第一篇：檔案管理網絡和職能制度

檔案管理網絡和職能制度

一、為規(guī)范本公司檔案管理網絡機構的管理工作和行為，特制定本制度。

二、綜合檔案室在公司行政部領導下開展工作，行政上受公司行政部領導，業(yè)

務上接

受所在地檔案部門的指導和檢查。

三、分管領導將檔案工作納入本公司的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，對檔案管理負有

全面責

任，隨時解決公司檔案工作中所遇到的重大問題，協(xié)調解決公司各職能部門檔案工作中的重大問題。

四、公司行政部部長（主任），對檔案管理工作負有全面責任，隨時平衡和解

決檔案工

作的主要問題。在公司領導的領導下，每年年底對公司各部門、項目部負責人和檔案員的檔案工作與業(yè)務考核掛鉤進行檢查與考核。

五、公司各職能部門（項目部）負責人應落實本單位檔案管理的各項制度，領

導本部

門專業(yè)人員和兼職檔案員及時做好本部門檔案材料的收集、積累、整理、歸檔工作，并保證質量。

六、專、兼職檔案員應執(zhí)行國家有關檔案工作的方針、政策及有關法規(guī)，堅持以法治檔，認真負責地做好本單位的檔案管理工作，并享有與專業(yè)技術管理人員的同等待遇。

七、各職能部門（項目部）專業(yè)人員對所轄范圍專業(yè)檔案的形成及完整性、正確性負有直接責任，自覺執(zhí)行本公司關于檔案工作的各項規(guī)章制度，及時收集和整理自己所經辦的各種業(yè)務資料和圖紙等，并修改、補充有變更的專業(yè)檔案，及時向本部門（項目部）兼職檔案員移交屬各自經辦的應歸檔的所有資料，并保證質量。完成年度檔案工作計劃中涉及本部門的任務。

二、各部門（項目部）兼職檔案員在業(yè)務上受綜合檔案室的指導、監(jiān)督和檢查，在檔

案業(yè)務工作中要執(zhí)行遵守國家有關檔案管理的法規(guī)及公司檔案管理的各項制度，對本部門（項目部）的檔案歸檔率達100%負全責。要認真學習檔案工作業(yè)務知識，不斷提高檔案管理業(yè)務水平，以身作則地貫徹執(zhí)行檔案管理的各項制度。熟悉歸檔范圍及本部門（項目部）應立卷歸檔的文件材料，負責收集本部門所產生的各種文件材料，并做好文件材料的形成、積累和資料管理工作；督促有關人員將形成的文件材料和外出會議資料的及時移交。做好本部門歸檔文件材料的立卷工作，按有關規(guī)定進行分類整理，編寫卷內目錄、備考表等，經部門（項目部）負責人或有關專業(yè)人員審查后移交給綜合檔案室，確保案卷符合歸檔要求。

第二篇：網絡部職能

品牌推廣中心

XXX公司

網絡部職能及崗位說明

部門名稱：

部門負責人：

部門上級：

一、網絡部職責

1.戰(zhàn)略職能

第一，根據公司產品發(fā)展規(guī)劃，協(xié)助規(guī)劃網絡營銷推廣策略，制定產品銷售業(yè)績和計劃；對總公司網站、子公司和產品的品牌建設提出戰(zhàn)略性建議；

第二，進行充分的網絡市場調研，針對同行、同類網站制定產品競爭策略。針對市場競爭態(tài)勢，提出產品競爭策略并提出階段性推廣、公關與合作計劃；

2.計劃職能

第一，根據產品運營計劃，編制和月度的產品推廣計劃；

第二，根據產品發(fā)展規(guī)劃和運營計劃，進行市場調研和產品了解，制定線上推廣計劃；

第三，根據產品發(fā)展規(guī)劃和運營計劃，制定員工招聘計劃。

3.制度建設職能

第一，制定網站及各種產品的線上推廣規(guī)范；

第二，員工管理及晉升等制度體系；

第三，組織制定各類線上推廣流程、售后服務流程等。

4.執(zhí)行職能

第一，堅持日常推廣，維護搜索引擎后臺（百度、搜狗），提升投入產出比；

第二，進行網絡調研和產品分析，將調研和分析結果反饋給上級，并進行持續(xù)跟蹤了解； 第三，線上活動的組織、執(zhí)行、總結、反饋和改進，不斷拓展和豐富活動內容；

第四，對網站新聞、排版和客戶反饋的意見進行及時處理，不斷擴大規(guī)模，實現(xiàn)銷售目標；

第五，公司網絡資源和網絡媒體的整合，公司各項業(yè)務的網絡和工作支撐；

二、人員工作職責：

（一）網絡部經理

崗位職責：

為總經理提供直接的企業(yè)網絡發(fā)展戰(zhàn)略建議，做好總經理的參謀助手，參與公司營銷戰(zhàn)略制定，編制傳播規(guī)劃，承擔公司網絡廣告?zhèn)鞑スぷ鞯膶嵤┖蛷V告效果測評.負責網站管理工作，業(yè)務部門的對接工作，組織協(xié)調有關部門開展公司包裝設計工作的開展及相關市場調研工作。

1、接聽和處理各種網絡業(yè)務，開拓新的網絡營銷途徑及形式

2、分析搜索引擎數(shù)據，及時調整搜索引擎費用投放策略

3、制定部門營銷任務，并量化，細化

4、調配部門人員，配合咨詢，配合營銷人員完成各項工作

5、與合作網站負責人保持密切聯(lián)系，爭取最大的網絡廣告資源

6、認真收閱部門人員的報表，匯總各種數(shù)據，分析總結更有效的網絡營銷方式

7、檢查部門人員工作，找出不足，及時糾正

8、每月召開部門例會，進行當月數(shù)據分析及下月工作安排

9、安排部門內部培訓，提高人員工作能力

10、密切關注其他機構網絡推廣模式，并把好的方法加以借鑒和應用

11、負責部門人員的管理協(xié)調，與其他部門的銜接工作；

12、協(xié)助總經理完成其他相關工作。

（二）網絡營銷專員（3—4名）

崗位職責

1、每天上班后登陸官方網站、合作網站后臺，查看后臺訂單、咨詢數(shù)據并合理分配處理。

2、登陸在線客服，記錄在線客服留言并合理分配，做相關處理。

3、配合平面和媒體廣告，及時更新、轉載廣告軟文，擴大網站和品牌的影響力

4、每天查看合作網站，對其適當調整，保持網站權重不被降低

5、瀏覽鋼材行業(yè)相關網站，及時發(fā)現(xiàn)行業(yè)最新新聞和資訊，來豐富網站。

6、適時觀察搜索引擎的搜索結果，發(fā)現(xiàn)異常及時調整

7、適時搜索網站內容及網站相關信息，了解網站最近的情況及動向，發(fā)現(xiàn)負面、反面的東西及時同網站負責人溝通、處理。

8、每天登陸搜索引擎后臺，對價格做適當調整，查看是否有由惡意點擊造成的無效流量，資金的浪費。

9、BBS發(fā)帖，博客結合網站同步更新

10、分類信息網、食品資訊類網站、企業(yè)黃頁、B2B B2C C2C平臺等信息的發(fā)布

11、其它方式建立品牌美譽度，輔助完成推廣效果。

12、聯(lián)系鋼材類相關網站，綜合類網站，進行友情鏈接交換

13、配合網絡部其他成員舉行各種活動，做好活動推廣工作，輔助業(yè)務部門做好客戶的思想工作

14、對競價數(shù)據、網站概況、有效資訊數(shù)據進行整理評估，上交統(tǒng)計報表。

任職資格：

1、電子商務、計算機、市場營銷等相關專業(yè)?？埔陨蠈W歷，具有較高得文案能力、組織策劃能力；

2、工作主動，能適應高效、快節(jié)奏的工作環(huán)境，勤奮踏實，良好的團隊精神，執(zhí)行力優(yōu)秀；

3、掌握SEO技術，了解百度、google等搜索引擎的優(yōu)化原理，熟練運用Google, Baidu等排名機制和優(yōu)化規(guī)則。有較強的網絡市場文案寫作功底，熟練掌握軟文、交換鏈接、郵件推廣、SNS推廣、論壇推廣及其它特殊的推廣方式；

4、對流量分析和互聯(lián)網各種網站模式有自己獨特的見解，能完成網站推廣策略規(guī)劃和執(zhí)行方案；通過合理手段和資源，提高網站訪問量和用戶數(shù)。

5、注重團隊合作；善于溝通，語言表達能力強，富有創(chuàng)意，具有較強的學習能力和洞察力

（三）SEO優(yōu)化工程師（1名）

崗位職責：

1、運營搜索引擎到網站的自然流量，提升網站在各大搜索引擎的排名，對搜索流量負責；

2、從事網絡營銷研究、分析與服務工作，評估關鍵詞；

3、對網站和第三方網站進行流量、數(shù)據或服務交換，或戰(zhàn)略合作聯(lián)盟，增加網站的流量和知名度；

4、制定網站總體及階段性推廣計劃，完成階段性推廣任務，負責網站注冊用戶數(shù)、PV、PR、訪問量等綜合指標；

5、結合網站數(shù)據分析，對優(yōu)化策略進行調整；

6、了解網站業(yè)務，鎖定關鍵字；站點內容強化，內部鏈接；外部鏈接建立；結合網站數(shù)據分析；擴展長尾詞。

任職資格：

1、兩年以上SEO相關工作經驗，有過大中型網站優(yōu)化經驗優(yōu)先；

2、掌握百度、Google、yahoo等搜索引擎的基本排名規(guī)律；并精通以上各類搜索引擎的優(yōu)化，包括站內優(yōu)化、站外優(yōu)化及內外部鏈接優(yōu)化等；精通各種SEO推廣手段，并在搜索引擎上的關鍵詞排名給予顯示；

3、具有較強的網站關鍵字監(jiān)控、競爭對手監(jiān)控能力，有較強的數(shù)據分析能力，能定期對相關數(shù)據進行有效分析；

4、具備和第三方網站進行流量、數(shù)據、反向鏈接或服務交換的公關能力。

職位名稱：網絡推廣/網站推廣專員

（四）網絡營銷文案策劃（1名）

崗位職責：

1、負責傳播文案、創(chuàng)意文案、軟文、新聞等撰寫和發(fā)布執(zhí)行控制；

2、負責論壇事件營銷的創(chuàng)意和執(zhí)行；

3、負責媒介公關和廣告投放執(zhí)行和監(jiān)測；

4、負責郵件、博客等各種網絡推廣形式的規(guī)劃和執(zhí)行；

5、對網站的有效、精準流量負責。

任職資格：

1、3年以上電子商務/網絡營銷工作經驗；

2、具備品牌策劃、傳播策劃、網絡營銷等系統(tǒng)的理論知識和豐富的實踐經驗；

3、了解各種網絡營銷方法、手段、流程，并有一定實操經驗；

4、卓越的策略思維和創(chuàng)意發(fā)散能力，具備扎實的策劃功底；

5、優(yōu)秀的文案能力，能撰寫各種不同的方案、文案；

6、對網絡文化、網絡特性、網民心理具有深刻洞察和敏銳感知。

（五）美工+技術（1名）

崗位職責：

1、負責公司網站平臺設計和前臺制作及改版等工作；

2、負責網站圖片、焦點圖、flash、版面編排等設計工作；

3、負責網站焦點專題的設計；

4、負責電子書、郵件等在運營過程中美工的設計；

5、負責公司其他需要美工表現(xiàn)的工作；

6、對網站客戶體驗的視覺體驗負責。

任職資格：

1、2年以上營銷型網站設計制作工作經驗；

2、優(yōu)秀的審美能力，獨特的創(chuàng)意，良好的美術功底，較強的網頁創(chuàng)意設計和視覺表現(xiàn)能力；

3、熟練使用PHOTOSHOP，F(xiàn)LASH，DREAMWEAVER等設計軟件；

4、了解HTML、javascript、CSS等網頁設計語言規(guī)范；

5、精通網頁版面設計與網頁制作、平面設計，獨立完成整個網站項目的設計。

三、網絡部員工準則責：

一、自覺遵守國家的法律法規(guī)。

二、嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度。

三、服從工作安排，認真履行職責，努力鉆研業(yè)務，高質量完成工作任務。

四、有高度的工作責任心和積極主動地服務意識，發(fā)揚奉獻精神。

五、遵循商業(yè)道德，保守公司機密。

六、言行文明，衣著整潔，儀表端莊。

七、尊重客戶，客戶至上。

八、團結友愛，共同合作，維護集體榮譽。

九、嚴格遵守考勤制度，做到不遲到不早退，不擅自離開工作崗位有事必須向主管領導請假。

十、加強安全意識，做好安全防范工作，遇到突發(fā)事件或重大事件必須及時匯報，不得隱瞞

四、網絡部管理指標：

（一）公司外部網站的管理指標：

1、功能

信息載體：新聞資訊、產品展示、新聞報道、線上線下服務、公司信息等；

媒體平臺：廣告發(fā)布、資源置換、頻道合作、企業(yè)宣傳等；

銷售工具：產品銷售、服務銷售、積累客戶。

2、量化考核指標

流量增長率（網站每月IP、PV增長情況）：季度增長不低于20%

用戶增長率（商城網站注冊用戶增長情況）：季度增長不低于20%

訂單增長率（網站銷售訂單增長和銷售金額）：季度增長不低于30%

信息發(fā)布的準確率、及時性（包括產品信息、新聞資訊等）

部門月度工作計劃完成情況：完成計劃不低于90%

公司各類產品、企業(yè)及市場合作的網絡支撐服務

第三篇：辦公室 檔案管理 制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各科室平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各科室的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各科室文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條立卷方法。文件的分類采用分、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分。將文件按其形成或針對的分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

第四條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按科室或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第五條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第六條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。

第七條歸檔文件案卷的要求?？剖乙平粴w檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

二、檔案的管理和利用

第八條辦公室按照檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

第九條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管領導審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十一條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十二條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

第十三條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四條半年對檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

第四篇：檔案管理保存制度

居民健康檔案管理制度

1、加強檔案的收集、管理工作，有效地保護和利用檔案。健康檔案要采用統(tǒng)一表格，在內容上要具備完整性、邏輯性、正確性、指導性和規(guī)范化。

2.公共衛(wèi)生科要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放，指定專人保管，轉診、借用必須登記，用后及時收回放于原處，逐步實現(xiàn)檔案微機化管理。

3、為保證居民的隱私權，未經準許不得隨意查閱和外借。在病人轉診時，只寫轉診單，提供有關數(shù)據資料，只有在十分必要時，才把原始的健康檔案轉交給會診醫(yī)生。

4、健康檔案要求定期整理，動態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學地運用健康檔案，每月進行一次更新、增補內容及檔案分析，對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進行全面評估，并總結報告保存。

5、居民健康檔案存放處要做到“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作。

6.達到保管期限的居民健康檔案，銷毀時應嚴格執(zhí)行相關程序和辦法，禁止擅自銷毀。

檔案的保管制度

1、居民建檔率要符合市衛(wèi)生局的要求。設立健康檔案資料室，以戶為單位，一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。

2、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號順序存放，檔案專柜存放，保持整齊、美觀和規(guī)范有序，逐漸實行計算機化管理。

3、居民健康檔案應由全科醫(yī)師負責填寫，責任醫(yī)生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記，檔案盒要設目錄和分類信息登記。

4、定期開展隨訪工作，按疾病分期隨訪病人，結合參加合作醫(yī)療農村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢，以及兒童防備接種和體檢、孕產婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。,5、資料管理人員及責任醫(yī)師，應及時登記已經獲取的各種信息，并進行分析統(tǒng)計，及時反饋。

6、對借閱檔案要及時登記，督促完整歸還。

居民健康檔案信息管理制度

一、加強信息化建設，及時準確收集、整理、統(tǒng)計、分析管理相關信息，鼓勵利用計算機管理健康檔案。

二、公共衛(wèi)生科信息員每個月定期向上級主管部門報告新增建檔花名冊、報表及其他相關資料。按要求上報的各種統(tǒng)計數(shù)據和信息，不得拒報、遲報、虛報、瞞報、偽造或篡改。

三、建立健全居民健康檔案信息登記、統(tǒng)計制度，做好統(tǒng)計匯編，遵守各種信息資料的保密制度。計算機化健康檔案，要在技術上加強用戶權限和密碼管理設計，使所有操作和使用者在獲得認可后，才能登陸。

四、根據統(tǒng)計指標，定期分析工作效率、工作質量，及時總結經驗、發(fā)現(xiàn)問題、改進工作。

五、逐步健全網絡信息系統(tǒng)，做好數(shù)據錄入及整理工作。

六、嚴格執(zhí)行計算機操作規(guī)范，定期對計算機進行保養(yǎng)、維護及數(shù)據備份。

居民健康檔案室崗位責任制度

一、負責健康檔案文本保管，資料微機輸入，保持微機內的記錄與文本記錄一致，并做到同步更新及動態(tài)變更，管理有序。

二、居民健康檔案應由專人保管，應保證居民信息資料的完整性與可利用性。

三、非檔案資料管理人員，不得隨意翻閱已經建好的各種檔案資料。未經檔案資料管理人員同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。凡非本人管轄區(qū)居民的診療情況應及時反饋給轄區(qū)責任醫(yī)生，以便納入該居民本人的健康檔案；凡居民因大病轉上級醫(yī)院住院時應隨帶健康檔案，出院后繼續(xù)交回建檔機構責任醫(yī)生保管并及時將本次住院概況記入檔案。

四、責任醫(yī)生是轄區(qū)內居民健康檔案建檔的第一責任人。對填寫健康檔案的責任醫(yī)生應進行培訓。按統(tǒng)一的規(guī)范來描述記錄，內容要真實可靠；符合邏輯，不得隨意涂改。如有改動，責任醫(yī)生必須簽字，以示負責。做到字跡清晰，格式規(guī)范統(tǒng)一。

五、對各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設置不同層級的使用權限，保證信息安全。調閱或更新檔案必須有登記。

六、熟練運用各種衛(wèi)生服務管理軟件，保證信息渠道通暢，每月有資料匯總、統(tǒng)計、分析，主要數(shù)據上墻。做好信息的開發(fā)利用工作。

第五篇：檔案管理實施細則(制度范本、DOC格式)

檔案管理實施細則

第一章 總 則

為規(guī)范公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細則。

第二章 公司管理檔案的范圍及管理權限劃分

第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件：

1． 司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

3． 財務管理、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；

4． 政府、項目批文、合同；

5． 公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

6． 工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

7． 公司及各部門月度、年中、工作計劃及資金計劃； 8． 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 9． 公司有效證件、印章； 10． 具有法律效力及保存價值的文件；

11． 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

12． 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第二條

部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門級檔案文件如下： 1． 各部門報請總經理批復的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、簡報； 2． 部門例會會議紀要；

3． 各部門與其相關業(yè)務單位函件管理； 4． 招投標文件管理；

5． 人事勞資檔案及信息管理；(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)6． 儀器、設備維修保養(yǎng)資料； 7． 客戶、特約商家資料及信息管理； 8． 公司的媒體宣傳資料、銷售報表；

9． 財務會計憑證、帳冊、月度、財務報表。

第三章 公司檔案管理體制 第三條

公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部設立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。第四條 根據有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

第五條 公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。

第六條 檔案管理部門及負責人 1． 公司檔案管理部門為行政部； 2． 公司立檔單位為各部門；

3． 檔案管理責任人：各部門負責人與專(兼)職文書。

4． 各部門均應指定專(兼)職文書，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。第七條 各部門專(兼)職文書的職責

1． 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2． 認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3． 承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材。

第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條

各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。第九條

各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。

第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第十一條 歸檔時限

各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。第十二條 歸檔文件的整理

1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

2． 歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。3．

歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。4．

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。5． 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6． 整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。7．

歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。8．

案卷整理的幅面應以A4紙為準(210MM*297MM),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側裝訂線；材料過寬應按A4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件。

9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應在歸檔文件左側預留出寬度為1CM的裝訂區(qū)域。

10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。11． 存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。

12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌。第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。2．

移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內。第十四條 檔案的保管

1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2．

公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

3． 每年須定期對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復制。

第五章 檔案名稱、編號

第十五條 檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。第十六條 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。第十七條

檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第十八條 檔案編號原則

1． 公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號——保管期限—文件類型--盒號—件號”。

2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。(見附件2)3． 每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、登錄。4． 檔號的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號

2)“AB”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號。如：行政類、營運類、策劃類等等。

3)“CCCC”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如：201X。

4)“DE”表示保管期限。如：長期、二年。

5)“FG”表示類型名稱（大類/小類）。例如：營運部月報，招商進度表，會議記錄等等。

6)“00 – 00”表示文件檔號。即盒號、件號。

5． 新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序，以此來編列檔號。

6． 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。7． 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。

第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條

歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容發(fā)、頁數(shù)、日期、經辦人、存檔地點等項目(見附件4)第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫。請將卷內目錄放在卷首。

第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準。第二十二條

裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1)。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。

第二十三條 不同保管期限的文件應分開裝盒，不得混裝。

第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。

從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。第二十六條 檔案的保管期限。

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。1． 長期保存： 1)公司章程； 2)股東名冊；

3)組織規(guī)程及辦事細則； 4)董事會及股東會紀錄； 5)財務報表；

6)政府機關核準文件；

7)不動產所有權及其他債權憑證； 8)工程設計圖；

9)其他經核定須永久保存的文書。10)預算、決算書類； 11)會計憑證； 12)事業(yè)計劃資料； 13)期滿或解除之合約； 2． 二年保存：

1)結案后無長期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件

第八章 檔案密級 第二十七條

公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。1．

“絕密”文書含：公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書。2．

“機密”文書含：公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。

3． “密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4． “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條

總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務相關的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。第二十九條

各部門其它員工因業(yè)務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調閱審批單》(見附件3)并經部門負責人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應有相關部門負責人和分管總監(jiān)簽字許可。

第三十條 如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可。第三十一條 檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。

第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。第三十三條

借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第三十四條

檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。

第三十五條 檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。第三十六條 依據國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。第三十七條 政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。

第十章 檔案的銷毀 第三十八條

對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經相關負責人批準，方能銷毀。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。

第三十九條 公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當?shù)貒覚n案館。第四十條 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

第十一章 附則

第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。第四十二條 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行

報送：侯總、張總

抄送：總公司總裁辦、綜合管理部 發(fā)送：各部門

傳閱：全體員工（張貼公告欄）附件1： 《檔案盒封面》： 檔 案

全宗名稱成都合能新城市廣場管理有限公司 歸檔部門名稱（文檔名）

文檔的條款號：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷內共 件，保管 年

《檔案盒盒脊》： 部門、文檔大類，二0 年

附件2：(例)歸檔文件封面

全宗號成都合能新城市廣場管理 有限公司類別號XZ 年 度201X保管 期限長期盒 號00 件 號00文件字號商管(行)字201X第000號文件日期201X0525 責任人新城市廣場管理公司行政部頁 數(shù)13頁 歸檔單位行政部密 級普通 題 名檔案管理辦法 備 注附：

檔案盒封面；歸檔文件封面；檔案調閱審批單；文件歸檔目錄。

附件3： 檔案調閱審批單 年 月 日

類 別 調閱部門 調閱人 文件名稱 內容摘要 調閱用途 使用方式

調閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止計 日 檔號及件數(shù) 借出日期年 月 日 共 件

歸還日期年 月 日（保管人簽章：）備注

調閱人： 審核： 核準： 說明：

1)本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于檔案退還后由檔案管理人退還調閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。

2)借閱本部門檔案材料時，借閱人需由本部門負責人簽字，借閱非本部門檔案材料時，還應有相關部門負責人簽字方可借閱。

3)申請使用方式有：A 查閱、B摘抄、C復制、D借出。