第一篇：秘書學(xué)考試重點(diǎn)

秘書工作的特點(diǎn)是什么？

（1）輔助性

“輔助”是相對于“主導(dǎo)”而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。地位再高的秘書也終究是比他更高一級的領(lǐng)導(dǎo)的助手。各級各類秘書人員都必須認(rèn)清自己的助手地位，認(rèn)清自己工作的輔助性質(zhì)。

（2）綜合性

所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時(shí)性的、突發(fā)的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡易的工作，又要操作復(fù)雜的工作。它們類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。

（3）機(jī)密性

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機(jī)關(guān)、企業(yè)、私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。

（4）服務(wù)性

秘書職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)，具有明顯的服務(wù)性，但又有其自己的特點(diǎn)。除了“服務(wù)的直接性”和“服務(wù)的穩(wěn)定性”之外，秘書服務(wù)還具有“廣泛性”。1985年全國秘書長會議上，中央?yún)s提出了秘書工作要做到“三個(gè)服務(wù)”。①為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)②為本機(jī)關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)③為下級機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。通俗地說，秘書工作應(yīng)對“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。當(dāng)然首要的是為領(lǐng)導(dǎo)、為上司、為雇主服務(wù)，但也不能忽視另外兩個(gè)服務(wù)。

秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？

1.精簡原則。人員精簡是為了提高工作效率，避免人浮于事。

2.縱向?qū)哟伪M量少?？v向?qū)哟问菫榱松舷聹贤üぷ鞣奖?、及時(shí)，避免中間阻隔和官僚主義。

3.橫向幅度可適度加大。橫向幅度大事因?yàn)槊貢ぷ魃婕懊鎻V、頭緒多，事務(wù)繁雜。秘書工作機(jī)構(gòu)有哪些職能？

1.助手職能：例如幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日程文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷與時(shí)間等。

2.參謀職能：例如調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息材料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐功能。

4.協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。

5.保密職能：秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密回憶、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能。

6.公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。秘書部門還應(yīng)本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種關(guān)系。女性秘書自我保護(hù)意識和方法

有了自我保護(hù)意識，還需要自我保護(hù)方法。有經(jīng)驗(yàn)和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，概而言之是：堅(jiān)持原則，靈活對待，防微杜漸，自尊自愛。具體方法主要有： 工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)，不浮夸，不取巧；

穿著打扮樸素優(yōu)雅，不艷麗，不新潮；

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻；

對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

不接受分外的報(bào)酬和貴重的禮物；

不參與同事關(guān)于男女情事的談話；

不在上司辦公室作非工作性的逗留；

不聆聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；

不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；

不接受男性上司或同事的單獨(dú)邀請；

盡量少參與男性上司的家庭事務(wù)或個(gè)人應(yīng)酬；

盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；

及時(shí)表明你已婚或已有男朋友；

不得已時(shí)可提出辭職，以擺脫糾纏；

必要時(shí)依靠法律，尋求保護(hù)。

秘書應(yīng)怎樣處理好與上司的關(guān)系？

1、秘書與上司關(guān)系的特征

（1）工作上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司為主，秘書為輔、為從。

（2）知識、能力、體力、思維的補(bǔ)充性。秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應(yīng)該是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。

（3）人際關(guān)系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關(guān)系是首屬關(guān)系，建立并鞏固這種首屬關(guān)系，對秘書的工作成果和事業(yè)前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘書與上司在工作上是“主從”關(guān)系，而決不是“主奴”關(guān)系。秘書應(yīng)保持人格上的獨(dú)立性，不應(yīng)該成為上司的附庸或其他。

2、秘書與上司關(guān)系的處理原則

（1）主動(dòng)配合、適應(yīng)。秘書應(yīng)善于理解上司的工作意圖，主動(dòng)配合上司做好各項(xiàng)工作，而不能撥一撥，動(dòng)一動(dòng)。

（2）服從，但不盲從。秘書對上司的基本態(tài)度是服從，這也是秘書職業(yè)特征的要求。尤其是初級秘書對資深上司，服從就更多一些。上司對秘書尤其是中高級秘書常有咨詢的可能，秘書也有提出建議甚至不同意見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對各種法規(guī)、制度更為熟悉，自然負(fù)有對上司某種程度監(jiān)督的責(zé)任。因此，秘書對上司不能盲從。

（3）委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸。秘書應(yīng)該采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，讓上司自己發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，或是等待一定的時(shí)間再做請示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。

（4）維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司服務(wù)，還應(yīng)該力所能及地執(zhí)行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過直接上司向更高一級上司請示。秘書既應(yīng)維護(hù)直接上司的威信和利益，也應(yīng)維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

怎樣做好日程安排工作

1、服從于組織的總目標(biāo)和整體計(jì)劃：上司的工作只是整個(gè)機(jī)關(guān)的、單位工作的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時(shí)，首先應(yīng)該考慮的是服從于組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和整體計(jì)劃，要顧及主管上司上下左右的工作配合、工作制約，如發(fā)現(xiàn)有沖突，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上司，征得同意后進(jìn)行協(xié)調(diào)、解決。

2、區(qū)分輕重緩急：秘書應(yīng)對上司的工作任務(wù)、各種會議、經(jīng)常聯(lián)系的同事和客人、計(jì)劃中的出差、社會交往乃至休假等等大大小小的活動(dòng)進(jìn)行全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩

急，先遠(yuǎn)后近、先重后輕，先外后內(nèi)，按年、月、周、日作出初步安排。

3、隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整：秘書不可墨守成規(guī)，而應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，仍應(yīng)根據(jù)先重后輕、先外后內(nèi)的原則隨時(shí)做補(bǔ)充、更改或取消。

4、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學(xué)、合理的工作日程表。而且還有責(zé)任幫助上司實(shí)施。包括幫助上司記憶工作的內(nèi)容和時(shí)間表，及時(shí)提示和督促，將上司的重要活動(dòng)通知有關(guān)的同事及汽車司機(jī)，并要求他們與上司密切配合等等。

5、酌留彈性、勞逸結(jié)合：安排上司的工作日程切不可滿打滿算，一般不超過工作量的50%。既要考慮到臨時(shí)增加的內(nèi)容，又要留出足夠的時(shí)間讓上司做準(zhǔn)備，免得窮于應(yīng)付，反而達(dá)不到工作效果，也應(yīng)該注意上司的勞逸結(jié)合，白虎上司的身體健康和情緒穩(wěn)定。

收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？

收文處理程序：

（1）簽收、拆封和登記。

簽收。要對照文件投遞清單或送文登記薄認(rèn)真清點(diǎn)，做到四個(gè)“查清”。

拆封。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。登記。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式。

（2）分辦和傳閱。

（3）擬辦與批辦。

擬辦。文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

批辦。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

（4）承辦、催辦和注辦。

承辦。指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

催辦。指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。

主辦。也稱辦復(fù)。指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡單注明。發(fā)文辦理程序：

（1）擬稿、審核與簽發(fā)。

擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

審核。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”。

簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（2）繕印與校對。

繕印。指對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。

校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（3）用印、登記與封發(fā)。

用印。是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。

登記。主要是為了便于對文件的管理和查找。

封發(fā)。指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

公文立卷的意義。

（1）公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，為檔案工作打下了基礎(chǔ)。

什么是案卷歸檔？怎樣進(jìn)行案卷歸檔？

案卷歸檔：有關(guān)某一題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管。

(1)案卷目錄的編制。案卷目錄的項(xiàng)目有：案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等。

有2種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。

（2）檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。編制的內(nèi)容有：文號索引，文件分類目錄。

（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。要注意歸檔范圍，歸檔時(shí)限和歸檔要求。

溝通有哪些類型和方法？

溝通，由不同的標(biāo)準(zhǔn)可分不同的類型和方法。從組織關(guān)系來分，可分為內(nèi)部溝通和外部溝通；又可分為上行溝通、下行溝通、平行溝通。從溝通的一般關(guān)系來劃分分為

1）單向溝通。即一方向另一個(gè)特定的對象作單線的定向溝通，只要求對方接受、了解，而不要求對方回復(fù)的溝通。

2）雙向溝通。即要求對方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。

3）多向溝通。即一方同時(shí)向兩個(gè)以上的對象所做的呈輻射型的溝通。

溝通的主要方法分

1）直接溝通。即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。

2）間接溝通。即通過第三方中介或媒介所傳達(dá)的溝通。

3）明示溝通。即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通

意圖，這是常用的、基本的方法。

4）暗示溝通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例題

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團(tuán)來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項(xiàng)十分重要的工作。我應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手工作。首先，應(yīng)該組織整個(gè)接待小組的同志溫習(xí)有關(guān)外事接待工作的規(guī)定，也要了解當(dāng)前中日關(guān)系的基本現(xiàn)狀以及日本在國際國內(nèi)的一些基本情況。其次，要詳細(xì)了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當(dāng)了解日本的政治經(jīng)濟(jì)和文化習(xí)俗，擬好接待計(jì)劃，做好各個(gè)方面的聯(lián)系和準(zhǔn)備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導(dǎo)人，以及外賓的參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排。

第二篇：秘書學(xué)重點(diǎn)整理

秘書學(xué)重點(diǎn)整理

題型：選擇10*2=20分

簡答6*5=30分

論述20分

案例分析30分

（通訊與辦公室操作工作那一大塊會出一個(gè)案例分析）

1、秘書的職業(yè)特征

美國“全美秘書協(xié)會”曾對秘書職業(yè)提出過這樣的要求：

像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；像政治家一樣有靈敏的頭腦；像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)；有良好的速記能力以及文字功夫；諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；能熟練地對各種文件資料進(jìn)行整理歸類。

第一，服務(wù)的直接性。

秘書的服務(wù)有兩種情況：一是群體為群體服務(wù)；另一是秘書人員單獨(dú)為領(lǐng)導(dǎo)人、上司或雇主“一對一”服務(wù)。

秘書服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么，秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。

第二，服務(wù)的穩(wěn)定性。

很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。秘書與其服務(wù)對象之間卻有相對的固定性。在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”。

第三，知識化。

秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以辦公室或稱“寫字間”為主要工作地點(diǎn)，以筆墨、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、電腦等現(xiàn)代工具、設(shè)備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于“白領(lǐng)”階層。中、高級秘書還被稱為“參謀”、“顧問”、“外腦”，屬于“智囊型”人物。

從世界范圍來看，秘書隊(duì)伍比較年輕。發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲。從主觀上說，很多的大專院校畢業(yè)生把秘書當(dāng)作理想職業(yè)，但不當(dāng)作終身職業(yè)。他們普遍認(rèn)為當(dāng)秘書待遇較高，工作環(huán)境、條件好，接觸人多，工作內(nèi)容復(fù)雜，是鍛煉、培養(yǎng)能力的好職業(yè)，又把秘書崗位看作是由操作層通向管理層的最好階梯。在秘書崗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或獨(dú)立工作。他們留下的秘書職位又會被更年輕的大專畢業(yè)生接替?？陀^上，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等，這些是年輕人的優(yōu)勢。

第五，女性化

大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維，樂于做程序化、重復(fù)性的工作，適合做體力較輕而技術(shù)要求規(guī)范、單純的工作。而秘書尤其是中、初級秘書的工作正是這種性質(zhì)。所以，西方國家中，中、初級秘書女性達(dá)90%。而高級秘書側(cè)重于調(diào)查研究、出謀劃策，側(cè)重于邏輯思維和高科技，工作富于變動(dòng)和挑戰(zhàn)性，因此男性較多。

2、秘書工作的內(nèi)容

（辦文、辦會、辦事）

我國政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位秘書工作大致有15項(xiàng)：

文書撰寫、文書制作、文書處理、檔案管理、會議組織、調(diào)查研究、信息資料工作、信訪工作、接待工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、日程安排、日常事務(wù)、辦公室管理、其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。

目前新增加： 網(wǎng)站、網(wǎng)頁管理，值班、突發(fā)事件處理，公關(guān)工作

3、秘書工作的特點(diǎn)

（1）中介性

第一，秘書部門、秘書人員是憑借所處的中介位置開展工作的；

第二，秘書工作過程是一個(gè)中介過程；

第三，秘書人員必須樹立中介觀念。（2）輔助性

秘書機(jī)關(guān)是輔助機(jī)關(guān)，秘書部門在一個(gè)機(jī)關(guān)單位屬于行政總樞的一個(gè)工具。秘書工作人員只能以領(lǐng)導(dǎo)意見為依據(jù)，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，可以提意見、建議和方案，只有被采納后，才能以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名義去貫徹執(zhí)行。（3）政策性

政策是秘書部門和秘書本人所必須貫徹執(zhí)行的。秘書長、辦公廳（室）主任以及秘書本人是經(jīng)常分析、檢查、總結(jié)本系統(tǒng)、本單位執(zhí)行路線、方針、政策和法令的情況，每一件秘書工作都要貫徹政策。法規(guī)是政策的條理化和規(guī)范化，執(zhí)行法規(guī)和落實(shí)政策是一致的。（4）綜合性

相對職能部門的專業(yè)性和單一性而言，秘書工作涉及方方面面，既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行性工作，又有臨時(shí)的、突發(fā)的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復(fù)雜的工作。它門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。這些工作雖各有職能部門主管，但都與秘書工作直接、間接相關(guān)。（5）機(jī)密性

秘書緊靠領(lǐng)導(dǎo)，接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會最多，經(jīng)常參與研究各種機(jī)密問題，負(fù)責(zé)機(jī)密文件的起草和保管，這就使秘書工作具有高度的機(jī)密性。秘書人員必須嚴(yán)守保密規(guī)定、紀(jì)律。（6）服務(wù)性

秘書工作就是為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級部門、平級職能部門、下級機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。即秘書工作應(yīng)對“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。首要的是為領(lǐng)導(dǎo)、上司、雇主服務(wù)，但也不能忽視其他的服務(wù)。

4、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)（1）機(jī)密性

秘書部門處于中樞地位，又掌管機(jī)密文件（政治、經(jīng)濟(jì)、人事、商業(yè)、科技等），組織和參加各種會議（部分涉及機(jī)密）承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全保衛(wèi)。（2）輔助性

相對于領(lǐng)導(dǎo)部門是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當(dāng)參謀與助手。（3）綜合性

相對于其它職能部門而言（行政機(jī)關(guān)的職能部門，或企業(yè)中的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等部門），工作繁雜，涉及上下左右各個(gè)方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性。（4）服務(wù)性

相對于整個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言，是一個(gè)綜合性辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級機(jī)關(guān)服務(wù)，也為下級組織、其它部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù)。（5）中介性

秘書機(jī)構(gòu)負(fù)有上情下達(dá)，下情上達(dá)，左右通氣，內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的職能，發(fā)揮著橋梁和紐帶作用。秘書機(jī)構(gòu)在內(nèi)外關(guān)系中，尤其是信息傳遞中，中介作用相當(dāng)突出。（6）設(shè)置的普遍性

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置不以機(jī)關(guān)單位的性質(zhì)為轉(zhuǎn)移，其基本職能也沒有差異，只是秘書機(jī)構(gòu)在運(yùn)作過程中所涉及的專業(yè)和行業(yè)方面的內(nèi)容有所不同而已。

5、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能（仔細(xì)看）

（1）助手職能

無論是輔助決策、協(xié)助管理還是承辦各種實(shí)務(wù)，無不體現(xiàn)了幫助領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，起到領(lǐng)導(dǎo)的直接助手的作用。

第一，加強(qiáng)與人事、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、研究發(fā)展等職能管理型參謀機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，從多側(cè)面、角度分析研究問題；第二，要與政策研究室等政策研究型參謀部門的密切配合，提高輔助決策的水平；第三，加強(qiáng)與工程技術(shù)型參謀機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與合作，增加輔助決策的科學(xué)性。

（2）參謀職能

經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出主意、提供信息、作出咨詢。（3）樞紐職能（溝通上下，聯(lián)系左右）

（4）協(xié)調(diào)職能

（溝通、協(xié)商以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一）

（5）保密職能（由于負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，因而??）

（6）公關(guān)職能

（在不設(shè)公關(guān)部門，沒有專職公關(guān)人員的組織中。“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”）（7）溝通信息職能（8）管理事務(wù)職能

（9）辦文辦會、督促檢查職能等

6、秘書人員的自我管理

﹡工作管理: 有計(jì)劃，分輕重緩急，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求 ﹡行為管理: 言談、舉止、態(tài)度要分場合、對象等 ﹡時(shí)間管理: 科學(xué)支配和利用時(shí)間

﹡辦公環(huán)境管理: 辦公室、桌及用品，內(nèi)外環(huán)境

（異性秘書與上級的關(guān)系處理問題會出一個(gè)論述題，至少從三部分述說，性別特征、工作特征、特殊關(guān)系）

7、女性秘書的自我保護(hù)

工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)，不浮夸，不取巧；穿著打扮樸素幽雅，不艷麗，不新潮；言談舉止端莊大方，不買弄，不輕佻；對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；不接受份外的報(bào)酬和貴重的禮物；不參與同事關(guān)于男女情事的談話；不在上司的辦公室作非工作性的逗留；不聆聽男性上司或同時(shí)婚姻不幸的傾訴；不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；不接受男性上司或同事的單獨(dú)邀請；盡量少參與男性上司的家庭事務(wù)或個(gè)人應(yīng)酬；盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中注意言行細(xì)節(jié)；及時(shí)表明有無男友、丈夫；不得已時(shí)可提出辭職以避免糾纏；必要時(shí)依法尋求保護(hù)。

8、男性秘書與女性領(lǐng)導(dǎo)相處

充分尊重女性領(lǐng)導(dǎo)；適應(yīng)其工作特點(diǎn)，與之合拍工作（誠實(shí)、細(xì)心、周全）；要善于給女性領(lǐng)導(dǎo)“補(bǔ)臺”（重大問題獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，領(lǐng)導(dǎo)決策有欠缺，盡量挽救損失，做好本職工作不讓領(lǐng)導(dǎo)分心，主動(dòng)承擔(dān)不適合女性工作）；要準(zhǔn)確把握與女性領(lǐng)導(dǎo)相處的“度”。

9、秘書與主管上司的關(guān)系（1）秘書與上司關(guān)系的特征

A、工作上的主從性；

B、知識、能力、體力、思維的補(bǔ)充性 C、人際關(guān)系的首屬性 D、人格上的平等性。

（2）秘書與上司關(guān)系的處理原則

A、主動(dòng)配合、適應(yīng)

（明確授權(quán)的工作，獨(dú)立完成，不必請示；未授權(quán)的，憑經(jīng)驗(yàn)先請示后執(zhí)行，哪些要先請示，哪些是先做后匯報(bào)。要適應(yīng)上司的工作方法和習(xí)慣，如事務(wù)型的，秘書照章辦事，不出差錯(cuò)；學(xué)者型的，要多動(dòng)腦筋，提出多種方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇；開明型的，領(lǐng)導(dǎo)就是布置和檢查，秘書應(yīng)全盤考慮，步步為營；“放任”型的，秘書更應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任感。）B、服從、但不盲從；

（與軍人的絕對服從不同，秘書是助手、參謀，對工作可以提建議甚至意見；秘書接觸的文件多，自然富有對上司某種程度的監(jiān)督。）C、委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸

（發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，不能立即正面提意見，尤其有他人在場，應(yīng)委婉含蓄，讓上司自己發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，或等待一定的時(shí)間在作請示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定）D、維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

（理解上司實(shí)行的方針，上司的人格和行為，上司對部下的期待，上司的工作方法和特點(diǎn)，上司的好惡及對問題的看法，上司的處境和心情，上司的難處。）

10、怎樣與不同性格的領(lǐng)導(dǎo)相處 ? 與冷靜的領(lǐng)導(dǎo)相處

這樣的領(lǐng)導(dǎo)說話不多，舉止安順；高興不會大笑，不會手舞足蹈；悲痛不會大哭，不會逢人訴說；認(rèn)為對的，不會拍手稱許，不會熱烈表示贊成；他的舉止，始終保持常態(tài)。

遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張，只要負(fù)責(zé)執(zhí)行計(jì)劃，但要有詳細(xì)記載，不能有所疏忽。如遇困難，最好自行解決，不必請求，只要事后口頭報(bào)告，但應(yīng)避免夸張，以輕描淡寫為好。? 與熱忱的領(lǐng)導(dǎo)相處

遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，你必須明白他的熱情不會持久，要受寵不驚，不即不離。如有主張或建議，要采取零賣的方法，；認(rèn)為不對的，不必當(dāng)面爭辯。? 與豪爽的領(lǐng)導(dǎo)相處

遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，那真值得慶幸。只要善用你的能力，表現(xiàn)出過人的工作成績，只要時(shí)機(jī)成熟，絕對不用擔(dān)心沒有發(fā)展的機(jī)會。他自己長于才氣，所以最愛有才氣的人。

? 與傲慢的領(lǐng)導(dǎo)相處

如果遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，與其取寵獻(xiàn)媚，自污人格，不如謹(jǐn)守崗位，落落寡合。一有機(jī)會，你就表現(xiàn)出你獨(dú)特的本領(lǐng)，只要你是個(gè)人才，他會另眼相看。? 與陰險(xiǎn)的領(lǐng)導(dǎo)相處

這種人，對不如意的事，好施報(bào)復(fù)，對不如意的人，易設(shè)法剪除。由疑生忌，由恨生狠，輕拳還重拳，且先下手為強(qiáng)，寧可打錯(cuò)好人，不肯放過壞人。其人喜怒不形于色。你只能如履薄冰，兢兢業(yè)業(yè)，賣力隱智。? 與平庸的領(lǐng)導(dǎo)相處

其特點(diǎn)：能力差卻事事插手；決策武斷，聽不見意見；水平不高卻擔(dān)心身邊的人看不起；成績不多常爭槍下屬的功勞。

你最好“既來之，則安之”，不如善待領(lǐng)導(dǎo)。弱將手下照樣出強(qiáng)兵，你的期望值要合理，要扶助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。? 與優(yōu)柔寡斷的領(lǐng)導(dǎo)相處

其特點(diǎn)：決策時(shí)左思右想，猶豫不決；辦事畏手畏腳，小心翼翼；事后常常后悔不迭，抱怨連天。

你應(yīng)該貼近領(lǐng)導(dǎo)，取得信任；說服應(yīng)有耐心，不可急于求成；爭取領(lǐng)導(dǎo)的承諾，防止朝令夕改。? 與多疑的領(lǐng)導(dǎo)相處

其特點(diǎn)：過度警惕，對下屬的言行多仔細(xì)琢磨；不信任下屬，凡事要問個(gè)究竟；懷疑下屬背著自己說壞話；缺乏自信。

你必須做事小心謹(jǐn)慎；常匯報(bào)，多請示；善于給領(lǐng)導(dǎo)鼓氣。? 與武大郎開店型的領(lǐng)導(dǎo)相處

這樣的領(lǐng)導(dǎo)是容不下部屬才能超過自己、妒忌下屬才能的某些領(lǐng)導(dǎo)。

你要注意：表現(xiàn)才能有度；表現(xiàn)才能有“方”（開辟自己的領(lǐng)域，發(fā)揮自己的專長，避免與領(lǐng)導(dǎo)的特長沖突）；適當(dāng)在某些方面表現(xiàn)“差”一些；謙虛謹(jǐn)慎，把功勞歸于大家（防止領(lǐng)導(dǎo)妒忌，同事敏感）。? 與彼此不團(tuán)結(jié)的領(lǐng)導(dǎo)相處

四要四不要：

要保持距離，不過分親熱；要雙手端平，不后此薄彼； 要“超然事外”，不介入矛盾；要巧妙溝通，不隔岸觀火。? 與新來的領(lǐng)導(dǎo)相處

要盡可能去了解新任上級；準(zhǔn)備一份個(gè)人簡歷（只需一頁）交給新上任領(lǐng)導(dǎo)；無論你是多么厭惡原來的上級，也不要貶低他。? 與火爆脾氣的領(lǐng)導(dǎo)相處

要管好“火源”（認(rèn)真做好本職工作，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事不拖拉，事前做好各種準(zhǔn)備，說話不要太嗆）；控制火勢（不能火上加油，而應(yīng)以柔克剛，不讓火勢蔓延）；把握火候（擇機(jī)進(jìn)言，講明發(fā)火對身體、同事、工作的不利，遇事要冷靜、理智）；正確對待領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火。正確對待領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火：

（1）不馬上反駁或憤憤離開；（2）不中途打斷領(lǐng)導(dǎo)者的話，為自己辯護(hù)；（3）不要表現(xiàn)出漫不經(jīng)心或不屑一顧；（4）不文過飾非，嫁禍于人；（5）不故意嘲笑對方；（6）不用刻薄的含沙射影的語言給領(lǐng)導(dǎo)者某些暗示；（7）不對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反批評；（8）不轉(zhuǎn)移話題，假裝沒聽懂對方的話；（9）不故作姿態(tài)，虛情假意；（10）不灰心喪氣，影響工作。? 與疾賢妒能的領(lǐng)導(dǎo)相處

這樣的領(lǐng)導(dǎo)的典型特征是害怕追隨者的競爭，不能容忍下屬超過自己。

對策：不可讓領(lǐng)導(dǎo)自慚形穢；謙恭請教；在領(lǐng)導(dǎo)長處之外發(fā)揮自己的長處；尋求組織解決；適當(dāng)在某些方面表現(xiàn)差一些。? 與自私的領(lǐng)導(dǎo)相處

潔身自好；沉默；有原則地待上級受過。

11、設(shè)備與用品的管理 辦公設(shè)備的管理：

種類：電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝錄機(jī)、幻燈機(jī)、投影儀；文字處理機(jī)、口授錄音設(shè)備、訂書機(jī)、信封啟口機(jī)、信封封口機(jī)、信件折疊機(jī)、速印機(jī)、微型膠印機(jī)等

? 較重要的辦公設(shè)備，置辦時(shí)一般在年初由秘書定計(jì)劃、做預(yù)算，主管上司批準(zhǔn)交秘書或總務(wù)人員購辦。

? 要有正式發(fā)票，票物齊全相符，由秘書驗(yàn)收登記后方可進(jìn)入辦公室。? 主要任務(wù)：保證辦公設(shè)備完好，提高其利用率。? 管理的主要內(nèi)容：

建立專人使用、專人保管的責(zé)任制；

建立辦公設(shè)備的檔案登記制度，保證有關(guān)資料的完備；

協(xié)助上司制定使用操作規(guī)范，平時(shí)嚴(yán)格使用或督促使用；

注意保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)檢修；

關(guān)注最新辦公設(shè)備的技術(shù)進(jìn)步，為采購提供建議 ? 辦公用品的管理

購買和分配辦公用品、儲備辦公用品

12、郵件拆封的規(guī)范 ①.確定拆信的種類

秘書在工作之前就要掌握哪些郵件是可以自己拆封，哪些不允許，應(yīng)和上司達(dá)成協(xié)議或規(guī)定。②.郵件拆封的要點(diǎn)

（1）拆封的要求（敲、剪刀、信封不能丟、內(nèi)容完整、信紙+信封裝訂）（2）拆封后的檢查（核對全部信息）（3）誤投郵件的處理

13、呈送上司閱辦的郵件 注意事項(xiàng)：（1）使用不同顏色的文件夾存放不同的文件；（優(yōu)先文件用紅色，機(jī)要文件用藍(lán)色，私人文件用綠色，例行文件用黃色）（2）在呈送之前對郵件進(jìn)行分類：緊急件；急件；普通件；（3）某些郵件和參考資料放在一起呈送上司；（4）請示上司是否需要復(fù)印親筆信。

14、傳閱的郵件

（1）涉及數(shù)個(gè)部門的郵件；（按順序傳閱，閱后簽字）（2）涉及數(shù)人的郵件。

15.上司出差時(shí)郵件的處理

（1）把信件按重要性分開，把每封郵件的內(nèi)容大致記錄；（2）秘書也可以把郵件交給單位內(nèi)有權(quán)處理的人回復(fù)；（3）也可將積壓的郵件分別放入紙袋，并且分類。

16、會議座位安排：

記得筆記：右高左低、中座為尊、面門為上、觀景為佳、臨墻為好 PPT上：

1)按照不同的慣例排列主席臺席位

按照我國慣例：先左后右，左高右低，前排為主，后排為次，其他的依次類推。

按照國際慣例：座次安排應(yīng)是右高左低。2)根據(jù)需要安排與會人員的座次

按姓氏筆畫、按地理位置排列、按行業(yè)系統(tǒng)排列。

國內(nèi)會見，賓主按身份高低排座，各坐一邊；涉外會見，主左客右的國際慣例

17、接待工作的原則和基本禮節(jié) 1)熱情周到

2)禮儀大方

儀容儀表、言談舉止、見面禮節(jié)、次序禮儀 3)勤儉節(jié)約

遵守規(guī)章

4)安全保密

安全（駐地、交通、飲食、工作事宜）；

保密（會談、文件、活動(dòng)安排）；

迎來送往過程中掌握言談舉止的分寸，內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

18、會務(wù)工作分工

一般大型會議設(shè)秘書處來負(fù)責(zé)會議的組織和協(xié)調(diào)工作，下設(shè)的工作小組可以是: 1.秘書組（負(fù)責(zé)日程、人員安排、文件、簡報(bào)、檔案等文字工作）

2.總務(wù)組(負(fù)責(zé)會場、接待、食宿、交通、衛(wèi)生、文娛活動(dòng)，以及車輛調(diào)度、設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及籌措，財(cái)務(wù)管理等）

3.宣傳組（制定會議公關(guān)計(jì)劃，組織、安排記者采訪，提供新聞稿，承辦記者招待會，錄制會議音像資料等）

4.保衛(wèi)組（負(fù)責(zé)大會的安全保衛(wèi)工作）

19、會議日程

會期一天或以上，就應(yīng)該排定會議的日程表。

會議日程安排是把會議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按照單位時(shí)間具體落實(shí)，不僅包括會議議題內(nèi)容，還包括其他活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等。

（異性秘書與上級的關(guān)系處理問題會出一個(gè)論述題，至少從三部分述說，性別特征、工作特征、特殊關(guān)系）

（通訊與辦公室操作工作那一大塊會出一個(gè)案例分析）

第三篇：秘書學(xué)重點(diǎn)

秘書學(xué)

一、填空

1.秘書工作的主要構(gòu)成要素可以概括為辦文、辦會、辦事三大要素。

2.秘書工作的原則有：準(zhǔn)確周密、迅速及時(shí)、安全保密、精簡務(wù)實(shí)

3.儀態(tài)是人的舉止行為的統(tǒng)稱，也是現(xiàn)代人的職業(yè)文明標(biāo)志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì) 和風(fēng)度。

4.郵件的收進(jìn)工作程序是簽收、拆封、登記和分類。5.信息在秘書工作中的作用主要有以下幾方面輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策；起草文件的基礎(chǔ)；供辦事辦會參考。6.管理學(xué)者卡茲提出管理者必須具備三方面的技能：技術(shù)技能；人際技能；概念技能。

7.商務(wù)秘書的顯著特征有商務(wù)化、從屬性、機(jī)要性、事務(wù)性、性別化。

8.秘書工作的原則有：準(zhǔn)確周密、迅速及時(shí)、安全保密、精簡務(wù)實(shí)。

9.儀態(tài)是人的舉止行為的統(tǒng)稱，也是現(xiàn)代人的職業(yè)文明標(biāo)志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì)和風(fēng)度。10.公文的特定格式有三種：信函式、命令式和會議紀(jì)要式。

11.信息在秘書工作中的作用主要有以下幾方面輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策；起草文件的基礎(chǔ)；供辦事辦會參考。12.跨部門的橫向溝通通常采用的溝通形式是會議、備忘錄、報(bào)告。

二、簡答

1.秘書辦文涉及的公文種類有哪些？（1）公務(wù)文書。（2）事務(wù)文書。（3）專用文書。2.秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體要求有哪些？（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業(yè)。（3）誠實(shí)守信（4）辦事公道(5)勤儉節(jié)約，消費(fèi)有度(6)遵紀(jì)守法(7)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛(8)實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新

3.公文處理的基本程序包括哪些內(nèi)容？

（1）收文處理（2）發(fā)文處理（3）公文管理 4.組織對外開放參觀時(shí)應(yīng)注意哪些問題？（1）有明確的目的（2）圍繞目的確定主題（3）成立專門機(jī)構(gòu)（4）確定、了解邀請對象（5）選定參觀時(shí)機(jī)、項(xiàng)目和路線（6）確定參觀程序

5.會務(wù)工作應(yīng)堅(jiān)持哪些原則？

（1）領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議指導(dǎo)思想（2）熟悉和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況（3）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會議安排（4）精心組織，周到服務(wù)（5）妥善做好善后工作 6.秘書工作的作用有哪些？（1）參謀智囊作用。（2）事務(wù)助手作用。（3）樞紐作用。（4）協(xié)調(diào)作用。（5）窗口作用。（6）信息作用

7.秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體要求有哪些？（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業(yè)。（3）誠實(shí)守信（4）辦事公道(5)勤儉節(jié)約，消費(fèi)有度(6)遵紀(jì)守法(7)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛(8)實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新

8.公文處理的基本程序包括哪些內(nèi)容？

（1）收文處理（2）發(fā)文處理（3）公文管理 9.組織對外開放參觀時(shí)應(yīng)注意哪些問題？（1）有明確的目的（2）圍繞目的確定主題（3）成立專門機(jī)構(gòu)（4）確定、了解邀請對象（5）選定參觀時(shí)機(jī)、項(xiàng)目和路線（6）確定參觀程序

10.接待活動(dòng)通常包括哪些要素？

（1）來訪者（2）來訪意圖（3）接待者（4）接待任務(wù)（5）接待方式 11.請敘述電話接打的禮儀和技巧 接聽電話的技巧

1．接聽電話必須及時(shí) 2．接聽電話首先問候并通報(bào)3．做好電話記錄4．正確處理電話的臨時(shí)中斷

5．學(xué)會處理不在的同事的電話 6．學(xué)會處理轉(zhuǎn)接電話7．適時(shí)結(jié)束電話8．語調(diào)清晰明快，言辭得體準(zhǔn)確9．即使快要下班，也要表現(xiàn)出熱情友好 撥打電話的技巧

1．盡量選擇合適的時(shí)間打電話2．打電話前的準(zhǔn)備工作 3．準(zhǔn)確撥號．耐心等待4．及時(shí)自我通報(bào)5．要求對方做好電話記錄

6．留言請對方回電話時(shí)，要注意留下自己的電話號碼 7．撥錯(cuò)了號要及時(shí)道歉，絕不可一掛了之

8．如果通話臨時(shí)中斷或受到干擾，應(yīng)主動(dòng)回電話 9．運(yùn)用語言技巧，及時(shí)結(jié)束冗長的難對付的談話

三、案例分析

一天，某市工業(yè)局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時(shí)，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時(shí)正忙干局里的業(yè)務(wù)，不想見譚某，只非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，你先回去，有什么事我可以代你轉(zhuǎn)告?！奔热贿@樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。

約過了一個(gè)多小時(shí)，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到意看見局長與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在?。　本珠L毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。

原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來回走動(dòng)，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質(zhì)太差，欺下瞞上，沒有資格當(dāng)秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的這樣做也是出于無奈，當(dāng)秘書的應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。

辦公室主任老宋把會議一切預(yù)備工作都作了安排，但到了開會的前一天，忽然因公必須外出，臨行前，他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會場，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)。大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者公布奏國歌時(shí)，擴(kuò)音器傳上的卻不是國歌，當(dāng)場人驚呆了。原來音響設(shè)備沒有檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿?”指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請談?wù)勀銓Υ耸碌目捶ā?/p>

答：秘書會務(wù)工作中，會前、會間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進(jìn)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。這樣，才能保證會議質(zhì)量。任何一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏，都可能會影響會議的效果。

四、模擬情景

小王是陜西省西安市文化局辦公室秘書。11月12日這天領(lǐng)導(dǎo)通知他：青海省西寧市文化局副局長一行3人，將于明天坐58次列車到西安市文化局，進(jìn)一步共同商討兩市在西部大開發(fā)戰(zhàn)略的實(shí)施過程中，如何抓住機(jī)遇，振興秦腔文化事業(yè)。期間將考察秦腔傳統(tǒng)劇目及新編秦腔現(xiàn)代劇目的演出情況；還將和西安易俗社同志進(jìn)行業(yè)務(wù)交流及座談。在陜活動(dòng)5天。要求王秘書按接待程序及禮儀安排本次接待工作，圓滿完成接待任務(wù)。請你根據(jù)以上情況，以王秘書的角色全面安排此次接待工作。

答：要點(diǎn)：1.做出接待工作方案。

2.確定接待規(guī)格和要求3.安排迎送方案。4.禮儀宴請。5.協(xié)調(diào)座談會和安排參觀游覽。6.安排車輛，送別客人。7.照片的處理。8.總結(jié)接待工作。

第四篇：秘書學(xué)復(fù)習(xí)重點(diǎn)

秘書學(xué)

一、實(shí)務(wù)題（30分）（復(fù)習(xí)范圍：日常工作上，日常工作下，秘書相關(guān)工作要求、禮儀）

仔細(xì)觀察，指出正誤（至少15個(gè)）不需要分析或更正。秘書職業(yè)技能要求和聯(lián)系的知識點(diǎn)。1.進(jìn)屋敲門

2.做了接待計(jì)劃 3.預(yù)訂酒店 4.私自訂房間

5.接待細(xì)目表沒做完 6.忘記領(lǐng)導(dǎo)下午開會 7.解釋自己的錯(cuò)誤 8.請示領(lǐng)導(dǎo)

9.記錄領(lǐng)導(dǎo)安排工作事項(xiàng) 10.檢查接待工作準(zhǔn)備情況 11.做電話記錄 12.重復(fù)信息確認(rèn)

13.電話響兩聲以后再接 14.糾正名片錯(cuò)誤，及時(shí)改正 15.檢查簽字筆等物件

二、簡答題（20分）

三、擬寫題（20分）《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012年）公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函。給材料擬寫：正文寫法、結(jié)構(gòu)模式。

四、論述題（30分）

簡答、論述題范圍

（一）、秘書工作的內(nèi)容P8

（二）、秘書工作的作用P10

（三）、秘書的知識結(jié)構(gòu)P65

（四）、秘書的能力要求 P66

（五）、秘書處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則 P96

（六）、秘書收集信息的方式方法。P146

（七）、秘書寫作原則P174

（八）溝通的層次和作用P261

（九）溝通的方法P264

（十）會議的要素

（一）秘書的工作內(nèi)容

我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書工作大致有以下15項(xiàng)：

1.文書撰寫（上次口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等。）2.文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等。）

3.文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等。）4.檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等。）5.會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等。）6.調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等。）7.信息資料工作（收集、整理、提供、儲存等。）8.信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等。）

9.接待工作（日常來訪與計(jì)劃來訪接待、安排、服務(wù)等。）10.協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等。）11.督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等。）12.日程安排（為上次安排工作日程、會晤及差旅事宜等。）13.日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等。）14.辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等。）15.其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。

（二）、秘書工作的作用

總的來說，秘書工作具有以下五個(gè)方面的作用：

1.助手作用

秘書作為上次的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應(yīng)為上司把關(guān)，譬如上司會見來訪者的把關(guān)，接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件、信函的把關(guān)，接待、會議以及辦公室費(fèi)用開支的把關(guān)等。董事會或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著“監(jiān)理”作用。2.參謀作用

中高級秘書具有參謀作用。他們上司調(diào)查調(diào)查研究、收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計(jì)劃或?qū)嵤┓桨福蚪M織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人的“顧問”和“智囊”，解決領(lǐng)導(dǎo)的疑難問題，為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)出謀劃策。3.協(xié)調(diào)作用

秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務(wù)、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司、傳達(dá)上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時(shí)協(xié)商、溝通、調(diào)解。秘書的地位又往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網(wǎng)絡(luò)的“結(jié)點(diǎn)”，上下左右的工作與人際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達(dá)到平衡和統(tǒng)一。4.信息樞紐作用

秘書離不開文書。所謂文書，就是書面信息。以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡(luò)、調(diào)研、電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機(jī)關(guān)、公司的信息集散地。秘書為上司和整個(gè)機(jī)關(guān)、公司起著信息的提供、反饋、傳遞等樞紐作用。5.公共關(guān)系作用

秘書工作中有“對外聯(lián)絡(luò)、內(nèi)部協(xié)調(diào)”等內(nèi)容，理應(yīng)起著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的公共關(guān)系作用。尤其是不設(shè)置獨(dú)立的公關(guān)部門、沒有專門公關(guān)人員的機(jī)關(guān)或單位，辦公室和秘書人員應(yīng)該更自覺地認(rèn)識到這方面的責(zé)任，做好相應(yīng)的工作。

企業(yè)秘書人員應(yīng)幫助上司密切和融洽與股東、職工、顧客、社區(qū)公眾、新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和上司的良好形象，力求提高并擴(kuò)大知名度和美譽(yù)度.（三）、秘書的知識結(jié)構(gòu)

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。秘書應(yīng)有四個(gè)方面知識的縱橫結(jié)合，其結(jié)構(gòu)用羅馬字母“Ⅱ”來表示。

1.基礎(chǔ)知識

秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)只是分為兩個(gè)方面：一方面是深灰科學(xué)基礎(chǔ)知識，即相當(dāng)于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機(jī)關(guān)干部的最低要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的基本層次，是“Ⅱ”的底線。2.專業(yè)知識

專業(yè)知識是指所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括：公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學(xué)知識，行為科學(xué)知識和公共關(guān)系知識等等。3.行業(yè)知識

行業(yè)知識是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)該分別將具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。

專業(yè)知識和行業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的中間層次，是“Ⅱ”的兩根支撐線。4.相關(guān)知識

這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。

（四）、秘書的能力要求 P66

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：

1.寫作能力

具體是指公文和十五應(yīng)用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語法、修辭、邏輯知識，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文好應(yīng)用文文體知識，應(yīng)掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號用法，并通過長期實(shí)踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為一種寫作能力。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。2.口頭表達(dá)能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書應(yīng)會說一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡明扼要，對群眾講話也切忌嚕蘇冗長，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。3.聽知能力

秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復(fù)的發(fā)言中概括出要領(lǐng)，或是從眾口交加。激烈爭論中抓住重點(diǎn)，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言。4.閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既善于精讀，入隊(duì)重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的京劇或關(guān)鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。5.社交活動(dòng)能力

秘書人員要具有一定的社會活動(dòng)能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。6.協(xié)調(diào)能力

秘書要善于返現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間。機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。7.觀察分析能力

秘書在工作中藥時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)缺工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法工領(lǐng)導(dǎo)擇用、實(shí)施。觀察分析能力是秘書工作有被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。8.應(yīng)變能力

秘書的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，也常會出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。9.使用先進(jìn)辦公器械能力 10.預(yù)測能力

（五）、秘書處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則 P96

1.尊重

2.禮貌和禮儀

3．樂于助人

4.贊美他人

5.寬容與體諒

6.公允

（六）、秘書收集信息的方式方法。P146

1.收集

（1）收存。

（2）復(fù)印。

（3）記錄。

（4）錄音。

（5）錄像。

（6）電腦。

2.整理

（1）分類。

（2）篩選。

3.加工

（1）充實(shí)與綜合。

（2）提煉與摘要。

（3）歸納與分析。

4.提供

（1）適事。

（2）適時(shí)。

（3）適度。

5.傳遞

（1）速度。

（2）準(zhǔn)確。

（3）保密。

6．儲存

7.檢索

（七）、秘書寫作原則P174

1.符合方針、政策、法令、法規(guī)。

2.忠于機(jī)關(guān)制文意圖。

3.堅(jiān)持實(shí)事求是的精神。

（八）溝通的層次和作用P261

溝通是協(xié)調(diào)的前提，是協(xié)商、調(diào)節(jié)、調(diào)整、調(diào)解，以求達(dá)到協(xié)調(diào)的結(jié)果——和諧一致的基礎(chǔ)。分而言之，溝通有三個(gè)不同層次的作用。

1.信息溝通。任何組織微球生存與發(fā)展，都必須與外界溝通。第一步就是信息溝通，既把自己的情況告訴外界，有把外界的情況吸收進(jìn)來。信息溝通的作用就是達(dá)到消除隔閡、彼此了解，進(jìn)而互相理解的境地，才能尋求合作的可能。另一方面，組織內(nèi)部的上下之間也需要信息溝通，彼此了解情況，了解意愿，才能達(dá)到上下團(tuán)結(jié)一致。

2.認(rèn)識溝通。比信息溝通更進(jìn)一步的是認(rèn)識溝通。信息溝通是初步的、也是客觀的，往往不涉及彼此的厲害關(guān)系，容易被接受。認(rèn)識溝通則是主觀的，它表達(dá)各自的意愿、看法或是要求，涉及各自的利益。認(rèn)識溝通不能強(qiáng)迫對方接受，而只能以適當(dāng)?shù)膬?nèi)容，尤其以適當(dāng)?shù)姆绞绞箤Ψ阶栽附邮?。認(rèn)識溝通 3.感情溝通。

（九）溝通的方法P264 1.直接溝通 2.間接溝通 3.明示溝通 4.暗示溝通

（十）會議的要素

第五篇：秘書學(xué)期末考試重點(diǎn)

《秘書學(xué)概論》期末考試復(fù)習(xí)題

1．在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（B）

A．信息的收集

B．信息的反饋

C．信息的貯藏

D．信息的加工 2．秘書辦事要求主動(dòng)、及時(shí)、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（C）A．服務(wù)原則

B．求實(shí)原則

C．效率原則 D．管理原則 3．秘書面對繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（C）

A．最先發(fā)生的事

B．最先下達(dá)的任務(wù)C．急事要事

D．重要但不緊迫的事 4．“慎獨(dú)”是秘書一種重要的（D）

A．工作方法

B．思維方式

C．認(rèn)知途徑

D．道德修養(yǎng)方法 5．秘書的勞動(dòng)能夠創(chuàng)造價(jià)值，其成果往往具有（A）

A．潛隱性的特點(diǎn)

B．直接性的特點(diǎn)

C．公開性的特點(diǎn)

D．被動(dòng)性的特點(diǎn)

6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.調(diào)查過程

B.研究過程

C.行文過程

D.辦會過程 7.秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（C）

A．弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能

B．減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用 C．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作效能

D．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)

8.秘書活動(dòng)的主體是（c）

A．秘書部門

B．秘書工作

C．秘書

D．領(lǐng)導(dǎo)工作

9.會議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實(shí)、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作的（B）

A．前期鋪墊 B．補(bǔ)償代勞 C．拓展延伸 D．拾遺補(bǔ)缺 10.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下屬抵觸時(shí)，秘書對下級的正確做法是(D)

A.批評指正

B.安撫附和

C.暫時(shí)不理

D.多做解釋

11.我國新時(shí)期秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想是指（ACD）。

A.為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

B.為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

C.為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

D.為人民群眾服務(wù)

12.秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（BCD）。

A.群眾性

B.人民性

C.階級性

D.政策性

13.秘書處理來信的基本要求是（ABC D）。

A.及時(shí)拆封

B.詳細(xì)閱讀

C.認(rèn)真登記

D.回信答復(fù)

二、名詞解釋

1、秘書學(xué)：是研究秘書工作和秘書活動(dòng)的特性和規(guī)律的科學(xué) 秘書職能:是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)和管理的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。

2、催辦：指必須辦理答復(fù)的文件，依據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，以確保落實(shí)。

3、擬辦：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

5、秘書人際關(guān)系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。

6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。（狹義）

秘書是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。（廣義）

7、綜理制：綜理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個(gè)統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。

8、分理制：分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。

9、秘書禮儀：

指秘書在工作和社會交往活動(dòng)過程中形成的應(yīng)共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。

10、秘書協(xié)調(diào) ：在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。

11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。

12、秘書的表達(dá)能力：秘書的表達(dá)能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。（口頭表達(dá)能力是指運(yùn)用口語交流思想，傳達(dá)信息的能力；書面表達(dá)能力就是運(yùn)用書面文字表達(dá)思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達(dá)能力就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達(dá)意的本領(lǐng)）

三、簡答題

1、秘書學(xué)的研究內(nèi)容及研究方法是什么？

研究內(nèi)容：（1）對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究（2）對當(dāng)代秘書工作規(guī)律的研究（3）對秘書工作管理體制的研究

（4）對秘書任職人員的要求以及秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。（5）對相關(guān)學(xué)科新發(fā)展在秘書學(xué)中應(yīng)用的研究。研究方法：（1）調(diào)查研究法（實(shí)證分析法、事實(shí)研究法）

（2）系統(tǒng)研究法

（3）比較研究法

（4）案例研究法

（5）資料分析法（6）科學(xué)抽樣的方法（7）歷史研究法

2、秘書機(jī)構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？

（1）秘書機(jī)構(gòu)的整體管理：① 合理設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)

② 建立健全崗位責(zé)任制度

③ 科學(xué)化的工作程序和方法

④ 秘書機(jī)構(gòu)的彈性管理

⑤ 完善秘書機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)

⑥ 秘書機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化（2）秘書人員的個(gè)人管理：① 工作管理

② 行為管理

③ 時(shí)間管理

④ 辦公環(huán)境管理

3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？

（1）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實(shí)情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息（2）基本情況調(diào)研：通過對各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動(dòng)性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

（3）市場調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況提供信息

（4）專業(yè)題性調(diào)研： 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領(lǐng)導(dǎo)指定的或上級機(jī)關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查

（5）輿論熱點(diǎn)調(diào)研：是針對基層所關(guān)心的輿論熱點(diǎn)以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息

（6）突發(fā)事件或事故調(diào)研：對有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實(shí)真相并提出處理建議。

4、會前、會間、會后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？

會前準(zhǔn)備：1）制定大中型會議方案（會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時(shí)間、日期、會議所需設(shè)備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿、餐飲安排、籌備機(jī)構(gòu)）

2）會議時(shí)間安排（確定時(shí)間、議程和日程）

3）確定會議地點(diǎn)（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費(fèi)用合理）4）確定與會人員范圍

5）準(zhǔn)備會議文件資料（上司會議文稿、準(zhǔn)備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）

6）發(fā)放會議通知

7）制作會議證件

8）制作指示標(biāo)志

9）預(yù)訂確認(rèn)會議室及會議布置

10）準(zhǔn)備會議所需物品設(shè)備

11）安排餐飲

12）大型會議的接送站、報(bào)到

13）大型會議的預(yù)算經(jīng)費(fèi) 會間準(zhǔn)備：1）會前的最后檢查 2）組織簽到和登記 3）做好必要的錄音錄像工作

4）會議設(shè)備的的操作與維護(hù)

5）做好會議的記錄工作

6）提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

7）做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件

8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作

9）編發(fā)會議簡報(bào)

會后工作：1）合理安排與會人員返程 2）提醒與會人員及時(shí)做好各種物品的清退 3）清理會場與文件 4）撰寫會議紀(jì)要

5）整理會議資料，立卷歸檔

6）會議效果的評估

7）會議的總結(jié)

5、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)、精簡、高效、規(guī)范化、科學(xué)化的原則

（1）適應(yīng)性：要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要。秘書機(jī)構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機(jī)關(guān)、單位的職級高低及其工作任務(wù)的需求。

（2）精簡：中央、國家機(jī)關(guān)的秘書部門一般不超過三級。地方各級機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利于高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（3）高效：要達(dá)到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。同時(shí)要采取積極措施，努力提高秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（4）規(guī)范化原則

（5）科學(xué)化原則：① 組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)

② 職責(zé)確定要科學(xué)

③ 團(tuán)隊(duì)人員配備要科學(xué)

6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？（1）按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會信息（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息

（3）按信息在秘書工作中的作用：預(yù)測信息、動(dòng)態(tài)信息、回饋信息（4）按信息源的方向：上級信息、內(nèi)部信息、下級信息

（5）按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關(guān)信息、未來信息

7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？（1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道（2）文書渠道（3）書刊渠道（4）調(diào)查渠道（5）會議渠道（6）信訪渠道（7）科研渠道（8）檔案渠道

8、秘書對上司的補(bǔ)償作用及其主要內(nèi)容？（1）時(shí)間的補(bǔ)償（2）精力的補(bǔ)償（3）知識的補(bǔ)償（4）能力的補(bǔ)償（5）智力的補(bǔ)償（6）心理的補(bǔ)償

9、會議的基本要素是什么？

目的、時(shí)間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等

10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？（1）明確發(fā)文主旨

（2）收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究（3）擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)（4）落筆起草，擬寫正文（5）反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

準(zhǔn)備階段 1）授受意圖 理清思路

2）收集資料 尋求依據(jù)

3）擬訂提綱 構(gòu)思布局 草擬階段 注意

1）講究語法 字斟句酌

2）講究邏輯 表達(dá)準(zhǔn)確

3）講究格式 遵規(guī)循格 定稿階段

1）審核-發(fā)現(xiàn)問題

2）修改-改錯(cuò)與調(diào)整

3）定稿-領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)通過

11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？（1）畏上心理（2）自負(fù)心理（3）厭倦心理（4）討好上司心理（5）焦慮心理

12、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系主要有哪些方法？（1）主動(dòng)配合適應(yīng)

（2）尊重與服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸（4）維護(hù)上司間團(tuán)結(jié)（5）盡力消除分歧（6）巧妙回避

（7）不要參入個(gè)人意見和態(tài)度

（8）淡化低調(diào)處理矛盾（9）對領(lǐng)導(dǎo)說“不”的藝術(shù)

四、論述題

1、一名當(dāng)代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素質(zhì) A.遠(yuǎn)大的人生理想 B.堅(jiān)定的政治信念 C.較高的政策水平D.較強(qiáng)的法治觀念 E.高度的工作責(zé)任感 F.較高的遵守紀(jì)律的自覺性 2）秘書觀念問題

服務(wù)觀念 創(chuàng)新觀念 價(jià)值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統(tǒng)觀念 效能觀念 保密觀念 3）秘書作風(fēng)修養(yǎng)

實(shí)事求是

主動(dòng)負(fù)責(zé)

艱苦奮斗

聯(lián)系群眾

雷厲風(fēng)行

嚴(yán)細(xì)謹(jǐn)慎 4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)

廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領(lǐng)導(dǎo) 當(dāng)好助手；謙虛謹(jǐn)慎平等待人；嚴(yán)守機(jī)密 不慕虛榮（2）才：秘書的知識與能力素質(zhì)

1）秘書的知識結(jié)構(gòu)

（基本層次 中間層次 最高層次）

2）秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力）能力:（語言表達(dá)能力

協(xié)調(diào)能力 管理能力 信息處理能力）

3）秘書的基本技能（電腦應(yīng)用 雙語言 速記與快讀）4）秘書的特殊素質(zhì)（3）心理素質(zhì)（4）身體素質(zhì)

2、緊密結(jié)合秘書工作實(shí)踐論述秘書信息工作的重要意義。（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實(shí)際上是一個(gè)對信息的處理過程。（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理

科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。

[過程]

各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)（3）開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路

信息社會 · 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。（4）提高秘書工作效率

秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。

3、秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？

（1）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)在確定決策目標(biāo)時(shí)參考；

（2）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見，準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對各種備選方案反復(fù)進(jìn)行比較、鑒別這一論證，將其結(jié)果加以分析綜合，并可提出自己的建議，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)供決策參考；（3）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審定決策方案時(shí)，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)集體的決策會議做好會前準(zhǔn)備和會中服務(wù)工作，以便于領(lǐng)導(dǎo)在民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。同時(shí)，還要做好有關(guān)文件的起草、校核等工作，將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策準(zhǔn)確地加以表述并及時(shí)下達(dá);（4）領(lǐng)導(dǎo)決策下達(dá)后，秘書要通過信息、調(diào)研、特別是督促檢查等手段，及時(shí)了解和反饋決策的貫徹執(zhí)行情況和接受實(shí)踐檢驗(yàn)的結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，促進(jìn)決策落實(shí)，并可提出進(jìn)一步實(shí)施決策或者補(bǔ)充完善決策的建議