第一篇：提高檔案管理水平 推進現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展

提高檔案管理水平推進現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展

【摘 要】 要提高檔案水平，推進現(xiàn)代檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)變工作觀念，形成正確的檔案管理意識；重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)；提高檔案管理方法與技能，推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；認識誤區(qū)；職業(yè)素質(zhì)；工作創(chuàng)新

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檔案管理工作是一項政策性敏感、機密性較高、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對本單位檔案的管理工作，及時研究解決本單位檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。尤其在我國全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實、高效地記錄和反映本單位整體發(fā)展狀況，對于建立現(xiàn)代化檔案管理體系具有切實的作用。

一、清除檔案管理工作中的認識誤區(qū)

當前，很多人認為檔案管理工作無足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學有效的檔案管理工作不僅可以推進企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學合理的發(fā)展決策提供科學依據(jù)與參考標準。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻的體力勞動。筆者曾采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識與技能。事實上，通過對比國外一些發(fā)達國家的檔案管理工作可以知道，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和進步做出應(yīng)有的貢獻。

隨著科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C器識別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、信息管理模式達到了現(xiàn)代的知識管理模式。面對這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時俱進，樹立科學的檔案管理觀。尤其要注意學習最先進的檔案管理工作知識，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時俱進，提高檔案管理工作水平。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過程視做是一個整體的運動過程。并認為在這一運動過程中可因檔案價值形態(tài)的變化劃分為若干個階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間也同時具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學習與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實際，以創(chuàng)新思維為指導，打造和形成特色的個性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。

二、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細心的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實的理論知識與技能知識，致使在工作中常常

導致嚴重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意?？梢?，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當前改善檔案管理工作水平的緊要之事?？梢酝ㄟ^以下途徑來解決這一問題，首先是對現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓，提高他們的能力；其次是要注意引進專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊伍；最后，部門領(lǐng)導應(yīng)當轉(zhuǎn)變認識，提高對檔案管理工作重要性的認識，給予政策與資金保障，采用鼓勵先進、獎罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

三、推進檔案管理方法更新

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用要求，因而應(yīng)當采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認識產(chǎn)生，更不允許在工作中對檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責任。

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當前，我國社會快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問題出現(xiàn)。

第三，加強檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個班組存在，在開展具體的工作時，首先要向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認真克服。

總之，檔案管理是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員、整合本單位資料信息時形成的對個人信息與專業(yè)資料集中保存的一種制度化的工作，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是彰顯專業(yè)優(yōu)勢的重要支撐力量。因此，加強檔案管理，充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，為更好地為選拔和使用人才以及更好地推進本單位工作進程，意義深遠。

模式探索不應(yīng)局限于一種形式，而是采用核心價值概念下的產(chǎn)業(yè)發(fā)展模式，“漢文化休閑園區(qū)”利用模式。這種模式要對遺址采用整體性展示方式，對周圍的非核心遺跡進行復(fù)原，來打造遺址的歷史氛圍；在風景區(qū)開發(fā)的過程中，將遺址區(qū)作為旅游景區(qū)的一個景點，在嚴格保護的前提下，對其進行展示性開發(fā)。

【參考文獻】

［1］ 倪鵬飛.中國城市競爭力No.5［R］.北京：社會科學文獻出版社，2007.

［2］ 林拓，李惠斌，薛曉源.世界文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展前沿報告［M］.北京：社會科學文獻出版社，2004

第二篇：加強校園安全檔案建設(shè),提高校園管理水平

加強校園安全檔案建設(shè)，提高校園安全管理水平

同志們：

學校安全檔案管理工作時學校安全管理工作的重要組成部分，是落實安全責任、措施的重要抓手；學校安全檔案資料是日常管理的真實反映，是學校安全事故責任倒查的重要依據(jù)。從近期市縣相關(guān)部門對我縣部分學校安全工作的檢查情況來看：我縣絕大多數(shù)學校安全管理工作檔案存在資料整理內(nèi)容不全、分類不明、整理不及時等突出問題。為了規(guī)范我縣學校安全管理檔案的整理工作，我講三點意見以供探討。

一、學校安全工作檔案歸檔范圍與內(nèi)容

學校安全檔案整理按基本情況、組織管理、安全制度、上級來文（通知）、安全教育活動、安全工作預(yù)案、值班記錄、專項整治、事故隱患排查、特殊學生檔案、報送資料、安全檢查情況記錄、學校安全工作會議、安全教育課等 13 個方面歸類整檔。

（一）基本情況檔案

1、學?；厩闆r說明；

2、學校位置圖、平面圖、重點目標位置分布圖； 繪制學校位置圖。圖中標明本單位名稱、地址、周圍相鄰的單位與道路名稱；縮印、繪畫均可。

繪制學校平面圖。應(yīng)標明學校區(qū)域內(nèi)主要建筑物。繪制重點目標位置圖。標明學校內(nèi)部重點、要害部位所在的位置。

3、校舍設(shè)計圖紙、竣工消防驗收、安全驗收、質(zhì)量驗收資料；

4、消防器材、設(shè)備登記表；

5、物防器材登記表；

6、危險物品備案登記表；

7、安全責任事故登記表；

10、備案材料（復(fù)印件）

（1）學校食堂衛(wèi)生許可證及從業(yè)人員健康證；（2）學校小賣部營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證及健康證；（3）食堂定點采購門店的營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、所購原料的質(zhì)檢合格證、檢疫檢驗合格證等；

（4）師生飲用水、自備水水質(zhì)檢測報告；（5）自聘工作人員的資審材料。

（二）組織管理檔案、組織建設(shè)。學校安全工作領(lǐng)導小組及其辦公室、安全管理網(wǎng)絡(luò)圖、法制副校長、法律顧問、安全副校長的聘書復(fù)印件等。、安全責任書。裝入上級與本單位、本校與相關(guān)責任人簽訂的學校安全工作責任書和安全協(xié)議書。責任書應(yīng)簽字蓋章，填寫成文日期。、工作計劃、總結(jié)。裝入本安全工作計劃、總結(jié)等。

4、安全責任清單。按照“一崗雙責、黨政同責、失職追責”的要求，參照教育部《中小學校崗位安全工作指南》編制每位教職員工的安全職責。

（三）安全制度

包括安全巡查督查制度；門衛(wèi)管理和值班制度；食堂食品衛(wèi)生管理和疾病防控制度；消防安全管理制度；學生住宿安全管理制度；交通安全制度（包括學生接送車、自駕車管理制度）；安全用電用氣管理制度；財務(wù)安全管理制度；網(wǎng)絡(luò)安全管理制度；校舍校產(chǎn)安全管理制度；實驗室安全管理制度；大型活動申報管理制度；教學場地設(shè)施器材及體育運動安全管理制度；安全教育培訓制度；學生信息通報制度；安全隱患檢查整改制度；安全檔案管理制度；安全工作責任追究制度；安全工作信息報告制度等。

（四）上級來文檔案

按級別、按時間先后分類本上級教育行政部門、縣委縣政府、縣級相關(guān)部門、縣教育局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)下發(fā)到學校的文件、通知等。

（五）安全教育活動檔案

1、上級要求開展的專題教育、專項整治活動資料：上級通知、教育計劃（方案）、過程資料（包括講稿、學生心得體會、圖片資料、宣傳報道資料等）、總結(jié)（包括照片）。

2、學校自行組織開展的安全教育活動資料：活動議程安排、過程資料（講稿、發(fā)言稿、會標、圖片、宣傳報道等）

3、應(yīng)急預(yù)案演練情況資料。整理資料有：方案、總結(jié)、圖片。

4、心理健康教育資料。整理資料有：教案、照片、總結(jié)。

（六）安全工作預(yù)案

學校預(yù)案有：預(yù)防重特大事故處置應(yīng)急預(yù)案、預(yù)防學生食物中毒緊急處置應(yīng)急預(yù)案、預(yù)防學生校外活動事故應(yīng)急處置預(yù)案、防雷防汛應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防師生交通事故應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防火災(zāi)事故應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防化學藥品傷害應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防恐怖襲擊應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防群體性打架斗毆事件應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防擁擠踩踏傷害學生事件應(yīng)急處置預(yù)案、舉辦體育運動會等大型活動預(yù)防學生傷害應(yīng)急處置預(yù)案、預(yù)防疫情感染與傳播應(yīng)急處置預(yù)案預(yù)防不安定因素應(yīng)急處置預(yù)案。

（七）保安值班巡邏記錄檔案

《學生進出校門登記》和《外來人員進出校門登記》

（八）安全隱患臺帳

上級檢查發(fā)現(xiàn)的安全隱患和自己發(fā)現(xiàn)的較大隱患。整理的材料按照安全隱患“一單四制”相關(guān)步驟整理：建立隱患清單、制定隱患整改具體實施方案、下發(fā)隱患整改通知書、建立事故隱患整治進展情況管理臺賬、銷號

（九）特殊學生安全檔案

特殊學生主要指學習成績、家庭背景、操行表現(xiàn)、身體狀況、心理素質(zhì)等方面特殊的學生。對特殊學生必須建立安全檔案，特殊學生安全檔案的內(nèi)容主要包括學生的基本情況（姓名、性別、年齡、所在班級、學習成績、不良記錄、身心健康狀況、家庭背景及監(jiān)護人的情況），幫教責任人，幫教轉(zhuǎn)化措施，幫教轉(zhuǎn)化情況等。落實好家訪和家長會制度，及時與學生家庭溝通聯(lián)系，隨時了解和掌握特殊學生在校內(nèi)外的情況。

（十）報送資料檔案

報表、報告及學校報送上級的各類安全資料（安全全隱患、安全事故、安全教育活動資料等）。

（十一）安全檢查檔案

1、常規(guī)檢查記錄本

重點檢查消防設(shè)施使用與維護錄、學生宿舍安全管理、學校危險化學品購買（保管、使用、登記、注銷）、學生糾紛排查處理記、食堂（商店）食品衛(wèi)生檢查，學生接送車等

2、學校安全日志

3、學校安全自查報告

4、上級檢查

（十二）學校安全工作會議檔案

將每次安全工作會議的通知、簽到表、材料、講話、會議記錄、圖片的順序整理。

（十三）安全教育檔案

課程表通知、教案、照片、作業(yè)、班級日志、學校日志上的記錄（復(fù)印件）等。

二、整檔、立卷的要求

（一）組檔要求

學校安全工作檔案按照“一年一卷”的原則組卷。年終裝訂時要根據(jù)類別和材料多少分類裝訂。

（二）立卷要求

1、學校安全工作檔案盒要求全部使用藍色塑料文件盒，要使用統(tǒng)一的檔案封面，檔案盒側(cè)面統(tǒng)一打印豎式標題，采用小初號方正大標宋字體。年終將材料裝訂成冊。

2、年終裝訂成冊的檔案封面要求統(tǒng)一采用“學校安全工作檔案”標題，橫標下有分卷標簽，標題統(tǒng)一使用黑體字電腦打印，分卷標簽采用小一號黑體字，分卷一本不夠需用幾本的，在分卷標簽上注明分卷順序，如學校安全工作預(yù)案（1）……，檔案側(cè)面有同樣字體的豎標題。

3、學校安全工作檔案都要有總目錄，各分卷都要有分卷目錄與卷內(nèi)文件目錄，裝訂順序按各分卷內(nèi)容先后豎排裝訂。

4、所有材料使用 A4 紙制作?？捎盟{黑、碳素墨水或黑色簽字筆書寫，也可打印。要求字跡工整、簡潔、準確、不得涂改。

5、卷內(nèi)材料當中，不得有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物品。

6、嚴格保密制度，嚴禁將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員擴散。

三、如何做好校園安全檔案管理工作

1、抓年初認識，講究規(guī)矩。學校檔案規(guī)范與否、標準與否，不僅是學校安全管理水平的具體體現(xiàn)，也是事故責任倒查的重要依據(jù)。

2、抓平時收集，細化管理。平時收集資料，按要求一次整理。

3、抓年終歸檔，注重完善。

第三篇：追蹤企業(yè)發(fā)展腳步 提高檔案管理水平

追蹤企業(yè)發(fā)展腳步 提高檔案管理水平

2003年5月開工建設(shè)的首秦金屬材料有限公司（以下簡稱首秦公司）是首鋼落實科學發(fā)展觀，主動進行戰(zhàn)略性調(diào)整的重點項目，2006年10月實現(xiàn)鐵、鋼、坯、材等工藝流程全線貫通。

首秦公司從建廠初期就重視加強檔案管理工作，選派有豐富檔案管理工作經(jīng)驗的同志來從事工程檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強工程文件收集工作。首秦公司正式投產(chǎn)后開始組建綜合檔案室、建設(shè)檔案庫房并開展檔案數(shù)字化工作。首秦公司檔案工作為首鋼生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作做出了突出貢獻，在首鋼檔案工作中起到了先進模范帶頭作用。

一、加強重點工程建設(shè)項目的檔案收集工作

首秦公司工程建設(shè)項目是首鋼搬遷調(diào)整的試驗基地，工程建設(shè)的前期人員是由首鋼內(nèi)部各單位抽調(diào)、支援組成。那時，大家對工程文件材料的形成、收集還不十分了解，為保證工程項目文件的齊全、完整，公司立即從首鋼板材公司抽調(diào)了一名從事檔案工作二十多年、具有豐富的工程檔案管理經(jīng)驗的科技檔案員。這名科技檔案員一到工作崗位，立即著手建立施工圖紙的接收、發(fā)放、借閱和一系列原始臺賬及管理制度，并建立起計算機三級管理目錄，以便于提供檔案利用。

首秦公司的各項工程項目在開工建設(shè)前，必須經(jīng)過嚴格的招投標，評定中標單位，簽訂工程施工合同后方能施工。組建初期施工合同中有關(guān)施工資料的內(nèi)容條款較少，也不夠充分，在公司領(lǐng)導的支持下，檔案員與專業(yè)人員進行多次溝通，編定了工程檔案歸檔范圍、歸檔時間、編制材料質(zhì)量等要求，作為附件增加到施工合同中，使施工單位在合同簽訂時就對竣工檔案引起重視。同時，除了在施工合同中加入檔案歸檔條款外，還在合同審批表中增設(shè)了檔案部門簽字確認欄，并且建立工程項目登記臺賬，記錄該工程的工期、負責人、資料員及公司專業(yè)配合人等內(nèi)容，使每一項工程的進展都在檔案部門的掌控中，這些工作為竣工后的檔案收集工作打下良好的基礎(chǔ)。

二、組建綜合檔案室，夯實檔案基礎(chǔ)管理工作

2006年10月，首秦公司正式投產(chǎn)運行后，檔案數(shù)量、種類越來越多，為使檔案工作有所創(chuàng)新和發(fā)展，在公司領(lǐng)導支持下，正式成立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理科技、文書、會計、人事、音像、實物和電子等全部檔案。

第一、領(lǐng)導重視為現(xiàn)代化檔案工作創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。公司領(lǐng)導在資金投入上給予大力支持，為綜合檔案室配備了0號曬圖機、0號復(fù)印機、0號掃描儀、防磁柜等各種專業(yè)的檔案設(shè)施、裝具。為進一步加快公司檔案工作發(fā)展步伐，公司又投入365萬元資金建設(shè)面積達644?O檔案庫房，并配備了密集柜和檔案現(xiàn)代化、自動化以及數(shù)字化的辦公設(shè)備和設(shè)施。

第二、健全檔案制度和完善檔案網(wǎng)絡(luò)體系。根據(jù)國家檔案法規(guī)和總公司檔案管理制度，首秦公司制定下發(fā)了《首秦公司檔案工作制度匯編》，其中包括檔案制度21項，各種規(guī)范目錄、表格22種和各單位文件材料的收集歸檔范圍等，并建立了公司檔案人員網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，明確了部門兼職檔案人員，有效指導了檔案工作的有序開展。

第三、精心組織檔案收集工作。首秦公司多次組織召開檔案收集工作大會，公司黨委書記高度重視并在會議上反復(fù)強調(diào)了檔案收集工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。歷年來，檔案室累計收集了公司自組建以來圍繞生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備運轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的文書文件材料近5萬卷，工程檔案3.6萬余卷，人事檔案近3000卷，會計檔案近3000卷，電子版文件、照片、音像檔案等近900GB，這些精心收集的檔案不僅豐富了檔案室藏還確保了檔案的查全率和查準率。

三、更新觀念、創(chuàng)新管理，打造檔案文化精品為企業(yè)服務(wù)

檔案室將首秦公司積極推行的六西格瑪精細化企業(yè)管理理念引入檔案工作以促進檔案管理工作向精細化、標準化發(fā)展。同時以“項目帶動人”促進檔案人才隊伍建設(shè)。例如，利用六西格瑪理念實施完成的《規(guī)范作業(yè)部施工圖紙的管理》、《建立首秦公司大事記管理體系》、《提高技改、檢修增項資料歸檔率》、《創(chuàng)建數(shù)字檔案室，實現(xiàn)網(wǎng)上利用》等項目，不僅完成既定項目目標，而且在先進的管理思路下有效地提升了檔案管理水平。由此，這些項目評審成績也分別名列公司前茅。此外，《運用六西格瑪管理方法，促進檔案工作精細化發(fā)展》的課題研究報告還獲得北京市檔案學會2010-2011年檔案學術(shù)成果調(diào)研報告類一等獎。

如何利用好企業(yè)檔案，充分挖掘、開發(fā)、整合檔案信息資源，制作檔案編研精品，將“死檔”變?yōu)椤盎睢钡男畔ⅲ苯映诗I給利用者檔案知識成果，是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的艱巨任務(wù)。檔案室在成立后，制定了“邊組卷、邊編研”的工作思路，先后組織編寫了大事記、中修匯編等一系列編研材料；2009年為紀念首鋼成立九十周年和首秦公司成立五周年，綜合檔案室利用組建后擁有的各門類檔案資源，編纂了《首秦公司創(chuàng)業(yè)發(fā)展圖文集-投產(chǎn)五周年回顧》，于2009年9月31日出版。該書包括37個專題，近7萬字，收錄照片616張，圖表122個，以全方位、多視角地記錄了投產(chǎn)五年來公司管理、工程建設(shè)、運行生產(chǎn)、財務(wù)管理、節(jié)能環(huán)保、科技創(chuàng)新、大事記等方面創(chuàng)業(yè)和發(fā)展變化。該書還榮獲首鋼總公司優(yōu)秀檔案編研成果獎。

四、努力推進數(shù)字化檔案室建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

首秦公司的檔案數(shù)字化工作起步較早，2006年公司辦公自動化系統(tǒng)上線。為保證OA系統(tǒng)中的電子文件及時、準確、完整的歸檔，檔案室引進了先進的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件全部及時、準確、完整歸檔，同時還實現(xiàn)了首秦公司一期圖紙檔案的網(wǎng)上掛接工作，實現(xiàn)了檔案資源共享。

2010年初，首鋼總公司在集團內(nèi)部繼續(xù)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，而首秦公司作為示范基地，率先進行了檔案數(shù)字化建設(shè)，開展了檔案數(shù)字化條文錄入、原文掃描、軟件升級、數(shù)據(jù)掛接等各項工作。在檔案系統(tǒng)中建立基建檔案、數(shù)字化圖紙目錄、工程前期檔案、科研檔案等66個數(shù)據(jù)庫表，編制圖紙掃描命名規(guī)則、檔號編制規(guī)則、掃描后電子圖紙命名、三級目錄錄入注意事項、EXCEL表整理規(guī)則等技術(shù)規(guī)范，整理導入各級目錄數(shù)據(jù)367978條，掃描圖紙124784張。

為確保掃描圖紙的準確性，檔案室組織各部門專業(yè)人員進行了圖紙審核，共審核設(shè)備、電氣、給排水等12個專業(yè)圖紙114538張。同時，為確保網(wǎng)上利用檔案的信息安全，制定了詳細的《科技檔案網(wǎng)上分級授權(quán)流程》、《科技檔案網(wǎng)上利用流程圖》，還制訂了用戶開通申請單。目前，公司文書檔案全部實現(xiàn)網(wǎng)上利用，科技檔案50%實現(xiàn)網(wǎng)上利用，從軟、硬件建設(shè)各方面有效地提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。

在信息化建設(shè)迅猛發(fā)展的今天，首秦公司全體檔案人員在緊跟企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新步伐，大膽吸收先進管理理念，不斷完善檔案收集工作，不斷進行管理創(chuàng)新，不斷打造檔案精品，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持，為首鋼搬遷調(diào)整工作做出了積極貢獻。

作者單位：首鋼總公司檔案處

第四篇：加強制度創(chuàng)新提高干部檔案管理水平

加強制度創(chuàng)新提高干部檔案管理水平

閆冬

2013-2-26 16:01:28來源：《環(huán)球市場信息導報》 2013年2月25日摘要：為了提高干部檔案管理水平和工作效率，為其他各級各職能部門提供更好的服務(wù)，不斷開拓創(chuàng)新的機制，拓寬管理思路，進一步改進并完善和深化干部檔案管理制度，建立更全面的干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度和檔案材料集中收集歸檔聯(lián)系制度，以此來保證干部人事檔案能及時整理、收集、移交、送達、歸檔，確保了干部人事檔案管理工作高效運行。

關(guān)鍵詞： 制度創(chuàng)新 干部檔案 管理水平

一、健全干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度

1.建立檔案信息聯(lián)絡(luò)員資料庫。根據(jù)檔案管理的需要，建立檔案信息聯(lián)絡(luò)員的資料，其中包括檔案員的姓名、性別、年齡、電話、政治面貌、工作單位、家庭住址、主管領(lǐng)導或證明人，一系列的個人資料，以便于各級各部門之間的檔案管理和聯(lián)系。

2.確認干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員的范圍。在各級各部門中根據(jù)管理檔案的范圍和管理檔案的職責，選取一些政治素質(zhì)高、責任心強、知識水平高、業(yè)務(wù)水平過硬、工作態(tài)度積極的同志擔任干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員，負責本單位本部門的干部人事檔案材料的收集、整理和歸檔工作。做到每個單位每個部門都有這樣積極負責的檔案信息聯(lián)絡(luò)員，這樣才會保證干部檔案管理工作的順利開展，為領(lǐng)導的工作減輕負擔，也為干部的檔案材料負責。各基層單位干部檔案員要按照要求填寫《基層

干部檔案員資料》，由主管領(lǐng)導簽字蓋章，上報上一級干部檔案室備案，以便于以后各項工作的開展。

3.規(guī)定各單位信息聯(lián)絡(luò)員的工作職能和范圍，以及干部人事檔案材料的收集范圍。各單位的信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)及時收集和報送本單位本部門的干部檔案信息材料，并詳細核對檔案信息材料，認真嚴格地審核，保證干部檔案材料的真實性、全面性和權(quán)威性，要認真整理和收集干部人事檔案材料，以保證其完整性。干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員要按照國家和上級部門規(guī)定的文件精神和方針政策來把好干部人事檔案材料的“入口關(guān)”，認真貫徹落實上級關(guān)于干部人事檔案工作的文件精神及相關(guān)政策，保證檔案材料的完整性和真實性。認真接收和移交登記手續(xù)，并及時存入本人檔案，做到一套完整的從收集整理到審核存檔的全過程。

4.加強干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員的在崗業(yè)務(wù)培訓。各級各部門的干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)定期參加上級業(yè)務(wù)部門組織的業(yè)務(wù)培訓，積極配合上級業(yè)務(wù)部門的培訓工作，提出建設(shè)性意見和建議，及時反饋培訓信息及學習到的知識，加強自身的知識能力，不斷提高業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平，增強管理意識和責任心，以提高對檔案管理的業(yè)務(wù)水平，從而保證干部人事檔案的管理工作順利進行。

二、完善檔案材料建立集中收集歸檔制度

1.完善干部人事檔案材料，提高工作效率。干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員的基礎(chǔ)任務(wù)就是將干部人事檔案資料詳細化，認真審核干部人事檔案材料，保證材料的真實性權(quán)威性；謹慎整理干部人事檔案材料，保證材料的完備性系統(tǒng)性；妥善收集干部人事檔案材料，保證材料的全面性完整性。提高收集、甄別檔案材料的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在檔案移交和傳遞過程中保證了材料的完好無損，將這幾項做好才會更有效

地提高工作效率。

2.對于報送內(nèi)容以及報送材料的程序要明確。明確掌握形成干部人事檔案材料的信息，由形成和審批材料的相關(guān)部門報送文件或提交名單。將已經(jīng)形成存檔的干部人事材料按照其形成部門和報送單位進行分類，與干部監(jiān)督管理部門協(xié)調(diào)，將材料由事后收集變成事前介入、事中參與，盡量保證材料的真實可靠性，并制定相應(yīng)的登記表，及時完善材料并將材料歸檔。把歸檔材料統(tǒng)一收集起來然后由各單位進行統(tǒng)一報送，然后由各單位的干部檔案室集中接受材料，一旦遇到不能統(tǒng)一發(fā)送的情況，一定要由相關(guān)部門填寫登記表。對于漏送和未送材料的單位，責成其單位或部門進行催收，以最快的速度完成各項報送工作。

3.細化各部門及相關(guān)科室的責任，提高干部檔案管理意識。在各單位各部門對干部檔案管理的重要性進行宣傳和普及，讓每個人都充分重視這個問題，同時應(yīng)建立責任制體系把責任落到實處，制定檔案材料集中收集歸檔制度是干部人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，落實責任制，能夠使干部人事材料走向真實化、具體化和完整化。而且還有利于各個單位、部門之間檔案信息聯(lián)絡(luò)員的溝通，從而形成一套有序的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會對相關(guān)部門檔案材料工作起到監(jiān)督和促進作用，長期下來對對檔案管理工作的開展和進步帶來積極的影響。

結(jié)語：

通過建立健全的干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度，保證找到各單位各部門服務(wù)意識強，工作態(tài)度積極，責任心強的人，有利于干部檔案材料的管理。通過制定集中收集歸檔聯(lián)系制度，從而保證干部管理材料的真實、準確、全面、完整，做好領(lǐng)導的參謀助手，為服務(wù)對象提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻：

[1] 徐民英, 柳堯翠.以科學發(fā)展觀為指導 加強現(xiàn)代檔案管理[J].理論學習與探索, 2006,(01)

[2] 高英華.關(guān)于做好新形勢下干部檔案管理工作的幾點思考[J].新長征(黨建版), 2010,(02)

[3] 石士偉.整理檔案須有“三心”[J].中國人才, 2011,(10)

第五篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）機關(guān)檔案工作已納入機關(guān)工作計劃或目標管理。

（3）機關(guān)檔案工作已列入分客領(lǐng)導的崗位責任制，作為考績內(nèi)容。機構(gòu)人員

（1）建立了與本機關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機構(gòu)。

（2）配備了與本機關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經(jīng)過市級以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓和業(yè)務(wù)培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業(yè)務(wù)。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關(guān)領(lǐng)導分管檔案工作；明確有1名機關(guān)綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關(guān)檔案工作實行了統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準；對本機關(guān)各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關(guān)檔案綜合管理機構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。職能任務(wù)（7分）

（1）對本機關(guān)文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關(guān)人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）對本機關(guān)所屬單位的檔案工作開展了正常的業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業(yè)務(wù)聯(lián)系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關(guān)的指導與監(jiān)督，切實改進本機關(guān)的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務(wù)。

二 保管設(shè)施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現(xiàn)場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內(nèi)配有防蟲、防霉等藥物。

三 業(yè)務(wù)建設(shè)（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關(guān)工作相適應(yīng)的立卷方法?，F(xiàn)場考核，查看有關(guān)文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關(guān)的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質(zhì)量基本符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規(guī)定填寫清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結(jié)實整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應(yīng)歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號，無積存文件。4 現(xiàn)場考核

（2）已按機關(guān)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場考核，查看有關(guān)原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復(fù)或復(fù)制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計臺帳齊全。1

查看有關(guān)文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時移交檔案、案卷質(zhì)量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務(wù)（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準確，四分鐘內(nèi)準確查到一份永久和長期檔案。2

現(xiàn)場考核查看有關(guān)材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機關(guān)歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。

第四條 各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。

第五條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構(gòu)及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第七條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。