第一篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作專題講座

機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作專題講座

（一）第十講 簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)作

作者：王蘊(yùn)來(lái)源：《中國(guó)煙草》1990年第10期1990-10-0

1簡(jiǎn)報(bào)，是對(duì)工作等情況的簡(jiǎn)要報(bào)道。它是各部門(mén)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)內(nèi)部反映問(wèn)題、溝通情況的實(shí)用文書(shū)。隨著各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，簡(jiǎn)報(bào)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。簡(jiǎn)報(bào)的使用范圍也不斷擴(kuò)大，不僅用于向上級(jí)反映情況，也用于平行、下行機(jī)關(guān)之間。目前我國(guó)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，各個(gè)企事業(yè)單位，一般都有專門(mén)的定期或不定期的簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文中最普遍、最常見(jiàn)、使用范圍最廣泛的文體。

一、簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)

簡(jiǎn)報(bào)在寫(xiě)作上有5大特點(diǎn)，即新聞性、真實(shí)性、時(shí)效性、簡(jiǎn)明性、重要性或指導(dǎo)性?？珊?jiǎn)要概括為：“新”、“真”、“快”、“簡(jiǎn)”、“重”。

1.新。就是簡(jiǎn)報(bào)一定要有新的內(nèi)容、新的觀點(diǎn)、新鮮的題目，具有新聞的特點(diǎn)。要給人以新意，通過(guò)反映新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，給人以啟發(fā)、借鑒?！靶隆笔呛?jiǎn)報(bào)的靈魂，也是決定簡(jiǎn)報(bào)作用大小的關(guān)鍵。有些單位一年編寫(xiě)幾十篇甚至上百篇簡(jiǎn)報(bào)，結(jié)果一份也沒(méi)有被上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)，其根本原因就是缺乏一個(gè)“新”字。一般化的問(wèn)題、人云亦云陳腐的東西，就失去了簡(jiǎn)報(bào)的價(jià)值，起不到典型指導(dǎo)作用。

怎樣做到“新”呢？要抓住三個(gè)環(huán)節(jié)。一是要不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策和本部門(mén)的專業(yè)知識(shí)，才能高屋建瓴地從紛繁復(fù)雜的事物中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題。二是要深入實(shí)際，調(diào)查研究，從實(shí)踐中不斷獲取新材料。三是要多思，善于思考，善于分析，從大量材料中提煉出新的材料，整理出具有新聞性的簡(jiǎn)報(bào)。

2.真。簡(jiǎn)報(bào)反映的事實(shí)一定要真實(shí)可靠，不能虛構(gòu)，這是必須遵循的原則。選用材料必須準(zhǔn)確、真實(shí)、全面。不添枝加葉，不以偏概全，有一說(shuō)一，有二說(shuō)二。簡(jiǎn)報(bào)所引用的背景材料、數(shù)字、史實(shí)、引語(yǔ)等，都必須認(rèn)真核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.快。簡(jiǎn)報(bào)有很強(qiáng)的時(shí)效性。要迅速及時(shí)地把情況反映到上級(jí)和有關(guān)部門(mén)，或傳達(dá)到下屬單位和有關(guān)人員。在內(nèi)容相似的條件下，簡(jiǎn)報(bào)是否發(fā)生作用或者作用的大小，快慢是一個(gè)重要的因素。當(dāng)新事物、新經(jīng)驗(yàn)還在萌芽狀態(tài)時(shí)，就敏銳地抓住它，及時(shí)反映，使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)掌握情況，及時(shí)支持、扶持，總結(jié)推廣，促進(jìn)某項(xiàng)事業(yè)更快更好地發(fā)展。當(dāng)工作發(fā)生問(wèn)題之時(shí)，如果及時(shí)把簡(jiǎn)報(bào)送到有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)同志手里，使領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)及時(shí)采取措施，就可以及時(shí)防止問(wèn)題的擴(kuò)大或蔓延。如果錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)，簡(jiǎn)報(bào)的作用就會(huì)大大削弱，甚至毫無(wú)用處?？?，是對(duì)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間上的要求，也是“新”的保證。

4.簡(jiǎn)。即語(yǔ)言表達(dá)要簡(jiǎn)明扼要。要迅速反映情況，冗長(zhǎng)、繁鎖就必然拖延時(shí)間。簡(jiǎn)而明，是簡(jiǎn)報(bào)賴以存在的根基。因此，一定要內(nèi)容集中，篇幅簡(jiǎn)短，文字凝煉，一般最好不超過(guò)千字。如果反映的內(nèi)容太多，可從不同角度分幾期反映，不要堆在一期上，使人不得其要。需要指出的是，我們提倡的簡(jiǎn)，是在說(shuō)明問(wèn)題前提下的簡(jiǎn)，而不是茍簡(jiǎn)。如果沒(méi)有把問(wèn)題表述清楚，使人不得要領(lǐng)，莫知所云，那么簡(jiǎn)也就失去了意義。

5.重。簡(jiǎn)報(bào)的份量要重，所反映的情況重要，事件重大，事關(guān)大局，這樣的簡(jiǎn)報(bào)具有重要性和指導(dǎo)性，才真正有價(jià)值。這就取決于簡(jiǎn)報(bào)的選題。簡(jiǎn)報(bào)的選題非常重要，一般應(yīng)選與路線、方針、政策密切相關(guān)的大問(wèn)題、重要情況，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，選擇中心工作、重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)展情況、成果、阻力，選擇引人注目的新苗頭、新傾向、新動(dòng)態(tài)。

總而言之，“新”、“真”、“快”、“簡(jiǎn)”、“重”，是簡(jiǎn)報(bào)的5大特點(diǎn)，這5方面是相互聯(lián)系不可割裂的，缺少一方面，就不是一份質(zhì)量高的簡(jiǎn)報(bào)。

二、簡(jiǎn)報(bào)的類型

簡(jiǎn)報(bào)種類繁多，寫(xiě)作方法各不相同。從內(nèi)容和作用方面區(qū)分，大致可分為3類。

第一類是思想動(dòng)態(tài)性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。即反映不同行業(yè)、地位、年齡的人，在一定時(shí)期，一定情況下的各種思想動(dòng)態(tài)。

第二類是工作性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。用以反映本部門(mén)、本行業(yè)工作過(guò)程、方法、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題。大體包括：①對(duì)黨的方針政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示貫徹執(zhí)行情況。②工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和問(wèn)題。每一項(xiàng)工作在進(jìn)行中抓了什么關(guān)鍵，用了什么方法，遇到什么困難，解決了哪些問(wèn)題，取得了什么成果，隨時(shí)都需要用簡(jiǎn)報(bào)反映。③典型調(diào)查情況和結(jié)論。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在做典型調(diào)查、寫(xiě)成調(diào)查報(bào)告前，先用簡(jiǎn)報(bào)扼要地進(jìn)行反映，寫(xiě)成調(diào)查報(bào)告后，也可以作為情況，壓縮成簡(jiǎn)報(bào)，或分成若干期簡(jiǎn)報(bào)反映。④表?yè)P(yáng)和批評(píng)。把帶有典型性的新人新事新思想和錯(cuò)誤的、違法的、反動(dòng)的思想行為和傾向，及時(shí)向上級(jí)反映，或者盡快把情況通報(bào)給下級(jí)或有關(guān)部門(mén)，使其發(fā)揮扶正祛邪，推動(dòng)工作的作用。

第三類是會(huì)議情況摘要性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。這類簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議主持者用來(lái)組織和引導(dǎo)會(huì)議，并向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況的。內(nèi)容主要是會(huì)議概況、進(jìn)程、會(huì)上研究和爭(zhēng)論的問(wèn)題，與會(huì)者的重要發(fā)言摘要等。

以上所說(shuō)的三種類型，并不包括所有的簡(jiǎn)報(bào)，即便這三類簡(jiǎn)報(bào)也經(jīng)常有交叉現(xiàn)象。比如工作情況性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)也常常含有思想動(dòng)態(tài)方面的情況，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)也反應(yīng)思想動(dòng)態(tài)和工作情況等等。

三、簡(jiǎn)報(bào)的常用寫(xiě)法

（一）簡(jiǎn)報(bào)的構(gòu)成。簡(jiǎn)報(bào)有固定的構(gòu)成，一般由報(bào)頭、本體、報(bào)尾三部份組成。

1.報(bào)頭一般由“名稱”、“順序號(hào)”、“編發(fā)單位”、“印發(fā)日期”等構(gòu)成。

2.本體是內(nèi)容之所在，由標(biāo)題和正文組成。正文一般有導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)束三部份。

3.報(bào)尾一般由“發(fā)送范圍”、“印發(fā)份數(shù)”構(gòu)成。也可以不帶報(bào)尾，寫(xiě)完本體自然結(jié)束。簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭、報(bào)尾格式固定，很好掌握，本體的寫(xiě)法則大有講究。

（二）本體的寫(xiě)法。本體包括標(biāo)題和正文兩項(xiàng)。本文著重談?wù)務(wù)牡膶?xiě)作方法。簡(jiǎn)報(bào)的正文分為導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)尾三部份。

1.導(dǎo)語(yǔ)。導(dǎo)語(yǔ)是簡(jiǎn)報(bào)的開(kāi)頭部份，通常是緊扣簡(jiǎn)報(bào)中心，用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言寫(xiě)出簡(jiǎn)報(bào)中最新鮮、最重要的事實(shí)，點(diǎn)出簡(jiǎn)報(bào)主旨，引導(dǎo)讀者閱讀。簡(jiǎn)報(bào)導(dǎo)語(yǔ)的寫(xiě)法靈活多樣，最常用的有：概述式導(dǎo)語(yǔ)、提問(wèn)式導(dǎo)語(yǔ)、結(jié)論式導(dǎo)語(yǔ)、描寫(xiě)式導(dǎo)語(yǔ)。

概述式導(dǎo)語(yǔ)，用概括的語(yǔ)言把簡(jiǎn)報(bào)最主要的事實(shí)簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龀鰜?lái)。財(cái)經(jīng)系統(tǒng)和企業(yè)簡(jiǎn)報(bào)在采取概述式導(dǎo)語(yǔ)時(shí)，經(jīng)常運(yùn)用有力的數(shù)據(jù)和對(duì)比的手法，突出現(xiàn)時(shí)工作成效。

提問(wèn)式導(dǎo)語(yǔ)，用尖銳、鮮明的問(wèn)題，把主要事實(shí)或主題思想牽引出來(lái)。

結(jié)論式導(dǎo)語(yǔ)，用明確肯定的語(yǔ)言，把主要事實(shí)體現(xiàn)的結(jié)論總結(jié)出來(lái)。

描寫(xiě)式導(dǎo)語(yǔ)，用生動(dòng)、形象的語(yǔ)言，把有關(guān)的特定場(chǎng)景簡(jiǎn)潔地描繪出來(lái)。

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)也常用會(huì)場(chǎng)情況、討論氣氛、參加會(huì)議人員情況的描繪作為導(dǎo)語(yǔ)。

導(dǎo)語(yǔ)在簡(jiǎn)報(bào)中往往起提綱挈領(lǐng)、畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，對(duì)寫(xiě)好簡(jiǎn)報(bào)至關(guān)重要。其基本要求有以下幾點(diǎn)：首先要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山。導(dǎo)語(yǔ)須開(kāi)篇入題，直截了當(dāng)，直說(shuō)主要事實(shí)，中心思想。千萬(wàn)不要“戴帽子”、說(shuō)“套話”。其次須交代清楚。對(duì)與主要內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果等“六要素”，導(dǎo)語(yǔ)雖然不一定逐個(gè)說(shuō)明，但要根據(jù)情況做必要交代。再次要概況簡(jiǎn)煉。導(dǎo)語(yǔ)既要全面、概括，又要簡(jiǎn)明扼要。

2.主體。主體是簡(jiǎn)報(bào)的主干、中心部份。它緊承導(dǎo)語(yǔ)，或展開(kāi)主要事實(shí)，或列舉典型材料，來(lái)表現(xiàn)簡(jiǎn)報(bào)的基本內(nèi)容。簡(jiǎn)報(bào)主體的寫(xiě)法，沒(méi)有一定的格式，從其表現(xiàn)形式看大致有以下幾種，簡(jiǎn)稱為“編寫(xiě)十法”。

①一事一敘法。當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)選用的材料典型、集中，是一個(gè)問(wèn)題、一種情況、一個(gè)事件時(shí)，常按事實(shí)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局的自然順序敘寫(xiě)。這種寫(xiě)法要求選材要嚴(yán)，重點(diǎn)突出，切忌平鋪直敘，羅嗦冗長(zhǎng)。

②新聞報(bào)道法。即以新聞報(bào)道式的導(dǎo)語(yǔ)作為開(kāi)端，然后再用事實(shí)、情況、問(wèn)題等，把所要表達(dá)的內(nèi)容烘托出來(lái)，或做必要的解釋。形成所謂“倒金字塔”式。

③分列標(biāo)題法。如果涉及方面較多，或幾個(gè)問(wèn)題、幾種情況、幾點(diǎn)體會(huì)、幾條意見(jiàn)等，均可分條逐項(xiàng)列成小標(biāo)題，用數(shù)字標(biāo)明段落或項(xiàng)目，逐條逐項(xiàng)地寫(xiě)。

④材料轉(zhuǎn)發(fā)法。即把有關(guān)材料（或經(jīng)過(guò)加工處理的材料），通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)形式刊登在簡(jiǎn)報(bào)上。這種寫(xiě)法一般要在轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容之前加“編者按”，以揭示轉(zhuǎn)發(fā)的宗旨和意義。按語(yǔ)要觀點(diǎn)明確，旗幟鮮明，言簡(jiǎn)意賅。

⑥經(jīng)驗(yàn)介紹法。即先把所取得的成績(jī)和產(chǎn)生的效果加以高度概括寫(xiě)在前面。然后再著重介紹主要做法、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，用以指導(dǎo)推動(dòng)工作。這種寫(xiě)法，也叫“先果后因”法。其中“因”

是重點(diǎn)，要寫(xiě)得有理有據(jù)，有條有序，簡(jiǎn)明具體，富有說(shuō)服力。

⑥連續(xù)刊載法。對(duì)重大復(fù)雜的事件、情況，可根據(jù)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束等階段，分段連續(xù)刊載。如可及時(shí)先報(bào)發(fā)生的情況，之后報(bào)道其發(fā)展過(guò)程，最后再終報(bào)其結(jié)局。

⑦綜合歸納法。即把屬于同一類型、同一性質(zhì)的情況、問(wèn)題匯集在一起加以分析綜合，從而概括出某個(gè)時(shí)期、某個(gè)方面的工作情況。這種寫(xiě)法涉及面較寬，要居高臨下，（下轉(zhuǎn)第42頁(yè)）（上承第56頁(yè)）圍繞主旨選擇和組織材料，注意其普遍性和典型性，以求概括準(zhǔn)確，力避以偏概全。

⑧動(dòng)態(tài)反映法。即把思想和業(yè)務(wù)等方面的情況，尤其是上級(jí)機(jī)關(guān)正在抓的中心工作，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重要?jiǎng)討B(tài)等，通過(guò)事實(shí)抓“苗頭”，進(jìn)行高度概括，反映新的動(dòng)向。這種寫(xiě)法，一般對(duì)事例不做具體描述，不鋪陳情節(jié)。用簡(jiǎn)潔的文字提供參考信息。

⑨敘議結(jié)合法。即在敘述典型事例時(shí)，編寫(xiě)者加入言簡(jiǎn)意賅的評(píng)論，起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用?？上葦⒑笞h，也可夾敘夾議。議論要有的放矢，一針見(jiàn)血，據(jù)實(shí)論理，有針對(duì)性地指導(dǎo)工作。

⑩揭露問(wèn)題法。即用確鑿的事實(shí)和證據(jù)，充分揭露弊端，通報(bào)壞事，教育麻痹者，震懾作惡者，打擊犯罪者。這類寫(xiě)法，要注意政策性、嚴(yán)肅性。

3.結(jié)語(yǔ)。大多數(shù)簡(jiǎn)報(bào)沒(méi)有專門(mén)的結(jié)語(yǔ)。也有一些簡(jiǎn)報(bào)，有專門(mén)的結(jié)語(yǔ)：或簡(jiǎn)要概括內(nèi)容，或集中總結(jié)成績(jī)，或指出發(fā)展趨勢(shì)，或發(fā)出普遍號(hào)召，以推動(dòng)工作。

第二篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作

機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作

第二節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)

要寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點(diǎn)。而掌握它的特點(diǎn)，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說(shuō)、詩(shī)歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實(shí)和道理說(shuō)服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實(shí)，而是以記敘、說(shuō)明、論述的方法，有針對(duì)性地表述思想觀點(diǎn)，反映具體的生活實(shí)際，揭示社會(huì)生活某些方面的規(guī)律和實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實(shí)際問(wèn)題。因此，實(shí)用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個(gè)特點(diǎn)。

這個(gè)實(shí)用的特點(diǎn)，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實(shí)的具體的針對(duì)性。上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中存在的問(wèn)題，對(duì)特定的問(wèn)題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級(jí)向上行文，也是反映生活和工作過(guò)程中的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請(qǐng)上級(jí)定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問(wèn)題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫(xiě)文章，做演說(shuō)，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用?！边@個(gè)“有用”，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)說(shuō)，就是實(shí)用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時(shí)限性。它不僅在制作上要求一定時(shí)間寫(xiě)成，而且和某項(xiàng)工作的時(shí)間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實(shí)的效用轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個(gè)朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個(gè)朝代的特定時(shí)期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個(gè)實(shí)際問(wèn)題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書(shū)》等，請(qǐng)示得到答復(fù)，通知的對(duì)象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書(shū)》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，需要查對(duì)，那就是歷史檔案的作用了。

有人會(huì)問(wèn)，書(shū)信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢

一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見(jiàn)乏于專業(yè)部門(mén)，也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫(xiě)書(shū)信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書(shū)信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書(shū)信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫(xiě)成《請(qǐng)示》，不能寫(xiě)成《報(bào)告》，《通知》不能寫(xiě)成《通報(bào)》，《指示》不能寫(xiě)成《命令》等等。它們有特定的書(shū)面形式，有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門(mén)用語(yǔ)，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書(shū)寫(xiě)都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無(wú)論內(nèi)容還是文字，必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說(shuō)假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩(shī)歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”；小說(shuō)可以馳騁想象，寫(xiě)狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽(tīng)途說(shuō)拿來(lái)議論

一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo)，作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書(shū)信，你可以想到那里寫(xiě)到那里，而不必去花時(shí)間核對(duì)細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文則必須樸實(shí)貼切，比如，把敘述性的“錯(cuò)誤是嚴(yán)重的”，寫(xiě)成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤”；把“給市民發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”，寫(xiě)成“給群眾發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”；把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫(xiě)成“干部”，還有象“保護(hù)公共秩序”，“基本上是

扎扎實(shí)實(shí)的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事，不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候，要十分周密，在同一時(shí)間、同一關(guān)系、同一意義下，保持同一的說(shuō)法，不能有另外的說(shuō)法，比如“這次會(huì)開(kāi)得十分成功，但主要問(wèn)題還沒(méi)有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說(shuō)主要問(wèn)題沒(méi)有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實(shí)，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準(zhǔn)確、扎實(shí)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第三個(gè)特點(diǎn)。

工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡(jiǎn)捷明白，一語(yǔ)中的，力戒繁文套語(yǔ)、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會(huì)主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫(xiě)長(zhǎng)文章，但是沒(méi)有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長(zhǎng)’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中又指出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過(guò)兩千字。一次不能寫(xiě)完全部問(wèn)題時(shí)，分兩次寫(xiě)?；蛞淮沃貙?xiě)幾個(gè)問(wèn)題，……而對(duì)上次著重寫(xiě)過(guò)的只略帶幾筆。綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練，要指出問(wèn)題或爭(zhēng)論之所在?！币痪盼宥甓拢h中央發(fā)布了《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細(xì)……在寫(xiě)請(qǐng)示文電或?qū)憟?bào)告時(shí)，必須注意文字的簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，便于閱讀?，F(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長(zhǎng)，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)這些文電難看，或者就沒(méi)有看，等于白寫(xiě)”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來(lái)。這對(duì)于我們現(xiàn)在撰寫(xiě)文件，仍有十分重要的意義。簡(jiǎn)練、明快是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第四個(gè)特點(diǎn)。

由此可見(jiàn)，實(shí)用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練是機(jī)關(guān)應(yīng)用文所具有的特點(diǎn)，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強(qiáng)烈的政治性和有固定格式單列出來(lái)作為特點(diǎn)，恐怕不盡妥當(dāng)。實(shí)際上，政治性最強(qiáng)的不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求最嚴(yán)的也不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是古詩(shī)賦，特別是格律詩(shī)。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。

第三節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個(gè)特點(diǎn)，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點(diǎn)是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點(diǎn)、寫(xiě)法和關(guān)系。

國(guó)務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》?！睹盍睢肥菄?guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等?！睹盍睢吩谲娛虏块T(mén)使用更廣泛，更經(jīng)常?！吨噶睢穭t主要是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》?！稕Q定》是對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修中華人民共和國(guó)憲法若干規(guī)定的決議》、《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過(guò)程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。

第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書(shū)代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國(guó)人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級(jí)人民法院布告》等?！豆妗肥窍驀?guó)內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等?！锻ǜ妗肥窃谝欢ǚ秶鷥?nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來(lái)，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。

第六類《通報(bào)》，主要用于表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。

第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》?！秷?bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)?！秷?bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國(guó)共產(chǎn)黨第十二次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開(kāi)創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書(shū)記處和中共山東省委給黨中央書(shū)記處的《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。

第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《國(guó)務(wù)院關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫(xiě)蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來(lái)文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。

第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡(jiǎn)報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來(lái)越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入?！逗?jiǎn)報(bào)》就是簡(jiǎn)略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說(shuō)，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫(xiě)不好簡(jiǎn)報(bào)，就很難寫(xiě)好報(bào)告、請(qǐng)示等文體?！墩{(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開(kāi)的文體?！秴R報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)加以修改，才正式印成文件?！逗贤肥钱?dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國(guó)家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來(lái)劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。

呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令令》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書(shū)》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過(guò)去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來(lái)和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來(lái)越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語(yǔ)和寫(xiě)法。

以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。

墨子曾說(shuō)：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困?！薄赌娱e話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。

第四節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。古今中外，歷代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書(shū)名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書(shū)寫(xiě)等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書(shū)面制作格式和文種撰寫(xiě)格式。書(shū)面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：

一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。

二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

六、請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。

七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

十、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書(shū)面制作式樣：

編號(hào)○○○××

××市人民政府文件

××發(fā)〔〕××號(hào)

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〔秘密〕

關(guān)于×××××的通知

各區(qū)、縣人民政府…………

現(xiàn)將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發(fā)至××級(jí)

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抄送×××××

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××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發(fā)

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共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫(xiě)明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個(gè)五角星。

行文部分。左上角是密級(jí)也可寫(xiě)在右上角，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫(xiě)密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫(xiě)在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字?！墩?qǐng)示》則只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫(xiě)“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫(xiě)“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印?！墩?qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫(xiě)在文件最后，而寫(xiě)在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫(xiě)明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門(mén)列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型長(zhǎng)毫米、寬毫米左側(cè)裝訂?！几妗?、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定?！庇械膯挝贿€規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。

以上講的書(shū)面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫(xiě)格式，但某些部分有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。

有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門(mén)和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫(xiě)順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫(xiě)出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫(xiě)法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫(xiě)明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題?？隙ㄐ砸?，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位或請(qǐng)示人的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。

《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫(xiě)立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫(xiě)明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫(xiě)計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫(xiě)基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫(xiě)成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫(xiě)法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。

不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：格式不完善。有的文件應(yīng)寫(xiě)標(biāo)題的沒(méi)有寫(xiě)，應(yīng)寫(xiě)密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫(xiě)在文頭部分，而密級(jí)則寫(xiě)在文尾部分。張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫(xiě)在《報(bào)告》上等等。

第三篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作（01）

概論

黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)的管理部門(mén)，都離不開(kāi)交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍以內(nèi)的有關(guān)事宜，作出決定，下達(dá)指示。把這些工作的意圖，設(shè)想、過(guò)程、結(jié)果等等，用書(shū)面語(yǔ)言表現(xiàn)出來(lái)的文體，通常叫機(jī)關(guān)應(yīng)用文。機(jī)關(guān)應(yīng)用文種類很多。如果按發(fā)送對(duì)象區(qū)分，大體有四類：一是向上級(jí)報(bào)送的，即通常說(shuō)的“上行文”，主要有請(qǐng)示、情況報(bào)告、工作報(bào)告等。二是向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的，即通常說(shuō)的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報(bào)、布告、公告、公報(bào)等。三是可以上送，也可以下發(fā)，或者有些上送，有些下發(fā)的，如簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)等。四是主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，必要時(shí)也可以上報(bào)下發(fā)的，如工作計(jì)劃，會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)提綱等。另外，還有的是兩個(gè)單位或兩個(gè)以上單位共同制定，只在特定范圍使用的，如合同、協(xié)議書(shū)等。當(dāng)然，這只是大體的分類。事實(shí)上有許多文件，是否上送或下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據(jù)工作的需要。有些平時(shí)只能上送的文件(如情況報(bào)告)，因工作需要，履行了一定的批準(zhǔn)手續(xù)之后，發(fā)給下級(jí)有關(guān)部門(mén)和人員，也是常有的事。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是開(kāi)展機(jī)關(guān)工作的一種十分重要的手段。各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無(wú)論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、體育等部門(mén)和單位，都要運(yùn)用各式各樣的文件來(lái)指導(dǎo)和推動(dòng)工作。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，整個(gè)國(guó)家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)轉(zhuǎn)自如，都離不開(kāi)文件，離不開(kāi)機(jī)關(guān)應(yīng)用文。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文，對(duì)于機(jī)關(guān)干部，可以說(shuō)是司空見(jiàn)慣的。但是，要把它寫(xiě)好，卻并不是一件簡(jiǎn)單容易的事。首先，從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文，多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義理論、黨和國(guó)家的方針政策，與本單位、本系統(tǒng)實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它要求必須具有嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說(shuō)，事實(shí)要真實(shí)可靠，判斷要準(zhǔn)確無(wú)誤，辦法要切實(shí)可行。一定要反映客觀實(shí)際，不能有半點(diǎn)虛假；要解決實(shí)際問(wèn)題，不能無(wú)的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫(xiě)得準(zhǔn)確無(wú)誤，清楚明了，生動(dòng)簡(jiǎn)練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準(zhǔn)確，甚至前后矛盾，上下重復(fù)，冗長(zhǎng)雜亂，使人讀后昏昏然不知所云，那就不僅浪費(fèi)了人力物力，而且會(huì)貽誤工作。因此，寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是一項(xiàng)政策性、思想性，技術(shù)性很強(qiáng)的工作。文件寫(xiě)得好壞，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作效率，工作質(zhì)量的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子的思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書(shū)、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)訓(xùn)練的基本功，認(rèn)真對(duì)待。

毛澤東同志、周恩來(lái)同志等老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動(dòng)手起草或修改文件。黨和國(guó)家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對(duì)于怎樣撰寫(xiě)文件，他們也作過(guò)許多指示，積極倡導(dǎo)革命文風(fēng)，提倡精簡(jiǎn)文件，提高質(zhì)量，反對(duì)文牘主義。他們?cè)谶@些方面，同樣為我們樹(shù)立了光輝的榜樣。今后，隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，機(jī)構(gòu)改革的不斷完善，對(duì)我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，提出了更高的要求。如果機(jī)關(guān)干部不會(huì)起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

當(dāng)然，就一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，草擬、印制、發(fā)送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件發(fā)的越多就越能推動(dòng)工作。相反，如果本來(lái)可以口頭請(qǐng)示、當(dāng)面接洽的事，也要求寫(xiě)個(gè)材料，本來(lái)應(yīng)該面對(duì)面指導(dǎo)解決的問(wèn)題，也要發(fā)個(gè)指示、通知，那只能陷入文牘主義，助長(zhǎng)官僚主義，使機(jī)關(guān)工作脫離實(shí)際，脫離群眾。有些非發(fā)文件不可的事，也要注意精簡(jiǎn)節(jié)約，少發(fā)文，發(fā)短文。那些空洞的既不提出問(wèn)題，也不解決問(wèn)題的文牘，對(duì)上對(duì)下對(duì)自己不僅無(wú)益，而且有害。這是機(jī)關(guān)工作必須十分注意克服的弊病。從這個(gè)意義上說(shuō)，學(xué)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個(gè)必不可少的重要方面。

怎樣才能寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?

寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，主要應(yīng)該鍛煉四個(gè)方面的基本功，即：分析問(wèn)題的能力，調(diào)查研究的能力，有關(guān)專門(mén)業(yè)務(wù)的能力，以及文字表達(dá)的能力。

(1)要有一定的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力。談到寫(xiě)文件，人們往往只注重寫(xiě)作技巧，有的甚至片面認(rèn)為。只是“文章寫(xiě)得漂亮不漂亮”的問(wèn)題。其實(shí)，能不能寫(xiě)好文件，首要的是政治思想水平，是分析問(wèn)題和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力。在機(jī)關(guān)工作中，常常有這樣的情況：兩個(gè)對(duì)工作熟悉程度、工作態(tài)度和文字表達(dá)能力都相差不多的同志，參加了內(nèi)容相同的討論會(huì)，要求他們起草類似的情況報(bào)告，一個(gè)同志能很快寫(xiě)出質(zhì)量較高的草稿，另一個(gè)費(fèi)了九牛二虎之力，寫(xiě)出來(lái)的是很一般化的東西，原因就是

思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的武器，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學(xué)習(xí)唯物主義辯證法。有了正確的理論指導(dǎo)和正確的思想方法，就能夠從各種錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)象中，抓住事物的本質(zhì)，鑒別出是非曲直，做到觀點(diǎn)鮮明，立場(chǎng)堅(jiān)定；就可能用正確的觀點(diǎn)統(tǒng)率繁雜紛紜的材料，寫(xiě)出思想內(nèi)容比較深刻的文件。同時(shí)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)

和掌握黨的方針、政策，領(lǐng)會(huì)上級(jí)部門(mén)有關(guān)的指示精神，時(shí)刻關(guān)心和了解社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的大局，了解國(guó)內(nèi)外形勢(shì)的發(fā)展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠(yuǎn)，能夠把一個(gè)部門(mén)和單位的局部工作，同整個(gè)事業(yè)的大局聯(lián)系起來(lái)，“以大看小”，看得更深刻：也能以開(kāi)闊的視野，敏銳的政治眼光，及時(shí)抓住問(wèn)題的癥結(jié)，“由小見(jiàn)大”，寫(xiě)出思想性強(qiáng)，內(nèi)容深刻、實(shí)際的文件。

(2)要有掌握情況、調(diào)查研究的能力?！耙私馇闆r，唯一的方法是向社會(huì)作調(diào)查”，“沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對(duì)寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣有著特殊重要的意義。機(jī)關(guān)的文件是在對(duì)實(shí)際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫(xiě)者在起草文件之前，對(duì)所寫(xiě)的對(duì)象和范疇，必須有個(gè)全面的調(diào)查了解，及時(shí)掌握實(shí)際工作中發(fā)生的新情況，提出的新問(wèn)題，總結(jié)出來(lái)的新經(jīng)驗(yàn)，并加以認(rèn)真的分析研究。在這個(gè)前提下，才能抓住要害，有針對(duì)性地提出解決問(wèn)題；指導(dǎo)工作的意見(jiàn)和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動(dòng)態(tài)，緊緊抓住典型的事件和思想，進(jìn)行深入的調(diào)查了解，搞清楚其產(chǎn)生的原因，過(guò)程、結(jié)果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機(jī)關(guān)工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時(shí)掌握所屬單位面上的動(dòng)態(tài)，注意閱讀下屬部門(mén)上報(bào)的文字材料，經(jīng)常聽(tīng)取他們的口頭匯報(bào)，同時(shí)應(yīng)特別注意擠時(shí)間深入下屬單位調(diào)查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動(dòng)，更深一層的實(shí)際情況。“平時(shí)多積累，用時(shí)少費(fèi)心”。如果不注意認(rèn)真調(diào)查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門(mén)和下屬單位的各種動(dòng)態(tài)，不善于掌握那些最能說(shuō)明問(wèn)題的典型情況，等到起草文件時(shí)“臨時(shí)抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫(xiě)出對(duì)工作有實(shí)際指導(dǎo)意義的、有價(jià)值的、象樣的文件來(lái)。

(3)要有特定的專門(mén)業(yè)務(wù)能力。各行各業(yè)都有自己的專門(mén)業(yè)務(wù)。有關(guān)的文件，不論內(nèi)容和文字，都必須具有科學(xué)性，符合本部門(mén)的實(shí)際，符合客觀事物的規(guī)律。不能只講所有部門(mén)、所有單位都可套用的“通用語(yǔ)”、“共性話”，更不能說(shuō)“外行話”。因此，文件的起草者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、努力鉆研本部門(mén)、本行業(yè)的業(yè)務(wù)。既要向書(shū)本學(xué)習(xí)，向有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)行人請(qǐng)教，更要從群眾實(shí)踐中吸取營(yíng)養(yǎng)，使自己真正能夠精通本部門(mén)、本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題結(jié)合起來(lái)，撰寫(xiě)出實(shí)在的、能夠指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的，質(zhì)量較高的文件。如果缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，那么寫(xiě)出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對(duì)性的、能解決問(wèn)題的真知灼見(jiàn)來(lái)的。弄得不好，還可能產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來(lái)。

(4)要有一定的文字表達(dá)能力。掌握了實(shí)際情況，又有分析問(wèn)題和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，又是本專業(yè)的內(nèi)行，可以說(shuō)已經(jīng)為寫(xiě)文件打好了基礎(chǔ)。但還不能說(shuō)就必然會(huì)寫(xiě)出好的文件來(lái)?！叭f(wàn)事俱備，只欠東風(fēng)”。這“東風(fēng)”就是要有一定的文字表達(dá)能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經(jīng)指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問(wèn)題，這都是邏輯問(wèn)題。鮮明性和生動(dòng)性，除了邏輯問(wèn)題以外，還有詞章問(wèn)題。現(xiàn)在許多文件的缺點(diǎn)是：第一概念不明確；第二判斷不恰當(dāng)；第三使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章?？催@種文件是一場(chǎng)大災(zāi)難，耗費(fèi)精力又少有所得。一定要改變這種不良的風(fēng)氣?！泵珴蓶|同志講的“三性”，正是對(duì)文字表達(dá)能力的集中概括。

講“三性”，首先是準(zhǔn)確性。就是如實(shí)地、恰如其分地反映客觀事物。機(jī)關(guān)應(yīng)用文在這一點(diǎn)上要求更嚴(yán)。因?yàn)橥蛔种?，一語(yǔ)之偏，就可能造成很大的影響，引起不應(yīng)有的紛亂。語(yǔ)言不準(zhǔn)確的突出表現(xiàn)是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉(zhuǎn)業(yè)軍人到地方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位上。起草文件時(shí)把“轉(zhuǎn)業(yè)軍人”寫(xiě)成了“復(fù)員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把北京站內(nèi)發(fā)生爆炸事件，寫(xiě)成“北京站爆炸事件”，好象把整個(gè)北京站都爆炸了。有的言過(guò)其實(shí)。如，本來(lái)是工廠衛(wèi)生面貌發(fā)生巨大變化，卻寫(xiě)成工廠面貌發(fā)生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫(xiě)成“完滿結(jié)束”。一項(xiàng)活動(dòng)，某單位有許多人參加，卻寫(xiě)成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫(xiě)成“集體結(jié)婚”，“遇險(xiǎn)”寫(xiě)成“遇難”，“免職”寫(xiě)成“解職”，“緩刑”寫(xiě)成“緩期執(zhí)行”等等。不僅帶來(lái)許多麻煩，還鬧出不少笑話。

鮮明性就是對(duì)事物要態(tài)度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對(duì)什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉(zhuǎn)彎抹角，吞吞吐吐，態(tài)度曖昧。比如對(duì)“扯皮”問(wèn)題的批評(píng)，一份文件的草稿上這樣寫(xiě)：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個(gè)人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無(wú)產(chǎn)階級(jí)的作風(fēng)，應(yīng)該認(rèn)真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對(duì)國(guó)家和人民的興旺發(fā)達(dá)，根本不關(guān)心，他們熱心的是個(gè)人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國(guó)家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無(wú)利而為國(guó)家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無(wú)理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權(quán)力，當(dāng)做自己稱王稱霸的資本?！庇械耐菊J(rèn)為這是本位主義、部門(mén)利益作怪，其實(shí)，這并不代表什么局部利益，而是個(gè)人主義的惡性膨脹，是黨內(nèi)存在的為害最大的一種歪風(fēng)邪氣”。兩相對(duì)照，風(fēng)格迥異，前者態(tài)度曖昧，不疼不癢，有氣無(wú)力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見(jiàn)血，表現(xiàn)了無(wú)產(chǎn)階級(jí)應(yīng)有的戰(zhàn)斗風(fēng)格。

生動(dòng)性就是要有點(diǎn)文采，生動(dòng)活潑地寫(xiě)出客觀事物的特征，表達(dá)出鮮明的思想感情。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節(jié)的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動(dòng)。“言之無(wú)文，行而不遠(yuǎn)”。如果文件語(yǔ)言無(wú)味，象個(gè)癟三，死板，老套，沒(méi)有幾句來(lái)自群眾的生動(dòng)活潑切實(shí)有力的話，即使有新鮮深刻的內(nèi)容，也很難引起人們的興趣，因而會(huì)大大影響預(yù)期的效果。

提高文字表達(dá)能力，唯一的辦法是多讀多寫(xiě)，盡可能地多看些優(yōu)秀的應(yīng)用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經(jīng)常練習(xí)寫(xiě)多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動(dòng)活潑的語(yǔ)言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫(xiě)作時(shí)，文詞就可呼之即來(lái)，得心應(yīng)手。

魯迅先生說(shuō)：“我有一言應(yīng)記取，文章得失不由天。”實(shí)踐出真知，實(shí)踐出才干。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作和其它文章一樣，要堅(jiān)持不懈地練基本功，并在實(shí)踐中自覺(jué)地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，虛心向別人學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，持之以恒。這樣就會(huì)練出過(guò)得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動(dòng)一番腦子，不開(kāi)拓自己的知識(shí)領(lǐng)域，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，那是永遠(yuǎn)不會(huì)學(xué)到真實(shí)本領(lǐng)，寫(xiě)出好的機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)的。

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律

第一節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的作用

機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、黨派團(tuán)體和企事業(yè)單位的管理部門(mén)交流信息、規(guī)范行為、指導(dǎo)推動(dòng)工作的一種具有特定體式的書(shū)面語(yǔ)言工具，是應(yīng)用文中用量最大、種類最多、使用范圍也相當(dāng)廣泛的文體。在廣大干部中提倡學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，掌握它的寫(xiě)作特點(diǎn)和規(guī)律，是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作效率，培養(yǎng)造就一大批能文能武的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)的一條途徑。

各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無(wú)論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門(mén)和單位，都離不開(kāi)交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達(dá)指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過(guò)程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動(dòng)工作，這就是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，整個(gè)國(guó)家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)籌自如，都離不開(kāi)機(jī)關(guān)應(yīng)用文。如果把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的功能分解開(kāi)來(lái)，大體有以下四個(gè)方面。

一是交流信息的作用。下級(jí)的希望要求、工作情況以及所屬部門(mén)、單位的各種動(dòng)態(tài)，特別是新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，需要及時(shí)向上級(jí)反映；上級(jí)制定的方針、政策和指示、意見(jiàn)等，需要盡快向下級(jí)傳達(dá)；同級(jí)或不同部門(mén)相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書(shū)面材料，這一切多是由機(jī)關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。

二是宣傳教育作用。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報(bào)告》、《指示》等高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實(shí)踐的依據(jù)，方針政策以及實(shí)施方案等。向下傳達(dá)貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作。有些可公開(kāi)發(fā)表或改頭換面作為新聞報(bào)導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等等，實(shí)質(zhì)上也有向上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。

三是規(guī)范行為的作用。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動(dòng)準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對(duì)于人們?cè)摳墒裁矗辉摳墒裁?，在什么時(shí)間、什么范圍、什么問(wèn)題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎(jiǎng)懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅(jiān)決執(zhí)行，任何人都不得違反。

四是工作依據(jù)的作用。上級(jí)機(jī)關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時(shí)，除了依據(jù)耳聞目見(jiàn)的實(shí)際情況外，一個(gè)重要方法是根據(jù)下級(jí)上報(bào)的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料。而下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)，上級(jí)的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門(mén)之間發(fā)生矛盾時(shí)，一方便說(shuō)：“拿紅頭文件來(lái)！”就是要求拿出根據(jù)的意思。

學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，也是培養(yǎng)干部的需要。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門(mén)實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它的撰寫(xiě)，是一項(xiàng)思想性、政策性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。撰寫(xiě)者和指導(dǎo)者，需要一定的馬列主義理論修養(yǎng)，具備相應(yīng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，懂得掌握情況和調(diào)查研究的方法，還要有特定的專業(yè)知識(shí)和文字表達(dá)能力。因此，寫(xiě)作過(guò)程也是鍛煉和提高干部素質(zhì)的過(guò)程。一份文件寫(xiě)得好不好，及時(shí)不及時(shí)，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的重要標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和文書(shū)、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作，作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)基本功。從這個(gè)意義上說(shuō)，組織干部學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作，不僅是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作水平的重要措施，也是培養(yǎng)和提高干部，造就一大批現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼?zhèn)?、能文能武的領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年**的嚴(yán)重破壞、沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和選拔這方面的人才以外，也與我們長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有組織干部學(xué)習(xí)寫(xiě)作，特別是在各級(jí)黨校和文科院校中沒(méi)有設(shè)置有關(guān)專業(yè)、開(kāi)設(shè)有關(guān)課程，注意從青少年中培養(yǎng)應(yīng)用文寫(xiě)作人才有很大關(guān)系。

學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，還有助于改變機(jī)關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義。機(jī)關(guān)應(yīng)用文要求嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說(shuō)，它的寫(xiě)作，必須做到事實(shí)可靠，判斷準(zhǔn)確，辦法切實(shí)可行。在內(nèi)容上，它必須反映客觀實(shí)際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實(shí)際問(wèn)題的方針、原則和措施，而不能無(wú)的放矢，空發(fā)議論。在文字表述上，要準(zhǔn)確鮮明，簡(jiǎn)練暢達(dá)，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。那種冗長(zhǎng)雜亂，繁瑣重復(fù)，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費(fèi)了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫(xiě)者和審稿、定稿者，必須深入實(shí)際，深入群眾，認(rèn)真調(diào)查研究，掌握群眾的思想脈搏，關(guān)注自己工作領(lǐng)域中的新情況，新問(wèn)題，新經(jīng)驗(yàn)，使自己的思想緊緊跟上不斷發(fā)展變化著的實(shí)際?？朔欠N靠道聽(tīng)途說(shuō)，靠表面現(xiàn)象和老經(jīng)驗(yàn)做決斷，或者唯書(shū)、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實(shí)際，當(dāng)“傳達(dá)室”、“轉(zhuǎn)運(yùn)站”等官僚主義作風(fēng)。當(dāng)然，對(duì)機(jī)關(guān)工作來(lái)說(shuō)，草擬、印刷、發(fā)送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來(lái)可以口頭請(qǐng)示，當(dāng)面接洽的事，也寫(xiě)個(gè)材料；應(yīng)面對(duì)面解決的問(wèn)題，也發(fā)個(gè)指示、通知；本來(lái)有個(gè)簡(jiǎn)單文件就可解決問(wèn)題，也搞成長(zhǎng)篇大論，那就會(huì)使許多同志陷入文山會(huì)海而不能自拔。如果掌握了機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作規(guī)律和寫(xiě)作方法，懂得哪些情況和問(wèn)題應(yīng)形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長(zhǎng)，哪些該短，哪些應(yīng)快，哪些應(yīng)慢，就會(huì)大大減少文件的數(shù)量，提高文件的質(zhì)量和寫(xiě)作速度。

古今中外，凡是有作為的政治家，無(wú)不重視公文的寫(xiě)作。在我國(guó)，公文的產(chǎn)生，幾乎和文字的形成同步。中國(guó)的文章史，實(shí)際上是從應(yīng)用文開(kāi)始的。在甲骨文中，多是國(guó)家的卜辭文書(shū)，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協(xié)田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊(cè)命毛公之辭，《散氏盤(pán)》是兩國(guó)疆界的契約?！渡袝?shū)》中的誥、命、誓是周朝作為訓(xùn)誡勉勵(lì)的文告和出師作戰(zhàn)的命令、誓詞。在《論語(yǔ)·憲問(wèn)》中，還記載了文件的寫(xiě)作過(guò)程，“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤(rùn)色之”。可見(jiàn)古人是多么重視文件的撰寫(xiě)。漢代以后，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家政務(wù)活動(dòng)的日趨復(fù)雜，公文的種類也越來(lái)越多，光是以皇帝名義發(fā)布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊(cè)、策、諭、令、檄等等。而對(duì)公文寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也開(kāi)始系統(tǒng)化、理論化。在《后漢書(shū)·劉陶傳》中出現(xiàn)了“公文”一詞：“但更相告語(yǔ)，莫肯公文?！睍x代陸機(jī)的《文賦》，第一次把文章的寫(xiě)作過(guò)程、方法、形式、技巧等問(wèn)題，提到文學(xué)批評(píng)的范疇。其中就有碑、誄、奏說(shuō)。梁朝的劉勰，撰寫(xiě)了體大思精的《文心雕龍》其中《書(shū)記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對(duì)》、《祝盟》等篇，都是對(duì)各類應(yīng)用文的比較系統(tǒng)的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學(xué)家也寫(xiě)下了大量的應(yīng)用文。如秦代李斯給秦王的報(bào)告《諫逐客書(shū)》，漢代司馬遷的《報(bào)任安書(shū)》賈誼的《過(guò)秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯(cuò)的《賢良對(duì)策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國(guó)蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏征的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書(shū)》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進(jìn)御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學(xué)習(xí)的范文。

我們黨和政府十分重視機(jī)關(guān)公文的寫(xiě)作。早在一九二三年，由中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)成立的海陸豐總農(nóng)會(huì)和廣東省農(nóng)會(huì)，就設(shè)立過(guò)“文牘部”。一九三一年，周恩來(lái)同志組織文書(shū)部門(mén)制定了《文書(shū)處置辦法》。一九四二年，陜甘寧邊區(qū)政府還頒發(fā)過(guò)《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》，把機(jī)關(guān)公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報(bào)告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發(fā)了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對(duì)公文程序、種類、格式和行文關(guān)系作了規(guī)定。全國(guó)解放后，政務(wù)院又于一九五一年頒發(fā)了新的《公文處理暫行辦法》，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的處理原則、種類和寫(xiě)作要求作了具體規(guī)定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先后批發(fā)了《中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省(市)級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國(guó)共產(chǎn)黨縣級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳又發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規(guī)定了公文的性質(zhì)、任務(wù)和調(diào)查研究、實(shí)事求是、及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密等撰寫(xiě)與處理原則。隨著各項(xiàng)改革事業(yè)的深入發(fā)展，機(jī)關(guān)公文工作面臨著新的形勢(shì)和更高的要求。一九八七年二月十八日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發(fā)布實(shí)施，對(duì)提高公文質(zhì)量和辦文效率發(fā)揮了重要作用。

毛澤東、周恩來(lái)、劉少奇等老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，從參加革命工作起就常常親自動(dòng)手起草和修改文件，黨和國(guó)家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領(lǐng)導(dǎo)下撰寫(xiě)而后由他們修改定稿的。對(duì)于如何撰寫(xiě)文件，他們也多次作過(guò)指示。比如，積極倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手，反對(duì)秘書(shū)代勞；文書(shū)工作要遵循保密、準(zhǔn)確、迅速三原則；文件要有三性，準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性；提倡革命的文風(fēng)，反對(duì)文牘主義等等。周恩來(lái)同志不僅親自主持制定文書(shū)處理辦法，還召集知名語(yǔ)言學(xué)家探討機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作。這一切，作為他們的革命實(shí)踐的組成部分，為黨的事業(yè)做出了貢獻(xiàn)，給我們樹(shù)立了榜樣。今后，隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，對(duì)我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)同志提出了更高的要求。可以這樣說(shuō)，如果機(jī)關(guān)干部不會(huì)起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

第四篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作（02）

第二節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)

要寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點(diǎn)。而掌握它的特點(diǎn)，最好的辦法是把它和其它文體作比較。和小說(shuō)、詩(shī)歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實(shí)和道理說(shuō)服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本

質(zhì)真實(shí)，而是以記敘、說(shuō)明、論述的方法，有針對(duì)性地表述思想觀點(diǎn)，反映具體的生活實(shí)際，揭示社會(huì)生活某些方面的規(guī)律和實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實(shí)際問(wèn)題。因此，實(shí)用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個(gè)特點(diǎn)。

這個(gè)實(shí)用的特點(diǎn)，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實(shí)的具體的針對(duì)性。上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中存在的問(wèn)題，對(duì)特定的問(wèn)題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級(jí)向上行文，也是反映生活和工作過(guò)程中的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請(qǐng)上級(jí)定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問(wèn)題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫(xiě)文章，做演說(shuō)，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個(gè)“有用”，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)說(shuō)，就是實(shí)用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時(shí)限性。它不僅在制作上要求一定時(shí)間寫(xiě)成，而且和某項(xiàng)工作的時(shí)間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實(shí)的效用?轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個(gè)朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個(gè)朝代的特定時(shí)期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個(gè)實(shí)際問(wèn)題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書(shū)》等，請(qǐng)示得到答復(fù)，通知的對(duì)象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書(shū)》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，需要查對(duì)，那就是歷史檔案的作用了。

有人會(huì)問(wèn)，書(shū)信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?

一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見(jiàn)乏于專業(yè)部門(mén)，也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫(xiě)書(shū)信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書(shū)信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書(shū)信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫(xiě)成《請(qǐng)示》，不能寫(xiě)成《報(bào)告》，《通知》不能寫(xiě)成《通報(bào)》，《指示》不能寫(xiě)成《命令》等等。它們有特定的書(shū)面形式，有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門(mén)用語(yǔ)，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書(shū)寫(xiě)都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無(wú)論內(nèi)容還是文字，必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說(shuō)假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩(shī)歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”；小說(shuō)可以馳騁想象，寫(xiě)狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽(tīng)途說(shuō)拿來(lái)議論一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo)，

第五篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作（三）

第二章　如何做好機(jī)關(guān)應(yīng)用文的起草修改審定

第一節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作前的準(zhǔn)備

寫(xiě)文章之前，都要有所準(zhǔn)備，“預(yù)則立，不預(yù)則廢”。沒(méi)有準(zhǔn)備，不可能寫(xiě)出好文章。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作也不例外。

寫(xiě)作前的準(zhǔn)備有廣義和狹義兩方面的內(nèi)容，廣義上講是長(zhǎng)遠(yuǎn)的準(zhǔn)備，狹義上說(shuō)是動(dòng)筆之前的準(zhǔn)備。從長(zhǎng)遠(yuǎn)準(zhǔn)備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認(rèn)識(shí)問(wèn)題的基本功，調(diào)查研究的基本功，文字表達(dá)的基本功。當(dāng)然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學(xué)習(xí)，肯于鉆研，勤于寫(xiě)作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫(xiě)作過(guò)程看，下筆之前主要做好材料的準(zhǔn)備，思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備，構(gòu)思的準(zhǔn)備。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文體較多，不同的文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個(gè)方面：

材料的準(zhǔn)備。這是機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的基礎(chǔ)?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有材料，寫(xiě)作就無(wú)從談起，材料不充分，也不可能寫(xiě)出好文章?！氨R未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫(xiě)作前應(yīng)把所需要的材料準(zhǔn)備好。它包括材料的搜集，材料的核實(shí)和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫(xiě)作前準(zhǔn)備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的、完整的、零碎的材料都要搜集?！绊n信將兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點(diǎn)就越可靠，越實(shí)在，下筆時(shí)選擇應(yīng)用材料的余地就越大，寫(xiě)起來(lái)就越順手。這里要注意的一個(gè)問(wèn)題是，有些同志在搜集材料時(shí)，對(duì)一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對(duì)一些看起來(lái)無(wú)足輕重的材料，常常輕易放過(guò)。寫(xiě)作時(shí)，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。有些材料，在動(dòng)筆之前看，可能用處不大，但寫(xiě)作過(guò)程中，隨著思想的深化，對(duì)某些問(wèn)題有了新的認(rèn)識(shí)，很需要這方面的事例去證實(shí)，如果手頭現(xiàn)成，就可隨手拈來(lái)。在搜集材料時(shí)要十分注意核實(shí)，要邊搜集邊核實(shí)，即使是一些已被公認(rèn)或眾口流傳的事實(shí)，或者某些資料使用過(guò)的數(shù)字、引語(yǔ)等，也盡可能地核對(duì)一下，絕不能大而化之，想當(dāng)然。特別是一些細(xì)節(jié)，要盡量搞得清清楚楚，不然一個(gè)細(xì)節(jié)上出毛病，與事實(shí)不符，就會(huì)造成很大的失誤。有些文件，觀點(diǎn)很對(duì)，主要事例也無(wú)懈可擊，但一兩處次要材料上產(chǎn)生漏洞，就會(huì)出現(xiàn)一塊臭肉壞一鍋湯的問(wèn)題，使讀者懷疑整個(gè)文件的真實(shí)性。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關(guān)的大量材料中，篩選出典型的、能充分說(shuō)明主題的事例，這樣，動(dòng)筆時(shí)就不必費(fèi)時(shí)費(fèi)力地重新查找典型事例。當(dāng)然，事前選擇的典型事例，在行文時(shí)，有些可能用不上，有的還要補(bǔ)充，但有準(zhǔn)備總比沒(méi)有準(zhǔn)備好。

思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備。這是和搜集篩選材料同時(shí)進(jìn)行的。它主要是指明確寫(xiě)作的目的性，針對(duì)性，文章的主題和中心，多種不同觀點(diǎn)的比較和認(rèn)定等等。首先要弄清寫(xiě)作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)前，必須確定它要起什么作用，解決什么問(wèn)題，在什么范圍內(nèi)應(yīng)用。是僅僅向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志反映一種情況，作為上級(jí)考慮問(wèn)題的參考或制定方針政策的依據(jù)，還是作為某一方面的典型公之于眾，以便統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作?是希望解決某個(gè)具體問(wèn)題，還是僅僅提供一點(diǎn)情況?這些都要事先弄明確。因?yàn)椴煌哪康?，不同的?yīng)用范圍，在使用材料、闡述問(wèn)題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫(xiě)起來(lái)才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫(xiě)作的主旨，就可能出現(xiàn)成文后推倒重來(lái)的后果。有些文件，如調(diào)查報(bào)告，一開(kāi)始調(diào)查，目的就很明確，但在調(diào)查研究到一定程度，起草報(bào)告之前，還必須回過(guò)頭來(lái)重新研究一下調(diào)查的目的。因?yàn)榍闆r是不斷變化的，調(diào)查前對(duì)于調(diào)查目的的某些想法，在調(diào)查過(guò)程中也會(huì)有所變化。因此，下筆前，研究一下調(diào)查報(bào)告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據(jù)之一，是它針對(duì)什么問(wèn)題講的，即文件的針對(duì)性?？隙ㄊ裁?，否定什么，肯定時(shí)有哪些理由，否定時(shí)依據(jù)又是什么，充分不充分，哪些問(wèn)題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進(jìn)一步分析研究。只有主題明確，觀點(diǎn)鮮明，才能在安排結(jié)構(gòu)、選擇材料時(shí)取舍有據(jù)，詳略適當(dāng)，寫(xiě)起來(lái)才更順手。

思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備。不僅僅是執(zhí)筆者自己分析研究，深入思考，還要注意聽(tīng)取多方面的意見(jiàn)。對(duì)所寫(xiě)的文件，領(lǐng)導(dǎo)同志有什么指示，參與研究的同志有什么深刻的見(jiàn)解或不同的看法，群眾有什么希望和要求，都要認(rèn)真聽(tīng)取、研究。領(lǐng)導(dǎo)同志一般來(lái)說(shuō)對(duì)黨的方針政策了解得多一些，透一些，對(duì)全局性的問(wèn)題觀察得也比較敏銳。他們的意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)是更全面、更深刻，動(dòng)筆前必須了解他們對(duì)文件的想法和對(duì)一些問(wèn)題的看法，把握住他們意見(jiàn)的主旨。這里也包括中央有關(guān)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話在內(nèi)。這叫“吃透上頭”。干部群眾直接接觸實(shí)際，應(yīng)當(dāng)充分聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，他們的某些想法、希望和要求，努力摸準(zhǔn)他們的思想脈搏，這叫“吃透下頭”。吃透這兩頭，寫(xiě)出的文件就有可能更有針對(duì)性，從而也會(huì)更有指導(dǎo)意義，更能解決實(shí)際問(wèn)題。一般說(shuō)來(lái)，在政治生活正常的情況下，領(lǐng)導(dǎo)和群眾的愿望是共同的，意見(jiàn)也多是一致的；但由于他們的地位不同，看問(wèn)題的角度不同，也常有不一致的地方。這時(shí)候文件的作者就應(yīng)該運(yùn)用馬列主義、毛澤東思想的武器，認(rèn)真分析研究，用正確的觀點(diǎn)，把兩者統(tǒng)一起來(lái)。至于起草的同志在討論中的不同意見(jiàn)，要盡可能取得一致。執(zhí)筆的同志，要十分注意那些見(jiàn)解較深的意見(jiàn)，吸收討論中的最佳成果。這樣上下結(jié)合，集思廣益，就可能把文件寫(xiě)得更全面，更深刻，更有思想性，更具有實(shí)際意義。

思路格局的準(zhǔn)備。有了材料，又有了明確的主題思想，就應(yīng)當(dāng)考慮這些材料和觀點(diǎn)如何圍繞主題安排布局，有一個(gè)清楚的思路。一篇文章分幾個(gè)部分，每個(gè)部分包括哪些內(nèi)容，先寫(xiě)什么，后寫(xiě)什么，哪些內(nèi)容為主，哪些為輔，使用哪些材料，哪些該詳，哪些該略，如何突出重點(diǎn)，上下左右如何連接等等都要想好。最好先寫(xiě)個(gè)提綱，有了提綱就象蓋房子有了草圖，有助于動(dòng)筆寫(xiě)作時(shí)掌握全局，避免丟三拉四，前后重復(fù)，本末倒置。這樣，既可提高寫(xiě)作質(zhì)量，也可加快寫(xiě)作速度。老舍先生在談他的寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)時(shí)曾說(shuō)：“盡管我們只要寫(xiě)二、三千字，也需先寫(xiě)出個(gè)提綱，安排好第一段說(shuō)什么，第二段說(shuō)什么……有了提綱，心里就有了底，寫(xiě)起來(lái)就順理成章；先麻煩點(diǎn)，后來(lái)可某某事”。克魯普斯卡婭在回憶列寧的寫(xiě)作情況時(shí)也說(shuō)：“他在寫(xiě)文章之前，通常是先寫(xiě)好提綱，從這個(gè)提綱可以追溯伊里奇的整個(gè)思想過(guò)程，有許多文章，伊里奇把提綱改了兩、三遍”。當(dāng)然，不同的文體，不同的情況，在寫(xiě)提綱時(shí)，也有粗細(xì)之分。一些大型的工作報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、法規(guī)條例等，由于文章較長(zhǎng)，頭緒較多，就應(yīng)有較詳細(xì)的綱目。除了大的格局、層次以外，每個(gè)層次的主要觀點(diǎn)和材料都應(yīng)列出來(lái)。一些小型的文件，比如工作計(jì)劃等等，提綱可粗一些，有個(gè)大架子就行。還有一些要求急、容量小的文件，象簡(jiǎn)報(bào)、通知等等，下筆前有個(gè)腹稿也就可以了。提綱如何寫(xiě)，并沒(méi)有一定之規(guī)，可按文章長(zhǎng)短、每個(gè)人的寫(xiě)作習(xí)慣、寫(xiě)作前對(duì)觀點(diǎn)材料的熟練程度不同來(lái)確定。

以上三方面的準(zhǔn)備，互相關(guān)聯(lián)，缺一不可，又往往是同時(shí)進(jìn)行的。搜集整理材料、挑選典型過(guò)程，也是綜合歸納、提煉主題的過(guò)程。這些工作做完了，腹稿或者提綱也就有譜了。機(jī)關(guān)應(yīng)用文能不能寫(xiě)好，與這三方面準(zhǔn)備得充分不充分關(guān)系極大。

第二節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的起草

明確了寫(xiě)作目的，有了一定的素材，確定了主題思想，構(gòu)思了一個(gè)大綱，就可以動(dòng)手起草了。

在機(jī)關(guān)工作中，起草文件的任務(wù)有一人擔(dān)負(fù)的，也有成立起草小組的。是成立起草小組還是由一人擔(dān)負(fù)，主要取決于文件的重要程度和機(jī)關(guān)的干部條件。一般來(lái)講，高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)起草大型報(bào)告，包括重要調(diào)查報(bào)告和總結(jié)報(bào)告等，往往是打團(tuán)體戰(zhàn)，由有關(guān)人員組成起草小組。一些小型公文，比如簡(jiǎn)報(bào)、通知等，或者基層單位的文件，則多是由一個(gè)同志負(fù)責(zé)起草。但不論一個(gè)人起草還是起草小組起草，在文件的草創(chuàng)時(shí)，必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題。

一是必須堅(jiān)定不移地按照主題去組織文章。寫(xiě)作提綱就是按主題而設(shè)想的思路，一般來(lái)說(shuō)，如果提綱比較成熟，設(shè)想的文章脈絡(luò)比較清楚，寫(xiě)起來(lái)也順當(dāng)，那就按提綱寫(xiě)下去。但是在寫(xiě)作中經(jīng)常碰到原先設(shè)計(jì)的提綱并不完善，有漏洞，或思路不暢，需要調(diào)整、充實(shí)，甚至推倒重來(lái)，這是在寫(xiě)作實(shí)踐中思想進(jìn)一步深化的結(jié)果。但恰恰是在這個(gè)時(shí)候，要注意緊扣主題去變動(dòng)。因?yàn)槿藗兊乃枷胍贿M(jìn)入落筆的階段，就更加活躍，有些原先并未重視的材料這時(shí)閃現(xiàn)出來(lái)，有了新的認(rèn)識(shí)。有些原來(lái)若隱若現(xiàn)的觀點(diǎn)，這時(shí)也明晰起來(lái)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)和發(fā)揮。思考提綱時(shí)并未涉及的以往工作中的某些材料和觀點(diǎn)的積累，這時(shí)也調(diào)動(dòng)起來(lái)，呼喚出來(lái)，需要選擇、利用。這些情況說(shuō)明，寫(xiě)作中的主觀因素逐步加大，文思常常象噴泉—樣涌現(xiàn)出來(lái)，這是一個(gè)主觀和客觀、愿望和需要在筆者頭腦中相互撞擊、產(chǎn)生矛盾的時(shí)刻，也是主觀意圖最容易否定客觀事實(shí)，筆者的愿望最容易超越客觀需要的時(shí)刻。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，這種狀況的出現(xiàn)，對(duì)筆者是很可貴的。一些新鮮的觀點(diǎn)，深刻的思想，精采的語(yǔ)言，往往也在這個(gè)時(shí)候流入筆下。這時(shí)候就要十分注意把熱情和冷靜結(jié)合起來(lái)，象蜘蛛織網(wǎng)那樣，按一定的圖案，把自然吐出來(lái)的絲擺在一定位置，按照原先的寫(xiě)作意圖決定取舍。如果不加以疏導(dǎo)、規(guī)范，聽(tīng)任思想奔流，就有脫離主題的危險(xiǎn)。即使有的并未脫離主題，但由于某一部分寫(xiě)得過(guò)細(xì)，分量過(guò)重，也會(huì)產(chǎn)生沖淡主題的效果。法國(guó)著名雕塑家羅丹花費(fèi)整整七年時(shí)間創(chuàng)作了巴爾扎克的塑像，但當(dāng)他的一個(gè)學(xué)生說(shuō)，“從來(lái)也沒(méi)有見(jiàn)過(guò)這么奇妙而完美的手”時(shí)，他卻毅然操起身邊的斧子，把塑像的雙手砍掉了。為此，他解釋說(shuō)：“這雙手太突出了！記住：一件真正完美的藝術(shù)品，沒(méi)有任何一部分是比整體更重要的?！彼囆g(shù)作品如此，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作也不例外。作者一定要克服主觀隨意性，在提綱的變動(dòng)中，只能使主題深化而不能變更。

脫離主題的問(wèn)題，在單人起草文件時(shí)，還比較容易避免，而在多人共同起草文件時(shí)，解決起來(lái)就難得多。這里的關(guān)鍵是要經(jīng)過(guò)充分討論研究，使每一個(gè)參與起草者對(duì)文件的主旨都十分明確，對(duì)提綱中每一部分的作用都有清楚的認(rèn)識(shí)。而且在這個(gè)群體中必須確定一人為“總統(tǒng)”，最后由他來(lái)統(tǒng)籌安排全文，有了矛盾由他決定取舍。對(duì)“總統(tǒng)”來(lái)說(shuō)，除心有主旨以外，還得胸有全局，對(duì)各個(gè)部分的重點(diǎn)必須清楚明白，這是使文章不脫離主題的關(guān)鍵。這個(gè)任務(wù)一般都是由水平較高的同志來(lái)承擔(dān)。對(duì)于其它同志來(lái)說(shuō)，必須明確自己負(fù)責(zé)起草的部分在全文中的地位與作用。通常最容易出現(xiàn)的問(wèn)題是，有些同志寫(xiě)起來(lái)總想加大他那一部分的份量，有時(shí)甚至隨意發(fā)揮，把自認(rèn)為的“新鮮觀點(diǎn)”、“深刻見(jiàn)解”、“典型材料”硬塞進(jìn)去，自覺(jué)不自覺(jué)地脫離了主題。有的對(duì)緊扣主題的思想材料不去下功夫挖掘，而與主題關(guān)系不大的，他感興趣的思想材料卻大寫(xiě)特寫(xiě)，其結(jié)是次要的掩蓋了主要的。這是集體寫(xiě)作中的“分散主義”。

容易脫離主題的另一種情況是執(zhí)筆人缺乏“主心骨”。在起草過(guò)程中聽(tīng)到一點(diǎn)“新精神”，領(lǐng)導(dǎo)的某次講話，頂頭上司的一些議論，或看到中央的某個(gè)文件，就想緊跟，把與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容硬塞進(jìn)自己起草的文件中，因而沖淡了主題，這是一種“唯上”不“唯實(shí)”，處處跟“風(fēng)”的思想毛病。對(duì)“新精神”應(yīng)作具體分析，如果它與自己所草擬的文件有關(guān)，而且是正確、深刻、貼切的，吸收進(jìn)來(lái)確實(shí)能增強(qiáng)文稿的深度和色彩，就應(yīng)采納。如果與主題無(wú)關(guān)，不論哪個(gè)文件，都可置之不顧。

二是要盡可能把與主題有關(guān)的觀點(diǎn)和材料寫(xiě)進(jìn)去。機(jī)關(guān)應(yīng)用文，特別是比較重要的文件，多是集體創(chuàng)作。有的要反復(fù)研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，對(duì)初稿并不要求寫(xiě)成完美無(wú)缺的成品，而是希望在不脫離主題的前提下，盡可能把所掌握的材料、觀點(diǎn)寫(xiě)進(jìn)去，把各個(gè)方面考慮到，并在結(jié)構(gòu)上安排好。修改，最怕內(nèi)容不充實(shí)，缺乏深刻、生動(dòng)的典型材料，主要部分空洞單調(diào)，觀點(diǎn)缺乏堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，沒(méi)有充分說(shuō)服力的初稿；而歡迎基礎(chǔ)素材豐富，思想觀點(diǎn)明確的初稿。因?yàn)橛辛吮姸嗟牡湫筒牧?，又用觀點(diǎn)串了起來(lái)，修改就容易得多，最起碼是有了修改的基礎(chǔ)，只要再進(jìn)一步綜合歸納、刪繁就簡(jiǎn)，就可出成品。如果沒(méi)有充實(shí)的內(nèi)容，還得進(jìn)一步搜集補(bǔ)充材料，這就要困難得多。有時(shí)在搜集材料的過(guò)程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿還得推倒重來(lái)。

有的同志擔(dān)心素材多了，文稿會(huì)哆嗦冗長(zhǎng)，因此盡量少寫(xiě)情節(jié)，少用事例，這種擔(dān)心是可以理解的?，F(xiàn)在，不少同志寫(xiě)文章一下筆就洋洋灑灑，不顧實(shí)際需要，盡力拉長(zhǎng)篇幅，因此長(zhǎng)而空、長(zhǎng)而亂的文稿比比皆是，使人感到厭倦。但如果內(nèi)容充實(shí)，能解決實(shí)際問(wèn)題，即便文章長(zhǎng)一點(diǎn)，人們也是愛(ài)讀的。象全國(guó)黨代表會(huì)議通過(guò)的《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》，兩萬(wàn)三千多字，六大部分，七十條，人們并不嫌長(zhǎng)。相反，某些空洞的短文，也并不因?yàn)樗?，人們就?ài)看。文章的好壞，不在長(zhǎng)短，而在內(nèi)容。即使是內(nèi)容充實(shí)，也要根據(jù)需要能短則短，這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)在起草初稿時(shí)就十分注意，把那些與主題無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容排除在外，把一些重復(fù)的事例篩選歸并。但這并不是說(shuō)，不允許多寫(xiě)一點(diǎn)從不同側(cè)面說(shuō)明主題的觀點(diǎn)和事例，只要不重復(fù)，盡可能從不同角度用事實(shí)說(shuō)明問(wèn)題，正是機(jī)關(guān)應(yīng)用文求之不得的。特別是初稿材料盡量多一些，盡可能從各個(gè)不同角度去論證主題，即使文字長(zhǎng)一些也無(wú)關(guān)緊要。如果修改時(shí)感覺(jué)太長(zhǎng)，刪掉就是了。

有的只負(fù)責(zé)起草文件某一部分的同志，擔(dān)心使用材料多了會(huì)超過(guò)一定篇幅限度，喧賓奪主。如果隨心所欲不顧需要，想什么就寫(xiě)什么，當(dāng)然是集體寫(xiě)作中所忌諱的。但如果自己負(fù)責(zé)的一部分，內(nèi)容豐富，緊扣主題而又互不重復(fù)的典型材料較多，那就應(yīng)當(dāng)盡可能寫(xiě)下來(lái)，應(yīng)當(dāng)是越充實(shí)越好。如果因?yàn)檫@一部分比較充實(shí)有說(shuō)服力，而喧賓奪主，最好的辦法不是象羅丹那樣把巴爾扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充實(shí)起來(lái)，這樣就把“喧賓奪主”變成了“眾星捧月”，使主題更突出，文件更服人。

有的同志對(duì)一些社會(huì)上流行過(guò)的典型事件和一些背景情況，總以為自己知道別人也一定知道，常常寫(xiě)得很簡(jiǎn)單，甚至一筆帶過(guò)，使人看了往往不能立即理解。這是因?yàn)閷?duì)讀者的需要不了解。因此，該說(shuō)的一定要說(shuō)清楚，說(shuō)充分，特別是讀者不熟悉的背景情況，一定要交代明白。

盡可能把與主題有關(guān)的材料寫(xiě)進(jìn)初稿，并不是說(shuō)自己所掌握的材料不需要選擇，不需要壓縮，不需要改進(jìn)，統(tǒng)統(tǒng)原封不動(dòng)地編排進(jìn)文稿中，更不是說(shuō)只要與主題有關(guān)，不問(wèn)典型與否，不管篇幅多長(zhǎng)，都應(yīng)寫(xiě)進(jìn)去。而是說(shuō)，在特定的體例和要求下，在有限的篇幅內(nèi)，盡可能多用一點(diǎn)典型材料。這樣做對(duì)修改有好處，即使長(zhǎng)一點(diǎn)也是利大于弊。

三是初稿最好一氣呵成。每個(gè)人的寫(xiě)作習(xí)慣不同，有人喜歡字斟句酌，從頭到尾一步步寫(xiě)下來(lái)，初稿出來(lái)就差不多了。有人則比較粗放，一落筆就不愿打住，總是盡快搞出草稿，然后再修改。還有的作者把篇幅較長(zhǎng)的文稿分成幾部分，哪一部分成熟就寫(xiě)哪一部分，然后湊成一篇。很難說(shuō)哪一種辦法就絕對(duì)的好。每個(gè)人都可根據(jù)自己的習(xí)慣和所寫(xiě)文件的特點(diǎn)去做，但就多數(shù)情況來(lái)說(shuō)，初稿最好一氣呵成。一氣呵成既可爭(zhēng)取時(shí)間，給修改審定在時(shí)限上留了余地，又使文章有可能通達(dá)順暢，首尾一氣。對(duì)起草者來(lái)說(shuō)，一旦草稿完成，就有一種放下重負(fù)的輕松感，導(dǎo)致心理的穩(wěn)定和精神的愉悅，可以進(jìn)一步激發(fā)寫(xiě)作欲望，增強(qiáng)把文件修改得更好的信心。與此相反，如果提起筆來(lái)，在某些字句和個(gè)別材料上，前思后慮左顧右盼，過(guò)多地費(fèi)功夫推敲斟酌，就有可能截?cái)嘁呀?jīng)理順了的文思，讓某些完全可以超越的小型障礙絆住了“進(jìn)軍”的步伐，最后拖延了時(shí)間，擾亂了文氣，因小失大。魯迅就不贊成“十步九回頭”的寫(xiě)法，他在《致葉紫》的信中說(shuō)：“十步九回頭的作文法，是很不對(duì)的，這就是在不斷的不相信自己——結(jié)果一定做不成。以后應(yīng)該立定格局之后，一直寫(xiě)下去，不管修辭，也不要回頭看，……在創(chuàng)作的途中，一面煉字，真要把感興打斷的，我翻譯時(shí)，倘想不到適當(dāng)?shù)淖?，就把這字空起來(lái)，仍舊譯下去，這字待稍暇時(shí)再想。否則，能因?yàn)橐蛔?，停到大半天?！?/p>

有的同志寫(xiě)文件，總希望一次成功，這種想法是好的，對(duì)少數(shù)寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)豐富而所寫(xiě)的又是小型的類似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，對(duì)多數(shù)文件來(lái)說(shuō)，一稿成功的情況是極少的。希望一稿成功就必須字斟句酌，其結(jié)果往往不是快而是慢了，也容易出現(xiàn)紕漏。特別是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是難以做到的，如果一氣呵成，即便是粗糙一些甚至有這樣那樣的不足，只要不離主題，所掌握的材料和觀點(diǎn)也寫(xiě)進(jìn)去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就爭(zhēng)取了主動(dòng)。因?yàn)槌醺宓娜蝿?wù)并不是提供完美無(wú)缺的成品，而是給進(jìn)一步充實(shí)提高打下一個(gè)較好的基礎(chǔ)。當(dāng)然作為起草者，不論是單獨(dú)執(zhí)筆還是合作草擬，都應(yīng)全力以赴，以高度負(fù)責(zé)的精神，盡量把交給自己的任務(wù)完成得好一些。

要做到初稿的一氣呵成，最重要的是事前的充分醞釀，力爭(zhēng)使觀點(diǎn)材料爛熟于心，融匯貫通，同時(shí)要排除一切干擾，靜下心來(lái)。如果遇到重大障礙需要翻閱某些資料或找人請(qǐng)教時(shí)，也要緊扣問(wèn)題，不要被資料中某些新奇的但與需要無(wú)關(guān)的內(nèi)容迷住，分散了精力。在向一些同志請(qǐng)教時(shí)，也要避免東拉西扯，盡可能引導(dǎo)對(duì)方和你共同思索解決難題，邊議邊構(gòu)思邊聯(lián)句，議完了，這一段也等于寫(xiě)完了。

第三節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改(一)

刀不磨不快，文章不改不好。寫(xiě)文章不易，改文章更難。觀點(diǎn)的深化，結(jié)構(gòu)的緊湊，語(yǔ)言的精粹，往往依靠修改。保爾?拉法格在《回憶馬克思》一文中說(shuō):“馬克思決不出版一本沒(méi)有經(jīng)他仔細(xì)加工和認(rèn)真琢磨的作品。他不能忍受把未成的東西公之大眾的這種思想”。毛澤東同志曾多次批評(píng)一些人寫(xiě)文章不做認(rèn)真修改的草率作風(fēng)，他說(shuō)：“文章寫(xiě)好之后，也不多看幾遍，象洗臉之后再照照鏡子一樣，就馬馬虎虎地發(fā)表出來(lái)。其結(jié)果‘下筆千言，離題萬(wàn)里’，仿佛象個(gè)才子，實(shí)則到處害人?！濒斞冈凇洞鸨倍冯s志社問(wèn)》一文中寫(xiě)到：“寫(xiě)完后至少看兩遍，竭力將可有可無(wú)的字、句、段刪去，毫不可惜?！碧拼鷼W陽(yáng)修到了晚年還孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他開(kāi)玩笑說(shuō)，你是不是怕先生責(zé)怪呢?他回答說(shuō)“非謂先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧舊聞》中說(shuō)到歐陽(yáng)修寫(xiě)文章時(shí)說(shuō)：“讀歐公文，疑其隨意寫(xiě)出，不假斫削功夫；及見(jiàn)其草，修飾之后，與始落筆，有十不存五六者，乃知文章全藉改竄也”。有的同志在談寫(xiě)文件的體會(huì)時(shí)說(shuō)：“文件是在準(zhǔn)備好材料后，想出來(lái)的，寫(xiě)出來(lái)的，改出來(lái)的。”這確是經(jīng)驗(yàn)之談。可見(jiàn)修改潤(rùn)色，是寫(xiě)文章的一種必不可少的重要環(huán)節(jié)。因?yàn)闊o(wú)論任何作者，不管他寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)如何豐富，才思如何敏捷，寫(xiě)作中總有思慮不周、疏漏失誤之處。特別是初稿，絕大多數(shù)只能說(shuō)是毛坯，必須進(jìn)一步精雕細(xì)刻才能成章。機(jī)關(guān)應(yīng)用文，由于它具有強(qiáng)烈的政治性，實(shí)用性，就更應(yīng)該重視修改這一環(huán)節(jié)。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改，主要是改立意、改觀點(diǎn)、改材料、改結(jié)構(gòu)、改語(yǔ)言。

一是立意要明確。就是說(shuō)，文稿要說(shuō)明和解決的問(wèn)題是否清楚。如果中心不突出，目的不明確，提出解決問(wèn)題而沒(méi)有措施，讓人看了不得要領(lǐng)，那就說(shuō)明這個(gè)文稿還遠(yuǎn)不成熟，還需要進(jìn)一步研究，動(dòng)較大的手術(shù)。這方面常見(jiàn)的毛病是：

(1)文稿缺乏針對(duì)性。有的材料比較豐富，但缺乏分析研究，提煉概括，沒(méi)有形成明確的貫穿全文的主題思想。其原因除缺乏寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)外，主要是對(duì)文稿要著重解決什么問(wèn)題沒(méi)有形成明確的概念。

(2)主次不分。什么問(wèn)題都想解決，結(jié)果在有限的篇幅內(nèi)，什么都不突出或說(shuō)不充分。這就應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同要求，不同體裁特點(diǎn)，刪節(jié)次要部分，留下主要部分。當(dāng)然，經(jīng)過(guò)大刀闊斧刪改后，主題也就突出了。

(3)基礎(chǔ)材料不足。主題思想不是從大量情況中概括出來(lái)的，而是作者根據(jù)道聽(tīng)途說(shuō)或一鱗半爪的情況得出的結(jié)論。有的甚至是作者主觀想象然后找了一些例證。有的則是材料不典型，缺乏說(shuō)服力。這一類文稿，必須在材料的增、刪、換和詳略剪裁上下功夫，務(wù)必使材料充分表現(xiàn)主題而又扎實(shí)可靠，必要時(shí)應(yīng)重新組織撰寫(xiě)。

(4)缺乏科學(xué)的分析。對(duì)具體事例分析不夠，該詳寫(xiě)的沒(méi)有詳寫(xiě)，該簡(jiǎn)略的沒(méi)有簡(jiǎn)略，往往是事例自成體系，看起來(lái)很完整，但沒(méi)有緊扣要論證的觀點(diǎn)，沒(méi)有以觀點(diǎn)為中心使用材料，所以觀點(diǎn)不突出，不鮮明，特別是對(duì)某些有爭(zhēng)議的觀點(diǎn)，作者主張什么，反對(duì)什么，必須有針對(duì)性地加以論證。如果只提出問(wèn)題，不分析不解決問(wèn)題，或者論述沒(méi)有說(shuō)服力，沒(méi)有解決問(wèn)題的辦法措施，讀者就會(huì)對(duì)文稿的基本觀點(diǎn)產(chǎn)生懷疑。這就需要站在更高的角度上，對(duì)表達(dá)主題的觀點(diǎn)和材料進(jìn)行深入開(kāi)掘。要十分注意，這種深入開(kāi)掘，是有根據(jù)的分析提高，而不是任意拔高。

二是觀點(diǎn)要正確。就是說(shuō)在基本理論上站得住，符合客觀實(shí)際，沒(méi)有片面性。思想觀點(diǎn)是文稿的靈魂，觀點(diǎn)站不住腳，整個(gè)文稿就失去了它存在的意義。因此要以極大的注意力反復(fù)推敲，自覺(jué)地設(shè)置對(duì)立面，務(wù)必做到持之有故，言之成理，立論有據(jù)，辯駁不倒。

(1)要注意文稿的基本觀點(diǎn)，特別是表達(dá)主題思想的觀點(diǎn)，是否符合馬列主義的基本原則，有沒(méi)有違背辯證唯物主義的地方，象工作報(bào)告、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告一類，對(duì)其基本觀點(diǎn)更要嚴(yán)格把關(guān)，切忌片面性、絕對(duì)化，強(qiáng)調(diào)了一面，否定了另一面。比如，在總結(jié)工作時(shí)，講成績(jī)，常常容易肯定一切，說(shuō)得盡善盡美。在批評(píng)別人時(shí)，又常夸大其詞，把人家說(shuō)得一無(wú)是處，否定一切。提倡民主時(shí)，往往忽視集中，甚至否定了黨的領(lǐng)導(dǎo)。強(qiáng)調(diào)自由時(shí)，又否定了紀(jì)律，否定了四項(xiàng)基本原則。當(dāng)前，在有關(guān)經(jīng)濟(jì)體制改革的文件中，經(jīng)常出現(xiàn)提倡搞活經(jīng)濟(jì)時(shí)，忽視宏觀控制；論述某地場(chǎng)調(diào)節(jié)時(shí)，又全盤(pán)否定計(jì)劃的必要性；不顧時(shí)間、地點(diǎn)、條件，一講搞活就要求徹底放開(kāi)；在強(qiáng)調(diào)思想政治工作時(shí)，往往說(shuō)成精神萬(wàn)能；而講物質(zhì)鼓勵(lì)時(shí)，又變成錢(qián)能通神，等等。特別是結(jié)論性觀點(diǎn)，既要明確又要全面，要掌握好分寸，盡可能做到恰如其分。

(2)還要注意文稿的基本精神和各項(xiàng)措施，同黨和國(guó)家的基本方針、政策、法令一致，同上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、本部門(mén)的規(guī)定沒(méi)有矛盾。如有違背黨和國(guó)家的方針、政策、法令的必須改過(guò)來(lái)，否則和中央在政治上保持一致就是空話。至于和上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、本部門(mén)的規(guī)定不一致，除專門(mén)否定或發(fā)展這些規(guī)定的文件外，也要使之一致起來(lái)，否則，會(huì)給工作造成矛盾，帶來(lái)混亂。這方面特別要注意的是法規(guī)性文件。在現(xiàn)實(shí)生活中，兩個(gè)規(guī)定互相打架的事是常?？梢砸?jiàn)到的。特別是不同部門(mén)之間，一要“放”，一要“收”，弄得有關(guān)方面無(wú)所適從。其原因，除了部門(mén)之間利害不一致外，就是文稿撰寫(xiě)者事先對(duì)情況了解不夠，和有關(guān)單位沒(méi)有通氣、協(xié)調(diào)。違反法律甚至違反憲法的文件、告示也時(shí)有所見(jiàn)。比如，選舉法規(guī)定，政府部門(mén)的某些負(fù)責(zé)人有的要人民代表大會(huì)或它的常委會(huì)批準(zhǔn)，而我們有些單位，在有關(guān)干部的任免時(shí)，只寫(xiě)黨內(nèi)決定，而不寫(xiě)尚須人大常委會(huì)批準(zhǔn)，甚至匆匆宣布，造成不良影響?！逗贤ā芬?guī)定，違反國(guó)家利益或社會(huì)公共利益的經(jīng)濟(jì)合同無(wú)效。而不少經(jīng)濟(jì)合同的條款中出現(xiàn)只對(duì)合同雙方有利，但卻損害國(guó)家或集體利益的內(nèi)容，如類似買(mǎi)賣或變相買(mǎi)賣屬于國(guó)有的土地等?！缎谭ā返谝话偃粭l規(guī)定：“保護(hù)公民的人身權(quán)利、民主權(quán)利和其它權(quán)利，不受任何人、任何機(jī)關(guān)非法侵犯”。《合同法》規(guī)定：“訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國(guó)家的法律”。但有一份承包集體山林的合同，卻寫(xiě)了“不準(zhǔn)人畜進(jìn)山，電槍打人概不負(fù)責(zé)”的條款，結(jié)果發(fā)生了電槍打死人的事件，承包山林者犯了過(guò)失傷害致人死亡罪，被判了徒刑。

(3)文稿本身的觀點(diǎn)要始終如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的觀點(diǎn)就很混亂，甚至“自打嘴巴”，印發(fā)后就根本無(wú)法執(zhí)行，還會(huì)給工作造成混亂。這方面常見(jiàn)的情況是，兩個(gè)矛盾的觀點(diǎn)在同一份文稿中都被肯定；某個(gè)論點(diǎn)前面肯定，后面又被否定；要肯定的觀點(diǎn)材料不充分，沒(méi)有足以服人的例證和論述，而與此相對(duì)立的觀點(diǎn)卻寫(xiě)得十分生動(dòng)具體，事實(shí)上壓倒了正面的內(nèi)容，客觀上形成反賓為主的局面，造成了對(duì)該肯定觀點(diǎn)的否定。還有證明觀點(diǎn)的事例之間有矛盾，統(tǒng)計(jì)口徑不一致，前面用工農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值，后面用社會(huì)總產(chǎn)值，前面講全某地，后面又變成某個(gè)區(qū)等等。

有的文稿內(nèi)容本身沒(méi)有矛盾，但由于某些話或例證在當(dāng)時(shí)的環(huán)境條件下，會(huì)產(chǎn)生副作用，也要注意改過(guò)來(lái)，否則主觀意圖和客觀效果會(huì)背道而馳。比如，有的文件為了說(shuō)明一九八五年上半年的大好經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，舉了利用外資和技術(shù)引進(jìn)的例子，說(shuō)明半年使用外匯超過(guò)前六年的總和。這個(gè)事實(shí)沒(méi)有出入，意圖也是好的，但結(jié)果卻給人造成外匯儲(chǔ)備大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顧慮。

三是材料要可靠。也就是說(shuō)文稿的情節(jié)、事例是否符合實(shí)際。審查情節(jié)、事例是否真實(shí)，首先是看例證和情節(jié)的“來(lái)路”是否清楚，是撰寫(xiě)者親自調(diào)查的?還是從別的文件上摘引的?如果是從文件資料抄來(lái)的，要看是正式文件還是一般資料。正式文件一般說(shuō)來(lái)內(nèi)容都是經(jīng)過(guò)反復(fù)核定的，但一般資料則不能輕信，最好再核實(shí)一下。其次看情節(jié)、例證是否符合生活邏輯。經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是：有的情節(jié)與時(shí)間不協(xié)調(diào)，比如，讓六十年代的青年上山下鄉(xiāng)時(shí)高喊“振興中華”的口號(hào)，說(shuō)五十年代某領(lǐng)導(dǎo)干部就強(qiáng)調(diào)發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)等。有的是人物的行動(dòng)與他的思想狀況不一致。比如說(shuō)某某地蔬菜供應(yīng)緊張，一些個(gè)體戶自動(dòng)降價(jià)銷售，雞蛋供不應(yīng)求時(shí)，農(nóng)民自覺(jué)地為城某地居民著想，主動(dòng)用卡車往城內(nèi)送蛋等?；\統(tǒng)地把個(gè)體戶和農(nóng)民的覺(jué)悟說(shuō)得那么高，顯然是不符合實(shí)際的。再次是看人名、地名、單位名稱是否確鑿無(wú)疑，特別是文件中要肯定或否定的單位和個(gè)人，不僅要注意情節(jié)是否可靠，還要從總體上分析，肯定或否定這些單位是否妥當(dāng)，要盡量避免知其一不知其二，只見(jiàn)局部不見(jiàn)全體的毛病。

在情節(jié)事例上修改的原則是，把那些基本可靠但不完善的情節(jié)事例加以調(diào)整補(bǔ)充，把凡是沒(méi)有把握而又限于時(shí)間和條件難以核實(shí)的，寧可更換或刪掉，也不要“湊合”，敷衍塞責(zé)。否則一旦成文，會(huì)造成不良后果。某些文件因事實(shí)有誤或事例使用不當(dāng)而打官司、扯皮的事時(shí)有所見(jiàn)，既影響了團(tuán)結(jié)，也浪費(fèi)了雙方的時(shí)間、精力，給工作造成不應(yīng)有的損失。

第四節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的審定

機(jī)關(guān)應(yīng)用文經(jīng)過(guò)認(rèn)真修改，撰寫(xiě)者和有關(guān)方面已經(jīng)大體滿意，應(yīng)當(dāng)說(shuō)寫(xiě)作的任務(wù)已經(jīng)基本完成，但不能說(shuō)文件已經(jīng)最后形成。形成文件還有一個(gè)程序，就是審查定稿。文稿只有經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定簽字同意后，才能付印、發(fā)送。這是保證文件質(zhì)量的最后一關(guān)。這一關(guān)把得好，不僅可以進(jìn)一步避免文件的差錯(cuò)，有時(shí)還是文件質(zhì)量的一次再提高。

對(duì)審定者來(lái)說(shuō)。如何才能把好這最后一關(guān)呢?首先應(yīng)有對(duì)黨對(duì)人民高度負(fù)責(zé)的精神，一絲不茍地加以審核，不放過(guò)任何細(xì)微末節(jié)，盡量努力做到萬(wàn)無(wú)一失。這對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)是不成問(wèn)題的。但光有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度還不行，還必須掌握審核的方法。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的審定，從內(nèi)容上講，主要是把好三關(guān)。

一是政治關(guān)。要再一次推敲文件中的思想觀點(diǎn)是否符合馬克思主義的基本原理，是否符合黨的方針和基本政策。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)同志一般來(lái)說(shuō)比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情況也更多一些。應(yīng)該從更高的角度上去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正偏頗。特別是對(duì)一些政治問(wèn)題的提法，一定要和黨中央保持一致，把一些不符合黨的路線、方針、政策的觀點(diǎn)和提法糾正過(guò)來(lái)。

二是事實(shí)關(guān)。對(duì)一些情節(jié)、事例要重新審核一次。凡是有疑問(wèn)的，都要請(qǐng)作者核對(duì)，絕不能馬虎，過(guò)分相信自己的部下。要特別注意表?yè)P(yáng)或批評(píng)某個(gè)單位、某個(gè)人的內(nèi)容，凡有含糊之處，能核實(shí)就核實(shí)，不能核實(shí)就刪去。

三是文字關(guān)。審核者主要是在文字的準(zhǔn)確上下功夫。有些文字上的偏頗，往往是思想上的毛病。審核者審查文字主要不是從語(yǔ)言、邏輯等技術(shù)上著眼，而是從思想政治上著眼。當(dāng)然有一定文字能力的同志，也可以隨手把語(yǔ)言文字技術(shù)上的毛病改過(guò)來(lái)。

從方法上講，一是要認(rèn)真閱讀思考全文。有的審核者對(duì)文章的起草、修改一目了然，甚至參與了討論修改，對(duì)文稿的內(nèi)容比較清楚。有的領(lǐng)導(dǎo)同志沒(méi)有經(jīng)歷這個(gè)過(guò)程，審核時(shí)，常常遇到對(duì)某些內(nèi)容不理解、吃不透的情況，這就需要先把文稿多看幾遍，把內(nèi)容吃透而后定稿。在實(shí)際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)同志因?yàn)槭虑檩^多，工作較忙，又要在有限的時(shí)間內(nèi)完成審稿的任務(wù)，因此，常常對(duì)全文還未融匯貫通，就邊看邊改。有的內(nèi)容，本來(lái)后面已經(jīng)寫(xiě)了，由于看得不仔細(xì)，又在前面加上一段，結(jié)果是勞而無(wú)功，看到后邊還得把前面增加的內(nèi)容刪去。

二是遇到和自己觀點(diǎn)不太一致的地方，要冷靜思考。要把原稿的觀點(diǎn)和自己的想法反復(fù)對(duì)比，看看是原稿的毛病還是自己的偏見(jiàn)，不要一見(jiàn)不同觀點(diǎn)就火冒三丈，提筆去改，這樣往往容易把正確的觀點(diǎn)改錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)同志水平應(yīng)當(dāng)高些看問(wèn)題可能深刻些，但并不能說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)一定比文稿的作者強(qiáng)，更不能說(shuō)各方面都強(qiáng)。特別是經(jīng)過(guò)多次討論、反復(fù)修改的稿子，其中的觀點(diǎn)都是認(rèn)真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探討。但這種探討應(yīng)該是平等的，交換意見(jiàn)式的，而不是把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。

三是對(duì)于改動(dòng)的地方，最好再返回去征求作者的意見(jiàn)，讓他們?cè)賹彶橐幌?，看看改得是否妥?dāng)。因?yàn)樽髡邔?duì)文稿是經(jīng)過(guò)深思熟慮的，改得對(duì)的地方作者也許可以從中受到啟發(fā)，在文字或內(nèi)容上作進(jìn)一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥當(dāng)，作者還可返回來(lái)商洽，避免改錯(cuò)。這樣做不僅是對(duì)作者的再提高，也是對(duì)作者的尊重，使領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系更融洽，下級(jí)對(duì)上級(jí)也更信賴。

審定文稿還有一個(gè)任務(wù)，就是在審定之后，要思考一下:這個(gè)文件發(fā)出后，效果如何?時(shí)機(jī)成熟不成熟?會(huì)不會(huì)產(chǎn)生副作用?如果時(shí)機(jī)不成熟，就應(yīng)該放一放，等待條件成熟再簽發(fā)。如果會(huì)產(chǎn)生副作用，就要考慮文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，應(yīng)考慮文件發(fā)出后采取什么相應(yīng)措施加以彌補(bǔ)或消除。作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，這些問(wèn)題都要經(jīng)過(guò)周密思考，才能避免失誤。

第五節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的校對(duì)

校對(duì)是保證文件不出差錯(cuò)的重要環(huán)節(jié)之一。在高、中級(jí)機(jī)關(guān)，特別是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文形成過(guò)程中的校對(duì)環(huán)節(jié)是十分重要的。多數(shù)單位在印制部門(mén)設(shè)有專職校對(duì)人員，有嚴(yán)格的校對(duì)制度。比如對(duì)一般文件必須做到“一校一讀”，即先由兩人對(duì)照原稿唱校一遍，然后再由一人細(xì)讀一次。有些重要文件則規(guī)定“兩校一讀”，甚至“兩校兩讀”。但不少基層單位和相當(dāng)一部分大、中型企業(yè)則往往忽視這個(gè)環(huán)節(jié)，錯(cuò)字別字、錯(cuò)誤標(biāo)點(diǎn)、甚至丟行掉句、段落倒錯(cuò)的文件，時(shí)有所見(jiàn)。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校對(duì)來(lái)說(shuō)，主要有三個(gè)問(wèn)題：

一是制度不完善，沒(méi)有制定嚴(yán)格的校對(duì)責(zé)任制。有些機(jī)關(guān)的文件印制部門(mén)，雖然有專職校對(duì)，但沒(méi)有提出對(duì)校對(duì)工作的明確要求；沒(méi)有設(shè)專職校對(duì)的一些中、下級(jí)機(jī)關(guān)，多數(shù)也沒(méi)有制定這方面的規(guī)章，常常是“誰(shuí)有空誰(shuí)校對(duì)”。少數(shù)單位的一些打印文件甚至不校對(duì)就發(fā)放。

二是校對(duì)者的責(zé)任心不強(qiáng)，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相對(duì)照，而是順著校對(duì)稿瀏覽一遍，自以為通順了就“放行“。特別是一些起草文件的同志本人校對(duì)時(shí)，以為文件是自己親手起草的，不必象專職校對(duì)人員那樣逐段逐句核對(duì)，更不愿找別人同自己一起唱校。因此，不僅底稿中原有的錯(cuò)誤沒(méi)有得到糾正，在印刷中出現(xiàn)的新問(wèn)題，也因?yàn)轳R虎而沒(méi)有發(fā)現(xiàn)、糾正。

三是不了解校對(duì)工作的基本要求，不掌握校對(duì)的基本技能。這種情況在一些基層單位是比較普遍的。

那么，搞好校對(duì)需要掌握哪些基本原則和技能呢?

一、校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)。原稿是經(jīng)過(guò)起草、修改、審定多種環(huán)節(jié)才定下來(lái)的，一般說(shuō)差錯(cuò)是極少的。校對(duì)的主要任務(wù)是糾正印刷過(guò)程中出現(xiàn)的新的差錯(cuò)。而原稿中的差錯(cuò)，校對(duì)者是不能負(fù)責(zé)的。因此，校樣和原稿對(duì)照時(shí)，把不符合原稿的地方糾正過(guò)來(lái)，就算完成了校對(duì)任務(wù)。從原則上講，校對(duì)者無(wú)權(quán)修改原稿，如果對(duì)原稿任意刪改，就超出了他的職責(zé)范圍，是不允許的。這也是校對(duì)的一條紀(jì)律。但是在校對(duì)過(guò)程中，一些工作熟練，思想和文字水平都比較高的校對(duì)者，常?？梢园l(fā)現(xiàn)原稿中的毛病。遇到這種情況，應(yīng)當(dāng)怎樣對(duì)待呢?屬于技術(shù)性問(wèn)題，比如明顯的錯(cuò)別字和錯(cuò)誤的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，應(yīng)當(dāng)隨手改過(guò)來(lái)，這不僅是允許的，而且是必要的。有的錯(cuò)別字如果自己一時(shí)拿不準(zhǔn)，要查字典，然后報(bào)告起草者。屬于不正確的思想觀點(diǎn)或不符合實(shí)際的事例，校對(duì)者發(fā)現(xiàn)后，不應(yīng)隨便改動(dòng)，而應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)告文件的起草者或?qū)彾ㄕ?，由他們決定是否改動(dòng)。這不叫“越權(quán)”，而是對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

二、要掌握校對(duì)的符號(hào)及用法。校對(duì)有一整套專用符號(hào)。由于過(guò)去使用的符號(hào)較亂，國(guó)家出版局專門(mén)發(fā)文，把校對(duì)符號(hào)加以標(biāo)準(zhǔn)化，制定了《中華人民共和國(guó)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)及其用法》，從一九八二年起試行，共有二十二類符號(hào)，見(jiàn)本書(shū)第69－72頁(yè)。

這二十二類符號(hào)，同樣適用于機(jī)關(guān)應(yīng)用文的校對(duì)工作，必須嚴(yán)格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校對(duì)工作的差錯(cuò)。

3．不注意文件的整齊美觀。對(duì)校樣的字與字、行與行的距離不加過(guò)問(wèn)，對(duì)過(guò)寬或過(guò)緊的距離不去糾正，文件印制后，給人很不舒適的感覺(jué)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是比較嚴(yán)肅的文體，應(yīng)當(dāng)更加注重這方面的問(wèn)題。

三、校對(duì)要盡可能糾正文件印制中各方面的技術(shù)性問(wèn)題。除文件正文要認(rèn)真校對(duì)外，還要注意：

1．標(biāo)題的位置、字體的大小和排列是否適中、醒目、美觀。目前許多文件的標(biāo)題特別是小標(biāo)題，或擠在一行，左右頂頭，或并成兩行和三行的“豆腐塊”，都很不美觀，一定要推敲一下如何排列為好。

2．文件的格式、編號(hào)，主、抄送單位和發(fā)文日期是否準(zhǔn)確。如果這些方面出了差錯(cuò)，就會(huì)給文件的傳遞和保存、查閱帶來(lái)許多麻煩，有的甚至造成政治事故，必須認(rèn)真審核，校對(duì)。

3．用印和簽字手續(xù)是否符合要求。有些基層單位發(fā)文該用印的往往不用，應(yīng)簽字的也不簽字，這就失去了它的法定可靠性。有個(gè)別文件該用政府部門(mén)印的，卻用了黨組織的印，應(yīng)主管負(fù)責(zé)人簽字的，卻讓不符合簽字條件的人代簽。對(duì)這些問(wèn)題，校對(duì)的同志都要注意，提請(qǐng)有關(guān)同志及時(shí)改正。一般情況下，校對(duì)完正文后，最好作一次全面的復(fù)查，然后付印。

當(dāng)然，不同的部門(mén)，不同性質(zhì)的文件，校對(duì)的程序有所不同。有些文件只要一校，有的則必須二校、三校。有的是專職校對(duì)負(fù)全責(zé)，校對(duì)后要簽字才能付??；有的則是文件起草部門(mén)或起草者負(fù)責(zé)校對(duì)，有審定者簽字即可付印，等等。不論哪一類程序，校對(duì)者都必須以高度的責(zé)任心對(duì)待這項(xiàng)工作，努力做到使文件盡可能不出差錯(cuò)。