第一篇：物業(yè)公司檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章總 則

第一條為了搞好公司檔案的管理，加強物業(yè)管理工作的運作，根據(jù)《檔案法》和《山東省物業(yè)管理條例》、《淄博市物業(yè)管理條例》的規(guī)定特制定本辦法。

第二條物業(yè)項目檔案是指：為了從事物業(yè)項目管理接收或在管理活動形成的文件材料（包括小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結構、設備的竣工圖[安裝圖]、綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎管理文件材料以及房屋管理與維修養(yǎng)護等業(yè)務管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然規(guī)律、保持文件之間的歷史聯(lián)系、便于保管和利用的原則，經(jīng)過分類、組合起來的案卷。

第三條為了便于管理和妥善保管物業(yè)項目檔案，根據(jù)檔案管理原則，凡在物業(yè)項目管理工作中形成的文件材料都應按其形成的規(guī)律立卷歸檔，定期向檔案室移交，實行集中統(tǒng)一管理，項目單位和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第二章項目檔案的分類與歸檔

第四條物業(yè)項目檔案的歸檔范圍包括：基礎管理文件材料、房屋管理與維修養(yǎng)護、共用設施設備管理和公共秩序維護、消防、車輛管理以及環(huán)境衛(wèi)生管理、綠化管理、社區(qū)文化管理、項目管理效益等文件材料。

第五條物業(yè)項目檔案的歸檔時間規(guī)定在第二年由各項目單位兼職檔案人員整理立卷5月底前向檔案室移交歸檔。

第六條物業(yè)項目檔案分類是按照文件材料的來源與形成結合載體的不同分為“基礎管理類”和“業(yè)務管理類”兩個二級類目，結合文件材料的形成過程在二級類目下設置若干個三級類目，如下表：

第三章項目檔案的整理

第七條物業(yè)項目類檔案按照三級類結合文件材料內容和數(shù)量分別組卷。

第八條基礎管理類檔案的組卷與編目

基礎管理類檔案分為3個三級類目，組卷的方法有所不同：

（一）建筑類是指接收物業(yè)服務項目的竣工圖文件及竣工驗收報告、交付使用證與接管驗收手續(xù)等基礎管理文件。

1、圖樣文件參照建設工程檔案整理標準進行。區(qū)分專業(yè)的不同結合圖紙目錄組合成一個或若干個案卷，案卷內文件按照圖號的順序排列并編制卷內目錄。

2、文字材料采取“卷”、“件”結合的方法組卷。即：按單件文件或多件文件組合的整理方法。

（1）單份文件整理是指以“件”為保管單位整理，逐份文件編制“件號”，按件號的順序編制卷內目錄。

（2）多件文件整理是指一組密不可分的相關文件組合立卷，卷內文件要編制頁號，以確定文件在案卷內的位置并編制卷內目錄，用統(tǒng)一的軟卷皮裝訂成冊裝入檔案盒內保管。

（二）設備類是指共用設備的使用說明書、合格證及質量驗收文件等。其組卷方法按照基建類第2條的規(guī)定執(zhí)行。

（三）業(yè)主檔案是指為每個業(yè)主建立的檔案包括：業(yè)主公約、業(yè)主購房合同、鑰匙發(fā)放單、業(yè)主基本情況登記及有關協(xié)議書等。

1、業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位，組成一卷，卷內以“件”為單位按文件產生的先后順序排列，每件蓋檔號章。整理完結后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫項目名稱、樓棟號、房間號及業(yè)主名稱。

2、檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內視檔案袋材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫項目名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內容。

第八條業(yè)務管理類檔案的組卷與編目

業(yè)務管理類檔案是指項目管理過程中形成的有關業(yè)務文件共分為7個三級類目，一般均屬于文字材料，其立卷方法可按照基建類

第2條的規(guī)定執(zhí)行。即：在二級類目下區(qū)分三級類目所產生的文件材料分別組卷。

第九條物業(yè)項目類檔案的排列與編號

物業(yè)項目檔案的案卷編號是：在每個項目單位下，按照二級類目的順序分別進行排列并編制案卷順序號，其檔號是由項目代號——二級類目號——案卷順序號組成。

第十條 項目檔案整理標準

（一）案卷的編目與裝訂要求

1、卷內文件材料頁號的編寫

案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

成套圖樣印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

2、案卷封面的編制

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

立卷單位：填寫負責文件材料組卷的項目管理單位。

起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。

保管期限：依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。

密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件材料的最高密級。

檔號：應填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別號；案卷號指檔案按一定順序排列后的流水號。

3、案卷脊背的編制

案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名。

4、卷內目錄的編制（由各項目單位按照統(tǒng)一電子版格式編制）序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內文件材料的順序。

文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號等。責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。

文件材料題名：填寫文件材料的全稱。

日期：填寫文件材料的形成日期。

頁號：填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。

卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。

5、卷內備考表的編制

卷內情況說明包括:案卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人：由責任立卷人簽名（指兼職檔案員）。

立卷日期：填寫完成立卷的日期。

檢查人：由項目負責人簽名。

檢查日期：填寫審核的日期。

6、案卷的裝訂

（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內不允許有金屬物。

（2）案卷內不同幅面的圖樣文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復，幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm），圖樣折疊時標題欄露在右下角。圖樣文件可采取不裝訂的形式。

（3）不裝訂的案卷（這里指文字材料按“件”整理）,應在每件文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內容有：檔號、年度、件號。

7、“件”的確定原則與整理

（1）文件材料原則上每份自然件為一件；正文（正本）與定稿為一件；正文（正本）與附件為一件；原件與復印件為一件；正文與文件處理單為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。

（2）文件材料的裝訂是按“件”裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物。文件頁數(shù)多的采取三孔一線裝訂或兩孔塑料釘?shù)姆椒ǎ?/p>

文件頁數(shù)少的采取塑料曲別針或線縫的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

第四章項目檔案的管理

第十條物業(yè)項目類檔案的管理要遵循物業(yè)管理工作的實際，以方便利用為前提。項目基礎管理類檔案由項目單位按照規(guī)定整理立卷并按照規(guī)定與檔案室辦理移交手續(xù)，檔案室進行輸機編目后可由原項目單位借出，項目單位安排專人負責保管并提供利用。

第十一條物業(yè)項目檔案的借閱利用及相關檔案管理環(huán)節(jié)按照本檔案管理辦法和有關檔案管理制度執(zhí)行。

本辦法于2014年4月修訂

第二篇：物業(yè)公司檔案整理操作程序

檔案整理操作程序

一、標準

按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《歸檔文件整理標準》（DB12/T127-2001）等國家和地方的有關標準，進行規(guī)范化的整理，制作檢索工具。

二、整理原則

遵循文件形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

三、檔案整理所需工具

（1）穿線錐子、剪刀、棉線、電鉆、3mm鉆頭、塑料別針若干。

（2）制作穿孔定位模板 裝訂文件采用由右向左翻起的方式，裝訂孔距離紙張左邊邊緣1.5cm，三孔之間距離間隔4cm。中間孔取紙張中心。

3、制作相關類目、編號印章，購買藍色印泥。

四、檔案整理方法

（一）編制分類方案

根據(jù)本企業(yè)檔案內容和數(shù)量編制檔案分類方案。分類方案要遵循涵蓋全部檔案內容、類目清晰、邏輯嚴密、科學適用的原則。

1、參照附件1，企業(yè)管理性文件材料可設一級類目十一個，用阿拉伯數(shù)字表示，分別是：黨群管理（01），行政管理（02），經(jīng)營管理（03），物業(yè)管理（04），基本建設（05），設備儀器（06），會計文件（07），職工檔案（08），特殊載體檔案（09），項目管理（10），其它文件（11）。

2、在一級類目下根據(jù)檔案實際情況可下設若干級類目，分別用阿拉伯數(shù)字表示，各級類目間用“· ”隔開。物業(yè)管理項目類按項目先后順序分別排列，每個項目形成的文件材料可下設類目11個，分別用阿拉伯數(shù)字1－11表示。例(見圖1)：

（二）文件材料整理

除基建、設備、業(yè)主、會計、職工個人檔案外，其它文件材料均按“件”整理。

1、件的確定原則

（1）企業(yè)文件材料原則上每份自然件為一件。

（2）正文（正本）與定稿為一件。

（3）正文（正本）與附件為一件，原件與復印件為一件。

（4）正文與文件處理單為一件。

（5）轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。

（6）報表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。

2、文件材料歸檔的確定

（1）計劃、總結、合同（協(xié)議）、統(tǒng)計等材料歸入文件內容針對的。

（2）請示與批復等來往文件，歸入文件的批復。

（3）跨形成的文件材料，歸入事項的辦結。

（4）會議文件歸入會議的開幕。

3、文件材料保管期限的劃分

企業(yè)文件材料保管期限按照永久、長期（15-50年）、短期（15年以下）劃分。

4、文件材料的排序

將文件材料在分類方案最低一級類目下，按分為不同的保管期限。排序的要求：

（1）同一級類目下，相同、相同保管期限的文件材料按照事件結合時間和重要程度排列。

（2）不同級類目、不同、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

（3）文件處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉文在后；批復在前，請示在后。

（4）會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等材料分別集中排列。

5、文件材料的裝訂

文件材料按件裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物。

（1）文件頁數(shù)多的采取三孔一線的裝訂方法。

（2）文件頁數(shù)少的采取塑料曲別針的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

6、文件材料的編號

歸檔的企業(yè)文件材料要逐件編號，在文件首頁上方的空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。

（1）機構（問題）：按分類方案劃分該份文件的類別號。形式為各級類目間以“·”隔開，例如：01·01表示為黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料。

（2）：文件形成。以四位阿拉伯數(shù)字標注。

（3）保管期限：永久用“Y”、長期用“C”、短期用“D”。

（4）室編件號：按文件的排列次序從“1”編寫流水號。

（5）室編盒號：在一級類目下按從“1”編寫流水號（由企業(yè)檔案室編制）。

（6）全宗號、館編件號、館編盒號可為空。

7、企業(yè)文件材料編目

（1）盒內目錄。文件材料應逐件編目，并按室編件號編制歸檔文件目錄，內容有室編件號、館編件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、盒號等項目。

件號：依歸檔章件號填寫。

責任者：制發(fā)文件的組織或個人。

文號：文件的發(fā)文字號。

題名：文件標題。沒有標題或標題不能客觀反映文件內容的，要自擬標題。

日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注。

頁數(shù)：登記每一件歸檔文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。

備注：注釋文件需要說明的情況。

（2）歸檔文件目錄。按一級類目依—保管期限裝訂成一冊。并要編制目錄索引，置于目錄前面，內容包括：類目名稱、、保管期限、起止件號等項。

8、裝盒

按照本盒的文件目錄、整理完畢的企業(yè)文件材料、備考表順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒背脊和封面。

盒內備考表的編制：

盒內文件情況說明:說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人：歸檔文件整理部門負責檢查質量的人員姓名。

日期：歸檔文件整理完畢的日期。

9、檔案盒格式

檔案盒外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、30 mm、40 mm、50 mm。檔案盒封面應標明全宗名稱、、保管期限、起止件號、盒號。檔案盒采用337克以上無酸牛皮紙制作。

（三）基本建設、設備儀器設施管理文件材料的整理

1、具體項目的管理性文件材料應放入所針對的項目內組卷。

2、基建項目、設備儀器設施方面的文件材料按其結構或階段分別組卷。

3、基建項目維修、改建形成的企業(yè)文件材料單獨組卷并排列在原項目案卷之后。

4、設備維修、技術改造形成的企業(yè)文件材料單獨組卷并排列在原設備案卷之后。

5、排列

（1）管理性企業(yè)文件材料按問題、時間或重要程度排列。

（2）案卷內文件材料排列，文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

（3）基建類文件材料按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工驗收排列。

（4）設備類文件材料按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修順序排列。

6、案卷的編目

（1）卷內文件材料頁號的編寫

案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

成套圖樣印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

（2）案卷封面的編制

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

立卷單位：應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。

起止日期：應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。

保管期限：應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。

密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件材料的最高密級。

檔號：應填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別號；案卷號指檔案按一定順序排列后的流水號。

（3）案卷脊背的編制

案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名。

（4）卷內目錄的編制

序號：應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內文件材料件數(shù)的順序。

文件編號：應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。

責任者：應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。

文件材料題名：應填寫文件材料的全稱。

日期：應填寫文件材料的形成日期。

頁號：應填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。

卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。

（5）卷內備考表的編制

說明包括:案卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人：應由責任立卷人簽名。

立卷日期：應填寫完成立卷的日期。

檢查人：應由部門或項目負責人簽名。

檢查日期：應填寫審核的日期。

互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式。

卷內備考表排列在卷內文件材料之后。

7、案卷的裝訂

（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

（2）案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復.幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。圖樣折疊時標題欄露在右下角。

（3）案卷內不允許有金屬物。

（4）不裝訂的案卷,應在每份文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內容有：檔號、序號。

8、卷盒格式

外型尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的無酸牛皮紙制作。

（四）業(yè)主檔案的整理

業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位，組成一卷，卷內以件為單位按文件產生的先后順序排列，每件蓋檔號章，檔號章、頁號、卷內文件目錄、備考表的編寫同基建、設備檔案。整理完結后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫小區(qū)名稱、樓棟號、房間號及業(yè)主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內視檔案袋材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫小區(qū)名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內容。

（五）結合項目實際檔案情況建議按如下類目分類

（1）按部門分為管業(yè)、維修、保安、保潔、基礎設備設施圖紙、業(yè)主檔案等六類。

（2）圖片資料購買專用照片檔案盒，檔案目錄購買專用歸檔文件目錄冊。2009-6-23

名仕達物業(yè)服務中心徐瑋

《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）

第三篇：物業(yè)公司檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范物業(yè)公司和項目客服中心檔案管理工作，特制定本制度。

查閱檔案：向辦公室申請?zhí)顚憽稒n案查閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調閱檔案：向辦公室申請?zhí)顚憽稒n案調閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準方可調閱，所調閱檔案可以帶出檔案室，規(guī)定期限內完整歸還，不得復印。

（二）項目檔案查/調閱

查閱檔案：向檔案管理員申請?zhí)顚憽稒n案查閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調閱檔案：向檔案管理員申請?zhí)顚憽稒n案調閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準方可調閱，所調閱檔案可以帶出檔案室，規(guī)定期限內完整歸還，不得復印。

（三）密件檔案查/調閱

密件檔案查、調閱、摘抄、復印須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并有辦公室主任陪同。非物業(yè)公司內部工作人員查看業(yè)主檔案時，須有檔案管理員在場，并不得把業(yè)主檔案帶出檔案室外。

除政府部門執(zhí)行公務外，其他外部人員要查看業(yè)主檔案資料，須經(jīng)業(yè)主本人同意。密件檔案查/調閱、摘抄/復印手續(xù)辦理參照“公司檔案查/調閱”辦理。第十一條 檔案室內嚴禁吸煙。

第四篇：物業(yè)公司物料管理辦法

物業(yè)公司物料管理辦法

對于物業(yè)公司的物料管理，要實行科學化、合理化的辦法，從而避免浪費、降低成本，減少庫存、資金占用等等?？茖W化、合理化的辦法就是制定并實施相應的管理制度，來保障工作的有條不紊的進行。極致小編結合物業(yè)公司物料管理工作的特性，總結了以下物料管理辦法。

一、分類

1、固定資產的定義---單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。

2、低值易耗品的定義---不屬于固定資產，而又價值較高或使用時間較長的物品。

3、辦公用品的定義---辦公使用的消耗性物品。

4、物料用品的定義---進行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。

5、小商品的定義---為銷售給大廈顧客的目的而購進的商品。

二、物資采購制度

1、各部門凡需新增固定資產，低值易耗品或使用各種其它物資，應先行到公司倉庫領用，倉庫無庫存的，可申請購買。

2、部門申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內，預算經(jīng)批準后，可正式申請購買。

3、預算外急需使用的物資，經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買，再補作預算。

4、各種物品的采購主要由行政及人事部負責，但對一些急切需用或專業(yè)用品，可由部門經(jīng)理申請，總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門進行采購。

5、各部門對本部使用的常用物品，應根據(jù)使用情況提出每月的耗用量，倉庫根據(jù)該物品消耗時間的長短定出最低庫存量，在接近最低庫存量時，通知有關部門申購物品。

6、申請購買物品申購部門填寫物品申購單，申購單需詳細列明所需購買物資的名稱，規(guī)格，數(shù)量，用途(或使用個地方)。

7、采購部門審核申購物品的庫存情況和報價，財務部審核申購的物資和金額有否符合預算，最后由總經(jīng)理審批。

8、負責采購的人員應隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應情況，接到申購單后，向有關供貨商詢價，并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。

9、對于常用物品及耗用量大的物品，根據(jù)不同供貨商對不同物品的報價按質優(yōu)價廉的原則選定固定的供貨商。

10、負責采購的部門應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種，根據(jù)可供貨品種和價格核對申購物品的報價。

11、采購部門應要求供貨商加強配合，根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃，爭取節(jié)省采購所需的時間，為物資使用部門創(chuàng)造效益。

12、對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品，采購部門應將情況知會給使用部門，以使使用部門能及時采取相應措施。

13、采購部門在收到已批準的申購單后，屬于由固定供貨商供應的，應通知固定供貨商送貨上門，并采用定期結算的方式結算貨款。

三、倉庫管理制度

1、對倉管人員的要求

(1)倉管人員應熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規(guī)格用途、存放期限等。

(2)及時、準確地做好記賬工作，如實反映物資的庫存及發(fā)放情況。

(3)經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。

2、驗收進倉制度

(1)所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯(lián)收料單(進庫單)，收料單的內容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額。

(2)倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質量是否符合使用的要求。

(3)凡尚未取得發(fā)票而先行進倉的物資，倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規(guī)格、數(shù)量與實收物資及送貨單是否相符。

(4)已取得發(fā)票的物資，還必須對發(fā)票上所列的內容進行核對。

(5)收料單一式四聯(lián)，完成驗收手續(xù)由倉管人員簽收后，其中:第一聯(lián)倉庫留存，作收貨的記賬依據(jù)；二聯(lián)隨同發(fā)票報銷；第三聯(lián)送財務部存查（倉管人員在完成驗收手續(xù)后，每十天匯集后交財務部）；第四聯(lián)由采購人員（經(jīng)辦人）留存。

3、保管制度

固定資產的管理

(1)固定資產由使用部門保管;固定資產如個人使用，個人保管，個人在財務部(或行政及人事部)辦理領用手續(xù)，各部門公共使用的，由部門經(jīng)理指定專人負責，如發(fā)生人為損壞或丟失，需照價賠償。

(2)固定資產要定期清查盤點，最少每年要進行一次全面的清查，盤點時要對實物逐項點數(shù)，填列固定資產盤存表，按類別，品名詳列帳存數(shù)量金額和實存數(shù)量金額，由參加盤點人簽章證明，保管備查，固定資產明細帳和固定資產總帳要按時核對，作到帳帳相符，帳實相符，出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。

(3)固定資產的調出、變賣和因失去使用價值需要報廢時，必須按管理處權限辦理，合法批準手續(xù)，其變賣價格由財務部與使用部商定，需報廢及清理之固定資產要進行審查與技術鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準，進行帳務處理，凡屬人為造成固定資產報廢或損壞，必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個人責任及相應的處罰。

其它物資的管理

(4)其它物資均先由倉庫驗收，屬各分倉的物品再由各分倉領出分別倉庫進行保管。

(5)財務部要對購進的各項固定資產建帳建卡，根據(jù)稅務局要求和會計核算方法，按月計提折舊費，固定資產折舊提取方法采用直線法。

(6)所有物品由行政及人事部統(tǒng)一按分類編號。

(7)倉庫按物品編號劃分存放區(qū)域，物品根據(jù)其存放條件及編號，有條理地存放于倉庫內。

(8)倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況，發(fā)現(xiàn)物資有變質情況時，應及時進行處理。

(9)各種物資應做到賬實相符，并每月進行一次盤點。盤點中發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧及變質等情況應查明原因及時報告主管部門及財務部；情況嚴重時，應及時報告總物業(yè)經(jīng)理。盤點報告在每月月底前上報財務部匯總。

(10)各倉庫應分品種、規(guī)格設賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況，每月終了，公司倉庫應與各分類倉庫核對當月的收、發(fā)、存情況，并定期進行賬實核對。各倉庫收發(fā)料截止至每月20日，每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管理人員核對，公司倉管理人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門及財務部報送本月的報表。

(11)每月終了，倉庫向行政及人事部按部門提交當月增加物資清單，行政及人事部在此基礎上匯總直接購買、報廢、調用等完成當月各部門增減物資清單。清單一式三份，使用部門、行政及人事部、財務部各一份。采用極致物料管理系統(tǒng)，可結合極致辦公在線提交詳細的物資清單，在線協(xié)同辦公，也極大的提高了工作效率。而且極致物料管理系統(tǒng)中倉庫管理模塊與采購管理模塊無縫集成。倉庫管理模塊通過物料的入庫和出庫業(yè)務，可以獲取各個倉庫的即時庫存、物料收發(fā)明細及匯總情況。通過每月出庫核算和結賬，可以獲取物料的每月采購成本和出庫成本的明細及匯總情況。倉庫管理還提供物料盤點和倉庫之間調撥等功能。

(12)凡屬代保管的物資（含暫不需用或不合用的），需辦理進倉手續(xù)，倉管人員應另設賬登記、保管。

4、物品領用及出庫

(1)領用各種物資都必須辦理領用手續(xù)，各種物資的領用手續(xù)均須由主管領導簽名。

(2)領用的固定資產或其它非消耗性物資按使用部門登記“物資保管清單”，使用部門應每一季度清點一次，并將清點結果列表報行政及人事部；使用部門領用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記“員工物品領用表”。

(3)員工調離部門或離開公司時，應交回所領用的物品，并將“員工物品領用表”復印一份交行政及人事部，各級主管離任或調離公司時，應由上一級主管或管理部門清點其轄部份的物品。

(4)工程部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領一定數(shù)量，自行設倉保管。

(5)所有物資出庫一律憑使用部門開出的領料單發(fā)貨，領料單應列明出庫物資的編號品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用區(qū)域（如樓宇）等，除有領用人員簽名外，還必須有使用部門的主管簽名。若領用的系非消耗物資，應同時填寫“財產保管清單”。

(6)倉管人員發(fā)貨時，要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨：一查庫存量，二先入先出，三當面點清。發(fā)貨時發(fā)貨人應在領料單上簽名并及時登記入賬。

(7)已領用的物資，凡質量、規(guī)格不符合使用，應允許使用部門退貨。使用部門辦理退料銷賬手續(xù)：填寫一式三聯(lián)的紅字領料單，倉庫憑紅字領料單作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資，倉管人員應另設賬登記、保管。

(8)非消耗性的物資（含個人保管的工具、物品、低值易耗品）在倉庫或發(fā)放部門領出后，使用部門應按品名、領用人填寫“員工物品領用表”。因嚴重損壞或因使用期限已滿等而無法繼續(xù)使用、需進行更換的非消耗性物資，領用時必須交舊領新。

(9)領料單一式三聯(lián)，其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據(jù)；第二聯(lián)財務部存（倉庫發(fā)貨后每十天匯集交財務部）。第三聯(lián)由領料部門自存。如采用極致物料管理系統(tǒng)，可結合極致辦公在線申請領料單，極大的提高了工作效率。而且物料關系系統(tǒng)中的工器具模塊通過設定物料的基本屬性，實現(xiàn)對工器具類物料進行工器具登記、工器具領用、工器具借用、工器具更換、工器具報損、工器具歸還的過程管理，并提供實時查詢工器具的歸屬、庫存等功能。

四、維修及報廢

1.固定資產、部分低值易耗品需要維修時，由使用部門提出請修單，屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進行維修；非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修，其它物品由工程部安排維修。

2.固定資產、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時，由使用部門填寫“物品報廢表”，屬工程、機電、設備等物品報工程部；其它物資報行政及人事部。經(jīng)鑒定確系無法使用的，經(jīng)報請總物業(yè)經(jīng)理批準，各部門在收到“物資報廢表”批復三天內，將報廢物資集中送往公司總倉庫，分別由行政及人事部或工程部進行處理。

3.需維修或報廢的上述物資如屬人為損壞、報廢或丟失的，應由責任人進行賠償。

第五篇：物業(yè)公司工作服管理辦法

物業(yè)公司工作服管理辦法

第一章總則

第一條：為樹立公司形象，統(tǒng)一著裝，對司服，工作服制作，發(fā)放，領用，穿著，實施管理，特制定本辦法。

第二條：司服，工作服，面料，顏色，樣式，發(fā)放，領用，穿著標準執(zhí)行公司標識，由經(jīng)理辦公室批準后實施。

第三條：司服，工作服的制定，著裝管理由經(jīng)理辦公室負責。第四條：本規(guī)定適用于公司全體員工。第二章制作，發(fā)放

第五條：管理人員司服，依據(jù)各人體形量體定做，不回收，如有離開公司或調出本管理崗位者，按下列規(guī)定執(zhí)行：

（一）：穿用不滿一年者，按全額交納服裝工本費；

（二）：穿用滿一年，不滿二年者，按70交納服裝工本費；

（三）：穿用滿二年，不滿三年者，按50交納服裝工本費；

（四）：穿用滿三年，不用再交納服裝工本費。

第六條：員工工作服，依據(jù)公司標識體系，按崗位服裝要求，分大，中，小規(guī)格制作，如遇辭職或被辭退，按下列規(guī)定執(zhí)行：

（一）：員工工作服穿著前按成本價交納工作服費；

（二）：春秋工作服使用期二年，員工使用期滿一年時，退還費用的50，滿二年時再退還50：（1）安全護衛(wèi)隊員：

春秋上裝2件，長褲2條，長袖襯衫件，領帶2條，另配短袖襯衫2件（夏天用）（2）：其他員工：

春秋上裝2件，長褲2條，另配短袖襯衫或T袖衫2件（夏天用）

（三）：冬季工作服使用期三年，員工使用期滿一年時退還33，使用期滿二年時再退還33，使用期滿三年時再退還34。（1）安全護衛(wèi)隊員：上裝_____件，長褲____條。（2）：其他員工：上裝______件，長褲_____條。

（四）：辭退或被辭退，提前離開時，未到應退工作服時不予退還工作服費，但經(jīng)公司批準可拆價處理給新聘用之相同崗位的員工，但必須適宜穿著，新進人員同意，公司按協(xié)商價按年限返還新聘用員工。

（五）：返還的工作服費用，在當年物業(yè)經(jīng)營費用中列支。

（六）：防寒大衣，雨衣，雨靴統(tǒng)一添置，集中保管，需要時領用。第七條：司服，工作服丟失或非正常損壞，必須及時向公司辦理報失手續(xù)，并自費以成本價重新定制，仍按原使用期限執(zhí)行返還工作費。第三章領用，穿用

第八條：司服的發(fā)放由領用人填寫領用單，經(jīng)人力資源崗位核查后，由董事長辦公室發(fā)放。

第九條：新入公司的員工在通過試用期簽定傭工協(xié)議后，依第八條向經(jīng)理辦公室申請制作，領用。

第十條：上班必須按規(guī)定著裝，并佩帶工作牌，違反者，按《員工條例》有關規(guī)定處理。

第十一條：按規(guī)定著裝，做到保持整齊潔凈，不得露胸或披掛，襯衫必須束于褲腰或裙內，男士不得將領帶拉開。

第十二條：司服著裝時間為每周除周末之外的正常上班時間，遇周末可穿休閑服裝，加班也可不穿司服。

第十三條：管理人員深入一線參加勞動，可視情況不穿司服，但必須佩帶工作牌。

第十四條：員工在設施設備維修，油污較多的情況下，可著裝舊工作服或自備服裝或特殊作業(yè)勞動時，也視情況可不著裝工作服，但必須佩帶工作牌。第四章附則

第十五條：本規(guī)定由物業(yè)公司研定，報經(jīng)理審批后施行，修改時亦同。本公司負責解釋，檢查，考核，同時接受經(jīng)理的檢查與考核。第十六條：本規(guī)定自頒布之日起施行，凡有與本辦法相抵觸的規(guī)定自行終止。

物業(yè)管理有限公司

2011.2.12