? 會議紀(jì)要的主體為決議事項或者主要認(rèn)識和意見； ? 在會議紀(jì)要的最后要對未來進行展望。

（六）邀請信

在撰寫邀請信的時候應(yīng)該要注意以下的要點： ? 邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大； ? 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；

? 當(dāng)出現(xiàn)多個職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時，應(yīng)把握最高稱謂原則；

? 邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。

（七）總結(jié)

總結(jié)，是對經(jīng)驗教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意： ? 總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗教訓(xùn)、心得體會等； ? 總結(jié)都是第一人稱的；

? 依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；

? 總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時間。

合同的22個書寫原則

在分析了以上七種商務(wù)文書的特點和要求之后，基于商務(wù)合同的重要性，所以在課程的最后對商務(wù)合同的書寫原則進行一個專題分析。

在起草商務(wù)合同的時候，有以下22個原則內(nèi)容需要特別予以關(guān)注：

? 采取封閉型的寫法

所謂“封閉型的寫法”，就是對于合同中時間期限的界定一定要明確，例如“合同簽訂之日起三天之內(nèi)，要進行標(biāo)的物的轉(zhuǎn)移”，如果寫成“自合同簽訂的三天之后，把標(biāo)的物轉(zhuǎn)交給甲方”這種開放式的界定，就無疑會留下時間期限上的漏洞。

? 采用結(jié)果性的語言

合同當(dāng)中要采用結(jié)果性的語言，例如“完成方案設(shè)計”與“進行方案設(shè)計”就是完全不同的含義，后者這種進行式的語言是難以對具體合同內(nèi)容進行描述的，會對后期合同的執(zhí)行造成很大的負(fù)面影響。值得一提的是，這個原則與“采取封閉型的寫法”原則應(yīng)該結(jié)合在一起來運用。

? 確定合同雙方的簡稱

自一開始簽訂合同的時候就需要確定一個非常明確的合同雙方的簡稱。簡稱的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。例如“北京賽特中心”可以簡稱為“賽特”，但如果簡稱為“中心”就過于寬泛了。

? 前后指代保持一致

在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問題，這個方面肯定會稱謂對手挑戰(zhàn)自己的機會，同時也會引起法官的置疑。

? 并列使用“包括”與“但不限于”

例如“未經(jīng)允許，與該講師相關(guān)的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的”，這種方式可以有效地保護合同中某一方的知識產(chǎn)權(quán)。

? 采用主動語態(tài)

正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習(xí)慣的主動語態(tài)。

? 避免相近詞語的重復(fù)使用

在商務(wù)合同中，應(yīng)該盡量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置權(quán)人”、“抵押權(quán)人”、“抵押人”、“保證人”、“被保證人”、“許可人”、“被許可人”等專業(yè)稱謂的重復(fù)使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。

? 不要創(chuàng)造詞語 合同中的詞語應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。

? 對術(shù)語進行準(zhǔn)確地定義

例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時，就應(yīng)該清楚說明“此合同中的中國，是指中國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū)”，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。

? 善用限制詞

合同中常見的限制詞包括“應(yīng)當(dāng)”、“有義務(wù)”、“將”、“可以”等，其嚴(yán)格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個要更加嚴(yán)格一些。在撰寫合同時，撰寫者應(yīng)對己方義務(wù)采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。

? 不用公司帶抬頭的信紙打印合同

法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來的合同，會被認(rèn)為該合同會偏向于該方；那么在產(chǎn)生分歧、進行解釋的時候，法官則會稍微偏向于對方。因此，這種做法實際上是對該方不利的一件事情。

? 禁用一些詞語

“及時”、“力爭”、“相關(guān)”以及“爭取”這四個詞是不可以在合同中出現(xiàn)的，因為它們過于口語化，難以進行準(zhǔn)確的衡量與界定。

? 采用描述性的方式

合同采用描述方式方法可以保證詞語的精確性，例如“提供往來的交通費用”和“提供飛機經(jīng)濟倉標(biāo)準(zhǔn)的往來交通費用”就是完全不一樣的說法，顯然后者界定得更加明確和清楚。

? 用漢語代替符號

在合同中應(yīng)該盡量使用漢語，避免用符號來表示；否則將來會使得合同含混不清，容易出現(xiàn)問題。

? 準(zhǔn)確使用標(biāo)點符號

在合同中，往往一個標(biāo)點符號的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標(biāo)點符號的準(zhǔn)確性是非常重要的。

? 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用

在合同中，通常會涉及到與數(shù)字有關(guān)的內(nèi)容。在表述數(shù)字的時候，一定要注意將文字與阿拉伯一并使用，這樣才不會留給別有用心的人篡改合同以可乘之機。

? 留下爭議解決地的約定條款和適用法律

在合同中對不同的爭議解決地的約定以及適用法律的確定，通常會對可能的合同糾紛產(chǎn)生重要的影響。

? 每個段落只寫一個主題

一般來講，合同當(dāng)中每一段只能寫一個主題；否則，多個主題只會增加對合同理解產(chǎn)生歧義的風(fēng)險。

? 盡量寫短句子

? 克服日常理解與合同用語的距離

人們平時的理解與在合同中的理解往往是存在差異的，這一點在撰寫合同的過程中一定要予以高度注意。

? 進行拼寫檢查 ? 采用書面語

一定要記?。汉贤怯篮愕臅嬲Z。

該通知存在問題的地方主要有：（1）通知名稱錯誤；

（2）主送單位或?qū)ο笈c正文中的不一致；（3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排；（4）計量單位不符合規(guī)范；

（5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范；（6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點的說明。

該請示存在問題的地方主要有：

（1）內(nèi)容模糊不清，應(yīng)該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級“妥否，請批示”；

（2）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序；（3）數(shù)字適用不規(guī)范。

送大家?guī)拙湓?。第一，我們說做任何事情要明確你的價值觀。第二，確定你的目標(biāo)，這是指耶魯大學(xué)做的一個測試了，說25年前，這些人凡是有目標(biāo)很清晰，而且長遠的這些大學(xué)生。25年后，3％的人都成為了社會的精英，而那些10％目標(biāo)清晰但是是短期的這樣的人，成為了中產(chǎn)階級，還有27％的人是生活在下層，因為當(dāng)時他們沒有目標(biāo)。所以每一個人，在我們的工作中也好、生活中也好，都要確立你的目標(biāo)。第三，希望大家能夠經(jīng)常保持我們的微笑，經(jīng)常保持微笑可以使自己的心情好，也使別人的心情好，學(xué)會和各種人相處，畢竟這個社會是人組成的，我們每個人都要學(xué)會跟各種人相處，學(xué)會處亂不驚，即使這種情況也不要很驚險，沒關(guān)系，用好時間做對事，就是我們下個星期有一個時間管理。那么就是教我們怎么樣用好時間，什么叫緊急 什么叫重要，你永遠去做緊急的事情，你就是一個救火隊員，你的重要的事情，永遠沒有時間來做。

偶爾放松自己，緩解壓力，壓力管理也是我們?nèi)松泻苤匾?。最后保持你的高度的自信心，我們昨天問學(xué)員，我說魅力來自哪兒，那么學(xué)員說，魅力來自于有自信。我說我很贊同你，魅力來自于你高度的自信，那我們今天的這個課程，就到此結(jié)束，那么也謝謝各位學(xué)員的參與。好，謝謝！

第三篇：商務(wù)文書寫作

《新編商務(wù)文書寫作格式與范本》

目錄

第一章 商務(wù)計劃文書寫作格式與范本 商業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃 商務(wù)計劃 創(chuàng)業(yè)計劃書 公司商業(yè)計劃書 銷售計劃 增產(chǎn)節(jié)約計劃 利潤分配計劃 廣告計劃

產(chǎn)品動態(tài)分析與計劃要點 新產(chǎn)品宣傳工作要點 企業(yè)營銷計劃 市場營銷調(diào)查計劃 市場營銷計劃 企業(yè)經(jīng)營計劃 營業(yè)方針和計劃要點 新產(chǎn)品推廣計劃 農(nóng)村市場推廣方案 促銷計劃編制要點

市場開發(fā)與產(chǎn)品開發(fā)市場調(diào)查計劃書 經(jīng)營計劃制訂規(guī)則 長期計劃制訂規(guī)程 長期計劃的制訂及實施要領(lǐng) 商業(yè)項目融資方案

第二章商務(wù)營銷文書寫作格式與范本 招商說明書 市場調(diào)查報告 市場預(yù)測報告 市場情況調(diào)查問卷 銷售情況調(diào)查問卷 市場調(diào)查業(yè)務(wù)規(guī)定 市場調(diào)查實施要領(lǐng)

產(chǎn)品代理商、批發(fā)商、零售商市場調(diào)查問卷 產(chǎn)品生產(chǎn)商市場調(diào)查問卷 產(chǎn)品原料供應(yīng)商市場調(diào)查問卷 進貨渠道分析 營銷管理規(guī)定 公司營銷管理制度 直銷商營業(yè)守則 配銷渠道管理要點 行銷方案規(guī)劃準(zhǔn)則 賒銷管理要點 銷售促進計劃管理制度 公司客戶關(guān)系維護要點 企業(yè)兼并市場實施方案 企業(yè)質(zhì)量與服務(wù)承諾書 商業(yè)授權(quán)委托書 經(jīng)銷商認(rèn)證資格書 中期經(jīng)營計劃制訂要領(lǐng) 經(jīng)營計劃制訂規(guī)定 業(yè)務(wù)整改方案 出口賒銷管理及職責(zé)

第三章商務(wù)管理文書寫作格式與范本 總經(jīng)理商務(wù)會議報告 商務(wù)申請書 商務(wù)評估報告 驗資報告 中期業(yè)績報告 董事會議事規(guī)則 出資證明書 公司董事會決議 獨立董事制度

××股份有限公司會計制度 維權(quán)聲明 維權(quán)公告 企業(yè)大事臨時公告 警告信

法人代表授權(quán)委托書 法定代表人身份證明書 企業(yè)授權(quán)法律聲明 銷售經(jīng)理管理準(zhǔn)則 企業(yè)銷售人員考核辦法 企業(yè)銷售人員獎懲辦法 公司業(yè)務(wù)員開拓新客戶獎勵辦法 公司客戶名冊管理制度 公司客戶信息管理章程 公司客戶需求信息處理制度 公司客戶開發(fā)選擇制度 公司新客戶開發(fā)管理實施細則 公司售后服務(wù)管理辦法

第四章商務(wù)合作文書寫作格式與范本 中外合資企業(yè)協(xié)議書 中外合資立項意向書 合伙合同 合伙型聯(lián)營合同

合伙型聯(lián)營合同（半緊密型）中外來料加工合同 中外來件裝配合同 訂貨合同

承租經(jīng)營合作者協(xié)議 分公司合伙經(jīng)營協(xié)議 合資經(jīng)營企業(yè)協(xié)議 應(yīng)用軟件買賣協(xié)議書 貨物賒欠買賣協(xié)議書 委托收費協(xié)議書 戶外廣告發(fā)布委托協(xié)議 媒體廣告發(fā)布協(xié)議 廣告板設(shè)置協(xié)議 品牌使用特許協(xié)議書 品牌特許經(jīng)營協(xié)議書 一般代理協(xié)議書 獨家代理協(xié)議書 經(jīng)銷服務(wù)協(xié)議書 售后服務(wù)協(xié)議書 商業(yè)賠償協(xié)議書 商務(wù)中介合同

第五章商務(wù)公函寫作格式與范本 希望建立貿(mào)易關(guān)系函 推銷產(chǎn)品函 信用查詢函 答復(fù)詢問函 詢價函 報價函 寄送報價單函 拒絕報價函 拒絕買方出價函 請開信用證函 開出信用證通知信函 裝運通知函

接到訂單并通知裝船函 索取樣品書 還價函 接受函 訂購函 確認(rèn)訂購函 交易磋商函 價格方案 成交函 代理函 包裝磋商函 商品檢驗證明函 催款書

第六章商務(wù)談判（公關(guān)）文書寫作格式與范本 商務(wù)談判方案 業(yè)務(wù)洽談方案 商務(wù)談判備忘錄 接待方案 業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要 會談紀(jì)要 外事總結(jié) 債務(wù)和解協(xié)議書 借款協(xié)議書 中長期借款協(xié)議 短期借款協(xié)議 延期還款協(xié)議書

第七章工商、稅務(wù)、審計文書寫作格式與范本 商標(biāo)注冊申請書 變更注冊人名義申請書 注冊人地址變更申請書 注冊不當(dāng)商標(biāo)撤銷裁定申請書 注冊資金變更登記申請報告 商標(biāo)異議書

企業(yè)轉(zhuǎn)讓注冊商標(biāo)申請書 商標(biāo)異議復(fù)審申請書 注銷登記申請報告

企業(yè)產(chǎn)品注冊商標(biāo)注銷申請書 企業(yè)開業(yè)登記注冊申請書 企業(yè)經(jīng)營范圍變更登記申請報告 開業(yè)稅務(wù)登記申請 變更稅務(wù)登記申請 停業(yè)稅務(wù)登記申請 復(fù)業(yè)登記申請 注銷稅務(wù)登記申請 增值稅納稅鑒定申報 集體企業(yè)所得稅納稅鑒定申報 申請延期辦理納稅申報的報告 申請延期繳納稅款的報告 申請免征企業(yè)所得稅的報告 申請減免增值稅的報告 印制發(fā)票申請 購領(lǐng)發(fā)票申請 銷毀發(fā)票申請

辦理外出經(jīng)營稅收管理證明單申請 審計制度 審計計劃 審計通知書 審計工作方案 審計工作記錄

產(chǎn)品成本項目審計立項申請書 項目審計實施計劃 項目審計作業(yè)計劃 審計工作底稿 ……

第八章金融類文書寫作格式與范本 第九章招標(biāo)投標(biāo)文書寫作格式與范本 第十章涉外商務(wù)文書寫作格式與范本

第四篇：商務(wù)文書寫作

學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：

●了解商務(wù)文書寫作在企業(yè)中的重要性；

●了解商務(wù)文書寫作的特點；

●了解商務(wù)文書寫作的四要素；

●了解商務(wù)文書寫作的價值所在。

商務(wù)文書寫作基礎(chǔ)知識

伴隨著經(jīng)濟改革的深入發(fā)展，在當(dāng)今的市場經(jīng)濟社會中，商務(wù)活動已成為各種社會活動的基礎(chǔ)，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的熱點話題，很多企業(yè)內(nèi)部也是以商務(wù)文書形式進行溝通，企業(yè)需要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書培訓(xùn)，來提升員工的寫作技能。

商務(wù)文書寫作也需要掌握基本技巧、步驟方法和規(guī)范性，以幫助員工在寫作中有意識地避免類似地錯誤。為了更有效地學(xué)習(xí)并運用商務(wù)文書寫作的方法和技巧，可以先了解商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容，具體包括：商務(wù)文書寫作的特點、商務(wù)文書寫作四要素、商務(wù)文書寫作的作用。

一、商務(wù)文書寫作的特點

葉圣陶老先生曾說過：“公文不一定要好文章，但必須表達明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人清晰地了解文書內(nèi)容?！边@個論述所提及的是商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文，比如《人民日報》中的社論、黨八股等相一致的規(guī)范性特征。

從某種意義上講，唐宋八大家之一的白居易也是商務(wù)文書寫作的典范。之所以這樣評價，是因為白居易的文章和詩歌通常直白且通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，不會以辭藻的堆砌追求華麗的文風(fēng)。

商務(wù)文書寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的區(qū)別，通過上述闡釋，可以提煉出商務(wù)文書寫作的特點：

1.簡明

正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點。

2.準(zhǔn)確

“準(zhǔn)確”是指要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要以“關(guān)門閉戶掩

柴飛”的表達方式將同樣意思重復(fù)多次。在意思明確的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞表達出核心觀點。

3.樸實

“樸實”是指在商務(wù)文書寫作中切忌刻意堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這方面顯示自己的文字實力和水平了。

4.莊重

所謂“莊重”，是指對商務(wù)文書的整體風(fēng)格把握不要過于詼諧幽默，過多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。

5.規(guī)范

商務(wù)文書寫作在很多方面具有強烈規(guī)范性的特點，其中以標(biāo)點符號的規(guī)范性尤為重要，但是卻往往被大家所忽視，從而造成了一些細節(jié)上的失誤。

二、商務(wù)文書寫作四要素

商務(wù)文書寫作除了有一些自身顯著的特點，還包括主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言四方面的要素。

1.主旨鮮明

“主旨”是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，是讓對方看到商務(wù)文書后產(chǎn)生所預(yù)期的感受和行動。

在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實，集中，鮮明”的原則。

要點提示

商務(wù)文書寫作的四要素：

① 主旨；

② 材料；

③ 結(jié)構(gòu)；

④ 語言。

2.材料豐富

優(yōu)秀的商務(wù)文書不可以一蹴而就，而是需要圍繞作者的主旨收集相關(guān)方面的素材。例如，政府機關(guān)撰寫政策性的通知，需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。

在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。

3.結(jié)構(gòu)清晰

商務(wù)文書還應(yīng)該具有清晰的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不需要浪費筆墨的地方花費過多不必要的時間，而需要強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。

在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等形式。

4.語言簡練

主旨、材料以及結(jié)構(gòu)可以概括為構(gòu)成商務(wù)文書的骨骼，那么行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直、樸實莊重，表達規(guī)范、準(zhǔn)確簡練”，必須進行拼寫檢查以保證用詞準(zhǔn)確。

第五篇：商務(wù)文書寫作匯總整理

一.按形式來劃分：

1固定格式的商務(wù)文書（：通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、邀請信、總結(jié)）

2.非固定格式的商務(wù)文書（電子郵件）

二.按內(nèi)容用途來劃分：

1.通用的商務(wù)文書（通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告）

2.禮儀性的商務(wù)文書(賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信)

商務(wù)文書寫作的作用: 其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。

商務(wù)文書寫作的關(guān)健核心內(nèi)容：1.商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點；2.商務(wù)文書的寫作技巧；3.商務(wù)文書寫作的注意事項；4.商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。

商務(wù)文書寫作的特點：

1.簡明2.準(zhǔn)確（3.樸實4.莊重5.規(guī)范

商務(wù)文書寫作的要素：

主旨（中心思想：正確，務(wù)實，集中，鮮明）、材料（收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧）、結(jié)構(gòu)（具有良好的結(jié)構(gòu)：篇段合一式、分層表達式、分條列項式）、語言（如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。風(fēng)格平直樸實莊重，表達規(guī)范準(zhǔn)確簡練）

商務(wù)文書寫作的步驟：1.制定正確的行動目標(biāo)（1.被動目標(biāo)與主動目標(biāo)2.將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)）2.決定文章的正式程度3.決定文章的總體風(fēng)格4.選擇文章的層次結(jié)構(gòu)5.列出文章的大綱6.撰寫初稿

一.正式程度的判定依據(jù)：.正式指數(shù)：1.特別了解目標(biāo)讀者2.上下級3.好壞消息。三個問題得分這和趆低，相應(yīng)的文書趆正式。

二.正式程度的表現(xiàn)：1.形式：媒介形式：電子郵件、書信或便簽

正式：宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬及行文正式的電子郵件。非正式：一般的電子郵件、便簽。2.稱呼3.語氣

把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣

簡單型：羅列事實、短文即可、通知性質(zhì)

說服型：多次溝通、強調(diào)利益所在、較長篇幅

解決問題型：有問有答、較長篇幅

艱難型：不值得花費精力

商務(wù)文書寫作的技巧：

（一）運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力二）努力做到“讀者為尊”

（三）進行有效的反饋

（四）增加商務(wù)文書的緊迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文簡潔（行文簡潔的方式：1.采用電報文體2.另加附件3.詞句力求簡單精煉4.多用主動語式5.適當(dāng)運用縮略語）

增加時間緊迫性的方法：1.時間的規(guī)范性2.時間的精確性3.時間的通用性（① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則。）

文章的層次結(jié)構(gòu)：1.連貫式：是指商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時間順序來展開（前因后果、發(fā)展脈絡(luò)：報告（工作，事故調(diào)查、工程、安裝程度說明書））； 2.并列式商務(wù)文書層次與層次之間是并列的關(guān)系。也可以被稱為“天鵝下蛋式”（報告、總結(jié)以及建議書）3.分析問題式：實際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開的一種層次結(jié)構(gòu)。（“只有結(jié)果”：批復(fù)、指示以及命等。“提出問題并分析問題”：情況簡報。“提出問題并解決問題”，公告和通知?！疤岢鰡栴}、分析問題，最后解決問題”：指導(dǎo)性的通報和決議。）4.問答式就是指運用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇（企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南）。5.行動結(jié)果式就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。情感指數(shù)的內(nèi)涵：對讀者的關(guān)注程度，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負(fù)值（即情感指數(shù)為負(fù)），在商務(wù)文書中應(yīng)盡量少提及撰寫者自身，而應(yīng)該更多的提到目標(biāo)讀者。

增加情感指數(shù)的方法1.增加第二人稱代詞2.增加第三人稱的專有名詞3.增加讀者的姓名4.增加對讀者的暗指，對祈使句的使用。

讀者為尊”的內(nèi)涵是運用情感指數(shù)提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。讀者為尊”要站在目標(biāo)讀者的角度和立場來看待分析問題。最先提及讀者而非自己”的原則。

不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：1.正面反饋2.修正性反饋3.負(fù)面反饋和沒有反饋

如何使文章更加規(guī)范：

（一）數(shù)字的使用規(guī)范

（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性

（三）計量單位的使用規(guī)范

（四）綜合校對的注意事項

（五）詞語的使用規(guī)范

（六）標(biāo)點符號的使用規(guī)范 標(biāo)點符號的種類：分為點號和標(biāo)號兩大類：

點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號為“句末點號”；而逗號、頓

號、分號和冒號為“句內(nèi)點號”

標(biāo)號包括了以下9種：① 引號；② 括號，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認(rèn)的括號主要有3種；（表示一個文件的正式程度）③ 破折號④ 省略號（表示引文的省略）⑤ 著重號⑥ 連接號⑦ 間隔號⑧ 書名號⑨ 專名號

標(biāo)點符號的點放位置點號可以放在一行文字的末尾。標(biāo)號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；標(biāo)號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。

通知的種類:會議通知、指性通知、批準(zhǔn)性通知、發(fā)布性通知、知照性通知、周知性通知（企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知）

通知寫作格式：標(biāo)題、送與對象、正文、署名、附件

報告的種類：工作報告、情況報告、答復(fù)報告、建議報告

2.報告的寫作格式報告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點需要特別注意：

（報告的名稱同樣可以包含三個部分--發(fā)文機關(guān)、事由及文種，但其中的發(fā)文機關(guān)可以省略；報告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報告”； 報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。）

請示的特點1.事前行文，事后行文叫報告，事前行文即為請示；2.一事一請3.需要批復(fù)(即強調(diào)請示都是需要批復(fù)的)(加上“妥否，請批示”； 加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；在署名和時間部分必須要加蓋印章。）

批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。

批復(fù)特點 指令性強、針對性強、態(tài)度鮮明、政策性強

批復(fù)的寫作格式1.在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于××事項的請示收悉”；2.給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；3.與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。會議紀(jì)要的作用和目的（決定性的會議紀(jì)要和消息性的）其作用在于：1.傳達會議精神；2.記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。

會議紀(jì)要的寫作格式1.會議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機構(gòu)；2.將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進行說明；3.會議紀(jì)要的主體為決議事項或者主要認(rèn)識和意見； 4.在會議紀(jì)要的最后要對未來進行展望。

邀請信：1.邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大；2.邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；3.當(dāng)出現(xiàn)多個職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時，應(yīng)把握最高稱謂原則；4.邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。

總結(jié)撰寫過程應(yīng)該要注意：1.總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗教訓(xùn)、心得體會等；2.總結(jié)都是第一人稱的；3.依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；4.總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時間。

詞語的使用規(guī)范

固定格式的商務(wù)文書：

（一）通知

（二）報告

（三）請示

（四）批復(fù)

（五）會議紀(jì)要

（六）邀請信

（七）總結(jié)

數(shù)字的使用規(guī)范及要求1.真實準(zhǔn)確，表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對實際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實準(zhǔn)確的。2.各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等也是運用數(shù)字的基本要求之一。3.統(tǒng)計口徑一致，在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒有任何意義的；只有在統(tǒng)計口徑一致的前提下，才能進行數(shù)據(jù)之間的對比。4.列舉數(shù)字有可比性，除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5.注意倍數(shù)關(guān)系，在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語上。需要強調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。

等”和“等等”這兩個詞的用法：1.表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語的時候則只能用“等”；2.無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；3表示.列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；4.“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。

商務(wù)合同書寫的22個原則：采取封閉型的寫法、采用結(jié)果性的語言、確定合同雙方的簡稱、前后指代保持一致、并列使用“包括”與“但不限于、采用主動語態(tài)、避免相近詞語的重復(fù)

使用、不要創(chuàng)造詞語、對術(shù)語進行準(zhǔn)確地定義、善用限制詞、不用公司帶抬頭的信紙打印合同、禁用一些詞語、采用描述性的方式、用漢語代替符號、準(zhǔn)確使用標(biāo)點符號、文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用、留下爭議解決地的約定條款和適用法律、每個段落只寫一個主題、克服日常理解與合同用語的距離、盡量寫短句子、進行拼寫檢查、采用書面語、一定要記住：合同是永恒的書面語。

引號的用法：需注意以下情況；（1）非法規(guī)性的文件，用引號加以強調(diào)而不用書名號，（2）特定稱謂用引號如：“渤海二號”（3）縮略語可以用引號如：“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（4）需要著重的論述對象用引號予以標(biāo)識如：有物就要有內(nèi)容，有序就要有條理。那么加上引號變?yōu)椤坝欣怼焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強調(diào)說明有物和有序。