第一篇：2010年稅務(wù)局電子檔案管理工作經(jīng)驗交流材料

近年來，隨著我國電子信息技術(shù)產(chǎn)生快速發(fā)展，稅務(wù)部門的辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，稅務(wù)部門許多日常工作和管理業(yè)務(wù)可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。于是隨著先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。

一、電子文件定義

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件

甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

第二篇：電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)

電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)(精選多

篇)

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來，工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

一、電子文件歸檔前的準備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項

準備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理thldl.org.cn的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進的計算機技術(shù)手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。

由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴，勢必會造成反復(fù)歸檔，浪費人力財力的現(xiàn)象，甚至?xí)?dǎo)致文件歸檔

混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴重的經(jīng)濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。

二、電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設(shè)計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設(shè)計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內(nèi)容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù)，從而提高這些電子文件的歸檔率。

對于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

對于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內(nèi)容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。

對于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現(xiàn)對設(shè)計的任何修改。實質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護知識產(chǎn)權(quán)的作用。

三、電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析

電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設(shè)計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復(fù)用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設(shè)備及其標準有較強的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現(xiàn)問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼。

以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專有字形，那

么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導(dǎo)致電子圖保存后會出現(xiàn)實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是在機械制圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同于標注線，那么設(shè)備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導(dǎo)致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別，進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作?？傊瑢崿F(xiàn)一個單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一，成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務(wù)。

四、電子文件修改后的歸檔工作分析

在工程設(shè)計單位內(nèi)部，各個專業(yè)部門之間必定會進行大量的信息交換和圖

紙會審工作，以適應(yīng)各種變化，例如施工現(xiàn)場出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當(dāng)前，大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現(xiàn)場，紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導(dǎo)致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位不可或缺的重要

組成部分。在此之前，過去設(shè)計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計產(chǎn)品，勞動效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎(chǔ)上，我們要切實關(guān)注電子檔案管理過程中的各個細節(jié)，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應(yīng)注意的問題，電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設(shè)計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統(tǒng)之中。

近年來，隨著我國電子信息技術(shù)產(chǎn)生快速發(fā)展，稅務(wù)部門的辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，稅務(wù)部門許多日常工作

和管理業(yè)務(wù)可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。于是隨著先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。

一、電子文件定義

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁

性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔

案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附

件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可

以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件

甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運用

做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

解決好電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所

以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

檔案管理工作經(jīng)驗

檔案能夠充分展現(xiàn)工作的成果，對已完成的工作留下痕跡，并為以后的工作提供歷史資料，是工作管理的寶貴組織過程資產(chǎn)。如何能夠管理運用好這些資料，使已存檔文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一個

重要工作，現(xiàn)將檔案管理經(jīng)驗介紹如下：

首先，梳理資料類型，建立科學(xué)的查詢目錄。因?qū)嶋H工作需要，目前很多工作文檔等都還是紙質(zhì)文件，這造成科技資料繁多且雜亂。根據(jù)日常使用規(guī)律，將存檔資料分為呈批申請類、設(shè)備采購類、生產(chǎn)運行類、日常管理類等，并根據(jù)分類將每份檔案登記臺賬。

其次，對已完工的資料進行及時入庫存檔，同時為避免檔案的丟失，對借出的資料進行登記，并定期梳理出借時間，對長期借出的檔案進行催還，以免借出時間過久，造成的檔案丟失。

最后，定期檢查資料室，將已滿五年的檔案進行打包整理，保持檔案資料柜的整潔明了。

持之以恒，貴在堅持。條條大路通羅馬，對檔案管理的方法有很多，但能夠管理好的關(guān)鍵都是堅持?？萍紮n案的管理是一個長期細致的工作，只有堅持不懈，才能夠?qū)⒚糠輽n案都管理好。

電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

一、接受學(xué)?，F(xiàn)代教育領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)，在教科室指導(dǎo)下開展現(xiàn)代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強電子檔案圖書管理學(xué)習(xí), 提高管理水平，嚴格按照《國家公文處理辦法》及時、準確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鉆研業(yè)務(wù)，熟悉資源內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學(xué)科教師教學(xué)使用。

四、依據(jù)師生教學(xué)要求，提出圖書資源購買需求，負責(zé)新入圖書資源編錄存檔立卷，向?qū)W校師生公示、開放，有效提供圖書資源參考。

五、指導(dǎo)學(xué)科教師和學(xué)生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養(yǎng)與維護，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，用后歸架還卷。

六、建立學(xué)校電子檔案圖書借閱制度，科學(xué)完善檔案圖書資源借閱手續(xù)，落實歸還時間，按時歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調(diào)動，要嚴格辦理交接手續(xù)，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負責(zé)電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、墻壁、門窗無塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮(zhèn)第一中心小學(xué)

電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦

理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機關(guān)職能活動的歷史記錄，所

以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關(guān)制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構(gòu)因素造成的兩者在

銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo)；就

應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來

真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護技術(shù)措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志

第三篇：電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來，工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

一、電子文件歸檔前的準備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理thldl.org.cn的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進的計算機技術(shù)手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。

由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴，勢必會造成反復(fù)歸檔，浪費人力財力的現(xiàn)象，甚至?xí)?dǎo)致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴重的經(jīng)濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。

二、電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設(shè)計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設(shè)計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內(nèi)容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù)，從而提高這些電子文件的歸檔率。

對于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

對于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內(nèi)容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。

對于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現(xiàn)對設(shè)計的任何修改。實質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護知識產(chǎn)權(quán)的作用。

三、電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析

電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設(shè)計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復(fù)用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設(shè)備及其標準有較強的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現(xiàn)問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼。

以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專有字形，那么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導(dǎo)致電子圖保存后會出現(xiàn)實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是在機械制圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同于標注線，那么設(shè)備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導(dǎo)致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別，進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作?？傊瑢崿F(xiàn)一個單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一，成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務(wù)。

四、電子文件修改后的歸檔工作分析

在工程設(shè)計單位內(nèi)部，各個專業(yè)部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應(yīng)各種變化，例如施工現(xiàn)場出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當(dāng)前，大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現(xiàn)場，紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導(dǎo)致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設(shè)計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計產(chǎn)品，勞動效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎(chǔ)上，我們要切實關(guān)注電子檔案管理過程中的各個細節(jié)，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應(yīng)注意的問題，電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設(shè)計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統(tǒng)之中。

第四篇：電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

一、接受學(xué)?，F(xiàn)代教育領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)，在教科室指導(dǎo)下開展現(xiàn)代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強電子檔案圖書管理學(xué)習(xí), 提高管理水平，嚴格按照《國家公文處理辦法》及時、準確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鉆研業(yè)務(wù)，熟悉資源內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學(xué)科教師教學(xué)使用。

四、依據(jù)師生教學(xué)要求，提出圖書資源購買需求，負責(zé)新入圖書資源編錄存檔立卷，向?qū)W校師生公示、開放，有效提供圖書資源參考。

五、指導(dǎo)學(xué)科教師和學(xué)生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養(yǎng)與維護，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，用后歸架還卷。

六、建立學(xué)校電子檔案圖書借閱制度，科學(xué)完善檔案圖書資源借閱手續(xù)，落實歸還時間，按時歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調(diào)動，要嚴格辦理交接手續(xù)，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負責(zé)電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、墻壁、門窗無塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮(zhèn)第一中心小學(xué)

第五篇：街道社區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗交流發(fā)言

檔案是工作和管理、服務(wù)活動中的歷史記錄，也是各項事業(yè)順利開展的重要信息資源。近年來，××××每年都對各項工作開展的情況及時錄入、整理歸檔。對低保、禁毒、計劃生育、黨員管理、殘疾人員信息、社區(qū)建設(shè)、居民個人信息等專項工作分類進行了文本和電子歸檔。為更好的開展檔案工作，確定以×××社區(qū)為檔案管理的示范點，以點帶面取得了明顯的效果。通過街居檔案的建立健全和規(guī)范管理，我們做到了“底子清，情況明”，提高了檔案工作透明度和時效性，積累了豐富的工作經(jīng)驗，為街道社區(qū)各項工作良性開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

我們的主要做法是：

一、加強學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化。

為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我們選用檔案管理人員時，有意識選擇具有較高政治素質(zhì)、原則性強、作風(fēng)正派、吃苦耐勞，服務(wù)意識強的同志擔(dān)任此項工作。為使從事檔案人員具有較強的業(yè)務(wù)能力，能夠掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，街道舉辦相關(guān)的檔案培訓(xùn)班和電腦培訓(xùn)班，對各社區(qū)檔案工作人員進行培訓(xùn)。為能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作，為各社區(qū)征訂《檔案》等業(yè)務(wù)雜志，購買了檔案管理方面的工具書，加強了檔案工作的學(xué)習(xí)力度，使檔案工作有序開展，為街道的各項工作順利開展提供了有利條件，使街道檔案管理工作邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。

二、立足服務(wù)，創(chuàng)新載體，突出檔案動態(tài)管理。

街道社區(qū)在開展各項信息調(diào)查過程中，超前規(guī)劃，對調(diào)查到的各類信息隨時錄入微機，及時更新檔案，保證方便管理和快捷利用。這里以×××社區(qū)低保檔案為例：按照民政部門“低保檔案”分類管理的要求，將保障對象和補助金額情況分為四類，按類管理。低保工作顯著特點是保障對象家庭收入情況隨時會發(fā)生變化，檔案就要隨之變化，因此，“低保檔案”始終處于調(diào)整、變化、補充的動態(tài)管理中。為方便管理，我們采用低保編號作為檔案管理的標識號，用顏色標識作為類別號進行規(guī)范。這樣做，不論保障對象在年內(nèi)、季度內(nèi)或月內(nèi)低保金如何變化，即保障類別如何變化，都能保證低保對象每人的檔案材料始終固定在一個檔案盒內(nèi)。對于一段時期內(nèi)保障金額發(fā)生變化的，只需調(diào)整本人檔案盒脊上用顏色標識的類別號即可。

各類信息檔案實行動態(tài)管理后，對相關(guān)工作的復(fù)核、匯報也提供了重要依據(jù)，通過查閱檔案，可以快捷的確定重點，完成工作。不僅縮短了時限，節(jié)省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、整合資源，超前規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

近年來，我們依照《檔案法》《檔案法實施辦法》和《××省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，不斷強化機關(guān)檔案工作，加大社區(qū)居委會、街道各辦（所）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督力度，開展文書立卷“當(dāng)年清”工作，對上形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。街道結(jié)合實際，制定了《街道社區(qū)檔案管理制度》,指定專人負責(zé)管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴格管理，規(guī)范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。街道對各類檔案的建立，堅持“四個統(tǒng)一”，即明確統(tǒng)一的檔案盒、統(tǒng)一的檔案袋、統(tǒng)一編碼和代碼、統(tǒng)一檔案柜。為了依法、規(guī)范、有序地整合檔案資源建設(shè)，對檔案的收集，街道確定專人嚴格按照業(yè)務(wù)規(guī)范標準進行核查把關(guān)，凡不符合規(guī)定要求的檔案一律不得歸檔，并按規(guī)范標準進行重新整理；凡符合規(guī)范標準歸檔的檔案，按檔案類別規(guī)范標準注冊、編目，及時入庫上架。

檔案的規(guī)范管理，提高了檔案管理質(zhì)量。街道社區(qū)對所有的信息檔案經(jīng)整理后，以電子文檔的形式歸檔，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在調(diào)檔、更新、歸檔過程中，都使用計算機查詢，按照提示信息查閱，工作效率明顯提高，使街道的檔案工作逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理軌道。

四、下一步工作

1、加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。今年，街道社區(qū)要進一步加強檔案管理工作人員隊伍建設(shè)，加強檔案工作人員業(yè)務(wù)能力，強化學(xué)習(xí)意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識和奉獻意識，為提高檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

2、建立健全檔案電子備案制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化管理。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎(chǔ)工作，加強檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，推動街道社區(qū)又好又快發(fā)展。