第一篇：綜合檔案管理制度

綜合檔案管理制度

本標準規(guī)定了檔案管理人員的職責，檔案的收集、歸檔等一系列的檔案管理制度。

一、綜合檔案室的職責

1、負責貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案管理的方針、政策、法規(guī)及省市檔案工作有關規(guī)定。

2、負責集中公司內部檔案的統(tǒng)一管理和全部檔案的保管工作。

3、負責制訂檔案發(fā)展規(guī)劃和工作計劃及年度工作總結。

4、負責制訂修改檔案工作制度，辦法和對業(yè)務部門執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。

二、綜合檔案的任務

1、接收、整理編號、分類保管、編制檢查工具、提供利用、組織鑒定、統(tǒng)計。

2、指導、督促和檢查各部門兼職檔案員的收集、整理、移交檔案工作，把好入庫的質量關。

3、參加公司重要設備儀器開箱工作。

4、辦理檔案借閱手續(xù)，主動開展檔案資料的提供利用工作。

5、按保管期限和保存價值，做好檔案資料的鑒定銷毀工作。

6、檔案室在接受檔案時，應辦理移交手續(xù)，檔案人員調換工作時，必須辦理交接手續(xù)。

第二篇：法院檔案綜合管理制度（xiexiebang推薦）

法院檔案綜合管理制度

一、認真學習貫徹、落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及有關檔案工作的文件規(guī)定，不斷提高對檔案工作重要性的認識，全面領導發(fā)團檔案工作。

二、將檔案工作納入機關工作議事日程，在研究審判業(yè)務和檢查、總結工作時，檔案工作應同步進行。

三、按時參加上級主管機關召開的有關檔案工作會議，貫徹布置執(zhí)行。聽取檔案工作匯報，支持和領導檔案工作的開展。

四、每年要定期召開全院性工作會議，總結不知檔案工作，表彰先進。

五、對檔案工作的各種規(guī)章制度要十分熟悉，帶頭學習。

六、聽取檔案工作的匯報，切實為檔案工作解決實際問題。

七、黨案工作管理不善，造成損失，領導要承擔責任。

主管檔案工作的辦公室主任責任制

一、負責檢查檔案工作的各項制度，并組織落實。

二、負責本機關檔案工作的建設，檔案業(yè)務工作的開展。

三、負責檔案管理人員崗位責任制執(zhí)行情況的檢查。

四、要熟悉檔案工作，熟悉檔案在庫房的位置。

五、協(xié)調各庭、科、室、隊，并協(xié)助檔案管理人員負責全院檔案集中統(tǒng)一管理。

六、負責抓好檔案庫房的“八防”措施，做好各大節(jié)日期間的保密教育及檢查工作，確保檔案的安全。

七、積極參加檔案主管部門召開的檔案工作會議，努力實行

檔案工作的規(guī)劃管理，更好的為機關服務。

專職檔案管理元崗位責任制

法院檔案工作時法院工作的重要組成部分，使法院機關開展各項工作，提高工作效率和工作質量必要條件，為提高我院檔案工作人員職業(yè)道德水平，做好檔案工作，特制定一下守則：

一、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，熱愛檔案工作，忠于職守，盡職盡責。

二、在院長領導下，由辦公室負責開展各項工作，在業(yè)務上接受區(qū)檔案局市高院檔案處的監(jiān)督和檢查。

三、在辦公室主管主任的領導下，對全院各庭、科、室、隊的檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

四、刻苦鉆研檔案業(yè)務，不斷提高業(yè)務水平，熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，積極提供利用。

五、熟悉法院檔案專業(yè)，安心檔案工作，努力奮進。對擔負的具體工作認真細致，一絲不茍，要如實反映情況，要認真負責，埋頭苦干，做好本職工作

六、科學的管理好檔案，保證檔案的齊全和完整，防止和消除損壞檔案的各種不利因素，維護檔案的絕對安全。

七、對檔案的改造、移出、保管、利用等情況及時準確地進行統(tǒng)計。

八、鑒定為利用者服務思想，要主動熱情，態(tài)度和藹，文明接待，禮貌待人，做好服務工作，其宗旨即：科學管理、有效服務、默默奉獻。

九、嚴守檔案機密，防止失密、泄密和竊密，且爆發(fā)院檔案的絕對安全。

聘任制檔案員崗位責任制

一、刻苦鉆研檔案業(yè)務，不斷提高業(yè)務水平，熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，積極提供利用。

二、熟悉法院檔案專業(yè)，安心檔案工作，努力奮進。對擔負的具體工作認真細致，一絲不茍，要如實反映情況，要認真負責，埋頭苦干，做好本職工作。

三、科學的管理好檔案，保證檔案的齊全和完整，防止和消除損壞檔案的各種不利因素，維護檔案的絕對安全。

四、對檔案的改進、移出、保管、利用等情況及時準確地進行統(tǒng)計。

五、鑒定為利用者服務思想，要主動熱情，態(tài)度和藹，文明接待，禮貌待人，做好服務工作，其宗旨即：科學管理、有效服務、默默奉獻。

六、嚴守檔案機密，防止失密、泄密和竊密，且爆發(fā)院檔案的絕對安全。

檔案綜合管理制度

根據(jù)國家檔案局、最好人民法院關于極富安檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的要求，檔案管理部門對機關工作中形成的不同門類、各種載體的檔案，實行集中統(tǒng)一管理的原則，結合我院集體情況制定制度。

一、院綜合檔案科綜合管理全院的不同門類、各種載體的檔案，包括：訴訟、會計、文書、基建、實物、照片等檔案，做到科學準確、排列有序。

二、訴訟檔案的立卷、歸檔工作由各審判庭案件承辦書記員負責，審判人員監(jiān)督指導書記員的立卷歸檔工作。兼職檔案員負責把關案卷質量。案件審結后三個月內歸檔。

三、文書檔案、實物檔案、聲音檔案的立卷歸檔工作由院辦公室檔案科負責。案卷質量、歸檔時間遵照國家檔案局、最高人民法院的有關規(guī)定執(zhí)行。

四、會計檔案由院辦公室財務科負責立卷歸檔。

五、基建檔案由院機關服務中心基建科負責立卷歸檔。

六、院各庭、科、室及律師等需要借閱本院檔案的，按規(guī)定履行我院檔案借閱制度。

七、專職檔案員對檔案工作要盡職盡責，嚴格按照檔案的各項要求制度辦事。

八、建立健全全宗卷，做好檔案的收進、移出、借閱等登記、統(tǒng)計工作。

九、各類檔案應按歸檔時間歸檔。

十、做好庫房的“八防”措施，定期檢查，采取相應的措施。

設備檔案立卷、歸檔制度

為加強我院設備檔案的管理，保證我院各項設備的齊全、完整，便于提供利用，制定本制度。

一、歸檔要求：

1設備檔案材料包括，設備技術說明、設備圖樣、設備使用維修說明書、設備（安裝、試車）驗收紀錄，設備操作規(guī)程運動紀錄，檢修記錄、設備的更新圖樣，革新改造報告及圖樣，隨即附帶的資料、文件合格證書等；

2設備主管部門，必須按照我院《設備檔案歸檔范圍》既是立卷歸檔；準確、系統(tǒng)的歸檔材料，檔案部門不予簽字； 3設備開箱驗收時，不許有檔案員在場履行簽字手續(xù)大部代規(guī)定的完整、準確、系統(tǒng)的歸檔材料，檔案部門不予簽字； 4設備檔案的整理工作由承擔部門兼職檔案員負責積累，材料的性質或結果進行系統(tǒng)整理，組成保管單位，填好目錄向檔案科移交，并辦理交換手續(xù)；

5設備檔案歸檔材料必須做到書寫工整，簽字手續(xù)完備，不能用鉛筆、圓珠筆和易退色的書寫工具書寫。

二、歸檔時間：

設備安裝調試完畢，在一個月被把隨即材料按照要求歸檔，交到綜合檔案科。

三、設備檔案會黨規(guī)范及保管期限

聲像檔案管理制度

一、歸檔要求：本院在各項總要活動中形成的具有保存價值的聲像材料（包括照片、底片、錄像帶、錄音帶等）由檔案科統(tǒng)一集中管理。

2市級以上領導同志到本院進行考察、檢查、慰問等活動中產(chǎn)生的聲像檔案，應及時歸檔。

3歸檔的聲像檔案應分別編寫，照片、底片相符、錄像帶要清楚，并附以文字說明：寫明時間、地點、內容背景、攝影者及參加人物等；

4各庭、科、室、隊、所形成或承辦的聲像材料，由形成或承辦庭、科、室、隊的兼職檔案員加以挑選，整理并附以文字說明，由庭、科、室、隊負責人審定后移交檔案科保存。5分市黨委領導班子成員照片，按領導班子成員屆次保存歸檔，由檔案科統(tǒng)一管理。

二、歸檔時間;

聲像檔案歸檔時間是沒戲活動或會議結束后的三個月內。

三、聲像檔案歸檔范圍及保管期限

第三篇：學生綜合素質評價檔案管理制度

大連市信息高級中學學生綜合素質評價

檔案管理制度

為了加強學生綜合素質評價工作檔案的管理工作，有效地保護和利用好檔案，特制訂本制度。

第一條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的學生綜合素質評價所有的上報材料和證件等不同形式的歷史記錄。

第二條 學校各部門及全體師生均有保護檔案的義務。第三條 檔案工作實行統(tǒng)一領導，集中保管、分級查閱的原則，進行科學化、網(wǎng)絡化管理。

第四條 學生處指定專人負責檔案管理工作(孫超)。第五條 檔案工作由學生處統(tǒng)一領導，孫超負責接收、收集、整理、立卷、保管，并監(jiān)督各班的檔案工作。

第六條 學生處應逐步完善檔案制度，確保檔案安全，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理科學化。

第七條 檔案的整理辦法：

1.方法：以人為主，每人一個檔案夾。2.步驟：

A.收集：各班上交后統(tǒng)一放到指定位置。B.整理：根據(jù)班級和姓名進行整理。

第八條 每學期期末將檔案夾分發(fā)到各班主任處，統(tǒng)計進行資料的遴選與上報工作。

第九條 借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，所有學生不得隨意外帶有關文件材料。

第十條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予相應處罰。1.毀損、丟失或擅自銷毀檔案 2.擅自向外界提供、抄摘檔案 3.涂改、偽造檔案

4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者 第十一條 本制度監(jiān)督責任部門為學生處。第十二條 本制度自公布之日起實施。

大連市信息高級中學

2017年10月

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統(tǒng)計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產(chǎn)權證（房屋產(chǎn)權、土地產(chǎn)權、知識產(chǎn)權、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監(jiān)事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統(tǒng)計報表、企業(yè)信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗（驗收）標準、產(chǎn)品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產(chǎn)品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經(jīng)外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產(chǎn)技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩(wěn)重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領導同意、公司總經(jīng)理或授權權限人批準，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經(jīng)濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業(yè)與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業(yè)設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據(jù)本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍