第一篇：公文應用范例(一)

公文應用范例

（一）一、商務質詢函

范例1——質詢貨物發(fā)錯

先生：

我們及時收到了有關以上訂單貨的單據(jù)，裝運貨物的“謝南多”號輪船已于2011年7月11日抵達。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯12號箱例外，其所裝的公文柜型號與TW37型完全不同。這一箱只裝了兩個公文柜，而其他各箱均裝4個。我們已按照提單和發(fā)票所印的細節(jié)核對了這一點。我方認為這是你方包裝或運輸商的過失。也許12號箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附12號箱貨物清單1份。希望你方立即安排更換貨物的發(fā)送。我方代理人將12號箱保存在倉庫中。請通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運輸行來辦理裝船和海關手續(xù)。

您忠誠的朋友

范例2——復 函

先生：

感謝貴方7月11日來函。得悉寄去了兩個錯誤型號的文件柜，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在參考數(shù)字上犯了個錯誤。其它各箱每箱裝了4個文件柜，由于這一箱裝了訂單貨中的最后兩個，在墊入特加墊料時延誤了一會。這延誤導致了錯誤的發(fā)生。我們已安排好了布盧戴爾號機輪發(fā)運正確的公文柜，并將于7月29日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發(fā)貨，你們將不至于實施合同中的罰款條款。有關單據(jù)正在寄出，應在幾天內到達貴處。如果在我方運輸代理商來領取第12號箱子前，你方代理人愿意將此箱保存在他們倉庫內，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯誤不再發(fā)生。對于由我方的錯誤帶給貴方的任何不便，請接受我們誠摯的歉意。我們相信TW37型公文柜會令您滿意。

您忠誠的朋友

范例3——質詢發(fā)貨數(shù)量不足

先生：

在此我們談及有關不銹鋼型餐具的169號／SPL訂單。我方代理人現(xiàn)已收到發(fā)貨，貨物符合你方發(fā)貨通知中的說明。遺憾的是，你方只發(fā)送了1873把餐叉，少于我方訂量。按我方指示另行包裝的2000把餐刀完好無損。但由于短缺127把餐叉，這些餐刀對我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發(fā)票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調查此事。由于我方必須按期

發(fā)貨給我方顧客，因此我們必須請求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的發(fā)送。

您忠誠的朋友

范例4——復 函

先生：

貴方5月12日有關上述訂單的來函收悉。我方運輸代理人已通知我們，第27至29號板條箱已到達倫敦港的碼頭上，他們在安排貝希亞輪發(fā)現(xiàn)上次未裝船的3箱貨，預定2011年6月2日到達馬賽。這批貨將免費運至貴處，關稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務當局聯(lián)系，杜絕以后再發(fā)生此類延誤。

您忠誠的朋友

范例5——質詢包裝不良

先生：

我們十分遺憾地通知貴方，你方托運的20箱鬧鐘有4箱包裝不充分。我們就這次托運給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉達給了你方運輸行。第13、14、18和20箱內沒有我方所堅持要求的防水類保護層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅持要求立即更換這4箱貨，并必須要求你方今后更加認真地執(zhí)行我方指示。

您忠誠的朋友

范例6——復 函

先生：

貴方8月3日來函于昨日收悉。對于4只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執(zhí)行，我們甚為關注。我們已和我方包裝商取得聯(lián)系，并已要求他們寄出一份詳細報告。我們還不能給予任何解釋，但會盡快給出一份詳盡的報告。同時，我們已安排了4箱替代貨的發(fā)貨，并已要求我方包裝商中心執(zhí)行包裝指示。對錯誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今后將不再發(fā)生類似錯誤。

您忠誠的朋友

范例7——質詢質量低劣

先生：

有關我方70件淡藍色尼龍襯衫的訂單（1217／FRS號），你方已于2011年8月16日發(fā)貨，我方已于2011年8月23日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質量低劣，不可接受，特別是

花樣和顏色。實際上它們已經(jīng)變色。其型號并非我們見到樣品時所預計到的。我方客戶不會按市價購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊子的說明，也不符合樣品，我們不能按協(xié)議的價格接受這批貨。只有在你方大幅度削價的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減30％。請回函告知我們，是換貨還是削價，你方打算怎么辦，我方代理人可以從托運貨物中帶去一件樣品給你方過目。

您忠誠的朋友

范例8——復 函

先生：

感謝貴方8月24日來函。得知貴主對我們托運的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區(qū)的銷售代理人拜訪貴處。我們認為在收到他的報告前不采取行動是明智的，因此在收到報告之前，我們將推遲換貨和減價的決定，貴方代理人尚未來訪調查。我們已為歐洲其它市場提供了同樣貨物，并無任何異議。基于這些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。

您忠誠的朋友

二、涉外信函的格式、稱呼、敬語

各構成要素在信中的排列如下:

Letterhead信頭

Reference Number案號

Date發(fā)信日期

Inside Address 封內名稱及地址

Particular Address 特定收信人名稱住址

Salutaion稱呼

Letter Subject信件事由

Body信文

Complimentary Close 結尾敬語

Signature署名

Reference Notation經(jīng)辦人

Enclosure附件

Postscript附言

函件中的稱呼：

英文函件中的稱呼（Salutation）相當于我國書信中的“先生”這一禮貌稱呼，公司等商業(yè)書信的尊稱以Sirs,Dear

Sirs,Gentlemen最為常見。Sirs是較為正式的禮貌稱呼，通常用于公文中。

Dear Sirs──用于稱呼公司。英國人習慣上比較喜歡用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗號。

范例：

市長先生，女士們，先生們：

我們很高興來到你們可愛的城市──南京?，F(xiàn)在我們又來到高湖高新技術開發(fā)區(qū)。這是我們兩市之間關系日益密切的又一個象征。

可以肯定地說，在我們短暫的逗留期間我們已經(jīng)取得了豐碩的成果。

我們已經(jīng)簽訂了8個協(xié)議，兩倍于我們雙方過去簽訂的協(xié)議數(shù)字的總和。更重要的是，我們又一次看到了你們的人民，并和他們進行了廣泛的接觸交談。我們和你們在同一張桌子上進餐、飲酒，在同一張桌上談判，一起分享憂慮和歡樂。這一切使我們之間的相互尊重得到增強，使我們之間的友誼得到了鞏固。對此，我表示衷心的祝賀。

現(xiàn)在我提議：為我們的主人及中國人民的健康，為我們個人間的關系以及科技商務往來的增強，為我們下次訪問你們美麗的都市及你們的回訪干杯！

第二篇：應用公文寫作專題

應用公文寫作專題

黨政機關公文共14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要

1、決議（下行文）：發(fā)布經(jīng)會議討論決定的重要事項。標題上的發(fā)文機關不能省略，無主送機關，發(fā)文時間加括號標寫于標題下行中間，落款一般省略。

正文三部分：交代背景、主題、提出希望和號召。

2、決定（下行文）：用于對重要事項作出決策和安排。標題上的發(fā)文機關可以省略，無主送機關。標題上有發(fā)文機關的署名可以省略。

正文三部分：依據(jù)及目的意見、主體（決定的內容，落實的措施和要求）、提出希望和號召。

3、指示（下行文）：對下級布臵工作，提出開展工作的原則和要求。

規(guī)，任免干部，傳達上級機關指示，轉發(fā)、批轉或發(fā)布周知事項。

標題的發(fā)文機關和事由可以省略，有明確主題單位，普發(fā)性的通知要在附注處標明文件的發(fā)至范圍。

批示性通知正文包括三部分：發(fā)文緣由“為…現(xiàn)就有關事項通知如下”，通知事項，通知尾語“各地要…”（可以省略）

批轉性通知包括四部分：轉文的原因、依據(jù)和目的，轉文的一般性要求，強調重要性，提出更為具體的要求。

事務性通知包括三部分：背景、依據(jù)及目的，通知事項，通知尾語。

任免通知包括兩部分：任免依據(jù)和任免事項。

6、通報（下行文）：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

主送機關常需標明但也可省略，成文日期可落文后也可落于標題之下。

通報有三種：

表彰性通報正文三個部分：表彰緣由、表彰決定，希望

建議、答復上級機關的詢問。

主送機關原則上只報一個直接的上級機關，可抄送有關部門。結尾一般有較為固定的結束語?！疤卮藞蟾妗?、“專此報告”、“以上報告如無不妥，請批轉各地報告”。不能夾帶請示事項。

工作報告（常規(guī)性工作）：基本情況、主要成績、經(jīng)驗教訓、意見或建議。

情況報告（多用于突發(fā)或偶然事件）：發(fā)生的原因、經(jīng)過、結果，查處意見。

建議報告：反映問題，分析原因，提出解決意見或辦法。答復報告：扼要敘述交辦的事項或任務，大致過程，處理結果，征求處理結果意見。

9、請示（上行文）：請求指示和批準。

一文一事。單頭請示（寫明主送機關和抄送機關）。不越級請示（特殊情況下要同時抄送直接上級）。不抄送下級。事前行文。

正文包括三個部分：請求緣由（簡明扼要），請示事項，請示結語“以上請示如無不妥，請批復”“特此請示，請予

三部分構成，先寫制發(fā)本規(guī)定的目的、依據(jù)和適用范圍，用“特作如下規(guī)定”或“制定本規(guī)定”語承上啟下，其次分條陳述具體措施和辦法，最后說明適用對象、解釋權限、生效日期等）；簽署（若題下標明的，可省去）三部分構成。

13、函（平行文）：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題。

堅持一函一事。主送機關只有一個，一般不抄送。商洽函一般兩部分：商洽緣由，商洽事項，最后用“如果你們同意，請即復函”。

詢問函一般兩部分：詢問目的，詢問內容。

答復函三個部分：告知情況，答復意見，結尾“此復”、“特此函復”。

告知函兩部分：告知緣由，告知事項。

請求批準函三個部分：請求批準的緣由，事項，請求語“可否，請函復”。

14、會議紀要（記載和傳達會議主要精神和議定事項）。會議紀要由標題、正文、落款三部分組成。

第三篇：應用公文標準格式

公文處理標準格式

一、公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

二、公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

三、排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。標題用2號宋體。

四、制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

五、印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

六、裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。

七、公文中各要素標識規(guī)則

組成公文的要素有：眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（一）眉首：

1、公文份數(shù)序號；

2、秘密等級和保密期限；

3、緊急程度；

4、發(fā)文機關標識：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文體”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則規(guī)定，但一般應小于22mm×15 mm（高×寬）。

5、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角拓號：“[]”拓入；序號不編虛位（即1不偏為001），不加“第”字。

發(fā)文字號之下4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

6、簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

（二）主體

1、公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

2、主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

3、公文正文：主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年數(shù)不能回行。

4、附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉拍數(shù)碼（如“附件”：

1、*****”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”。有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

5、成文日期：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”。

6、公文生效標識：公文生效果標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。分兩種情況：一種是單一發(fā)文機關如何標識，公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。

A、單一發(fā)文印章：在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

6、聯(lián)合行文印章：當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

C、特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（三）版記

1、主題詞：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

2、抄送機關：公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

3、印發(fā)機關和印發(fā)日期：位于抄送機關之下占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數(shù)碼標識。

4、版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

八、頁碼：用4號半角白體阿拉拍數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

九、公文中表格：公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

第四篇：應用公文寫作

公務文書寫作

第一部分

第二部分

公文的歷史沿革 公文寫作常識

第三部分 公文寫作常出現(xiàn)的差錯

第四部分 公文寫作體會

第一部分 公文的歷史沿革

文書分為私文和公文兩種。公文是公務文書的簡稱。公文又分為一般公文和法定公文，我們今天所講的是法定公文。

在講公文之前先講講文字。文字是公文的基礎，文字的創(chuàng)造是人類最大的發(fā)明創(chuàng)造，是人類聰明智慧的體現(xiàn)。人與一般動物的根本區(qū)別有三個方面：直立行走、使用工具、制造文字。在原始社會末期，由于生產(chǎn)力和生產(chǎn)關系發(fā)展的需要，大家族中事物管理的需要，人類創(chuàng)造了文字。初始的文字只是作為記錄物品的數(shù)量，記錄事物、事件的一種符號，作為人與人之間交流的工具和方法。隨著歷史的發(fā)展，人類不斷的進化，人們在實踐中不斷地總結、提煉，形成了地球上也是我國最早期、最規(guī)范、最完整的文字——甲骨文。這也是我們古老的中國開始進入文明社會的重要象征。

人類隨著生產(chǎn)的發(fā)展和階級的產(chǎn)生，人類社會由原始社會進入了奴隸制社會，出現(xiàn)了奴隸主國家。奴隸主階級為了行使國家權力，必須尋求有效手段，維護本階級利益和管理國家機構運作。其中之一就是利用文字作為傳達命令、記錄活動的工具，從而形成了以反映國家活動為內容的各種公務文書。由此可見，人類劃分出階級之后便出現(xiàn)了國家，隨之產(chǎn)生了公文。公務文書作為統(tǒng)制者管理事務的一種手段有著悠久的歷史。

一、奴隸社會的公文

公元前二十一世紀前后（距今4000多年）的夏代，是我國最早的奴隸制國體。史料記載的《甘誓》是當時軍隊作戰(zhàn)前發(fā)布的誓詞。出土文物學者鑒定《甘誓》就是當時的一種文書，也是我國目前從出土文物中發(fā)現(xiàn)最早的文書之一，說明在夏代公務文書就已經(jīng)萌發(fā)了。到了殷商代時期國家機構已發(fā)展到了相當?shù)囊?guī)模，甲骨文字就有近五千個，這一時期在各個領域里開始廣泛使用文書。其種類有：典（國家的法律）；訓（君主教訓百姓之詞）；誥（君主告曉臣下之詞）；謨（臣下謀議之詞）。

二、封建社會的公文

西周王朝以后，尤其到了春秋戰(zhàn)國時期，是我國社會劇烈變革的時期，社會經(jīng)濟、國家機構、民風文化等都有了很大的發(fā)展。此時的文書材質進步到了使用竹木、絹帛，攜帶方便。文書的種類多了，文體多了，表達事物的方法也有了很高的水平。秦始皇統(tǒng)一中國后，全國統(tǒng)一通行的文字為小篆，到了漢代發(fā)展為隸書，更加便于書寫。東漢時期發(fā)明了造紙術，為文書的書寫提供了更為方便的物質條件。唐宋時期的文書和體式則更加完整，文書工作已形成了嚴格的制度，文書的種類、行文方向、管理辦法都有了明確的、嚴格的規(guī)定。

皇帝用的文種有：冊（用于立皇后、太子、諸王）、敕（用于封贈戒約臣下、變動機構、答復百官奏請）、批（回復臣下奏疏）。

上呈皇帝的文種：表、狀、榜子 機關上行文：牒、申狀、呈狀 機關下行文：符、堂帖、故牒平行文：關、移、刺、咨、公牒

此時期對于公文的撰寫、謄抄、簽押、用印、封裝、收發(fā)、傳遞、承辦、催辦、移辦、保密等都有了嚴格的工作程序和規(guī)定。如唐朝的法律規(guī)定：對于泄密的人，嚴重的處“絞刑”，較輕的處“徒刑”；對于送文書誤時的人也要處以“杖”刑。

到了明清朝時期，等級制度更加嚴明，文書的種類就更加繁多了，歸納有： 皇帝的下行文：詔、制、敕、諭、旨 呈皇室的文件：題本、揭帖、奏折

機關下行文：箚付、下帖、札、牌、告示

機關上行文：咨呈、牒呈、牒上、呈文、申文、詳文、手折、稟。機關平行文：平咨、平牒、照令、咨文、關文

三、辛亥革命后的公文

孫中山先生領導的辛亥革命，推翻了封建帝制統(tǒng)治，在南京成立的臨時政府頒布了新的公文程式條例。廢除了歷代封建王朝使用的制、詔、題、奏等文種名稱，改用令、咨、呈、批、狀、函、布告等公文體式，對中國有著幾千年歷史的公務文書作出了重大改革。國民黨統(tǒng)治時期，曾在1927年至1945年期間，陸續(xù)頒布了一些公文工作管理辦法，提出了使用標點符號、公文檔案統(tǒng)一編號、登記注冊等規(guī)定。這些舉措對我國的公務文書發(fā)展和進步起到了推動作用。

四、中國共產(chǎn)黨成立后的公文

1921年中國共產(chǎn)黨成立后，隨著革命斗爭的發(fā)展，黨和蘇維埃政府的公務文書以及文書工作制度誕生了，瞿秋白同志還親筆草擬了《文件處置辦法》。此時的文書有：

下行文：命令、指令、指示、決定 上行文：報告書平行文：信、電 告曉文：布告、通告

經(jīng)過抗日戰(zhàn)爭和解放戰(zhàn)爭，黨和人民政府的公務文書在實踐中不斷完善，使公務文書趨向于統(tǒng)一和正規(guī)。此時的文書有：

下行文：令、訓令、報令、通令、指示、條例、批復、通知、通報、布告 上行文：請示、報告、呈文、簽呈、轉呈平行文：通知、公函、便函

新中國成立后，黨和國務院總結、吸取了戰(zhàn)爭年代的文書工作經(jīng)驗，清除了舊政權文書的影響，陸續(xù)頒布了一系列文件，逐步建立和健全了全國統(tǒng)一的文書工作制度。1951年發(fā)布了《公文處理暫行辦法》、《政務院所屬各部門各級政府行文關系的暫行規(guī)定》；1954年公布了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C關文書處理工作和檔案工作暫行條例》、《中國共產(chǎn)黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》；1981年國務院辦公廳發(fā)出了《國家行政機關公文處理暫行辦法》；1987年發(fā)布了《國家行政機關公文處理辦法》；1994年國務院辦公廳又發(fā)布了重新修訂的《國家行政機關公文處理辦法》，1996年中共中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》。這些文件對我們的公務文書工作、對檔案工作、對歷史資料的歸整、對黨的建設、對國家行政工作以及對經(jīng)濟發(fā)展、文化發(fā)展、人們的行為規(guī)范都起到了重要的指導作用和深遠的歷史意義。由此可見，公務文書在國家管理工作中的地位、在歷史上的作用和現(xiàn)實中的作用是非常重要的，是必不可少的。

第二部分 公文寫作常識

一、公文的種類、作用、特點和要求

（一）公文的定義和種類

1．定義：公文是黨政機關，企事業(yè)單位及其他社會組織在行使職權、實施管理、開展公務活動中形成的具有法定效力與規(guī)范體式的一種應用性的文體。

注：公文作者是國家機關、企事業(yè)單位及其他組織，說明公文的職權范圍，制定的權力。公文是具有法定效力與規(guī)范體式的文書，說明公文有法定效力，有規(guī)范體裁，說明公文的嚴肅性和應用的作用。

2．種類：黨的機關公文有14種：其中決議、指示、公報、條例、規(guī)定是特有的。

行政機關公文有13種：其中命令、公告、通告、議案是特有的。

共同應用的有9種：意見、決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。

注：以上為法定公文。此外還有一般公文，如：規(guī)劃、計劃、總結、講話、方案、以及辦法、細則、規(guī)定等等。這些一般公文雖然也稱之為公文，但不能夠作為法定公文行文，也就是我們說的不能作為“紅頭文件”行文，只能作為附件應用。

（二）公文的作用 1．明法傳令作用 2．領導指導作用 3．公務聯(lián)系作用 4．傳遞信息作用 5．憑據(jù)記載作用

（三）公文的特點 1．法定的效力 2．規(guī)范的體式

3．特定的作者和讀者 4．嚴格的處理程序

（四）公文的基本要求 1．內容要準確 2．語言要簡練 3．文體要得當 4．文風要莊重 5．文辭要質樸

二、公文的文面格式

（一）眉首：發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、秘密等級、保密期限、緊急程度、公文份數(shù)、簽發(fā)人。

（二）主體：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注。

（三）版記：主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間。

三、公文的行文關系 指發(fā)文組織（部門或單位）與收文組織（部門或單位）之間的公文來往關系。

（一）領導與被領導關系；業(yè)務上指導與被指導關系，平行關系，不相隸屬關系。

（二）以上關系決定行文方向：上行文、下行文、平行文。

四、公文處理的基本程序

（一）收文辦理程序：傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀。

（二）發(fā)文辦理程序：擬稿、審核、簽發(fā)、核對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

五、幾種常用公文的用途及注意的問題

（一）通知

通知是黨政機關，企事業(yè)單位使用頻率最高、適用范圍最廣的一種法定公文。

通知按其功能可分為四類：發(fā)布性通知、任免性通知、事務性通知、批轉或轉發(fā)性通知。

通知的特征有：廣泛性、周知性、指導性。

通知的正文結構一般由標題、主送機關、正文、落款、成文日期等組成。

由于通知的種類比較多，結構和寫法也比較復雜，應根據(jù)不同的種類采取不同的行文方式。

例如：就其標題而言，可“發(fā)文機關+事由+文種”或“事由+文種”也可以只寫文種“通知”。

（二）請示

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的陳請性公文。

請示按其行文的目的作用不同分為兩類：直接性的請示，請求批轉性的請示。

請示的特征：針對性、求復性、單一性、時效性、超前性。

請示的正文結構一般由緣由、事項、結語等組成。

請示行文時的注意事項：

1.請示應一文一事，只主送一個機關，不抄送下級機關。2.請示一般不直接呈送領導者個人。請示的寫作要領：

1.要準確理解請示的行文對象，必須是自己的上級機關或者是直屬上級。

2.要把握請示的內在邏輯，要清楚“為什么請示”與“請示什么”兩部分內容。

3.要內容充實，語調恰當。防止一文多事、虛構情況、態(tài)度卑亢。

（三）報告

報告是下級單位或部門向上級單位或部門陳述事項的公文，適用于匯報工作，反映情況，答復上級單位或部門的詢問。

報告按其內容可分為兩類：工作報告、情況報告。報告的特征：重陳述，有見解。報告的正文結構組成：

1.工作報告的正文結構由導語、過去工 作回顧、未來工作展望三部分組成。

2.情況報告的正文結構由“三段式”構 成。如:①基本情況—做法—問題

②基本情況—問題—今后意見 ③基本情況—原因—下步做法 ④基本情況—原因—處理意見 報告的寫作要領: 1.陳述情況要清楚、扼要、避繁就簡，力求短小精悍。2.要文風樸實，有一報一。3.要注意時效性。注：在工作中要特別注意報告與請示的區(qū)別運用，準確把握住兩者之間的異同。

報告與請示的相同點：二者在行文方向上有著同一性，都是上行文。

報告與請示的不同點：一是報告對上級沒有肯定性的批復要求，而請示則相反；二是在行文時間上，報告是事中和事后行文，而請示是事前行文；三是上級對下級呈送的報告，可做批示也可以不作批示。請示則相反，不論對下級的請示的事項同意與否，都應及時作出批示，而且使用文種只能是批復。

（四）批復

批復是直接上級用來答復下級請示的公文，請示與批復緊密結合，是一個事件有機的一體，這在公文中是唯一的。

批復按請示的內容可分為兩類：表態(tài)性批復，指示性批復。批復的特征：被動性、針對性、權威性。

批復的正文結構一般由：首部、正文、尾部三個部分組成。

首部內容：標題、主送機關。正文內容：開頭、文體、結語。尾部內容：署名、成文時間。批復的寫作要領： 一是先回應后批復。

二是態(tài)度鮮明、措辭明確。三是批復要及時。

四是語言精煉，篇幅短小。

注：在工作中要特別注意批復與批示的區(qū)別應用。1.批復是法定的公文文種，而批示則不是。

2.批復是針對請示所必須作的回應，一來一往。而批示可以對報告、工作總結作出。

3.批復的主送機關就是請示的單位，如需要可抄送其他下級單位。而批示可將上報文件及其他下級單位并列為主送機關，不存在主送與抄送。

（五）函

函是無隸屬關系的黨政機關、企事業(yè)單位之間辦理日常公務的法定公文。從行文方向看，函分為來函與復函。

函按其功能可分為三類：商洽函、問復函、請準函。函的特征：適用性強，務實性強。

函的正文結構一般由：原由、事項、結語三個部分組成。函的寫作要領：

1.敘事清楚明白，說理有節(jié)令人信服。2.掌握分寸客觀，用語平和冷靜懇切。3.短小精悍意豐，注意技法靈活實用。

注：在工作中特別注意函與以下三個文種的區(qū)別運用。

1.請批函與請示的區(qū)別：相同點是兩者都有請求批準的功用。不同點是：①請批函用于向不相隸屬關系的有業(yè)務主管部門請求批準的事項。②請示則是用于有隸屬關系的上下級之間，下級向上級請求指示、請求批準的有關事項。

2.復函與批復的區(qū)別：相同點是兩者都有答復有關事項的功用。都屬于被動行文，有來函才有復函，有請示才有批復。不同點：①復函用于回復平級或者不相隸屬機關單位的來函，也可以回復上級單位的來函。②批復則只能用于批準答復下級的請示。③從使用范圍看，復函要比批復有更廣泛的使用性，使用上更為靈活。

3.函與平行的意見的區(qū)別：相同點是兩者都可用于隸屬機關之間相互行文。不同點是對涉及某一重要問題所提的見解和處理辦法，如屬供對方參考而不需要回復時應使用意見，反之，則用函。

（六）會議紀要

會議紀要是記載會議情況和會議精神用以公布或傳達的紀實性文件。

會議紀要按性質分為三類：決議性會議紀要、協(xié)議性會議紀要、座談會議紀要。

會議紀要的特征：紀要性、約束性、知照性。會議紀要的正文結構一般由標題，正文組成。會議紀要的寫作要領： 1.布局巧妙，結構嚴謹 2.明確宗旨，突出中心 3.講究用語，注意條理 4.忠實會議，做好記錄

5.行文方式上則要根據(jù)實際情況，使用單體和復體行文相結合 6.撰寫形式得體。概述式，歸納式，發(fā)言摘要式 注：在實際工作中特別注意會議紀要與會議記錄的區(qū)別運用，與會議決議和會議簡報的區(qū)別運用。防止寫成流水帳。

六、公文寫作的一般技巧

（一）、公文主旨的確立

1.主旨就是貫穿于全文的行文目的或用意，也可以說是文章的主題思想。2.主旨的作用就是在文章中起統(tǒng)帥作用，主旨決定著材料的取舍，決定著結構，決定著標題的確立。材料、結構、語言等都是為主旨服務的。

可以這樣說，在一篇文章中，如果材料是血肉，結構是骨架，語言是細胞，那么，主旨就是靈魂。

3.主旨的要求：要正確，要集中，要鮮明 4.顯旨藝術：可以簡單地用20字要訣來表述，“題目顯旨，開宗明義，篇末點題，片言居要，一氣貫通”。

（二）公文材料的選取

1.公文材料是公文寫作的基礎和公文中的事實、理論、事項，尤其重要。有一種說法“七分材料，三分寫”指的是材料對于文章質量的重要性（巧婦難畏無米之炊）。

2.材料收集方法：一是平時注意積累；二是根據(jù)任務查閱文件（二手資料）；三是實地調查（一手資料）；四是參加會議。

3.材料取舍原則:要為主旨服務，要注重典型性。

（三）公文結構的確定

1.公文結構是公文的整體構造，包括文面格式和內容安排兩個方面 2.公文結構原則：為主旨表達而服務； 要適合公文文種要求

3.公文結構方法，有以下五種：層次安排法，段落構成法，連接轉折法，開頭方法，結尾方法。

（四）公文的語言與表達

1.語言特點。準確、平實、簡明、莊重

2.表達方式。公文所用的表達方式主要是，敘述、議論、說明三種，表達方式應區(qū)分不同文體而使用不同方式。在多數(shù)情況下，公文對表達方式是綜合運用的，無法絕然分開，通常以說明方式較多。

（五）公文常見的語病 空發(fā)議論、言之無物； 描寫抒情，言不得體； 修辭不當，語法錯漏； 主旨不清，文種錯誤。

七、案例：描寫抒情，言不得體 XX廠：

貴廠女工孫XX與鄙廠宣傳干事王XX，是一對恩愛伴侶，兩人苦于相隔兩地，鴛鴦分飛，雙方愛情受煎熬不說，還加重家庭負擔，年邁雙親隨女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女兒隨男方缺少母愛而目不忍睹，這實在是現(xiàn)代生活的一幕悲劇。

鑒于以上實際情況，雙方都曾多次提出，希望把兩人調在一起，結束這牛郎織女的生活，使一家人團聚，合家歡樂。我們是社會主義國家，工人是國家的主人，工人的疾苦就是我們的疾苦,從革命人道主義出發(fā),我們決定同意王XX調往貴廠,或請你們同意孫XX調往鄙廠,兩者任選其一,你們意下如何?

XXX廠

XXXX年X月X日

案例：短小精悍，字約意豐 在古代的時候有一位寡婦，給衙門遞了一份呈狀，被后人稱為千古奇狀——公壯叔大 瓜田李下 是否當嫁

第三部分 公文寫作常出現(xiàn)的差錯

一、文種使用不當。請示與報告常出現(xiàn)錯用；通報與通知混為一談。在日常工作中我們經(jīng)常聽到這樣一句錯誤的話：此事要給上級寫一份請示報告。

二、標題不合適。標題沒有直接顯旨；標題中錯誤使用標點符號。公務文書與文學作品的明顯區(qū)別之一在于標題是否顯旨。

三、主送單位差錯。公文一般不能多頭分送，尤其是請示；需要多頭送的可用抄送。公文原則上不送領導個人。

四、語言使用不恰當。在我們的公文中語言使用不當?shù)暮芏?，言不達意，言過其辭不行；過于修飾的不妥；量詞使用錯誤；方言使用不合適；特別是函的結束語“為荷，為是，為盼”的使用分寸掌握失度。

五、結構層次序數(shù)使用錯誤。在序數(shù)使用上，即不能減少更不能倒置，正確的先后次序應是：

一、（一）、1、（1）、①。

六、文種與公文模板使用不一致。公文規(guī)定請示需要簽發(fā)人，報告不需要簽發(fā)人。寫請示使用了報告的公文模板，造成請示中缺少簽發(fā)人，致使該份文件出現(xiàn)錯誤。

七、主送單位隨意使用簡稱。寫請示或寫報告，特別是送上級和不隸屬關系單位的公文要用全稱。如“廣電公司”就很難理解。

八、忽略細小問題。漢數(shù)字與阿拉伯數(shù)字的使用區(qū)分；印章蓋在有正文的一頁；文件的版面數(shù)為偶數(shù)；文件必須正反面打印等，經(jīng)常出現(xiàn)不符合公文規(guī)范要領的問題。

以上問題反映出我們局有的公文擬稿人、核稿人、簽發(fā)人對公文的規(guī)范要求掌握不好，工作質量不高，標準不嚴。問題雖小但影響和損害著一個單位的形象。

請認真學習我們局印發(fā)的《廣州供電局收發(fā)文管理業(yè)務工作手冊》（廣供電辦[2011]66號）。

第四部分 公文寫作體會

一、加強學習

（一）黨和國家的方針、路線、政策，法律法規(guī)，黨的有關知識等

（二）國際國內時事政治、新聞事件等

（三）企業(yè)的規(guī)章制度、規(guī)定等

（四）上級的文件、指示精神等

（五）專業(yè)知識科技知識等

（六）哲學分析問題的基本觀點

二、講究方法

（一）理解意圖。深刻領會吃透精神

（二）積累資料。收集素材去偽存真

（三）調查研究。實事求是準確無誤

（四）取長補短。他山之石可以攻玉

三、掌握技巧

（一）掌握公文的基本內容、寫作套路（規(guī)范的體式和規(guī)定）

（二）掌握公文寫作的基本要領

1、公文起草前的準備

（1）準確地理解、領會領導意圖。（2）學習有關的政策、法律、規(guī)章。（3）搜集有關的材料并進行篩選。（4）確定觀點、組織架構、建立提綱。

2、公文寫作的擬稿

（1）肆筆而成。提綱有骨架，擬稿增血肉。

（2）反復斟酌。遇難則停，切忌湊合，不恥下問虛心求教。（3）完備體式。精心撰擬標題、注重文體格式。

3、公文寫作的復查把關

（著重從政策、情況、文字三個方面把關）

（1）文稿觀點是否符合政策，中心思想是否突出，有無言不及義之處。（2）文稿陳述的情況根據(jù)是否充分，有無失實之處。

（3）文稿提出的措施、辦法是否切實可行，條件是否具備。（4）文稿提出的要求、意見是否合理。

（5）文稿與過去發(fā)出的同類文件有無矛盾或重復。（6）文稿涉及有關單位的問題是否經(jīng)過協(xié)商、會簽。（7）文稿引證的觀點、論據(jù)是否準確。

（8）文稿結構是否合理、邏輯是否嚴密、文字是否符合語法、標點符號使用的是否正確。

（9）文稿格式是否正確，行文關系是否妥當。

（10）文稿的收發(fā)文單位名稱是否正確，文件編號有無重復，年月日的書寫有無錯誤。

4、文稿的修改范圍

（1）主題修正。這是文稿最大的修改。

（2）觀點訂正。這是準確體現(xiàn)主題的關鍵之一。

（3）材料增刪。本著觀點統(tǒng)帥材料、觀點和材料統(tǒng)一的原則審查。（4）結構調整。其目的為了增強文稿的邏輯性。

（5）論證加強。加強論證與論據(jù)間的必然聯(lián)系，材料有力地說明觀點，從論據(jù)中能推導出合乎邏輯的論點。

（6）字句錘煉。斟酌不準確的字句，把冗雜的改簡明，把生澀的改通順。

四、履行職責

（一）勝任本職。認真負責、兢兢業(yè)業(yè)

（二）謙虛好學。多看、勤寫、苦練

（三）吃苦耐勞。善于揣摩、經(jīng)得住寂寞、受得起折磨

（四）頑強毅力。學海無崖苦作舟，書山有路勤為徑

第五篇：應用公文——函

九、函

函是“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項”的公文。函為平行文。函的種類有：商洽函、詢問函、答復函、請求函、報送函。

(一)商洽函

【例文9.01】

中國科學院××研究所關于

建立全面協(xié)作關系的函

××大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協(xié)作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協(xié)作關系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略）

二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協(xié)作。（略）

三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略）

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。（略）

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，希研究見復。

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□中國科學院××研究所（蓋章）□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二○○二年×月×日

【例文9.01簡析】這則商洽函，希望兩家建立全面協(xié)作關系。為了實現(xiàn)協(xié)作，商洽函還就具體問題提出建議，使得商洽內容有針對性。

【例文9.02】

關于請求解決我校進修教師住宿問題的函

××大學校長辦公室：

為了培養(yǎng)師資，提高教學水平，我校擬派×名教師到××學院進修學習，因該院宿舍緊張，無力解決住宿問題，特向貴校聯(lián)系住宿事宜。

據(jù)悉，貴校宿舍尚寬余，懇切希望予以大力支持與幫助。如能解決這一問題，住宿的幾名教師尚可為貴校做些輔導和批改作業(yè)等義務工作。

特此函復。

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□××省××學校

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九××年×月×日

【例文9.02簡析】這是一份工作商洽函。該函第一段能夠抓住要領，突出要求解決事宜；第二段開門見山地直陳需要幫助的理由，且注意與不相隸屬單位的關系，語氣謙恭而委婉。

(二)詢問函

【例文9.03】

國務院辦公廳關于征求

《國家行政機關公文處理辦法（草案）》意見的函

國辦函〔1999〕××號

各省、市、區(qū)人民政府、國務院各部門辦公廳（室）：

現(xiàn)將我們草擬的《國家行政機關公文處理辦法（草案）》送給你們，請組織有關同志討論修改，并將修改意見于十一月底前告訴我們。

附：《國家行政機關公文處理辦法（草案）》

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□國務院辦公廳（蓋章）

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九九九年×月×日

【例文9.03簡析】這是征求意見函，屬詢問類。該函確定了返回意見的具體日期，便于完成工作。

(三)請求函

【例文9.04】

北京市農(nóng)工商聯(lián)合總公司

關于2001年各級管理費列支辦法的函

京農(nóng)管〔2002〕1號

北京市財政局：

根據(jù)北京市財政局《關于印發(fā)北京市國有企業(yè)上交主管部門管理費稅前扣除審批管理辦法的通知》?（京財稅〔1998〕171號）文件精神，根據(jù)我總公司的管理情況，我們擬訂了《關于2001年各級管理費列支辦法》，請求按此辦法對所屬公司在其銷售收入的2％的范圍內收取管理費，?并在上繳企業(yè)所得稅前扣除。

此請妥否，請函復。

附：北京市農(nóng)工商聯(lián)合總公司關于2001年各級管理費列支辦法

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□北京市農(nóng)工商聯(lián)合總公司

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二○○二年×月×日

【例文9.04簡析】這是一則請求函。因向不相隸屬單位請求，故用函。寫法同請示。

(四)答復函

【例文9.05】

××市人民政府辦公廳關于臨時工、合同工

能否執(zhí)行處罰問題請示的復函

市政辦函〔1996〕40號

市容環(huán)境衛(wèi)生管理局：

你局《關于明確臨時工、合同工能否執(zhí)行處罰問題的請示》收悉。現(xiàn)復函如下： 《中華人民共和國行政處罰法》于1996年10月1日起執(zhí)行。該法對行政執(zhí)法主體及執(zhí)法人員做出了明確而嚴格的規(guī)定。按照行政處罰法和國務院《關于貫徹實施〈中華人民共和國行政處罰法〉的通知》，從今年10月1日起，合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。

你局應按照上述精神，對全市市容衛(wèi)生執(zhí)行處罰人員進行清理，理順執(zhí)行處罰體制，保證行政處罰法的貫徹實施，促進市容衛(wèi)生管理工作。

此復

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□××市人民政府辦公廳

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九九六年十月七日

【例文9.05簡析】這是不相隸屬機關之間請示政策的復函。該局的請示，是報給市政府的，故用請示。而復函是市辦公廳辦理的（“××市人民政府辦公廳”與“市容環(huán)境衛(wèi)生管理局”之間屬于同級不相隸屬機關），故回文用函。該復函開頭先引請示標題，表示來文收到。然后明確復函的否定意見，指出否定的根據(jù)。

【例文9.06】

國家計委關于調整化工、有色企業(yè)

自備罐車租用費標準的復函

化工部、有色總公司：

化工部《關于調整化工企業(yè)自備罐車租賃費額的函》（化財發(fā)?〔19××〕