第一篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進(jìn)檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機(jī)管理制度

一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛護(hù)設(shè)備。

四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。

五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運(yùn)用微機(jī)管理工作。

七、自覺維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

二、檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設(shè)施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補(bǔ)或復(fù)制。

五、檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

檔案保密制度

一、認(rèn)真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

三、檔案室是機(jī)要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。

五、需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊，寫出銷毀報告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

一、本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查（借）閱。

二、利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。

四、利用者需摘抄(復(fù)制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄(復(fù)制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。

六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。

七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統(tǒng)計制度

一、檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強(qiáng)政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。

三、對當(dāng)年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)章制度）統(tǒng)計一次。

五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一式兩份，一份上報上級機(jī)關(guān)，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫檔案鑒定報告和說明。

三、實行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認(rèn)無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護(hù)書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀(jì)錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。

第二篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進(jìn)檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機(jī)管理制度

一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛護(hù)設(shè)備。

四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。

五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運(yùn)用微機(jī)管理工作。

七、自覺維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

三、實行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認(rèn)無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護(hù)書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀(jì)錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。

第三篇：高校畢業(yè)生檔案

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接常見問題答疑

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、學(xué)歷職稱、社會關(guān)系等個人情況的文件資料，它與個人工資待遇、勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。眼下由于畢業(yè)生對人事檔案的重要性認(rèn)識不足，大多數(shù)畢業(yè)生不知該如何妥善地處理自己的檔案。現(xiàn)結(jié)合工作實際，將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接中的一些常見問題解釋如下：

1、畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系？

答：畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案。

由于國家現(xiàn)行政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年。有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而你保留干部身份，辦理轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行。學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，涉及人事關(guān)系的證明等沒辦法出具。

２、哪些機(jī)構(gòu)能保管人事檔案?

答：根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔 1

案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。組織、人事部門所屬的各級人才交流機(jī)構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機(jī)構(gòu)托管。

未就業(yè)的大中專畢業(yè)生和應(yīng)聘到非公有制單位的學(xué)生，根據(jù)需要可以將自己的人事檔案關(guān)系在戶口所在地的人才交流機(jī)構(gòu)托管，亦可將人事檔案關(guān)系交由工作所在地的人才交流機(jī)構(gòu)托管。特別提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業(yè)生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到工作城市，單純的檔案調(diào)動對你無任何意義。你可將人事檔案落在戶口所在地人才交流機(jī)構(gòu)，然后去上述城市工作，這樣依托于檔案的出國政審、轉(zhuǎn)正定級、工資調(diào)整、職稱評審、社會保險等才能得到有效辦理。畢業(yè)生自己保存檔案，檔案的完整性、真實性得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，有可能會使檔案變成“死檔”。

３、畢業(yè)了，我的檔案該怎樣轉(zhuǎn)遞？

答：普通高等院校一般是按照《就業(yè)協(xié)議書》（即三方協(xié)議）簽發(fā)《報到證》，轉(zhuǎn)遞檔案的。

（1）、若您的就業(yè)單位是國有企業(yè)或機(jī)關(guān)事業(yè)單位等有人事檔案管理權(quán)的單位，您的檔案將被寄送到工作單位；

（2）、若您的就業(yè)單位是非公企業(yè)，您的檔案將被寄送到單位所在地的人才交流機(jī)構(gòu)；

（3）、若您離校時未就業(yè)，檔案將被寄送到您入學(xué)前戶籍所在地的人才交流機(jī)構(gòu)。

國家政策規(guī)定高校畢業(yè)生檔案應(yīng)通過“機(jī)要交通”或由檔案管理

部門派專人送取，不得郵寄或交高校畢業(yè)生及其他個人自帶。對本人自帶的高校畢業(yè)生檔案，人才交流機(jī)構(gòu)概不接收。

４、畢業(yè)之后，我應(yīng)如何查詢自己的檔案去向？

答：畢業(yè)生檔案一般是按《報到證》簽往地轉(zhuǎn)發(fā)的。凡報到證簽發(fā)到扎魯特旗人才交流中心的高校畢業(yè)生，在學(xué)校發(fā)出檔案５～７個工作日后，可向扎魯特旗人才交流中心電話查詢自己的檔案是否到達(dá)。確認(rèn)檔案已到達(dá)的，由學(xué)生本人或其家人到人才交流中心辦理畢業(yè)生備案登記；若檔案未到，請向?qū)W校了解你檔案轉(zhuǎn)出的具體時間和轉(zhuǎn)往地。扎魯特旗人才交流中心聯(lián)系電話：0475-7230521。

如在區(qū)外高校就讀的畢業(yè)生，學(xué)校通常會將檔案發(fā)至《報到證》的簽往地，即：內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。如果要將檔案轉(zhuǎn)回扎魯特旗，需要到旗人才交流中心開具《調(diào)檔函》后，持畢業(yè)生《報到證》原件及學(xué)生本人身份證復(fù)印件到內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心報到，然后將檔案通過機(jī)要轉(zhuǎn)發(fā)到扎魯特旗人才交流中心。

5、畢業(yè)好幾年了，現(xiàn)在不知檔案在哪里，我該怎么辦？答：緊急補(bǔ)救 教您幾招：

第一招：把檔案留在人才交流機(jī)構(gòu)但一直沒有理會的，建議盡快與人才交流機(jī)構(gòu)聯(lián)系，辦理相關(guān)手續(xù)后將檔案關(guān)系理順。遇個人信息或聯(lián)系方式變更，及時通知檔案托管單位做好登記，保持聯(lián)絡(luò)暢通；

第二招：“口袋檔案”要盡快交到工作單位或政府所屬人才交流機(jī)構(gòu)。如果檔案袋被打開，里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實，如果檔案資料遺失，還要到原單位去補(bǔ)充和確認(rèn)；

第三招：“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉(zhuǎn)交新的單位或其委托的人才交流機(jī)構(gòu)；

第四招：對于那些不知檔案去向的，畢業(yè)生要與參加工作前最后一個學(xué)校的相關(guān)部門聯(lián)系，外地畢業(yè)生也可向原戶籍所在地的人事部門或人才交流機(jī)構(gòu)咨詢，已經(jīng)多次變換工作單位的人要向第一家用人單位咨詢。

6、檔案托管手續(xù)如何辦理？

答：畢業(yè)生以個人名義辦理人事檔案托管，先向人才交流中心提出申請，由人才交流中心向所在院校發(fā)出調(diào)檔函，收到檔案后經(jīng)審核符合委托檔案管理條件的，人才交流中心與畢業(yè)生簽訂《委托保管人事檔案協(xié)議》，并辦理有關(guān)手續(xù)。

7、畢業(yè)生委托人才交流機(jī)構(gòu)人事代理后享有哪些服務(wù)?答：(1)、負(fù)責(zé)人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù);

(2)、辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級；

(3)、檔案工資調(diào)整；

(4)、技術(shù)職稱申報；

(5)、考研、出國政審；

(6)、出具各種人事證明等。

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務(wù)檔案

財務(wù)檔案包括財務(wù)憑證、財務(wù)報表（統(tǒng)計報表）、財務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務(wù)分析報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告、預(yù)決算報告、公證書、對外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監(jiān)事會的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統(tǒng)計報表、企業(yè)信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃書；

⑼對外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗（驗收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計稿、設(shè)計人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計量裝置等經(jīng)外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財務(wù)檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時向公司報告及時處理，同時承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時將上報司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。（6）財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。

（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）企業(yè)設(shè)立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務(wù)部負(fù)責(zé)所有財務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在《目錄備注》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團(tuán)的各項檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會榮譽(yù)資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報批評。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍