第一篇：檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求與培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求與培養(yǎng)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

檔案信息化建設(shè)賦予新世紀(jì)檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求

1．檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的素質(zhì)需求。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，任重道遠(yuǎn)。要擔(dān)當(dāng)起這一歷史重任，必須有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這一方面是由檔案工作的政治性、服務(wù)性決定的，另一方面，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會(huì)各界的需求。檔案學(xué)理論就是信息化建設(shè)的理論基礎(chǔ)。更何況在加快信息化建設(shè)的過程中仍然需要對(duì)檔案實(shí)體的管理。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)

基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法。

盡管我們還難以給檔案信息化一個(gè)準(zhǔn)確的概念，但檔案信息存取自動(dòng)化、檔案信息管理智能化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化則是檔案信息化的基本特征。為此必須創(chuàng)新思維，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，并有機(jī)地與檔案工作結(jié)合起來(lái)，是加快檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

2．檔案信息化建設(shè)對(duì)人才結(jié)構(gòu)的需求。檔案信息化建設(shè)人才需求不僅是長(zhǎng)遠(yuǎn)的，而且是廣泛的。相對(duì)于不同的工作對(duì)象、不同的工作內(nèi)容。不同的工作范圍，信息化建設(shè)對(duì)人才結(jié)構(gòu)的需求是現(xiàn)出梯形分布。

檔案信息化建設(shè)研究型人才。這部分人才是信息化建設(shè)的生力軍，去完成架構(gòu)信息化建設(shè)的理論，研究電子文件歸檔管理辦法、電子檔案科學(xué)保管、遠(yuǎn)程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證作用等突出問題，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，研究、開發(fā)經(jīng)濟(jì)的。適用的、兼容的檔案管理軟件等工作。

信息化建設(shè)管理人才。信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一個(gè)可行的目標(biāo)，良好的運(yùn)行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)。需要有掌握國(guó)內(nèi)外、省內(nèi)外信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題，制定各自范圍電子文件、電子檔案管理規(guī)劃，制定有關(guān)電子文件和電子檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各地區(qū)、各部門電子文件和電子檔案管理的信息化建設(shè)管理型人才。

信息化建設(shè)實(shí)用操作型性人才。隨著辦公自動(dòng)化、文檔一體化程

度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用、都將由計(jì)算機(jī)輔助管理。需要一大批懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)、熟練操作微機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才。

高層次的研究型人員是信息化建設(shè)的帶頭人，管理型人員是信息化建設(shè)的紐帶，實(shí)用操作型人才是信息化建設(shè)的基層力量。三個(gè)層次結(jié)構(gòu)相互聯(lián)系，互為基礎(chǔ)、相互滲透，共同擔(dān)當(dāng)起信息化建設(shè)的巨任。

二、信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)教育，從全國(guó)來(lái)講，要制定一個(gè)總體目標(biāo)和規(guī)劃，建立一個(gè)完善的信息化建設(shè)教育體系，確定系統(tǒng)的信息化建設(shè)教育內(nèi)容，編制適用不同層次的教材。要立足于全員培訓(xùn)，有計(jì)劃、分階段，區(qū)分層次、突出重點(diǎn)。

l．通過高等院校培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全，師資力量雄厚，科研水平高，輻射面廣等優(yōu)勢(shì)。研究生教育中設(shè)定檔案信息化建設(shè)研究方向，本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程份量。同時(shí)還可以用委培、進(jìn)修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。使每省至少有3—5人高層次的專業(yè)人員，擔(dān)負(fù)各省的檔案信息化建設(shè)研究、應(yīng)用、培訓(xùn)等任務(wù)。

2．通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識(shí)。繼續(xù)教育形式靈活、內(nèi)容專

一、周期短、見效快?？梢詫ｎ}培訓(xùn)、專題講座形式普及信息知識(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用的檔案管理軟件的應(yīng)用，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，通過專題培訓(xùn)和實(shí)

際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者。

3．通過崗位培訓(xùn)，使檔案信息管理知識(shí)成為入門必讀?；鶎訖n案人員兼職多，更換頻繁，崗位培訓(xùn)是最受基層人員的歡迎。要在原來(lái)“五學(xué)”的基礎(chǔ)上，增加現(xiàn)代化、信息化管理的課程，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理。

4．召開專題研討會(huì)、舉辦專題研討班，營(yíng)建檔案信息化建設(shè)的研究氛圍，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感。經(jīng)常對(duì)檔案信息化建設(shè)涉及的問題充分討論、廣泛交流。

5．借用科研單位、科研實(shí)體的力量，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。檔案部門應(yīng)與技術(shù)過硬的科研單位、科研實(shí)體聯(lián)合開發(fā)實(shí)用的軟件，借用他們的技術(shù)力量培訓(xùn)操作人員。甚至在技術(shù)力量不足的情況下，還可以借助他們的力量制作網(wǎng)頁(yè)、建立網(wǎng)站、構(gòu)建局域網(wǎng)。

第二篇：對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)思考

對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)思考

摘要：隨著醫(yī)療條件的改善，IT技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平不斷提高，但是，醫(yī)院檔案管理的方式、方法未能全面跟上時(shí)代的步伐，處于比較滯后的狀態(tài)。開展醫(yī)院檔案研究的目的在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)更好地服務(wù)于大眾，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，突破傳統(tǒng)管理辦法的束縛，走網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化發(fā)展道路，建立穩(wěn)定的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)。本文立足于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的對(duì)應(yīng)措施，希望對(duì)檔案管理建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；措施；意義

醫(yī)院檔案載錄著醫(yī)院發(fā)展的各個(gè)印記，是醫(yī)院展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺(tái)，是解決新問題、應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)的咨詢手冊(cè)，也是醫(yī)院制定未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠?yàn)獒t(yī)院文件查閱與利用帶來(lái)極大便利，提高醫(yī)院檔案管理水平，同時(shí)也為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)。而信息化的檔案管理，不僅有助于相關(guān)人員檔案的查閱與利用，同時(shí)亦有益于檔案資料的長(zhǎng)久保存。因此，在新時(shí)期，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及當(dāng)前現(xiàn)狀

新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變，但是，仍然存在著許多亟待完善的地方。相關(guān)管理部門對(duì)檔案信息化的推進(jìn)效果并不理想，很多問題得不到及時(shí)處理和解決。主要集中在以下三點(diǎn)：

（1）檔案信息化硬件和軟件比較滯后。在檔案信息化處理過程中，醫(yī)院并沒有進(jìn)行深入的改革性發(fā)展，依然采用陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得檔案信息化發(fā)展緩慢，統(tǒng)計(jì)和歸納的完成效果不理想。檔案信息化處理流程復(fù)雜、設(shè)備落后，給檔案管理的改革帶來(lái)了很大的阻礙。

（2）檔案信息化管理制度不完善。檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致檔案數(shù)量不全、資料不完整，甚至部分檔案在歸檔過程中丟失。檔案儲(chǔ)存室的部分檔案由于保管不善，紙質(zhì)內(nèi)容難以看清，而失去信息處處理價(jià)值。這些現(xiàn)象給檔案信息化處理帶來(lái)了極大困擾，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度。

（3）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低。檔案管理不需要太高的技術(shù)，但對(duì)工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度比較高，需要工作人員耐心歸納，長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)性工作，以確保檔案的順利流轉(zhuǎn)。但是，檔案管理人員的流動(dòng)速度快，工作素養(yǎng)比較低，缺乏職業(yè)精神，給整個(gè)信息化處理帶來(lái)極大的負(fù)面影響。加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)于臨場(chǎng)、教學(xué)和研究等方面有著十分重要的指導(dǎo)意義。然而，傳統(tǒng)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足當(dāng)代醫(yī)院發(fā)展的需要，亟需進(jìn)行技術(shù)和管理方式的更新。具體來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理對(duì)于醫(yī)院和醫(yī)學(xué)的意義分為以下三點(diǎn)：

（1）有利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分享是時(shí)代要求，也是檔案管理的必然選擇，便于醫(yī)學(xué)人員的學(xué)習(xí)和查看，提高檔案的利用率，增加檔案存在的價(jià)值。醫(yī)學(xué)人員可以從檔案記載中獲得大量的臨床病例，掌握臨床處理辦法，豐富自己的學(xué)識(shí)，帶動(dòng)醫(yī)院整體的醫(yī)療水平和服務(wù)水平，形成強(qiáng)有力的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

（2）為醫(yī)學(xué)發(fā)展決策提供指導(dǎo)意見。檔案信息化處理后，在網(wǎng)絡(luò)上形成信息平臺(tái)，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的政策制定和醫(yī)院的具體改進(jìn)提供一定的指導(dǎo)，為正確決策發(fā)揮重要的作用。同時(shí)，檔案的信息化實(shí)現(xiàn)了醫(yī)學(xué)發(fā)展的信息化，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域提供準(zhǔn)確的發(fā)展方向，增加了政策決策的參考依據(jù)，對(duì)整體醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)步具有極大價(jià)值。

（3）檔案信息化為醫(yī)學(xué)知識(shí)的普及提供了可能。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，普通大眾難以辨別先進(jìn)醫(yī)學(xué)治療辦法的優(yōu)劣，對(duì)眾多藥品的具體作用辨析能力較差。檔案信息化使得大眾有機(jī)會(huì)了解到臨床情況，增加對(duì)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的信心，減少焦慮情緒，為增加人們對(duì)醫(yī)學(xué)的信心提供了有力支撐。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

從醫(yī)院檔案信息化處理的諸多問題和重要意義分析得知，醫(yī)院的檔案信息化改革已經(jīng)迫在眉睫，需要引起領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的高度重視，本人根據(jù)自身工作經(jīng)歷和總結(jié)，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施，分為以下三點(diǎn)：

（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理人員的從業(yè)教育與規(guī)范化管理

檔案管理的從業(yè)人員是信息化工作的執(zhí)行者和落實(shí)者，對(duì)整個(gè)檔案管理改革具有特殊意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的管理和要求，從質(zhì)量和效率兩方面入手，提高醫(yī)院檔案信息化處理能力。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟練掌握信息化處理方法；其次，對(duì)信息化成果進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保信息化成果的正確性；最后，改善工作人員的工作環(huán)境和工作待遇，滿足工作人員的生活需求，進(jìn)而使其全身心投入到工作中。檔案信息化的改革需要從工作人員的工作態(tài)度和工作方法入手，提高其工作責(zé)任心和使命感，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

（2）學(xué)習(xí)、引進(jìn)先進(jìn)的信息錄入和管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)生活已經(jīng)走進(jìn)人們的生活，滿足著人們的生活和精神需求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得現(xiàn)代數(shù)據(jù)成倍增加，信息處理難度進(jìn)一步加大。醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，離不開穩(wěn)定的工作設(shè)備。因此，醫(yī)院應(yīng)更新信息錄入設(shè)備和系統(tǒng)，為工作人員提供便捷的條件，促成網(wǎng)絡(luò)信息化的早日形成。在信息化處理的過程中，需要做到檔案的保存、保密工作，避免信息丟失的同時(shí)，還要做好保密工作，設(shè)置嚴(yán)格的查看要求，減少資源的外流。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還需要進(jìn)行周期性維護(hù)，為網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善電子檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)，才可以充分發(fā)揮檔案信息化作用，促進(jìn)檔案信息化的健康發(fā)展。

（3）完善醫(yī)院檔案信息管理制度，增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安保力度

醫(yī)院檔案信息管理制度是進(jìn)行檔案改革的方針，對(duì)具體的改革內(nèi)容有著指導(dǎo)意義。醫(yī)院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲(chǔ)以及檔案級(jí)別調(diào)整等多個(gè)方面。檔案不同的管理階段發(fā)揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環(huán)節(jié)，需要對(duì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環(huán)節(jié)，根據(jù)管理制度確定的權(quán)限，開展借閱活動(dòng)，并檔案進(jìn)行跟蹤，確保檔案的完整性和內(nèi)容的保密性；在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質(zhì)檔案變質(zhì)，失去保存價(jià)值。只有將醫(yī)院檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)把握好，才可以將檔案信息安保工作做到位，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理。

總結(jié)

醫(yī)院檔案信息化是醫(yī)學(xué)檔案管理辦法的必由之路，對(duì)醫(yī)學(xué)發(fā)展和管理有著十分重要的作用。各個(gè)醫(yī)院都應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理辦法，建立高效、穩(wěn)定、科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，方便醫(yī)生的學(xué)習(xí)和研究。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案的信息化處理，對(duì)檔案工作積極支持，鼓勵(lì)工作人員克服苦難，信心十足的搞好檔案管理工作，為醫(yī)院的發(fā)展做出努力。

參考文獻(xiàn)

[1]劉晶，黃海濤.新時(shí)期醫(yī)院檔案的信息化管理[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2010，9（9）：249.[2]鄭慧.醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理現(xiàn)狀及整改措施[J].西部中醫(yī)藥，2011，24（12）：33-34.[3]解俊霞.醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].河北中醫(yī)，2010，32（7）：1113-1115.[4]陸漫漫.新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（05）：105.作者簡(jiǎn)介

潘攀（1976-），女，漢，湖北，本科，館員，研究方向：檔案管理。

第三篇：對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考

對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考2009年06月08日 星期一 17:15——學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀調(diào)研報(bào)告

信息已成為社會(huì)發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源，知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用將成為世界經(jīng)濟(jì)

發(fā)展的新的增長(zhǎng)點(diǎn)，各行各業(yè)紛紛制定、調(diào)整自己的發(fā)展戰(zhàn)略，以期搶占21世紀(jì)的戰(zhàn)略制

高點(diǎn)。加快信息資源和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，高效科學(xué)地利用信息資源，使信息資源充分體現(xiàn)其社

會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，是信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。在開展深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)

發(fā)展觀活動(dòng)以來(lái)，通過認(rèn)真學(xué)習(xí)和廣泛討論，結(jié)合本單位實(shí)際，本人就檔案信息化建設(shè)問題

談點(diǎn)個(gè)人的見解。

一、檔案信息化是社會(huì)發(fā)展必然

檔案信息化對(duì)于政務(wù)信息化有著巨大的推動(dòng)和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響

著政府的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理質(zhì)量。政務(wù)信息化的發(fā)展將以電子政府成為信息化建設(shè)的重要標(biāo)

志，互聯(lián)網(wǎng)將成為政府職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，政府的信息披露、網(wǎng)上辦公、政府采購(gòu)

與招標(biāo)等活動(dòng)將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)；電子政府將成為一個(gè)跨越政府部門和管理行業(yè)的綜

合平臺(tái)，將成為各級(jí)政府機(jī)關(guān)與企業(yè)和民眾的連接中心，它是社會(huì)信息化重要標(biāo)志之一。

原始信息，無(wú)可厚非的是信息資源的重要組成部分，隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，民眾的檔案意識(shí)的增強(qiáng)，其價(jià)值日漸提升，社會(huì)對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“

管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手

段必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。“提升檔

案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正式成為一種必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未

有的契機(jī)，社會(huì)及每個(gè)單位網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集

成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為社會(huì)各界提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期艱巨的系統(tǒng)工程。

二、檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)是信息社會(huì)建設(shè)的一部分，其建設(shè)的過程和目的雖然與其他信息化建設(shè)

有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)如下：

1、檔案信息化是政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。

社會(huì)信息化快速發(fā)展對(duì)檔案工作影響巨大。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多

樣性，檔案內(nèi)容分散交叉。必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會(huì)信息量的激增和新型載

體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)管理；另一方面由于社會(huì)對(duì)檔案信息的需求不斷增

加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要，這就要求采用新技術(shù)，特別是信息技

術(shù)改變管理模式和方法，取代傳統(tǒng)的管理手段和方法。

當(dāng)前，我國(guó)已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期國(guó)家信息化的重點(diǎn)，我國(guó)電子政務(wù)的進(jìn)

程勢(shì)不可擋，依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)公文進(jìn)行高效有序的電子化處理，是當(dāng)今電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。實(shí)際應(yīng)用中，各級(jí)機(jī)關(guān)單位“辦公”的一個(gè)重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是政府機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此人們?cè)絹?lái)越意識(shí)實(shí)現(xiàn)公文的自動(dòng)化處理，提高政府辦公效率和領(lǐng)導(dǎo)決策能力的必要性，并如火如荼的實(shí)踐著。但是作為公文處理的另一環(huán)節(jié)--檔案管理，卻面臨著如何與時(shí)俱進(jìn)的問題。其實(shí)，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關(guān)系，并貫穿于政務(wù)機(jī)關(guān)工作的始終。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟電子政務(wù)建設(shè)步伐，檔案部門信息化建設(shè)要納入同級(jí)電子政務(wù)體系。抓住各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，使檔案信息化盡快適應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)和運(yùn)行的需要。如何管理和保存電子政務(wù)中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)服務(wù)，如何滿足公眾需要為政務(wù)信息公開發(fā)掘資源，已成為檔案管理面臨的問題。

2、信息的正確性、可靠性要求高。

檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長(zhǎng)速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設(shè)的成敗。

3、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設(shè)的目的是為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴(kuò)散、易損壞的特點(diǎn)，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢(shì)必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

4、建設(shè)時(shí)間周期長(zhǎng)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程。

政治傳統(tǒng)延緩了檔案信息化建設(shè)的提出，傳統(tǒng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)使檔案信息化缺乏應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)動(dòng)力，檔案意識(shí)的淡薄使檔案信息化缺乏了應(yīng)有的精神動(dòng)力，盡管當(dāng)代社會(huì)環(huán)境為檔案信息化建設(shè)提供了良好的社會(huì)基礎(chǔ)，有著獨(dú)到的“天時(shí)地利人和”，但檔案信息化建設(shè)與政府其他的信息化建設(shè)比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財(cái)力、技術(shù)力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設(shè)時(shí)間周期長(zhǎng)，必須采取分步實(shí)施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。

5、必須采用成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品。

在檔案信息化建設(shè)的過程中，將采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，這些技術(shù)和產(chǎn)品必須是成熟的，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長(zhǎng)期的、永久的，這樣必須要求資源建設(shè)的過程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準(zhǔn)的，非通用的、非標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)會(huì)導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來(lái)無(wú)法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費(fèi)。

三、檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1、數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

目前各種數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)采用的管理模式基本是沿用傳統(tǒng)的管理模式，功能主要是查詢利用，僅僅是管理和利用手段的變化，研究一套適合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案管理規(guī)范，方便查詢利用，以及對(duì)檔案信息進(jìn)行更深層次的統(tǒng)計(jì)分析，是具有非常重要的意義。

2、怎樣使檔案管理工作容入到電子政務(wù)中

由于電子政務(wù)的廣泛使用，電子文件的大量產(chǎn)生，以及由此而來(lái)的電子文檔管理，是信息時(shí)代檔案工作面臨的重大課題，如何加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，保證歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)，是值得研究的。

3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在社會(huì)信息化加速時(shí)代，人們對(duì)信息要求全面、準(zhǔn)確、快速、方便。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會(huì)更多地注意到檔案部門之間的聯(lián)系，著眼于檔案信息與其他信息的聯(lián)系，因我們管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯(lián)系堵塞，各系統(tǒng)間溝通少，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，造成檔案信息交流的困難。需要政府宏觀控制，大力加強(qiáng)橫向聯(lián)合，共同進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、制訂、實(shí)施，在檔案信息化建設(shè)過程中規(guī)范相關(guān)責(zé)任者的行為，按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一實(shí)施，借助信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，最終形成一個(gè)更大的信息系統(tǒng)，建立一個(gè)范圍更大的信息管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4、怎樣增強(qiáng)民眾的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)的淡薄使檔案信息化缺乏應(yīng)有的精神動(dòng)力，良好的檔案意識(shí)是檔案信息化建設(shè)的有力推動(dòng)。一個(gè)有著良好的檔案意識(shí)的社會(huì)，必然對(duì)檔案信息有著高度的認(rèn)知，能充分認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要性，一旦社會(huì)成員普遍具有良好的檔案意識(shí)，必然產(chǎn)生運(yùn)用檔案信息價(jià)值強(qiáng)烈要求，這種強(qiáng)烈要求將進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為檔案信息化建設(shè)的重要推動(dòng)力，使檔案信息納入整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)建設(shè)的框架之中。同時(shí)檔案的信息化建設(shè)，不但要有一定的社會(huì)成員對(duì)檔案的信息屬性有著深刻的認(rèn)知，而且還要有在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息有著價(jià)值上的認(rèn)知，并且有著量上的需求，然后才能真正有從社會(huì)信息的角度去看待檔案，才能有把檔案信息融入于社會(huì)信息系統(tǒng)的具體行動(dòng)。

5、數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性

數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會(huì)公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，必須要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時(shí)刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，信息傳輸?shù)倪^程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的內(nèi)容很多，需要在管理上制定嚴(yán)格的管理制度，提高系統(tǒng)管理人員的技術(shù)水平，在技術(shù)上，設(shè)計(jì)實(shí)施切實(shí)可行網(wǎng)絡(luò)安全策略，如采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，配置防火墻產(chǎn)品，配備入侵檢測(cè)系統(tǒng)和信息傳輸加密產(chǎn)品，安裝防病毒系統(tǒng)，另外一套備份與災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)也是必不可少的，利用災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)快速恢復(fù)。

第四篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說(shuō)就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國(guó)家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第五篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

阿克塞縣檔案局 常青

【摘要】隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【主題詞】檔案信息化 問題 重點(diǎn)

檔案作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)信息源，來(lái)源于人類社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生于社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化等各個(gè)領(lǐng)域，是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的歷史的科學(xué)地記錄，是人類寶貴財(cái)富。其作用及價(jià)值愈來(lái)愈得到廣泛地認(rèn)識(shí)，但是在面對(duì)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大量信息的存儲(chǔ)、電子檔案的管理等具體問題日益突出，已成為檔案管理發(fā)展中迫切需要得到解決的問題。

一、信息時(shí)代的檔案管理

隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快，電子文件、現(xiàn)代化辦公、檔案收、管、用全程信息化將進(jìn)入管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響。檔案管理工作比任何行業(yè)或部門更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

信息化極大的提高了檔案管理的水平，同時(shí)，信息化對(duì)

檔案管理工作也提出了更高的要求，使檔案管理工作處于不進(jìn)則退的境地。信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。要順利實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理工作，就必須認(rèn)證研究信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理工作的技術(shù)難題，構(gòu)建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進(jìn)入信息化時(shí)代。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著等、靠、要、安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念。現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來(lái)源于社會(huì)而服務(wù)于社會(huì)的檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題。

二、開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)步伐當(dāng)前在推進(jìn)信息化進(jìn)程中，特別要注意解決三方面的問題：①保持檔案信息化建設(shè)與各地黨政機(jī)關(guān)和各部門信息化建設(shè)同步發(fā)展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等工作，力爭(zhēng)把檔案信息化建設(shè)納入各地方和部門信息化建設(shè)的總體框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會(huì)信息化同步發(fā)展。②實(shí)現(xiàn)檔案信息化各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。各地區(qū)、各部門一定要根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)。③把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要認(rèn)真執(zhí)行檔案信息化管理的各項(xiàng)責(zé)任制度，杜絕一切安全隱患；嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，非開放的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離制度，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)安全。

信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作帶來(lái)發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它迫切要求運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)就檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題講以下幾點(diǎn)：

1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善及檔案信息錄入的規(guī)范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型。實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用語(yǔ)，建立一個(gè)完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、有效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，檔案部門通過挖掘自身潛力或借助外力加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的研制，是加強(qiáng)檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，搞好各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。所謂檔案信息化管理，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。具體做法是將紙質(zhì)檔案通過掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲(chǔ)和顯示，或者通過縮微設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成縮微膠卷，或者進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這些都要求認(rèn)真校對(duì)、嚴(yán)格審核，同時(shí)重視已輸入計(jì)算機(jī)檔案和數(shù)據(jù)的校對(duì)審核工作，減少失誤，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)化。

2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是否符合檔案著錄范圍，是否設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出接口，接口是不是標(biāo)準(zhǔn)化，這是將來(lái)檔案信息共享、檔案管理軟件升級(jí)的保障。在制定數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)、熟悉檔案整理編目、著錄、標(biāo)引的人員共同協(xié)商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。只有規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，才能為檔案信息共享打好扎實(shí)的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理體系，把好質(zhì)量關(guān)，根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，定期檢查。

3、檔案信息的安全性

檔案計(jì)算機(jī)信息安全就是保護(hù)檔案計(jì)算機(jī)信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對(duì)檔案信息資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息保密性、完整性和利用性。保證檔案信息的安全，首先要具有檔案信息保護(hù)技術(shù)，對(duì)于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù)，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)電子知識(shí)產(chǎn)權(quán)的訪問和使用進(jìn)行許可、控制和監(jiān)督，并保護(hù)信息擁有者和最終用戶的利益。建立網(wǎng)站必須設(shè)立防火墻，進(jìn)行安全掃描入侵檢測(cè)，安全或隔離等。用戶通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入網(wǎng)站服務(wù)器，需要對(duì)檔案信息利用者進(jìn)行身份認(rèn)證，從而得到在網(wǎng)上利用檔案的資格，積極采取授權(quán)訪問、拒絕非法訪問，安全監(jiān)控、日志管理、病毒防

范等有效措施，預(yù)防網(wǎng)上黑客攻擊，同時(shí)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全需要隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化和技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行不斷調(diào)整和加強(qiáng)。

4、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發(fā)利用，是一個(gè)涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個(gè)系統(tǒng)具備良好的服務(wù)功能，保證創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮從事檔案管理信息產(chǎn)業(yè)人才的作用，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實(shí)踐中應(yīng)具備對(duì)檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，要有憂患意識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)及外語(yǔ)能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

三、檔案信息化，時(shí)代之必然

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來(lái)新的機(jī)遇，只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，就能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

【作者簡(jiǎn)介】

常青，男，漢族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞縣檔案局工作，2004年畢業(yè)于酒泉鋼鐵職工大學(xué)，大專學(xué)歷，計(jì)算機(jī)與經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。

聯(lián)系電話：***