第一篇：檔案學(xué)

第一章

一、1、檔案室類(lèi)型與任務(wù)：主要有普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、綜合檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案信息中心?；救蝿?wù)是，集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。具體任務(wù)是，對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用；定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值德?tīng)枡n案向檔案館移交。

2、檔案館類(lèi)型與任務(wù)：國(guó)家檔案館、部門(mén)檔案館、企事業(yè)及其他社會(huì)組織單位檔案館。基本任務(wù)是，收集、保管和利用檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，維護(hù)歷史的真實(shí)，服務(wù)于現(xiàn)實(shí)和未來(lái)。

3、檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置：?jiǎn)挝粰n案室、文件中心（集中保管并提供利用的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢的文件的機(jī)構(gòu)）、各級(jí)各類(lèi)檔案館、各級(jí)檔案局（《檔案法》的執(zhí)法主體）

4、A、世界上現(xiàn)存最大的一份紙草檔案：公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成，現(xiàn)存?zhèn)惗夭涣蓄嵅┪镳^。B、世界上創(chuàng)刊最早的檔案專(zhuān)業(yè)刊物：1876年，德國(guó)《檔案雜志》。C、世界上第一個(gè)提出“檔案學(xué)已成為一門(mén)獨(dú)立學(xué)科”觀點(diǎn)的人：1884年法國(guó)朗格魯.D、世界上唯一的檔案專(zhuān)業(yè)出版社：1982年1月3日，中國(guó)成立了檔案出版社E、世界上唯一的檔案專(zhuān)業(yè)報(bào)紙：1995年《中國(guó)檔案報(bào)》

5、檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是保存檔案史料的基地，是社會(huì)各方面利用檔案資料的中心

二、1、檔案的定義表述為，國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案就是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。

三、1、檔案的價(jià)值和作用：憑證價(jià)值（這是由檔案的本質(zhì)屬性—原始記錄性所決定的）、參考價(jià)值（基本價(jià)值）。作用：（1）機(jī)關(guān)工作的查考憑證（2）生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)（3）政治斗爭(zhēng)的必要工具（4）科學(xué)研究的可靠資料（5）宣傳教育的生動(dòng)素材

2、檔案的基本分類(lèi)：按生產(chǎn)領(lǐng)域，文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案；按制成材料，甲骨、竹簡(jiǎn)、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶、光盤(pán)、食物檔案等；按單位性質(zhì)，政黨機(jī)關(guān)檔案、事業(yè)單位檔案、企業(yè)檔案、軍隊(duì)檔案、農(nóng)村檔案等；按形成時(shí)期，建國(guó)檔案（歷史檔案）、建國(guó)后檔案（現(xiàn)實(shí)檔案）

3、檔案工作8大環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案利用、檔案的編研 第二章

一、1、歸檔時(shí)間應(yīng)注意：向檔案室移交的時(shí)間一般應(yīng)該在第二年6月底以前，由文書(shū)部門(mén)立好卷向檔案室歸檔。

2、文書(shū)檔案保管期限劃分：永久和定期，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為30年和10年。

二、1、歸檔：機(jī)關(guān)各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書(shū)部門(mén)或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱(chēng)為歸檔。

2、歸檔范圍：是指本機(jī)關(guān)哪些文件應(yīng)該立卷歸檔，哪些文件資料可不立卷歸檔。

3、歸檔制度：就是確定歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及歸檔案卷質(zhì)量要求和手續(xù)的一種實(shí)用文?；緝?nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求

4、檔案征集公告：是指政府或機(jī)關(guān)團(tuán)體向社會(huì)公眾宣布檔案征集目的、范圍、方式等事項(xiàng)的一種應(yīng)用文體。基本內(nèi)容包括：征集范圍、征集方式、聯(lián)系方式

三、1、歸檔要求：（1）歸檔總要求，遵循文件資料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用（2）歸檔注意點(diǎn)，電話答復(fù)重要問(wèn)題、會(huì)議記錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來(lái)的形成文字，并要標(biāo)明作者、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等；注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議記錄、決議、請(qǐng)示和報(bào)告、計(jì)劃和總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)賬簿、單位的簡(jiǎn)史等；要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。

2、永久保管的文書(shū)檔案主要包括：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要的會(huì)議，舉辦重要活動(dòng)等形成的重要文件；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)批示，以及重要的報(bào)告總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的重要性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

3定期報(bào)管的文書(shū)檔案范圍：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一半文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制法的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料

4檔案保管期限表的類(lèi)型：通用檔案保管期限表；專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表；同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；機(jī)關(guān)檔案保管期限表

5檔案銷(xiāo)毀制度的內(nèi)容：銷(xiāo)毀的檔案必須是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒定后確認(rèn)失去保存皆知的檔案；銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)以全宗為單位編制的”銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)”,寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案報(bào)告，報(bào)請(qǐng)主管機(jī)關(guān)或上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得擅自銷(xiāo)毀檔案；對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的大難，如無(wú)特殊情況，一般可存放一段時(shí)間在銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)派兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員要認(rèn)真履行職責(zé)，并在’檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)“上簽字蓋章，注明“已銷(xiāo)毀’字樣和銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式；銷(xiāo)毀數(shù)量大，要送指定的工廠進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁出賣(mài)或改為他用；’檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)’及批準(zhǔn)手續(xù)，要?dú)w入相關(guān)的全總卷妥善保存 第三章

一、1、全宗：是檔案的基本分類(lèi)和管理單位，指一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。全宗從形成角度看有組織和個(gè)人兩類(lèi)。

2、立卷說(shuō)明：又稱(chēng)案卷文件目錄序言，就是文件處理部門(mén)在立卷工作告一段落后，為了便于向檔案室移交，方便日后的保管和利用，對(duì)機(jī)關(guān)當(dāng)年的職能活動(dòng)、立卷情況和文件材料的大體內(nèi)容作出的敘述式的文字簡(jiǎn)介，其形成的文字材料就是立卷說(shuō)明。

二、1、檔案整理的原則：A、充分利用原有基礎(chǔ)（1）充分的重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。（2）在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況B、保存文件之間的歷史聯(lián)系，文件在來(lái)源方面的聯(lián)系、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系、文件在形式方面的聯(lián)系C、便于保管和利用。保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

2、以“件”為單位與以“卷”為單位整理的區(qū)別：（1）取消案卷，界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可。（2）分類(lèi)方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)，并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類(lèi)層次（3）取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。以件為單位裝訂，不用擬寫(xiě)案卷題名，跨盒編流水件號(hào)，不編頁(yè)號(hào)只記頁(yè)數(shù)（4）歸檔章的位置不限，同時(shí)對(duì)歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目（5）文件排列方法靈活，便于查閱，利于保密（6）歸檔文件直接裝盒保管，檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。無(wú)須撰寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封面，只須填寫(xiě)盒脊。第四章

1、檔案登記：就是對(duì)檔案管理活動(dòng)中出現(xiàn)的所有重要的事實(shí)、行為和數(shù)據(jù)進(jìn)行隨時(shí)隨地的記錄。

2、檔案統(tǒng)計(jì)：就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作呢的有關(guān)情況。

3、全宗名冊(cè)：是對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記的一種形式。

4、全宗單：詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式，主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。

5、全宗登記表：是一種比全宗單內(nèi)容更詳細(xì)的表格。

6、檔案統(tǒng)計(jì)的類(lèi)型：檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)、檔案利用統(tǒng)計(jì)、檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)、檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)、檔案室建立情況統(tǒng)計(jì) 第五章

一、1、檔案檢索工具：是揭示和介紹檔案館保存檔案內(nèi)容和成分，記錄、報(bào)道、查找檔案資料的手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工具

2、檔案著錄：是指檔案館室編制檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

3、檔案標(biāo)引：就是對(duì)文件或案卷內(nèi)容進(jìn)行主題分析，從自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化得檢索語(yǔ)言過(guò)程，即對(duì)內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)志的過(guò)程。檔案標(biāo)引是檔案著錄最核心內(nèi)容。

二、1、檢索工具的分類(lèi)：A、按編制方式分：（1）目錄。案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄、全宗目錄、分類(lèi)目錄、主題目錄、專(zhuān)題目錄（2）索引。文號(hào)索引、人名索引、地名索引（3）指南。檔案館指南、全宗指南、專(zhuān)題指南；B、按載體形式分：可以分為以紙張為載體的、以膠片和磁帶為載體的兩大類(lèi)，其中以紙張為載體的又可分為卡片式、書(shū)本式，以以膠片和磁帶為載體的包括縮微目錄和機(jī)讀目錄；C、按檢索范圍分：全宗范圍檢索工具、若干全宗范圍檢索工具、以若干個(gè)檔案館的全部或部分檔案為對(duì)象的檢索工具；D按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具；E、此外，按信息處理手段可分為手工檢索工具和機(jī)械檢索工具；按使用對(duì)象的不同可分為恭維性檢索工具和開(kāi)放性檢索工具；按排檢方法的不同可分為分類(lèi)法的檢索工具和主題法的檢索工具

2、檔案排檢方法：按作者排檢法、按文號(hào)排檢法、按字序排檢法、按地序排檢法、主題法 第六章

一、1、檔案保管：是指根據(jù)檔案的成分、狀況所采取的存放和安全保護(hù)措施，包括日常工作管理、流動(dòng)中保護(hù)、專(zhuān)門(mén)保護(hù)等。

2、檔案利用：是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的直接途徑，是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)

3、全宗卷：是檔案館或檔案室在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件資料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷

4、檔案用戶(hù)調(diào)研工作：就是根據(jù)檔案工作的目的和要求，在廣泛收集和積累有關(guān)用戶(hù)對(duì)檔案信息的各種反應(yīng)，以及進(jìn)行實(shí)地調(diào)查和考察的基礎(chǔ)上，運(yùn)用科學(xué)的分析研究方法，通過(guò)分析、對(duì)比、判斷與綜合等邏輯思維過(guò)程，提出相應(yīng)對(duì)策與措施的一項(xiàng)工作

二、1、全宗卷的主要內(nèi)容：全宗指南、大事記、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的利用、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

2、檔案利用工作的基本要求：有正確的服務(wù)觀念和良好的服務(wù)態(tài)度；充分研究和了解社會(huì)需要，熟悉館藏檔案；正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系

3、檔案利用基本方式：提供檔案原

件、提供檔案復(fù)制件、根據(jù)館藏檔案內(nèi)容制發(fā)檔案證明 第七章

一、1、檔案編研：是檔案館（室）以檔案館（室）藏檔案為主要對(duì)象，滿足社會(huì)利用的需要為主要的目的，在研究檔案的基礎(chǔ)上編輯史料，編寫(xiě)檔案參考資料，參加編史修志以及撰寫(xiě)專(zhuān)門(mén)著作的工作

2.全宗介紹：也稱(chēng)全宗指南，是以文章敘述的形式揭示和介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種檢索工具

3、大事記：是用簡(jiǎn)明的文字按時(shí)間順序扼要的記載一定歷史時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程以及他們之間的關(guān)系參考資料

4、組織沿革：也稱(chēng)組織機(jī)構(gòu)改革，是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料

5、基礎(chǔ)數(shù)字匯編：也稱(chēng)基礎(chǔ)數(shù)字匯編，是以數(shù)字形式反映一個(gè)地區(qū)，一個(gè)單位或某一方面的基本情況的檔案參考資料，是根據(jù)實(shí)際工作需要，從檔案資料中選取有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編而成的6、專(zhuān)題概要：是用文章敘述的形式簡(jiǎn)要說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他現(xiàn)象的發(fā)展和變化情況的一種參考資料。

二、1、編研工作的內(nèi)容：匯編檔案文件、編輯檔案文摘匯編、編寫(xiě)參考資料、編史修志

2、現(xiàn)行檔案文件匯編類(lèi)型：法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會(huì)議文件匯編、公報(bào)政報(bào)、其他專(zhuān)題文件匯編 第八章

1、人事檔案：是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其各種形式的歷史記錄材料

1、查閱的要求：1）利用黨委組織部門(mén)的人事檔案必須是中共黨員。2）組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)查閱人事檔案須有手續(xù)完備的信件；其他部門(mén)應(yīng)該持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批卷》。3）查閱人員不得查閱本人及其親屬的檔案。4)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱同級(jí)人員檔案，下級(jí)不得查閱上級(jí)人員檔案。5）本單位組織、人事部門(mén)一般不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案。6）只準(zhǔn)查閱介紹信或?qū)徟碇刑岬降挠嘘P(guān)內(nèi)容 第九章

一、1、會(huì)計(jì)檔案：是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)

2、電子檔案：是指人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中以電子計(jì)算機(jī)為工具產(chǎn)生的一類(lèi)數(shù)字化形式的具有保存價(jià)值的電子文件

3、聲像檔案：是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、影片唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，是全宗檔案的重要組成部分

4、照片檔案：是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以感光材料為載體的圖像資料。

5、照片檔案的歸檔范圍：本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；領(lǐng)導(dǎo)人物或著名人物參與某單位某地區(qū)重大公務(wù)活動(dòng)的照片；反映本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片；本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；與本單位的其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片；外單位形成但經(jīng)本單位選用的照片；其他有保存和利用價(jià)值的照片

6、家庭檔案：是以婚姻關(guān)系和血緣關(guān)系為基礎(chǔ)的一種社會(huì)生活組織形式的家庭或家族所形成的檔案。

7、家庭檔案的作用：教育作用、依據(jù)作用、傳承作用、宣傳作用、參考作用

第二篇：檔案學(xué)講稿

檔案學(xué)第五組講稿

一、關(guān)于國(guó)際檔案日

（一）國(guó)際檔案日的由來(lái)

1948年6月9-11日，位于巴黎的聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）召開(kāi)了一場(chǎng)專(zhuān)家會(huì)議，來(lái)自世界上許多國(guó)家的檔案工作者參加了會(huì)議交流，經(jīng)大家討論決定成立國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）。

2007年11月，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀(jì)念日，ICA全體成員在于加拿大魁北克舉行的全體會(huì)議上投票決定，將每年的6月9月定為國(guó)際檔案日。

ICA設(shè)立國(guó)際檔案日的初衷是向社會(huì)宣傳檔案，增強(qiáng)公眾的檔案意識(shí)，激發(fā)公眾利用檔案的興趣，最終促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)的認(rèn)同。

（二）“國(guó)際檔案日”介紹

“國(guó)際檔案日”是由國(guó)際檔案理事會(huì)（International Council on Archives,簡(jiǎn)稱(chēng)ICA）設(shè)立的，ICA是檔案界的最高專(zhuān)業(yè)組織，宗旨是加強(qiáng)世界范圍內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)的合作，共同致力于檔案資源的保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

國(guó)際檔案日作為世界檔案界一個(gè)盛大節(jié)日，為世界的檔案工作者推動(dòng)本國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)契機(jī)，有助于檔案館、檔案人員及檔案專(zhuān)業(yè)樹(shù)立良好的公眾形象，并幫助公眾了解檔案保管是積累國(guó)家和社會(huì)記憶的重要手段，促進(jìn)檔案收集、管理和利用的建設(shè)。

（三）設(shè)立初衷

“國(guó)際檔案日”是由ICA設(shè)立的，ICA選擇6月9日作為國(guó)際檔案日是因?yàn)檫@一組織的成立時(shí)間是1948年6月9日。專(zhuān)業(yè)同行都知道，ICA是檔案界的最高專(zhuān)業(yè)組織，宗旨是加強(qiáng)世界范圍內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)的合作，共同致力于檔案資源的保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

ICA設(shè)立國(guó)際檔案日主要有兩點(diǎn)原因。一是ICA為了推動(dòng)社會(huì)公眾認(rèn)識(shí)檔案和關(guān)注檔案事業(yè)。檔案是人類(lèi)文化遺產(chǎn)和信息資源的組成部分，是人類(lèi)經(jīng)濟(jì)、政治和社會(huì)發(fā)展的有效見(jiàn)證。但在現(xiàn)實(shí)生活中，社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)知不多，常常把檔案館與圖書(shū)館混淆。社會(huì)公眾對(duì)檔案了解不充分，不太關(guān)注檔案事業(yè)，都在一定程度上妨礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。二是ICA為了加強(qiáng)自身宣傳，增強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)及檔案專(zhuān)業(yè)組織的國(guó)際影響。ICA選擇自身的成立日作為國(guó)際檔案日，既可紀(jì)念自身的成立時(shí)間，又能讓這一特定時(shí)間具有更重要的標(biāo)識(shí)意義和更普遍的國(guó)際影響。

可見(jiàn)，ICA設(shè)立國(guó)際檔案日的初衷是向社會(huì)宣傳檔案，增強(qiáng)公眾的檔案意識(shí)，激發(fā)公眾利用檔案的興趣，最終促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)的認(rèn)同。

（四）ICA設(shè)立國(guó)際檔案日并確定其具體時(shí)間經(jīng)歷了數(shù)年過(guò)程。

2004年，維也納第15屆國(guó)際檔案大會(huì)曾提出議案呼吁聯(lián)合國(guó)成立“國(guó)際檔案日”當(dāng)時(shí)有2000名與會(huì)者贊成該提議。

2005年，在巴黎召開(kāi)的第33此聯(lián)合國(guó)大會(huì)宣布將10月27日定為“世界聲像遺產(chǎn)日”。這項(xiàng)決定有助于提升公眾對(duì)聲像檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，也進(jìn)一步凸顯出設(shè)立國(guó)際檔案日的必要性。2007年，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀(jì)念日，ICA全體成員在加拿大魁北克舉行的全體會(huì)議上投票決定，將其成立日6月9日定為“國(guó)際檔案日”。該項(xiàng)決定最終被ICA執(zhí)行委員會(huì)通過(guò)并在檔案界推行。從此，檔案與檔案人便有了屬于自己的節(jié)日

（五）ICA明確提出設(shè)立國(guó)際檔案日的目標(biāo)包括五點(diǎn)

1、通過(guò)宣傳教育，提升社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，讓其了解檔案對(duì)個(gè)人切身利益和社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。

2、檔案高級(jí)決策者通過(guò)制訂檔案政策，更大程度地發(fā)揮檔案在社會(huì)良治以及和諧發(fā)展中的作用。

3、教育公共部門(mén)和私人機(jī)構(gòu)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案長(zhǎng)期保管和有效利用的必要性。

4、著重宣傳特色檔案、重要檔案和孤本檔案。

5、借助展覽使文件和檔案的表達(dá)形式更直觀，增強(qiáng)可視化效果。

（六）國(guó)際檔案日設(shè)立的意義：

設(shè)立“國(guó)際檔案日”的意義表現(xiàn)在很多方面。既能推動(dòng)各國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，也能使各國(guó)執(zhí)政者相信有效的檔案保管是優(yōu)化政府管理、提高執(zhí)政透明度、明確責(zé)任的前提，還能幫助公眾了解檔案保管是積累國(guó)家和社會(huì)記憶的重要手段，促進(jìn)他們廣泛利用檔案。此外，設(shè)立國(guó)際檔案日有助于檔案館、檔案人員乃至檔案專(zhuān)業(yè)樹(shù)立良好的公眾形象。對(duì)于那些沒(méi)有設(shè)立“國(guó)家檔案日”的國(guó)家來(lái)說(shuō)，國(guó)際檔案日可為其提供開(kāi)展檔案宣傳和增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)的契機(jī);而對(duì)那些已經(jīng)有“國(guó)家檔案日”的國(guó)家來(lái)說(shuō)，國(guó)際檔案日也能為其創(chuàng)造強(qiáng)化檔案宣傳和不斷促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的更多機(jī)會(huì)。

（七）近期活動(dòng)：

近些年，ICA成員國(guó)開(kāi)展了一系列“國(guó)際檔案日”的慶祝活動(dòng)，形式十分豐富。2009年，塞內(nèi)加爾“國(guó)際檔案日”的主題是“信息管理和信息人員保護(hù)”，當(dāng)天召開(kāi)了“塞內(nèi)加爾檔案榮譽(yù)證書(shū)”的頒獎(jiǎng)典禮及公共檔案服務(wù)人員的宣誓儀式;阿爾及利亞通過(guò)舉辦展覽來(lái)慶祝節(jié)日;日本在山口全州檔案館舉辦紀(jì)念講座，此外參眾兩院積極推動(dòng)《公共文件管理法案》的出臺(tái)。

2011年，歐洲理事會(huì)“國(guó)際檔案日”的口號(hào)是“保存過(guò)去，現(xiàn)在行動(dòng)，為將來(lái)準(zhǔn)備”，重點(diǎn)關(guān)注音像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù);英國(guó)啟動(dòng)新的在線資源，通過(guò)數(shù)字化檔案向人們生動(dòng)展示當(dāng)時(shí)的各種活動(dòng)，提升英國(guó)檔案館館藏的世界聲譽(yù)。2012年，國(guó)際檔案日的慶祝形式更加多樣，除常見(jiàn)的舉辦展覽、開(kāi)展會(huì)議和舉辦儀式之外，還利用新的社會(huì)媒體(微博等)慶祝節(jié)日，讓公眾認(rèn)識(shí)到檔案和檔案專(zhuān)業(yè)的重要性以及檔案與社會(huì)生活的密切關(guān)聯(lián)?？傊?，每年的6月9日是檔案專(zhuān)業(yè)和檔案人的節(jié)日，同行齊心協(xié)力表達(dá)和傳遞了同一種聲音和信念——讓公眾充分了解檔案和關(guān)注檔案事業(yè)!讓檔案機(jī)構(gòu)和檔案人的努力充分得到社會(huì)認(rèn)同!

（八）關(guān)于國(guó)際檔案日活動(dòng)的探討

在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一開(kāi)展國(guó)際檔案日活動(dòng)，對(duì)于各省市檔案部門(mén)借鑒原有活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，拓展活動(dòng)范圍，并在同一主題下開(kāi)展合作項(xiàng)目大有裨益?；顒?dòng)應(yīng)以各級(jí)檔案部門(mén)為主體，活動(dòng)對(duì)象既包括社會(huì)公眾，也包括各機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的工作人員和檔案工作者，活動(dòng)的目標(biāo)除了 提升社會(huì)檔案意識(shí)外，還要發(fā)揮檔案的教育功能和加強(qiáng)檔案工作者間的交流，并針對(duì)不同對(duì)象開(kāi)展不同類(lèi)型和內(nèi)容的活動(dòng)。

（九）中國(guó)首屆國(guó)際檔案日

2013年，中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局決定自該年開(kāi)始，把每年的6月9日即“國(guó)際檔案日”作為檔案部門(mén)的宣傳活動(dòng)日。

國(guó)際檔案日作為世界檔案界一個(gè)盛大節(jié)日，為世界的檔案工作者推動(dòng)本國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)契機(jī)，有助于提升檔案在大眾、政治家、決策者以及贊助機(jī)構(gòu)中的地位。鼓勵(lì)新的用戶(hù)和擴(kuò)大用戶(hù)基礎(chǔ)，改變檔案部門(mén)和檔案專(zhuān)業(yè)的形象，讓檔案界發(fā)揮出它最充分的意義，從而建立起更大的信心和與社會(huì)的互動(dòng)。

（十）2015年國(guó)際檔案日宣傳口號(hào)

1、紀(jì)念6?9國(guó)際檔案日增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí) 2、2015年6月9日國(guó)際檔案日主題“檔案--與你相伴”

3、發(fā)揮檔案存史資政育人價(jià)值

4、守護(hù)歷史 傳承文明資政育人 服務(wù)社會(huì)

5、檔案工作功在當(dāng)代，利在千秋

6、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，弘揚(yáng)民族優(yōu)秀文化

7、傳播檔案文化，為打造“十個(gè)湯陰”服務(wù)

8、立足檔案 面向社會(huì) 服務(wù)公眾

9、檔案館，政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所

10、推行現(xiàn)行文件查閱促進(jìn)政務(wù)信息公開(kāi)

11、家庭檔案——傳播精神文明的有效載體

12、加快檔案資源開(kāi)發(fā) 服務(wù)社會(huì)科學(xué)發(fā)展

13、建立家庭檔案 弘揚(yáng)家庭美德

14、健全“三農(nóng)”檔案服務(wù)農(nóng)村三個(gè)文明

15、管理檔案保存歷史 傳承文明促進(jìn)和諧

16、公民有依法利用檔案的權(quán)利

17、保護(hù)檔案人人有責(zé)

18、堅(jiān)持依法治檔方針打擊檔案違法行為

19、貫徹執(zhí)行《檔案法》依法查處檔案管理違法違紀(jì)行為 20、移交一份檔案，奉獻(xiàn)一份業(yè)績(jī)

二、社會(huì)檔案意識(shí)

（一）檔案意識(shí)

所謂檔案意識(shí)，是指人們對(duì)于檔案和檔案工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，國(guó)家社會(huì)生活各方面的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)?！稒n案法》的頒布與實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)檔案事業(yè)開(kāi)始走上了依法建設(shè)、依法管理的新階段。它從法律的角度向社會(huì)提出了認(rèn)識(shí)與重新認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的重要問(wèn)題。隨著體制的新舊交替，檔案升級(jí)活動(dòng)日漸降溫，人們的思想觀念向“經(jīng)濟(jì)效益”高度集中，各單位對(duì)檔案的重視程度也隨之大大下降，檔案工作的發(fā)展步履日趨艱難。

（二）我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)薄弱的原因

為什么我國(guó)的社會(huì)檔案意識(shí)如此薄弱？這一問(wèn)題的產(chǎn)生，既有深刻的社會(huì)根源，又有著不可忽視的個(gè)人原因

1、雖然我國(guó)有著悠久的檔案和檔案工作歷史，有關(guān)檔案管理思想的孕育和萌芽同樣歷史悠久。但是這些思想缺乏完整性和較為系統(tǒng)過(guò)的理性思考，而將有關(guān)檔案現(xiàn)象作為一個(gè)獨(dú)立性的專(zhuān)門(mén)問(wèn)題進(jìn)行研究，則始于20世紀(jì)二三十年代。正是由于我國(guó)的社會(huì)政治·經(jīng)濟(jì)·文化的落后，導(dǎo)致檔案學(xué)科的滯后，這一學(xué)科的滯后制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案事業(yè)不發(fā)展，社會(huì)檔案意識(shí)又怎能不薄弱？

2、社會(huì)制度的特點(diǎn)所致。眾所周知，我國(guó)古代社會(huì)是一個(gè)集權(quán)性很強(qiáng)的封建帝國(guó)。我國(guó)這種經(jīng)濟(jì)上自給自足的全封閉和政治上的獨(dú)裁，給檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響，記錄帝王將相活動(dòng)成為古代檔案工作的核心。在某種程度可以說(shuō)，古代檔案工作可以看成是帝王的家事，既然是帝王的家事，你布衣百姓，便與檔案無(wú)緣了

3、對(duì)檔案的教育宣傳不足。受傳統(tǒng)社會(huì)制度和檔案制度的影響，檔案工作偏重于強(qiáng)調(diào)保密性·機(jī)要性，檔案和檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)傳授和宣傳甚少。上大學(xué)以前，我根本不知道什么是檔案，直到高招報(bào)考志愿，我才知道世界上竟然還有檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，而且最后很無(wú)奈的選擇了這一專(zhuān)業(yè)。等到去我們縣教育局提檔時(shí)，帶著一份好奇心向工作人員問(wèn)“檔案學(xué)是干什么的？”得到的回答是“不清楚”。試想，一個(gè)檔案工作人員對(duì)檔案都“不清楚”，我們的一般百姓，又有幾個(gè)對(duì)檔案“清楚”的？大量“檔案盲”的存在，與檔案的教育和宣傳不足不無(wú)關(guān)系!

4、我國(guó)檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r所致。從我國(guó)檔案工作的現(xiàn)實(shí)狀況來(lái)看，檔案工作的水平還很低，還處于經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的起步階段。這種狀況嚴(yán)重地影響著檔案部門(mén)為社會(huì)服務(wù)的能力，從而使檔案工作長(zhǎng)期處于管理提供者與利用者相隔絕的狀態(tài)⑤。檔案工作的鏈條中斷，把非檔案工作者排除在了檔案事業(yè)的大門(mén)之外，自然而然，我們的大部分民眾就成為了真正的“門(mén)外漢”。

5、我國(guó)的國(guó)民文化素質(zhì)還比較低，在一定程度上限制了檔案意識(shí)的提高。近代以來(lái)，由于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)文化的落后，國(guó)民文化素質(zhì)普遍不高，限制了人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解，對(duì)檔案和檔案工作的誤解和偏見(jiàn)普遍存在。例如，有相當(dāng)部分的人不了解什么是檔案，它包括什么內(nèi)容，有什么用處，有的人甚至認(rèn)為檔案只不過(guò)是一堆廢紙而已，還有一部分人把檔案理解為“黑色文件”。

（三）當(dāng)代大學(xué)生檔案意識(shí)的現(xiàn)狀

1、學(xué)籍檔案。當(dāng)代大學(xué)生學(xué)籍檔案意識(shí)不足。大 學(xué)生殊不知從一踏入校門(mén)起所持的錄取通知書(shū)，入學(xué)后所填的學(xué)籍登記表、入團(tuán)和入黨志愿書(shū)、學(xué)生成績(jī)表 和獎(jiǎng)懲信息，畢業(yè)時(shí)所填的畢業(yè)登記表等都?xì)w入個(gè)人 檔案。因此，出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)太隨意、用紙用筆不規(guī)范、隨意涂 改等現(xiàn)象，這會(huì)給畢業(yè)后入職形成的人事檔案管理和 利用帶來(lái)不便，若有不良懲處警告信息，亦會(huì)對(duì)今后職務(wù)評(píng)審和職業(yè)生涯發(fā)展帶來(lái)不利。當(dāng)代大學(xué)生在校期間應(yīng)自覺(jué)重視學(xué)籍檔案，培養(yǎng)起檔案意識(shí)。

2、人事檔案。當(dāng)代大學(xué)生人事檔案意識(shí)淺薄。大 學(xué)生殊不知在離校后他們的學(xué)籍檔案就會(huì)隨進(jìn)入職場(chǎng)而轉(zhuǎn)化為公司的人事檔案，不知道其人事檔案會(huì)隨工作地點(diǎn)或是工作單位而轉(zhuǎn)遞，不關(guān)注其人事檔案信息，沒(méi)有人事檔案意識(shí)，以致需要查找利用檔案時(shí)才盲目奔波，檔案卻不知去向，造成“丟檔”、“壞檔”等情況，更有大學(xué)生畢業(yè)時(shí)“棄檔”。據(jù)調(diào)查，這些大學(xué)生之所以要遺棄自己的人事檔案，除了因?yàn)樗麄冇X(jué)得辦理人事檔案托管費(fèi)用太高劃不來(lái)以外，主要的原因是他們認(rèn)為工作能力才是最重要的，而檔案沒(méi)什么用，有沒(méi)有檔案無(wú)所謂。所以有很多的大學(xué)生因各種原因而干脆遺棄自己的人事檔案。他們的檔案意識(shí)著實(shí)令人堪憂。

3、檔案工作。當(dāng)代大學(xué)生檔案工作意識(shí)欠缺。大 學(xué)生對(duì)具體的檔案工作不了解，對(duì)檔案處理流程不甚明了，對(duì)畢業(yè)后檔案轉(zhuǎn)遞去向不明，缺乏對(duì)檔案工作活 動(dòng)的參與感。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大學(xué)生對(duì)檔案不太了解的占調(diào) 查對(duì)象的52%，對(duì)檔案比較了解的為 30%，對(duì)檔案很了 解的只占 2%，這說(shuō)明我們高校的檔案宣傳工作還需要 加強(qiáng)，在實(shí)際工作中需要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，改變思路，讓大學(xué)生能有更多的機(jī)會(huì)接觸到檔案和檔案工作，才能夠真正培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)。

（四）當(dāng)代大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱的原因

1、社會(huì)環(huán)境因素。我國(guó)集中的檔案管理體制決 定了檔案和檔案工作的封閉性和神秘性。檔案活動(dòng)主要集中在各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案局中進(jìn)行，社會(huì)檔案意識(shí)不足以影響到廣泛群眾，這在一定程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展及其宣傳效果。因此大學(xué)生對(duì)檔案 和檔案工作知之甚少，只有“書(shū)到用時(shí)方恨少”，檔案意 識(shí)的種子缺乏生存土壤。

2、個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)因素。個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)分為主觀和客觀因素。主觀為大學(xué)生自身注重工作能力和工作技能的培養(yǎng)，對(duì)檔案和檔案工作基本不關(guān)注，認(rèn)為檔案是可有可無(wú)的，其認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)導(dǎo)致其缺乏檔案意識(shí)，忽視了檔案工作的重要性?？陀^因素是當(dāng)前高校教育除了檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)生有針對(duì)性的課程外，其它專(zhuān)業(yè)基本不涉及檔案基礎(chǔ)知識(shí)的教授，在教育投入中檔案基 礎(chǔ)知識(shí)課程的缺失造成了大學(xué)生檔案意識(shí)參差不齊，嚴(yán)重影響了其對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)和看法。

3、高校檔案管理因素。畢業(yè)生檔案具有過(guò)渡性、流動(dòng)性等特點(diǎn)，而當(dāng)前高校普遍重教學(xué)環(huán)節(jié)，輕學(xué)生檔案管理的做法，是導(dǎo)致畢業(yè)生檔案意識(shí)弱化的外在原因。第一，宣傳力度不夠。高校檔案工作封閉，沒(méi)有很好 地與大學(xué)生進(jìn)行互動(dòng)，大學(xué)生缺乏參與感。檔案工作與畢業(yè)生就業(yè)關(guān)聯(lián)度不足，要以畢業(yè)生就業(yè)工作為線，把 大學(xué)生與檔案工作連起來(lái)，調(diào)動(dòng)其關(guān)注檔案的積極性，自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí)。第二，管理內(nèi)容單一。高校檔案管 理內(nèi)容主要是學(xué)生成績(jī)單、入團(tuán)和入黨志愿書(shū)、獎(jiǎng)懲材料以及畢業(yè)生登記表等材料，內(nèi)容枯燥單調(diào)，缺乏活力。高?？梢愿鶕?jù)當(dāng)前市場(chǎng)所需人才調(diào)整大學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃，為大學(xué)生成立一個(gè)在校特色檔案，其中包括社會(huì)實(shí)踐記錄、參與各種比賽和活動(dòng)記錄、特色能力展示記錄，甚至是學(xué)生個(gè)人興趣愛(ài)好記錄等，為大學(xué)生在求職就業(yè)中增加一份隱形簡(jiǎn)歷，為大學(xué)生開(kāi)設(shè)一種檔案工 作新模式，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。

（五）如何增強(qiáng)檔案意識(shí)

1、面向社會(huì)公眾 ——提升檔案意識(shí)和檔案影響力 社會(huì)公眾普遍認(rèn)為檔案和檔案館是神秘的，與自己的生活毫無(wú)關(guān)系，所以面向社會(huì)公眾的活動(dòng)應(yīng)以檔案館為主體，重在檔案、檔案工作常識(shí)的普及和開(kāi)展社會(huì)教育。

（1）以公眾的實(shí)際需求和興趣確定活動(dòng)主題活動(dòng)主題應(yīng)與公眾生活緊密相關(guān)，使其自發(fā)產(chǎn)生參加活動(dòng)的興趣。檔案館可以根據(jù)近年來(lái)館藏檔案，尤其是民生檔案的利用熱點(diǎn)確立活動(dòng)主題，也可以根據(jù)當(dāng)前公眾關(guān)注的社會(huì)問(wèn)題結(jié)合館藏確立主題。例如，以宣傳愛(ài)崗敬業(yè)為切入點(diǎn)，舉辦“我身邊的勞?！敝黝}活動(dòng)，展示建國(guó)以來(lái)本地區(qū)政府表彰勞模、先進(jìn)工作者的文件，獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)等實(shí)物，勞模本人或 家屬可以憑有效證件查閱檔案并復(fù)制；以反映上山下鄉(xiāng)運(yùn)動(dòng)、知青返城為切入點(diǎn)，舉辦“我的青年時(shí)代”主題活動(dòng)；以生態(tài) 明建設(shè)為切入點(diǎn)，舉辦“美麗的家鄉(xiāng)”主題 活動(dòng)，展示建國(guó)以來(lái)城市鄉(xiāng)村拆遷改造、環(huán)境監(jiān)測(cè)、大氣及水資源等方面的治理，直至現(xiàn)在的掛賬村拆遷、城中村改造等的 政府文件、工作記錄、影像資料等??通 過(guò)活動(dòng)，讓公眾知道檔案館不僅保存了自己所生活地區(qū)的發(fā)展歷史，保存了自己親 身經(jīng)歷的一個(gè)時(shí)代、事件的歷史，還保存了他們辛苦工作一生的單位的發(fā)展歷史，甚至保存了自己返城、當(dāng)勞模、婚姻狀況、房產(chǎn)等的相關(guān)記錄，檔案中可能就有自己或家人的名字、影像。當(dāng)社會(huì)公眾產(chǎn)生了對(duì)檔案館的親切感和依賴(lài)感后，他們才能真正關(guān)注檔案館的工作，在需要時(shí)到檔案館查閱，有珍貴的歷史資料時(shí)想著捐贈(zèng)給檔案館。

（2）針對(duì)不同類(lèi)型的公眾開(kāi)展相應(yīng) 的活動(dòng) 社會(huì)公眾存在年齡、文化層次等方面的差異，他們的需求不同，關(guān)注點(diǎn)也不同，所以面向不同類(lèi)型的公眾要設(shè)計(jì)不同內(nèi)容的活動(dòng)。對(duì)于一般公眾，可以安排參觀 檔案館工作場(chǎng)所、檔案展覽、閱覽宣傳資料并參加知識(shí)競(jìng) 賽等活動(dòng)，通過(guò)接觸實(shí)實(shí)在在的檔案，讓他們知道檔案是什么，檔案館有什么，檔案有什么用途，如何利用檔案等，體會(huì)檔案對(duì)其工作生活的重要作用，培養(yǎng)他們利用檔案 的意識(shí)；對(duì)于文化層次較高的公眾，可以安排聆聽(tīng)講座、參與利用檔案進(jìn)行研究等活動(dòng)，讓他們感受檔案文化的 魅力，激發(fā)開(kāi)發(fā)檔案資源的熱情；對(duì)于學(xué)生，除安排參觀、知識(shí)競(jìng)賽外，還可以安排檔案編輯、職業(yè)體驗(yàn)等活動(dòng)，提 高他們利用檔案開(kāi)展研究的意識(shí)和能力，為檔案館培養(yǎng)潛在的形成者和利用者。

（3）檔案館內(nèi)、館外活動(dòng)應(yīng)各有側(cè)重各有特色為吸引更多的公眾參與，檔案館在舉辦活動(dòng)時(shí)可以在公園、廣場(chǎng)、博物館等地設(shè)立分會(huì)場(chǎng)。在檔案館內(nèi)舉辦的活動(dòng)要側(cè)重于介紹館藏和檔案館工作，而在館外舉辦的活動(dòng)要重在通過(guò)宣傳，讓更多的人對(duì)檔案和檔案館有初步的認(rèn)知和了解。

（4）挖掘館藏，把公眾吸引進(jìn)檔案館作為國(guó)際檔案日的主場(chǎng)地，檔案館要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，通過(guò)展示特藏檔案原件、檔案展覽及編研作品、檔案館的工作場(chǎng)所等，讓公眾更直觀地感受檔案的魅力。

（5）舉辦有參與性的活動(dòng)提高公眾的興趣讓公眾與檔案和檔案工作零接觸，能夠展示檔案館的親和力，提高公眾的參與熱情。開(kāi)展實(shí)踐活動(dòng)時(shí)，檔案館工作人員要做好指導(dǎo)和服務(wù)工作，以達(dá)到社會(huì)教育的 的。一是開(kāi)展檔案揭秘活動(dòng)，向公眾展示與主題相關(guān)的文件、照片、實(shí)物等，讓公眾看到在報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)上看不到的原始檔案，以顯示檔案原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)。二是開(kāi)展觀摩或體驗(yàn)活動(dòng)，邀約公眾參觀檔案館，參觀或親自參與檔案館查詢(xún)、借閱、復(fù)制檔案的全過(guò)程。三是開(kāi)展社會(huì)研究和檔案編輯活動(dòng)，邀請(qǐng)學(xué)生或一些家庭，利用檔案探尋本學(xué)校、本地區(qū)或自己居住社區(qū)的歷史和變化，形成圖文并茂的報(bào)告并注明所利用檔案的出處；請(qǐng)大、中學(xué)生或部分有研究興趣并具有一定文字能力的公眾利用檔案編輯歷史故事或開(kāi)展某個(gè)專(zhuān)題的研究，活動(dòng)結(jié)束后可以對(duì)編輯的成果進(jìn)行評(píng)比以資鼓勵(lì)。

（6）舉辦講座或展覽以展示檔案內(nèi)涵舉辦與主題或其他館藏相關(guān)的講座或展覽，多角度、全方位地展示館藏檔案和檔案文化，使公眾充分感受檔 案的內(nèi)涵。內(nèi)容可以涉及公眾現(xiàn)階段比較關(guān)注的環(huán)保、疾控、社會(huì)保障等方面，或本地區(qū)特色文化、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)方面，本地區(qū)重大活動(dòng)、重要?dú)v史事件、著名人物等，既可以講述館藏中涉及上述方面的檔案情況，也可以是介紹相關(guān)的編研作品。

（7）集中開(kāi)放一批檔案以提高社會(huì)的關(guān)注度開(kāi)放檔案與舉辦活動(dòng)可以相互借勢(shì)，既為活動(dòng)增加了宣傳點(diǎn)，又廣泛宣傳了開(kāi)放檔案內(nèi)容。主辦活動(dòng)的檔 案館可以自己，也可以聯(lián)合本地區(qū)其他檔案館，在活動(dòng)期間向社會(huì)開(kāi)放一批檔案，借助活動(dòng)契機(jī)，通過(guò)各種媒體廣泛宣傳這些開(kāi)放檔案的內(nèi)容、到檔案館查閱的時(shí)間、手續(xù)等，以更大范圍地宣傳檔案館的館藏和工作。而開(kāi)放檔案又豐富了活動(dòng)內(nèi)容，使活動(dòng)更有厚度和內(nèi)涵。

（8）走出檔案館，讓更多的公眾知曉檔案和檔案工作在公共場(chǎng)所舉辦活動(dòng)，可以吸引更多的社會(huì)人員參加，目的在于讓參與者知道檔案是什么，檔案館在哪兒，檔案館是干什么的等。

（9）擺放展板。設(shè)計(jì)一些活潑的、卡通漫畫(huà)式的展 板，用淺顯的語(yǔ)言，生動(dòng)的事例，介紹什么是檔案、檔案可以幫助老百姓解決什么問(wèn)題、這些檔案保存在哪兒??

（10）發(fā)放宣傳品和有檔案特色的紀(jì)念品，擴(kuò)大活動(dòng)的影響范圍?？梢詫⒄拱迳系膬?nèi)容印制成手冊(cè)；制作介 紹檔案館、檔案館館藏內(nèi)容、與本屆活動(dòng)主題相關(guān)的檔案 知識(shí)等內(nèi)容的手冊(cè)；含有本地區(qū)所有檔案館位置的地圖；將與活動(dòng)主題相關(guān)的檔案，特別是照片，制作成明信片、海報(bào)、光盤(pán)等紀(jì)念品，作為禮物贈(zèng)送給活動(dòng)的參與者等。各種材料都要力求生動(dòng)、活潑，能吸引參與者在看過(guò)之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。

（11）舉辦知識(shí)競(jìng)賽?？梢跃桶l(fā)放的手冊(cè)中的小知識(shí)舉辦現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)答，并向答對(duì)者贈(zèng)送紀(jì)念品。這種形式比較 熱烈，容易吸引觀眾的廣泛參與，通過(guò)問(wèn)答形式可以加強(qiáng)檔案知識(shí)的深入人心。

（12）與本地區(qū)其他活動(dòng)聯(lián)合開(kāi)展?？梢詫n案日活動(dòng)作為一項(xiàng)內(nèi)容融入地區(qū)性活動(dòng)中，或與博物館、圖書(shū)館 舉辦的活動(dòng)聯(lián)合開(kāi)展，互相借勢(shì)，以擴(kuò)大活動(dòng)的受眾面和影響力。

（13）深入社區(qū)、農(nóng)村進(jìn)行宣傳。可以通過(guò)表演快板、相聲等群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的文藝節(jié)目或舉辦展覽、講座等傳統(tǒng)形式宣傳檔案和檔案工作，尤其是館藏民生檔案的內(nèi) 容、服務(wù)方式、利用手續(xù)等。

2、面向檔案形成者 ——強(qiáng)化歸檔責(zé)任和保護(hù)檔案意識(shí) 各單位形成的檔案是檔案館館藏的重要來(lái)源，各單位檔案是否齊全完整，整理得是否科學(xué)規(guī)范直接影響了 案館館藏的質(zhì)量。各單位工作人員是檔案的形成者，提高他們的檔案意識(shí)，對(duì)保證本單位檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)具有重要意義。各單位檔案人員開(kāi)展活動(dòng)的重點(diǎn)就是宣傳檔案在開(kāi)展職能工作、處理各項(xiàng)事務(wù)、維護(hù)單位和職工權(quán)益中的重要作用，文件歸檔和規(guī)范整理的重要性，提升全體工作人員主動(dòng)歸檔和自覺(jué)保護(hù)檔案的意識(shí)，轉(zhuǎn)變他們認(rèn)為檔案室就是“守?cái)偂钡恼J(rèn)識(shí)。

（1）開(kāi)展檔案知識(shí)宣傳和競(jìng)賽。通過(guò)單位網(wǎng)、本系統(tǒng) 手機(jī)短信平臺(tái)、簡(jiǎn)報(bào)、櫥窗等開(kāi)展宣傳，包括檔案的基礎(chǔ)知識(shí)、法制知識(shí)、文件材料歸檔、整理和檔案利用方面的知識(shí)等，在此基礎(chǔ)上再開(kāi)展相關(guān)知識(shí)的競(jìng)賽。這樣既普及了檔案知識(shí)，又活躍了活動(dòng)氣氛。

（2）舉辦展覽和編輯畫(huà)冊(cè)。檔案部門(mén)可以單獨(dú)，或與 業(yè)務(wù)、宣傳等部門(mén)聯(lián)合，利用室藏檔案舉辦單位發(fā)展歷史展覽、檔案利用成果展覽或編輯相關(guān)畫(huà)冊(cè)，通過(guò)翔實(shí)的文件材料和生動(dòng)的利用實(shí)例強(qiáng)化檔案的效用。

（3）開(kāi)展參觀和體驗(yàn)活動(dòng)。邀請(qǐng)單位工作人員參觀檔案室，實(shí)地了解檔案的分類(lèi)、整理、保管、編研等工作，并親自體驗(yàn)檔案借閱工作等。這項(xiàng)活動(dòng)可以定期開(kāi)展，也可以作為新員工入職教育的一部分。

（4）開(kāi)展檔案工作咨詢(xún)。檔案部門(mén)可以舉辦現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)活動(dòng)，發(fā)放有關(guān)查詢(xún)利用方面的宣傳資料，解答員工的問(wèn)題；也可以發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，了解員工需求，為以后更好地 為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能工作服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

3、面向檔案工作者 ——搭建交流業(yè)務(wù)提高素質(zhì)的平臺(tái) 面向檔案工作者的活動(dòng)主要是業(yè)務(wù)交流和學(xué)術(shù)研討，以提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。檔案工作者包括基層檔案室的工作人員、檔案局館的工作人員和檔案學(xué)科的研究人員，要根據(jù)他們的需求開(kāi)展不同的活動(dòng)。

（1）針對(duì)基層檔案人員的活動(dòng)重在提高其業(yè)務(wù)水平基層檔案人員存在更迭頻繁、業(yè)務(wù)不熟練等問(wèn)題，他們需要專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)工作中存在的問(wèn)題答疑解惑。所以要從集中指導(dǎo)、培訓(xùn)的角度舉辦活動(dòng)。一是舉辦檔案專(zhuān)題培訓(xùn)或講座，講授檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高其工作水平；二是舉辦業(yè)務(wù)交流展覽，如編研作品展，讓各單位檔案人員互相學(xué)習(xí)、促進(jìn)和提高。

（2）針對(duì)檔案局館工作人員的活動(dòng)重在提高理論水平和開(kāi)展橫向交流檔案局館工作人員要對(duì)本地區(qū)的檔案事業(yè)進(jìn)行宏觀管理，或?qū)︷^藏檔案進(jìn)行收集、管理和利用，他們需要了解檔案領(lǐng)域的前沿知識(shí)、最新動(dòng)態(tài)、理論成果、其他地區(qū) 的先進(jìn)做法等，要借助國(guó)際檔案日為他們提供學(xué)習(xí)和交 流的機(jī)會(huì)。一是舉辦檔案前沿知識(shí)的講座，使其開(kāi)闊視 野、增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)；二是舉辦不同專(zhuān)題的研討活動(dòng)，使不同檔案館間的工作人員可以就同類(lèi)工作開(kāi)展研討和交流，互相借鑒、提高；三是開(kāi)發(fā)館際合作項(xiàng)目，為不同檔案館之間提供合作的平臺(tái)，如圍繞一個(gè)共同主題舉辦展覽、編輯 史料等，從而促進(jìn)本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展。

（3）針對(duì)檔案學(xué)科的研究人員舉辦高層論壇檔案學(xué)科的研究人員既包括高校檔案專(zhuān)業(yè)的教授，也包括檔案局館的研究人員，他們需要交流和研討世界或全國(guó)檔案領(lǐng)域存在的問(wèn)題，提出解決方案，為決策人員提供理論依據(jù)和實(shí)踐的可行性。要根據(jù)當(dāng)前檔案學(xué)理論與實(shí)踐中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題確定研討主題，為他們提供研討的平臺(tái)，之后可將研討內(nèi)容匯集成冊(cè)，供其他檔案工作者學(xué)習(xí)。此外，國(guó)際檔案日還為主辦活動(dòng)的檔案館與博物館、圖書(shū)館及其他地區(qū)檔案館的合作提供了平臺(tái)。主辦者可以藉此開(kāi)展與其他國(guó)家、地區(qū)檔案部門(mén)的交流與合作，共同舉辦學(xué)術(shù)活動(dòng)和展覽等，共享檔案資源及相關(guān)成果；開(kāi)展與本地區(qū)文博部門(mén)的合作，相互借勢(shì)，提升檔案的文化價(jià)值。

4、面向媒體 ——善于溝通并善用宣傳陣地

國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在2011年召開(kāi)的全國(guó)檔案宣傳會(huì)議上提出：要進(jìn)一步鞏固和擴(kuò)大檔案宣傳陣地，加強(qiáng)傳統(tǒng)媒體陣地建設(shè)、擴(kuò)大新興媒體陣地建設(shè)、善于并大力運(yùn)用公共宣傳陣地。所以在國(guó)際檔案日活動(dòng)中，檔案部門(mén)要善于與社會(huì)媒體、專(zhuān)業(yè)媒體、傳統(tǒng)媒體、新興媒體等不同媒體，就宣傳內(nèi)容和形式進(jìn)行深入溝通，借助多種 媒體，讓社會(huì)上更多的人知道、參與并持續(xù)關(guān)注活動(dòng)，進(jìn)而關(guān)注檔案和檔案工作。

（1）加強(qiáng)與媒體的深度溝通對(duì)于國(guó)際檔案日活動(dòng)的組織者來(lái)講，與媒體的溝通，就是要清晰、準(zhǔn)確地將活動(dòng)的對(duì)象、內(nèi)容、目的等表達(dá)出 來(lái)，讓媒體充分了解，并與媒體的宣傳意愿相結(jié)合，從而滿足雙方的宣傳目標(biāo)。

①與業(yè)內(nèi)媒體的溝通業(yè)內(nèi)媒體面向的對(duì)象是檔案工作者，宣傳的重點(diǎn)應(yīng)是活動(dòng)的內(nèi)容，尤其是活動(dòng)的創(chuàng)新點(diǎn)和涉及館藏特色的檔案，以達(dá)到為檔案館之間互相借鑒、共同提高、日后開(kāi) 展合作創(chuàng)造契機(jī)的目標(biāo)。各檔案館可以通過(guò)報(bào)道了解其 他地區(qū)的好做法，發(fā)掘共同的關(guān)注點(diǎn)或同類(lèi)內(nèi)容的館藏，為今后館際之間合作鋪路搭橋，從而促進(jìn)全國(guó)檔案工作水平的提高。

②與公共媒體的溝通公共媒體面向的對(duì)象是社會(huì)公眾，宣傳的重點(diǎn)應(yīng)是活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、形式等，目的是讓更多的公眾知曉。但是公共媒體的宣傳思路和檔案館的意愿不盡相同，公 共媒體在意的是通過(guò)抓住公眾“眼球”擴(kuò)大受眾面，所以他們?cè)敢鈴纳鐣?huì)難點(diǎn)、熱點(diǎn)角度去報(bào)道，但從活動(dòng)或工作本身的角度來(lái)看有時(shí)會(huì)片面。因此檔案館要主動(dòng)加強(qiáng)聯(lián) 系、協(xié)商，尋求滿足雙方意愿的宣傳點(diǎn)，達(dá)到“雙贏”效果。

（2）豐富國(guó)際檔案日活動(dòng)的宣傳內(nèi)容 活動(dòng)的宣傳既要考慮活動(dòng)自身的宣傳，還要突出檔 案內(nèi)容和檔案工作的宣傳。

①加強(qiáng)活動(dòng)自身的宣傳。要全方位、多角度地宣傳 國(guó)際檔案日活動(dòng)，開(kāi)展活動(dòng)之前廣而告之活動(dòng)的時(shí)間、主 題、舉辦地點(diǎn)、預(yù)約方式等，充分造勢(shì)，讓更多的公眾知道并了解這個(gè)活動(dòng)；在活動(dòng)期間積極報(bào)道主場(chǎng)地及各分場(chǎng)地的情況，吸引社會(huì)公眾的持續(xù)關(guān)注；活動(dòng)結(jié)束后對(duì)參加活動(dòng)的人員進(jìn)行訪談、回顧，使活動(dòng)在公眾心中留下更深刻的印象。

②加強(qiáng)檔案內(nèi)容及檔案工作的宣傳。檔案資料浩如海，檔案工作涵蓋百業(yè)，這為檔案宣傳提供了豐富的資源。要從檔案里發(fā)掘故事，把枯燥的檔案變成有趣的故事；用現(xiàn)實(shí)的眼光尋找歷史的檔案，把檔案變成現(xiàn)實(shí)的延伸、現(xiàn)實(shí)的參照，加強(qiáng)檔案同現(xiàn)實(shí)的聯(lián)系，使檔案具有鮮活力，從而提高檔案的吸引力、感召力；要深入宣傳檔案工作的歷史、傳承和作用，提高檔案工作在公眾心中的形象和地位?？梢耘c電臺(tái)、電視臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)合作，推出一系列與主題相關(guān)的檔案電視片、人物訪談；與本地區(qū)有影響力的網(wǎng)站合作，推出網(wǎng)上展覽等。

（3）發(fā)揮媒體的宣傳作用

①充分發(fā)揮傳統(tǒng)媒體的宣傳作用。積極與黨委、政府的宣傳、新聞出版、文化等主管部門(mén)溝通，爭(zhēng)取他們的支持；加強(qiáng)與主流媒體的聯(lián)系與合作，充分發(fā)揮傳統(tǒng)媒體覆蓋廣、受眾多、公信力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，借船出海，借勢(shì)而為，爭(zhēng)取更大的社會(huì)宣傳力度。

②積極發(fā)揮新媒體的宣傳作用。新媒體是新的技 術(shù)支撐體系下出現(xiàn)的媒體形態(tài)，如手機(jī)短信、移動(dòng)電視、網(wǎng)絡(luò)、觸摸媒體等。新媒體以其形式豐富、互動(dòng)性強(qiáng)、渠道廣泛、覆蓋率高、精準(zhǔn)到達(dá)、性?xún)r(jià)比高、推廣方 便等特點(diǎn)在現(xiàn)代傳媒產(chǎn)業(yè)中占據(jù)越來(lái)越重要的位置。檔案部門(mén)要充分利用新媒體，豐富和創(chuàng)新宣傳渠道，吸引更多的宣傳受眾，尤其可以借助微博、微信、博客、論壇等社交媒體推介檔案和檔案工作，如發(fā)布開(kāi)放檔案 信息、傳播工作動(dòng)態(tài)、與公眾交流互動(dòng)等，充分利用國(guó) 際檔案日活動(dòng)的契機(jī)，對(duì)通過(guò)社交媒體征集、管理、發(fā) 布與利用檔案信息及宣傳檔案文化進(jìn)行積極地探索和 嘗試。國(guó)際檔案日為我們提供了一個(gè)宣傳檔案和檔案工作、展示檔案部門(mén)和檔案專(zhuān)業(yè)形象、開(kāi)展檔案界與社會(huì)互動(dòng)的良好契機(jī)，我們要抓住這個(gè)契機(jī)，加強(qiáng)交流合作，推出更多內(nèi)容豐富、形式多樣的活動(dòng)，吸引更多的 社會(huì)公眾關(guān)注檔案和檔案工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。

增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí) 推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展

檔案工作是一項(xiàng)為時(shí)代寫(xiě)歷史、為文明傳薪火、為社會(huì)作貢獻(xiàn)的崇高事業(yè)，承擔(dān)著“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)，功在當(dāng)代、利在千秋。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案工作者的艱辛付出，更離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、社會(huì)各界的支持和人民群眾的參與。因此，我們要樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，全社會(huì)都來(lái)重視檔案、關(guān)心檔案、支持檔案、參與檔案，推動(dòng)我市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。

第一，要高度重視檔案工作，不斷豐富檔案資源。收集檔案、保護(hù)檔案、科學(xué)使用檔案，是每個(gè)部門(mén)單位、每個(gè)社會(huì)成員義不容辭的責(zé)任。我們要高度重視檔案和檔案工作，切實(shí)增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，主動(dòng)收集經(jīng)濟(jì)、政治、科技、人文、社會(huì)管理等各方面的檔案資料，不斷豐富檔案資源。各地各部門(mén)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)心，把檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展總體規(guī)劃及工作計(jì)劃之中，支持和保證檔案事業(yè)健康發(fā)展。

第二，要增強(qiáng)科學(xué)管檔意識(shí)，保證檔案安全規(guī)范?？茖W(xué)規(guī)范管理檔案是保證檔案安全和有效利用的前提。因此，各地各部門(mén)單位要切實(shí)增強(qiáng)管檔意識(shí)，自覺(jué)整理、管理好檔案，特別是要在三個(gè)方面下功夫：首先，要在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上下功夫，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。履行好檔案行政監(jiān)督管理職能，提高檔案整理歸檔的規(guī)范化水平。二是要在館室建設(shè)上下功夫，實(shí)現(xiàn)館庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化。三是要在檔案數(shù)字化上下功夫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

第三，要始終堅(jiān)持服務(wù)為先，切實(shí)發(fā)揮檔案作用。一是要服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。二是要服務(wù)政治建設(shè)，促進(jìn)政務(wù)公開(kāi)。三是要服務(wù)文化建設(shè)，促進(jìn)文化繁榮。

第四，要提高依法治檔能力，推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。要加強(qiáng)法制宣傳。宣傳檔案知識(shí)和《檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。要加大檔案執(zhí)法檢查力度，依法查處各種檔案違法案件，加大監(jiān)督整改力度，不斷提高行政執(zhí)法水平，用法律規(guī)范全市檔案事業(yè)的發(fā)展。廣大檔案工作者要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，既要做檔案資料的忠實(shí)守護(hù)者，更要做歷史資政的辛勤實(shí)踐者，自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)、愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)，努力使自己成為政治強(qiáng)、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精的復(fù)合型人才，為通遼檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

參考文獻(xiàn)： 1.徐敘瑢?zhuān)骸栋l(fā)光材料與顯示技術(shù)》，化學(xué)工業(yè)出 版社，北京 ,2003 年 1 月第一版。2.樊美公：《光化學(xué)基本原理與光子學(xué)材料科 學(xué)》，科學(xué)出版社，北京 ,2001 年 2 月第一版。3.李建宇：《稀土發(fā)光材料及其應(yīng)用》，化學(xué)工業(yè) 出版社 2003 年版。4.于桂賢、袁紹嘏：《發(fā)光材料的研制及應(yīng)用》，《化工新型材料》 29(6)(2001):1-5。5.劉耿生：《檔案真?zhèn)握摗?，中?guó)檔案出版社 ,2002 年 5 月第一版。6.陳振乾：《淺談防偽紙張》 , 《中國(guó)防偽報(bào)道》 , 2005 年 1 期。7.齊成：《常見(jiàn)防偽紙?zhí)匦院蛻?yīng)用領(lǐng)域》 , 《印刷 質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化》 ,2007 年 5 期。（大連市，郵編： 116029）

第三篇：檔案學(xué)概論

第一章

檔案概論與檔案現(xiàn)象

第一節(jié)

檔案的定義及其分析

一、對(duì)已有檔案的定義剖析

（一）直觀描述型檔案定義的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì) 定義：檔案是某種文書(shū)、文件或文書(shū)材料

優(yōu)勢(shì)：直觀，易理解，能讓人在現(xiàn)實(shí)生活中識(shí)別什么是檔案（檔案大部分是由文書(shū)、文件轉(zhuǎn)換而來(lái)。檔案的實(shí)存形態(tài)主要是過(guò)去的文書(shū)、文件。）

劣勢(shì)：沒(méi)有從檔案在社會(huì)生活中的根本作用、價(jià)值等角度去揭示檔案的本質(zhì)所在

（二）抽象揭示型檔案定義的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

定義：檔案是一種信息或歷史記錄、原始記錄、記憶工具 優(yōu)勢(shì)：有利于人們對(duì)檔案本質(zhì)的深入認(rèn)識(shí)與揭示

劣勢(shì)：抽象度較高，理解難度大，確指性差，易產(chǎn)生學(xué)術(shù)分歧

二、檔案的本質(zhì)及其定義表述

1、檔案的本質(zhì)特性：檔案本質(zhì)是社會(huì)生活的原始記錄，即原始記錄是檔案的本質(zhì)特性 檔案的定義：

①?lài)?guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成有價(jià)值的各種形式的歷史記錄（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》）

②檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固定化信息（檔案是清晰、確定的原始記錄性信息）

③“社會(huì)記憶”說(shuō)。認(rèn)為檔案的本質(zhì)是“社會(huì)記憶”或“人類(lèi)社會(huì)文化的歷史記憶”

④“歸檔保存”說(shuō)。認(rèn)為檔案的本質(zhì)是有意識(shí)的“歸檔保存”或“保存?zhèn)洳椤?/p>

⑤“積累物”說(shuō)。認(rèn)為檔案是“一種文化的積累”

⑥“副產(chǎn)品”說(shuō)。認(rèn)為檔案是社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成的一種“副產(chǎn)品”或“分泌物”

三、對(duì)檔案定義的理解

（一）社會(huì)性

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)生活中直接形成的，其內(nèi)容是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的內(nèi)容、過(guò)程及結(jié)論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。

（二）歷史性

從時(shí)態(tài)上講，檔案時(shí)已經(jīng)形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西

“讓過(guò)去告訴現(xiàn)在”“讓歷史告訴未來(lái)”

（三）確定性 檔案內(nèi)容信息具有清晰性、確定性，依附于一定的物質(zhì)載體形式而存在的，二者缺一不可

沒(méi)有載體形式的原始記錄（如人的口語(yǔ)）不能為檔案

沒(méi)有清晰、確定的信息內(nèi)容的原始記錄（如純粹的文物，器具）不能為檔案

（四）原始記錄性

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)生活中直接形成的原始性信息記錄，對(duì)以往社會(huì)活動(dòng)具有直接的原始記錄作用

例：文章、圖書(shū)不是檔案，但其手稿、書(shū)稿即是檔案；報(bào)刊不是檔案，但其文稿和發(fā)排稿是檔案；電影，電視節(jié)目不是檔案，但其腳本、場(chǎng)記、拍攝圖片、播發(fā)稿等記錄物是檔案

從信息論和人類(lèi)之所以保存、使用檔案的心理根源及實(shí)踐需求講，檔案實(shí)際是人類(lèi)追求信息的確定性、可靠性的產(chǎn)物，是社會(huì)實(shí)踐必須有確定、可靠地信息支持方能有效進(jìn)行的現(xiàn)實(shí)需要產(chǎn)物。

檔案的本質(zhì)特性——原始記錄——不僅是檔案區(qū)別與其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向

當(dāng)今世界各國(guó)均以“來(lái)源原則”為核心的歷史主義方法作為管理檔案（尤其實(shí)體）的基本方法

四、檔案的實(shí)存形式及其形成過(guò)程

（一）檔案的實(shí)存形式

檔案的實(shí)存形式是指檔案在現(xiàn)實(shí)中具體存在形式，也就是在各種各樣的具體事物中，究竟什么東西是檔案的屬性，什么是檔案，什么不是。

凡是對(duì)歷史事實(shí)具有某種清晰，明確的原始記錄作用的東西都是檔案的實(shí)存形式，均可成為檔案。

檔案的實(shí)存形式：a、文書(shū)，文件類(lèi)

B、非文書(shū)類(lèi)：文稿、書(shū)稿、錄音、錄像制品、文件的底稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認(rèn)為是程度最高的檔案。

（二）檔案的形成過(guò)程

檔案的形成過(guò)程是指各種形態(tài)的文件，從被制出來(lái)到被作為檔案正式保存并發(fā)揮檔案作用的

過(guò)程

檔案形成的過(guò)程有兩種類(lèi)型： A、在其被制作時(shí)就是檔案，制作者有明確的檔案意識(shí)，其制作的目的就是讓其在時(shí)間上傳遞，為日后的查證、使用，為自己或后人留下明確的歷史記錄。如：個(gè)人檔案、會(huì)計(jì)憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。優(yōu)勢(shì)：制作材料較好、耐久、格式嚴(yán)格、規(guī)范、便于長(zhǎng)久保存且留存狀況較安全、完整。

劣勢(shì)：內(nèi)容難以客觀、真實(shí)，有虛假不實(shí)甚至有作偽、抑惡揚(yáng)善、報(bào)喜不報(bào)憂等內(nèi)容偏差、錯(cuò)誤。

B、被制作時(shí)并不是檔案，無(wú)檔案意識(shí)，其目的是為解決處理現(xiàn)實(shí)生活、工作中的具體問(wèn)題。途徑：處理——鑒定——立卷歸檔 優(yōu)勢(shì)：內(nèi)容較客觀真實(shí)

劣勢(shì)：材料質(zhì)地、耐久性差，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、留存不好

五、檔案的真實(shí)可靠性

（一）檔案的內(nèi)容若沒(méi)有失誤、歪曲、作偽之處，那么在同一歷史事實(shí)均有記載的各種信息中是最真實(shí)最可靠的

（二）檔案若有失實(shí)、歪曲、作偽之處，那么失實(shí)、歪曲、作偽之處乃至偽造，這之一客觀事實(shí)也恰恰是有檔案這一實(shí)存形態(tài)來(lái)已記錄，固化并示之于世人的，它依然有其另一意義上的真實(shí)性與可靠性。

因此，檔案只要其自身存在就沒(méi)有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二節(jié) 檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

一、檔案與信息

檔案信息是信息的一種存在形式，檔案是人類(lèi)社會(huì)的一種重要信息資源

檔案是一種最真實(shí)最可靠最權(quán)威性與憑證性的原生信息資源 信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒(méi)有確定性和可靠性就沒(méi)有價(jià)值

檔案是一種最重要的信息，檔案是人類(lèi)所擁有的一種非常重要的信息資源

二、檔案與文獻(xiàn)

區(qū)別：

1、本質(zhì)不同。檔案是社會(huì)的原始記錄，是第一手的原生信息；文獻(xiàn)則不論是否是原始記錄，都可成為文獻(xiàn)

2、文獻(xiàn)注重歷史文化價(jià)值，檔案則既注重歷史文化價(jià)值又注重現(xiàn)實(shí)性的查考，實(shí)用價(jià)值

3、文獻(xiàn)內(nèi)容一般系統(tǒng)、完整，檔案則包括大量的片段、零星記錄在內(nèi)。如測(cè)試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單等

三、檔案與文書(shū)

文書(shū)因其定稿具有較強(qiáng)的原始記錄性，可直接轉(zhuǎn)化為檔案 區(qū)別：

1、檔案的實(shí)存形態(tài)不僅僅是過(guò)去的文書(shū)，還有大量非文書(shū)一類(lèi)的原始性記錄物，同時(shí)過(guò)去的文書(shū)只有原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高且處理程序完畢的

2、文書(shū)雖然有原始記錄，但原始記錄并非文書(shū)的本質(zhì)，其本質(zhì)是人們處理、解決現(xiàn)實(shí)性具體事務(wù)、問(wèn)題信息的傳遞工具；檔案本質(zhì)是以往社會(huì)的原始記錄，主要是在時(shí)間上的傳遞

四、檔案與圖書(shū)

區(qū)別：

1、本質(zhì)不同。圖書(shū)的本質(zhì)是系統(tǒng)知識(shí)的結(jié)晶，是人類(lèi)對(duì)自然及社會(huì)現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識(shí)研究的結(jié)果

2、社會(huì)功能不同。檔案是解決現(xiàn)實(shí)中的實(shí)際問(wèn)題，為了解、研究歷史事實(shí)，圖書(shū)是為了學(xué)習(xí)系統(tǒng)知識(shí)，陶冶情操

3、圖書(shū)記載不是直接原始記錄，經(jīng)過(guò)加工的系統(tǒng)知識(shí)

五、檔案與資料

資料是一個(gè)相對(duì)性、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，其外延極為廣泛；檔案可被視為資料，但資料不能

作為檔案看待并使用

六、檔案與文物 檔案因其既有原始記錄的作用，又有突出的歷史文化作用，可看作是文物，但文物不能稱(chēng)為

檔案；大部分文物是實(shí)用性物品，其所記錄的歷史事實(shí)的內(nèi)容、信息是不清晰，不確定的

第三節(jié) 檔案的種類(lèi) 檔案分類(lèi)涉及三個(gè)層面：

一、對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)性分類(lèi)（概念分類(lèi)）即檔案的種類(lèi)認(rèn)識(shí)

二、檔案實(shí)體的管理性分類(lèi)（實(shí)體分類(lèi)）

三、檔案內(nèi)容信息的管理性分類(lèi)（信息分類(lèi)或檢索分類(lèi)）

（一）公務(wù)檔案與私人檔案

公務(wù)檔案：主要是過(guò)去的公務(wù)文件，如法律、法規(guī)、行政公文等 私人檔案：主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函等 私人檔案中的公文檔案：私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）

（二）歷史檔案與現(xiàn)行檔案

歷史檔案：形成時(shí)間早，離現(xiàn)在較遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用 現(xiàn)行檔案：形成時(shí)間晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實(shí)考查作用

（三）文書(shū)檔案、科技檔案與專(zhuān)門(mén)檔案 文書(shū)檔案：實(shí)際指行政管理檔案，在社會(huì)行政管理活動(dòng)中形成的，實(shí)質(zhì)突出行政性、政治性

科技檔案：在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的科技文件。如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、科研報(bào)告

專(zhuān)門(mén)檔案：通過(guò)創(chuàng)造性勞動(dòng)選擇并保存下來(lái)以備考察的各種專(zhuān)門(mén)文件組成的有機(jī)系的總稱(chēng)

（四）中華人民共和國(guó)成立后的檔案、革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案

中華人民共和國(guó)成立后的檔案：指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之后形成的國(guó)家所有的檔案

革命歷史檔案：1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之前有中國(guó)共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團(tuán)等社會(huì)組織及個(gè)人所形成的歸國(guó)所有的檔案

舊政權(quán)檔案：指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之前除了革命歷史檔案之外的所有歸國(guó)家所有的檔案

（五）紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案 紙質(zhì)檔案：以紙張為載體的檔案

非紙張檔案：新型載體檔案（聲像或音像檔案：照片、影片、錄音、光盤(pán)、錄像）、電子檔案

第二章

檔案的源流

檔案的起源和演變發(fā)展與人類(lèi)社會(huì)物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進(jìn)步程度密切相關(guān)，反映了人類(lèi)記憶發(fā)展脈絡(luò)和水平。

第一節(jié)

檔案的起源

一、檔案起源諸說(shuō)

中外檔案起源觀點(diǎn)：

（一）文字是產(chǎn)生檔案的必要條件

（二）文字和國(guó)家的出現(xiàn)是檔案產(chǎn)生不可缺少的條件

（三）以原始記事方法形成的記錄就是

檔案（結(jié)繩、刻契、編貝、結(jié)珠、圖畫(huà)等）

歷史事實(shí)表明，檔案是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)

物，檔案是人們社會(huì)實(shí)踐活的原始

記錄

二、中國(guó)檔案的起源

中國(guó)古代文字的產(chǎn)生和應(yīng)用不僅標(biāo)志著中國(guó)古代社會(huì)文明的發(fā)展水平，而且為產(chǎn)生文字記錄 的檔案提供了重要的條件。

（一）仰韶文化陶器上的符號(hào)

（二）龍山文化甲骨文

（三）大汶口文化陶尊上的符號(hào)

三、外國(guó)檔案起源

（一）古埃及石刻檔案、紙草檔案、泥板檔案

（二）幼發(fā)拉底河和底格里斯河楔形文字

從中外檔案起源過(guò)程來(lái)看，檔案是人類(lèi)歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它的形成經(jīng)歷了一個(gè)長(zhǎng)

期發(fā)展的過(guò)程，他以社會(huì)的生產(chǎn)發(fā)展和人類(lèi)交往的擴(kuò)大及文

字的發(fā)明為基礎(chǔ)產(chǎn)生于原始公社

向奴隸制過(guò)渡的時(shí)期

第二節(jié)

檔案的演變

一、紙張前的中國(guó)檔案

1、甲骨檔案

2、金石檔案

3、簡(jiǎn)牘檔案

4、縑帛檔案

二、紙張前的外國(guó)檔案

1、石刻檔案

如：梅騰自傳（迄今為止最早的傳記性檔案）

巴勒莫時(shí)刻（埃及最古老的紀(jì)年石刻檔案）

漢謨拉比法典（兩河流域階級(jí)社會(huì)第一部完備的成文法典）

2、泥板檔案

如：拉伽什泥板、西帕爾泥板、哈圖薩什泥板、埃勃拉泥板

3、紙草檔案

如：哈里斯大紙草（是以出土之草檔案中最大的一件）伊浦味陳辭

4、羊皮檔案

如：美國(guó)第一部憲法、獨(dú)立宣言、人權(quán)宣言

5、蠟板檔案

6金屬檔案

如：羅馬“十二銅表法”

7、棕櫚樹(shù)葉檔案 如：貝葉經(jīng)

8、樺樹(shù)皮檔案

如：婆羅門(mén)手稿、白樺樹(shù)皮請(qǐng)?jiān)笗?shū)（美國(guó)1849年）

三、紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案

（一）紙質(zhì)檔案：

1、由于經(jīng)濟(jì)實(shí)用，書(shū)寫(xiě)和印刷方便，檔

案數(shù)量大為增長(zhǎng)

2、隨著檔案數(shù)量的增長(zhǎng)和傳遞頻繁，檔

案管理活動(dòng)的復(fù)雜程度也加大，這使檔案的鑒定、分類(lèi)、保管、編目等工作都

提出了性的要求，很

多國(guó)家檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化程度提高

（二）音像檔案（聲像檔案或視聽(tīng)檔案）

1、音像檔案具有更強(qiáng)的直觀性

2、易受光、熱、潮濕、污染物等環(huán)境因素影響，記錄在其

上的音像信息會(huì)隨載體的損失而

失真、減弱甚至消失

3、易于復(fù)制，對(duì)母本的認(rèn)證以及對(duì)文件件的原始性、真實(shí)

性的鑒別需要專(zhuān)門(mén)的程序和技

術(shù)

（三）電子文件/電子檔案

凡作為“檔案”接收和保存的電子文件均被稱(chēng)為“電子文件”

而不是“電子檔案”

特征：信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴(lài)性、信息與特定載體

之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可

操作性等

檔案發(fā)展方向：高密度、易傳遞、易查找、多媒體

第三章 檔案的價(jià)值與作用

第一節(jié)

檔案的價(jià)值與作用概述

（一）檔案的價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性，它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時(shí)代產(chǎn)生的各種類(lèi)型載體內(nèi)容檔案）之間的關(guān)系范疇

檔案價(jià)值作為一種關(guān)系，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一結(jié)合，主體的需求構(gòu)成檔案價(jià)值的前提條件，而客體的屬性是構(gòu)成檔案價(jià)值的基礎(chǔ)

檔案價(jià)值關(guān)系在社會(huì)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用，檔案的作用通常是指檔案對(duì)人們從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的影響 “價(jià)值”通常是從總體上，一般意義上表示檔案的有益性、有用性，而“作用”往往是從具體的、個(gè)別的意義上表述檔案的有益性、有用性。

檔案具有比較穩(wěn)定的特征，而作用則可以根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求的變化呈現(xiàn)出多種形式，但二者實(shí)際上都包含了檔案及其屬性、主體及其需需要（或社會(huì)需要）兩個(gè)方面

第二節(jié)

檔案的價(jià)值形態(tài)

檔案的價(jià)值形態(tài)是指檔案價(jià)值的具體表現(xiàn)形式

（一）檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值 憑證價(jià)值

1、檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，他的這種可資為憑的特征構(gòu)成檔案的基本價(jià)值之一——憑證價(jià)值

2、檔案的憑證價(jià)值是檔案不同于其他各種資料的最基本特征

3、檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它可成為查考、研究和處理問(wèn)題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)以及政治斗爭(zhēng)、外交斗爭(zhēng)、和教育人民的工具

4、檔案之所以有憑證價(jià)值是由與檔案形成的過(guò)程中及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點(diǎn)決定的 從內(nèi)容上看：它是從當(dāng)時(shí)直接使用的文件轉(zhuǎn)換而來(lái)，并非事后使用另行編制的，因此他客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)

從檔案的形勢(shì)與特征來(lái)看：文件上保留著真切的歷史標(biāo)記

情報(bào)價(jià)值

檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，他的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值——情報(bào)價(jià)值 檔案記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過(guò)，也記錄了人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中的思維過(guò)程，所以它能給人以互有聯(lián)系的、系統(tǒng)的、廣泛的情報(bào)信息

檔案的情報(bào)價(jià)值體現(xiàn)在不同層次的檔案集合中：

1、體現(xiàn)在一個(gè)檔案館（室）以致國(guó)家檔案館的檔案材料中

2、體現(xiàn)在一定數(shù)量文件的單位組合中

3、體現(xiàn)在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中

（二）檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值

1、檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值又稱(chēng)為現(xiàn)行價(jià)值，是指檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)鎖具的有用性

2、檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值是指檔案價(jià)值的時(shí)效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來(lái)，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間中能夠滿足社會(huì)各方面需要的性質(zhì)

（三）對(duì)于形成者的價(jià)值和對(duì)于社會(huì)的價(jià)值

1、檔案對(duì)于其形成者所具有的價(jià)值類(lèi)似于文件的第一價(jià)值，其價(jià)值主體是檔案形成者

2、檔案對(duì)于社會(huì)的價(jià)值類(lèi)似于文件的第二價(jià)值，其主體是非檔案形成者

文件的雙重價(jià)值指其文件的原始價(jià)值和從屬價(jià)值或檔案價(jià)值

第三節(jié)

檔案的作用

（一）行政作用

檔案是一個(gè)政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府賴(lài)以建立的基礎(chǔ)

檔案中包含機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行使職能的法律依據(jù)、處理事務(wù)的結(jié)果、重要事實(shí)的記錄和大量的工作經(jīng)驗(yàn)，各級(jí)機(jī)構(gòu)需要借助這些依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)去制定政策，處理社會(huì)、組織、程序等方面的問(wèn)題

（二）業(yè)務(wù)作用

1、檔案記錄了各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是以往業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄和繼續(xù)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的條件

2、在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，不僅可以維持業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行，有時(shí)還可以產(chǎn)生明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益

（三）文化作用

檔案的文化作用主要是人類(lèi)所創(chuàng)造的一種寶貴的精神文化財(cái)富，以及它對(duì)與人類(lèi)社會(huì)文化的積累、傳播、發(fā)展與進(jìn)步所發(fā)揮的各種功能

1、檔案是民族文化積累的集中的體現(xiàn)。檔案是一個(gè)民族、一個(gè)國(guó)家歷史真實(shí)的記錄，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托

2、檔案是歷史文化的積累。檔案中凝聚了歷史經(jīng)驗(yàn)，蘊(yùn)涵著社會(huì)和事物的發(fā)展規(guī)律，檔案的保存和流傳實(shí)質(zhì)是人類(lèi)文化的延續(xù)

3、檔案是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。這不僅表現(xiàn)在人們可從檔案中吸取歷史文化的精髓，作用于社會(huì)意識(shí)形態(tài)，形成新的文化價(jià)值判斷，也表現(xiàn)為人類(lèi)可以在借鑒已有文化成果的基礎(chǔ)上創(chuàng)造新的文化

（四）法律作用

檔案的法律作用是指檔案在解決爭(zhēng)端、處理案件等活動(dòng)中發(fā)揮的證據(jù)作用，法律作用是檔案憑證作用的重要體現(xiàn)

1、在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、領(lǐng)土爭(zhēng)端上檔案的法律作用明顯

2、檔案在維護(hù)國(guó)家。集體、個(gè)人合法利益方面的法律作用也明顯

（五）教育作用

檔案是一種教育資源，他以第一手原始資料見(jiàn)長(zhǎng)，詳實(shí)的記錄了人們創(chuàng)造歷史的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動(dòng)的反映了社會(huì)生活方方面面，其真實(shí)性不容質(zhì)疑，具有不可抗拒的說(shuō)服力和感染力

第四章

檔案事業(yè)及其構(gòu)成

第一節(jié)

檔案工作的內(nèi)容

檔案工作包括：檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳工作、檔案國(guó)際合作與交流工作

一、檔案管理工作

檔案管理工作是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的工作

基本內(nèi)容包括：檔案的收集與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)

二、檔案的行政工作 檔案行政工作是以國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的需要為目標(biāo)，對(duì)全國(guó)以及地方的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)的活動(dòng)。檔案的行政工作的目的是不斷調(diào)節(jié)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，促進(jìn)那檔案事業(yè)的發(fā)展，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

檔案的行政工作的主要內(nèi)容是：以檔案行政部門(mén)為組織協(xié)調(diào)中心，培訓(xùn)和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過(guò)調(diào)查研究和加強(qiáng)管理，完成規(guī)劃制定、統(tǒng)一制度、行政監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢(xún)服務(wù)的任務(wù)，提高檔案的行政效率，從而促進(jìn)檔案事業(yè)整體水平的提高。

三、檔案教育工作

檔案教育是檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的建設(shè)需要發(fā)展檔案教育，培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)人才

（一）我國(guó)當(dāng)年教育的歷史與現(xiàn)狀

1934年，私立武昌文華圖書(shū)館專(zhuān)科學(xué)校設(shè)立檔案管理特種教席，標(biāo)志著我國(guó)檔案教育事業(yè)的問(wèn)世，1939年該校兼辦一年制檔案講習(xí)班，1940年正是該為兩年制檔案專(zhuān)科，1947年后又改為三年制，1946年3月殷仲麒等人在重慶創(chuàng)辦一所私立充實(shí)檔案函授（崇實(shí)檔案學(xué)校）。

1950年9月至1951年1月中南軍政委員會(huì)和湖北省人民政府曾聯(lián)合委托原武昌文華圖書(shū)館專(zhuān)科學(xué)校開(kāi)設(shè)檔案訓(xùn)練班，1951年北京大學(xué)圖書(shū)館專(zhuān)科辦過(guò)檔案專(zhuān)科班，1952年遼西省委曾舉辦過(guò)檔案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政務(wù)院聯(lián)合決定，批準(zhǔn)中國(guó)人民大學(xué)設(shè)立檔案專(zhuān)修班，這標(biāo)志著新中國(guó)檔案事業(yè)的正式創(chuàng)立，1953年7月改為專(zhuān)修科，1955年9月擴(kuò)充為歷史檔案系，1974年被迫停辦，1978年重新恢復(fù)并更名為檔案系，1985年進(jìn)國(guó)家教委批準(zhǔn)成立了中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院，成為全國(guó)檔案教育與檔案學(xué)研究中心和培訓(xùn)高等學(xué)校檔案師資基地，進(jìn)入80年代后，我國(guó)檔案教育進(jìn)入了一個(gè)大規(guī)模、實(shí)質(zhì)性發(fā)展的階段，至今我國(guó)檔案基本形成一個(gè)多層次、多渠道的較為合理的全國(guó)檔案教育網(wǎng)絡(luò)體系。

(二)檔案教育結(jié)構(gòu)

檔案教育的目的是造就不同水平、不同層次的各類(lèi)檔案專(zhuān)門(mén)人才。檔案教育結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多系列的復(fù)合結(jié)構(gòu) 從宏觀上看，我國(guó)的檔案教育體系一般包括高等教育（我國(guó)檔案教育的核心部分）、中等教育、在職繼續(xù)教育和社會(huì)教育四個(gè)部分

1、檔案的高等教育包括研究生、本科生、專(zhuān)科生三個(gè)教育層次。

2、檔案中等教育是培養(yǎng)初級(jí)檔案管理人員、技術(shù)人員的主要途徑，他辦學(xué)的形式主要有中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校、職業(yè)學(xué)校兩種

3、檔案在職教育是對(duì)以從事檔案工作人員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的提高性教育

4、檔案的社會(huì)教育是指向社會(huì)各方面宣傳檔案學(xué)知識(shí)，增強(qiáng)檔案的社會(huì)意識(shí)

四、檔案宣傳工作

（一）檔案宣傳的涵義

檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關(guān)信息、思想，從而影響人們行為的過(guò)程

檔案宣傳工作的目的是通過(guò)宣傳動(dòng)員、教育和激勵(lì)檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。同時(shí)，通過(guò)宣傳擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，增強(qiáng)檔案的社會(huì)意識(shí)，是社會(huì)各方面都能關(guān)心檔案，重視和支持檔案事業(yè)的發(fā)展，并有效的服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)

（二）檔案宣傳的內(nèi)容

1、宣傳檔案

2、宣傳檔案工作

3、宣傳檔案人員

（三）宣傳檔案的形式

1、口頭宣傳

如：舉辦各種座談會(huì)、講座、報(bào)告等

2、運(yùn)用大眾媒體傳播

如：報(bào)紙、期刊、廣播、電視等

3、檔案陳列與展覽

如：檔案實(shí)物、照片、圖標(biāo)等

4、檔案專(zhuān)業(yè)報(bào)刊

5、檔案網(wǎng)站

五、檔案科學(xué)技術(shù)的研究工作

檔案科學(xué)研究工作是通過(guò)調(diào)查、觀察、實(shí)驗(yàn)、比較、分析等手段，把檔案工作實(shí)踐的感性材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項(xiàng)創(chuàng)造性工作

我國(guó)檔案研究工作的主要指導(dǎo)思想和根本任務(wù)：運(yùn)用科學(xué)的世界觀與方法論，理論聯(lián)系實(shí)際，全面總結(jié)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，批判性的繼承中外檔案科學(xué)技術(shù)遺產(chǎn)，探索我國(guó)檔案事業(yè)改革、發(fā)展的規(guī)律以及實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的理論、技術(shù)與方法，為檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)

我國(guó)的檔案研究工作按其研究對(duì)象的性質(zhì)劃分包括以下內(nèi)容：

1、檔案科學(xué)的基礎(chǔ)理論研究

檔案科學(xué)理論基于實(shí)踐又高于實(shí)踐，因此理論研究具有前瞻性和引導(dǎo)性特點(diǎn)

2、檔案科學(xué)的應(yīng)用理論研究

檔案工作是一項(xiàng)管理性、操作性較強(qiáng)的工作

3、檔案科學(xué)的應(yīng)用技術(shù)研究 檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性工作

六、檔案國(guó)際合作與交流工作

參與檔案國(guó)際交流與合作工作，是我國(guó)社會(huì)主義檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，是發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的外部條件

第二節(jié)

檔案工作的基本原則

基本原則：集中統(tǒng)一的管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用

一、檔案工作基本原則的內(nèi)容

（一）全國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則 統(tǒng)一管理、分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，既是社會(huì)主義制度決定的也是檔案工作發(fā)展的客觀需要

第一，國(guó)家檔案按規(guī)定分別由各級(jí)、各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理

第二，全國(guó)檔案工作在各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，有各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)同意、分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理 第三，對(duì)黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理

（二）維護(hù)檔案的完整與安全

維護(hù)檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求

1、維護(hù)檔案的完整

檔案的完整包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面

2、維護(hù)檔案安全

檔案安全包括檔案的實(shí)體安全和檔案的內(nèi)容安全兩個(gè)方面

（三）便于社會(huì)各方面的利用

我國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理是核心，維護(hù)檔案的完整與安全是手段，便于社會(huì)各方面的利用是目的

第三節(jié)

檔案事業(yè)的管理體制

一、檔案事業(yè)管理體制

檔案事業(yè)管理體制是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門(mén)的設(shè)置及隸屬關(guān)系，權(quán)限劃分等

（一）分散式檔案管理體制

分散制，指一些國(guó)家的地方檔案機(jī)構(gòu)不接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。采用分散制的大多為聯(lián)邦制國(guó)家 主要形式有：

1、英國(guó)式

2、瑞士式

3、美國(guó)式

（二）集中式檔案事業(yè)管理體制

集中制，指一些國(guó)家的地方按檔案機(jī)構(gòu)接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督

主要形式有：

1、中國(guó)式

2、法國(guó)式

3、瑞典式

二、我國(guó)檔案事業(yè)管理體制的發(fā)展變化

變動(dòng)的主要特點(diǎn)：檔案事業(yè)由分散管理逐步向集中統(tǒng)一管理體制發(fā)展過(guò)度，集中式管理體制也處在不斷完善之中

盡管我國(guó)檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)體制經(jīng)歷幾次變化，但始終堅(jiān)持黨政檔案工作統(tǒng)一管理的基本原則，重視黨對(duì)檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，重視政府部門(mén)對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的支持，這對(duì)我國(guó)社會(huì)主義檔案事業(yè)的順利發(fā)展具有重要意義

第五章

檔案機(jī)構(gòu)

第一節(jié)

公共檔案館

我國(guó)檔案館主要可以分為各級(jí)國(guó)家檔案館、專(zhuān)業(yè)檔案館（專(zhuān)門(mén)檔案館、部門(mén)檔案館）、企事業(yè)檔案館

一、國(guó)家檔案館

我國(guó)國(guó)家檔案館一般可以分為歷史檔案館和綜合檔案館兩類(lèi)，歷史檔案館包括中國(guó)第一歷史檔案館（主要保存明清中央機(jī)構(gòu)的檔案）和中國(guó)第二歷史檔案館（主要保存民國(guó)時(shí)期各個(gè)政權(quán)中央機(jī)構(gòu)檔案）。綜合檔案館一般隸屬于各級(jí)黨和政府，收集保存黨和國(guó)家在各方面活動(dòng)中形成的檔案，根據(jù)其所處的層次不同，可以分為中央級(jí)和地方級(jí)兩種類(lèi)型，其檔案館數(shù)量眾多，是我國(guó)國(guó)家檔案館和檔案事業(yè)的主體

（一）綜合檔案館的性質(zhì)

我國(guó)國(guó)家綜合檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)的管理部門(mén)，它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)

綜合檔案館的科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，主要表現(xiàn)在：

1、從檔案管理對(duì)象來(lái)看，它管理的是歷史上政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化和科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)記錄，是一種重要的歷史文化遺產(chǎn)和精神文化財(cái)富

2、從檔案館的活動(dòng)方式和工作成果來(lái)看，檔案工作一項(xiàng)研究性工作

3、從檔案管的職能來(lái)看，他不僅肩負(fù)科學(xué)管理檔案的重任，而且致力于社會(huì)文化服務(wù)工作，在繁榮國(guó)家文化事業(yè)、促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和建設(shè)社會(huì)主義精神文明中具有重要的作用

（二）綜合檔案館的基本職責(zé)與具體任務(wù)

基本職責(zé)：集中統(tǒng)一管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和有關(guān)資料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)

基本任務(wù)：1,、接收與征集各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)的管理

2、通過(guò)多種方式，積極的開(kāi)展檔案資料的利用工作

3、參與編史修志

二、專(zhuān)業(yè)檔案館

(一)專(zhuān)業(yè)檔案館的基本含義及其發(fā)展歷史

專(zhuān)業(yè)檔案館是指國(guó)家專(zhuān)門(mén)管理某一方面或某一特殊專(zhuān)業(yè)和技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案而設(shè)置的檔案館

我國(guó)的專(zhuān)業(yè)檔案館從設(shè)置形式來(lái)可以分為：全國(guó)性專(zhuān)業(yè)檔案館、地方性專(zhuān)業(yè)檔案館和某一專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)建立的專(zhuān)業(yè)檔案館

我國(guó)最早建立的專(zhuān)業(yè)檔案館是1952年成立的集中管理全國(guó)地質(zhì)檔案資料的地質(zhì)館，1958年9月中國(guó)電影資料館成立，同年測(cè)繪資料館成立，20世紀(jì)60年代后又建立機(jī)械工業(yè)部檔案、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測(cè)繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館等一系列專(zhuān)業(yè)檔案館

專(zhuān)業(yè)檔案館具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、數(shù)量龐大等特點(diǎn)，這決定了對(duì)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)中形成的檔案有必要進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

（二）專(zhuān)業(yè)檔案館的類(lèi)型

1、特殊載體檔案館

如：照片檔案館、電影資料檔案館

2、城市建設(shè)檔案館

城市建設(shè)檔案館是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料、3、部門(mén)檔案館

部門(mén)檔案館是指在某一專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，為保管某類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案而設(shè)置的檔案館類(lèi)型

如：外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等

第二節(jié)

內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)

內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)主要是在某一機(jī)關(guān)或組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并作為本單位提供服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)，主要有企事業(yè)檔案管、檔案室兩種類(lèi)型

（一）企業(yè)檔案館

企業(yè)檔案館是20世紀(jì)80年代中后期以后出現(xiàn)的一種檔案館類(lèi)型

1、企業(yè)檔案館的含義

企業(yè)檔案館是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館

A、企業(yè)檔案館具有檔案館的一般屬性，企業(yè)檔案館作為檔案館的一種類(lèi)型，應(yīng)是保存企業(yè)檔案的基地，是利用檔案史料的中心

B、企業(yè)檔案館收藏和管理本企業(yè)檔案 C、企業(yè)檔案館主要是服務(wù)本企業(yè)

2、企業(yè)檔案館的特點(diǎn) A、綜合性

企業(yè)檔案館是保存本企業(yè)檔案的基地，企業(yè)管理中形成的檔案有：黨政工團(tuán)文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、生產(chǎn)管理技術(shù)檔案等 B、專(zhuān)業(yè)性

企業(yè)檔案構(gòu)成中，科技檔案所占比重極大 C、企業(yè)檔案館的職能 a、向本企業(yè)和社會(huì)提供服務(wù)

b、負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作 c、編研檔案信息，開(kāi)發(fā)檔案信息資源 d、宣傳教育職能

（二）企業(yè)檔案館的設(shè)立 企業(yè)檔案館設(shè)立應(yīng)具備的條件：

1、企業(yè)必須是大型以上企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)

2、企業(yè)檔案館的設(shè)立必須考慮到企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)狀況

3、企業(yè)檔案館在設(shè)置機(jī)構(gòu)上應(yīng)是企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，經(jīng)費(fèi)由企業(yè)自行解決

4、企業(yè)檔案館在設(shè)立時(shí)可以考慮實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料的一體化管理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的綜合開(kāi)發(fā)利用，有利于企業(yè)提高信息管理的效率

二、檔案室

檔案室是各機(jī)關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢(xún)性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)

（一）檔案的性質(zhì)

1、檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)

2、檔案室是保存檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)

3、檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)本機(jī)關(guān)

（二）檔案室的作用

1、檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)部具有參謀和咨詢(xún)作用的部門(mén)，他是機(jī)關(guān)工作的助手，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持

2、檔案室是全國(guó)檔案工作的基礎(chǔ)

（三）檔案室的任務(wù)

檔案室的任務(wù)是：集中統(tǒng)一的管理本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料

1、對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督

2、負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)單位的全部檔案和相關(guān)材料，并積極組織提供利用

3、定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交

（四）檔案室的類(lèi)型

1、普通檔案室

普通檔案室即機(jī)關(guān)檔案室、文書(shū)檔案室，主要負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的黨、政、工、團(tuán)文書(shū)檔案

2、科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案的專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)

3、音像檔案室

保存照片、影片、錄音帶等特殊載體的檔案室

4、人事檔案室（干部或職工檔案室）

5、綜合檔案室

這是機(jī)關(guān)建立的綜合性檔案管理機(jī)構(gòu)，他統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的各種普通檔案、專(zhuān)門(mén)檔案和特殊載體檔案

6、聯(lián)合檔案室

在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來(lái)設(shè)置一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保存和管理這些機(jī)關(guān)形成的檔案

7、檔案信息中心

將檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理，在原有的圖書(shū)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)、情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)立的統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)

第三節(jié)

檔案行政機(jī)構(gòu)

一、檔案行政機(jī)構(gòu)的責(zé)任與任務(wù)

1、檔案行政機(jī)構(gòu)的職責(zé)

檔案行政機(jī)構(gòu)是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門(mén)，由于我國(guó)黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，因而各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)及適當(dāng)?shù)臋C(jī)構(gòu)又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。

檔案行政機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)：在統(tǒng)一管理黨指導(dǎo)、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)的掌管全國(guó)檔案事物，對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

2、檔案行政機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)

A、擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國(guó)家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃

B、指導(dǎo)和監(jiān)督各機(jī)關(guān)、部門(mén)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作 C、研究和審查有關(guān)檔案保存價(jià)值、檔案保管期限的原則和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷(xiāo)毀問(wèn)題

D、組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流、檔案工作干部專(zhuān)業(yè)教育和檔案科學(xué)研究

E、組織和參與檔案工作的國(guó)際研究

二、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 檔案室、檔案館和檔案局是我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)的三種基本類(lèi)型。三種檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系：上級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；檔案行政機(jī)構(gòu)對(duì)同級(jí)檔案行館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間具有檔案交接關(guān)系，各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）之間均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系

第四節(jié)

新型檔案機(jī)構(gòu)

一、文件中心

（一）文件中心的涵義及產(chǎn)生的背景

1、文件中心的涵義

文件中心是一種社會(huì)文化、集約化和專(zhuān)業(yè)化的檔案管理機(jī)夠

2、文件中心產(chǎn)生的背景

誕生于二戰(zhàn)期間，政府文件量急劇膨脹，大大加重了文件管理的負(fù)擔(dān)，為保護(hù)文件檔案，在檔案界的倡導(dǎo)和支持，美國(guó)軍事部門(mén)創(chuàng)建的一種新型文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心 1988年我國(guó)甘肅永靖縣成立第一個(gè)文件中心

（二）文件中心的特征和特征

1、文件中心的特征

a、文件中心主要是一種實(shí)體性管理機(jī)構(gòu)

b、文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化程度較高的檔案管理機(jī)構(gòu) c、文件中心對(duì)其保管的處于休眠階段的文件只有保管權(quán)，無(wú)所有權(quán)，文件的所有權(quán)仍屬于形成機(jī)構(gòu)

d、文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個(gè)中間性機(jī)構(gòu)，他要對(duì)雙方負(fù)責(zé)

d、文件中心可以同時(shí)承擔(dān)文件管理咨詢(xún)與培訓(xùn)職能

2、文件中心的類(lèi)型 a、政府性文件 b、商業(yè)性文件

二、檔案寄存中心(一)檔案寄存中心的涵義

檔案寄存中心是指由國(guó)家綜合檔案館或其他獨(dú)立法人設(shè)立的，為各類(lèi)企業(yè)、社團(tuán)以及個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。

（二）創(chuàng)辦檔案寄存中心的背景

1、國(guó)企改革中，國(guó)企檔案存在管理不善乃至無(wú)處可歸的情況

2、非國(guó)企檔案管理大多比較混亂

3、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人不具備檔案保管的充分條件

三、檔案事務(wù)所

（一）檔案事務(wù)所的涵義及其產(chǎn)生的背景 檔案事務(wù)所是適應(yīng)近年來(lái)我國(guó)檔案工作中出現(xiàn)的一些新情況而建立的一種新型檔案機(jī)構(gòu)

背景：

1、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量增加，檔案行政部門(mén)不堪重負(fù)

2、檔案行政部門(mén)人員編制少，檔案局不能完全履行職責(zé)

（二）檔案事務(wù)所的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍

對(duì)象：企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人等等 范圍：指導(dǎo)、咨詢(xún)、檔案整理、裝訂，檔案搶救等等

（三）檔案事務(wù)所的性質(zhì)及其管理

檔案事務(wù)所是獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的企業(yè)型單位

四、現(xiàn)行文件資料中心

（一）現(xiàn)行文件資料中心的涵義及其管理

涵義：現(xiàn)行文件資料中心也稱(chēng)“現(xiàn)行文件閱覽中心”“現(xiàn)行文件開(kāi)放中心”等，他是公共檔案館在收集、集中政府機(jī)構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，以政務(wù)信息公開(kāi)為基礎(chǔ)任務(wù)，方便社會(huì)各界，特別是普通公共查詢(xún)、了解政府在社會(huì)事務(wù)管理各方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。

（二）現(xiàn)行文件資料中心的運(yùn)作機(jī)構(gòu)與發(fā)展前景

1、從其運(yùn)作來(lái)看，其基礎(chǔ)工作：a、收集、集中一批與用戶(hù)查詢(xún)要求有關(guān)的法規(guī)性和政策性的現(xiàn)行文件或現(xiàn)性文件信息；在收集、集中現(xiàn)性文件的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)行文件保密與非保密的界限進(jìn)行審查 從其發(fā)展來(lái)看，需進(jìn)一步解決的問(wèn)題：進(jìn)一步確認(rèn)現(xiàn)行文件資料中心的合法性地位；建立現(xiàn)性文件報(bào)送、收集和管理的常規(guī)性與強(qiáng)制性，保證現(xiàn)性文件開(kāi)放活動(dòng)的持久深入開(kāi)展；制定合理的、科學(xué)高效的開(kāi)放工作制度與管理規(guī)范，明確現(xiàn)行文件資料中心的權(quán)力與義務(wù)；嘗試現(xiàn)性文件開(kāi)放服務(wù)方式與手段的創(chuàng)新等

第六章

檔案工作的特點(diǎn)、規(guī)律與發(fā)展

第一節(jié)

檔案工作的特點(diǎn)、地位與效益

一、檔案工作特點(diǎn)

檔案工作的特點(diǎn)是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在規(guī)定性。檔案工作就其本質(zhì)來(lái)說(shuō)，是管理檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作

檔案工作就其基本特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)服務(wù)性、文化性、管理型、政治性與科學(xué)性的工作

（一）檔案工作的服務(wù)性

檔案工作對(duì)生產(chǎn)力的發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步有著不可低估的的作用；檔案工作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的這種特殊途徑，決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性工作；服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴(lài)以生存和發(fā)展的基本因素；檔案工作區(qū)別于其他服務(wù)性工作在于它是以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的特殊服務(wù)工作

（二）檔案工作的文化性 檔案工作，特別是檔案館工作在人類(lèi)社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性 檔案館工作的文化性表現(xiàn)在：

1、檔案室社會(huì)文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用；檔案信息資源是重要的生產(chǎn)因素、無(wú)形的資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，檔案館作為社會(huì)文化的聚集地，匯集了具有重要文化內(nèi)容的檔案

2檔案館具有傳播社會(huì)文化知識(shí)與信息的作用；檔案館是人類(lèi)文化財(cái)富的寶庫(kù)，必然在社會(huì)歷史的各個(gè)階段為一定的政治、經(jīng)濟(jì)、文化服務(wù)

3、檔案館具有社會(huì)文化教育的作用；教育是人類(lèi)所創(chuàng)造的文化得以延續(xù)和發(fā)展的主要途徑

4、檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用

（三）檔案工作的管理性

檔案工作始終都應(yīng)以維護(hù)和確認(rèn)檔案的原始性為基本任務(wù) 檔案的管理性表現(xiàn)在：

1、檔案工作是一項(xiàng)管理檔案的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)

2、檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容；信息資源管理是為確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)信息資源實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的一種人類(lèi)管理活動(dòng)

3、檔案工作是社會(huì)管理活動(dòng)的組成部分

（四）檔案工作的政治性 檔案工作是一種社會(huì)現(xiàn)象，在階級(jí)社會(huì)中，檔案工作體現(xiàn)這一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益；首先，檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作 政治性的集中表現(xiàn)；其次，檔案工作的開(kāi)放程度的大小也是檔案工作政治性的之一；檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一

（五）檔案工作的科學(xué)性 檔案工作的科學(xué)性表現(xiàn)在:

1、檔案工作是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理工作提供必要條件的工作

2、檔案工作實(shí)踐中包括著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容

3、檔案工作要大量運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)的成果

二、檔案工作的地位

檔案工作在社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程中占有十分重要的地位：

1、檔案是反映人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始積累，是人類(lèi)文明史的見(jiàn)證

2、檔案是重要的信息資源，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要資源條件

3、檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，他是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的資源條件

三、檔案工作的效益

檔案工作的效益是指社會(huì)對(duì)檔案工作的投入與檔案部門(mén)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關(guān)系 檔案工作的效益區(qū)別其他工作的特點(diǎn)表現(xiàn)在：

1、社會(huì)性

檔案工作是一項(xiàng)提供檔案、為社會(huì)服務(wù)的專(zhuān)門(mén)性工作（規(guī)定其效益具有社會(huì)性和公益性）

2、隱蔽性

3、滯后性

第二節(jié) 檔案工作的發(fā)展規(guī)律

一、檔案工作的分化與整合規(guī)律

（一）檔案管理一體化

“文檔管理一體化”是指將目前機(jī)關(guān)中的“文書(shū)處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個(gè)即統(tǒng)一有分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過(guò)程

運(yùn)用新技術(shù)對(duì)文書(shū)與檔案管理流程進(jìn)行重組有著極其重要的意義，具體表現(xiàn)在：

1、有利于將文件與檔案管理作為一個(gè)整體進(jìn)行總設(shè)計(jì)和通盤(pán)考慮從而提高文件管理質(zhì)量

2、可以為文檔管理一體化軟件設(shè)計(jì)提供新的設(shè)計(jì)思想

（二）檔案、圖書(shū)、情報(bào)管理一體化

二、檔案工作智能化發(fā)展規(guī)律

（一）運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

（二）運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化

（三）檔案微縮化與檔案保護(hù)水平的提高 檔案智能化帶來(lái)的問(wèn)題：

1、對(duì)檔案的原始記錄性提出新標(biāo)準(zhǔn)

2、由于電子文件的證據(jù)性尚無(wú)保障，管理方法亦無(wú)規(guī)定，其內(nèi)容的原始性通常要借助于形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)，原件成為集兩種原始性于一身的代表

3、來(lái)源原則又成為檔案學(xué)者關(guān)注的理論熱點(diǎn)

4、檔案管理工作中前端控制思想的提出

5、文件管理體制和檔案部門(mén)的職能將可能發(fā)生變化

三、檔案工作發(fā)展與社會(huì)環(huán)境變化互動(dòng)性規(guī)律 檔案工作發(fā)展與社會(huì)環(huán)境變化互動(dòng)規(guī)律表現(xiàn)在：

1、社會(huì)環(huán)境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發(fā)展

2、檔案工作也在參與社會(huì)事務(wù)的工程中，也對(duì)社會(huì)環(huán)境變化，特別是社會(huì)精神文明與物質(zhì)文明的建設(shè)作出的貢獻(xiàn)

（一）影響檔案工作生存與發(fā)展的社會(huì)環(huán)境因素

1、社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)與檔案工作

社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)不斷對(duì)檔案工作提出新的任務(wù)與要求 物質(zhì)生產(chǎn)的發(fā)展決定著檔案工作的基本物質(zhì)條件和技術(shù)條件

2、社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治制度與檔案工作

社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治制度決定著檔案工作的目的和性質(zhì) 社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治制度決定了檔案工作的基本原則

3、科學(xué)文化事業(yè)與檔案工作

科學(xué)文化的繁榮使人們?cè)诳茖W(xué)研究和各種創(chuàng)造性勞動(dòng)中產(chǎn)生了更多的檔案信息要求，從而對(duì)檔案工作提出了新的要求 科學(xué)文化活動(dòng)的發(fā)展能夠推動(dòng)檔案學(xué)理論的研究與普及，檔案在良好的科學(xué)文化環(huán)境中，能夠與其他學(xué)科相互推動(dòng)、相互影響，加快發(fā)展步伐

科學(xué)文化事業(yè)的發(fā)展能夠?yàn)闄n案工作提供新的管理理念和科學(xué)技術(shù)

4、社會(huì)檔案意識(shí)與檔案工作

檔案意是人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)水平與敏感度

社會(huì)的檔案意識(shí)作為一種觀念存在，是現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展水平的反映 我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)淡薄表現(xiàn)在：

1、重視檔案的史料價(jià)值，忽視檔案的決策參考價(jià)值

2、重視檔案的憑證價(jià)值，忽視檔案的情報(bào)價(jià)值

3、不少管理者將檔案工作看作一種單純消耗性、輔助性和事務(wù)性的工作，對(duì)檔案工作缺少必要的投入

（二）檔案工作的社會(huì)貢獻(xiàn)與檔案部門(mén)的公共關(guān)系

1、檔案行政機(jī)關(guān)的職能拓展需要良好的公共系

2、檔案館的科學(xué)文化性質(zhì)決定了檔案部門(mén)必須建立良好的公共關(guān)系

3、機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)的擴(kuò)大需要良好的社會(huì)公共關(guān)系

4、新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要樹(shù)立檔案部門(mén)的良好形象，開(kāi)展公共關(guān)系建設(shè)

檔案部門(mén)公共關(guān)系活動(dòng)開(kāi)展途徑：

1、利用檔案工作系統(tǒng)內(nèi)部的專(zhuān)業(yè)報(bào)刊和系統(tǒng)外的大眾傳媒工具進(jìn)行檔案宣傳活動(dòng)

2、通過(guò)策劃新聞事件制造公關(guān)時(shí)機(jī)，擴(kuò)大檔案工作的影響

3、定期聯(lián)系社會(huì)公眾，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系

4、宣傳檔案工作的效益

四、檔案工作的社會(huì)變化發(fā)展規(guī)律

檔案工作的社會(huì)發(fā)展規(guī)律表現(xiàn)在：隨著人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域的擴(kuò)大、社會(huì)分工的細(xì)化和社會(huì)文明程度的提高，檔案的來(lái)源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務(wù)逐步社會(huì)化，檔案管理越來(lái)越具有廣泛的社會(huì)意義

檔案服務(wù)信息的社會(huì)化是指檔案部門(mén)在保證國(guó)家和公民個(gè)人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息

第三節(jié) 檔案工作的國(guó)際合作與交流

一、檔案工作國(guó)際合作的基本形式

（一）參加國(guó)際理事會(huì)組織的活動(dòng)

國(guó)際檔案理事會(huì)是國(guó)際性的檔案專(zhuān)業(yè)組織，1950年8月成立，總部法國(guó)巴黎

任務(wù)：定期召開(kāi)國(guó)際檔案大會(huì)；建立和加強(qiáng)各國(guó)檔案工作者之間以及檔案管理有關(guān)的機(jī)構(gòu)、團(tuán)體之間的聯(lián)系等

（二）國(guó)家間建立雙邊的檔案工作合作關(guān)系

（三）開(kāi)展國(guó)際檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)

二、收集散失檔案、解決國(guó)際檔案糾紛的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)和國(guó)家法律依據(jù)

檔案是一個(gè)國(guó)家和民族的歷史文化遺產(chǎn)，又是維護(hù)國(guó)家主權(quán)和歷史面貌的重要工具

（一）收集散失檔案的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)

1、“來(lái)源原則”或“全總完整原則”

2、職能所有原則

3、主權(quán)追溯原則

4、歷史連續(xù)性原則

（二）檔案歸還原主權(quán)國(guó)的國(guó)際進(jìn)展

第一階段：1922——1954年提出戰(zhàn)時(shí)不得占有他國(guó)的檔案遺產(chǎn)和戰(zhàn)后必須歸還原主權(quán)國(guó)的法律依據(jù)

第二階段：1966——1978年提出檔案是屬于文化財(cái)產(chǎn)的重要組成部分，并解決了流失檔案歸還原主權(quán)國(guó)的方法問(wèn)題和理論問(wèn)題

（三）國(guó)家檔案保護(hù)、歸屬和繼承問(wèn)題的國(guó)際公約

1954年《海牙公約》、1970年《巴黎公約》、1983年《維也納公約》

“三個(gè)公約”的特點(diǎn):

1、各國(guó)對(duì)檔案的保護(hù)、歸屬和繼承問(wèn)題有強(qiáng)烈的敏感性

2、檔案的國(guó)際立法經(jīng)歷了從保護(hù)島歸屬再到繼承，每個(gè)階段從開(kāi)始到結(jié)束又都相隔了十余年

3、國(guó)際法的主體，即權(quán)利和義務(wù)的承擔(dān)著是國(guó)家而不是個(gè)人，沒(méi)有統(tǒng)一的立法機(jī)構(gòu)和集中統(tǒng)一的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)關(guān)

4、國(guó)際上涉及檔案立法時(shí)，往往會(huì)論述或涉及檔案和檔案工作的新知識(shí)和新觀點(diǎn)，這具有檔案學(xué)理論和實(shí)踐的研究?jī)r(jià)值

第四節(jié) 檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的涵義

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

二、檔案信息的數(shù)字化

（一）檔案信息數(shù)字化涵義與原則

1、涵義

檔案信息數(shù)字化是指可利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)

2、原則

規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則

（二）檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容和形式 檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容兩個(gè)不同層次：

1、檔案目錄信息數(shù)字化

2、檔案全文信息數(shù)字化

（三）檔案信息數(shù)字化的困難

1、檔案信息數(shù)字化的技術(shù)還不夠成熟且不經(jīng)濟(jì)

2、數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題

3、合作問(wèn)題

三、檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，他是檔案部門(mén)聯(lián)系社會(huì)的重要窗口 檔案網(wǎng)站功能：

1、服務(wù)功能

2、宣傳功能

3、交流功能 檔案網(wǎng)站的內(nèi)容：

1、檔案工作信息

2、檔案機(jī)構(gòu)信息

3、檔案資源信息

4、檔案利用服務(wù)信息

5、地方特色文化信息 檔案網(wǎng)站建設(shè)的問(wèn)題：

1、目標(biāo)不夠明確

2、提供內(nèi)容信息不夠豐富

3、訪問(wèn)率較低 對(duì)策：

1、設(shè)立龍頭網(wǎng)站、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、樣板網(wǎng)站

2、逐步豐富上網(wǎng)檔案信息

3、注重檔案網(wǎng)站建設(shè)的策劃設(shè)計(jì)，配備專(zhuān)門(mén)人才

四、數(shù)字檔案館建設(shè)

（一）數(shù)字檔案館的含義

數(shù)字檔案館是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，實(shí)質(zhì)就是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境

（二）數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1、存在方式上的特點(diǎn)

數(shù)字檔案館不是一種物理存在實(shí)體，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境

2、運(yùn)行方式上的特點(diǎn)

數(shù)字檔案館運(yùn)行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化

3、功能定位上的特點(diǎn)

（三）數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系

1、實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案形成的基礎(chǔ) 數(shù)字檔案館形成的三要素：用戶(hù)、檔案信息資源、通訊網(wǎng)絡(luò)

2、數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出新要求

3、數(shù)字檔案館為實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制

五、檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策

檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)

（一）制度完善

1、檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案信息的采集和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字檔案信息化建設(shè)的重要資源基礎(chǔ)

數(shù)字檔案信息的來(lái)源：伴隨著管理進(jìn)程而形成的電子文件與電子檔案；對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以有三種類(lèi)型，局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)

2、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息內(nèi)容安全、檔案信息載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全

3、檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)電子文件、檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，包括：檔案信息化建設(shè)相關(guān)術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)

（二）資源建設(shè) 注意問(wèn)題：

1、確定納入檔案信息化目標(biāo)的信息類(lèi)型

2、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的的共建

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)

（三）強(qiáng)化管理

1、信息化咨詢(xún)監(jiān)理機(jī)制的建立

2、項(xiàng)目管理

3、規(guī)劃制定

4、外包管理

（四）風(fēng)險(xiǎn)控制

1、組織風(fēng)險(xiǎn)

2、信息安全風(fēng)險(xiǎn)

3、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)

第四篇：檔案學(xué)理論基礎(chǔ)

選擇題：

1、按檔案形成時(shí)間，可分為歷史檔案和當(dāng)代檔案。錯(cuò)誤

2、資料與檔案的區(qū)別在于來(lái)源不同，作用不同，機(jī)密程度不同。正確

3、科技檔案是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的中介和條件。正確

4、檔案工作的效益是社會(huì)對(duì)檔案工作的投入和檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關(guān)系。正確

5、私立武昌文華圖書(shū)館學(xué)校檔案管理專(zhuān)科的創(chuàng)辦使我國(guó)近代檔案學(xué)開(kāi)始接受西方檔案學(xué)影響，對(duì)促進(jìn)我國(guó)檔案學(xué)研究起了積極作用。正確

6、檔案一般表現(xiàn)為一次文獻(xiàn)，圖書(shū)一般表現(xiàn)為一次文獻(xiàn)，二次文獻(xiàn)，三次文獻(xiàn)。錯(cuò)誤

7、宋代開(kāi)創(chuàng)了架閣庫(kù)制度，規(guī)定各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)設(shè)置架閣庫(kù)作為保管現(xiàn)行檔案的專(zhuān)職機(jī)構(gòu)。正確

8、檔案全宗理論是檔案館對(duì)實(shí)體管理中必須遵循的一個(gè)重要原則，對(duì)于同一形成者所形成的所有檔案，歸集為一個(gè)全宗，不得分散；對(duì)于不同形成者的檔案，不得混雜。正確

9、檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機(jī)關(guān)基本統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。錯(cuò)誤案價(jià)值是物質(zhì)與精神的綜合價(jià)值正確檔案屬于文獻(xiàn)，是派生文獻(xiàn)。錯(cuò)誤

12、案價(jià)值具有潛在性的特點(diǎn)，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，就是使其由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值的過(guò)程。對(duì) 13檔案與資料不可以相互轉(zhuǎn)化。錯(cuò)誤案信息開(kāi)發(fā)利用的主體是政府部門(mén)錯(cuò)誤按檔案所屬權(quán)，可分為公務(wù)檔案和私人檔案。正確我國(guó)檔案事業(yè)管理不使用計(jì)劃方法錯(cuò)按檔案形成時(shí)間，可分為歷史檔案和當(dāng)代檔案錯(cuò)皇史成是明代建造的檔案庫(kù)房，達(dá)到了我國(guó)古代檔案庫(kù)房建設(shè)的最高水平，是我國(guó)古代石室金匱之典范建筑，其建設(shè)布局的各個(gè)方面都充分考慮到了檔案文件的保護(hù)要求對(duì)

4、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》自1998年11月1日起正式施行對(duì)

5、科技檔案是科技知識(shí)儲(chǔ)備的一種形式，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技進(jìn)步起著決定性作用對(duì)檔案作為存貯和傳播知識(shí)的原始記錄，它在傳播知識(shí)功能方面，由于受原本、原稿的限制，而高于其它文獻(xiàn)錯(cuò) 7 資料與檔案的區(qū)別在于來(lái)源不同，作用不同，機(jī)密程度不同對(duì)電子文件的管理不遵循來(lái)源原則錯(cuò)檔案鑒定不包括對(duì)檔案真?zhèn)蔚蔫b定錯(cuò)檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機(jī)關(guān)基本統(tǒng)計(jì)內(nèi)容錯(cuò)專(zhuān)利檔案、人事檔案、藝術(shù)檔案、司法檔案等都是專(zhuān)門(mén)檔案對(duì)檔案價(jià)值是物質(zhì)與精神的綜合價(jià)值對(duì)秦朝是我國(guó)歷史上第一個(gè)統(tǒng)一的中央集權(quán)的封建國(guó)家，統(tǒng)治者將文書(shū)檔案工作緊緊納入鞏固和發(fā)展專(zhuān)制皇權(quán)的軌道，開(kāi)創(chuàng)了我國(guó)2000多年的封建檔案工作先河。文書(shū)的抬頭制度、避諱制度、用印制度、一文一事都產(chǎn)生于秦代錯(cuò)1911年辛核革命搶劫了我國(guó)文書(shū)檔案工作的迅速近代化，孫中山領(lǐng)導(dǎo)的南京臨時(shí)政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書(shū)工作的舊習(xí)，其中文書(shū)的種類(lèi)有令、制、呈、示、狀等錯(cuò)檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)中最基本的工作內(nèi)容有管理檔案實(shí)休，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供檔案服務(wù)，處理反饋信息對(duì)

多選題：

1、檔案價(jià)值具有ABCD等特點(diǎn)

A、客觀性B、多元性C、交錯(cuò)性D、共享性

2、可以作為檔案載體使用的材料有ABC

A、無(wú)酸紙B、復(fù)印紙C、傳真紙

3、檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃必須考慮ABC

A社會(huì)發(fā)展總目標(biāo)B國(guó)情C應(yīng)對(duì)社會(huì)信息資源需求D國(guó)外環(huán)境

4、著錄條目的編排要遵循ACD原則

A科學(xué)性B統(tǒng)一性C系統(tǒng)性D實(shí)用性

5、我國(guó)檔案事業(yè)管理的方法包括 ABC

A計(jì)劃方法B行政方法C法制方法D思想政治工作方法6、1911年的辛亥革命推動(dòng)了我國(guó)文書(shū)檔案工作的迅速近代化，孫中山領(lǐng)導(dǎo)的南京臨時(shí)政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書(shū)工作的舊習(xí)，其中規(guī)定文書(shū)的種類(lèi)有ABD等

A令B咨C制D呈

7、科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的主要途徑有ABCD

A與管理體系結(jié)合B直接進(jìn)行生產(chǎn)過(guò)程C轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技能D縮短加速轉(zhuǎn)化過(guò)程

8、來(lái)源原則基本內(nèi)容有ABCD

A 自由來(lái)源B尊重來(lái)源C尊重全宗完整性D尊重全宗內(nèi)的原始整理體系

9、檔案編目要經(jīng)過(guò)ABCD環(huán)節(jié)

A整理B分析C著錄D條目組織

10、檔案宣傳的形式有ABCD

A報(bào)刊雜志B檔案知識(shí)展覽C利用廣播等公共傳播媒介D利用檔案資料創(chuàng)作文學(xué)、影視作品

11、下列檔案機(jī)構(gòu)屬于漢代的有ACD

A石渠閣B架閣庫(kù)C東觀D宣明

12、檔案學(xué)學(xué)科體系由BCD等理論知識(shí)單元組成A信息管理學(xué)B應(yīng)用檔案學(xué)C理論檔案學(xué)D檔案管理技術(shù)

13、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義有ABCD

A實(shí)施科教興國(guó)的重要途徑B進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理和必要條件C經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要 D建設(shè)社會(huì)主義精神文明需要

1415、檔案部門(mén)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的方式途徑有著錄的原則有：

著錄格式一致著錄符號(hào)一致著錄項(xiàng)目一致著錄文字簡(jiǎn)明

2、來(lái)源原則基本內(nèi)容有 尊重來(lái)源、尊重全宗完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系

3、檔案編研成果種類(lèi)有大事記組織沿革企業(yè)年鑒科技成果簡(jiǎn)介

4、檔案價(jià)值能否順利實(shí)現(xiàn)，取決于

檔案本身價(jià)值檔案的科學(xué)管理水平及開(kāi)發(fā)程度檔案屬性社會(huì)因素

5、檔案價(jià)值具有客觀性、多元性、交錯(cuò)性、共享性等特點(diǎn)

6、檔案價(jià)值規(guī)律表現(xiàn)為ABCD

擴(kuò)展律共享律機(jī)密程度遞增律和科學(xué)作用遞減律轉(zhuǎn)化律

7、電子文件提供利用的常見(jiàn)方式有BCD

就地閱覽提供咨詢(xún)網(wǎng)站服務(wù)局域網(wǎng)服務(wù)

8、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)方法有ABC

時(shí)間分類(lèi)法來(lái)源分類(lèi)法內(nèi)容分類(lèi)法形式分類(lèi)法

9、以下屬于新型檔案機(jī)構(gòu)的有ACD

私人收藏室文件中心檔案寄存中心檔案事務(wù)所

10、常用的普通檔案分類(lèi)法有ABCD

主題分類(lèi)法分類(lèi)法問(wèn)題分類(lèi)法組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

11、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義有BCD12、我國(guó)檔案事業(yè)管理體制是集中統(tǒng)一、條塊結(jié)合13、檔案部門(mén)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的方式途徑有借閱、編研出版、宣傳、網(wǎng)絡(luò)

14、檔案信息提供利用的原則有服務(wù)至上原則、開(kāi)放原則、法制原則、來(lái)源原則

單選題：

1、歸檔文件質(zhì)量的基本要求有和文件使用紙張等材料符合檔案保護(hù)要求。

大小一致必須裝訂有歸檔章文件齊全完整

2、下列不屬于檔案事業(yè)經(jīng)濟(jì)管理必須遵循的原則是：與政治思想工作結(jié)合充分利用現(xiàn)有資源厲行節(jié)約以我為主

3、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)按實(shí)際法定效力，可分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和

參照標(biāo)準(zhǔn)推薦性標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

5、一文一事制度是文書(shū)工作中必須遵循的基本行文規(guī)范，它起源于 代

6、根據(jù)已有的發(fā)現(xiàn)，檔案一詞起源于明代

7、架閣庫(kù)是 代開(kāi)創(chuàng)的用來(lái)保管檔案的機(jī)構(gòu)

8、檔案記載各行業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，所表現(xiàn)的作用是行政作用業(yè)務(wù)作用文化作用教育作用

9、我國(guó)檔案界及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的是將檔案分為三大類(lèi)，即科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案現(xiàn)行檔案歷史檔案私人檔案文書(shū)檔案

10、我國(guó)最早的檔案保管機(jī)構(gòu)是

11、我國(guó)檔案的開(kāi)放期一般為自檔案形成之日起滿

12、楔形文字是發(fā)明的，因其是用木棒在未干的泥板上書(shū)寫(xiě)的，形似箭頭，故亦稱(chēng)箭頭文字。年發(fā)布的《關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》，明確規(guī)定了黨政檔案統(tǒng)一管理的原則，具有重大意義。

14、全引目錄分類(lèi)目錄卷內(nèi)文件目錄主題目錄

15、下列不屬于常用普通檔案分類(lèi)法的是

組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法分類(lèi)法問(wèn)題分類(lèi)法地域分類(lèi)法

16、下列不是檔案管理現(xiàn)代化所用的技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)通信技術(shù)保密技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

17、屬于檔案信息提供利用的正式渠道是

利用因特網(wǎng)上檔案機(jī)構(gòu)站點(diǎn)

查看檔案部門(mén)編輯出版的檔案文獻(xiàn)編撰書(shū)籍

從檔案部門(mén)舉辦的展覽上獲取信息

到檔案管理部門(mén)調(diào)檔查閱

18、年5月中央書(shū)記處作出了開(kāi)放歷史檔案的決定，由此，我國(guó)的檔案館開(kāi)始真正走向社會(huì)，成為名副其實(shí)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

19、文件生命周期理論有點(diǎn)基本內(nèi)容

1、紙草檔案是古代

2、檔案最主要的來(lái)源是資料文書(shū)圖書(shū)

3、檔案的根本屬性是

原始記錄屬性信息屬性?xún)r(jià)值屬性

4、檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，就是使其

潛在價(jià)值憑證價(jià)值參考價(jià)值

5、以石材為載體，記錄史事所形成的檔案，稱(chēng)

6、檔案記載各行業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，所表現(xiàn)的作用是

行政作用業(yè)務(wù)作用文化作用

7、文件歸檔整理的修整工作不包括超大紙張折疊修改文字錯(cuò)誤文字修裱破損文件

8、我國(guó)檔案界及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的是將檔案分為三大類(lèi)，即科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案歷史檔案私人檔案文書(shū)檔案

9、來(lái)源原則起源于

10、全引目錄分類(lèi)目錄主題目錄唐朝的檔案機(jī)構(gòu)是

12、我國(guó)檔案的開(kāi)放期一般為自檔案形成之日起滿

13、將文字刻寫(xiě)在龜甲及各種獸骨上的古代檔案，稱(chēng)

14、一文一事制度是文書(shū)工作中必須遵循的基本行文規(guī)范，它起源于 代

15、檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一價(jià)值

16是將具有共同的上位分類(lèi)號(hào)的若干著錄條目按照一定次序編排而形成的檢索工具

分類(lèi)目錄卷內(nèi)文件目錄主題目錄屬于檔案信息提供利用的正式渠道是我國(guó)檔案學(xué)產(chǎn)生于下列不屬于檔案管理技術(shù)的學(xué)科是檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)比較檔案學(xué)檔案保護(hù)技術(shù)

第五篇：文書(shū)檔案學(xué)

第一節(jié) 文書(shū)和檔案

一、文書(shū)、文件、檔案

文書(shū)，就是人們?cè)趯?shí)際事務(wù)活動(dòng)中為了憑證、記載、公布和傳遞等的需要而形成和使用的內(nèi)容系統(tǒng)、體式特定的文字材料。

文件，是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開(kāi)始、進(jìn)行和結(jié)束過(guò)程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何

－－國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì) 問(wèn)題：

文件生命周期理論

“在文件管理的領(lǐng)域內(nèi)像在人類(lèi)遺傳學(xué)的領(lǐng)域內(nèi)一樣，也能夠發(fā)現(xiàn)‘節(jié)制生育’它幫助確定何種文件應(yīng)該打入火化爐的‘地獄’，何種文件應(yīng)該升入某個(gè)檔案館的‘天堂’，或者，偶爾讓它先到某個(gè)文件中心的‘煉獄’或‘挽留所’去呆一個(gè)時(shí)期。”

文件在不同的運(yùn)動(dòng)階段內(nèi)呈現(xiàn)不同的價(jià)值，因而要采用不同的存放地點(diǎn)和不同的管理方式來(lái)處置文件。

現(xiàn)行期

半現(xiàn)行期

非現(xiàn)行期

現(xiàn)行價(jià)值

憑證價(jià)值

歷史研究?jī)r(jià)值

(形成使用文件部門(mén))

(文件中心或檔案室)

(歷史檔案館)

二、檔案的定義、種類(lèi)及價(jià)值

《清太宗文皇帝實(shí)錄》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的記載 “他物皆記檔案，獨(dú)金數(shù)未經(jīng)登記”（王金玉，王永.檔案詞源新證.中國(guó)檔案）

楊賓的《柳邊紀(jì)略》(1707年)說(shuō)：“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木牌故也，存貯年久者曰檔案，曰檔子，積累多，皮條掛壁若檔故了。然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子，檔子矣?！?/p>

“檔案”一詞顯然并沒(méi)有一個(gè)不可更動(dòng)而必須優(yōu)先采用的、最終的、最完備的定義，它的定義可以在不同的國(guó)家作不同的修改，以適應(yīng)不同的需要。

－－（美）謝倫伯格

檔案，是在執(zhí)行法律和處理事務(wù)中制成或收到的因具有永久價(jià)值而保存起來(lái)的文件的有機(jī)體，包括文稿、簿冊(cè)、地國(guó)、錄音帶和其他文獻(xiàn)材料在內(nèi)。

－－《美國(guó)大百科全書(shū)》 任何自然人或法人，任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門(mén)，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案

－－法蘭西共和國(guó)檔案法

本法所指的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄

－－中華人民共和國(guó)檔案法

（一）定義

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件-檔案的形式是多種多樣的檔案是原始的歷史記錄-檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件：

使用完畢或辦理完畢的文件才能作為檔案

具有查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存 按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件才能最后成為檔案 注意：資料與檔案的區(qū)別

一般說(shuō)來(lái)，凡是對(duì)人們研究、解決某一問(wèn)題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息均可稱(chēng)為資料，而無(wú)論其具體是什么，文書(shū)、檔案、圖書(shū)、報(bào)刊、文章、錄音錄像乃至文物等，只要對(duì)于人們研究解決某一問(wèn)題有信息支持價(jià)值，都可看成是資料。檔案可以被看作資料，但資料不能作為檔案看待并使用。

（二）檔案的種類(lèi)、紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案

2、文書(shū)檔案、科技檔案與專(zhuān)門(mén)檔案

文書(shū)檔案

科技檔案.工程檔案：竣工圖

專(zhuān)門(mén)檔案：人事檔案

3、歷史檔案（舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案）

與現(xiàn)行檔案 奏折

舊政權(quán)檔案

舊政權(quán)檔案

革命歷史檔案

（三）檔案的基本價(jià)值 案例：

東京巨額遺產(chǎn)案追蹤

趙欣伯

趙碧琰

趙宗陽(yáng)（趙重光）

《第三帝國(guó)的興亡－－納粹德國(guó)史》

美國(guó)記者 威廉.夏伊勒

憑證價(jià)值

參考價(jià)值

問(wèn)題：

檔案真實(shí)性指什么： 檔案是真實(shí)的歷史記錄？ 檔案內(nèi)容的真實(shí)？

檔案內(nèi)容的真實(shí)等于記錄形成者觀點(diǎn)的正確？

汪偽檔案中的罪惡一頁(yè)

第二節(jié) 文書(shū)工作與檔案工作

注意：

文書(shū)學(xué)與檔案管理學(xué)的傳統(tǒng)理論認(rèn)為：以歸檔為界，歸檔以前是文書(shū)處理工作，歸檔以后便開(kāi)始了機(jī)關(guān)檔案管理工作。

一、文書(shū)工作

文書(shū)工作，也稱(chēng)文書(shū)處理工作，是指文書(shū)的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續(xù)。

文書(shū)處理主要內(nèi)容

文書(shū)的制作形成（擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、蓋章等）文書(shū)的傳遞（收發(fā)、登記、分發(fā)、傳送等）

文書(shū)的辦理（擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等）文書(shū)的管理（保管、保密等）文書(shū)的整理歸檔或銷(xiāo)毀

文書(shū)工作機(jī)構(gòu)及其組織形式 集中形式

除承辦外，其他環(huán)節(jié)集中由辦公廳（室）統(tǒng)一處理。分散形式

由辦公室（廳）和各業(yè)務(wù)單位的文書(shū)部門(mén)或?qū)Ｂ殹⒓媛毜奈臅?shū)人員來(lái)分工負(fù)責(zé)。

二、檔案工作

通常所說(shuō)的檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案。

檔案管理工作從理論上劃分為兩個(gè)基本方面：

實(shí)體管理

檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用

檔案工作基本內(nèi)容包括以下八項(xiàng)：

檔案的接收和征集

檔案的整理

檔案價(jià)值鑒定

檔案保管

檔案編目與檢索

檔案編輯與研究

檔案利用服務(wù)

檔案統(tǒng)計(jì)

簡(jiǎn)稱(chēng)收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。

檔案工作機(jī)構(gòu)

檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)：

（1）檔案室、檔案信息中心

（2）檔案館

（3）文件中心

（4）檔案寄存中心

（5）檔案事務(wù)所 檔案行政管理機(jī)構(gòu)

如:檔案局

組織內(nèi)檔案工作機(jī)構(gòu)的組織形式:分立型、綜合型。

三、文檔一體化系統(tǒng) 文檔一體化，就是從文件和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程控制。

課程內(nèi)容： 文書(shū)處理工作 文件整理歸檔工作 檔案整理工作 檔案保管工作 檔案檢索工作 檔案開(kāi)發(fā)利用工作

聲像檔案的管理 電子檔案的管理

參考書(shū)籍：

趙映誠(chéng)：文書(shū)工作與檔案管理.高等教育出版社

陳祖芬：職業(yè)秘書(shū)資料與檔案管理教程.清華大學(xué)出版社 靳古?。簷C(jī)關(guān)文書(shū)與檔案管理模擬訓(xùn)練.陜西旅游出版社 陳琳：檔案管理技能訓(xùn)練.機(jī)械工業(yè)出版社

孫淑揚(yáng)、邱曉威：檔案計(jì)算機(jī)管理教程.中國(guó)人民大學(xué)出版社 劉家真：電子文件管理理論與實(shí)踐.科學(xué)出版社

第一章 文書(shū)處理工作

文書(shū)處理工作，是指文書(shū)的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續(xù)。

登記

收文登記簿

填寫(xiě)文件處理單

宏遠(yuǎn)電機(jī)股份公司公文處理單

交辦公室主任擬辦

宏遠(yuǎn)電機(jī)股份公司公文處理單

交王總批示

宏遠(yuǎn)電機(jī)股份公司公文處理單

將通知交信息中心李主任，請(qǐng)他負(fù)責(zé)辦理（承辦）。5月10前催辦一次

李主任會(huì)議后填好辦理結(jié)果、日期和其他有關(guān)內(nèi)容，和文件一起送回陳秘書(shū) 歸檔整理

取回后送機(jī)要室蓋章 填寫(xiě)發(fā)文登記簿

發(fā)文登記簿

一、文書(shū)處理工作主要程序

收文程序：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、整理歸檔等程序。

發(fā)文程序：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、整理歸檔等程序。

第二節(jié) 文書(shū)處理具體程序簡(jiǎn)介

一、簽收

秘書(shū)在送來(lái)的《文書(shū)投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)。

二、登記

文件登記是機(jī)關(guān)管理與保護(hù)文件的一種工具，用它記錄文件的收進(jìn)、發(fā)出和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，統(tǒng)計(jì)文件的數(shù)量和檢查文件的處理周期。

收文和發(fā)文一般應(yīng)分別進(jìn)行登記，密件和平件應(yīng)分開(kāi)登記。

登記的形式有簿式、卡片式和聯(lián)單式。簿式登記易于保存，是一種普遍使用的登記形式。

三、分發(fā)與傳閱

分發(fā)是指文書(shū)工作人員將文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門(mén)或承辦人員。

傳閱指單份或份數(shù)不多的文件，需要經(jīng)許多位領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)閱知與處理時(shí)，由文書(shū)工作人員組織先后在他們中間傳遞和閱讀工作

分發(fā)給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和各部門(mén)的文件，均應(yīng)履行簽收手續(xù)。

注意：

傳閱工作應(yīng)以負(fù)責(zé)組織傳閱的文書(shū)工作人員為中心點(diǎn)，各個(gè)閱文對(duì)象收退文件均應(yīng)直接與組織傳閱的文書(shū)人員聯(lián)系，以利保密和安全。

傳閱工作必須建立登記手續(xù)，閱文人應(yīng)在閱讀文件后簽全名和簽注時(shí)間。

四、擬辦與批辦

擬辦是部門(mén)或承辦人對(duì)于某份文件準(zhǔn)備如何辦理所提出的初步意見(jiàn)，以供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)負(fù)責(zé)人審核定奪。

擬辦的意見(jiàn)，相當(dāng)于一種請(qǐng)求或建議。案例： 擬辦者

“來(lái)文內(nèi)容違背ⅩⅩ文件精神，不宜批準(zhǔn)。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日” “此件提法不妥，建議慎重處理。王 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”

“該件反映問(wèn)題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領(lǐng)導(dǎo)實(shí)地調(diào)研一次，或請(qǐng)Ⅹ Ⅹ處再了解一下。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日?！?程序性擬辦與實(shí)質(zhì)性擬辦

“請(qǐng)Ⅹ Ⅹ 同志閱。張Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日?！?/p>

“該件反映問(wèn)題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領(lǐng)導(dǎo)實(shí)地調(diào)研一次，或請(qǐng)Ⅹ Ⅹ處再了解一下。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日?！?/p>

擬辦多由具體的承辦人、秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)。

擬辦的意見(jiàn)應(yīng)寫(xiě)在“文書(shū)處理單”上。

批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人，就某份文件應(yīng)如何處理，對(duì)有關(guān)承辦部門(mén)或承辦人所作出的批示意見(jiàn)。

批辦意見(jiàn)宜寫(xiě)在“文書(shū)處理單”上。

批辦這一程序，在次序安排上有兩種：

一是先批辦后交承辦人承辦

一是先由承辦人擬辦，然后批辦

五、催辦、查辦

文件的催辦、查辦工作指的是對(duì)于需要辦復(fù)的文件，根據(jù)緩急情況和承辦時(shí)限的要求，適時(shí)對(duì)承辦工作進(jìn)行督促檢查，以防止積壓和延誤。

六、發(fā)文審核與簽發(fā)

審核（核稿）是由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)作好準(zhǔn)備。

審核是文書(shū)處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也叫做“把口”或“把關(guān)”。

（一）審核要做到“六查”：

1.查是否需要行文，以什么名義行文，是否符合行文規(guī)則要求； 注意：行文制度的基本規(guī)則

分清隸屬關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

黨、政、工、青、婦等不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別如何懸殊，都是不相隸屬關(guān)系。

行文關(guān)系，是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間依據(jù)組織轄屬和職權(quán)范圍而形成的關(guān)系。

根據(jù)系統(tǒng)和級(jí)別兩個(gè)因素可以把社會(huì)各機(jī)關(guān)間形形色色的行文關(guān)系歸結(jié)為三類(lèi)：

隸屬：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)，指導(dǎo)與被指導(dǎo)，決定因素就是同一系統(tǒng)的不同級(jí)別。平級(jí)：同一系統(tǒng)相同級(jí)別；不同系統(tǒng)的相同級(jí)別。不相隸屬：不同系統(tǒng)的不同級(jí)別機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。

黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文；

其他部門(mén)和單位，不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。

需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門(mén)行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

黨委、政府的部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的機(jī)關(guān)部門(mén)行文。

黨委、政府的部門(mén)依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文

案例中地委統(tǒng)戰(zhàn)部該怎樣行文才是合適的，才能實(shí)現(xiàn)目的？

一是向地委請(qǐng)求以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發(fā)文并起草代擬稿；

二是地委統(tǒng)戰(zhàn)部行文指示各縣（市）委統(tǒng)戰(zhàn)部提出貫徹落實(shí)意見(jiàn)報(bào)縣（市）委批準(zhǔn)。

一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

上行文行文方式：

行文方式，是將文書(shū)運(yùn)行到終極收文機(jī)關(guān)的方式。

逐級(jí)行文-

越級(jí)行文

多級(jí)行文

《關(guān)于將我市列入全國(guó)“優(yōu)化資本結(jié)構(gòu)”試點(diǎn)城市的請(qǐng)示》（德陽(yáng)市政府向四川省政府行文，請(qǐng)求報(bào)轉(zhuǎn)國(guó)務(wù)院審批）

下列幾種特殊必要情況下，才可超級(jí)向上行文：

由于情況特殊緊急，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失的問(wèn)題； 上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的并指定越級(jí)直接上報(bào)的事項(xiàng)； 對(duì)直接上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉、控告的問(wèn)題；

直接上下級(jí)機(jī)關(guān)之間有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的事項(xiàng)； 需要直接詢(xún)問(wèn)、聯(lián)系的極個(gè)別的具體問(wèn)題等。

涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。

同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。

同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；

政府及其部門(mén)與同級(jí)黨委或軍隊(duì)機(jī)關(guān)及其部門(mén)可以聯(lián)合行文；

政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位、公司也可以聯(lián)合行文。

向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。

2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策及上級(jí)政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門(mén)的已有的規(guī)定是否矛盾；

3.查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽；

如：撞車(chē)與頂牛

4.查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；

5.查文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范； 6.查公文格式是否符合規(guī)定。

注意：

“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核?！?/p>

－－《行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》

簽發(fā)指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

一般由主要領(lǐng)導(dǎo)人或具體分管的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，也可由秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容涉及其他部門(mén)的公文，要實(shí)行會(huì)簽。

簽發(fā)時(shí)應(yīng)在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫(xiě)明意見(jiàn)，簽署姓名、日期。

簽發(fā)人對(duì)文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。

七、其它

復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、留注、整理歸檔等。

一、歸檔文件的整理與歸檔

歸檔文件的整理與歸檔是文書(shū)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

歸檔文件的整理是指將處理完畢、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系，以“卷”或以“件”為單位進(jìn)行整理使之有序化的過(guò)程。

立卷整理

按“件”整理

歸檔，狹義的概念指文書(shū)部門(mén)將系統(tǒng)整理好的文件（案卷或案盒）定期移交給本單位檔案室，以便集中保管。

在我國(guó)歸檔工作已成為一項(xiàng)制度，即通常所說(shuō)的“歸檔制度”。

注意：

文書(shū)學(xué)與檔案管理學(xué)的傳統(tǒng)理論認(rèn)為：以歸檔為界，歸檔以前是文書(shū)處理工作，歸檔以后便開(kāi)始了機(jī)關(guān)檔案管理工作。、文件整理歸檔的范圍

1、一般情況下整理歸檔文件范圍

注意：是否與本單位工作有關(guān)；是否有保存價(jià)值。上級(jí)來(lái)文

本單位形成的各種文件

下級(jí)報(bào)送的文件

其它文件（不相隸屬單位、平級(jí)單位等來(lái)文）

2、不歸檔的文件范圍

未定稿的文件和一般性文件的歷次修改稿

上級(jí)任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件 來(lái)訪者的介紹信

非隸屬單位發(fā)來(lái)的不需要辦理的文件 重份文件

無(wú)特殊保存價(jià)值的信封

等

3、不同系統(tǒng)、不同單位應(yīng)根據(jù)自身情況制定本單位的“文件歸檔范圍”、“文件保存期限表”或“文件廢棄規(guī)定”

注意：

確定文書(shū)整理歸檔的范圍，應(yīng)以國(guó)家檔案局2006年12月18日，第8號(hào)令發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》-（1987年12月頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和》 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》 已廢止）的基本思想為指導(dǎo)，結(jié)合本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況來(lái)確定。

三、歸檔文件整理的步驟和方法

（一）編制分類(lèi)方案類(lèi)目

分類(lèi)方案是文件整理歸檔的計(jì)劃，是根據(jù)組織工作活動(dòng)的規(guī)律，在研究組織的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)每年可能形成的文件，按照文件整理的原則擬制出來(lái)的歸檔文件的類(lèi)別和條目。

檔案分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。

注意： 每年形成的文件材料只能組合成 10 個(gè)左右案卷的小單位 , 也可以不分類(lèi)。

1、基本分類(lèi)方法(分類(lèi)的單一標(biāo)準(zhǔn))。

現(xiàn)行機(jī)關(guān)常用的檔案分類(lèi)方法(分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn))

(1)分類(lèi)法

判定下述文件應(yīng)分別歸入哪一立卷。

注意：跨文件的立卷歸屬年 新的規(guī)定

跨一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬?？缧纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？甾k理的文件歸入辦結(jié)年。

當(dāng)形成無(wú)法考證時(shí)，為其歸檔，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

P96舊的規(guī)定

①一般文件放在寫(xiě)成年來(lái)立卷。如果是年終寫(xiě)成，在第二年初批準(zhǔn)、通過(guò)和發(fā)出的，則可放在批準(zhǔn)和通過(guò)的立卷。②對(duì)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算一類(lèi)文件，由于它們的時(shí)間針對(duì)性很強(qiáng)，一般要放在針對(duì)來(lái)立卷?？绲幕蚨嗄甑挠?jì)劃，如五年計(jì)劃、三年計(jì)劃等，放在開(kāi)始的立卷；跨或多年的總結(jié)，則放在最后的立卷。

③經(jīng)過(guò)跨處理完畢的文件或案件，可放在辦畢或結(jié)案的一年立卷。如第一年末來(lái)文到第二年年初才辦完的，可以放在第二立卷。

④跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷。

⑤為某項(xiàng)工作或某次會(huì)議收集的有關(guān)文件材料，不按文件原來(lái)的寫(xiě)成或內(nèi)容針對(duì)，而應(yīng)放在使用的立卷。即作為附件、參考材料或會(huì)議印發(fā)的學(xué)習(xí)資料，應(yīng)考慮與該項(xiàng)工作或該次會(huì)議的文件一起立卷。

⑥跨三年以上的工作、工程建設(shè)等形成的文件，如數(shù)量不多，可把從開(kāi)始到結(jié)束的文件材料立在一起。數(shù)量大的，也可以分開(kāi)立卷，但全部材料一般應(yīng)集中在一起保管。

⑦轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)按轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)間立卷；被批轉(zhuǎn)的文件原件，在原件作者單位仍按原來(lái)文件的寫(xiě)成立卷。

⑧因工作需要臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)，文件又比較少，工作雖跨，也可不分立卷，放在工作結(jié)束或工作活動(dòng)的主要立卷。2)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

它是按機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案分類(lèi)。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，就是檔案的一個(gè)類(lèi)名。

適用于：

內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定、分工明確的機(jī)關(guān)。

主要用于對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)。

注意：

①類(lèi)別的順序

如：按先黨、工、團(tuán)后行政，先綜合性辦公部門(mén)后專(zhuān)業(yè)部門(mén)，先主要部門(mén)后次要部門(mén)的方法排序。

②對(duì)跟幾個(gè)機(jī)構(gòu)都有關(guān)的文件材料確定歸類(lèi)范圍。(3)問(wèn)題分類(lèi)法

它指按照檔案(文件材料)內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題(事由、主題)進(jìn)行分類(lèi)。

一般是參照內(nèi)部機(jī)構(gòu)的不同職能按問(wèn)題分類(lèi)。

若檔案數(shù)量不太多 , 職能相近的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的檔案(文件材 料)可合并為一類(lèi)問(wèn)題。

若檔案數(shù)量太多，可在各類(lèi)下仍按問(wèn)題設(shè)置屬類(lèi)。

適用于：

機(jī)構(gòu)小，內(nèi)部機(jī)構(gòu)只有簡(jiǎn)單分工，各機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍界限劃分不太清楚，工作常有交叉；

一些大中型機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁且較大。

主要用于對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)。

（4）型號(hào)分類(lèi)法，即按產(chǎn)品或設(shè)備的各類(lèi)與型號(hào)來(lái)劃分單位的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類(lèi)目。（5）課題分類(lèi)法，即按獨(dú)立的研究課題（或稱(chēng)專(zhuān)題）來(lái)劃分科研檔案的類(lèi)目。（6）工程項(xiàng)目分類(lèi)法，即按獨(dú)立的基建工程來(lái)劃分基建檔案的類(lèi)目。

（7）專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)法，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)來(lái)劃分檔案的類(lèi)目。（8）檔案形式分類(lèi)法，即按檔案文件的外形、名稱(chēng)及制作載體等來(lái)劃分檔案的類(lèi)目。2.復(fù)式分類(lèi)法

一般機(jī)關(guān)大多采用復(fù)式分類(lèi)法。復(fù)式分類(lèi)法，指把兩種以上基本分類(lèi)法結(jié)合起來(lái)的分類(lèi)方法。

《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第四條規(guī)定：“分類(lèi)一般采用一組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。”

（1）－組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

1985年 黨辦

紀(jì)檢委??

l986年 黨辦

紀(jì)檢委??

??????

若各部門(mén)內(nèi)檔案數(shù)量大，可按組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題設(shè)置三級(jí)類(lèi)目，多數(shù)機(jī)關(guān)采用“－機(jī)構(gòu)－問(wèn)題”復(fù)式分類(lèi)法。

(2)一問(wèn)題分類(lèi)法

3.結(jié)合保管期限的分類(lèi)方法

文書(shū)檔案，按照結(jié)合保管期限的復(fù)式分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)。

“期限－”分類(lèi)法

1985年

1985年

永久

1986年

長(zhǎng)期

1986年

1985年

短期

1986年

“－期限－機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）”分類(lèi)法 “期限－－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類(lèi)法

（二）初步整理 即平時(shí)整理。

（三）系統(tǒng)整理 立卷

按“件”整理

（四）歸檔

第二節(jié)

文書(shū)立卷的原則與方法

一、立卷的概念

立卷，是指將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

案卷，也稱(chēng)卷宗，是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的具有共同特征、緊密聯(lián)系的若干文件材料的組合體

立卷所組成的案卷是傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位

凡是需要立卷的文件，必須按照文件在自然形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

二、文書(shū)立卷的原則

文書(shū)立卷必須遵循的原則是： 保持文件之間的歷史聯(lián)系 便于保管和利用 區(qū)分保存價(jià)值

(一)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系

文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系

文件材料在責(zé)任者或形成者特征方面的聯(lián)系

文件材料在時(shí)間特征方面的聯(lián)系

文件材料在文種、載體等形式特征方面的聯(lián)系

文件材料的地區(qū)特征方面的聯(lián)系

文件材料的通訊者特征方面的聯(lián)系

(二)便于保管和利用

分類(lèi)整理文件材料進(jìn)行立卷

案卷厚薄適度。最薄的案卷不宜少于 20 頁(yè) , 最厚的案卷不宜多于 200 頁(yè)。使用“互見(jiàn)法”

針對(duì)文件材料的特點(diǎn)立成“活卷”或“死卷”

（三）應(yīng)當(dāng)區(qū)分文件材料的保存價(jià)值

根據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的關(guān)于文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久、長(zhǎng)期（16－50年）和短期（15年以下）保存三種保管期限。文書(shū)檔案保管期限表(1987年）

7、本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議的文件材料

7.1本機(jī)關(guān)召開(kāi)的工作會(huì)議和重要的專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件材料

7.1.1通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料 永久 7.1.2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào) 長(zhǎng)期 7.1.3小組會(huì)議記錄、參考材料 短期

2006年新規(guī)定為永久和定期。定期為30年和10年。

永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。

保存時(shí)間的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結(jié)案后算起。

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)檔案保管期限，國(guó)家另有規(guī)定。

各機(jī)關(guān)在使用國(guó)家檔案局制定的《文書(shū)檔案保管期限表》時(shí)，不可機(jī)械套用，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制出本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。

三、文書(shū)立卷的方法

1、根據(jù)文件的特征立卷。

根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。

“六個(gè)特征”立卷法

問(wèn)題特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。

將文件按這六個(gè)特征進(jìn)行組卷，稱(chēng)為“六個(gè)特征”立卷法

（1）按問(wèn)題特征立卷

①海濱市教委關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的指示；

②育才學(xué)校關(guān)于當(dāng)前學(xué)生思想狀況的調(diào)查報(bào)告；

③育才學(xué)校關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的決定。

共同特征：同一個(gè)問(wèn)題 “關(guān)于學(xué)生思想工作”。

案卷的標(biāo)題：《海濱市教委、育才學(xué)校關(guān)于學(xué)生思想工作的指示、調(diào)查報(bào)告、決定》。

問(wèn)題特征是指文件材料的內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。

關(guān)于處理某某貪污盜竊案件的文件材料

關(guān)于某工廠擴(kuò)建購(gòu)買(mǎi)設(shè)備問(wèn)題的文件材料。

某大學(xué)關(guān)于評(píng)定老師業(yè)務(wù)職稱(chēng)問(wèn)題的文件材料。

關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件材料

思考：

按問(wèn)題特征立卷，在立卷工作中已經(jīng)成為一種常用的、主要的立卷方法。有人主張立一事一卷的“小卷”。為什么在機(jī)關(guān)的實(shí)際立卷工作中，按問(wèn)題特征立成的案卷占多數(shù)呢？

一是方便查調(diào)檔案。

二是按問(wèn)題特征立卷有很大的靈活性。舉例：

關(guān)于中小學(xué)教育問(wèn)題的文件

市人民政府的文教辦公室

立一個(gè)關(guān)于中小學(xué)教育問(wèn)題的文件案卷。

市教育局

分立成人事調(diào)配、教學(xué)情況、學(xué)生思想教育、財(cái)務(wù)管理、勤工儉學(xué)活動(dòng)等若干案卷（2）按時(shí)間特征立卷。

時(shí)間特征是指文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間。

現(xiàn)行機(jī)關(guān)的公文立卷，一般都是分開(kāi)進(jìn)行的，所立成的案卷也可以說(shuō)都具有文件形成的特征。

按時(shí)間特征立卷，要正確劃分文件的所屬，這是立卷前需要解決的問(wèn)題。

（3）按名稱(chēng)特征立卷。

《××地區(qū)九縣(市)檔案局工作計(jì)劃》

文件按名稱(chēng)特征立卷，就是把相同文種名稱(chēng)的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。

人們通常將工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、合同、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料按名稱(chēng)特征立卷。

名稱(chēng)特征立卷的靈活運(yùn)用

①在文件數(shù)量不多時(shí)，人們通常將名稱(chēng)相近和保存價(jià)值相近的文件合并立卷。

比如決定和決議，條例、辦法和章則，指示、意見(jiàn)和帶有指示性質(zhì)的通知，計(jì)劃、安排、工作要點(diǎn)和規(guī)劃，報(bào)告、總結(jié)與工作情況等，可以合并立卷。

②有的文件名稱(chēng)使用范圍很廣，有些文件雖然名稱(chēng)相同，但實(shí)際性質(zhì)又有年所不同。

如，“通知”這一文種，既有政策性、指示性通知，又有一般事務(wù)性通知，它們的性質(zhì)和作用不同，保存價(jià)值也不同，不宜合并在一起立卷。

（4）按作者特征立卷。

按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法?！缎赂凼泄I(yè)局黨委關(guān)于黨風(fēng)廉政責(zé)任制、干部考評(píng)的意見(jiàn)、實(shí)施細(xì)則》

注意

作者特征的靈活運(yùn)用:

收文按上級(jí)機(jī)關(guān)

非隸屬的有關(guān)機(jī)關(guān)

下級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)等

文件作者類(lèi)型分別立卷

（5）按地區(qū)特征立卷

按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。

（6）按通訊者特征立卷

通訊者特征是指文件的收發(fā)或問(wèn)答雙方。

按通訊者特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問(wèn)題雙方機(jī)關(guān)的總的往來(lái)的文件，組合在一起進(jìn)行立卷的方法。

如：《××區(qū)教育委員會(huì)關(guān)于招生工作與市教育委員會(huì)的往來(lái)文件》

《鐵路局關(guān)于水陸聯(lián)運(yùn)問(wèn)題與長(zhǎng)航局的往來(lái)文件》

不能將通訊者特征與作者特征混合使用，二者有所不同。

2、“六個(gè)特征”在組卷時(shí)的靈活運(yùn)用

在一個(gè)案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)、三個(gè)甚至四個(gè)特征立卷，是比較科學(xué)的可行辦法。例如：

《中共××區(qū)委組織部1995年關(guān)于干部任免的通知》

這個(gè)案卷，就具有作者、時(shí)間、問(wèn)題、文種四個(gè)特征。問(wèn)題特征是主要的，其他三個(gè)特征是結(jié)合使用的。

結(jié)合運(yùn)用責(zé)任者和問(wèn)題特征立卷

結(jié)合運(yùn)用責(zé)任者、時(shí)間、問(wèn)題特征立卷

結(jié)合運(yùn)用責(zé)任者、時(shí)間、問(wèn)題、文種特征立卷 《中央電大2000年教師職稱(chēng)評(píng)定和聘任審批表》

《新港市第一機(jī)床廠2001年新產(chǎn)品研制的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告》

《新港市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)的計(jì)劃、報(bào)告、通知、規(guī)定》

結(jié)合運(yùn)用責(zé)任者、問(wèn)題、文種特征立卷

結(jié)合運(yùn)用通訊者、問(wèn)題特征立卷

《 ××大學(xué)與××工廠關(guān)于新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的往來(lái)文件》。

《××省勞動(dòng)局關(guān)于勞動(dòng)力調(diào)配的報(bào)告》

在機(jī)關(guān)的實(shí)際立卷工作中，對(duì)“六個(gè)特征”的使用頻率也是不相同、不平衡的。問(wèn)題、作者、名稱(chēng)三個(gè)特征比較常用，而地區(qū)、通訊者特征使用不多。

3、根據(jù)文件類(lèi)型組卷

是針對(duì)文件材料的類(lèi)型特點(diǎn)，采用的相應(yīng)的組合案卷的方法

會(huì)議文件

多的一會(huì)數(shù)卷

少的一會(huì)一卷

如：《某市輕工局1993年輕工科技工作會(huì)議文件》

例行會(huì)議文件材料，分會(huì)議種類(lèi)組成數(shù)卷，其中會(huì)議記錄一本一卷。

如：《中共某縣委常委會(huì)議記錄》

統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)（決）算、名冊(cè)、憑證，黨、團(tuán)、工會(huì)、人事勞動(dòng)部門(mén)開(kāi)出的通知書(shū)、介紹信及其存根等材料，一般按同一名稱(chēng)、格式組成一卷或數(shù)卷。

如：《某縣工業(yè)系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員花名冊(cè)》

《某市1990年財(cái)政收支情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表》

工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按時(shí)間、問(wèn)題、文種等特征組卷

如：《某局1990的年工作計(jì)劃》

非訴訟案件（紀(jì)檢監(jiān)察案件）材料。一個(gè)案件可組合成一卷；多的可分保管期限組成幾卷，少的可同類(lèi)案件合并組卷。

如：《某貪污案件材料》

人民來(lái)簡(jiǎn)報(bào)、刊物?？砂疵Q(chēng)數(shù)期組成一卷或一期組成一卷。

科研、生產(chǎn)、建設(shè)等管理工作中形成的圖表和說(shuō)明材料?？梢粋€(gè)項(xiàng)目或一個(gè)項(xiàng)目不同階段的材料組成一卷或數(shù)卷。

專(zhuān)業(yè)機(jī)關(guān)（單位）專(zhuān)業(yè)文件材料。如稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅收征管文件材料、房地產(chǎn)部門(mén)的房地產(chǎn)文件材料可按針對(duì)的對(duì)象將文件材料組成一卷或數(shù)卷。如一個(gè)單位、一幢房子的文件材料分別組成一卷或數(shù)卷

4、適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值組卷，劃分文件的保管期限。

信來(lái)訪材料。可按反映的問(wèn)題或作者或處理形式組卷。注意：

立卷工作的承擔(dān)者、組織形式和時(shí)間 注意一： 立卷歸檔的承擔(dān)者

國(guó)家規(guī)定由文書(shū)部門(mén)立卷歸檔。采用分散立卷形式的單位，由文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔。組織形式：

集中立卷形式；分散立卷形式；集中與分散相結(jié)合形式

注意二：文書(shū)立卷的分工

分清文書(shū)立卷的范圍，還要明確文書(shū)立卷的分工。

一般來(lái)說(shuō)來(lái)，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門(mén)為主。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里立卷，是哪個(gè)部門(mén)承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。一般作如下處理：

（1）黨委討論決定而以機(jī)關(guān)行政名義制發(fā)的文件，劃歸行政辦公室。（2）業(yè)務(wù)部門(mén)起草而以機(jī)關(guān)行政名義制發(fā)的文件，劃歸業(yè)務(wù)部門(mén)。（3）幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合簽署的發(fā)文，劃歸主辦部門(mén)。（4）綜合性會(huì)議的文件材料 , 劃歸機(jī)關(guān)辦公室。

（5）以機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)性會(huì)議文件材料 , 劃歸承辦業(yè)務(wù)部門(mén)。

（6）上下級(jí)黨政機(jī)關(guān)、單位發(fā)來(lái)的文件 , 劃歸承辦的辦公室或業(yè)務(wù)部門(mén)。（7）上下級(jí)機(jī)關(guān)、單位業(yè)務(wù)部門(mén)之間往來(lái)的文件 , 劃歸對(duì)口的業(yè)務(wù)部門(mén)。

注意三： 立卷歸檔的時(shí)間

文書(shū)檔案的文件材料的立卷時(shí)間在年終,即在第二年初將上一年的文件材料立卷。

文書(shū)檔案的歸檔時(shí)間在第二年上半年,即6月底以前將案卷移交給檔案室。

其它門(mén)類(lèi)檔案的文件材料的立卷歸檔時(shí)間另有規(guī)定。

第三節(jié) 文書(shū)立卷的準(zhǔn)備工作（平時(shí)整理）

文書(shū)立卷工作不能等到一年終了才開(kāi)始動(dòng)手，而應(yīng)該在當(dāng)年工作進(jìn)行的過(guò)程中，隨時(shí)為立卷做好必要的準(zhǔn)備。事先編制好立卷類(lèi)目； 做好平時(shí)歸卷工作。

一、編制立卷類(lèi)目（歸卷類(lèi)目）

立卷類(lèi)目也稱(chēng)歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目。

立卷類(lèi)目，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)在一年的實(shí)際文件沒(méi)有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測(cè)該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目。

機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在上年未，本年初擬制或修訂本機(jī)關(guān)的立卷類(lèi)目。

作用：

立卷類(lèi)目是平時(shí)收集、鑒定、分類(lèi)整理、組合文件材料進(jìn)行立卷的工具。立卷類(lèi)目是查找利用歸卷文件材料的工具。

（一）立卷類(lèi)目的構(gòu)成 立卷類(lèi)目，由類(lèi)、目、號(hào)三部分組成。

（二）編制立卷類(lèi)目的方法、要求

1、設(shè)類(lèi)

立卷類(lèi)目的類(lèi)(屬類(lèi))應(yīng)當(dāng)跟本機(jī)關(guān)全宗內(nèi)檔案分類(lèi)方案的類(lèi)(屬類(lèi))一致。

2、擬寫(xiě)條目

立卷類(lèi)目的條目是預(yù)先擬寫(xiě)的在新可能形成的案卷標(biāo)題。

注意：

比較準(zhǔn)確的預(yù)計(jì)新的一年可能形成的案卷(文件材料的組合), 是擬寫(xiě)好條目的首要問(wèn)題。

3.編號(hào)

編號(hào)指對(duì)劃分出來(lái)的類(lèi)(屬類(lèi))和各類(lèi)(屬類(lèi))內(nèi)的條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，然后選擇使用一種編號(hào)方法編定順序號(hào)。

條款的順序號(hào)又稱(chēng)為文書(shū)處理號(hào)。編號(hào)目的：

便于固定類(lèi)目的順序以及卷宗的放置秩序；

便于采用“對(duì)號(hào)入座”的方法將文件材料歸入卷宗。

二、文件材料的平時(shí)歸卷

平時(shí)歸卷，是指機(jī)關(guān)的文書(shū)立卷人員依據(jù)已經(jīng)的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。

（一）平時(shí)歸卷的方法、要求

1.準(zhǔn)備平時(shí)歸卷使用的卷宗和文件柜

（1）卷宗的準(zhǔn)備

①卷宗的數(shù)量應(yīng)比歸卷類(lèi)目中條目的數(shù)量稍多一些。

②標(biāo)注卷宗的封面和背脊的標(biāo)簽

卷宗封面標(biāo)簽

保管期限：

類(lèi)：

條目：

③在每個(gè)卷宗里放入一張或幾張文件目錄。

文件目錄(2)文件柜的準(zhǔn)備

文件柜的數(shù)量,應(yīng)當(dāng)根據(jù)每年形成案卷的數(shù)量多少來(lái)確定。一個(gè)五層文件柜,大約可排列存放 200－300 個(gè)文件盒。一般機(jī)關(guān)準(zhǔn)備一個(gè)五層文件柜就夠用了。

(3)將卷宗排列放置在文件柜里

文件柜各層標(biāo)簽

層號(hào)：

保管期限：

類(lèi)：

.將處理完文件材料歸入卷宗

平常對(duì)各部門(mén)返回的每份文件材料的內(nèi)容和形式特征隨時(shí)進(jìn)行分析,依據(jù)歸卷類(lèi)目，采用“對(duì)號(hào)入座” 的方法將文件材料歸入對(duì)應(yīng)的卷宗里。

(l)對(duì)照歸卷類(lèi)目 及檔案保管期限表，鑒定每份文件材料。文件材料若沒(méi)有保存價(jià)值,可以放入“不應(yīng)歸檔的文件材料”的文件盒里。

(2)對(duì)照歸卷類(lèi)目，分析每篇文件材料應(yīng)當(dāng)歸入哪一個(gè)類(lèi)及其屬類(lèi)和條目，明確該條目的編號(hào)(文書(shū)處理號(hào)或歸卷號(hào))。

(3)找出該條目的卷宗，文件材料按歸入卷宗的先后順序，在文件目錄上登記,在卷宗里依次存放。

文件目錄放在卷宗內(nèi)首頁(yè)位置。

（二）平時(shí)歸卷的靈活處理

當(dāng)某一條目的歸卷文件材料太多時(shí) , 應(yīng)增加卷宗。

當(dāng)文件材料因沒(méi)有相應(yīng)的條目無(wú)法歸卷時(shí)，可將文件材料暫時(shí)放入“待歸文件”的卷宗里。

平時(shí)歸卷實(shí)質(zhì)上是對(duì)收集來(lái)的應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理、鑒定和初步組合案卷的過(guò)程，也是積累、保管應(yīng)歸檔文件的措施。

意義

(1)有利于文件材料的安全保存(2)有利于文件材料的查找利用

(3)有利于提高年終立卷的質(zhì)量和效率 三、五步突擊分組“（五步分類(lèi)法）”

有的機(jī)關(guān)如沒(méi)有編制立卷類(lèi)目，未進(jìn)行平時(shí)歸卷，對(duì)收集齊全的全年文書(shū)，甚至歷年積存的凌亂文書(shū)進(jìn)行突擊清理立卷，應(yīng)依循《文書(shū)立卷程序》的要求，實(shí)行“五步分類(lèi)法”，按以下步驟，將全部文書(shū)逐項(xiàng)分開(kāi)：

1、分。按文書(shū)形成或內(nèi)容針對(duì)分開(kāi)。

2、分級(jí)別。按文書(shū)作者與立卷機(jī)關(guān)的行文關(guān)系分成上級(jí)、下級(jí)、本級(jí)。對(duì)本機(jī)關(guān)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)，或下級(jí)請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)批復(fù)，為保持文書(shū)之間的緊密聯(lián)系，則放在一起。

3、分機(jī)構(gòu)。按本機(jī)關(guān)撰寫(xiě)或承辦的部門(mén)分開(kāi)。

4、分問(wèn)題。按文書(shū)內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)，注意優(yōu)先保持內(nèi)在的、本質(zhì)的、有機(jī)的聯(lián)系。

5、分期限。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定，按不同保管期限分開(kāi)。

四、歸卷文件材料的日常管理 借閱利用

查找方法：

查閱歸卷類(lèi)目或收發(fā)文登記簿 → 查出歸卷號(hào) →文件柜和卷宗標(biāo)簽→ 卷宗 →卷宗內(nèi)文件目錄 → 所要借閱文件

借閱應(yīng)制定有關(guān)規(guī)章制度，辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《文件借閱登記簿》 文件借閱登記簿

定期檢查

第五節(jié) 文書(shū)按件整理與

《歸檔文件整理規(guī)則》

一、文書(shū)立卷改革的爭(zhēng)論

文書(shū)立卷一直處于改革中，只是每個(gè)時(shí)期，改革的角度、幅度、力度不同而已。經(jīng)過(guò)十幾年的探討，最后形成了兩種做法、兩派觀點(diǎn)的爭(zhēng)議： 立“卷”派。

以“件”整理派。

改革思路：“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”

二、《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺(tái)

我國(guó)檔案主管部門(mén)從1997初開(kāi)始，著手《歸檔文件整理規(guī)則》的起草和修改，并進(jìn)行反復(fù)的調(diào)研和論證，1998年成立課題組進(jìn)行研究，歷時(shí)四年的反復(fù)爭(zhēng)論和修改，直到2000年12月6日才由國(guó)家檔案局檔案館發(fā)布，并于2001年1月1日起正式實(shí)施。

《規(guī)則》的出臺(tái)并未結(jié)束關(guān)于文書(shū)立卷改革的爭(zhēng)論。中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

歸檔文件整理規(guī)則

The arrangement rule of filing documents

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

2015年國(guó)家檔案局又發(fā)布新版DA/T 22—2015 《歸檔文件整理規(guī)則》

（自2016年6月1日起實(shí)施，代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》）

新版對(duì)舊版做了一些修改，并增加了一些內(nèi)容。

標(biāo)準(zhǔn)適用范圍擴(kuò)展：紙質(zhì)和電子文件材料（文書(shū)檔案，其它類(lèi)型檔案參照?qǐng)?zhí)行）思考：

與傳統(tǒng)立卷工作比較，新的文件歸檔整理做法有什么根本不同，你是如何評(píng)價(jià)的？ 《規(guī)則》中的“件”與“自然件”是否是一個(gè)概念？ 新舊版本《規(guī)則》有什么不同？

三、歸檔文件整理基本步驟（程序）將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等 紙質(zhì)歸檔文件還包括：修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；

電子文件還包括：格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。

1、組件

歸檔文件的整理單位－－件

自然件

非自然件

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，正本與翻譯本，中文本與外文本為一件

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；

會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；

注意：

來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。文件排序

紙質(zhì)文件修整并裝訂

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制（如傳真件）。

按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復(fù)制件在后；

轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；

文件處理單在前，收文在后；

漢文文本在前，其它文字文本在后。

應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。裝訂的材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。

禁止使用：回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封

永久保管的歸檔文件 宜采取線裝法裝訂 直角裝訂

縫紉機(jī)軋邊裝訂 “三孔一線”裝訂

使用不銹鋼訂書(shū)釘、漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。定期保管的歸檔文件

需要向綜合檔案館移交的，裝訂方式同永久保管。

不需要向綜合檔案館移交的，可同上，也可使用不銹鋼夾或封套裝訂。紙質(zhì)文件編頁(yè)

一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。逐頁(yè)編制。

標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。可以保持原有頁(yè)碼不變： 已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；

擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的。

2、歸檔文件的分類(lèi) 一般采用三級(jí)分類(lèi)：

—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限等兩級(jí)分類(lèi)

可用于規(guī)模較小、公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位

按分類(lèi)

將文件按其形成分類(lèi)

按保管期限分類(lèi)

將文件按劃分的保管期限分類(lèi)。

按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。

3、歸檔文件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

注意：

確定最低一級(jí)類(lèi)目

如：在 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)方案中

保管期限即為最低一級(jí)類(lèi)目

4、編號(hào)、加蓋（生成）歸檔章

歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。

在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類(lèi)別和排列順序。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)

檔號(hào)：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)。

檔案門(mén)類(lèi)代碼·：歸檔文件檔案門(mén)類(lèi)代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。為文件形成，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

如“2013”。

保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

如：辦公室代碼

BGS

件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。

電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

歸檔章構(gòu)成

必備項(xiàng)：全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù) 選擇項(xiàng)：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

5、編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。

歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。檔號(hào)：檔號(hào)按照規(guī)定規(guī)范編制。

文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。

日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

注意：

歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置

除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面

歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

紙質(zhì)歸檔文件裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒 填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。

注意：

不同、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。視歸檔文件的總厚度選擇厚度適宜的檔案盒。

檔案盒只是歸檔文件的裝具，不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)。

起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；

盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。備考表式樣

備考表項(xiàng)目：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。整理日期：歸檔文件整理完成日期。

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

紙質(zhì)歸檔文件排架

上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

按—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)

每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。按—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)

每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

歸檔電子文件的整理要求 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目要求同上。

電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

三、兩種整理方法的優(yōu)劣比較(一)傳統(tǒng)立卷方法 優(yōu)點(diǎn) :

1、便于管理 , 不易散失。、在手工檢索下 , 便于連鎖查找。能夠提高手工 檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

缺點(diǎn) :

1、人為因素過(guò)多。其后果勢(shì)必造成利用效率的低下。

一 是易造成立卷思想的不一致。

二是案卷標(biāo)題擬寫(xiě)復(fù)雜。

2、手工勞動(dòng)量大 , 工作效率過(guò)低。、有時(shí)利用不方便。

(二)改革后的整理方法優(yōu)點(diǎn) :

優(yōu)點(diǎn)：、新整理方法簡(jiǎn)單、易學(xué)、易用。

2、簡(jiǎn)化了整理工作程序 , 減少了不必要的手工勞動(dòng)和財(cái)物的投入 , 提高了工作效率。、方法更適應(yīng)計(jì)算機(jī)文檔一 體化管理需求 , 能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、快速檢索的優(yōu)點(diǎn)，提高了檔案檢索利用的效果。

缺點(diǎn)：

1、檔案實(shí)體易散失 , 不便于利用管理。

2、對(duì)于手工檢索 , 利用時(shí)稍顯繁瑣。

3、排列編號(hào)易出錯(cuò)，修改麻煩。

4、檔案歸檔檢查、移交清點(diǎn)存在難度。

第六節(jié) 歸檔工作與

不歸檔文件材料的銷(xiāo)毀

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》指出：“機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案,交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)?！?《公文處理辦法》指出：“沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀?！?/p>

一是歸檔

案卷歸檔，案盒歸檔 編制移交目錄

辦理移交歸檔手續(xù)

二是不歸檔文件材料的銷(xiāo)毀

一、編寫(xiě)移交目錄

案卷移交目錄是立卷部門(mén)對(duì)經(jīng)過(guò)整理排列的案卷逐一編號(hào)登記所形成的案卷名冊(cè)。歸檔文件移交目錄（可用歸檔文件目錄）

采用分散整理形式或者集中與分散相結(jié)合形式的機(jī)關(guān) , 必須編制移交目錄并辦理移交歸檔手續(xù)。

歸檔文件移交目錄

歸檔單位：

文件：

文件數(shù)量：永久

件，長(zhǎng)期

件

短期

件，共計(jì)

件 移 交 人：

接 收 人：

移交日期：

****年**月**日

移交目錄應(yīng)當(dāng)編制一式兩份(或三份）, 辦理完移交歸 檔手續(xù)后 , 移交雙方各存一份。

二、辦理移交歸檔手續(xù)

檔案室接收歸檔的案卷、文件時(shí) , 應(yīng)當(dāng)對(duì)照目錄清點(diǎn)檢查驗(yàn)收移交的案卷、文件，然后 , 交接雙方填寫(xiě)檔案交接文據(jù)并簽字蓋章 , 即辦理移交歸檔手續(xù)。

(一)檔案的接收

1.接收的范圍

2.案卷、歸檔文件整理質(zhì)量要求

3.接收時(shí)間

文書(shū)檔案在次年 6 月底以前接收完畢。其它門(mén)類(lèi)和載體的檔案的接收時(shí)間 , 應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

注意：

按活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔 按工作階段歸檔 隨時(shí)歸檔

(二)辦理接收歸檔案卷、文件的手續(xù)

檔案室對(duì)歸檔案卷、文件檢查驗(yàn)收完畢 , 交接雙方應(yīng)填寫(xiě)“檔案交接文據(jù)”，并簽字蓋章。

檔案交接文據(jù)，是在變更檔案保管者或所有者的過(guò)程中形成的具有法律效力的文件。

檔案交接文據(jù)一式兩份分別由交接方和接收方保存。

檔案室接收立卷（歸檔文件整理）部門(mén)的檔案 , 雙方填寫(xiě)了交接文據(jù)并簽字蓋章 了, 立卷（歸檔文件整理）部門(mén)便完成了歸檔任務(wù) , 檔案室便對(duì)接收的檔案負(fù)有不可推卸的責(zé)任。

三、不歸檔文件的銷(xiāo)毀

文件材料的銷(xiāo)毀 , 指將沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件材料和資料經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)進(jìn)行定期銷(xiāo)毀。

（一）確定需要銷(xiāo)毀的文件材料

（二）定期銷(xiāo)毀文件材料的時(shí)間

一般在做完歸檔工作之后銷(xiāo)毀文件材料。

有人認(rèn)為剔除的沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)保存一二年后銷(xiāo)毀。

（三）銷(xiāo)毀文件材料的方法、要求 1.清理鑒定。2.登記造冊(cè)。

文件銷(xiāo)毀登記表

文件銷(xiāo)毀清冊(cè)封面

文 件 銷(xiāo) 毀 清 冊(cè)

編制人員：

批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)：

銷(xiāo)毀方式：

監(jiān)銷(xiāo)人員：

銷(xiāo)毀日期：

3.審核批準(zhǔn)。應(yīng)銷(xiāo)毀的文件材料登記后，應(yīng)將登記表送秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，再送本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人審核簽批。

4.銷(xiāo)毀。本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)簽字后，文件材料方可銷(xiāo)毀。

(l)銷(xiāo)毀的方式。

(2)嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)銷(xiāo)制度。對(duì)保密文件實(shí)行二人監(jiān)銷(xiāo)制度,保證不丟失、不漏銷(xiāo)、不泄密。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀保密文件。需要銷(xiāo)毀的文件材料,不準(zhǔn)當(dāng)廢紙出售給廢品收購(gòu)部門(mén)或個(gè)人。

5.簽字存檔。

文件材料銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人要在文件銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀日期并簽字。文件銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)存檔。

檔案整理的任務(wù)：

區(qū)分歸檔的檔案全宗

對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列和編號(hào)

編制目錄

建立檔案實(shí)體的管理秩序、全宗（Fonds）

全宗是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或者著名人物在其社會(huì)實(shí)踐中形成的全部檔案。

組織全宗

人物全宗

二、立檔單位（全宗形成者）

立檔單位指形成全宗的獨(dú)立社會(huì)組織或著名人物，也叫全宗形成者。

形成全宗的組織機(jī)關(guān)，稱(chēng)為“全宗構(gòu)成者”。（1995年改為“立檔單位”，二術(shù)語(yǔ)一直并用）

確認(rèn)全宗，實(shí)質(zhì)上是要確認(rèn)立檔單位，這就需要明確構(gòu)成立檔單位的條件。

(一)組織全宗立檔單位的構(gòu)成條件

（1）可獨(dú)立行使職權(quán)，并以自己名義單獨(dú)對(duì)外行文。

（2）設(shè)有會(huì)計(jì)部門(mén)或經(jīng)濟(jì)核算部門(mén)，自己可以編造預(yù)算和財(cái)務(wù)計(jì)劃。

（3）設(shè)有管理人事的部門(mén)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。

一個(gè)法人單位是一個(gè)獨(dú)立的從事社會(huì)活動(dòng)的組織，是一個(gè)立檔單位。

(二)人物全宗形成者的構(gòu)成條件

人物全宗形成者，應(yīng)是主要以個(gè)人名義從事社會(huì)活動(dòng)的著名人物，并且其檔案較為完整系統(tǒng)地由檔案室（館）保存。

問(wèn)題：區(qū)分全宗

某年5月，某市政府撤銷(xiāo)第一輕工業(yè)局和第二輕工業(yè)局，將兩局合并組成某市輕工業(yè)局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業(yè)局的檔案是屬于1個(gè)全宗還是2個(gè)或3個(gè)全宗。

三、全宗（立檔單位）的區(qū)分

1、一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的黨組織、團(tuán)組織、工會(huì)和行政機(jī)構(gòu)的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。

2、新成立的機(jī)關(guān)（單位），一個(gè)機(jī)關(guān)（單位）分為兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)（單位），幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)機(jī)關(guān)（單位），一般都應(yīng)分別建立新的全宗。

3、一個(gè)機(jī)關(guān)（單位）改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系或名稱(chēng)，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍末發(fā)生變化，仍繼續(xù)原來(lái)全宗。

問(wèn)題：區(qū)分全宗

某年5月，某市政府撤銷(xiāo)第一輕工業(yè)局和第二輕工業(yè)局，將兩局合并組成某市輕工業(yè)局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業(yè)局的檔案是屬于1個(gè)全宗還是2個(gè)或3個(gè)全宗。

4、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)全宗，但屬于政府、黨委直接領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行全局性任務(wù)，為期較長(zhǎng)的機(jī)構(gòu)應(yīng)建立全宗。、全宗號(hào)

全宗號(hào)是檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。

如：J004

用四位代碼標(biāo)識(shí)，第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類(lèi)全宗的順序號(hào)。第二節(jié)

檔案的系統(tǒng)排列及編目

檔案的系統(tǒng)排列即按一定的方法，確定不同類(lèi)檔案和類(lèi)內(nèi)檔案的前后次序和存放位置。

編目是指對(duì)一個(gè)全宗內(nèi)系統(tǒng)排列后的檔案，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過(guò)程。

編成的目錄是最基本的檔案檢索工具。

編目分為兩種情況，一是按《歸檔文件整理規(guī)則》編文件目錄；

二是編案卷目錄

一、全宗內(nèi)檔案的排列

指按照檔案分類(lèi)方案和整理歸檔文件的要求對(duì)歸檔檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，以確定全宗內(nèi)檔案的順序。

要求：保持檔案文件的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

（一）排列各類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)注重以下幾點(diǎn)：（1）不同載體的檔案分別單獨(dú)排列。（2）不同門(mén)類(lèi)的檔案分別單獨(dú)排列。（3）不同保管期限的檔案分別單獨(dú)排列。

（4）按照結(jié)合保管期限的復(fù)合式分類(lèi)法和檔案分類(lèi)方案中類(lèi)的順序排列。

二)類(lèi)內(nèi)檔案排列

若移交時(shí)各類(lèi)內(nèi)檔案采用的排列方法合適，就不必對(duì)類(lèi)內(nèi)檔案文件重新排列；

若原來(lái)的排列順序不合理，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整或重新排列。

二、案卷目錄的編制

案卷目錄是按照案卷號(hào)的順序逐卷地登記案卷的有關(guān)特征而編制成的表冊(cè)。

編制目錄前，應(yīng)當(dāng)先對(duì)系統(tǒng)排列的歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。

（一）編案卷號(hào)

對(duì)排列后的案卷編流水順序號(hào)，案卷的順序號(hào)稱(chēng)案卷號(hào)。

注意：案卷號(hào)應(yīng)在001-999號(hào)以?xún)?nèi)，超出999號(hào)時(shí)應(yīng)從頭編案卷號(hào)序列。

－期限－機(jī)構(gòu)分類(lèi)法文書(shū)檔案案卷編號(hào)

使用分編卷號(hào)法，文書(shū)檔案每年要編制永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)案卷目錄。

使用統(tǒng)編卷號(hào)法，文書(shū)檔案需要若干年編制永久、長(zhǎng)期、短期3冊(cè)案卷目錄。

使用“－期限－機(jī)構(gòu)”分類(lèi)法的案卷目錄 二)案卷目錄的結(jié)構(gòu)成分 封皮 目次 序言

簡(jiǎn)稱(chēng)表 案卷目錄表 備考表

填寫(xiě)案卷目錄表

編寫(xiě)目次 編寫(xiě)序言 編寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng)表

簡(jiǎn)稱(chēng)表指本冊(cè)案卷目錄里所用簡(jiǎn)稱(chēng)與原稱(chēng)（正式全稱(chēng)）的對(duì)照表。

例如

“裝行辦－裝飾行業(yè)辦公室”

如果只需要介紹少數(shù)的簡(jiǎn)稱(chēng)與原稱(chēng)，可以在序言里交待。

編寫(xiě)備考表

案卷目錄里的備考表的欄目（目前尚無(wú)統(tǒng)一規(guī)定），可設(shè)置：情況說(shuō)明、編制人、編制時(shí)間。

填寫(xiě)案卷目錄封面

案卷目錄封皮采用規(guī)格為275mm×190mm（長(zhǎng)×寬）的漆皮或塑料面夾板紙。

將案卷目錄裝訂成冊(cè)

封面－目次－序言－簡(jiǎn)稱(chēng)表－案卷目錄表－備考表。

三、編案卷目錄號(hào)

案卷目錄冊(cè)的代號(hào)，即案卷目錄號(hào)，簡(jiǎn)稱(chēng)目錄號(hào)。

注意：

1、一全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)目錄號(hào)，即一個(gè)目錄號(hào)應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)一冊(cè)案卷目錄。

2、目錄號(hào)可以3位阿拉伯?dāng)?shù)學(xué)標(biāo)識(shí)。檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱(chēng)（以字符形式賦予檔案實(shí)體、用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。）主要包括：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、號(hào)、保管期限號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)、間隔號(hào)等。

檔號(hào)編制得合理、清楚是檔案實(shí)體管理有序的標(biāo)志之一。

二、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)和編制方法

檔號(hào)采用層次碼，即以檔案實(shí)體分類(lèi)的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)大致可分為以下幾種：（1）全宗號(hào)——案卷目錄——案卷號(hào)——件或頁(yè)（張）號(hào)

（2）全宗號(hào)——類(lèi)別號(hào)——案卷號(hào)——件或頁(yè)（張）號(hào)(3)號(hào)——類(lèi)別號(hào)——案卷號(hào)——件或頁(yè)（張）號(hào)

(4)全宗號(hào)——檔案門(mén)類(lèi)代碼——號(hào)——保管期限號(hào)——件號(hào)

（5）全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼--保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。

類(lèi)別號(hào)：由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成代碼標(biāo)識(shí)。

類(lèi)別號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及數(shù)量設(shè)置，一般不超過(guò)三級(jí)。類(lèi)別之間可用間隔符“.”，“—”分開(kāi)。

需要時(shí)可在類(lèi)別后注明項(xiàng)目代號(hào)，項(xiàng)目代號(hào)可引用產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字或代號(hào)。

第四章

檔案的保管工作

檔案保管工作，指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。

第一節(jié)

保護(hù)檔案的方法與措施

一、檔案損毀的原因

1、人為損毀：

（1）政治斗爭(zhēng)及其他各種原因，對(duì)某些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)的破壞。

（2）管理與利用接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意或玩忽職守或不遵守規(guī)章，及缺乏檔案學(xué)知識(shí)等，導(dǎo)致管理或使用不善造成對(duì)檔案的丟失、損壞或檔案系統(tǒng)的紊亂。

（3）管理和利用中，難以避免地發(fā)生檔案的老化。

2、自然損壞

（1）內(nèi)因。

檔案載體和記錄材料（檔案制成材料)

（2）外因。

檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。

二、保護(hù)檔案的方法和措施

有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

??

－－《檔案法》第二十四條

《中華人民共和國(guó)檔案法》－

（一）健全保管制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

人員進(jìn)出檔案庫(kù)房的管理

檔案入庫(kù)、出庫(kù)的管理

檔案利用行為的管理

檔案庫(kù)房、設(shè)備和庫(kù)房檔案秩序的管理

（二）選擇優(yōu)質(zhì)檔案制成材料 影響紙的耐久性的因素：

（1）與造紙?jiān)?、造紙方式有關(guān)

造紙的原料很多，麻、皮、稻草、竹棉等，根據(jù)所形成的紙張的耐久性，紙槳可分為四級(jí)：

第一級(jí)

棉槳

麻槳 第二級(jí)

亞硫酸鹽木槳 第三級(jí)

草槳 第四級(jí)

磨木槳

從一級(jí)到四級(jí)，紙張耐久性依次遞減，每一級(jí)中也有差別。磨木槳造出的新聞紙，壽命大約只有50年，棉槳、麻槳造出的紙張可保存500年以上。

造紙方式

手工

機(jī)器（2）與所處保存環(huán)境有關(guān)

濕度 溫度 酸性 氧化性 灰塵等

影響字跡材料耐久性的因素

（1）色素是否穩(wěn)定是影響字跡褪色的重要因素

字跡材料

色素：使字跡顯示出顏色的物質(zhì)

輔料：幫助色素滲透到紙張中的物質(zhì)

炭墨

顏料

（人造

天然）

染料

（合成染料

天然染料）

（2）字跡的形成是色料與紙張的結(jié)合，字跡的耐久性與結(jié)合方式有關(guān)

粘附方式；

粘附并結(jié)膜（如靜電復(fù)印機(jī)）；

滲透干燥（如各種鋼筆墨水形成的字跡）；

滲透干燥并結(jié)膜（如中國(guó)墨）（3）保存環(huán)境的影響

（三）采取合適的裝具設(shè)備并存放專(zhuān)用庫(kù)房 四）做好“八防”

防火與防高溫 防水與防潮 防霉 防蟲(chóng) 防鼠 防光 防塵 防盜

霉的防治

霉菌對(duì)檔案紙張的破壞表現(xiàn)

（1）分解紙張纖維素，使紙張強(qiáng)度下降，腐朽，無(wú)法使用。（2）分解出有機(jī)酸，使紙張酸度增加，紙張發(fā)黃發(fā)脆。（3）分解出色素，污染紙張，霉跡斑斑，影響閱讀。（4）使紙張變濕，變粘，使檔案很易變成檔案磚。

防治措施

（1）庫(kù)房相對(duì)濕度控制在45-60%，可消除霉菌的浸染。（2）搞好衛(wèi)生防疫工作，防止檔案受感染。

（3）放置除霉劑，以防霉菌感染。

常用的有：香葉醇長(zhǎng)效抗霉靈，五氯苯酚及其納鹽，對(duì)硝基苯醇等。

（4）已有霉菌的可采取化學(xué)滅菌和物理滅菌法

害蟲(chóng)防治

防治措施：

蟲(chóng)子生長(zhǎng)的環(huán)境要合適的濕度、溫度、空氣等，破壞其生態(tài)環(huán)境。

（1）首先控制庫(kù)房溫濕度

溫度22度以下，濕度60%以下，害蟲(chóng)停止發(fā)育。

庫(kù)房

濕度標(biāo)準(zhǔn)為45-65±5%，溫度14-24±2度。

（2）入庫(kù)前檢查殺蟲(chóng)，搞好檔案及其庫(kù)房的衛(wèi)生防疫工作。

（3）驅(qū)蟲(chóng)殺蟲(chóng)。

防光措施

光能促使紙張纖維素長(zhǎng)鏈的斷裂、發(fā)脆和破損，加速紙張的氧化反應(yīng)，使字跡褪色。

防光措施：

（1）庫(kù)房窗戶(hù)要小而少，在窗上加設(shè)遮陽(yáng)的設(shè)施，以陽(yáng)光不直接照射到檔案架上為宜。

（2）窗戶(hù)應(yīng)安裝毛玻璃或花紋玻璃，減少光的照度，還可在窗戶(hù)上安裝百葉窗或厚窗簾，以防光直射，減少紫外光的透過(guò)量。

（3）在窗戶(hù)上涂上一層濾紫外光的涂料或薄膜。

（4）使用人工光源，以白熾燈為好。

（5）檔案受潮或被水浸濕后，不能在陽(yáng)光下晾曬，應(yīng)在通風(fēng)處晾干或用空氣去濕機(jī)逐漸將紙張中水分除去。

庫(kù)房溫濕度的調(diào)控

溫度、濕度的不適對(duì)檔案載體、字跡等有危害，會(huì)使檔案發(fā)霉，發(fā)脆等，所以庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度要控制。

一般庫(kù)房的溫、濕度標(biāo)準(zhǔn)是

14-24±2度（14－20度）

45-65%±5%（50%－65%）。

調(diào)控措施

（1）采用空調(diào)設(shè)備

（2）使用其他調(diào)節(jié)溫濕度的設(shè)備

去濕機(jī)

（3）采取密閉、通風(fēng)、吸潮相結(jié)合的措施

（五）采取有效的修復(fù)技術(shù)

1、紙張去污：

干法去污

濕法水洗去污（溫水

明礬）

有機(jī)溶劑去污（苯、汽油、四氯化碳）：油斑、脂肪斑、蠟斑、染水斑、漆斑

氧化劑去污（高溫酸鉀等）：鐵銹斑、藍(lán)黑墨水

2、去酸：

測(cè)酸

去酸：堿性水溶液（氫氧化鈣等）；

堿性有機(jī)溶液（去酸劑與有機(jī)溶劑組成）；

氣相去酸（干法去酸）

3、加固。高分子聚合物薄膜或它們的單體溶液。

4、恢復(fù)、顯示檔案字跡。

化學(xué)試劑使其恢復(fù)；

物理方法：攝影法，數(shù)字圖像處理技術(shù)。

5、修復(fù)。

托裱

紙槳修復(fù)

第三節(jié)

庫(kù)房檔案秩序的管理

一、庫(kù)房管理的內(nèi)容

（1）進(jìn)出庫(kù)制度

（2）庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)

（3）“八防”措施

（4）庫(kù)房與裝具的有序化

（5）檔案在裝具中的存放方式

（6）檔案存放秩序的維護(hù)與管理

（7）定期檢查、清點(diǎn)

（8）全宗卷

二、庫(kù)房與裝具的有序化

檔案柜（架）擺放要求：

1、避免陽(yáng)光直射，并注意不要防礙通風(fēng)。

2、在最大限度地利用地面和空間的同時(shí)，要注意存取、搬運(yùn)方便。

3、在潮濕的地方，檔案柜架不宜靠墻擺放。

4、為便于管理，柜架宜擺放整齊，排列一致，并編排號(hào)碼，庫(kù)房多的單位，庫(kù)房也要編號(hào)。

可按自左向右或自外向內(nèi)的走向順序編柜（架）的列號(hào)（架號(hào)）和每一列檔案柜（架）的柜號(hào)（欄號(hào)）

按自上向下的走向編每一個(gè)柜（欄）的格（層）號(hào)

在每一列、每一柜(欄)、每一層（格、箱）裝具外面的醒目位置設(shè)置標(biāo)牌 標(biāo)識(shí)牌

檔案柜標(biāo)識(shí)牌

第1列第6號(hào)檔案柜存放的檔案是目錄號(hào)為

10、案卷號(hào)為1號(hào)至252號(hào)的案卷

三、檔案存放方式和存放秩序的維護(hù)與管理 檔案在裝具中的存放方式：

平放，有利保護(hù)，豎放，存放、檢索容易。檔案存放位置索引

是用來(lái)指明檔案存放地點(diǎn)的檢索工具，通過(guò)它可以迅速存取檔案。

主要有兩種形式： 指明檔案存放地點(diǎn)

指明各檔案庫(kù)房保存了哪些檔案

檔案存放位置索引（以全宗檔案為單位編制）檔案存放位置索引（以庫(kù)房及裝具為單位編制）

四、檔案代理卡及其管理

檔案代理卡是一種反映檔案流動(dòng)情況的卡片式管理工具，也稱(chēng)代卷卡，有代替案卷的意思。

當(dāng)檔案出庫(kù)房時(shí)，填寫(xiě)一張統(tǒng)一格式的卡片存放于檔案原位置，卡片上注有檔號(hào)、拿出日期，送往何處，歸還日期，可做成不同顏色，用以代表不同類(lèi)型的檔案，以便一目了然。第五章

檔案檢索工作

第一節(jié)

檔案檢索工作概述

一、檔案檢索工作內(nèi)容

（一）建立檔案檢索體系（存儲(chǔ)檔案信息，編制檔案檢索工具）

即對(duì)具有檢索意義的檔案特征進(jìn)行描述與標(biāo)識(shí),形成檢索工具的過(guò)程。

1、著錄標(biāo)引

圖書(shū)在版編目(CIP)數(shù)據(jù)

秘書(shū)文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005.8（新編秘書(shū)學(xué)教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

I.秘書(shū)? II.陸? III.文書(shū)檔案-檔案管理-教材 IV.C275.2

檔案著錄標(biāo)引指對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄,并借助檢索語(yǔ)言將檔案主題轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

案卷目錄

卷內(nèi)文件目錄

2、組織檢索工具：即對(duì)著錄標(biāo)引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入電子計(jì)算機(jī)，建立機(jī)讀文檔及數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）檔案信息查詢(xún)服務(wù)（使用檢索工具查找檔案）

1、接受查詢(xún)，確定查找內(nèi)容，制定檢索策略

2、查找操作

如：

查上海市有關(guān)文物保護(hù)的檔案文件

檢索策略：

檢索工具：上海市檔案信息網(wǎng)網(wǎng)上查檔數(shù)據(jù)庫(kù)

檢索途徑：主題詞 文物保護(hù)

三、評(píng)價(jià)檔案查檢的指標(biāo)

評(píng)價(jià)檔案查檢的指標(biāo)是用以衡量使用檢索工具（系統(tǒng)）查檢檔案的質(zhì)量高低和工作效率，即檢索過(guò)程滿足利用者的全面性和準(zhǔn)確性程度。

指標(biāo)有：查全率（檢全率）

漏檢率

檢準(zhǔn)率

誤檢率 如：

查上海市有關(guān)文物保護(hù)的檔案文件

檢索策略：檢索工具：上海市檔案信息網(wǎng)網(wǎng)上查檔數(shù)據(jù)庫(kù)

檢索途徑：主題詞 文物保護(hù)

檢全率是指滿足利用者要求的全面程度，即檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。

漏檢率指末檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。

檢全率與漏檢率的公式為：

檢全率=檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案 ╳ 100%

漏檢率=末檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案 ╳ 100%

例如：

某一利用者要求查找有關(guān)黨風(fēng)黨紀(jì)方面的檔案，機(jī)關(guān)檔案室保存的有關(guān)專(zhuān)題檔案是40件，檢索時(shí)檢出其中30件，有10件漏檢。則

檢全率=30/40 ╳ 100%=75%，漏檢率=10/40 ╳ 100%=25%。

檢準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢出的有關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。

誤檢率指檢出的不相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。如：

查：關(guān)于抽調(diào)上海電景機(jī)械廠副廠長(zhǎng)馮咸萃赴北京幻燈片廠工作的通知

檢索策略：檢索工具：上海市檔案信息網(wǎng)網(wǎng)上查檔數(shù)據(jù)庫(kù)

檢索途徑：主題詞 干部調(diào)配

電影制片廠

檢準(zhǔn)率與誤檢率的公式為：

檢準(zhǔn)率=檢出的有關(guān)檔案/檢出的全部檔案╳ 100%

誤檢率=檢出的不相關(guān)檔案/檢出的全部檔案╳ 100% 例如

某一利用者要求查找有關(guān)離退休干部待遇方面的檔案，機(jī)關(guān)檔案室共檢出30件，利用者查閱后認(rèn)為其中20件是相關(guān)的，10件是不相關(guān)的。則

檢準(zhǔn)率=20/30 ╳ 100%=67%

誤檢率=10/30 ╳ 100%=33%

英國(guó)情報(bào)學(xué)家克勒維當(dāng)根據(jù)1963年美國(guó)情報(bào)專(zhuān)家7萬(wàn)篇文獻(xiàn)的研究結(jié)果，做出檢全率和檢準(zhǔn)率這兩個(gè)指標(biāo)之間存在著互逆關(guān)系的結(jié)論。

如果放寬檢索范圍以追求較高的檢全率則檢準(zhǔn)率就會(huì)下降，反之，若是限制檢索范圍以改善檢準(zhǔn)率時(shí)，檢全率則會(huì)下降。

設(shè)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)以及制定每一次檢索策略時(shí)，應(yīng)該從利用者的不同需要了出發(fā)，確定適當(dāng)?shù)臋z全率、檢準(zhǔn)率指標(biāo)。

第二節(jié)

檔案的著錄標(biāo)引

圖書(shū)在版編目(CIP)數(shù)據(jù)

秘書(shū)文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005.8（新編秘書(shū)學(xué)教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

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一、檔案著錄標(biāo)引的含義

檔案著錄是檔案館、室編制檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

檔案著錄條目

案卷目錄

在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)(檢索語(yǔ)言）的過(guò)程，稱(chēng)為檔案標(biāo)引。

賦予其分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱(chēng)為分類(lèi)標(biāo)引。

賦予其主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱(chēng)為主題標(biāo)引。案卷目錄

二、檔案著錄規(guī)則

《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)引符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。

《國(guó)際檔案著錄規(guī)則（總則）》

三、著錄項(xiàng)目

檔案著錄項(xiàng)目共分七項(xiàng)，每項(xiàng)分若干小項(xiàng)。

檔案著錄條目

(一)題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)

題名，又稱(chēng)標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱(chēng)。

1.正題名。

2.并列題名。

3.副題名及說(shuō)明題名文字。

4.文件編號(hào)。

5.責(zé)任者。

6.附件。檔案著錄條目

檔案著錄條目(二)稿本與文種項(xiàng)

l.稿本。它指檔案文件的文稿、文本和版本。

稿本包括草稿、定稿、手稿，草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖，正本、副本，原版，試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。2.文種。

檔案著錄條目(三)密級(jí)與保管期限

1.密級(jí)。

2.保管期限。它指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間。

檔案著錄條目

（四）時(shí)間項(xiàng)

時(shí)間項(xiàng)視不同的著錄對(duì)象分為文件形成時(shí)間、卷內(nèi)文件起止時(shí)間等。

檔案著錄條目(五)載體形態(tài)項(xiàng)

1.載體類(lèi)型。它分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。

2.數(shù)量及單位。

3.規(guī)格。它指檔案載體的尺寸及型號(hào)等。

檔案著錄條目

（六）附注與提要項(xiàng).附注。它指檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。

.－中間缺 3 頁(yè) ；

.－新疆區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部分不清；

.－責(zé)任者根據(jù)筆跡考證

2.提要。它指對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介。

檔案著錄條目（七）排檢與編號(hào)項(xiàng)

它是目錄排檢和檔案室(館)業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。

1.分類(lèi)號(hào)。

2.檔案館代號(hào)。

3.檔號(hào)。

4.電子文檔號(hào)。

5.微縮號(hào)。

6.主題詞和關(guān)鍵詞。

四、著錄用標(biāo)識(shí)符

檔案著錄條目 圖書(shū)在版編目(CIP)數(shù)據(jù)

秘書(shū)文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005.8（新編秘書(shū)學(xué)教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

I.秘書(shū)? II.陸? III.文書(shū)檔案-檔案管理-教材 IV.C275.2

標(biāo)識(shí)符號(hào)是表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。

標(biāo)識(shí)符號(hào)分為著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符和著錄內(nèi)容識(shí)別符兩種。

著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符

注在每個(gè)著錄項(xiàng)目之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)..－ 各大項(xiàng)

置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。= 置于并列題名之前。

天津市污染氣象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin

3.： 置于下列各著錄小項(xiàng)之前：副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。

國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式:中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

4./ 置于第一個(gè)責(zé)任者之前。

5.； 置于多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。

6.，置于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。

如：

如：

/ 徐呂林(編劇,導(dǎo)演)；舒適,項(xiàng)坤,上宮云珠(主演)； 陳哥辛(作曲)7.+

置于每一個(gè)附件之前。

檔案著錄條目 著錄內(nèi)容識(shí)別符

表示對(duì)著錄項(xiàng)目中需要解釋、補(bǔ)充說(shuō)明、考證、存疑、缺字、起止連接事項(xiàng)等含義的符號(hào)。

1.[] 置于下列著錄內(nèi)容的兩端:自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。

“通知 [共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一.二九的通知]”

/國(guó)家計(jì)委[ 等 ]

2.()置于下列著錄內(nèi)容的兩端:責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、責(zé)任者的真實(shí)姓名、責(zé)任者的職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者的國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者的時(shí)代,歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)化后的公元紀(jì)年。

“/ 陳毅(外交部長(zhǎng))”

/（清）李鴻章

/ 茅盾(沈雁冰)

3.?

用于不能確定的著錄內(nèi)容,一般與 “[]” 號(hào)配合使用。

“/[ 張治中 ?]”

4.－

用于下列著錄內(nèi)容之間:日期起止、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、微縮號(hào)各層次之間。

5.?

用于節(jié)略?xún)?nèi)容。

檔案著錄條目.囗

用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一個(gè)數(shù)字。未考證出來(lái)的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“囗” 號(hào)。

.-1945口口口口[19450815]

/ 口口口

.－口口口口口口口口

五、著錄條目格式

著錄條目格式,也稱(chēng)著錄格式,指著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。

(一)著錄條目格式的類(lèi)型

1.段落符號(hào)式條目格式

分類(lèi)號(hào)

檔案館代號(hào)

檔號(hào)

電子文檔號(hào)

微縮號(hào)

正題名=并列題名:副題名及說(shuō)明題名文字:文件編號(hào) / 責(zé)任者 + 附件.一稿本:文種.一密級(jí):保管期限.一時(shí)間.一載體類(lèi)型:數(shù)量及單位:規(guī)格.一附注

提要

主題詞或關(guān)鍵詞

段落符號(hào)式條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。

著錄卡片示例見(jiàn)下圖。

檔案著錄條目 2.表格式條目格式

當(dāng)實(shí)際工作需要使用表格式條目時(shí),其著錄項(xiàng)目應(yīng)與段落符號(hào)式條目格式相同,其排列順序可參照段落符號(hào)式條目格式。

作業(yè)：

1、某校檔案室有關(guān)教育改革專(zhuān)題的檔案50件，利用者在查找有關(guān)教改專(zhuān)題檔案過(guò)程中，查出40件，閱讀后認(rèn)為其中30件是相關(guān)的，10件是不相關(guān)的，這一檢索過(guò)程的檢全率和漏檢率，檢準(zhǔn)率和誤檢率分別是多少？

1、檢全率：30/50 ╳ 100%=60%

漏檢率：20/50 ╳ 100%=40%

檢準(zhǔn)率：30/40 ╳ 100%=75%

誤檢率：10/40 ╳ 100%=25%

2、寫(xiě)出下面著錄條目中1－16項(xiàng)目名稱(chēng)

D193（1）

04267（2）

2－17－18－28（3）

32－46（4）

吉林省人委、吉林省軍區(qū)關(guān)于協(xié)助測(cè)量部隊(duì)進(jìn)行國(guó)防測(cè)量的聯(lián)合通知（5）：吉辦丹字[1961]44號(hào)（6）/吉林省人委；吉林省軍區(qū)（7）＋國(guó)防測(cè)量業(yè)務(wù)要求協(xié)助事項(xiàng)（8）.－正本（9）：通知（10）.－秘密（11）：永久（12）.－19610209（13）.－2頁(yè)（14）：16開(kāi)（15）

國(guó)防測(cè)量 地形志貌（16）

六、著錄用文字和著錄信息源-

七、著錄項(xiàng)目細(xì)則

(一)題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng) 1.題名(1)正題名

①符合規(guī)范的正題名,照原文著錄。

②單份文件沒(méi)有題名,依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名,并加“[]”號(hào)。例如 :“[金川設(shè)立辦事大臣管理地方事務(wù)事 ]”。

③當(dāng)單份文件題名不能揭示文件內(nèi)容時(shí),原題名照錄,并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后,外加“[]” 號(hào)。例如 :“通知 [共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一.二九的通知]”。

④當(dāng)單份文件的題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí),在不丟失重要信息和損傷原意的情況下,可刪去冗余部分, 被節(jié)略的內(nèi)容用 “?” 號(hào)表示。

⑤當(dāng)案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí),一般應(yīng)重新擬寫(xiě)案卷題名,將原題名修改好后再著錄。

(2)并列題名

必要時(shí),并列題名與正題名一并著錄。并列題名前加“=”號(hào)。

例如:天津市污染氣象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin”。

(3)副題名及說(shuō)明題名文字

副題名一般參照原文著錄。當(dāng)正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí),副題名不必著錄。必要時(shí),說(shuō)明題名文字照原文著錄。副題名、說(shuō)明題名文字前加 “：” 號(hào)。

2.文件編號(hào)

(l)文件編號(hào)除了用 “[]” 號(hào)外 ,其余照原文字符號(hào)抄錄,其前加 “:”號(hào)。例如：“：中發(fā)[1980]16號(hào)”、“:GB/T13968-92”。

(2)聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多種文件編號(hào)時(shí),一般只著錄一個(gè)文件編號(hào)。立檔單位的文件編號(hào)必須著錄。若著錄多個(gè)文件編號(hào),中間用 “；” 號(hào)隔開(kāi)。

3.責(zé)任者

例如:“/國(guó)家計(jì)委；國(guó)家科委；國(guó)家檔案局”

“/國(guó)家計(jì)委[ 等 ](l)責(zé)任者只有一個(gè)時(shí),照原文著錄,其前加 “/” 號(hào)。

(2)責(zé)任者有多個(gè)時(shí),須著錄列居首位的責(zé)任者,其余視需要著錄。立檔單位本身是責(zé)任者的,必須著錄。被省略的責(zé)任者用 “[ 等 ]” 表示。第一個(gè)責(zé)任者之前加 “/” 號(hào),責(zé)任者之間以 “；” 號(hào)相隔。

“ :/ 徐呂林(編劇,導(dǎo)演)；舒適,項(xiàng)坤,上宮云珠(主演)； 陳哥辛(作曲)”

多個(gè)責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須著錄時(shí),可將職責(zé)或身份置于最末一個(gè)責(zé)任者后 的 “()” 號(hào)中,責(zé)任者之間以 “,” 號(hào)相隔。

同一責(zé)任者有多個(gè)職責(zé)或身份又必須著錄時(shí),可將多個(gè)職責(zé)或身份置于責(zé)任者后的 “()”號(hào)中,職責(zé)或身份之間可以 “,” 號(hào)相隔。

(3)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者

①必須著錄全稱(chēng)或者不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱(chēng)。

例如 :“/ 中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)” 或 “/中共中央”；“/ 中華人民共和國(guó)外交部”或 “/ 外交部 ”。

②歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者,著錄時(shí)其前冠以朝代或政權(quán)名稱(chēng),并加 “()”。

例如 : “/(清)內(nèi)閣”、“/(民國(guó))外交部 ”。

(4)個(gè)人責(zé)任者

①個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名,必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱(chēng)或其他職責(zé),并加 “()” 號(hào)。

例如 :“/ 陳毅(外交部長(zhǎng))”。

②文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí),只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。

例如 :“毛澤東(中共中央主席)”。

③清代及其以前的個(gè)人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱(chēng) , 并加 “()” 號(hào)。

例如 : “/（清）李鴻章”。

④少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者的稱(chēng)謂,不同民族有差異,應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。

⑤外國(guó)責(zé)任者,姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱(chēng),其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫(xiě)。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫(xiě)均加 “()”。

例 如 :“(美)愛(ài)因斯坦(Einstein,A.)”

(5)文件所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí),均照原文著錄,但應(yīng)將其真實(shí)名稱(chēng)附后,并加 “()” 號(hào)。

例如 : “/ 茅盾(沈雁冰)”。

(6)未署責(zé)任者的文件,應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者,并加 “[]”號(hào)，考證無(wú)結(jié)果時(shí),以三個(gè) “口”代之。

例如 :“/ 口口口”。

(7)文件責(zé)任者不完整時(shí),應(yīng)照原文著錄,將考證出的完整責(zé)任者附后,并加 “[]”號(hào)。

例如 :“周 [ 周恩來(lái) ]”。

(8)文件責(zé)任者有誤,仍照原文著錄,但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后,并加 “[]” 號(hào)。

例如 :“/ 王國(guó)央 [王國(guó)英 ]”。

(9)考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時(shí),應(yīng)在其后加 “?” 號(hào),一并著錄于“[]”內(nèi)。

例如 :“/[ 張治中 ?]”。4.附件

(l)只著錄附件題名,其前面冠 “+” 號(hào)。

(2)文件正文后有多個(gè)附件時(shí),應(yīng)當(dāng)逐一著錄各附件題名,各附件題名前冠以 “+” 號(hào)。若附件題名過(guò)長(zhǎng),也可節(jié)略,其被節(jié)略?xún)?nèi)容用 “ ? ” 表示。自擬附件題名外加 “[ ]”

號(hào)。

檔案著錄條目

(3)若附件題名具有獨(dú)立檢索意義，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以說(shuō)明。