員工培訓(xùn)檔案管理制度

一、目的

為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

二、歸檔范圍

全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離 職檔案)、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、檔案管理員的職責(zé)

由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料， 保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

四、檔案管理內(nèi)容

(一)員工入職檔案：

1)個(gè)人簡歷;

2) 員工入職登記表

3)應(yīng)聘人員登記表;

4)面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表;

5)筆試結(jié)果報(bào)告;

6)身份證復(fù)印件

7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料

8)離職證明;

9)試用期員工跟蹤表;

10)試用期考核表;

11)各類合同及協(xié)議;

12)員工異動(dòng)履歷表.

(二)員工培訓(xùn)檔案：

1)培訓(xùn)通知;

2)培訓(xùn)簽到表;

3)培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告(或考評 結(jié)果);

4)派出培訓(xùn)審批表;

5)員工外派培訓(xùn)合同

6)外出培訓(xùn)反饋表(證書原件) ;

7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。

(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

(一)基礎(chǔ)管理

1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整 理規(guī)范。

2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對人事檔案的真實(shí)性、有效 性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

3、人事檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員 進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件 一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上 填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案 原則上為永久保存。

4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應(yīng) 及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場查驗(yàn)。

5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案， 在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊 登記。

6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及 時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必 須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材 料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。

7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三 年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8 年止)。

8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注 意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

9、檔案應(yīng)分類編號后存放，編簽號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防 止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔 案管理的科學(xué)化。

(二)檔案的查、借閱

1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個(gè)級別，保密級檔案 禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審 批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工 不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政 部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

3、公司級領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借 閱手續(xù)。

4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸 還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破 損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

5、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹 信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借 閱登記本》簽字登記(附件四)。

(三)查、借閱檔案注意事項(xiàng)

1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料;

2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中 取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。

3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重， 予以懲處。

4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā) 出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

六、檔案的銷毀

(一)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

(二)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案 資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般 的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn) 的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

(五)在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施

本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施;修訂或廢止亦同。

員工培訓(xùn)檔案管理制度

第一條員工培訓(xùn)檔案是對員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過的各

種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄。

第二條員工培訓(xùn)記錄的內(nèi)容包括：

1.在職前訓(xùn)練中，該員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱、內(nèi)容

時(shí)間、出勤記錄、參加有關(guān)考試的試卷、培訓(xùn)員對該員工的培訓(xùn)評語以及員工參加職前訓(xùn)練后的心得體會(huì)或總結(jié)報(bào)告等；

2.在崗位培訓(xùn)中，員工參與的專業(yè)或外語的培訓(xùn)課程考勤記錄、課

程情況、考試成績、評語表格、總結(jié)報(bào)告等；

3.在工作期間，員工自參加社會(huì)上舉辦的各類業(yè)余進(jìn)修課程的成績

報(bào)告單與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料。

第三條員工培訓(xùn)檔案將與其工作檔案一起被公司人事部作為對員

晉升、提級、加薪時(shí)的參考依據(jù)。

第四條員工的培訓(xùn)檔案也是公司人事培訓(xùn)部發(fā)掘與調(diào)配人才的原

始依據(jù)。