第一篇：信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)

長興諾力小額貸款有限責任公司

信貸檔案管理實施辦法（討論稿）

為規(guī)范信貸檔案管理，做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查、責任明確，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

二、信貸檔案管理的基本要求

1、信貸檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、逐級建檔的管理原則。

2、信貸檔案要設(shè)專人或兼職人員管理

3、信貸員要建立一戶一檔，包括客戶基礎(chǔ)資料、財務(wù)報表、信用全過程的所有記錄復(fù)印件、辦理擔保保全措施的復(fù)印件、還貸——收息記錄憑證復(fù)印件等相關(guān)資料進行編號歸檔。按月將當月已結(jié)清貸款本息的客戶檔案移交部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理

4、部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理收集保管信用全過程中的原始記錄，主要包括借款合同、客戶借款的確定件和權(quán)利證書原件等；保管信貸人員移交的已結(jié)清貸款本息的檔案資料；保管信貸文件；保管信貸報表等資料。

5、信貸檔案要實現(xiàn)統(tǒng)一收集，集中保管的辦法。

6、信貸檔案要在本公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進行，同時接受上級管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

7、按照信貸檔案歸卷要求，對每筆貸款要求做到資料完整，裝訂前仔細審查。

8、各類資料要按月裝訂，當月資料較多的，可裝訂多卷。對卷內(nèi)的資料要逐頁編寫順序頁碼，位置在每頁的右上角，同時填寫每卷的封面目錄和封底，填寫時須用藍色或黑色墨水書寫或打印，不得使用圓珠筆填寫。

三、信貸檔案的內(nèi)容

1、文件類：各類金融法律、法規(guī)，信貸管理制度、辦法，競賽通知，領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、申請書類：各類借款的申請、審批表，貸款展期申請書及審批表、借款人、擔保人身份證件（復(fù)印件）。

3、合同類：各類借款合同，擔保合同，抵（質(zhì)）押清單、房產(chǎn)土地、船泊、他項權(quán)利證書復(fù)印件等。

4、、報表類：期限管理類報表，再貸款管理類報表、貸款質(zhì)量分析類報表、貸款信息咨詢類報表、五級分類報表、不良貸款監(jiān)測類報表等

5、臺帳類：貸款期限類管理臺帳，五級分類臺帳，不良貸款管理類臺帳，抵債資產(chǎn)類等臺帳。

6、其它類：客戶經(jīng)理的貸款調(diào)查報告，會議記錄薄，貸后檢查報告、催收通知書，五級分類分析表、認定表，企業(yè)基礎(chǔ)資料、財務(wù)

報表，訴訟保全類資料，抵債資產(chǎn)資料，已核銷呆帳貸款臺帳、房產(chǎn)承租協(xié)議等。

四、信貸檔案的裝訂

1、裝訂的信貸檔案，每卷要以A4紙面為標準長寬，凡合同書、申請審批書等均應(yīng)將有文字的面向外，對折后裝訂要求每卷加裝封面、目錄和封底，左邊和下邊雙邊整齊，于左邊采用三孔一線法裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁，不壓字，不破損，不妨礙閱讀。

2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍，又屬于文書檔案范圍，其原件首先滿足文書檔案的需要，信貸檔案可采用復(fù)印件或摘錄主要內(nèi)容、文號的方法收集歸案。

3、屬于國家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件，信貸員、信貸業(yè)務(wù)部門信貸檔案管理員應(yīng)在檔案目錄“備注”欄內(nèi)注明密級或保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。

4、案卷封面及案卷脊背各項應(yīng)逐項填寫清楚。

5、當月的信貸檔案應(yīng)于下月的上旬前裝訂完畢。

五、信貸檔案的期限管理

1、永久保管檔案。主要包括：貸款核銷審批資料及清單、信貸檔案銷毀核準書及清單、未收清貸款的借款申請書、合同書及清單、貸款審查委員會決策記錄。

2、長期保管檔案，保管期限為15年。主要包括：借款合同、擔保合同等。

六、信貸檔案的調(diào)閱

1、內(nèi)部調(diào)閱檔案的控制：應(yīng)由調(diào)閱人出具《檔案調(diào)閱單》、經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，并登記《檔案調(diào)閱登記簿》、借閱的信貸檔案不得傳閱、涂改或拆散等，并按借閱期限歸還。信貸檔案的借閱時間、借閱人、批準人、經(jīng)管人員必須在《檔案調(diào)閱登記簿》上登記。

2、外部調(diào)閱檔案的控制：公安、稅務(wù)、工商、司法等部門在查處案件需要查閱檔案時，必須持有縣級以上司法機關(guān)的正式公文或文書方可查閱。經(jīng)核準查閱的檔案，由檔案管理人員登記《檔案調(diào)閱登記簿》，查閱時檔案管理人員必須在場陪同，不準將信貸檔案交給調(diào)閱人帶走，未經(jīng)批準不得在檔案資料上復(fù)制、照像、圈劃。查閱檔案介紹信、《檔案調(diào)閱單》和《檔案調(diào)閱登記簿》一并保管。

七、信貸檔案的銷毀

信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理，公司檔案管理人員登記《檔案銷毀登記簿》，將已核準銷毀的信貸檔案整理裝箱后，報送公司主管部門進行銷毀，銷毀工作必須由三人以上參加，監(jiān)銷人員要認真清點檔案數(shù)量，并在《檔案銷毀核準單》上簽名后，到指定地點進行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。

八、本實施細則由長興諾力小額貸款有限責任公司制訂，解釋權(quán)亦同。

九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件11

信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單

調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱日期調(diào)閱內(nèi)容調(diào)閱用途

審批人簽字檔案管理員簽字

年月年日日月

附件12

信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊

檔案類別歸檔號內(nèi)容檔案形成日期頁數(shù)應(yīng)保管年數(shù)已保管年限監(jiān)銷人簽章監(jiān)銷人簽章

監(jiān)銷日期

第二篇：信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法

信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條

為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《信貸管理基本辦法》、《貸后管理基本辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條

信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：

（一）及時完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

（二）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、本公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一 部分，信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由縣級聯(lián)社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務(wù)檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責

第四條

本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理。

第五條

客戶經(jīng)理職責?？蛻艚?jīng)理負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。

第六條

信貸部門職責。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條

不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責。

第八條

信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第三章 信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第九條

信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：

（一）權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；

（二）要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

（三）管理類：法人客戶的基本資料；

（四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料；

（五）綜合類：本公司內(nèi)部管理資料。

第十條

信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個項目）的檔案設(shè)為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條

權(quán)證類檔案包括：抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證的復(fù)印件（原件入會計部門金庫保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權(quán)機關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。

第十二條

要件類檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、審貸會會議紀要；

（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉(zhuǎn)貸款）和對外擔保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯(lián)社下發(fā)的生效通知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

（三）非融資類擔保業(yè)務(wù)還應(yīng)包括擔保涉及的有關(guān)合同、協(xié)議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業(yè)務(wù)應(yīng)包括政府有關(guān)部門批準的融資計劃，擔保項目可行性研究及批復(fù)，擔保涉及事項按照規(guī)定需事先獲得有關(guān)部門批準或核準的，應(yīng)有有關(guān)部門批準或核準的文件。

第十三條

管理類檔案包括：

（一）借款人和擔保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、事業(yè)法人證書復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前置許可證明復(fù)印件；

貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料；

法定代表人、負責人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；

企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復(fù)印件等。

（二）自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第四章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理

第十七條

信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

4．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸款審查審批表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。

第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務(wù)報表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。

第十九條

信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應(yīng)有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案，一律不得外借

第二十條。要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。

第二十一條

檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照當?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。

第二十二條

檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結(jié)果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報表的匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。

第二十三條

信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責人。

第二十四條

對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。

第五章

附 則

第二十五條

信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十六條

以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶、自然人貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當簡化。

第二十七條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第三篇：中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法

中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸管理基本制度》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)基本規(guī)程》、《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》以及相關(guān)信貸綜合制度和單項業(yè)務(wù)管理辦法等規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指農(nóng)業(yè)銀行提供、管理、收回各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料的紙質(zhì)和電子檔案。

第三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一管理原則；二是及時完整、真實有效原則；三是方便實用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第四條 下級行的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上接受上級行信貸管理部門、檔案管理部門的管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。

第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責

第五條 信貸業(yè)務(wù)管理行和經(jīng)營行應(yīng)以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理，及時將檔案信息錄入信貸管理系統(tǒng)并在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)、電子檔案移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

第六條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫的設(shè)立及管理員職責。

（一）信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營行應(yīng)在信貸管理部門或檔案管理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。具有非低風險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)的分理處視同經(jīng)營行。

（二）信貸業(yè)務(wù)管理行應(yīng)在檔案管理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理本級行內(nèi)部運作形成的信貸資料檔案（以下統(tǒng)稱本級行信貸運作檔案），包括本級行信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、本級行信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向上級行的報備報批材料及上級行批復(fù)。

承擔經(jīng)營職能的管理行參照經(jīng)營行模式管理全部信貸業(yè)務(wù)檔案。

（三）信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第七條 信貸部門職責。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責。

（一）經(jīng)營行客戶部門職責。

客戶部門負責收集整理客戶和擔保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件等信貸業(yè)務(wù)檔案?？蛻艚?jīng)理負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。

不良貸款按規(guī)定移交給風險資產(chǎn)經(jīng)營管理部門或其他專業(yè)不良貸款經(jīng)營管理部門后，由該部門履行客戶部門檔案管理職責。

沒有非低風險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)、履行客戶部門職責的支行或分理處視同客戶部門，管理信貸業(yè)務(wù)檔案?？陀^上不具備向上級行移交信貸業(yè)務(wù)檔案條件的，經(jīng)一級分行信貸管理部門和辦公室批準，可設(shè)立臨時信貸業(yè)務(wù)檔案庫，落實專人統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案，年后40個工作日內(nèi)將已結(jié)清或核銷的信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交上級行。

經(jīng)營行直接審批的信貸業(yè)務(wù)，可將客戶和擔保人基礎(chǔ)資料原件作為各環(huán)節(jié)決策資料。經(jīng)營行報上級行審批的信貸業(yè)務(wù)，客戶和擔保人基礎(chǔ)資料原件仍留經(jīng)營行客戶部門，需要上報的基礎(chǔ)資料由經(jīng)營行調(diào)查人員復(fù)印并簽署“與原件核對相符”字樣。

（二）經(jīng)營行信貸管理部門職責。

經(jīng)營行信貸管理部門負責管理本級行信貸運作檔案。其業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責收集整理本級行信貸運作檔案資料，月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理。

（三）管理行信貸部門職責。

管理行信貸運作檔案由審查部門負責，落實部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。特事特辦業(yè)務(wù)在總行層次的信貸運作檔案年中由客戶部門負責收集管理。貸審會審議信貸事項的運作檔案年中由貸審會辦公室負責收集管理。信貸運作檔案于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

第八條 信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第三章 信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第九條 信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為三類：客戶、擔保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件；本級行信貸運作檔案資料；貸后管理資料及相關(guān)法律文件。

第十條 客戶、擔保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件包括：

（一）客戶基本資料。客戶和擔保人的營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)法人證書，法人授權(quán)書(為分支機構(gòu)的)，法定代表人身份證明復(fù)印件；特殊行業(yè)經(jīng)營許可證；企業(yè)資質(zhì)等級證書；組織機構(gòu)代碼；驗資證明；公司章程；各期財務(wù)報表、審計報告；貸款卡及查詢資料；客戶印鑒卡，董事會成員、法定代表人、有權(quán)簽字人的簽字樣本等。

（二）業(yè)務(wù)資料。客戶信貸業(yè)務(wù)申請書；法定代表人的授權(quán)書；董事會同意申請辦理信貸業(yè)務(wù)的決議；項目建議書；項目可行性研究報告；項目立項批復(fù)；項目水、電、環(huán)保、消防、規(guī)劃和土地等部門的有關(guān)批復(fù)文件；進口合同、銷售合同或代理進口協(xié)議等。

（三）擔保資料。擔保人法定代表人的授權(quán)書；董事會同意提供擔保決議；共有人同意抵（質(zhì)）押書面證明；有權(quán)機關(guān)辦理的抵（質(zhì)）押登記，抵（質(zhì)）押物清單及評估報告；抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單等法律文書的復(fù)印件（原件入會計部門現(xiàn)金庫保管）等。

（四）信貸業(yè)務(wù)承諾函、意向書、合作協(xié)議，主從合同、借據(jù)等。

（五）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)資料及輔助資料。第十一條 本級行信貸運作檔案資料包括：

（一）本級行信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料。

開戶行負責人簽署同意進行調(diào)查的客戶信貸業(yè)務(wù)申請書復(fù)印件，客戶及擔保人基本資料、業(yè)務(wù)資料、擔保資料復(fù)印件。經(jīng)營行直接審批、以原件作為內(nèi)部運作材料的，相關(guān)基礎(chǔ)資料不重復(fù)保存。

有權(quán)審批行受理上報業(yè)務(wù)的，決策依據(jù)資料還包括申報行的請示報告（文件）、調(diào)查報告、審查報告、有權(quán)審批人簽字的貸審會審議表、《主責任人名單表》等；其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

（二）本級行信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料。

1．評級、調(diào)查資料，包括客戶基本情況調(diào)查表、信貸業(yè)務(wù)調(diào)查表；客戶信用等級測評資料；信貸業(yè)務(wù)評估報告；保證人擔保能力、抵（質(zhì)）押物擔保能力調(diào)查的相關(guān)資料；調(diào)查經(jīng)辦人和調(diào)查主責任人簽字的信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告等。2．審查資料，包括信貸業(yè)務(wù)審查表、信貸業(yè)務(wù)法律審查表，審查經(jīng)辦人和審查主責任人簽字的信貸業(yè)務(wù)審查報告等；

3．貸審會審議、審批、報備資料，包括會議記錄本、《貸審會投票表決表》、會議紀要、行長簽字的審議表、批復(fù)、《主責任人名單表》等。

（三）向上級行的報備報批材料及上級行批復(fù)，包括信貸業(yè)務(wù)報備表及報告、上報有權(quán)審批行的請示報告（文件）、有權(quán)審批行的批復(fù)等。

（四）不良貸款認定資料，包括申報行的請示報告、對應(yīng)的《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》、損失類貸款的內(nèi)部確認材料或外部證明材料、審查報告、貸審會審議表（沒有設(shè)立貸審會的支行可以不提交貸審會審議表）；本行的審查報告、貸審會審議表、會議紀要、批復(fù)等。

（五）核銷資料，包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責任的審計報告、責任人處理文件；按規(guī)定須提供的有關(guān)證明材料；內(nèi)部審查、審批材料等。核銷申報審批材料的管理執(zhí)行核銷管理辦法相關(guān)規(guī)定，并于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

（六）風險預(yù)警信號處理資料，包括經(jīng)營行上報的《風險預(yù)警信號處理表》、審批行信貸管理部門或客戶部門組織研究制定的風險化解措施方案、主管行長審批同意的批件等。

（七）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。第十二條 貸后管理資料及相關(guān)法律文件包括：

（一）經(jīng)營主責任人、管戶主責任人、風險監(jiān)控主責任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。

（二）貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔保人的各期財務(wù)報表；《貸后管理檢查表（按客戶）》及所附專題報告說明等。

（三）按規(guī)定復(fù)測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風險分類資料。

（四）《風險預(yù)警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風險客戶退出方案。

（五）信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔保人同意擔保展期的書面證明，經(jīng)營行信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

（六）有問題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相

關(guān)認定資料；事實風險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

（七）信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評價報告。

（八）信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。

（九）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

第十三條 個人信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人信貸業(yè)務(wù)貸后管理實施辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀辦發(fā)［2003］481號）、《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人住房貸款業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定〉的通知》（農(nóng)銀辦［2001］58號）及相關(guān)管理制度的要求。

第四章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求

第十四條 信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄（一式兩份，各留存一份）上簽字。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒（或夾）保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。

2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄，檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名（包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限）等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務(wù)、個人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。

5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔?！顿J審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級行直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級行貸審會審議、下級行經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其本級行信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

第十五條 信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本行應(yīng)有專人在場陪同，嚴禁將原件借出。

第十六條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結(jié)移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)檔案資料辦理移交手續(xù)，要由所在部門負責人進行監(jiān)交。

第十七條 檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀發(fā)［2000］135號）的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。

第十八條 檔案保管期限。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限分為短期保管、長期保管和永久保管。短期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為5至10年：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少５年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年。

長期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年至15年：信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年。

永久保管的信貸業(yè)務(wù)檔案：信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的（包括已核銷的信貸業(yè)務(wù)），其信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管。

第十九條 信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。對超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)辦公室、信貸管理部門負責人審查，行長審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員和辦公室、信貸管理部門負責人同時在留存銷毀清冊上簽字備查。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。

第二十條 信貸管理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定。第二十一條 各級行要加強信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作的檢查。對未按規(guī)定要求設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責形成風險的，按照《中國農(nóng)業(yè)銀行員工違反規(guī)章制度處理暫行辦法》及《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》等制度規(guī)定追究相關(guān)責任人責任。信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作成績突出的，給予表揚和獎勵。

第五章 附 則

第二十二條 本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十三條 各一級分行可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實施細則，并報總行備案。境外分行及公司在參照本辦法基礎(chǔ)上結(jié)合當?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)有關(guān)要求制定實施細則，報總行備案。

第二十四條 本辦法由總行制定、解釋和修訂。第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行貸款客戶檔案管理辦法〉的通知》（農(nóng)銀函［1999］1059號）同時廢止。

第四篇：信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法

小額貸款公司

信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸資料的完整性，促進信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和信貸資產(chǎn)的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，對信貸業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

第四條各級管理單位要制定有關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。

第五條信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、小額貸款公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法

第六條信貸業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。

第七條信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：

權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處臵權(quán)的要件；

要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

管理類：借款人的基本資料；

保全類：資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料；

綜合類：小額貸款公司內(nèi)部管理資料等。

每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。

1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類主要是指抵（質(zhì)）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處臵權(quán)的相關(guān)要件不在信貸檔案中管理，其中有價單據(jù)必須

共 4 頁 第 1 頁

存放于金庫，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第八條權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險單，抵押（質(zhì)押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險單。

第九條要件類檔案包括：企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批書、審貸會會議紀要、公司向上級部門的推薦審查意見、上級部門的貸款批準意見、貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質(zhì))押核實書、保險合同、貸款法律審查意見（按相關(guān)制度規(guī)定應(yīng)出具的）、準貸（簽）證、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)、貸后檢查記錄和貸款檢查報告、企業(yè)經(jīng)營活動分析報告、保證金進賬證明資料、貸款五級分類認定表（季度）、自然人（農(nóng)戶）的資信評定書，法人客戶的信貸登記咨詢書，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

項目貸款還應(yīng)包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項目的批復(fù)文件，項目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項目概、預(yù)、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設(shè)資金來源證明文件、項目建設(shè)進度表、資金使用計劃等。

簽發(fā)銀行承兌匯票還應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù)印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。

其他業(yè)務(wù)所必須的要件等等。

第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復(fù)印件等。

專業(yè)擔保機構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔保基金已存入在設(shè)立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。

自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第十一條保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款

檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃。

呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責任認定文件、債權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，上級部門批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我社債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權(quán)的重要憑據(jù)、帳務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)材料。

第十二條綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。

第十三條權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，信貸員將復(fù)印件與原件核實，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。

第四章信貸業(yè)務(wù)檔案的日常管理

第十四條信貸檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔

收集：各信貸員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的信貸資料，審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時補充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各信貸檔案類別的相應(yīng)資料。

整理：業(yè)務(wù)實際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)原始資料進行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。

立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年信貸檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán)證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。

歸檔：對已還清貸款的隨筆和已失效或已處臵完畢的信貸資料從本年信貸立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼等，填寫卷內(nèi)目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實，并對卷內(nèi)資料進行審查，保證其齊全（附件八），對接收的檔案進行排序，放入固定位臵，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內(nèi)容、形成時間、頁數(shù)、是否原件、存放位臵等要素，對權(quán)證類檔案，并單獨建立權(quán)證類檔案要單獨建立權(quán)證類檔案登記簿進行登記（附件九）、管理、定期核對。

第十五條信貸檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀

調(diào)閱：各級單位都應(yīng)建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級相關(guān)人員調(diào)閱信貸檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級信貸主管負責人簽字同意（附件十）。

外借：信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報縣聯(lián)社主任批準才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。

保管：檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定

期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。

尚有信貸關(guān)系的信貸檔案作永久保管，清理全部信貸業(yè)務(wù)的檔案從客戶與本社的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期五年。

綜合類信貸業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報表的匯總表為永久保管。

信貸業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。

銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制信貸檔案銷毀清冊（附件14），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管社的主任在銷毀清冊簽署意見，報聯(lián)社信貸管理部門審核，主管主任簽字同意。

檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報告主管信貸的主任。

第五章責任

第十六條對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。

第六章附則

第十七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。

第十八條以錄音、錄像、掃描、縮等方式保存的信貸業(yè)務(wù)檔案歸集在結(jié)合檔案部門保管。

第十九條本制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各信貸管理部門至少應(yīng)包括的基本內(nèi)容，不僅限于此。

第二十條設(shè)有專職信貸業(yè)務(wù)檔案管理員的單位，信貸員收集好資料應(yīng)在次日按移交清冊交專職管理員做好立卷、歸檔工作，移交綜合檔案管理部門。由于信貸業(yè)務(wù)對象不同，信貸檔案管理也略有不同，各單位參照本制度，具體細化執(zhí)行。

第二十一條本制度自董事會審議通過之日起執(zhí)行，修改、解釋權(quán)歸董事會。

第五篇：信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法-部分

******小額貸款公司

信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸資料的完整性，促進信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和信貸資產(chǎn)的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，對信貸業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

第四條各級管理單位要制定有關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，*** 共9頁

做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。

第五條信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、小額貸款公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法

第六條信貸業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。

第七條信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：

權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；

要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

管理類：借款人的基本資料；

保全類：資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料；

綜合類：小額貸款公司內(nèi)部管理資料等。

每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。

1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。

3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔

區(qū)的權(quán)證類主要是指抵（質(zhì)）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在信貸檔案中管理，其中有價單據(jù)必須存放于金庫，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第八條權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險單，抵押（質(zhì)押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險單。

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