第一篇：文書(shū)管理辦法

文書(shū)管理辦法

第一章 總則

第一條 為制度化，規(guī)范化文書(shū)管理體系，特制定本辦法。

第二章 文件流傳細(xì)則

第二條 分類

*須登記的文書(shū)范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求

外來(lái)文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要）、電報(bào)、傳真等等

本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件

第三條 收文

1.本公司與外界往來(lái)的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門(mén)自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條 發(fā)文

1.以公司名義撰寫(xiě)的文件，可由各部門(mén)自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。

2.以各部門(mén)名義撰寫(xiě)的文件，由各部門(mén)自行登記、簽發(fā)。

第五條 分文

1.外來(lái)文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門(mén)登記簽發(fā)后，直接送收文部門(mén)登記簽

收。

第六條 會(huì)簽

1.需多部門(mén)或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上“收文處理單”。

2.各部門(mén)收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門(mén)的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)。

3.文件收文后，再依“收文處理單”內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門(mén)

或某人，若某部門(mén)或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。

第三章 重要文件的審核、執(zhí)行

第七條 審核、批示

涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見(jiàn)，呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。

第八條 執(zhí)行

經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。

第四章 撰寫(xiě)文書(shū)格式

第九條 公司實(shí)行按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書(shū)規(guī)范格式。

第十條 對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書(shū)類（以附件形式下發(fā)），要求各部門(mén)及員工嚴(yán)格按公司

規(guī)范格式操作。

第二篇：文書(shū)管理辦法

第一章　總則

第一條　為制度化，規(guī)范化文書(shū)管理體系，特制定本辦法。

第二章　文件流傳細(xì)則

第二條　分類

須登記的文書(shū)范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求

外來(lái)文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要）、電報(bào)、傳真等等

本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件

第三條　收文

1.本公司與外界往來(lái)的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門(mén)自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條　發(fā)文

1.以公司名義撰寫(xiě)的文件，可由各部門(mén)自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。

2.以各部門(mén)名義撰寫(xiě)的文件，由各部門(mén)自行登記、簽發(fā)。

第五條　分文

1.外來(lái)文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門(mén)登記簽發(fā)后，直接送收文部門(mén)登記簽收。

第六條　會(huì)簽

1.需多部門(mén)或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上“收文處理單”。

2.各部門(mén)收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門(mén)的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)。

3.文件收文后，再依“收文處理單”內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門(mén)或某人，若某部門(mén)或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。

第三章　重要文件的審核、執(zhí)行

第七條　審核、批示

涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見(jiàn)，呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。

第八條　執(zhí)行

經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。

第四章　撰寫(xiě)文書(shū)格式

第九條　公司實(shí)行按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書(shū)規(guī)范格式。

第十條　對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書(shū)類（以附件形式下發(fā)），要求各部門(mén)及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。

第三篇：文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮公司檔案在各項(xiàng)工作中的作用，保證公司營(yíng)運(yùn)期間有關(guān)文件資料收集整理的完整性、及時(shí)性和真實(shí)性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《河南省檔案管理規(guī)定》、《河南省交通檔案管理細(xì)則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 公司文書(shū)檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動(dòng)的歷史記錄，反映本公司貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時(shí)期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

行政辦公室是公司文書(shū)檔案管理的主管部門(mén)。按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專（兼）職文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

由于工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應(yīng)及時(shí)通知行政辦公室。

公司檔案室設(shè)在平頂山營(yíng)運(yùn)管理中心，設(shè)專職檔案管理員。

第二章 歸檔范圍

第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書(shū)檔案和音像檔案。

第四條 文書(shū)檔案包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。

—1—

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的下列文件應(yīng)予歸檔：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；

3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等；

4、上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件（包括報(bào)紙、刊物內(nèi)容）；

5、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。

（二）公司下列文件應(yīng)予歸檔：

1、重要的會(huì)議材料（黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)），包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

2、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關(guān)單位來(lái)往文書(shū)；

3、公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下級(jí)單位的請(qǐng)示及公司的批復(fù)文件；

4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調(diào)研形成的文件；

5、公司領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、傳真，及從其它上級(jí)部門(mén)帶回與公司有關(guān)的文件；

6、公司黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)組織等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡(jiǎn)介、人員編制等文件；

8、公司的營(yíng)運(yùn)信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)信息分析資料；

—2—

9、各項(xiàng)規(guī)章制度；

10、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；

11、公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議、合同，及在外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作往來(lái)文件等；

12、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

13、公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

14、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

16、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

17、公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免、調(diào)配、調(diào)資、評(píng)先、處分、出國(guó)、退休、培訓(xùn)等文件材料；

18、公司的人事檔案，職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；

19、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)政部要求歸檔的；

20、公司的路產(chǎn)管理檔案；

21、公司的科研項(xiàng)目報(bào)告和學(xué)術(shù)報(bào)告；

22、公司處理群眾來(lái)信來(lái)訪有領(lǐng)導(dǎo)批示并有處理結(jié)果的；

23、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書(shū)、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

—3—

24、批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

25、公司領(lǐng)導(dǎo)值班記錄。

（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：

1、獲得的各項(xiàng)各級(jí)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)批準(zhǔn)文件；

2、代表公司對(duì)外進(jìn)行的各項(xiàng)工作材料；

3、營(yíng)運(yùn)分析報(bào)告、收費(fèi)站工作日志及其它重要文書(shū)資料；

4、監(jiān)控中心監(jiān)控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；

5、路政執(zhí)法文書(shū)檔案（事故處理記錄、路權(quán)維護(hù)索賠記錄）等重要資料；

6、其他需要長(zhǎng)期保存的文書(shū)資料。

（四）相關(guān)單位與公司在工作中形成的重要文件。

1、與相關(guān)單位之間往來(lái)的通知、信函；

2、與相關(guān)單位形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等；

3、一切與相關(guān)單位形成的具有參考利用的文件材料。第五條 音像檔案包括：

（一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。

（二）反映公司概貌的音像資料；

（三）公司召開(kāi)重要會(huì)議形成的音像資料；

（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；

（五）公司各部門(mén)、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；

（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；

（七）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；

（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；

—4—

（九）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)等。第六條 電子文檔。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤(pán)存檔。

第三章 歸檔要求

第七條 立卷歸檔的文件，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。

第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門(mén)、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。

第九條 立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。

第十一條

文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。

第十二條

跨的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文；跨的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后；沒(méi)有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示；跨的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一；跨會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開(kāi)。

第十三條 音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。

第十四條 音像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，一般包括時(shí)間、—5— 地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。

第十五條 案卷需要注明標(biāo)題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)順序排列并在每頁(yè)右上角統(tǒng)一編號(hào)。卷尾為填寫(xiě)案卷情況說(shuō)明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。

第十六條

案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。永久、長(zhǎng)期保管的案卷，應(yīng)用線繩以三孔裝訂。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。

第十七條

文件裝訂時(shí)應(yīng)拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。

第十八條

檔案的分類編號(hào)按《許平南公司檔案分類規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章 檔案的管理

第十九條

檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門(mén)別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二十條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無(wú)故延期或拒交。

第二十一條 文書(shū)檔案一般應(yīng)在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。各部門(mén)移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

第二十二條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期

—6— 為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人確定，行業(yè)有專業(yè)規(guī)定的依照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

一般應(yīng)遵循以下劃分原則：

（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

2、公司制定的屬于制度性文件；

3、黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；

4、以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開(kāi)重要會(huì)議的文件；

5、重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；

6、機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；

7、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；

8、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；

10、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

11、公司路產(chǎn)管理檔案；

12、公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

13、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

—7—

15、公司的人事檔案等；

16、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；

17、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書(shū)、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

18、批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

19、非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管，主要包括：

1、公司日常事務(wù)性文件；一般會(huì)議的主要文件；

2、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。

（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)和相關(guān)單位發(fā)來(lái)的非公司主管業(yè)務(wù)，但要求貫徹執(zhí)行的文件；

3、下級(jí)單位報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件；

4、未經(jīng)上級(jí)批復(fù)的請(qǐng)示文件。

第五章 檔案的利用

第二十三條 積極開(kāi)展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門(mén)的需要，開(kāi)展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研

—8— 研發(fā)等提供檔案服務(wù)。

第二十四條 檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫(xiě)復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門(mén)同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。檔案室出借檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷。

（一）本公司工作人員，調(diào)閱本部門(mén)的一般檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。

（二）借用黨務(wù)工作檔案時(shí)，應(yīng)由黨員干部借用，并履行黨委有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。

（三）外單位來(lái)借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說(shuō)明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不超過(guò)一天，用后要及時(shí)歸還。

（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室。如已調(diào)動(dòng)工作，借閱檔案未歸還檔案部門(mén)，由其原所在部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還。

—9—

（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書(shū)檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)10天。

第二十五條

聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場(chǎng)和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無(wú)損。

第二十六條

檔案從庫(kù)房調(diào)出時(shí)，檔案人員要及時(shí)填寫(xiě)案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。

凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對(duì)無(wú)誤后，可加蓋檔案部門(mén)“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問(wèn)題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表。

第二十七條 遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門(mén)關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。

檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計(jì)劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。

匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門(mén)備案。

第二十八條 借閱的檔案必須要愛(ài)護(hù)，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對(duì)卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記。

—10— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。

第三十條 查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。

第六章 檔案質(zhì)量

第三十一條 公司各部門(mén)、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第三十二條 公司各部門(mén)、各單位應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專（兼）職文書(shū)歸卷。

第三十四條

專（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。

第三十六條 公司檔案室要定期開(kāi)展檔案質(zhì)量檢查。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。

第七章 附 則

第三十七條 本制度由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

—11— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。

—12—

第四篇：文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法

一、管理職責(zé)

（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門(mén)類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類和載體的檔案。

（四）開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

（五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

（七）根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。

（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

（一）歸檔范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。

（二）歸檔要求

1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。

2．廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。

3．聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。

4．會(huì)議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。

5．檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無(wú)誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時(shí)間

1．文書(shū)檔案在次年五月底以前接收完畢。

2．會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

3．基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門(mén)整理成卷交檔案室保管。

三、檔案利用

（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時(shí)，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。

（二）查閱摘抄檔案，需填寫(xiě)檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。

（三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫(huà)線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用黨組、廳務(wù)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書(shū)記或副書(shū)記、廳長(zhǎng)或副廳長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

（五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

四、檔案保管

（一）檔案庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。

（二）檔案工作庫(kù)房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。

（三）檔案庫(kù)房要有防火設(shè)備，對(duì)滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。

（四）檔案庫(kù)房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭(zhēng)將濕溫度分別控制在14－24度，相對(duì)溫度45－60%的范圍內(nèi)。

（五）檔案庫(kù)房要有防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。

（六）檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

五、檔案統(tǒng)計(jì)

（一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。

（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。

（四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫(kù)，隨時(shí)做好建立，年末對(duì)前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

（五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。

六、檔案鑒定和銷毀

（一）以文書(shū)檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見(jiàn)，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對(duì)需銷毀的檔案編造清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。

（二）保管期滿的檔案（長(zhǎng)期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。

（三）銷毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊(cè)上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。

七、保管期限

（一）辦公室文書(shū)保管期限

1．上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料

永久

2．黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料

永久

3．人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃

長(zhǎng)期

4．人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料

永久

5．由辦公室承辦的廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

永久

6．人民群眾來(lái)信來(lái)訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)

永久

7．辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

8．辦公室編寫(xiě)的《河北人事信息》

長(zhǎng)期

（二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書(shū)保管期限

1．黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要

永久

2．人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3．本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料

永久

4．廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員考核獎(jiǎng)懲的文件材料

永久

5．干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)職稱評(píng)聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料

長(zhǎng)期

6．本廳職工調(diào)動(dòng)工作行政工資介紹信存根

長(zhǎng)期

7．本廳職工花名冊(cè)及黨員統(tǒng)計(jì)表

永久

8．省委組織部、省直工委及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料

長(zhǎng)期

9．廳考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書(shū)保管期限

1．上級(jí)黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料

永久

2．本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料

永久

3．清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料

長(zhǎng)期

4．對(duì)本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料

永久

（四）綜合規(guī)劃處文書(shū)保管期限

1．機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件

長(zhǎng)期

2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

3．全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件

長(zhǎng)期

4．省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

5．干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表

永久

6．機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

（五）政策法規(guī)處文書(shū)保管期限

1．貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等

永久

2．全省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件

永久

3．公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見(jiàn)

永久

4．公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件

永久

5．企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等

永久

6．有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話

永久

7．人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見(jiàn)

永久

8．重要調(diào)研資料和報(bào)告

長(zhǎng)期

9．省行政學(xué)會(huì)章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會(huì)組成人員名單等

永久

（六）錄用聘用管理處文書(shū)保管期限

1．有關(guān)錄用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示及領(lǐng)導(dǎo)批示

永久

3．本處工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會(huì)議材料

長(zhǎng)期

4．審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（七）考核任免獎(jiǎng)懲處（政務(wù)公開(kāi)辦公室）文書(shū)歸檔期限

1．省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定情況

永久

2．有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定文件

永久

3．行政職務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。省政府向省人大報(bào)告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知

永久

4．系統(tǒng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料

永久

5．有關(guān)全省獎(jiǎng)勵(lì)升級(jí)的文件材料

永久

6．有關(guān)全省政務(wù)公開(kāi)的文件

永久

（八）人才流動(dòng)開(kāi)發(fā)處文書(shū)保管期限

1．本處干部調(diào)配、非師范類大中專畢業(yè)生就業(yè)分配計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料

永久

2．有關(guān)干部調(diào)配、畢業(yè)生分配的政策規(guī)定

永久

3．本處組織召開(kāi)全省工作會(huì)議安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)材料

永久

4．本處有關(guān)重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料

永久

（九）培訓(xùn)教育處文書(shū)保管期限

1．全省公務(wù)員培訓(xùn)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

2．全省人事系統(tǒng)干部教育工作會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

長(zhǎng)期

3．本處有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、指示等有關(guān)文件材料

永久

4．工作總結(jié)和工作安排

長(zhǎng)期

（十）工資福利處文書(shū)保管期限

1．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資制度改革有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工作政策性文件規(guī)定

長(zhǎng)期

3．關(guān)于工資政策向人事部的請(qǐng)示及對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù)

長(zhǎng)期

4．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員福利政策

長(zhǎng)期

5．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人考核政策

永久

6．全省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員調(diào)整離退休費(fèi)的實(shí)施辦法、配套政策和若干具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)

長(zhǎng)期

7．離退休、工齡計(jì)算、遺屬生活困難補(bǔ)助，第二次人才開(kāi)發(fā)方面的政策、規(guī)定、意見(jiàn)

長(zhǎng)期

（十一）職稱管理處文書(shū)保管期限

1．專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．組建（調(diào)整）中、高級(jí)評(píng)審委員會(huì)的批復(fù)

永久

3．破格晉升高級(jí)職務(wù)審批表及有關(guān)證明材料

永久

4．向省委、省政府、職改領(lǐng)導(dǎo)小組的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)，職改領(lǐng)導(dǎo)小組成員的任命和調(diào)整

永久

5．省直各單位高、中級(jí)職務(wù)聘任方案的審批意見(jiàn)

永久

6．省直事業(yè)單位崗位設(shè)置及結(jié)構(gòu)比例的審核意見(jiàn)

永久

7．職改工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、意見(jiàn)

永久

8．省職改領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要、職改工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話及經(jīng)驗(yàn)材料

永久

9．省人大代表和政協(xié)委員關(guān)于職稱工作的建議、提案及答復(fù)

長(zhǎng)期

10．全國(guó)專業(yè)技術(shù)資格考試合格名單及軟盤(pán)

永久

11．各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)表（匯總表）

永久

12．職改信息

長(zhǎng)期

（十二）專家管理處文書(shū)保管期限

1．國(guó)家對(duì)有突出貢獻(xiàn)的中青年專家選拔管理的有關(guān)文件、批復(fù)及專家扶貧的有關(guān)文件

永久

2．享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關(guān)文件材料

永久

3．科技人員家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”方面的政策法規(guī)

長(zhǎng)期

4．跨世紀(jì)人才選拔的有關(guān)文件材料

永久

5．非教育系統(tǒng)留學(xué)人員選派與回國(guó)人員管理的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

6．河北省留學(xué)人員聯(lián)誼會(huì)的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十三）軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置培訓(xùn)處文書(shū)保管期限

1．軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置工作的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．省軍轉(zhuǎn)工作小組、軍轉(zhuǎn)辦文件、簡(jiǎn)報(bào)

永久

3．軍轉(zhuǎn)辦向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告

永久

4．省軍轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)業(yè)干部花名冊(cè)定向名單、領(lǐng)導(dǎo)批示

短期

（十四）職稱考試中心文書(shū)保管期限

專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格及職稱外語(yǔ)考試規(guī)定、報(bào)考條件、免試部分科目條件、標(biāo)準(zhǔn)、合格人員名單和軟盤(pán)

長(zhǎng)期

（十五）錄用考試中心文書(shū)保管期限

1．全省招錄公務(wù)員考試考務(wù)的規(guī)定和辦法

長(zhǎng)期

2．具體考試過(guò)程中制定的考試方案、編制的招考簡(jiǎn)章、發(fā)布的招考公告、印發(fā)（編排）的準(zhǔn)考證（號(hào)）、考試成績(jī)登統(tǒng)表

短期

3．筆試試卷、面試題本、題庫(kù)

長(zhǎng)期

4．全省面試考官隊(duì)伍培訓(xùn)、管理及等級(jí)評(píng)定等有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十六）人才交流中心文書(shū)保管期限

1．人才流動(dòng)宏觀管理政策性文件

永久

2．人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)、人才市場(chǎng)建設(shè)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

3．人事代理、人才測(cè)評(píng)及流動(dòng)人員社會(huì)保險(xiǎn)、職稱、工資和流動(dòng)人員爭(zhēng)議仲裁工作的政策法規(guī)

永久

4．組織召開(kāi)的全省工作會(huì)議及培訓(xùn)安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)資料

長(zhǎng)期

5．向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文書(shū)保管期限

1．事企業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

2．國(guó)家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

3．退休干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

4．參照公務(wù)員管理的國(guó)家機(jī)關(guān)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

5．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

6．推廣GPMS有關(guān)文件

長(zhǎng)期

（十八）工考中心文書(shū)保管期限

1．工人技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）培訓(xùn)考核的政策法規(guī)

永久

2．工人晉升技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）審批人員名單

長(zhǎng)期

（十九）省編制委員會(huì)辦公室文書(shū)保管期限

1．全省機(jī)構(gòu)編制工作計(jì)劃，總計(jì)報(bào)告

永久

2．省編委、編辦關(guān)于省直各單位和市級(jí)行政機(jī)構(gòu)，省直事業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、合并、撤銷、職權(quán)范圍及人員編制等批文

永久

3．有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)等文件材料

永久

4．省機(jī)構(gòu)改革工作小組、省機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)及辦公室會(huì)議紀(jì)要

永久

5．機(jī)構(gòu)編制工作會(huì)議及聯(lián)席會(huì)議材料

長(zhǎng)期

6．本單位負(fù)責(zé)辦理的人大代表、政協(xié)委員建議、提案的文件材料

長(zhǎng)期

7．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、合并、撤銷，改變名稱、職權(quán)范圍及人員編制的文件 永久

8．本單位印發(fā)的《機(jī)構(gòu)編制簡(jiǎn)訊》 長(zhǎng)期

第五篇：公司文書(shū)管理辦法（本站推薦）

公司文書(shū)管理辦法

一、文書(shū)管理包含收取文件及制發(fā)文件兩種。

二、外來(lái)文件包含公文、電報(bào)、傳真資料等項(xiàng)。內(nèi)部制發(fā)文件包含本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。

三、收文：

1、外來(lái)文件收文由公司總務(wù)部收發(fā)室承辦（直接寄到各部廠的文件由各部廠管理單位收文）。

2、外來(lái)文件收文時(shí)，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”

3、內(nèi)部制發(fā)文件收文時(shí)，由各部廠編號(hào)及填寫(xiě)“公文會(huì)簽單”后，送收發(fā)室登記入“收發(fā)文稿登記簿”。

四、制發(fā)：

填寫(xiě)“發(fā)文呈批單”，編列文號(hào)，并填寫(xiě)“公文會(huì)簽單”，注明本案應(yīng)會(huì)簽部門(mén)后送總公司收發(fā)室登記處理。

五、分文：

1、收發(fā)室收文登記后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部廠處理。

2、內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會(huì)簽處理。

六、會(huì)簽：

1、各單位收到需參與會(huì)簽的呈批件時(shí)，須本著本單位的職責(zé)認(rèn)真表達(dá)對(duì)本件草案的意見(jiàn)，并盡量提供相關(guān)資料供企劃單位參考。

2、公文會(huì)簽后，再依“公文會(huì)簽單”內(nèi)所指定會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他

會(huì)簽單位，若本單位為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本呈批件轉(zhuǎn)送秘書(shū)室處理。

七、審核：

秘書(shū)室根據(jù)各單位簽辦理意見(jiàn)，匯總整理出一個(gè)結(jié)論（若各部廠意見(jiàn)不一致，需由秘書(shū)室居間協(xié)調(diào)送叫經(jīng)理核定）。

八、批示：

總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者做最終的肯定、否定等批示，并簽字。

九、執(zhí)行：

1、秘書(shū)室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印1份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。

2、需對(duì)外發(fā)文時(shí)，應(yīng)由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)、，呈批件原件和打印件二份緊檔存查。寄發(fā)文件前須填寫(xiě)“收發(fā)文登記簿?！?/p>

十、歸檔：

1、任何簽呈正本需交由總務(wù)部（科）歸檔存查。

2、若執(zhí)行單位必需使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必需寄出且無(wú)法取回，可存檔復(fù)印件。

3、存檔文件普通件保存三年，機(jī)密保存十年，屆時(shí)列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷。

十一、公文機(jī)密等級(jí)及處理規(guī)定：

1、普通件：公關(guān)方式處理。

2、密件：須子公司部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人以上人員核閱處理。

3、機(jī)密件：須公司部門(mén)或子公司領(lǐng)導(dǎo)人總經(jīng)理級(jí)以上人員核閱處理。

4、極機(jī)密件：須部經(jīng)理級(jí)以上人員核閱處理。

5、各級(jí)人員處理密件資料，須嚴(yán)守秘密。泄密而造成損害，由泄密人員負(fù)責(zé)并接受處分。

6、密件文件遞送時(shí)，應(yīng)以信封袋加密封裝，寄件人及收件人拆閱時(shí)均須在登記簿上簽名。

十二、公文處理時(shí)限：

1、特急件：隨到隨辦。

2、爭(zhēng)件：一天內(nèi)處理完畢。

3、普通件：三天內(nèi)處理完畢。

4、超過(guò)處理時(shí)限的文件，由秘書(shū)室催辦。

5、各級(jí)審核人員及會(huì)簽人員均需在公文簽呈上簽名，并標(biāo)示日期，以明確責(zé)任。

----摘自《現(xiàn)代管理制度、程序、方法范例全集》辦公、總務(wù)、后勤管理卷 中國(guó)人民大學(xué)出版社

1.4公司文書(shū)管理規(guī)定

一、為使文書(shū)管理制度化，以提高行政效率，制定本辦法。

二、本公司與外界往來(lái)的文書(shū)收發(fā)，總公司由管理部統(tǒng)一辦理，營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)辦理。

三、主辦及辦部門(mén)

文書(shū)內(nèi)容所涉及業(yè)務(wù)部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的辦部門(mén)。

四、行文類別

1、函：用于本公司對(duì)外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司行文。

2、公告：用地業(yè)務(wù)主管向公司員工或特定對(duì)象發(fā)布規(guī)章、獎(jiǎng)懲、命令、調(diào)動(dòng)及各項(xiàng)規(guī)定。

3、簽呈：用于下級(jí)對(duì)上級(jí)的請(qǐng)示工報(bào)告。

4、電報(bào)：用于業(yè)務(wù)處理需急速送抵遠(yuǎn)地收件人時(shí)。

5、聯(lián)系函：用于公司內(nèi)各部門(mén)業(yè)務(wù)接治。

五、行文名義、署名

1、對(duì)外行文以公司的名義，由總經(jīng)理署名或簽章，以營(yíng)業(yè)單位行文由經(jīng)理署名或簽章。

2、公司內(nèi)部聯(lián)系函，由經(jīng)辦部門(mén)辦人及主管簽章。

六、收（發(fā)）文

1、收文：限時(shí)專送及掛號(hào)信由收發(fā)人員依序填入收文字號(hào)、日期、寄件人、收文者。

2、發(fā)文：一律由收發(fā)人中依件填入發(fā)文字號(hào)、日期、寄件人、收文者。

3、電報(bào)統(tǒng)由國(guó)我部管理收發(fā)文，并登記。

七、發(fā)文字號(hào)制定

1、對(duì)外行文字號(hào)：[例]總公司：（年）字第OOO號(hào)

營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)

2、對(duì)內(nèi)行文字號(hào)：管理部：（年）管字第OOO號(hào)

營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)

八、分文

1、（1）掛號(hào)、限時(shí)信、國(guó)外信函、FAX于收文登記并匯總呈總經(jīng)理后，送部門(mén)經(jīng)理轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人處理。

（2）營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)收文登記后呈所長(zhǎng)閱，再轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人辦理。

2、私人信函，經(jīng)本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人中依本規(guī)則處理。

3、平信及印刷品可不需登記，收文后，由管理部轉(zhuǎn)交收件人，無(wú)法收件人者，由管理部處理。

4、文件涉及二部或部門(mén)不明確者，以關(guān)系較密的部門(mén)為主辦單位，再會(huì)商其他部門(mén)協(xié)辦。無(wú)法判定部門(mén)，呈總經(jīng)理裁示。

九、發(fā)文

1、對(duì)外發(fā)文：

涉及公司整體或重要的業(yè)務(wù)行文以及對(duì)機(jī)關(guān)行文由部總經(jīng)理簽署。道德由經(jīng)辦人擬妥

文稿部門(mén)主管，后轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理簽署，交經(jīng)辦人打印，連同原稿送管理部編號(hào)，并填寫(xiě)

“發(fā)文登記簿”

2、對(duì)內(nèi)聯(lián)系函：由經(jīng)辦人擬稿后呈部門(mén)主管簽署，經(jīng)指定人編號(hào)后發(fā)出。涉及重要業(yè)務(wù)工作的文件需由部門(mén)主轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。

十、文書(shū)結(jié)構(gòu)

1、公告：一般由“主旨”、“依據(jù)”、“公告事項(xiàng)”三部分組成。

2、函、簽呈：一般由“主旨”、“說(shuō)明”、“辦法、擬辦、建議”三部分組成。

十一、承辦人員須于收到文件二日內(nèi)辦妥，最遲不得超過(guò)三日。有特殊情況，可呈報(bào)主管延期。但緊急文件不得延誤。

十二、文書(shū)以迅速、簡(jiǎn)潔、明確為基礎(chǔ)要求。

十三、文書(shū)遞送

文書(shū)呈閱、呈簽、會(huì)辦時(shí)，如為普通文件，以普通卷宗傳遞，如系機(jī)密或緊急文件則

以紅色卷宗傳遞。

十四、檔案管理

1、文書(shū)經(jīng)呈總經(jīng)理簽署后，國(guó)外部份應(yīng)由秘書(shū)留存影印件，國(guó)內(nèi)及內(nèi)部文件由管理部按部

門(mén)歸檔，原稿由經(jīng)辦部門(mén)留存。

2．各部門(mén)的發(fā)文統(tǒng)一由專人歸檔、保管。