第一篇：檔案資料管理辦法

檔案資料管理辦法

為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，切實加強籌備組的檔案管理，制定本辦法。

本辦法所稱的檔案是指籌備組在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和籌備組有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

籌備組檔案是籌備組自身發(fā)展的歷史記錄，是籌備組管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護籌備組經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。

綜合不負責建設(shè)項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔的歸口管理，其他業(yè)務(wù)部門負責為本部門專業(yè)檔案管理工作。

2.3.1檔案管理要求

1.檔案工作設(shè)計籌備組經(jīng)營管理活動的全過程，應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立包括機關(guān)各部門縱向到底，橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

2.根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定，對科技、文書。會計、聲像檔案進行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理，會計檔案、各種合同由計劃財務(wù)部管理，文書和聲像檔案由綜合部管理。

3.歸檔的文件材料，由籌備組各部門進行收集、整理，定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

4.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，準確地反映籌備組科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏復(fù)印紙；歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好。

5.對歸檔的檔案，應(yīng)嚴格按照上級及行業(yè)安全質(zhì)量標準進行整理，按歸檔要求及時整理上架。

6.對機密檔案、設(shè)計籌備組自足知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密制度，切實加強安全保管，確保檔案的絕對安全。

7應(yīng)采取科學的方法和手段加強檔案保管工作，應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，購置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應(yīng)滿足需要；要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作，確保檔案的安全防護和長期保存。

2.3.2文件的收集與歸檔

一.各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔人員。

1.公文類（如正式公文、函、電報）文件材料，由綜合部專人負責收集、整理、歸檔，各部門有關(guān)人員要予以配合。

2.公文以外的其他形式（如科技、會計等）的文件材料，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人（如科技、會計等）的文件材料，由

有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

二、文件材料的歸檔范圍

籌備組在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的直接記述和反應(yīng)經(jīng)營管理活動的具有現(xiàn)實和長遠查考價值的文件材料，應(yīng)列入歸檔范圍。主要內(nèi)容有：

1.黨群工作類

(1)黨務(wù)綜合性工作，黨員代表大會、黨委（擴大）會和黨組

織其他有關(guān)會議形式的文件材料；

(2)黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、紀檢監(jiān)察工作機重要

政治活動或事件形成的文件材料。

(3)宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)工作中形

成的文件材料。

(4)職工代表大會，工會工作、共青團工作、女工工作形成的文件材料。

2.行政管理類

（1）.籌備組在籌備、成立過程中形成的可行性研究、申請、報告及上級的批準文件，企業(yè)章程等文件材料。

（2）.籌備組領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)成及其變更，籌備組內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及變更形成的文件材料；

（3）.籌備組領(lǐng)導(dǎo)班子開展各項活動形成的文件材料；

（4）.綜合性行政事務(wù)及文秘、機要、保密、信訪、檔案、史志、印鑒管理等工作行程的文件材料。

（5）.干部人事管理工作形成的文件材料；

（6）.勞動合同，勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)形成的文件材料；

（7）.干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料；

（8）.法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料。

3.經(jīng)營管理類

（1）.籌備組信用管理、形象宣傳形成的文件材料；

（2）.籌備組招投標項目管理、有關(guān)資信調(diào)查的文件材料；

（3）.財務(wù)會計管理、資金管理、成本價格管理形成的文件材料；

（4）.物資采購、供應(yīng)形成的文件材料；

4.技術(shù)管理類

（1）.籌備組管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，科技管理形成的文件材料；

（2）.鐵路建設(shè)工程管理形成的文件材料；

（3）.質(zhì)量管理的文件材料；

（4）.安全管理形成的文件材料

（5）.技術(shù)管理形成的文件材料。

5科研管理工作形成的文件材料（科研技術(shù)文件存科技檔案）

2.3.3文件材料的歸檔要求

一、綜合部對收集來的零散的檔案要系統(tǒng)、科學的分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后，公文起草部門應(yīng)及時將公文原稿和有關(guān)材料宋綜合不管存，按年度進行分類整理，列清目錄，立卷歸

檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ)，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的文檔能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管利用。

二、立卷、歸檔應(yīng)做到：

1.文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

2.正確反映籌備組的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。

3.立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

4.應(yīng)歸檔的公文要收集齊全，分類準確，組卷合理；券內(nèi)公文排列系統(tǒng)，

第二篇：檔案資料管理辦法

檔案資料管理辦法

總

則

一、為規(guī)范通信指揮學院教學樓工程項目的施工工程檔案管理資料管理工作，真實反映工程施工的實際情況，保證各階段施工生產(chǎn)的順利進行，特制定本管理辦法。

二、本規(guī)定的制定依據(jù)是：

1、GB50300---2001《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準》

2、《在建工程技術(shù)檔案資料編制輔導(dǎo)材料》

三、適用范圍：我方承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)管理資料（含施工過程的錄像、照像資料）、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量評定資料（含竣工圖）

管

理

實

施

一、管理機構(gòu)：項目經(jīng)理部成立工程檔案資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案資料由組長、項目主任工程師負責，小組成員名單如下： 組

長：黃

亮 副組長：熊小堂

何信東 成員：劉紅霞

王再淑

王玉香

資料管理小組的主要職能是對本項目的工程檔案資料管理進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，小組每月底由組長帶頭組織一次全面的資料大檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限定在10日內(nèi)整改完畢。檢查記錄由項目技術(shù)部記錄，并在項目內(nèi)部通報。

技術(shù)檔案資料的日常主管部門設(shè)在技術(shù)部和質(zhì)安部，技術(shù)部負責技術(shù)管理資料和質(zhì)保資料，質(zhì)安部負責質(zhì)評資料，其他部門的負責人為本部門資料第一責任人，負責對本部門的資料員的日常工作進行督促檢查。

二、根據(jù)施工合同的要求，本工程的施工技術(shù)檔案資料共整理一式4套（其中3套原件—分別交業(yè)主、工程評優(yōu)、1套原件交分公司，用于接受外單位檢查）。

三、實施要求：

1、檔案資料填寫應(yīng)真實并與工程進度同步，相關(guān)部門的資料應(yīng)邏輯交圈，禁止超前制作虛偽資料或后補“回憶錄”，檔案資料的填寫內(nèi)容（含簽字、印章）應(yīng)工整、清晰，檔案資料不準使用破損和不清潔的紙張。

2、工程檔案資料是長期保存的資料，應(yīng)采用不易退色的黑色的檔案墨水填寫，可以復(fù)寫但只能復(fù)寫3份（包括原件，用單面復(fù)寫紙），對于地方政府規(guī)定有關(guān)表格的應(yīng)嚴格采用規(guī)定的表格，若地方主管部門無現(xiàn)成表格的，項目各部門在報技術(shù)負責人審批后可自行打印，打印所用紙張規(guī)格應(yīng)與本套資料中其他資料規(guī)格相同。對于大小不同的紙張，在向相關(guān)部門移交前應(yīng)進行裁剪、折疊、粘貼成統(tǒng)一大小。交公司的復(fù)印資料應(yīng)采用A4規(guī)格紙。

3、為保證工程檔案資料的填寫質(zhì)量，各部門填寫資料的人員均為專業(yè)持證人員，無證人員不得填寫檔案資料。

4、重要的外報檔案資料填寫完畢后，應(yīng)交本部門負責人（或項目主任工程師）審核，并做好發(fā)文登記。

5、由我方分包給外單位的分部分項工程，其資料由分包單位填寫，整理好以后上交我方，其資料整理必須接受我方相關(guān)部門的監(jiān)督與檢查。6、7、8、施工過程中的錄像和照片資料為工程檔案資料的重要組成部分。攝像和照相的內(nèi)容由技術(shù)部負責攝像、照相整理歸檔。

攝像和照相的內(nèi)容由現(xiàn)場實物質(zhì)量控制部分和質(zhì)量活動部分兩部份組成，包括施工過程中采取的質(zhì)量措施，質(zhì)量重要會議，上級有關(guān)部門的檢查、結(jié)構(gòu)驗收、參觀觀摩等。

獎 罰

一、工程檔案資料的收集離不開有關(guān)部門的支持，為了保證檔案資料在各部門之間傳遞傳遞暢通，任何資料在一個部門的辦理時間不得超過6天（從工序完工起），否則，將對該責任人罰款20元/次，同時對該部門負責人罰款10元/次。

二、對資料填寫不認真、字跡潦草、態(tài)度不端正者罰款10元/次。

三、每月的資料各項檢查，若一個部門出現(xiàn)的問題多達10余條，將給予罰款50元/次。

四、獎罰每月結(jié)算一次，罰款金額將用于獎勵每次檢查中成績突出的部門和個人，獎勵金額50—100元/次。

保管、組卷與交付

工程檔案的收集、保管、組卷與交付的責任人是技術(shù)部資料員、質(zhì)安部資料員。

項目部與工程檔案資料有關(guān)的人員應(yīng)盡量保證其穩(wěn)定，如因特殊情況需調(diào)動的必須做好工程資料的移交，資料員在沒有將工程檔案資料交檔時不得調(diào)動。

工程檔案的組卷是應(yīng)多方了解檔案資料的歸檔要求，避免造成返工現(xiàn)象。

第三篇：公司檔案資料管理辦法

公司檔案資料管理辦法（試行）

一、目的

為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。

三、機構(gòu)設(shè)置及職責

公司設(shè)立檔案資料室，負責全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進行初級管理。

四、檔案歸檔 1．歸檔要求

歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號。

歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，封面書寫標題及編號，無涂改。

凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔責任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。2．歸檔時間

工程、研發(fā)項目資料在項目完工后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標準、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應(yīng)及時歸檔。3．歸檔程序和手續(xù)

各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完整、不準確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。4．歸檔責任部門

公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負責。各職能部發(fā)的文件、管理細則由主辦部門負責。

技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標準、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負責。5．歸檔范圍

技術(shù)類（見附件二）設(shè)計類（見附件三）管理類（見附件五）其他類

6．管理文件和資料的歸檔

凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。

公司各職能部門負責將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。

7．技術(shù)文件和資料的歸檔

凡公司及所屬各部的工程項目、研發(fā)項目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、各類標準、引進技術(shù)、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。

研發(fā)項目、工程項目、工藝文件、產(chǎn)品標準等資料的歸檔，實行項目負責人負責制，由項目（或技術(shù)）負責人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。項目（或技術(shù)）負責人和兼職檔案員對歸檔材料的完整性、準確性和真實性負責。各部由總工和技術(shù)負責人組成三人以上的專家小組，對歸檔資料進行技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的規(guī)范性、完整性負責。檔案室在工程、研發(fā)項目資料和產(chǎn)品標準歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對事業(yè)部項目考核的依據(jù)之一。五．檔案和資料的保管

各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴格管理，嚴防因失密給公司造成損失。

管理文件和資料、技術(shù)文件、工程項目的圖紙等應(yīng)進行分類管理，文件與資料必須編號。檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。健全借閱審批、登記制度，嚴防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。

做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。

室內(nèi)嚴禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。工作人員離開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。

六、檔案資料的使用

公司檔案資料分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級的檔案資料有嚴格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術(shù)和項目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進行登記備案。

查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門領(lǐng)導(dǎo)申請，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人陪同查閱，不得借出。

檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負責人批準的《文件資料借閱申請單》。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。

借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報。凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學習或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。

七、文件和資料的更改、銷毀

已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。技術(shù)文件和資料需更改時，要按《設(shè)計更改程序》及《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件更改辦法》執(zhí)行，填寫《設(shè)計變更補充通知單》并由項目負責人或技術(shù)負責人簽字。對標準產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負責人的審批，同時注明更改原因及日期。

文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標明終止執(zhí)行或作廢字樣。

對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負責人批準后，填寫《技術(shù)文件和資料處置表》及《申請銷毀文件和資料目錄》存檔。

對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經(jīng)公司專家委員會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。

八、其他

本辦法自公布之日起實行，解釋權(quán)歸公司辦公室。附件一：有關(guān)表格、清單樣本 《檔案移交（接收）登記》 《文件和資料更改通知單》 《文件和資料更改登記表》 《設(shè)計變更補充通知單》 《技術(shù)文件和資料處置表》 《終止執(zhí)行文件和資料目錄》 《申請銷毀文件和資料目錄》 《圖紙資料存檔清單》

附件二：工程項目資料歸檔范圍

設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、設(shè)計變更通知書 合同書及附件、協(xié)議、會議紀要 系統(tǒng)原理圖、施工圖

軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測試大綱、測試報告 系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說明、系統(tǒng)操作使用說明書 調(diào)試過程中的原始記錄 竣工圖

用戶驗收證明、驗收報告、向用戶提交資料的交接記錄 項目鑒定、獲獎證書、用戶感謝信

注：除3、4、5、7項要求同時提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原件 附件三：研發(fā)項目資料歸檔范圍

項目提案、可行性研究報告、項目任務(wù)書 初步設(shè)計文檔資料、詳細設(shè)計文檔資料 測試記錄、測試報告

工業(yè)試驗報告、開發(fā)中評報告 生產(chǎn)準備文件、銷售準備文件 開發(fā)終評、產(chǎn)品認證

鑒定、獲獎證書、知識產(chǎn)權(quán)證書 附件四：產(chǎn)品生產(chǎn)文件資料歸檔范圍 產(chǎn)品標準（國家、行業(yè)、企業(yè)）、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品手冊 產(chǎn)品零部件圖、裝配圖 操作規(guī)程、守則 產(chǎn)品檢驗、測試規(guī)范

附件五：管理文件、資料歸檔范圍 公司正式下發(fā)文件、規(guī)章制度 公司收文、上級批文 公司對外發(fā)文、請示 重大會議材料

公司重大決議、大事記 各部業(yè)務(wù)文檔材料

第四篇：文明單位檔案資料管理辦法

巴文明辦發(fā)〔2011〕10號

關(guān)于印發(fā)《巴彥淖爾市文明單位

檔案資料管理辦法(試行)》的通知

各旗縣區(qū)、農(nóng)墾局、市直機關(guān)文明辦：

為規(guī)范各級文明單位檔案資料管理工作，進一步提高文明單位創(chuàng)建工作水平，根據(jù)《巴彥淖爾市文明單位創(chuàng)建管理辦法(試行)》的有關(guān)規(guī)定，市文明辦制定了《巴彥淖爾市文明單位檔案資料管理辦法(試行)》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

巴彥淖爾市文明辦2011年5月9日

巴彥淖爾市文明單位檔案資料管理辦法

(試行)

第一條 為進一步加強文明單位創(chuàng)建管理，不斷提高文明單位創(chuàng)建質(zhì)量和水平，規(guī)范文明單位檔案資料的收集、管理工作，根據(jù)《巴彥淖爾市文明單位創(chuàng)建管理辦法(試行)》的有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 本辦法適用于已被命名的市級以上文明單位(含市級，以下統(tǒng)稱文明單位)和正在爭創(chuàng)單位的檔案資料管理工作。

第三條 文明單位檔案資料是體現(xiàn)和展示文明單位創(chuàng)建成果的原始記錄，是接受主管機關(guān)檢查考評的基本依據(jù)，是總結(jié)創(chuàng)建經(jīng)驗、提高創(chuàng)建水平的有效手段。

第四條 文明單位檔案資料分為文字檔案、圖片檔案和音像檔案，主要包括在文明單位創(chuàng)建和保持過程中形成的有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。

第五條 文明單位檔案資料在內(nèi)容上要體現(xiàn)真實，突出特色，切實做到“兩個結(jié)合”，即與本單位實際相結(jié)合，與當前形勢任務(wù)相結(jié)合。在收集、管理上要重點把握“三個原則”，一是注重平時，二是整理規(guī)范，三是便于查找。

新申報單位的文明創(chuàng)建檔案資料，如發(fā)現(xiàn)存在突擊應(yīng)付、補充捏造、抄襲檔案等弄虛作假的情況，取消申報資格；已命名的文明單位檔案資料，在復(fù)查驗收時如發(fā)現(xiàn)存在突擊應(yīng)付、補充捏造、抄襲檔案等弄虛作假的，給予限期整改直至撤銷文明單位榮譽稱號。

第六條 國家級、自治區(qū)級文明單位的檔案資料為驗收前兩年的材料；市級文明單位的檔案資料為驗收前三年的材料。一年一整理一歸檔。

第七條 文明單位檔案資料可按下列分類法進行整理、立卷：

(一)索引卷：各各卷宗的總目錄。

(二)主卷：根據(jù)“文明單位標準”組合分為六大類。市級以上文明單位可參照以下分類及其基本內(nèi)容建檔、立卷,同時根據(jù)“文明單位標準”和單位實際情況，在全面、準確體現(xiàn)本單位文明創(chuàng)建工作的基礎(chǔ)上，增加、刪減相關(guān)資料。

1、組織領(lǐng)導(dǎo)卷

(1)單位概況。①包括單位簡介，人員數(shù)量和素質(zhì)情況，內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置、分工等情況，擔負的工作任務(wù)及完成情況，開展文明單位創(chuàng)建簡要歷程及榮獲最高等級文明單位的最早等情況。②本單位的各種資質(zhì)證書和歷年榮獲的各種榮譽(包括錦旗、證書、獎杯、獎狀等)的復(fù)印件或照片。

(2)申報資料。包括申請報告(附自查材料）、申報審批表、經(jīng)驗材料等。

(3)領(lǐng)導(dǎo)重視。包括體現(xiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)班子重視、支持并帶頭參與文明創(chuàng)建工作，以及體現(xiàn)文明創(chuàng)建與業(yè)務(wù)工作同安排、同部署、同檢查、同落實、同總結(jié)的資料，如機構(gòu)設(shè)置、經(jīng)費投入、納入單位總體目標考核體系、領(lǐng)導(dǎo)班子會議研究部署文明創(chuàng)建的相關(guān)記錄、工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。每年就精神文明建設(shè)工作研究不少于2次。

(4)班子建設(shè)。包括體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)班子、黨委(黨組)中心組或黨支部理論學習、黨風廉政建設(shè)等資料和記錄；開展黨的專題學習教育活動，推進黨組織建設(shè)的相關(guān)資料；加強干部職工思想政治工作和關(guān)心解決事關(guān)本單位群眾切身利益的熱點難點問題等方面的資料。

2、思想教育卷

(1)職業(yè)道德守則、服務(wù)規(guī)定、文明用語、文明忌語等規(guī)范服務(wù)情況。

(2)學習、貫徹中央和上級黨委重要會議精神的資料。

(3)貫徹落實《公民道德建設(shè)實施綱要》，開展社會主義核心價值體系學習教育和愛國主義、集體主義、社會主義教育等思想道德教育活動的相關(guān)資料。

(4)以創(chuàng)建“學習型單位”活動為載體，加強干部職工科學技術(shù)、文化知識、業(yè)務(wù)技能教育培訓(xùn)活動的資料。

(5)開展文明禮儀、職業(yè)道德教育培訓(xùn)活動的資料。

3、創(chuàng)建活動卷

(1)三年規(guī)劃、實施意見、總結(jié)表彰等資料。

(2)文明創(chuàng)建的監(jiān)督考核制度、獎懲機制，以及反映制度落實的資料。

(3)結(jié)合單位實際，開展以轉(zhuǎn)變作風、優(yōu)化服務(wù)、提高效率為目的的創(chuàng)新活動、特色活動的資料，如文明服務(wù)競賽、崗位技術(shù)練兵、征集合理化建議等。

(4)在單位或系統(tǒng)內(nèi)部開展的評選表彰和學習宣傳先進典型活動的資料。

(5)關(guān)心關(guān)愛單位職工未成年子女思想道德建設(shè)活動的資料。

(6)加強企業(yè)文化、校園文化、機關(guān)文化、軍營文化建設(shè)等的資料。

(7)開展節(jié)慶活動、文體活動的資料。

(8)創(chuàng)建活動大事記。

4、社會貢獻卷

(1)參與和支持所在地區(qū)的文明城市(旗縣區(qū))、文明社區(qū)、文明行業(yè)、文明村鎮(zhèn)等精神文明創(chuàng)建活動以及地區(qū)性重大活動的資料。

(2)實施城鄉(xiāng)共建、軍民共建、結(jié)對幫扶等活動的資料。

(3)開展志愿服務(wù)和社會公益活動的資料。

5、業(yè)務(wù)工作卷

(1)體現(xiàn)業(yè)務(wù)工作實績突出的資料，如年初安排、年終總結(jié)、工作報告、獲獎情況、上級部門實績考核結(jié)果等。

(2)體現(xiàn)社會效益穩(wěn)步提高的資料，如行風評議情況、群眾滿意度等。

6、綜合卷(民族團結(jié)、計劃生育、綜合治理、環(huán)境環(huán)保等)

(1)組織干部職工學習黨的民族理論、民族政策，開展民族團結(jié)進步教育的資料。

(2)落實優(yōu)生、優(yōu)育、優(yōu)教措施的資料。

(3)落實《普法綱要》，開展民主法制宣傳教育的資料。

(4)落實安全防范措施，加強社會安全、文化信息安全、人身安全工作的資料。

(5)落實衛(wèi)生管理制度，加強單位凈化、綠化、美化工作的資料。

記錄本單位文明創(chuàng)建各項活動的照片、音像以及計算機電腦軟盤等非紙質(zhì)載體的檔案資料一般歸入上述六大類。按類別分時間、分專題編號，立卷存檔。

第八條 文明單位檔案資料應(yīng)按照類別分及時收集(規(guī)定、制度等資料，可綜合使用)，分類整理，編制好目錄(按A4紙標準印制目錄，內(nèi)容包括序號、時間、文件號、文件名稱、頁碼五欄)，排列有序，用檔案盒分類建卷，以便于保管和查閱。

第九條 文明單位檔案資料既是本單位檔案的一部分，又有一定的獨立性，應(yīng)確定專人管理。當管理人員調(diào)動時，應(yīng)及時做好檔案資料的交接工作。

第十條 文明單位檔案資料的保管期限為三年。單位可根據(jù)工作需要決定是否長期保存，不做硬性要求。對已超過保管期限需要銷毀的文明單位檔案資料，應(yīng)當按照檔案管理部門規(guī)定的標準和程序進行處理。

第十一條 文明示范窗口、文明社區(qū)以及駐軍和武警部隊系統(tǒng)的文明單位檔案資料的收集、管理參照本辦法進行，以能夠反映創(chuàng)建工作的基本情況為宜。

第十二條 本辦法從2011年5月開始施行。本辦法由巴彥淖爾市精神文明建設(shè)委員會辦公室負責解釋。

主題詞：檔案工作 文明單位 辦法 通知

—————————————————————— 巴彥淖爾市文明辦2011年5月9日印發(fā) ——————————————————————(共印280份)

第五篇：徐匯區(qū)基本建設(shè)工程項目檔案資料管理辦法

徐匯區(qū)基本建設(shè)工程項目檔案資料管理辦法 ????

一、為了加強本區(qū)基本建設(shè)工程項目檔案資料管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)，生產(chǎn)（使用）管理，工程維護和改建擴建中的作用，根據(jù)國家和上海市有關(guān)基本建設(shè)項目檔案資料管理的規(guī)定，結(jié)合本區(qū)實際情況，制定本辦法。

二、區(qū)檔案局是本區(qū)檔案行政主管部門，負責對本區(qū)所屬各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位基本建設(shè)工程項目檔案資料管理工作實施監(jiān)督和指導(dǎo)。

三、建設(shè)工程項目檔案資料指基本建設(shè)工程項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，應(yīng)當歸檔保存的文件，包括建設(shè)工程項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等各種形式與載體的文件材料。

四、工程項目建設(shè)單位（籌建組）在實施工程建設(shè)前應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，落實專（兼）職人員負責工程項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并落實經(jīng)費、配置必要的設(shè)備，其費用列入工程總概算。

五、工程項目建設(shè)單位應(yīng)建立健全工程項目檔案管理制度，落實到有關(guān)人員的崗位責任制，實行目標管理考核。

六、工程項目建設(shè)單位要將檔案工作納入固定資產(chǎn)投資工程的程序，做到“三同步”（即在下達項目計劃任務(wù)書的同時對建立項目檔案提出要求明確任務(wù)；在檢查施工進度和質(zhì)量的同時對項目檔案資料的收集、整理、審定工作進行檢查；在項目竣工驗收的同時對工程項目檔案進行驗收）、“兩參加”（即檔案人員參加工程項目設(shè)備開箱驗收；參加工程項目竣工驗收），確保工程項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全。

七、工程項目建設(shè)單位及其檔案機構(gòu)負責監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)該項目的檔案資料管理工作。工程項目竣工驗收前必須進行檔案資料檢查驗收。

??本區(qū)重點建設(shè)工程項目應(yīng)根據(jù)《上海市檔案條例》的規(guī)定向區(qū)檔案局進行登記，由區(qū)檔案局組織項目主管單位的檔案機構(gòu)和有接收該檔案任務(wù)的檔案館（室）對項目檔案進行驗收(驗收辦法另行發(fā)文)。

八、未經(jīng)檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。

擅自竣工驗收的，根據(jù)《上海市檔案條例》由區(qū)檔案局或者有關(guān)組織對直接責任者給予行政處分。

九、工程項目文件材料收集歸檔范圍：凡在工程項目立項、設(shè)計、施工、竣工過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像及工程模型均應(yīng)收集，歸檔。其中，施工單位應(yīng)著重收集和提供有關(guān)施工技術(shù)、施工管理和竣工等方面文件材料；項目主管部門主要收集項目建議書、可行性研究報告、擴初設(shè)計的審批和竣工驗收工作中產(chǎn)生的所有文件材料；建設(shè)單位對工程項目具有直接使用、管理和維護的權(quán)利，主要應(yīng)收集建筑物、構(gòu)筑物（或地下管線）的日常使用、維護及日后的改、擴建需要的文件材料（有關(guān)工程項目文件材料歸檔范圍和保管期限詳見附表）。

十、工程項目文件材料歸檔的文本要求：凡是建設(shè)單位產(chǎn)生的文件歸檔時應(yīng)收集原始手稿和打印稿，蓋章簽字方可歸檔。凡建設(shè)單位作為直接收文單位，其文件材料歸檔時應(yīng)收集正本保存。有些文件如發(fā)至上級主管單位，建設(shè)單位作為間接接收單位，其文件材料歸檔時可保存復(fù)制件。施工單位移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件材料除材料質(zhì)量證明單和個別材料試驗報告可用復(fù)制件外，其余施工技術(shù)文件材料均移交原始文件材料，供建設(shè)單位歸檔保存。

十一、工程項目照片材料的歸檔范圍，應(yīng)以本項目的建設(shè)活動為主。1.本項目在籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片。2.本項目領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在本項目視察活動的照片。3.本項目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片。4.本項目在工作中選用的外單位的照片。?

十二、工程項目檔案的整理要求：

1.對收集的項目技術(shù)文件材料逐件整理、剔除重份，將工程項目檔案、資料、文書檔案區(qū)分清楚，一文多性的文件原件歸入工程項目檔案，以確保項目檔案的完整。

2.工程項目檔案的文字材料、圖表、圖紙應(yīng)分階段（立項、設(shè)計、施工、竣工）歸類劃分，在此基礎(chǔ)上分單體按問題組卷，部分圖紙可不裝訂，但必須按規(guī)范裝盒組卷。

3.歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制，數(shù)據(jù)翔實準確,簽署手續(xù)完備,符合規(guī)范化要求。

4.卷內(nèi)文件材料排列應(yīng)依照技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律，進行有秩序有聯(lián)系的排列。原則上：對文件材料的排列次序應(yīng)按先問題后時間、先批復(fù)后請示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后圖樣，設(shè)計文件更改單可單獨組卷也可附在被更改圖樣之前。對圖紙排列可按原設(shè)計圖紙目錄進行。對施工技術(shù)文件材料的排列應(yīng)遵循原施工單位已整理有序的編號，沒有編號或編號較亂的可重新按單項和施工性質(zhì)進行排列。案卷一般不宜過厚（不超過60mm）。

5.圖紙材料應(yīng)按要求折疊成4號圖樣大?。?10mm×297mm）,圖面朝里，圖標露在外面。卷內(nèi)文件應(yīng)編有頁號，頁號編在正面右下角，背面的左下角，順序均從“001”開始（案卷之間不連號，一本案卷一個順序號）。

6.案卷標題應(yīng)根據(jù)該案卷內(nèi)材料內(nèi)容所涉及到的單項、專業(yè)（問題）和文件名稱三個基本特征，擬寫時既要符合工程術(shù)語，同時又不違背檔案用語、簡明確切。保管期限按國家規(guī)定劃分恰當，以永久、長期為主。7.每本案卷都要填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，要求字跡清楚、準確。

8.所有案卷，要根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，劃分相應(yīng)的密級，密級為絕密、機密、秘密。?9.所有的案卷要登入科技檔案總目錄，編入基本建設(shè)分類目錄，用作檢索和統(tǒng)計。?10.?案卷的檔號一律采用漢語拼音和阿拉伯字母作為代號結(jié)合組成，采用階段分類法檔案號的編制結(jié)構(gòu)，如： ??????? ????????? Ｊ ? Ｗ ─ ３（Ａ）─14／50 ┬ ┬ ┬ ┬ ┬ ┬

│ │ │ │ │ └───總流水號

│ │ │ │ └─────階段中保管單位流水號 │ │ │ └────────單項工程代號 │ │ └──────────階段代號 │ └─────────────項目代號 └──--─────────────檔案類別代號 ????

十三、工程項目中設(shè)備儀器檔案的整理要求：

1.設(shè)備儀器檔案應(yīng)以一臺設(shè)備儀器為單位進行組卷，如設(shè)備儀器文件材料多也可一臺組成多卷。

2.設(shè)備儀器檔案可不裝訂，采用散裝形式，卷內(nèi)文件目錄和備考表應(yīng)填寫確切，保管期限以長期、短期為主，每份文件均要填上檔號和順序號。

3.設(shè)備儀器檔案案卷要登入科技檔案總目錄，編入設(shè)備儀器分類目錄。

十四、工程項目中聲像檔案的整理： 1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等載體。凡是歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，同時必須是原版、原件，并加以必要的文字說明，文字、圖片、檔號、備考表相互注明。

2.照片檔案的構(gòu)成應(yīng)當由照片、底片（向外單位收集的可以沒有底片）和文字說明三部分組成，歸檔時缺一不可。對有特殊保存意義的，應(yīng)當復(fù)制成黑白底片保存。照片檔案的整理應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)程序，按階段－－問題進行分類，并按照重要程度或時間順序進行排列。3.錄音帶、錄像帶的整理按問題（內(nèi)容、事由）進行分類。做到：永久性和周轉(zhuǎn)性分開；機密性和一般性分開；不同版種（原版、復(fù)制版）分開。每合（盤）的外套上要貼有標簽，注明：內(nèi)容、主要人物、形成日期、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限，并填寫目錄。

十五、工程項目竣工驗收后，其檔案資料應(yīng)在三個月內(nèi)向有關(guān)檔案機構(gòu)歸檔。

工程項目建設(shè)單位應(yīng)準備竣工圖３～４套（竣工圖由施工單位編制），建設(shè)單位除留一套完整的竣工文件材料（含竣工圖）外，一套向有關(guān)城建檔案部門移交，一套交工程項目管理單位使用，建設(shè)單位保存原件，其他單位可用復(fù)制件代替。

十六、屬于區(qū)重點工程項目的檔案資料，區(qū)檔案館可以提前向建設(shè)單位接收進館保存。

十七、工程項目檔案移交必須在清點案卷后，在移交目錄上雙方簽名，辦理移交手續(xù)。

十八、本辦法由區(qū)檔案局負責解釋，自發(fā)布之日起實施。????????????? ????????? 上海市徐匯區(qū)檔案局 ????????? 一九九七年四月 ???????? 附件一：《徐匯區(qū)工程項目基建文件材料歸檔范圍》 附件二：《徐匯區(qū)工程項目設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍》 ??????? 附件一

徐匯區(qū)工程項目基建文件材料歸檔范圍

一、項目立項階段文件材料

序 號 類型 文 件 材 料 名 稱 產(chǎn)生文件單位 保 管 期 限 主管機關(guān) 建設(shè)單位 施工單位 設(shè)計單位(一)?? 項目申報 1.項目建議書、項目申請有關(guān)文件 建設(shè)單位 長期 永久 長期 2．項目建議書的批復(fù) 上級有關(guān)部門 長期 永久 長期 3．可行性研究報告 建設(shè)單位 長期 永久 長期 4．可行性論證意見 論證組織單位 長期 永久 長期 5．項目評估文件 評估單位 長期 永久 長期

6．環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告 建設(shè)單位或受委托單位 長期 永久 長期 7．項目計劃任務(wù)書、立項報告 * 建設(shè)單位 長期 永久 永久

8．項目計劃任務(wù)書或立項報告的批復(fù) * 上級有關(guān)部門 長期 永久 永久

9．與工程項目有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示、講話稿、錄音、錄像、會議記錄、信函 建設(shè)單位 長期

（二）? ? ? 地質(zhì)勘探 1．工程地質(zhì)勘探合同 地質(zhì)勘探部門 永久 永久 2．地質(zhì)勘探報告、記錄 * 地質(zhì)勘探部門 永久 永久 3．地質(zhì)圖 * 地質(zhì)勘探部門 永久 永久

4．化驗、試驗分析報告 地質(zhì)勘探部門 永久 永久 5．勘探記錄、勘探設(shè)計 地質(zhì)勘探部門 永久 永久 6．重要土、巖樣及說明 地質(zhì)勘探部門 永久 永久

（三）使用土地 1．建設(shè)用地選址意見書及批復(fù) * 規(guī)劃土地部門 永久

2．國家土地使用證及地形圖（附原房屋權(quán)屬證明及拆房證明文件）* 規(guī)劃土地部門 永久 3．國有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等文件及前期批租文件 * 規(guī)劃土地部門 永久 4．建設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準的地形圖 * 規(guī)劃土地部門 永久

5．建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準的總面積、紅線圖，包括：環(huán)保、衛(wèi)生、消防、人防等審核意見單 * 規(guī)劃土地部門 永久

（四）動拆遷

含管線動遷 1．動拆遷協(xié)議書、合同 * 只需報送動拆、遷數(shù)及賠款金額匯總材料 建設(shè)單位 永久

2．動拆遷居民戶口登記調(diào)查匯總材料 建設(shè)單位 長期 3．拆除房屋補償金額審核單 建設(shè)單位 永久 4．房屋調(diào)備材料 建設(shè)單位 永久

（五）工程申照 1．建設(shè)工程執(zhí)照 * 規(guī)劃土地部門 永久 2．建筑設(shè)計防火審核送審單 建設(shè)單位 永久 3．建筑設(shè)計防火審核通知單 公安消防部門 永久 4．環(huán)境保護“三同時”申請報告、審核通知單 建設(shè)單位 環(huán)保部門 永久

5．衛(wèi)生防疫站基本建設(shè)設(shè)計衛(wèi)生送審單、審核通知單 建設(shè)單位 衛(wèi)生防疫部門 永久

6．勞動保護“三同時”申請單 勞動局 永久 永久 長期

（六）招投標

含勘測設(shè)計、施工 1．工程設(shè)計招標文件 建設(shè)單位 永久 永久 長期 2．投標單位文件 建設(shè)單位 永久 永久 長期 3．標底 建設(shè)單位 永久 永久 長期 4．評標結(jié)果 建設(shè)單位 永久 永久 長期 5．中標協(xié)議 建設(shè)單位 永久 永久 長期

（七）項目監(jiān)理 1．工程質(zhì)量監(jiān)理文件 大型 項目 產(chǎn)生

文件 監(jiān)理單位 永久 永久

2．工程造價監(jiān)理文件 監(jiān)理單位 永久 永久 3．工程進度監(jiān)理文件 監(jiān)理單位 永久 永久 4．其他監(jiān)理文件 監(jiān)理單位 永久 永久

二、工程項目設(shè)計階段文件材料

序 號 類型 文 件 材 料 名 稱 產(chǎn)生文件單位 保 管 期 限 主管機關(guān) 建設(shè)單位 施工單位 設(shè)計單位

（一）擴初設(shè)計 1．工程擴初設(shè)計圖紙、說明書 設(shè)計單位 永久 永久 2．工程概算 設(shè)計單位 永久

（二）施工設(shè)計 1．設(shè)計說明 設(shè)計單位 長期 永久 2．總平面圖 設(shè)計單位 長期 永久 3．建筑施工圖 設(shè)計單位 長期 永久 4．結(jié)構(gòu)施工圖 設(shè)計單位 長期 永久 5．給排水、電氣、暖通、生產(chǎn)工藝等專業(yè)施工圖 設(shè)計單位 長期 永久

（三）其它文件 1．設(shè)計合同 建設(shè)單位 設(shè)計單位 短期 短期

2．設(shè)計計算書及說明書 * 設(shè)計單位 長期 永久

三、工程項目施工階段文件材料

（一）土建工程 1．施工合同、施工協(xié)議 建設(shè)施工單位 短期 短期 2．施工預(yù)算 施工單位 短期

3．開工、停工、復(fù)工報告 * 施工單位 短期 長期

4．技術(shù)交底、圖紙會審紀要、技術(shù)核定單 * 施工、建設(shè)、設(shè)計單位 短期 長期 5．建（構(gòu)）筑物施工定位測量、測量復(fù)核單 * 施工單位 永久 短期 6．建（構(gòu)）筑物沉降（變形）觀察記錄 * 施工單位 永久 長期

7．工程更改洽商單、技術(shù)核定單、材料代用審核單 * 施工或建設(shè)單位 永久 短期 8．設(shè)計變更通知單 * 設(shè)計單位 永久 短期 9．隱蔽工程驗收記錄 施工單位 永久 長期

10．工程質(zhì)量事故報告及處理記錄 施工單位 永久 長期 11．原材料、構(gòu)件質(zhì)保書 產(chǎn)品生產(chǎn)單位 長期 12．建筑材料試驗報告 施工單位 長期 長期 13．工程質(zhì)量評定記錄 * 施工單位 長期 長期 14．施工定位查勘記錄 * 建管部門 永久 短期 15．工程決算 施工單位 永久 永久 16．竣工報告 施工單位 永久 永久

17．竣工圖(1)總平面布置圖、位置圖、地形圖 * 施工單位 永久 永久(2)室外總體工程及地下管線竣工 圖 *(3)各單項、單位工程竣工圖 *

（二）水電安裝工程 1．施工合同、施工協(xié)議 建設(shè)、施工單位 短期 短期 2．施工預(yù)算 施工單位 短期

3．開工、停工、復(fù)工報告 * 施工單位 短期 短期

4．技術(shù)交底、圖紙會審紀要、技術(shù)核定單等 * 施工單位 短期 短期 5．器材、設(shè)備移交、檢查記錄 建設(shè)單位 長期 長期

6．各種材料及物件出廠證明，質(zhì)量鑒定和測試報告 施工單位 長期 長期 7．隱蔽工程檢查驗收記錄 施工單位 長期 長期 8．材料、設(shè)備代用審批單 * 施工單位 長期 短期 9．質(zhì)量事故報告及處理記錄 施工單位 長期 長期

10．設(shè)備、電氣、儀表、安裝測試記錄 施工單位 長期 長期 11．管線標高、位置、坡度測量記錄 * 施工單位 長期 長期 12．工程質(zhì)量評定記錄 * 施工單位 長期 長期 13．工程決算 * 施工單位 永久 永久

14．竣工圖：(1)電氣專業(yè)竣工圖 * 施工單位 長期 長期(2)暖通專業(yè)竣工圖 *(3)給排水專業(yè)竣工圖 *(4)總體工程竣工圖 *

（三）工藝設(shè)備安裝工程 1．合同 建設(shè)、施工單位 短期 短期 2．施工預(yù)算 施工單位 短期 短期 3．工藝說明、流程路線圖 設(shè)計單位 長期

4．設(shè)備、材料開箱記錄、隨機工具、隨機備件清單 建設(shè)單位 短期 5．設(shè)備圖紙（含自制設(shè)備圖）說明書、計算材料 設(shè)計單位 長期 6．設(shè)備安裝、調(diào)試記錄 施工單位 長期 7．安裝決算 施工單位 永久 永久 8．安裝總結(jié) 施工單位 永久 永久

四、工程項目竣工階段文件材料

序 號 類型 文 件 材 料 名 稱 產(chǎn)生文件單位 保 管 期 限 主管機關(guān) 建設(shè)單位 施工單位 設(shè)計單位

（一）項目初驗文件材料 1．初驗申請報告和批復(fù) 建設(shè)單位和上級單位 長期 長期 2．初驗會議文件材料 建設(shè)單位 長期 長期

（二）試生產(chǎn)文件材料 1．生產(chǎn)技術(shù)參數(shù)性能及圖紙 建設(shè)或使用單位 永久 2．試生產(chǎn)計劃 建設(shè)或使用單位 短期 3．試生產(chǎn)記錄 建設(shè)或使用單位 長期

4．安全操作規(guī)程、事故分析、處理報告 建設(shè)或使用單位 長期 5．其它與試生產(chǎn)有關(guān)的文件材料 建設(shè)或使用單位 短期

（三）項目竣工

驗收文件材料 1．竣工驗收申請報告及批復(fù) 建設(shè)單位 上級主管部門 永久 永久 2．各單項驗收記錄（消防、環(huán)保、衛(wèi)生、勞動保護、檔案驗收）* 建設(shè)單位 長期 長期 3．項目竣工驗收會議材料 驗收單位 短期 永久

4．基建財務(wù)決算（固定資產(chǎn)移交單）* 建設(shè)單位 永久 永久 5．項目竣工驗收證書 * 驗收單位 永久 永久 6．項目審計文件 審計單位 長期 長期

（四）聲像材料 1．有關(guān)工程項目照片 * 建設(shè)單位 永久 2．有關(guān)工程項目錄像帶 * 建設(shè)單位 永久 3．有關(guān)工程項目錄音帶 建設(shè)單位 永久

說明：（1）凡打“*”的是建設(shè)單位向城建檔案部門報送的文件材料，文字部分一般為復(fù)印件，特殊情況可報送原件，竣工圖為藍圖。

（2）表列文件材料歸檔范圍適用于各類基本建設(shè)項目（包括更新改造項目），中外合資經(jīng)營項目、合作經(jīng)營項目的歸檔范圍也可參照此表執(zhí)行。附件二：

徐匯區(qū)工程項目設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍

一、設(shè)備儀器購置階段文件材料 序號 文件材料名稱 產(chǎn)生文件單位 設(shè)備儀器購置可行性研究、申請報告 建設(shè)單位、使用單位 2 設(shè)備儀器購置的批準文件 上級部門 購置設(shè)備儀器資金申請和批復(fù) 使用單位、上級部門 4 購置設(shè)備儀器洽談訂貨合同 使用單位、供貨單位 5 有關(guān)操作人員培訓(xùn)文件 使用單位、主管部門 6 設(shè)備儀器開箱驗收記錄 建設(shè)單位 7 設(shè)備儀器商檢、儲運文件 主管部門 設(shè)備儀器隨機文件材料（使用說明書、操作手冊、合格證、裝箱單等）供貨單位

二、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、運行維護階段文件材料 序號 文件材料名稱 產(chǎn)生文件單位 設(shè)備儀器安裝調(diào)試記錄 建設(shè)單位、使用單位 2 設(shè)備儀器驗收報告 建設(shè)單位、使用部門 設(shè)備儀器操作維護保養(yǎng)規(guī)程及安全技術(shù) 建設(shè)單位、使用單位 4 設(shè)備儀器檢修記錄 建設(shè)單位、使用單位 5 設(shè)備儀器事故處理記錄 建設(shè)單位、使用單位