第一篇：大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

第一條　為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱(chēng)電子文件，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條　機(jī)關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門(mén)應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專(zhuān)人（一般為單位或部門(mén)兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門(mén)）文書(shū)處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

第四條　凡有保存價(jià)值的電子文件，文件形成單位（部門(mén)）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條　電子文件的收集與積累要求

（1）收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JpEG、TIFF為通用格式；

（3）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；

（4）對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MpEG、AVI為通用格式；

（5）對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、Mp3為通用格式；

（6）對(duì)用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。

第六條　電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門(mén)）紙質(zhì)文件的分類(lèi)方案和整理方法進(jìn)行分類(lèi)、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等，不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體）；

（2）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)；

（3）電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門(mén)）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門(mén)）必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門(mén)）保存。

第八條　電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目

（1）載體有無(wú)劃痕、是否清潔；

（2）有無(wú)病毒；

（3）核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)和審核手續(xù)；

（4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；

（5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

第九條　綜合檔案室應(yīng)按照檢驗(yàn)要求對(duì)移交電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門(mén)）重新制作。

第十條　移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條　歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門(mén)）的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第十二條　電子文件歸檔每滿一年對(duì)涉及的電子文件形成單位（部門(mén)）和檔案室的設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查登記。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

第十三條　檔案室對(duì)保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存。

（1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。

第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時(shí)要遵守保密規(guī)定；利用者對(duì)歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷(xiāo)毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦寫(xiě)載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

第十六條　檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二篇：電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設(shè)需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，特制定本辦法。

第二條 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。

第五條 明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式，以保證電子檔案的質(zhì)量。

第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

第七條 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

第八條 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并 1

歸檔。

第九條 基本術(shù)語(yǔ)解釋

（一）電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存

儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)（硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等）、光盤(pán)（DVD、VCD）等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

（四）電子文件的真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信

息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息

和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利

用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果等信息。

（八）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格

式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門(mén)在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價(jià)值的均應(yīng)收集歸檔。

第十一條 收集積累的電子文件類(lèi)型，即收集范圍。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子

文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)

需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。

（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作

完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。

主要收集積累正式版本的電子文件。

（二）電子文件信息類(lèi)型

要收集積累的電子文件類(lèi)型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。

1、文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格

文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以Word、Excel、RTF、TXT為通用格式。

2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖

像文件。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收

集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

3、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

6、超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。

7、數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫(kù)文件以DBF、XLS文件為通用格式。

8、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。

對(duì)用專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專(zhuān)用軟件一并收集歸檔。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件

應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。

（二）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

（三）對(duì)產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)件保留。

第十三條 收集、積累方法

（一）及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

（三）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書(shū)檔案歸檔范圍。此外，還應(yīng)將各部門(mén)形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)文件和相關(guān)軟件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁(yè)）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門(mén)電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門(mén)歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《歸檔電子文件表》，與電子文件同移交給檔案管理部門(mén)歸檔。

（二）對(duì)存儲(chǔ)在載體（磁帶、光盤(pán)）的電子文檔向檔案管理部門(mén)存檔時(shí)，應(yīng)在載體上標(biāo)注文件的內(nèi)容、類(lèi)別、日期等。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)存儲(chǔ)相應(yīng)的查看軟件。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作，包括對(duì)電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)等。各部門(mén)要對(duì)歸檔的電子文件要進(jìn)行文件真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

（二）電子文件檢驗(yàn)合格的分別由移交部門(mén)和接收部門(mén)填寫(xiě)《歸檔電子文件表》，雙方簽字，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門(mén)保管，一份由交檔案管理部門(mén)保管。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門(mén)后，要及時(shí)進(jìn)行備份。檔案部門(mén)要對(duì)歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。

第十八條 檔案部門(mén)對(duì)接收入的電子檔案要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)、補(bǔ)救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專(zhuān)門(mén)的保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體要注意防磁、防光、防塵、有害氣體等，并注意溫度和濕度控制，防止強(qiáng)磁干擾。

第三篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國(guó)家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會(huì)組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱(chēng)電子公文，是指在電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生并依賴(lài)各辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價(jià)值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實(shí)、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門(mén)負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。電子公文運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實(shí)、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門(mén)和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門(mén)應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號(hào)）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書(shū)類(lèi)電子文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號(hào)）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號(hào)（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號(hào)、保管期限、、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題、盒號(hào)、件號(hào)）、題名、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、日期、保管期限、密級(jí)等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對(duì)照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)參照《天津市文書(shū)檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對(duì)紙質(zhì)文件及時(shí)收集、整理、歸檔，并進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲(chǔ)位置。

第十二條 檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級(jí)檔案館移交的要求，對(duì)接收后的電子公文進(jìn)行規(guī)范化整理、補(bǔ)錄、鑒定、存儲(chǔ)、備份等工作。

第十三條 各類(lèi)電子公文的歸檔范圍和保管期限按國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報(bào)告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過(guò)程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過(guò)程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見(jiàn)。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過(guò)程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國(guó)家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時(shí)除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件；

專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實(shí)性：要建立對(duì)歸檔電子公文操作者的身份識(shí)別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)歸檔電子公文實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對(duì)歸檔操作進(jìn)行記錄。

（二）完整性：要對(duì)電子公文處理過(guò)程中的各類(lèi)操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對(duì)歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項(xiàng)和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對(duì)歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測(cè)，確保不攜帶病毒；若有存儲(chǔ)載體應(yīng)保持清潔、無(wú)劃痕，確保載體可識(shí)別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時(shí)間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對(duì)集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對(duì)照紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。

（三）電子公文在檢查無(wú)誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項(xiàng)內(nèi)容可由系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁(yè)上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫(xiě)《歸檔電子公文登記表》（首頁(yè)）的各項(xiàng)內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁(yè)）（見(jiàn)附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對(duì)應(yīng)。

（六）對(duì)于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時(shí)間與方式

（一）電子公文可實(shí)時(shí)歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門(mén)采用專(zhuān)用軟件進(jìn)行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國(guó)家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門(mén)要進(jìn)行定期備份，參照《天津市電子檔案?jìng)浞莨芾硪?guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過(guò)保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷(xiāo)毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書(shū)類(lèi)電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號(hào)）向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行?！短旖蚴须娮庸臍w檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號(hào)）同時(shí)廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第四篇：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

文章標(biāo)題：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

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第一條為進(jìn)一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。

第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

第三條檔案室對(duì)電子文件歸檔及管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條凡有保存價(jià)值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時(shí)向單位檔案部門(mén)歸檔。

第六條電子文件物理歸檔的基本要求：

（1）辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行物理歸檔；

（2）電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類(lèi)方案和整理方法進(jìn)行分類(lèi)、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)

等，不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體）；

（3）經(jīng)過(guò)過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；

（4）專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；

（5）歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類(lèi)別、密級(jí)及保管期限；

第七條電子文件歸檔時(shí)，《電子文件登記表》、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第八條電子文件形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。

第九條電子文件在無(wú)紙化辦公過(guò)程中，應(yīng)采取安全措施，保證不會(huì)非正常改動(dòng)。

第十條各電子文件形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專(zhuān)用存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完

整與安全。

第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交接收檢驗(yàn)登記表》，檢驗(yàn)表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由

電子文件形成單位保存。

第十二條電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目：

（1）載體有無(wú)劃痕、是否清潔等；

（2）有無(wú)病毒；

（3）核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及審核手續(xù)；

（4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；

（5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整；

第十三條檔案室按照檢驗(yàn)要求對(duì)進(jìn)館電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作。

第十四條移交檔案館的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十五條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35-45。

第十六條電子文件歸檔每滿1年對(duì)涉及的電子文件形成單位和設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。

設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。

第十七條檔案保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

（1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。

第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。

第十九條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

第二十條歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷(xiāo)毀，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀。

第二十一條檔案館應(yīng)定期對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第二十二條本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

《公司電子文件歸檔及管

理規(guī)定》來(lái)源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司電子文件歸檔及管理規(guī)定。

第五篇：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

2007-01-15 09:28范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等辦公自動(dòng)化過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類(lèi)的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2 引用標(biāo)準(zhǔn)（略）定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3.1 電子文件 Electronic Records

能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2 電子檔案 Electronic Archives

具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)

3.3 邏輯歸檔 Logical Filing

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

3.4 物理歸檔 Physical Filing

指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程?？倓t

4.1 電子文件形成單位指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,保證管理工作的連續(xù)性。

4.2 電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

4.3 電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé),電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。

4.4 檔案部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量。

4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時(shí)就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

4.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

4.7 具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。電子文件的收集與積累

5.1 收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2 收集積累要求

5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保

留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)在彼此間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

5.2.3 在“無(wú)紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。

5.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)。

5.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

5.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

5.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

5.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。

5.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件；如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。

5.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

5.3 收集、積累方法

5.3.1 及時(shí)接照要求制作電子文件備份。

5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見(jiàn)附錄A

5.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。

5.3.6 電子文件類(lèi)別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。6 電子文件的整理

6.1 電子文件的整理,應(yīng)按、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

6.2 電子文件應(yīng)填寫(xiě)電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

6.3 歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě)登記表首頁(yè)，以份為單位填寫(xiě)續(xù)頁(yè)，見(jiàn)附錄B。電子文件的歸檔

應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。

7.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。

7.2 歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

7.3 檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。

7.4 歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。

7.4.1 有效性和完整性鑒定

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

7.4.2 保管期限的劃分

電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.5 歸檔要求

7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案部門(mén)。其歸檔工作，除存儲(chǔ)格式和位置不變外，其它均應(yīng)參照國(guó)家文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.5.2 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

7.5.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等。禁用軟磁盤(pán)作歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

7.5.4 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)檔號(hào)、題名、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁寫(xiě)操作的狀態(tài)。

7.5.5 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

7.5.6 需要長(zhǎng)期保存的電子文件；應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類(lèi)型載體上,如果采用專(zhuān)用軟件,應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門(mén)保留時(shí)間至少1年。

7.5.8 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行集中保管。

8.1 檢驗(yàn)

8.1.1 檔案保管部門(mén)應(yīng)配備滿足對(duì)電子文件進(jìn)行讀取處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

8.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目

8.1.2.1 載體有無(wú)劃痕，是否清潔。

8.1.2.2 有無(wú)病毒。

8.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。

8.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。

8.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見(jiàn)附錄C。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

8.2 移交手續(xù)

驗(yàn)收合格后，檔案保管部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見(jiàn)附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。

8.3 保管要求

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

8.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35℃-45℃。

8.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。

8.4 有效性保證

8.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)與電子文件讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

8.4.2 對(duì)磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

8.4.4 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入 電子檔案管理登記表，見(jiàn)附錄D。

8.5 利用

8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。

8.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。

8.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

8.6 電子檔案的鑒定銷(xiāo)毀

8.6.1 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.6.2 電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。

8.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

8.7 統(tǒng)計(jì)

檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)按對(duì)電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。