第一篇：檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

行政部檔案主管崗位工作標(biāo)準(zhǔn)主題內(nèi)容與適用范圍

1.1 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了華能北京熱電廠行政部檔案主管崗位的任職條件、工作內(nèi)容與要求、責(zé)任與權(quán)限、檢查與考核。

1.2 本標(biāo)準(zhǔn)適用于華能北京分公司（電廠）行政部檔案主管崗位的工作。任職條件

2.1 具有電力類或檔案類大專以上學(xué)歷，中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格，從事檔案管理工作七年以上。有一定的組織能力和獨(dú)立工作能力。

2.2 工作踏實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)。組織、保密觀念強(qiáng)。

2.3 具有勝任本崗位的專業(yè)技能和獨(dú)立開(kāi)展工作的能力，有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心。

2.4 掌握國(guó)家和電力部門檔案管理的法規(guī)和制度，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。工作內(nèi)容與要求

3.1 以身作則，敢于善于管理，組織好所管轄范圍的人員完成本職責(zé)內(nèi)的各項(xiàng)工作

3.2 對(duì)檔案室的各種設(shè)備、物品等能嚴(yán)格管理。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，歸檔率達(dá)100％。

3.4 在檔案管理方面，做好七防工作。

3.5 盡力完成上級(jí)交辦的有關(guān)事宜。責(zé)任與權(quán)限

4.1 責(zé)任

4.1.1 在主任領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案室的全面工作。

4.1.2 認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作批示，建立、健全各項(xiàng)檔案管理制度，制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃、總結(jié)。

4.1.3 負(fù)責(zé)組織檔案的收集、歸檔、鑒定工作。

4.1.4 組織完成檔案管理中規(guī)定的任務(wù)。

4.2 權(quán)限

4.2.1 按照職責(zé)范圍和有關(guān)制度的規(guī)定，對(duì)本室的業(yè)務(wù)工作有處理決定權(quán)。

4.2.2 依據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，有權(quán)決定檔案資料是否向外借閱或復(fù)制。

4.2.3 有權(quán)建議訂購(gòu)科技圖書(shū)雜志和檔案用品。檢查與考核

5.1 本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況由行政部主任按月進(jìn)行檢查和考核。

5.2 本標(biāo)準(zhǔn)按《華能北京分公司（電廠）綜合承包管理辦法》進(jìn)行檢查與考核，并相應(yīng)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

5.3 按本標(biāo)準(zhǔn)和行政部的具體考核細(xì)則進(jìn)行檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起實(shí)施

本標(biāo)準(zhǔn)委托行政部負(fù)責(zé)解釋

本標(biāo)準(zhǔn)由規(guī)章制度建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組提出

本標(biāo)準(zhǔn)由行政部負(fù)責(zé)起草

本標(biāo)準(zhǔn)主要擬稿人：林久揚(yáng)

核 稿：王云榮

批 準(zhǔn)：李寶柱

第二篇：檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

泊頭市供電有限責(zé)任公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

辦公室檔案管理主辦崗位工作標(biāo)準(zhǔn)

1.范圍Q/BG-BGS005-2009

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理崗位的基本信息、基本職責(zé)與工作項(xiàng)目、責(zé)任與權(quán)限、任職資格、專業(yè)管理工作文件、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于泊頭市供電有限責(zé)任公司辦公室檔案管理崗位。

2.基本信息

辦公室，檔案管理崗位，崗位等級(jí)9級(jí)。

3.基本職責(zé)和工作項(xiàng)目

3.1 工作目標(biāo)

對(duì)公司的入檔資料進(jìn)行收集、整理、記錄、編號(hào)、保存等全面管理工作，保證各部門入檔資料的完整、安全和保密。

3.2負(fù)責(zé)指導(dǎo)局機(jī)關(guān)各部門文書(shū)員(或有關(guān)人員)完成文書(shū)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

（1）負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的檔案的收集。

（2）負(fù)責(zé)對(duì)收集的資料進(jìn)行整理。

（3）負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行立卷。

（4）負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案分類歸檔。

3.3負(fù)責(zé)公司各單位檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。

3.4負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作。

（1）負(fù)責(zé)檔案室按要求進(jìn)行管理，保證達(dá)到“九防”要求，不得擅自提供、復(fù)制檔案。

（2）負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的所有設(shè)施、安全裝備提出增配、更新計(jì)劃。

3.5負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案借閱管理

（1）對(duì)公司各部門提出的借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記。

（2）對(duì)借出的檔案進(jìn)行記錄，按要求進(jìn)行索回。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。

3.6負(fù)責(zé)公司檔案的保密工作。

3.7負(fù)責(zé)提出檔案鑒定銷毀報(bào)告。

4.責(zé)權(quán)范圍

4.1有權(quán)向有關(guān)科室或個(gè)人索取應(yīng)歸檔的文書(shū)及科技等檔案資料。

4.2對(duì)不符合歸檔要求的檔案，有權(quán)拒絕接受，并要求按標(biāo)準(zhǔn)重新整理、立卷。

4.3有權(quán)指導(dǎo)、督促有關(guān)部門按時(shí)間要求完成檔案的收集立卷工作。

4.4對(duì)不符合借閱規(guī)定及未辦理借閱手續(xù)者，有權(quán)拒絕借閱。

4.5對(duì)丟失、損壞檔案和違反檔案法規(guī)的人員，有權(quán)提出批評(píng)及處罰意見(jiàn)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.6對(duì)檔案的保密負(fù)責(zé)。

4.7對(duì)檔案的管理完整負(fù)責(zé)。

4.8對(duì)檔案室的安全管理負(fù)責(zé)。

5.任職資格

5．1遵守職業(yè)道德，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。

5．2掌握檔案專業(yè)基本知識(shí)和檔案管理的現(xiàn)行規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定，掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)。

5．3了解電力生產(chǎn)、建設(shè)、管理、政工等專業(yè)的基本知識(shí)和工作范圍。

5．4熟練掌握檔案的分類、編目、立卷、歸檔、保管的要求、方法和技能。

5.5具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，具有五年以上檔案管理經(jīng)歷。

6.專業(yè)管理工作相關(guān)文件

《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河北省檔案工作條例》為依據(jù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)研究制定局檔案工作有關(guān)規(guī)章制度；

7檢查與考核

7．1本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況，由辦公室主任按月檢查與考核。

7．2考核內(nèi)容為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的基本職責(zé)和工作項(xiàng)目部分。

7．3考核結(jié)果與當(dāng)月獎(jiǎng)勵(lì)效益工資掛鉤兌現(xiàn)。

第三篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》，對(duì)檔案工作有部署、有檢查、有切實(shí)可行的考核辦法、獎(jiǎng)勵(lì)措施。聽(tīng)匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）機(jī)關(guān)檔案工作已納入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃或目標(biāo)管理。

（3）機(jī)關(guān)檔案工作已列入分客領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，作為考績(jī)內(nèi)容。機(jī)構(gòu)人員

（1）建立了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機(jī)構(gòu)。

（2）配備了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學(xué)識(shí)水平，經(jīng)過(guò)市級(jí)以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀(jì)律、熟悉業(yè)務(wù)。管理體制（3分）

（1）明確有1名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；明確有1名機(jī)關(guān)綜合部門負(fù)責(zé)人主管檔案工作。

（2）對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行了綜合管理，即對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)體及資料實(shí)行了集中保管。

（3）建立了以機(jī)關(guān)檔案綜合管理機(jī)構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。職能任務(wù)（7分）

（1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進(jìn)行了指導(dǎo)和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關(guān)人員、部門的職責(zé)范圍。

聽(tīng)匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位的檔案工作開(kāi)展了正常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績(jī)。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等制度。并得到落實(shí)。業(yè)務(wù)聯(lián)系（3分）

（1）主動(dòng)接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)與監(jiān)督，切實(shí)改進(jìn)本機(jī)關(guān)的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動(dòng)，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務(wù)。

二 保管設(shè)施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫(kù)房。

2．5

現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）檔案庫(kù)房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強(qiáng)光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計(jì)、消防器材、吸塵器、去濕機(jī)。

4．5

（3）檔案庫(kù)房和柜箱內(nèi)配有防蟲(chóng)、防霉等藥物。

三 業(yè)務(wù)建設(shè)（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機(jī)關(guān)工作相適應(yīng)的立卷方法。現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)文件，抽查案卷（跨度較長(zhǎng)）

（2）制訂了本機(jī)關(guān)的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達(dá)95%。

（4）1986年來(lái)檔案立卷質(zhì)量基本符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題擬寫(xiě)準(zhǔn)確；案卷封面按規(guī)定填寫(xiě)清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫(xiě)完整；裝訂結(jié)實(shí)整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對(duì)檔案資料實(shí)行了集中保管。2 各類檔案實(shí)體（人事檔案除外）與目錄未實(shí)行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應(yīng)歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時(shí)。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號(hào)，無(wú)積存文件。4 現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）已按機(jī)關(guān)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學(xué)的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)原始資料

（2）測(cè)記庫(kù)房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無(wú)霉變、褪色、塵污、破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開(kāi)展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對(duì)永長(zhǎng)破損、褪色檔案進(jìn)行了修復(fù)或復(fù)制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計(jì)（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進(jìn)移出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳齊全。1

查看有關(guān)文件、臺(tái)帳，查看原始記錄。

（3）準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，上報(bào)及時(shí)

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時(shí)移交檔案、案卷質(zhì)量符合進(jìn)館要求。

（2）檔案人員工作變動(dòng)時(shí)，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務(wù)（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡(jiǎn)便適用的檢索工具可予適當(dāng)加分，計(jì)算機(jī)檢索檔案可加1分，加分不超過(guò)2分。

（2）永久、長(zhǎng)期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號(hào)索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，四分鐘內(nèi)準(zhǔn)確查到一份永久和長(zhǎng)期檔案。2

現(xiàn)場(chǎng)考核查看有關(guān)材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅(jiān)持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機(jī)關(guān)歷年大事記。

如編定了有衫價(jià)值，能反映本單位特色的可以適當(dāng)加分；加分不超過(guò)2

中華人民共和國(guó)檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。

第五條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用，第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條 中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。

在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

第四篇：檔案管理工作模式

檔案管理工作模式

轉(zhuǎn)載自中國(guó)科技信息網(wǎng)

檔案是對(duì)人類社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的忠實(shí)記錄，隨著人類社會(huì)全面進(jìn)入信息時(shí)代，檔案工作的服務(wù)和管理模式也正在并將持續(xù)地發(fā)生巨大變化。傳統(tǒng)的檔案形式，其信息和載體是密不可分的統(tǒng)一體，而電子檔案的產(chǎn)生尤其是電子簽名技術(shù)的產(chǎn)生，完全改變了這各傳統(tǒng)模式。這種信息記錄、傳輸、發(fā)布模式的改變使得人們必須重新審視檔案管理的理論、技術(shù)和工作模式。

1檔案的收集

傳統(tǒng)的檔案收集工作一般發(fā)生在一項(xiàng)議案形成決議，一項(xiàng)工程已完成并驗(yàn)收，或某一事項(xiàng)已處理完畢之后，收集到的檔案很難反映出很有意義的創(chuàng)意、方法和方案的形成過(guò)程。信息化時(shí)代以前，雖然人們認(rèn)識(shí)到這種反映過(guò)程信息的重要性，但為缺少記錄，所以很難都把它們收集到檔案中。在信息化時(shí)代，這種反映中間過(guò)程的信息已比較完整地得到記錄，但一般都分散在相關(guān)人員的個(gè)人計(jì)算機(jī)中和企業(yè)信息系統(tǒng)中，如果檔案人員不進(jìn)人到企業(yè)信息系統(tǒng)中去，則也很難收集到此類檔案。無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。檔案管理工作者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能，參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《 電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加人電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容[3]。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理；此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的是經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存人“虛擬庫(kù)”。檔案的保存

信息化不僅將檔案的記錄從紙墨刻畫(huà)形式轉(zhuǎn)變成了肉眼看不見(jiàn)的電子形式，也使信息的記錄和傳播變得極為方便，致人類社會(huì)能夠獲取和需要面對(duì)的信息飛速增長(zhǎng)，因而傳統(tǒng)的檔案保存方式已經(jīng)不再適用。

傳統(tǒng)的檔案館，考慮得最多的是檔案庫(kù)房和檔案柜的設(shè)置。信息化時(shí)代，檔案保存的重點(diǎn)考慮內(nèi)容應(yīng)該是電子文檔的保存。在設(shè)計(jì)檔案館時(shí)，不僅要考慮紙墨刻畫(huà)形式的檔案量及增長(zhǎng)速度，更應(yīng)該考慮電子存儲(chǔ)的容量及更新?lián)Q代的趨勢(shì)。現(xiàn)代化的檔案館，應(yīng)該有能力保存所有格式的電子文檔，也應(yīng)該有能力把所有紙質(zhì)文檔不失真地轉(zhuǎn)化成電子記錄，以提高檢索能力節(jié)，省存儲(chǔ)空間。

傳統(tǒng)檔案管理注重對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，需定期將檔案信息從服務(wù)器中轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤或磁帶上，以作長(zhǎng)期備份。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，盡管可以采取各種各樣的技術(shù)和方法來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)的安全，但客觀地說(shuō)，任何一個(gè)網(wǎng)絡(luò)都不能確保萬(wàn)無(wú)一失，信息丟失或失真現(xiàn)象的發(fā)生是難免的，都會(huì)對(duì)息安全帶來(lái)嚴(yán)重威脅。如果建立數(shù)據(jù)的備份，即使信息出現(xiàn)丟失和失真的情形，也能做到有備無(wú)患，只要使用備份對(duì)原來(lái)信息進(jìn)行恢復(fù)，丟失或失真的信息就會(huì)重新還回原貌。檔案管理模式

檔案從傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變成電子形式后，其保密、借閱、分類和檢索也發(fā)生了巨大的改變。傳統(tǒng)檔案一般在案卷上標(biāo)記保密級(jí)別，根據(jù)保密級(jí)別分別管理。保密的方式主要是對(duì)檔案實(shí)體控

制，保證檔案實(shí)體不被復(fù)印、拍攝或竊取。對(duì)于電子檔案，密級(jí)的管理不是簡(jiǎn)單標(biāo)記一個(gè)保密級(jí)別就能解決問(wèn)題，而必須有相應(yīng)的符合國(guó)家信息保密規(guī)范的信息系統(tǒng)支撐。電子檔案信息系統(tǒng)本身應(yīng)該具備非常高的安全性，對(duì)其中保存的檔案，必須能按不同密級(jí)，不同的類別，區(qū)分不同的人群開(kāi)放可及性。

傳統(tǒng)的檔案需要辦理借閱手和歸還手續(xù)，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，正本和復(fù)制本毫無(wú)區(qū)別，任意次的閱讀，都不會(huì)損害檔案的原始性，不會(huì)發(fā)生一個(gè)人把檔案借去了這份檔案就離館一段時(shí)間的現(xiàn)象。所以，電子檔案不需要檔案歸還的管理。

傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索是密切相關(guān)的，分類立卷主要是為了能更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，分類主要是為了更好地利用檔案信息，如果僅為了檢索，檔案可以不借助任何分類。通過(guò)計(jì)算機(jī)，只需要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，即可迅速查出檔案文件。現(xiàn)有檔案立卷管理辦法，已不再適用于電子檔案的管理，我們需要研究出適合不同行業(yè)，有利于充分利用檔案數(shù)據(jù)的立卷管理辦法，否則，立卷這項(xiàng)工作，純粹多余。檔案利用方式

檔案對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的作用，無(wú)非是歷史記錄、證據(jù)、參考和知識(shí)幾個(gè)方面，實(shí)體檔案是如此，電子檔案也不例外。然而，在這幾種作用的利用方式上，卻發(fā)生了本質(zhì)的變化。傳統(tǒng)的檔案館，當(dāng)要提供給人們檔案證據(jù)時(shí)，可以把檔案復(fù)印一份給索求者，但是復(fù)印件和原件畢竟不同，并且可以很容易鑒別，在法律上，還是只有原件才能作為根本的證據(jù)。電子檔案則不同，原件和復(fù)制本沒(méi)有兩樣。沒(méi)有經(jīng)過(guò)數(shù)字簽字的電子文件復(fù)印件，無(wú)法確定真?zhèn)?。所以電子檔案館必須有一套數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)，其提供的每一份檔案，都必須經(jīng)過(guò)提供方私鑰和接受方公鑰的雙重加密，使得其所提供的證據(jù)具有不可篡改性，并且只有正確的接受方才能閱讀。與傳統(tǒng)相比，電子檔案館提供參考資料就方便多了。傳統(tǒng)方式下，檔案館提供復(fù)制件給查閱者作為參考，對(duì)于有保密要求的檔案，查閱者必須在一定期限內(nèi)把復(fù)印件送回檔案館銷毀。電子檔案的復(fù)制比傳統(tǒng)檔案簡(jiǎn)單，銷毀卻完全不一樣。電子檔案，無(wú)法像傳統(tǒng)檔案那樣確認(rèn)被銷毀，但卻可以更容易控制可及性。通過(guò)數(shù)字認(rèn)證技術(shù)和文件期限設(shè)置，可以確保檔案復(fù)制件只被已授權(quán)人閱讀，也可以保證檔案復(fù)制件只能在一定的期內(nèi)閱讀，不存在回收銷毀問(wèn)題。

較之傳統(tǒng)檔案，電子檔案最大的優(yōu)越性體現(xiàn)在對(duì)檔案的知識(shí)利用上。傳統(tǒng)檔案的信息是分散、無(wú)關(guān)聯(lián)的，很難對(duì)其中有用信息進(jìn)行綜合分析統(tǒng)計(jì)，形成更有作用的知識(shí)，以進(jìn)一步指導(dǎo)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。電子檔案，如果符合一定的標(biāo)準(zhǔn)格式，能分解成元數(shù)據(jù)，則可以進(jìn)行任意范圍和層次的分析統(tǒng)計(jì)，從中挖掘出更有深層次的規(guī)律性的知識(shí)[2]。

5新的工作內(nèi)容

5.1 設(shè)備故障安全防范網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障造成的危害也是非常大的。其主要可導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無(wú)法保持原有數(shù)據(jù)的存貯狀態(tài)。這就要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等管理策略。當(dāng)發(fā)生計(jì)算機(jī)設(shè)備故障時(shí)，是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的還是兼顧數(shù)據(jù)可用性，可根據(jù)自己的工作需要和資金分配進(jìn)行選擇。如果是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的，往往采用“冷備份”機(jī)制，其優(yōu)點(diǎn)是比較節(jié)約，操作簡(jiǎn)單，缺點(diǎn)是數(shù)據(jù)不同步，最新數(shù)據(jù)有丟失。如果系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就考慮了雙機(jī)“熱備份”機(jī)制，就可以比較好地保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對(duì)安全?！盁醾浞荨钡膬?yōu)點(diǎn)是投資大，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行不間斷，當(dāng)一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，另外一臺(tái)能夠及時(shí)替代其工作，可以保證業(yè)務(wù)人員安全地操作系統(tǒng)，不至于由于系統(tǒng)維修而耽誤業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。

5.2信息加密信息加密的目的是用來(lái)防止通信線路上的竊聽(tīng)、泄漏、篡改和破壞，保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開(kāi)檔案信息的非公開(kāi)性。凡是需要

在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)牟灰斯_(kāi)的數(shù)據(jù)，傳輸前必須加密。通過(guò)嚴(yán)格限定信息的共享范圍來(lái)防止檔案信息被非授權(quán)用戶或?qū)嶓w篡改和破壞，保證合法用戶

對(duì)信息和資源的使用不會(huì)被不正當(dāng)?shù)鼐芙^。在多數(shù)情況下，信息加密是保證檔案信息機(jī)密性的有效方法。信息加密過(guò)程是由多種多樣的加密算法來(lái)實(shí)施的，通常將其分為常規(guī)密碼算法和公鑰密碼算法兩大類。在實(shí)際應(yīng)用中，人們常常將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起使用，檔案信息的加密技術(shù)就是將兩者結(jié)合使用的，即發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保傳輸中的檔案信息的安全。

5.3訪問(wèn)控制訪問(wèn)控制技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全防范和保護(hù)的主要措施和手段，它的主要任務(wù)是保證包括檔案信息在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問(wèn)和非法使用。具體措施包括：①入網(wǎng)訪問(wèn)控制。它控制哪些用戶能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò)資源，控制準(zhǔn)許用戶的訪問(wèn)時(shí)間和準(zhǔn)許他們?cè)谀膫€(gè)網(wǎng)站入網(wǎng)。有了這道關(guān)卡，即使是網(wǎng)絡(luò)合法用戶，如果連網(wǎng)站都進(jìn)不去，就談不上獲取相關(guān)的文檔信息；權(quán)限控制。它控制用戶允許訪問(wèn)哪些目錄、子目錄、文件和其他資源；指定用戶對(duì)這些文件、目錄、設(shè)備能夠執(zhí)行哪些操作，如只讀、修改、創(chuàng)建、刪除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止檔案信息的拷貝、篡改和破壞;③防火墻控制。它允許用戶對(duì)其常用的檔案信息庫(kù)進(jìn)行適當(dāng)權(quán)利的訪問(wèn)，限制隨意刪除、修改或拷貝檔案信息文件。用以防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客訪問(wèn)某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的屏障，也可稱之為控制進(jìn)、出兩個(gè)方向通訊的門檻，既可以阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，又可以阻止機(jī)要信息、專利信息從該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。目前的防火墻主要有“包過(guò)濾型”和“應(yīng)用代理型”兩大類防火墻，分別用于不同的網(wǎng)絡(luò)層來(lái)執(zhí)行安全控制功能。

5.4 病毒防治網(wǎng)絡(luò)信息安全主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1 倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅，它以各種形式有選擇地破壞檔案信息的有效性和完整性。應(yīng)對(duì)措施是采用國(guó)家有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的查毒、殺毒軟件，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動(dòng)態(tài)，適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并制定嚴(yán)格的防毒制度?？傊畔⒒o檔案管理工作帶來(lái)了巨大的變化，必須充分認(rèn)識(shí)到這些變化，才有可能充分應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案為社會(huì)發(fā)揮更大的作用。

第五篇：檔案管理工作鑒定

檔案管理工作鑒定

1)編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導(dǎo)性文件，檔案管理工作鑒定。它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)。

檔案保管期限表通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的“說(shuō)明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。

(1)順序號(hào)。

順序號(hào)是按照條款的系統(tǒng)排列順序統(tǒng)一編的序號(hào)。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時(shí)引用條款的代號(hào)。

(2)條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標(biāo)題。每一條款應(yīng)代表一組有內(nèi)在聯(lián)系的價(jià)值相同的文件。有時(shí)，為了使條款簡(jiǎn)潔醒目，也可以將價(jià)值不同的而有聯(lián)系的一組文件寫(xiě)成一個(gè)條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過(guò)多過(guò)細(xì)，應(yīng)具有一定的概括性，但范圍也不能過(guò)寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3)保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長(zhǎng)期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時(shí)間計(jì)算方法一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復(fù)查，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長(zhǎng)保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。

對(duì)于機(jī)關(guān)檔案保管期限表，其中，短期和長(zhǎng)期的期限也可視需要指出明確的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長(zhǎng)期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等，工作鑒定《檔案管理工作鑒定》。

(4)附注。

附注是在條款之下對(duì)條款及其保管期限所作的必要的注解或說(shuō)明。例如，有些合同、協(xié)議書(shū)、借據(jù)的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

(5)說(shuō)明。

說(shuō)明是對(duì)保管期限表所作的總的說(shuō)明，一般包括保管期限表的適用范圍、結(jié)構(gòu)、制定的依據(jù)、保管期限的計(jì)算方法以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

以上只是檔案保管期限表一般的結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)各種檔案保管期限表的特點(diǎn)增加或減少某些項(xiàng)目。

2)編制“檔案銷毀清冊(cè)”

檔案銷毀清冊(cè)是準(zhǔn)備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，它是供領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)的表冊(cè)，同時(shí)也是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。

檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)由登記順序號(hào)、案卷或文件的題名、起止日期、數(shù)量、原保管期限、銷毀原因、備注等項(xiàng)目組成。每一清冊(cè)應(yīng)編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)。如果須送上級(jí)機(jī)關(guān)或檔案行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，就應(yīng)多備一份。同時(shí)報(bào)送兩份，其中一份經(jīng)審批后退回。

3)檔案的銷毀

為了慎重起見(jiàn)，已經(jīng)被批準(zhǔn)準(zhǔn)許銷毀的檔案不應(yīng)立刻銷毀，而應(yīng)暫時(shí)存放一段時(shí)間，待確認(rèn)確實(shí)無(wú)價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷毀，以免造成不可挽回的損失。

批準(zhǔn)銷毀的檔案一般應(yīng)該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機(jī)密，應(yīng)銷毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個(gè)非常嚴(yán)肅的工作，一般由檔案部門會(huì)同保衛(wèi)、保密部門進(jìn)行，并由專人銷毀、專人監(jiān)銷。銷毀完畢后，銷毀人和監(jiān)銷人都要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

如有個(gè)別檔案未被批準(zhǔn)銷毀，可在“銷毀清冊(cè)”上做出適當(dāng)?shù)恼f(shuō)明。對(duì)于已銷毀的檔案，也應(yīng)在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說(shuō)明。