第一篇：收文、制文、打印、傳真收發(fā)制度

收文、制文、打印、傳真收發(fā)制度

一、行政辦機要秘書及時下載黨政網(wǎng)上的來文，黨政辦專人按時到縣委辦收發(fā)室領(lǐng)取文件，并及時交回黨政辦進行簽收登記后處理。

二、來文分送。秘書應(yīng)首先了解文件基本內(nèi)容，登記后，附好文件處理箋或傳閱箋及時分送。重要文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或承辦人辦理，一般性文件用于傳閱。

三、來文處理。嚴(yán)格實行交辦制，各部門收到需要辦理的公文，應(yīng)及時進行辦理，按規(guī)定規(guī)范報送，不得延誤、推諉，上級機關(guān)交辦的文件原則上15天內(nèi)辦完，并及時回復(fù)交辦機關(guān)；緊急文件應(yīng)按文件時限要求辦理。黨政辦秘書應(yīng)跟蹤督查，做好內(nèi)部運轉(zhuǎn)和銜接工作。

四、領(lǐng)導(dǎo)同志審簽公文來件。對有具體請示事項的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其它審批人圈閱視為同意，沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

五、局黨委、行政辦的文稿主要由行政辦的秘書起草，涉及部門的由部門起草。文稿寫成后，由行政辦秘書在首頁發(fā)文稿填寫相關(guān)欄目，行政辦負(fù)責(zé)人初審后,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，最后送局主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件正式打印前，秘書必須三審原稿，并簽署審核人姓名。公文的草擬、校對、簽發(fā)必須使用鋼筆（或簽字筆）。

六、文件印制應(yīng)堅持精簡、規(guī)范原則。文件要盡量少發(fā)，可以不發(fā)的就不發(fā)。文件內(nèi)容追求簡潔明了，不講套話、大話。文件排版力求美觀、經(jīng)濟。文件份數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確，既保證需要，又不鋪張浪費。

七、文件編號由秘書編寫，并根據(jù)文件份數(shù)發(fā)給紅頭文件紙張。

八、文件簽發(fā)程序：局黨委文件由書記簽發(fā)，其余由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。所有局黨委上行文由書記簽發(fā)。凡領(lǐng)導(dǎo)未簽發(fā)的一律不能行文。

九、機關(guān)內(nèi)各部門的各種資料、文件在各辦公室打?。?00份以上的資料經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可采取在外速印的辦法。

十、機關(guān)工作人員實行打印登記制，經(jīng)辦人員打印、復(fù)印后在規(guī)定表格上填寫內(nèi)容并簽字登記。外來人員不得在內(nèi)部打印和復(fù)印。

十一、傳真收發(fā)制度：傳真收發(fā)由行政辦秘書負(fù)責(zé)，并做好登記。外來人員一律不得在行政辦收發(fā)件，如有發(fā)現(xiàn)將追究當(dāng)事人相關(guān)責(zé)任。

第二篇：快遞收發(fā)制度

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快遞收發(fā)制度

SUP/MS-XZ-008

一、適用范圍：

編號：因業(yè)務(wù)需要向外部寄送的信件、文件、資料、檔案、樣品、保修期限內(nèi)的儀器及配件；

二、快遞的發(fā)送：

1、國內(nèi)快遞由行政部負(fù)責(zé)：因公事需發(fā)國內(nèi)快遞，由本人到行政部文員處登記、領(lǐng)取快遞信封并填寫，完畢后由文員審核簽字后將快遞單送至門衛(wèi)室，由當(dāng)班門衛(wèi)處理發(fā)送；

2、國際快遞由銷售部負(fù)責(zé)：因公事需發(fā)國際快遞，本人到銷售部文員處登記、領(lǐng)取快遞信封并填寫，完畢后由銷售部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。實際發(fā)送時由發(fā)件人再次核實發(fā)送物品與文件是否正確后交付快遞機構(gòu)發(fā)送。

3、因供方貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，供方未能自已取回的，一律以快遞到付方式退回供方；門衛(wèi)對無行政部文員簽字的國內(nèi)快遞及銷售部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的國際快遞一律拒發(fā)，擅發(fā)者自行承擔(dān)責(zé)任以及相關(guān)費用；

4、行政部文員和銷售部文員每月對國內(nèi)、國際快遞費用進行匯總，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核后交至行政部，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核簽字后交總經(jīng)理批準(zhǔn)付款；

5、因個人原因需發(fā)快遞，由本人到文員處領(lǐng)取付款申請單至財務(wù)交款后憑付款單方可到文員處領(lǐng)取快遞快信封并填寫，完畢后將快遞送至門衛(wèi)，由當(dāng)班門衛(wèi)處理發(fā)送。

三、快遞的接收與發(fā)放

1、門衛(wèi)在接收到信件、文件、資料及其他快遞物品時，必須在《快遞接收登記表》上登記、注明接收時間并及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門及個人；

2、指定快遞接收人員的必須由指定接收人員在《快遞接收登記表》上簽字并注明詳細(xì)接收時

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間，領(lǐng)取快遞文件，以備查驗核對；

3、快遞一律由指定接收人簽收。遇特殊情況，可由他人代領(lǐng)，代領(lǐng)者簽署本人姓名、注明代簽原因，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

4、快遞系公司業(yè)務(wù)，未經(jīng)同意辦理個人快遞的，查處后除承擔(dān)相應(yīng)費用外，按員工手冊中給公司造成損失的規(guī)定對應(yīng)予以處罰

四、本規(guī)定從2011年 10月01日開始執(zhí)行。

抄送：生產(chǎn)部、技術(shù)部、計劃部、品質(zhì)部、人力資源部、銷售部、財務(wù)部、采購部、研究所、市場部、行政部備案，資料室存檔;編制：

體系校對：

審核：

批準(zhǔn)： 日期：

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第三篇：1 公司文件收發(fā)制度

第一節(jié) 公司文件收發(fā)管理制度

為規(guī)范收發(fā)文效率，提高收文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示匯編關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實際情況，特制訂本制度。文件管理內(nèi)容主要包括：外部來函、電、包裹和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則，自即日起本公司各類文件(外來和內(nèi)發(fā))統(tǒng)一由辦公室歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員(暫無)登記簽收、拆封(由客戶或集團下屬企業(yè)直送的重要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(暫無)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對政府部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

二、公文的編號保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(暫無)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或行政主管)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(待定)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

四、文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，一線員工，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中高管辦和行政辦公室，各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)

送正式文件。

2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向高管辦、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交高管辦、行政辦公室審核。高管辦、行政辦公室同意發(fā)文，方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由高管辦批轉(zhuǎn)。

3.對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍：

1.凡是以公司名義、高管辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.高管辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報；

(6)其他相關(guān)重大事項；

3.高管辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向高管辦、行政辦公室提出申請；

2.高管辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)高管辦、行政的要求和董事長有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經(jīng)高管辦簽署的文稿，應(yīng)在交付打印前送高管辦處簽署；

9.文稿審核高管辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。

八、文件的借閱和清退

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

辦公室收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

文件的立卷與歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級部門來文，包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)；

(2)高管辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

(3)高層管理會、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄；

(4)董事長辦公會議、分公司、下屬子公司代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅

持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料要求在下7月份以前整理完。

十、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件辦公室應(yīng)定期清理造冊并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第四篇：樣品收發(fā)、保管和處理制度

樣品收發(fā)、保管和處理制度

1、抽樣

取樣員負(fù)責(zé)工地的樣品抽樣工作。抽樣工作至少兩人進行，抽樣人員應(yīng)遵守抽樣紀(jì)律，嚴(yán)格按照抽樣頻率和有關(guān)規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)取樣。抽樣完畢，抽樣人員應(yīng)認(rèn)真填寫抽樣單。

2、樣品接收

取樣員將樣品及時送達(dá)試驗室，試驗員認(rèn)真檢查樣品狀況，并清點樣品，確認(rèn)無誤后，由取樣員填寫樣品臺帳，試驗員校核無誤后，雙方在樣品臺帳上簽字。

3、樣品識別與存放

樣品應(yīng)具唯一性編號，并分類存放，做到帳物一致。樣品的試驗狀態(tài)，用“未檢”、“在檢”、“檢畢”標(biāo)簽加以標(biāo)識。對要求在特定環(huán)境下儲存的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件。

4、樣品的處置

檢畢樣品留樣期不得少于報告期，留樣期一般不超過60天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定。

5、樣品管理制度

5.1、需對每件樣品進行登記，內(nèi)容包括委托單位名稱、樣品數(shù)量、樣品名稱、取樣地點、試驗項目、登記日期、送樣人、接收人。

5.2、試驗人員在登記樣品時，應(yīng)根據(jù)其試驗項目，來初步判斷樣品數(shù)量是否滿足要求。5.3、登記單應(yīng)放在樣品的醒目位置，樣品擺放應(yīng)有序。5.4、每種樣品盡可能一次取出，如需要分批做試驗，應(yīng)考慮每次取樣是否有代表性。

5.5、試驗完畢后，有特殊需要的樣品應(yīng)留樣備查，如無特殊需要，應(yīng)將剩余樣品清理掉。

第五篇：收 文 發(fā) 文 制 度

收 文 發(fā) 文 制 度

（一）收 文

凡外部送達(dá)我院的公務(wù)文件、電報、信函和其他文字材料屬于收文，收文歸口學(xué)院辦公 室管理，收文管理包括以下內(nèi)容：

1．簽收。投遞到收發(fā)室的收文，由收發(fā)員簽收；到上級機關(guān)領(lǐng)取收文，由領(lǐng)取人簽收； 上級機關(guān)或外單位專人送來的收文，由院辦人員簽收。簽收人應(yīng)將收件及時移交院辦秘書科。

2．拆封。拆封由秘書科辦理，其他人員非經(jīng)同意不得私自拆封。標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)人“親 收”的信件，應(yīng)交領(lǐng)導(dǎo)人自己辦理。絕密件由院辦主任拆封。

3．登記。由秘書科設(shè)立專門登記簿，按收文的登記范圍和收文處理的內(nèi)容要求，逐件 進行登記。

4．分辦。登記后的收文由秘書科根據(jù)辦公室主任的擬辦意見，及時送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。

5．批辦。由學(xué)院各主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)收文的內(nèi)容和要求，用鋼筆或毛筆作出批示。

6．傳閱。對于非承辦性的收文，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人傳閱，傳閱范圍由學(xué)院主 管領(lǐng)導(dǎo)確定，文管人員按確定的傳閱范圍組織傳閱工作。領(lǐng)導(dǎo)之間不可相互傳遞文件，文件 閱辦完畢后放閱文室，供副處級以上干部查閱。

7．承辦。對于需要承辦的收文，文管人員負(fù)責(zé)及時督促承辦部門辦理。

8．注辦。承辦人員應(yīng)把收文處理結(jié)果在收文的適當(dāng)位置或公文處理單上扼要說明。

9．歸檔。注辦后的文件要及時交回秘書科，需歸卷的文件由檔案室負(fù)責(zé)歸檔。

（二）發(fā) 文

以學(xué)院名義發(fā)出的文件、電報、信函和其他文字材料屬發(fā)文。發(fā)文工作包括以下內(nèi)容：

1．?dāng)M稿。以學(xué)院或院黨委名義的發(fā)文，分別由辦公室擬稿；涉及到其他處室，專業(yè)性 強的發(fā)文，經(jīng)主管院長同意后，由有關(guān)處室擬稿。擬稿必須用發(fā)文稿紙，其標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、擬稿單位、擬稿人、核稿人等均應(yīng)填寫清楚。

2．核稿。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對發(fā)文的文字、內(nèi)容、體式等作全面審核。

3．簽發(fā)。核稿后的發(fā)文，由院辦及時送交有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。

4．編號登記。發(fā)文經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書科負(fù)責(zé)對發(fā)文進行登記和編號。

5．打印。經(jīng)過編號登記后的發(fā)文，由院辦負(fù)責(zé)安排打印。

6．校對。打印的清樣由供稿部門及時組織人員校對。

7．用印。制成的發(fā)文加蓋學(xué)院印章。

8．送發(fā)及歸檔。發(fā)文的內(nèi)部分發(fā)由秘書科負(fù)責(zé)，院外寄發(fā)或送發(fā)由行政科負(fù)責(zé)。學(xué)院 所有發(fā)文的底稿及正式文件一式三份交綜合檔案室歸檔。

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理兩個基本過程。黨政機關(guān)分別用收文辦理程序、發(fā)文辦理 程序?qū)@兩個基本過程進行了規(guī)范。

（一）收文辦理程序 收文辦理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管

理活動。收文辦理過程是一個 接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機關(guān)履行其法定 或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實際效用的過程。收文辦理的一般程序為：簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳 閱、催辦，處置辦畢公文。第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任 務(wù)是正確收受來自各有關(guān)方面的公文。簽收，指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑證。具體指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機關(guān)、郵政 部門、機要交通部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設(shè)備收取公文。急件 應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時間。啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行登記。收文登記，一般分為閱件登 記和辦件登記兩類。登記過程中，應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機失份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。有些機關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi) 收文登記。第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦。這一階段工作的主 要任務(wù)是通過對收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對的事務(wù)或問題。擬辦，秘書部門或有關(guān)部門負(fù)責(zé)人等經(jīng)過對公文進行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的辦 理意見，并提供必要的背景材料，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪，作出指示。請辦，也叫注辦，指機關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請主管 領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。批辦，指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對公文（包括公文的擬辦意見）進行認(rèn)真閱讀分析之 后，提出處置意見。分發(fā)，指秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。承辦，指對需要辦理的公文進行實質(zhì)性的處理，解決公文所針對的問題。凡屬承辦部門 職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機關(guān)； 凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的 事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級審批的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提

出處理意見或直接代擬文稿，一并送請上級審批。第三階段：組織傳閱與催辦。傳閱，指公文處理機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 閱知或者指示。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時

時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心 點，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點開始送給第一個人閱看，第一個人看畢退回 中心點，再由中心點傳給第二個人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過中心點。公文走過的路 線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中 途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。催辦，指公文處理機構(gòu)對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán) 節(jié)。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo) 人反饋辦理情況。第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。清退，經(jīng)過清理將有關(guān)辦華的收文按期退歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。清退的 意義在于維護公文的安全，防止錯誤擴散，避免出現(xiàn)工作中的被動局面和不良影響，維護公 文的權(quán)威性與有效性。銷毀，以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀 秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏 銷。個人不得擅自銷毀公文。暫存，暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種 因素制約一時難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門 的工作壓力，挽救確有留存價值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。立卷，將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的 基本單位）。其意義主要在于：保護公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文 按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客 觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時間和質(zhì)量要來移交檔案部門作為檔案保存 和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過程，使公文能更 充分地發(fā)揮其歷史效用。

（二）發(fā)文辦理程序 發(fā)文辦理是指機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進行的擬制、處置與管理活動。發(fā)文辦理的一般程 序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢

公文。這一程序具有很強的確定性

與不可逆性。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活 動的中心內(nèi)容。擬稿，即上一節(jié)所講述的公文寫作。經(jīng)過對有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地 記錄有用信息，使機關(guān)的意志見詣文字，草創(chuàng)供進一步完善的原始文稿。會商，指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配 合時所進行的協(xié)商活動。審核，指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議討論通過之前，由經(jīng)驗豐富、政策理論 水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。簽發(fā)，指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式 定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會議討論 通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā) 是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的 任務(wù)，就是以定稿為依據(jù)．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發(fā)出的各 種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。核發(fā)，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、結(jié)構(gòu)格 式等進行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分進單位和印制份數(shù)。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍?？樣?，即以譽錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽 注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務(wù)是為使 公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。分裝，指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。發(fā)出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）發(fā)送給受文者。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。