第一篇：做好電子檔案管理,強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

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王英杰 ,尹小群

(中煤 國際工程集 團(tuán) 沈 陽設(shè)計研究 院 ,遼 寧 沈 陽

…_ 一 | 一

0棼 羹1)10 5

摘要 :隨著信 息技 術(shù) 的 不斷發(fā)展 和應(yīng) 用 的不 斷深入 ,做 好 電子檔 案 管理 工作 日顯 重要 ,電

子 檔案 管理 系統(tǒng)逐 漸成 為各行 各 業(yè)信 息化建 設(shè) 的重要 組 成 部 分.只有 利 用各 種 先 進(jìn) 的技 術(shù) 手段.建設(shè)檔案信息化,檔案部 門才能成為企業(yè)真正的信息 中心 ,從而參與生產(chǎn),服務(wù) 生產(chǎn).文章闡述 了檔 案信 息化 建設(shè) 的意 義與 主要 內(nèi)容.關(guān)鍵 詞 :電子檔 案 管理;信 息化 建設(shè);步驟 中圖分 類號 :G 7 25 文獻(xiàn)標(biāo) 識碼 :B 文章 編號 :1 7 — 9 9 2 0)00 0-2 6 1 0 5(0 7 S-140

與 生 產(chǎn) ,服務(wù) 生產(chǎn).電子檔案 管理 這一 概念來 自于西 方.在我 國 的應(yīng) 用始

于2 0世紀(jì) 9 代初 ,當(dāng)時主要 應(yīng)用 的是 以 目錄管理 為 主 o年 要特征 的第一代檔案管理軟件.到 19 9 8年 ,出現(xiàn) 了以清華

加強(qiáng)電子檔案管 理 ,建設(shè) 檔案信 息化 ,首先實 現(xiàn) 了檔

案管理從 收 集到 管理 和利 用 的 自動化 ,提 高 了工 作 效率;

其次在使用 電子 檔案管 理系統(tǒng) 的過 程 中,對 檔案管 理 的各 個環(huán)節(jié)必須加 以規(guī) 范 ,從 而制訂 和完善 了電子檔案 管理制 度;再次 ,通過輔助 編研 等技術(shù) 手段 ,對 檔案數(shù) 據(jù)進(jìn) 行有 效地組織和挖 掘 ,整合企 業(yè)資 源 ,為建設(shè) 企業(yè) 知識管 理 系統(tǒng) 打 下 良好 的 基 礎(chǔ).紫光 ,超星等為代表 的以 電子 文件管 理為 主要 特征 的第二 代檔案管理軟件.近幾年 ,隨著信息 技術(shù) 的不斷 發(fā)展 和應(yīng)

用的不斷深入 ,電子檔 案管理 系統(tǒng)逐 漸成 為各行各 業(yè)信 息

化 建 設(shè) 的重 要 組 成 部 分.檔 案信 息化建 設(shè) 的必要性 與意 義

做好 電子檔案管理工作 ,建設(shè)檔 案信息化 ,從外 因看 ,首先是建設(shè)法制 國家 ,服 務(wù)和諧 社會 的需要.法制 國家是

一檔 案信 息化 建設(shè) 的主 要 內(nèi)容 2 1 管理 流程再 造.要實現(xiàn) 電子檔 案 的規(guī)范化 管理 ,使 電子 文件 的歸檔 和 管理制度化 ,規(guī)范 化 ,必須 檢查 企業(yè)現(xiàn) 有管理 模式 與規(guī) 范 化管理 的差距.電子檔 案管理 規(guī)范化 涉及 方

方 面面 ,但必 須解決三個主要問題 : 1)歸檔范圍.明確各個部 門檔案歸檔 的內(nèi)容 和歸檔范 圍 ,確 定各 類檔案 的歸 檔介質(zhì) ,份 數(shù) ,以及 在 電子檔 案管 理 系統(tǒng) 中的管理模式.2)歸檔流程 及方式.對各 種應(yīng) 用系統(tǒng)(O 如 A,P M)D , 各種設(shè)計 系統(tǒng) 中產(chǎn) 生的 電子文件 信息 和屬性 信息 如何確 定 其最終版本 ,如何 確認(rèn) 其對 應(yīng) 的檔 案管理 類 型(例如 P M D

個契約型社會 ,凡事必 講證 據(jù) ,講 依據(jù) ,而 只有 檔 案能

夠提供具有唯一法律 效力 的憑證 ,因此為 了滿足 社會 發(fā)展 的需要 ,重視 檔案管 理工作 ,提 高檔 案利用 效率是 必然 的趨勢.其次是各 行各業(yè) 信息化 建設(shè) 的需要.信 息化 建設(shè) 的 各種應(yīng)用產(chǎn)生 了大量 的電子 文件 ,例如設(shè)計 院應(yīng) 用 P M 系 D 統(tǒng) 和專業(yè) 設(shè)計 系統(tǒng) ,制 造業(yè) 應(yīng)用 O A,E P A P等 系統(tǒng) R ,C P 都會產(chǎn)生大量 的電子文件 ,這些 電子文 件是有 別于傳 統(tǒng)紙 介質(zhì)檔案 的新 的檔 案類 型 ,如 何將 這些應(yīng) 用成 果進(jìn)行 有效 地歸檔 ,管理和利 用 ,是擺在 企業(yè) 管理者 面前 的一個 緊迫的問 題.從 內(nèi)因看 ,是 檔案 部 門管 理和發(fā) 展 的需要.電子文 件的大量產(chǎn)生 ,使 檔案 管理 部 門管 理檔 案 的外 延擴(kuò) 大化 了 ,因此其相應(yīng) 的管理 職 能也必須 調(diào)整 ,檔 案人 員 的業(yè) 務(wù)素 質(zhì) 也必須適應(yīng)這 一變革.使用檔 案管理 系統(tǒng)后 ,檔案 部 門內(nèi) 部可 以甩掉管理 臺帳 ,對外 可 以利 用 網(wǎng)絡(luò) 為領(lǐng) 導(dǎo)決策 提供 依據(jù) ,為企業(yè) 發(fā)展提 供各種 服務(wù).只 有利 用這些 先進(jìn) 的技 術(shù)手 段 ,檔案部 門才 能成 為企業(yè)真 正 的信息 中心 ,從 而參

收 稿 日期 :20 0 —2 0 7— 8 1

會涉及工程設(shè)計類和科學(xué)技術(shù)研究類兩 種類型檔案 ,O A只 涉及文書檔案一種類 型),歸檔方式是 自動還 是手動等 ,同

時要確定只管理到 目錄級 的檔案 的歸檔流程.電子文件格式.必須明確文 書,科技 ,聲 像 ,實物)

等 檔案的電子文 件格式 ,其 中尤 以科技 檔案 為重.科技 檔 案 電子文件 的主 要格式 有光柵 與矢 量兩 種 ,而矢 量格式 又

作者簡介 :王英杰(9 2一)16 ,女 ,遼寧黑山人 ,18 97年畢業(yè) 于大連外國語學(xué)院 日語語 言專業(yè)' ,現(xiàn)在 中煤 國際沈陽設(shè)計 研究 院信息中心工作.0

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以.w d g文 件 為 主 ,因 此 對 科 技 檔 案 要 確定 設(shè) 計 軟 件 的 版 本2 4 檔 案 系統(tǒng)數(shù) 字 資源的 建設(shè).檔案系統(tǒng)資源 的建設(shè)是 指 現(xiàn)行應(yīng) 用系 統(tǒng)歸 檔文件 的收 集和館藏 檔案的數(shù)字化兩部分 內(nèi)容.現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng) 如 O A,P M 等產(chǎn) 生 的 歸檔 文件 一般 是 D 通過數(shù)據(jù) 的接 口實 現(xiàn)歸 檔文件 的 自動流轉(zhuǎn) ,即文 檔一體 化 和科 檔一體化.接 口程序 一般 是一 次性 開發(fā)完 成 ,可 以保 證檔案數(shù)據(jù) 與應(yīng)用 系統(tǒng)最 終版 本 的數(shù)據(jù) 同步.歸 檔后 的電 子文件 存放于文件服務(wù)器 中,也可 以存人數(shù)據(jù) 庫中.館藏 檔案 的數(shù) 字化 ,即利 用專 用掃 描設(shè)備 如工 程 掃描

并對其進(jìn)行歸檔 ,以防止 歸檔 電子文 件 由于瀏 覽器 問題 導(dǎo) 致將來數(shù)據(jù)無法遷移的情況 出現(xiàn).2 基 礎(chǔ)設(shè) 施 建設(shè).主要是指軟件和硬件 的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè).電子 檔 案 管 理 系統(tǒng) 軟件.電子 檔 案 管 理 系 統(tǒng) 軟 件 是)系 統(tǒng) 的核 心 ,應(yīng) 主 要 包 含 數(shù) 據(jù) 錄 入 系 統(tǒng) ,權(quán) 限 管 理 系 統(tǒng) ,系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng) ,WE B查詢系 統(tǒng)等基 本模塊 ,要 能通過 局域 網(wǎng)處理檔案部 門所 有 的檔案 管理業(yè) 務(wù) ,完 成對 檔案 的數(shù)字 化加工 ,數(shù)字檔 案 的采集 ,處 理 ,存 儲 ,歸 檔 ,組 織 ,發(fā) 布和利用等全過程 ,并交換檔案(即電子歸檔 ,包 括管理信 息 ,數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案),通 過局 域網(wǎng)對企業(yè)各 部門提 供高效跨庫 ,無縫 連接的信息服務(wù).2)服 務(wù)器和存儲設(shè)備.應(yīng) 由企業(yè)信息 管理部 門統(tǒng) 一規(guī)

劃 ,在此 不再 贅 述.儀 ,文檔 高速 掃 瞄儀 等設(shè) 備 對館藏 的 圖紙 ,文 檔 ,聲像 等

檔案進(jìn)行 掃描 和: 等工 作 ,從 而實現(xiàn) 紙質(zhì) 檔案 向 電子 文 處理

件 的轉(zhuǎn) 變.數(shù) 字 化 的 過 程 分 為 鑒 定 ,整 理 ,掃 描 ,圖 像 處

理 ,質(zhì)量檢驗 ,電子文件掛接等幾個過程.館藏 檔案如果全 部數(shù) 字化 ,對 于館藏 量較 大 的單位 數(shù) 字化費用是相 當(dāng) 高的.因此 ,數(shù) 字化 的原則 首先是 “ 鑒 先定后數(shù)字化 ” ,同 時兼 顧 “ 用 為 本 ,搶 救 優(yōu) 先 ” 的原 則 , 利輸 入 設(shè) 備.主 要 是 對 館 藏 檔 案 進(jìn) 行 數(shù) 字 化 處 理 ,包)

括工程圖紙掃描儀 ,文檔高速掃描儀 和普通平板 掃描儀 等 , 分別完成圖紙 ,文件和照片等檔案 的數(shù)字化處理工作.輸 出設(shè) 備.主 要 是 完 成 檔 案 的打 印 輸 出工 作 ,包 括)

這樣才能保證 在 合理 的投 入 內(nèi)取得 最好 的經(jīng)濟(jì) 效益.對 于 已經(jīng)失去利用 價值或 利用 價值 不高 的檔案 ,則 必須 盡快 銷 毀 以減輕庫 房 的壓力.否則 ,既不 銷毀 也不數(shù) 字化 只會使 以后 的工作難度加 大.繪圖儀 ,激光 打 印機(jī) 等.只有必要 的基 礎(chǔ)設(shè) 施完 備后 ,才 能形成完整 ,有效 的電子檔案管理系統(tǒng).3 制訂 電子檔 案 管理制 度.為了適應(yīng) 數(shù) 字資 源 多樣 性 ,滿 足 數(shù) 字資 源 長期 保 存 , 規(guī)范 電子檔案管理 的需 要 ,有 必要 在實施 電子 檔案 管理 系 統(tǒng)一 定時期 后制 訂適 合 本單 位需 求 的 電子 檔 案管 理制 度.從 目前情 況看 ,可 依據(jù) 的 國家標(biāo)準(zhǔn) 分別有 《 B T 184 G / 8 9 — 20 0 2電子文件歸檔與管理規(guī)范》,《 質(zhì)檔案 數(shù)字 化技術(shù)規(guī) 紙結(jié)

語

隨著信息技 術(shù)的不 斷發(fā)展 ,電子 檔案 的管理 與應(yīng) 用也

會不 斷地 深入.目前 ,除 了普遍 開展 的檔案 數(shù)字 化工 作 以 外 ,許 多高端技 術(shù)如 全文檢 索 ,電子印章 ,電子 文件加 密 等技術(shù)也在一些 用戶 中得到 了不 同程度 的應(yīng) 用 ,這些 應(yīng)用 為構(gòu)筑企業(yè)數(shù)字 踏案 館和 企業(yè) 知識 管理平臺打 下了 良好 的 基礎(chǔ).在 I T業(yè)人 士與廣大 用戶 的共 同努力 下 ,檔案信息 化 建設(shè) 工作 必將 為 企業(yè)發(fā)展和社會進(jìn)步做 出更 大的貢獻(xiàn).(責(zé)任 編輯 鄭燕凌)

范 D / 3 — 0 5 等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) ,但前者是原則 性的規(guī)定和 A T 1 20)要求 ,對于實施 而言 ,還必 須有 具體 的可操 作 的電子 文件 歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn).目前各企 事業(yè)單 位都 在積 極探 索制 訂 電

子檔案管理的相關(guān) 規(guī)范 ,力 求從 管理 和技 術(shù)上保 證 電子文 件的真實性 ,完整性和有效性.※信 息 資訊 · 建設(shè) 信 息 ※

我國將新建 5 0座 煤 矸 石綜 合 利 用 電廠

近日,國家發(fā)展和改革 委員會 印發(fā)了 《 關(guān)于 2 0 2 1 0 7～ 0 0年煤矸石綜合 利用 電廠項 目建設(shè)有關(guān)事 項 的通 知》 ,確定 2 0 07

～1 全 國 將 新 建 煤 矸 石 綜 合 利 用 電廠 5 00年 0座 ,總 裝 機(jī) 容 量 2 0 00萬 k.W

據(jù) 了解 , 目前 ,全 國每年排放 的可用 于發(fā) 電的煤矸石約 2 多噸.煤矸石排放堆積 ,浪 費資源 ,占壓土地 ,污染環(huán)境.億

有關(guān)人士認(rèn)為 ,該 《 通知》 的印發(fā)對于指導(dǎo)企業(yè)開展煤矸石綜 合利用電廠項 目前期工作 ,加快煤 矸石等低 熱值資源綜 合利 用 ,推動全 國的節(jié)能減排工作具有重要作 用.目前 ,煤炭企業(yè)的煤矸石綜合利用 電廠規(guī)模 大多偏小 ,《 知》 的出 臺給煤炭企 業(yè) 的煤矸石綜 合利 用 電廠提出 了更 高 通的標(biāo) 準(zhǔn).[ 本刊 通訊 員]0

第二篇：關(guān)于檔案信息化建設(shè)提高工程檔案管理效率

關(guān)于檔案信息化建設(shè)提高工程檔案管理效率

摘要：本文分析檔案信息化建設(shè)的涵義，改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程，對檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向等。

關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。

1、檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問題。

2.1 拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進(jìn)檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時代所需，從現(xiàn)實出發(fā)，從長遠(yuǎn)考慮，實現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會大眾提供檔案服務(wù)上來。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計算機(jī)管理軟件為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計算機(jī)管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管

理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。本文轉(zhuǎn)自論文發(fā)表http://

2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計算機(jī)對工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對。

充分利用計算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。

3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對。

4、結(jié)語

計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效

率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008,(06).[2] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010,(03).

第三篇：淺談如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作

淺談如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作

檔案作為一種基礎(chǔ)性的社會信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，加快檔案資源的信息化和數(shù)字化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把檔案館建設(shè)成為公眾獲取政府公開信息的便利場所，以滿足社會對檔案信息資源的需求，這對于檔案工作更有效的服務(wù)于政府和社會具有重要的意義。檔案信息化建設(shè)要做好如下幾項工作。

一是加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)。檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二是加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源

建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

三是調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)。在數(shù)字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區(qū)、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四是加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計算機(jī)積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現(xiàn)檔案信息資源共享。

五是加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作。檔案部門應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。為加快檔案信息化建設(shè)，可采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的措施，加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)。做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，分期分批地安排機(jī)關(guān)工作人員參加有關(guān)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)；積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，經(jīng)常組織機(jī)干部外出參觀學(xué)習(xí)，努力營造學(xué)習(xí)新技術(shù)和新知識的良好環(huán)境；大膽啟用現(xiàn)有的技術(shù)骨干，給他們壓擔(dān)子、交任務(wù)，使他們在實踐中成長，在工作中進(jìn)步；積極具有專業(yè)知識的專門技術(shù)人才，并為他們創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境。

第四篇：檔案信息化建設(shè)與檔案管理問題及建議論文

【摘要】本文首先闡述了電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出了電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題，最后論述了促進(jìn)電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理的重要措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；重要措施

電力建設(shè)項目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

一、電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設(shè)項目檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機(jī)進(jìn)行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。

（二）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真即可，在電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機(jī)知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機(jī)開展工作。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題

（一）重視程度不夠。對電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認(rèn)識到電力建設(shè)項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。

（二）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計算機(jī)的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴(yán)重阻礙電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，理論無法變成現(xiàn)實，電力建設(shè)項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實現(xiàn)質(zhì)的突破。

三、電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的幾點建議

（一）加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實促進(jìn)電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進(jìn)入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項目檔案管理工作中。

（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計算機(jī)；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因為電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項目檔案管理各個崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對電力建設(shè)項目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴(yán)重疏漏，應(yīng)該嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任。

四、結(jié)束語

在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設(shè)項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]竇麗娟.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].沈陽工程學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）,2017,3(1):97-99.

第五篇：淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

來源：呼死你 http://004km.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內(nèi)涵、檔案信息化建設(shè)策略、當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進(jìn)行闡述，力圖進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開放，為學(xué)校的檔案管理開啟了新的窗口。在當(dāng)前形勢下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價值以服務(wù)廣大師生、推動學(xué)校發(fā)展的必由之路。

1檔案信息化的內(nèi)涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實開發(fā)價值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要*提出的全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。

2檔案信息化建設(shè)策略 2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。只有具備一定的適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此，必須大力加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。同時在熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。

2．2 著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機(jī)全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。

2．3 抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設(shè)平臺提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專業(yè)和計算機(jī)管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓(xùn)。

2．5加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享學(xué)校部門多，人員復(fù)雜，學(xué)生流動性強(qiáng)。

因此，檔案管理的復(fù)雜多樣。建立一個完整的校園信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購入設(shè)施設(shè)備。我們要爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現(xiàn)檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實現(xiàn)檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。