第一篇：酒店檔案管理制度

酒店檔案管理制度

為健全完善賓館的各項管理制度，加強對賓館檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本賓館實際情況，特制定本制度。

一、歸檔范圍

（一）賓館重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、會議紀要等。

（二）上級機關發(fā)來的與本賓館有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)劃、計劃、通知等文件材料。

（三）賓館對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

（四）賓館的請示、報告與上級機關的批復。

（五）賓館反映主要職能活動的管理制度、報告、總結等。

（六）賓館的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表。

（七）賓館的財務檔案。

（八）賓館與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（九）賓館員工人力資源（人事）檔案。

（十）本賓館的歷史沿革、大事記及反映本賓館重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等資料。

二、檔案管理體制

賓館統(tǒng)一由總經辦負責管理檔案，并設置檔案管理員崗位，專人負責檔案管理工作。

三、檔案管理員的職責

（一）有良好的政治素質和職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，熱心服務，能維護史實，遵紀守法。

（二）掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，具備比較全面的文化、理論、科學技術知識。

（三）科學管理檔案，全面了解檔案和檔案工作情況。

（四）建立科學總目錄、案卷目錄?？茖W分類，陳列有序。

（五）嚴防泄密事件發(fā)生。查閱檔案，需說明查閱內容，領導審批，并登記簽字。查閱中只查批準查閱內容，不準查閱其他資料。嚴禁個人行為借閱、復制。單位或組織借閱檔案，由檔案管理員直接送還，不可交由他人保管。

（六）指導各處室收集資料，科學分類，按時組卷歸檔，檢查重要資料是否遺失、殘缺、規(guī)范。

（七）注意防潮、防火、防盜、防蟲。保持室內、柜架、卷宗潔凈，空氣流通。

四、資料的收集與整理

檔案的收集整理工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

（一）賓館的歸檔資料實行“年度歸檔”制度，每年二月份為賓館檔案資料歸檔期。

（二）賓館的文書立卷、檔案管理工作，采取集中和分散相結會的方法。賓館的檔案由總經辦負責立卷歸檔；賓館各部室的檔案由各部門立卷后交總經辦檔案室歸檔；人事檔案由總經辦副主任（主管人事、勞資）負責清理歸檔；財務室檔案由計財部經理負責清理歸檔。各部門在年初向賓館檔案室移交上一年度經整理的檔案資料（屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內）。賓館檔案室按規(guī)定向省局檔案室移交永久保存的檔案。在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各部門經理應積極配合與支持。

（三）凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

（四）各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

五、資料歸檔要求

（一）材料完整齊全。

（二）系統(tǒng)、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持

它的內在聯系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

（三）立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。

（四）在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

（五）由檔案部門對業(yè)務部門加以指導，協(xié)助業(yè)務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊上簽字。

（六）檔案室在收到業(yè)務部門的歸檔和各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。

六、部門歸檔要求

（一）編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

（二）文件按時間順序排列，最近的在最上面。

（三）定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

（四）記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

七、檔案管理

酒店檔案室做到防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防霉、防光，對永久檔案要重點保護。對被損壞的檔案要及時進行修補。嚴格檢查制度，發(fā)現問題要及時進行處理。

八、檔案的借閱

（一）總經理、副總經理、總經辦主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱、歸還手續(xù)。

（二）因工作需要，賓館的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經辦主任核批。

（三）賓館檔案密級分為機密、秘密兩個級別，機密級檔案經總經理批準后，只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經副總經理批準后可以借閱，但借閱時間不得超過4小時?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經辦主任審批。

（四）財務檔案資料必須經總經理審批同意后，方可查閱。

九、檔案借閱者必須遵守的規(guī)定

（一）愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

（二）注意安全保密，未經許可，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借。

十、檔案的銷毀

（一）賓館任何個人或部門非經允許不得銷毀賓館檔案資料。

（二）當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《賓館檔案資料銷毀審批表》，交總經辦主任審核后，報總經理批準后執(zhí)行。

（三）凡屬于機密級的檔案資料，必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經辦主任批準后方可銷毀。

（四）經批準銷毀的賓館檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《賓館檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

（五）在銷毀賓館檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經辦主任指定專人監(jiān)督銷毀。

十一、檔案管理人員要努力學習、鉆研業(yè)務。

自覺接受局機關檔案管理人員和檔案管理行政部門的檢查和指導。

第二篇：酒店消防檔案管理制度

酒店消防檔案管理制度

第一條 為加強單位消防檔案管理工作，提高檔案利用效率，特制定本制度。第二條 保衛(wèi)部為單位消防檔案的管理部門，其主要職責如下：

（一）對各部門消防資料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；

（二）做好公司消防檔案的收集、整理、保管和利用的工作；

（三）提高消防檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。第三條 歸檔范圍：

（一）消防法規(guī)性文件。包括相關消防手續(xù)、消防部門下發(fā)的法律文書、文件資料或由單位頒布的各種規(guī)章制度等；

（二）消防例會形成的各種文件材料；

（三）單位的各種消防工作計劃、總結、報告、請示、批示等；

（四）單位與消防維保單位或者油煙道清潔工作簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

（五）證件性文書資料、包括獲得的各類消防榮譽牌匾，特殊工作的證書和證明等；

（六）消防設施設備方面的文件材料；

（七）聲像制品資料，包括單位各部門在日常的消防培訓、演習、巡查、檢查等，以聲像形式記錄下來的各種資料。第四條

平時歸卷：

（一）各部門都要建立健全平時歸卷制度。對消防巡查、檢查以及消防配需的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管；

（二）各部門應根據本部門的消防工作職責及工作任務，編制平時消防文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切，并編上條款號；

（三）各部門工作人員應及時將填寫完畢或經領導批準的消防文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷；

（四）專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的消防文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)登記簿上注明。第五條

立卷

（一）消防檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用；

（二）歸檔的消防文件材料種數、份數以及每份文件的頁數鈞應齊全完整；

（三）卷內消防文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起；

（四）案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第六條

消防安全基本情況應包括下列內容：基本概況和消防安全重點部位情況；所在建筑消防設計審核、消防驗收以及場所使用或者開業(yè)前消防安全檢查的許可文件和相關資料；消防組織和各級消防安全責任人； 安全管理制度和保證消防安全的操作規(guī)程；消防設施、滅火器材配置情況；消防安全管理人、自動消防設施操作人員、電氣焊工、電工、易燃易爆化學物品操作人員的基本情況；新增消防產品、防火材料的合格證明材料。第七條

消防安全管理情況應包括下列內容：消防安全例會紀要或決定；公安消防機構填發(fā)的各種法律文書；消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)記錄；火災隱患、重大火災隱患及其整改情況記錄；防火檢查、巡查記錄；有關燃氣、電氣設備檢測等記錄資料；消防安全培訓記錄；滅火和應急疏散預案的演練記錄；火災情況記錄；消防獎懲情況記錄。

第三篇：酒店文件、檔案管理制度

酒店文件、檔案管理制度

（一）文件處理制度（制度編號：JB066）

公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準確、及時、安全、統(tǒng)一。公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

1、凡酒店的收文、總經理的收文，由酒店行政部簽收；屬酒店領導親收件，一律交收件人親自處理。

2、凡上級來文、下級請示件、同級呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進行登記。登記后的內容包括：收文序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、分發(fā)單位及其份數、領導指示、承辦情況、催辦情況、終結處理、歸卷號以及備注等。平件與密件要分別登記，便于管理。分清急緩，急件要隨到隨登并及時分送。收文薄上的序號應按編排，不要出現空號、重號。若有數份同一文件，每一份可注明第幾份。收文登記的同時，應在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數的收文專用章。

3、公文登記后，由總經理辦公室根據主管領導的批示，轉交各有關人員或部門傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由總辦文員送交，并經登記，簽收后才可送交。

4、閱讀文件應按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到行政辦閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續(xù)，用完后及時退還。秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。

5、各部門或個人承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

7、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規(guī)定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。當年文件應于第二年第二季度移交完畢，個人不得私自保存應當存檔的公文。

8、各級干部調動時，應將文件清理移交。凡參加會議帶回的文件，應及時送行政部登記保管。

9、沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由辦公室定期銷毀。銷毀文件要進行登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。秘密級以上文件，不準作廢品出售，一律經碎紙機處理。

（二）發(fā)文處理

1、各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應經本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經總經理辦公室主任同意后方可打印成文。

2、部門領導核稿時，一定要認真負責。審核把關的主要內容和重點是：

（1）是否需要行文，應當用什么名義行文，要嚴格控制發(fā)文的數量；

（2）是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（4）涉及其它部門的問題是否協(xié)調一致；

（5）審批手續(xù)是否符合要求（如是否按照規(guī)定的要求逐級進行核稿、簽署、會簽或提交一定的會議通過或報上級批準等，以明確各級應盡的責任），是否符合公文體式的有關規(guī)定（如是否準確地體現了發(fā)文機關同受文機關的關系，文中語氣是否恰當，主送、抄送機關是否準確，標題、緊急程度、機密等級定得是否正確，是否便于受文機關辦理等）；

（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是否規(guī)范，文中有無錯漏等等。

3、凡以酒店名義發(fā)出的文件，應由酒店主管領導簽發(fā)，重要的或者涉及面廣的，應由正職或授權主持日常工作的副職領導人代簽；酒店領導外出期間，可授權或委托其他負責人代簽；在既定的方針、政策、法令、計劃、決議范圍內的一般業(yè)務問題的發(fā)文，可由主管領導簽發(fā)，或由領導委托總經理辦公室主任簽發(fā)；會議通過的文件，根據授權，可由總經理辦公室主任簽發(fā)；凡以酒店內某一部門的名義發(fā)出的文件，應由該部門負責人簽發(fā)；但凡涉及方針、政策重大問題的，除部門負責人簽批外，還應送酒店主管領導審核和加簽。

4、繕印要按公文格式進行，文件的字數多少要和紙幅大小相應，盡量避免末頁無正文的現象，如出現此種情況，應在末頁注明“此頁無正文”字樣。

5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護原稿，不得涂抹或污損，應移交辦公室保管。

6、密級較高的文件應專人打印，大量印刷應指定專門場所。

7、印刷文件需認真校對，重要文件實行復核甚至三校，以保證正確無誤。在繕校中如發(fā)現原稿有疑問、錯誤或不妥之處，應及時和承辦單位聯系，自己不得隨意修改，校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數字、時間等，應蓋上校對專用章。

8、酒店正式行文必須由打字員統(tǒng)一編號，用酒店特別制的公文紙印刷，經蓋印方能發(fā)出。

（三）檔案管理制度（制度編號：JB067）

1、歸檔

各部門在工作中形成的已經辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。歸檔文件必須經過酒店總經理辦公室主任審查后才可歸檔。

2、檔案分類

酒店經營、生產、技術等管理性文件，要按其文件內容和載體區(qū)分為九個大類：

（1）設備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術類；（4）酒店行政類；（5）經營管理類；（6）黨群工作類；（7）聲像檔案類；（8）已故人員檔案類；（9）會計檔案類； 分類方法：

1、按組織機構分類；

2、按工程項目分類；

3、按專業(yè)性質分類；

4、按設備型號分類；

5、按時間分類；

6、按問題分類；

（三）檔案保管

1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。

4、存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號的順序排列在膠片柜或防火柜內，縮微母片和拷貝應分別存放。

5、膠片庫房應設置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。庫房內應設防火和空氣調節(jié)設施，溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。

6、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行進行修補和復制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

（四）檔案保密

注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅固，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

（五）檔案鑒定

酒店要根據國家和有關部門的規(guī)定，編制酒店檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

1、對酒店有長遠利用價值的檔案應永久保存。

2、對酒店在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

4、鑒定工作要組織由酒店領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

5、鑒定工作應該定期進行，一般三年左右進行一次。

6、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，酒店應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

7、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經酒店領導審批，并報有關當案管理機關備案。銷毀當案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

（六）檔案統(tǒng)計

1、酒店檔案管理要健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計等。

（七）檔案管理現代化

1、企業(yè)綜合檔案管理現代化是企業(yè)現代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。

2、酒店檔案室要應用現代化管理方法，逐步應用電子計算機進行編目、檢索和庫存管理。

（八）酒店要按照國家有關規(guī)定，向檔案館移交有關檔案或復制件。

（九）酒店停業(yè)關閉后，除設備檔案、基建檔案等隨實物交外，其余檔案向有關檔案館移交。

（四）印章管理制度（制度編號：JB068）

1、酒店印章、合同專用章統(tǒng)一由酒店行政部及財務部管理。酒店所屬各部門印章由部門秘書保管，并按規(guī)定使用。

2、使用酒店印章，必須經酒店領導或辦公室主任批準，填寫使用酒店印章登記表方能使用。

3、使用酒店合同專用章，必須經部門領導，財務部經理、酒店總經理審批；項目金額較大的，必須經酒店董事長審批；項目金額巨大的，必須由酒店董事會三分之二以上成員會簽審批或召開董事會議通過方能辦理。

4、使用部門印章，必須經本部門領導批準，由秘書辦理登記手續(xù)后方能使用。

第四篇：關于酒店消防檔案管理制度說明

【關于酒店消防檔案管理制度說明】

為了規(guī)范酒店消防管理工作，根據《中國消防法》《湖北省消防管理條例》特制定本管理制度。

一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實，全面反映消防工作的基本情況，并附有必要的圖表，根據情況變化及時更新。

二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經辦]檔案，要有專人統(tǒng)一保管、備查。

三、消防安全基本情況包括以下內容：

1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。

2、工種施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。

3、消防管理組織機構和各級消防安全責任人姓名等。

4、消防安全制度。

5、消防設施、滅火器材情況。

6、義務消防隊員及其消防裝備配備情況。

7、與消防安全有關的重點工種人員情況。

8、新增消防產品、防火材料的合格證明材料。

9、滅火和應急疏散預案。

10、消防設施操作規(guī)程。

四、消防安全管理情況包括以下內容:

1、公安消防機構填發(fā)的各種法律文書。

2、消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。

3、火災隱患及其整改情況記錄。

4、防火檢查、巡查記錄。

5、有關電器設備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。

6、消防安全培訓記錄。

7、滅火和應急疏散預案的演練記錄。

8、火災情況記錄。

9、消防獎懲情況記錄。

五、單位工程的基本概況、公安消防機構填發(fā)的各種法律文書，以及與消防工作有關的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。

六、消防檔案酒店內任何人員調閱，需要經過保安部經理、總經理審批。在調閱后及時歸還，如有損壞，按照情節(jié)輕重給予處罰。

【關于酒店消防檔案管理制度說明】

第五篇：酒店文檔、檔案、印章管理制度

文檔管理制度

文檔管理制度

公文管理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準確、及時、安全、統(tǒng)一。公文由人力資源部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

1、凡酒店的收文、總經理的收文，由酒店人力資源部簽收；屬酒店領導親收件，一律交收件人親自處理。

2、凡上級來文、下級請示件、同級呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進行登記。登記后的內容包括：收文序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、分發(fā)單位及其份數、領導指示、承辦情況、催辦情況、終結處理、歸卷號以及備注等。平件與密件要分別登記，便于管理。分清急緩，急件要隨到隨登并及時分送。收文薄上的序號應按編排，不要出現空號、重號。若有數份同一文件，每一份可注明第幾份。收文登記的同時，應在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數的收文專用章。

3、公文登記后，由總經理辦公室根據主管領導的批示，轉交各有關人員或部門傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由總辦文員送交，并經登記，簽收后才可送交。

4、閱讀文件應按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到人力資源部閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續(xù)，用完后及時退還。秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。

5、各部門或個人承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

7、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規(guī)定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。當年文件應于第二年第一季度移交完畢，個人不得私自保存應當存檔的公文。

8、各級干部調動時，應將文件清理移交。凡參加會議帶回的文件，應及時送人力資源部登記保管。

9、沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由辦公室定期銷毀。銷毀文件要登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。機密級以上文件，不準作廢品出售，一律經碎紙機處理。

發(fā)文處理制度

1、各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應經本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經總經理辦公室主任同意后方可打印成文。

2、部門領導核稿時，一定要認真負責。審核把關的主要內容和重點是：（1）是否需要行文，應當用什么名義行文，要嚴格控制發(fā)文的數量；（2）是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（4）涉及其它部門的問題是否協(xié)調一致；

（5）審批手續(xù)是否符合要求（如是否按照規(guī)定的要求逐級進行核稿、簽署、會簽或提交一定的會議通過或報上級批準等，以明確各級應盡的責任），是否符合公文體式的有關規(guī)定（如是否準確地體現了發(fā)文機關同受文機關的關系，文中語氣是否恰當，主送、抄送機關是否準確，標題、緊急程度、機密等級定得是否正確，是否便于受文機關辦理等）；

（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是否規(guī)范，文中有無錯漏等等。

3、凡以酒店名義發(fā)出的文件，應由酒店董事長簽發(fā)。店內涉及面廣的，應由正職或授權主持日常工作的副職領導人代簽；酒店領導外出期間，可授權或委托其他負責人代簽；會議通過的文件，根據授權，可由總經理辦公室主任簽發(fā)；凡以酒店內某一部門的名義發(fā)出的文件，應由該部門負責人簽發(fā)；但涉及人財物問題的，除部門負責人簽批外，還應送酒店主管領導審核和加簽。

4、繕印要按公文格式進行，文件的字數多少要和紙幅大小相應，盡量避免末頁無正文的現象，如出現此種情況，應在末頁注明“此頁無正文”字樣。

5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護原稿，不得涂抹或污損，應移交辦公室保管。

6、密級較高的文件應專人打印，大量印刷應指定專門場所。

7、印刷文件需認真校對，重要文件實行三校復核，以保證正確無誤。在繕校中如發(fā)現原稿有疑問、錯誤或不妥之處，應及時和承辦單位聯系，自己不得隨意修改，校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數字、時間等，應蓋上校對專用章。

8、酒店正式行文必須由錄入員統(tǒng)一編號，用酒店專用公文紙印刷，經蓋鮮印方能發(fā)出。

檔案管理制度

（一）歸檔-各部門在工作中形成的已經辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。歸檔文件必須經過酒店總經理辦公室主任審查后才可歸檔。

(二)檔案分類-酒店經營、生產、技術等管理性文件，要按其文件內容和載體區(qū)分為九個大類：

（1）設備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術類；（4）酒店行政類；（5）經營管理類；（6）培訓工作類；（7）聲像檔案類；（8）離店/骨干人員檔案類；（9）會計檔案類；

（三）分類方法：

1、按組織機構分類；

2、按工程項目分類；

3、按專業(yè)性質分類；

4、按設備型號分類；

5、按時間分類；

6、按問題分類；

（四）檔案保管

1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。

4、存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號的順序排列在膠片柜或防火柜內，縮微母片和拷貝應分別存放。

5、膠片庫房應設置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。庫房內應設防火和空氣調節(jié)設施，溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。

6、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行進行修補和復制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

（五）檔案保密。注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅固，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

（六）檔案鑒定。酒店要根據國家和有關部門的規(guī)定，編制酒店檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

1、對酒店有長遠利用價值的檔案應永久保存。

2、對酒店在一定時期內有利用價值的檔案分為長期或短期保存。

3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

4、鑒定工作由酒店領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

5、鑒定工作應該定期進行，一般三年左右進行一次。

6、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，酒店應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

7、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經酒店領導審批，并報有關擋案管理機關備案。銷毀擋案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

（七）檔案統(tǒng)計

1、酒店檔案管理要健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計等。

（八）檔案管理現代化

1、檔案管理要列入酒店信息化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。

2、酒店檔案室要應用電子計算機進行編目、檢索和庫存管理。

（九）酒店要按照國家有關規(guī)定，向檔案館移交有關檔案或復制件。

（十）客史檔案應專門妥善管理。并做到不成套借出，各部門經理可借閱復印件;避免書面材料流傳，依法保護 VIP客人的隱私。

印章管理制度

1、酒店印章、合同專用章統(tǒng)一由酒店人力資源部及財務部管理。

2、使用酒店印章，必須經酒店領導或辦公室主任批準，填寫使用酒店印章登記表方能使用。

3、使用賓酒店館合同專用章，必須經部門領導，財務部經理、酒店總經理審批；項目金額較大的，必須經酒店董事長審批；項目金額巨大的，必須由酒店董事會三分之二以上成員會簽審批或召開董事會議通過方能辦理。

4、使用部門印章，必須經本部門領導批準，由秘書辦理登記手續(xù)后方能使用。

5、財務印章,嚴格實行三章(法人章, 財務負責人章, 財務專用章)分離,按照財務有關規(guī)定執(zhí)行。