第一篇：政府機(jī)關(guān)如何做好會(huì)務(wù)工作

政府機(jī)關(guān)如何做好會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是對(duì)社會(huì)組織、企業(yè)及政府通過(guò)重大決策議題的關(guān)鍵討論方式，是一種經(jīng)常性的活動(dòng)形式。作為秘書工作內(nèi)容之一的會(huì)務(wù)，能為會(huì)議的順利開展、會(huì)議精神的認(rèn)真貫徹執(zhí)行提供重要保障。會(huì)務(wù)由會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段組成，該過(guò)程中秘書不但需要明確會(huì)議主題，也要把會(huì)議文件的準(zhǔn)備與發(fā)放通知做好，確定與會(huì)人員、選擇和布置會(huì)場(chǎng)，全程記錄重要的會(huì)議內(nèi)容，在會(huì)議結(jié)束之后及時(shí)整理會(huì)議資料并總結(jié)歸檔。

一、會(huì)務(wù)工作內(nèi)容

（一）會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備。其一，掌握相關(guān)信息，做好協(xié)助職責(zé)。在確定會(huì)議議題時(shí)，不論是領(lǐng)導(dǎo)提出的議題還是秘書人員收集的，都必須把握住一個(gè)原則：要將領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的真正意圖弄清，了解領(lǐng)導(dǎo)想通過(guò)開會(huì)解決什么問(wèn)題、達(dá)到什么目的。在完成議題的收集后，需不斷篩選，并反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，若有必要，需另備幾套議題，同時(shí)會(huì)議上盡量不要出現(xiàn)不成熟的議題。其二，妥善落實(shí)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。會(huì)議經(jīng)費(fèi)主要由占場(chǎng)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、租金費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、用品費(fèi)、住宿費(fèi)、資料費(fèi)及交通費(fèi)等組成。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的制定，需要遵循節(jié)約辦公、勤儉辦公的原則，最大限度將會(huì)議成本縮減。同時(shí)，也要確保一定的彈性，留有一定的余地，切忌鋪張浪費(fèi)的情況。其三，制定合理的會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是排列會(huì)議內(nèi)容的順序，需做到簡(jiǎn)明概略，避免拖沓冗長(zhǎng);而會(huì)議日程則是具體安排會(huì)議議程時(shí)間，多以表格形式為主。在會(huì)議期間每日上午、下午及晚上三個(gè)時(shí)間段內(nèi)分別固定會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容，給人一目了然的感覺。其四，妥善準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)前工作內(nèi)容中，會(huì)議文件準(zhǔn)備工作十分重要。該項(xiàng)工作由兩方面組成：一方面是提前做好會(huì)議文件特別是會(huì)議報(bào)告稿、領(lǐng)導(dǎo)

人講話稿等主旨文件的起草工作，要想將這方面工作做好，秘書人員必須熬夜突擊、快手備用;另一方面是做好會(huì)議文件印制、復(fù)制工作。文件復(fù)制需要保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，且復(fù)印前一天需要確認(rèn)復(fù)印設(shè)備能正常運(yùn)行，以免機(jī)器出現(xiàn)問(wèn)題而耽誤復(fù)印工作。

（二）會(huì)中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。其一，組織會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到主要是再次確認(rèn)與會(huì)人員身份，是與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料及參會(huì)手續(xù)辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。報(bào)到能幫助與會(huì)人員及時(shí)了解掌握會(huì)議安排和會(huì)議動(dòng)態(tài)。會(huì)議報(bào)到工作的開展，要求秘書人員迅速準(zhǔn)確、熱情周到、有條不紊。其二，分發(fā)會(huì)議資料。會(huì)前，可通知各單位派人領(lǐng)取會(huì)議材料，或在會(huì)場(chǎng)簽到處統(tǒng)一發(fā)放，也可提前放置于與會(huì)人員桌上。具體發(fā)放中，應(yīng)當(dāng)落實(shí)“不錯(cuò)一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”標(biāo)準(zhǔn)。主席臺(tái)上擺放的材料，必須嚴(yán)密檢查順序與頁(yè)碼，避免差錯(cuò)產(chǎn)生。其三，會(huì)議值班。會(huì)議值班主要負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的信息收集和發(fā)送，并協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間的工作與突發(fā)事件，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)、外各安排一名值班人員，彼此間及時(shí)溝通，保障暢通的聯(lián)絡(luò)。值班人員需要將會(huì)議實(shí)際進(jìn)展情況實(shí)時(shí)對(duì)比會(huì)議議程，以便將會(huì)議進(jìn)程及時(shí)掌握。其四，會(huì)場(chǎng)服務(wù)。工作人員需要巡回檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)室溫、通風(fēng)、燈光及音響等情況，盡快解決突發(fā)問(wèn)題，也要做好茶水的定時(shí)供應(yīng)。若有特殊情況需要匯報(bào)給會(huì)議主持人時(shí)，應(yīng)以靈活處理方式為佳，盡量不對(duì)會(huì)議造成太大影響。此外，需做好會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)工作。會(huì)場(chǎng)秩序由場(chǎng)內(nèi)和場(chǎng)外秩序構(gòu)成。會(huì)議召開時(shí)，需安排專人在會(huì)議室門口值班，避免會(huì)場(chǎng)內(nèi)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。會(huì)場(chǎng)內(nèi)若有人出現(xiàn)不遵守紀(jì)律的行為，應(yīng)及時(shí)告知并制止，保持溫和有禮的言辭、嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度、不溫不火的行動(dòng)。會(huì)議開始后，派遣專人清點(diǎn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)人數(shù)，登記遲到、缺席人員。

（三）會(huì)后及時(shí)總結(jié)與反饋。其一，合力安排與會(huì)人員返程。提前把握與會(huì)人員

返程時(shí)間安排、交通工具需求，尊重他們意愿。通常來(lái)說(shuō)，依據(jù)先遠(yuǎn)后近的原則完成返程機(jī)票與車票的預(yù)定，掌握交通工具情況，并與有關(guān)部門盡早溝通聯(lián)系，以便將飛機(jī)、火車及汽車票提前預(yù)訂好。隨后，編制與會(huì)人員離開的時(shí)間表，落實(shí)送行人員及車輛的安排，安排人員送與會(huì)人員到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站，若有必要也需安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志送行與會(huì)人員。其二，提醒與會(huì)人員做好物品清退工作。借用主辦方或會(huì)議駐地單位的物品需及時(shí)歸還。與會(huì)務(wù)組溝通后，將各種賬目結(jié)算并開好發(fā)票。提供一些備用塑料袋或繩子供外地與會(huì)者使用，幫助部分與會(huì)人員托運(yùn)大件物品。其三，會(huì)場(chǎng)和文件清理。大中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)中通常會(huì)留存很多文件、材料。工作人員在會(huì)議結(jié)束后，需根據(jù)“文件領(lǐng)取表”登記情況完成剩余文件份數(shù)的清理，確保符合物表（物表相符），同時(shí)也要及時(shí)收回應(yīng)收回的內(nèi)部、機(jī)密文件等，逐號(hào)核對(duì)，歷經(jīng)清點(diǎn)、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續(xù)之后，將文件順利運(yùn)回單位。此外，需將材料整理、大型會(huì)議案卷立卷歸檔等工作做好，具體內(nèi)容包含：會(huì)議決定、計(jì)劃、決議及報(bào)告等會(huì)議正式文件;會(huì)議安排的發(fā)言稿;會(huì)議參閱文件;會(huì)議上講話記錄;其他相關(guān)材料等。其四，會(huì)議總結(jié)與評(píng)估。通常情況下，大型會(huì)議結(jié)束之后都會(huì)有相關(guān)正式文件和決議產(chǎn)生，或是有總結(jié)講話;中型以下會(huì)議往往需要起草會(huì)議紀(jì)要。此類工作都包含在會(huì)議結(jié)束后工作范疇內(nèi)，屬于會(huì)議總結(jié)之一，必須高度重視。會(huì)議評(píng)估有利于會(huì)議質(zhì)量的提升。通過(guò)控制會(huì)議質(zhì)量，在客觀量化的評(píng)估下達(dá)成經(jīng)驗(yàn)的不斷累積、總結(jié)，以便將影響會(huì)議質(zhì)量的因素消除。評(píng)估總結(jié)主要是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，幫助工作人員做得更好。

二、政府機(jī)關(guān)秘書人員如何做好會(huì)務(wù)工作

（一）樹立大局意識(shí)，盡職盡責(zé)。在組織重大會(huì)議的過(guò)程中，與許多方面和諸多人員皆有關(guān)聯(lián)，要想提出科學(xué)、合理的會(huì)議組織方案，就必須置身于其中并立足于大局高度思考問(wèn)題，調(diào)動(dòng)方方面面的積極性，促進(jìn)形成強(qiáng)大合力。在大局意識(shí)樹立之

后，能夠?qū)?huì)議組織工作有效聯(lián)系全局工作，有利于會(huì)議服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。每場(chǎng)會(huì)議在會(huì)議組織方面皆有相通之處，即便是內(nèi)容不同也是如此。秘書人員要想確保所開展的會(huì)務(wù)工作的高效性，就必須對(duì)會(huì)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化建設(shè)予以重視，依托完善的制度對(duì)工作進(jìn)行規(guī)范。實(shí)踐中，通過(guò)會(huì)議流程的規(guī)范、會(huì)議方案的格式化、會(huì)務(wù)涉及處室職責(zé)的明確等制度化建設(shè)工作的開展，將不必要的環(huán)節(jié)有效精簡(jiǎn)，達(dá)到辦會(huì)的目的。

（二）嚴(yán)格會(huì)議報(bào)批，精減合并會(huì)議。為將各項(xiàng)會(huì)議流程規(guī)范，并達(dá)成會(huì)議管理模式的統(tǒng)一，合理控制會(huì)議規(guī)模，避免會(huì)議可能出現(xiàn)交叉沖突，減少會(huì)議費(fèi)用支出、縮短會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議質(zhì)量，就必須落實(shí)《會(huì)議管理制度》，明確會(huì)議歸口管理部門，并完成經(jīng)常性會(huì)議和專題會(huì)議，主辦部門由歸口管理部門各自明確職責(zé)。在召開各項(xiàng)會(huì)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前向歸口管理部門報(bào)批，在獲取審批意見之后，方可進(jìn)行會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)的統(tǒng)籌安排。同時(shí)，遵循“務(wù)實(shí)、精簡(jiǎn)、高效”原則，嚴(yán)格對(duì)會(huì)議數(shù)量進(jìn)行控制，精簡(jiǎn)會(huì)議，能合并的會(huì)議盡量合并，可開可不開的堅(jiān)決不開。必須召開的會(huì)議要明確主題，突出實(shí)效性。

（三）耐心細(xì)致，合理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)關(guān)系。秘書工作期間，涉及面較廣且事務(wù)繁多，因而秘書需要具備頭腦靈活、手腳勤快且能吃苦等條件。會(huì)務(wù)工作中，需保證分工的細(xì)化，同時(shí)也要詳細(xì)周密地制定計(jì)劃，對(duì)待現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作切忌粗心大意，必須注意檢查合適準(zhǔn)確。實(shí)際工作開展過(guò)程中，保持實(shí)時(shí)細(xì)致周密做事的態(tài)度，方可將秘書會(huì)務(wù)工作做好。秘書在會(huì)務(wù)工作的組織安排過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)妥善結(jié)合其他工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)間的關(guān)系。由于會(huì)務(wù)工作時(shí)間各自不同且很緊湊的緣故，秘書需與相關(guān)機(jī)構(gòu)部門經(jīng)常性溝通，確保會(huì)務(wù)工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)有利于自身辦事效率的提升，并為會(huì)議各項(xiàng)進(jìn)程的順利開展提供保障。

（四）提前到位檢查，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議召開前 1 小時(shí)，會(huì)務(wù)歸口管理部門工作人員需再次對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查，尤其是承辦上級(jí)重要會(huì)議時(shí)，需要模擬演示多媒體匯報(bào)材料，同時(shí)充分考慮會(huì)場(chǎng)布置、音響調(diào)試、座次安排、視頻連接、安全標(biāo)識(shí)擺放、會(huì)標(biāo)制作、資料發(fā)放、茶水準(zhǔn)備、會(huì)議用品等細(xì)節(jié)并展開嚴(yán)密檢查。會(huì)前檢查工作開展過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備工作中有疏漏存在，必須立刻整改，以便為會(huì)議準(zhǔn)備工作提供充分有序的保障。此外，召開會(huì)議前，有事無(wú)法參加會(huì)議的人員，需與會(huì)議主辦部門溝通、請(qǐng)假，講明請(qǐng)假原因，隨后由主辦部門在會(huì)前將參會(huì)人員情況反饋給相關(guān)人員。如果會(huì)場(chǎng)紀(jì)律欠佳，會(huì)對(duì)會(huì)議質(zhì)量與效果造成一定影響，所以必須嚴(yán)格要求會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，參會(huì)人員需保證自身精神狀態(tài)良好，不得出現(xiàn)遲到、早退等情況，會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得有交頭接耳、玩手機(jī)或吸煙等不良行為出現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

要想做好會(huì)務(wù)工作，看似簡(jiǎn)單實(shí)則很難，秘書人員在日常工作中必須勤用心、肯學(xué)習(xí)，踏踏實(shí)實(shí)，熟練把握會(huì)務(wù)程序，深刻領(lǐng)會(huì)會(huì)務(wù)工作開展的重點(diǎn)，了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)務(wù)方面的要求。同時(shí)，秘書人員要保持與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)并作為自身的參考，全面改進(jìn)自身存在的不足，以便促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的提升，為今后會(huì)務(wù)工作的順利開展奠定牢固基礎(chǔ)。

第二篇：如何做好會(huì)務(wù)工作

如何做好會(huì)務(wù)工作

編者按：搞好會(huì)務(wù)是辦公室的基本職責(zé)之一,是一項(xiàng)經(jīng)常性工作。會(huì)務(wù)工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果。那么在會(huì)議的安排和組織上，我們?cè)撟⒁庑┦裁茨兀?/p>

會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。要想做好會(huì)議服務(wù)，應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作:

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1.組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2.發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3.印制會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4.大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5.大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6.會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。

（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8.做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)間組織與服務(wù)工作

1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。

2.搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4.按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。

5.維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)及BP機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6.做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

7.組織照相。

8.為與會(huì)人員預(yù)定車票、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1.會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會(huì)議報(bào)道工作。

第三篇：淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

●雷洋 ●

會(huì)議是自有人類以來(lái)就存在的一種社會(huì)現(xiàn)象。美國(guó)社會(huì)學(xué)家摩爾根指出，原始部落時(shí)期的易洛魁人每逢一個(gè)首領(lǐng)死去時(shí)，本氏族的成員就舉行一次會(huì)議來(lái)提名繼承人。我國(guó)古代也有會(huì)議這種形式。史籍中有關(guān)于堯召集部落首長(zhǎng)用會(huì)議形式?jīng)Q定繼承人和治水人選的記載。在現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯(cuò)，造成不良影響。會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。因此要想做好會(huì)議服務(wù)，應(yīng)抓好以下三個(gè)方面工作:

一、會(huì)前籌備工作

會(huì)議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好，計(jì)劃性就是會(huì)前籌備。會(huì)前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%?？梢哉f(shuō)，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃，組建會(huì)務(wù)班子，準(zhǔn)備會(huì)議材料，安排會(huì)議后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)。

（一）擬定會(huì)議計(jì)劃

擬定會(huì)議計(jì)劃是會(huì)前籌備的第一步。它指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。擬訂會(huì)議計(jì)劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會(huì)議、區(qū)政府常務(wù)會(huì)議、單位黨組會(huì)等會(huì)上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會(huì)議具體的概略安排，通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。擬定會(huì)議工作方案的要點(diǎn)是明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍等。

（二）組建會(huì)務(wù)班子

組建會(huì)務(wù)班子是會(huì)前籌備的第二步。有些會(huì)議的規(guī)模相對(duì)較大，持續(xù)時(shí)間也較長(zhǎng)，因此會(huì)有相當(dāng)繁雜的會(huì)前籌備事項(xiàng)。這就需要事先成立一個(gè)籌備委員會(huì)來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)議的所有籌備工作。籌備委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會(huì)，可以由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會(huì)議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成員，在籌備委員會(huì)下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報(bào)道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭交流工作進(jìn)展。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議資料

會(huì)前籌備的第三步是準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料（會(huì)上學(xué)習(xí)的或要宣讀的文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞等）、來(lái)賓資料（會(huì)議指南、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請(qǐng)柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、小組召集人名單、討論地點(diǎn)等）和溝通資料（會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳資料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、各種記錄、注意事項(xiàng)、各種會(huì)議協(xié)議合同以及其他相關(guān)資料）。有的會(huì)議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。

（四）安排會(huì)議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會(huì)議，就要熱情做好會(huì)議生活的安排工作。要根據(jù)出席會(huì)議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹?。?huì)議期間的安保、出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。

（五）布置會(huì)場(chǎng)

會(huì)場(chǎng)是會(huì)議的重要場(chǎng)所，要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營(yíng)造出相應(yīng)的氣氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主要應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、裝飾會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)場(chǎng)座位、布置主席臺(tái)以及其他一些附屬設(shè)施。由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會(huì)有一定差別，但總的原則是會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。一般包括：

１、懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。２、設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明了。４、保證照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

7、場(chǎng)外彩虹門、氫氣球、歡迎標(biāo)語(yǔ)、紅地毯、花卉等。

8、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo) 簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場(chǎng)時(shí)向會(huì)議組織者表示入場(chǎng)的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式和卡片式。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。此刻特別重要的是要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂(lè)，營(yíng)造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。

2、組織會(huì)議進(jìn)行 維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)務(wù)人員要按照會(huì)議議程做好服務(wù)工作，注意安排會(huì)議發(fā)言，做好會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，起草、修改會(huì)議有關(guān)決議文件以及做好新聞報(bào)道等。這其中主要是一些服務(wù)和保障性工作，該工作要求會(huì)務(wù)人員要了解會(huì)議內(nèi)容，熟悉會(huì)議流程，領(lǐng)悟會(huì)議精神，關(guān)鍵是要做到細(xì)致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會(huì)中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。會(huì)議期間的參觀、游覽、娛樂(lè)、合影等活動(dòng)也要精心組織好。根據(jù)需要有些會(huì)議還要準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)念品。外地與會(huì)人員的返程車票、機(jī)票要在散會(huì)前送到訂票人手中。對(duì)與會(huì)者提出的其他合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

會(huì)中階段，會(huì)務(wù)人員除了主要進(jìn)行各種服務(wù)工作外，還要接受會(huì)中反饋信息，及時(shí)處理各種突發(fā)狀況。要求會(huì)務(wù)人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的應(yīng)變能力和高度的責(zé)任心。此階段的有關(guān)工作同樣實(shí)行明確分工、層層負(fù)責(zé)制。要確定各小組乃至每個(gè)人的任務(wù)，標(biāo)明完成時(shí)間，在每天會(huì)議結(jié)束后集中，核對(duì)各項(xiàng)工作的完成情況，交流會(huì)中出現(xiàn)的新情況，以便對(duì)第二天的會(huì)議進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

三、會(huì)后總結(jié)工作

會(huì)議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會(huì)議基本結(jié)束。但會(huì)務(wù)工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會(huì)中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。會(huì)議有效性的20%是會(huì)后落實(shí)。該階段的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“有始有終”。會(huì)后總結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表，會(huì)場(chǎng)的善后工作，整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。

1、送別會(huì)議代表與會(huì)場(chǎng)善后

與會(huì)人員的車票或機(jī)票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。

2、整理會(huì)議文件

整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3、會(huì)務(wù)總結(jié)反饋

會(huì)后總結(jié)工作的重點(diǎn)是會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足，表?yè)P(yáng)有功人員，向支持會(huì)議工作的有關(guān)部門表示感謝，布置會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過(guò)會(huì)議工作總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)充滿變革的社會(huì)，會(huì)議作為一種社會(huì)現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好會(huì)，會(huì)務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。成功的會(huì)務(wù)安排，會(huì)使會(huì)議開得圓滿成功。反之，則會(huì)使會(huì)議達(dá)不到預(yù)定的效果。因此，會(huì)務(wù)工作的相關(guān)理論和技巧，是所有會(huì)議組織者必須掌握的一門科學(xué)。

第四篇：如何做好會(huì)務(wù)工作

如何做好會(huì)務(wù)工作

實(shí)習(xí)目的：

按照老師的安排，我制定了相應(yīng)的實(shí)習(xí)計(jì)劃。注重在實(shí)習(xí)階段對(duì)所學(xué)的理論知識(shí)進(jìn)行進(jìn)一步的鞏固和提高，以期達(dá)到根據(jù)理論知識(shí)，指導(dǎo)日常的工作實(shí)踐的目的。收到了較好的效果。主要實(shí)習(xí)情況報(bào)告如下：

實(shí)習(xí)時(shí)間：2007.2.20——2007.3.25

實(shí)習(xí)內(nèi)容：

自從有了組織，就產(chǎn)生了會(huì)議，經(jīng)過(guò)氏族，部落，部落聯(lián)盟以及國(guó)家的漫長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程。今天，會(huì)議已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展政治活動(dòng)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，文化活動(dòng)和其他活動(dòng)的重要方式之一。大到國(guó)際爭(zhēng)端，經(jīng)國(guó)大業(yè)；小到基層單位的具體問(wèn)題，都經(jīng)常通過(guò)會(huì)議解決。會(huì)議期間的會(huì)務(wù)工作，是指從會(huì)議籌備到善后處理的一系列工作，也就會(huì)用到管理學(xué)的各方面所學(xué)到的知識(shí)，大到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定總體方案，小到車輛調(diào)度；從會(huì)前的準(zhǔn)備，到應(yīng)付會(huì)議最后可能出現(xiàn)的變化，一切大小事物，都少不了會(huì)務(wù)工作，會(huì)務(wù)工作的要求是：充分準(zhǔn)備，嚴(yán)密組織，服務(wù)周到，確保安全。通過(guò)對(duì)管理學(xué)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，與老師辛勤的指導(dǎo)，我就如何做好會(huì)務(wù)工作報(bào)告如下：

一、會(huì)議準(zhǔn)備工作

良好的開端是成功的一半，會(huì)議準(zhǔn)備得充分，是取得會(huì)議成功的前提，會(huì)務(wù)人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，縝密地考慮會(huì)議的每一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)

節(jié)；而且要設(shè)想可能出現(xiàn)的問(wèn)題，訂出補(bǔ)救措施，做到不出或少出突發(fā)事故。

1.安排議題，確定步驟：議題是會(huì)議需要討論的問(wèn)題，它反映了會(huì)議的目的和任務(wù)，是每次會(huì)議首先要研究的，安排議題的原則是提交的會(huì)議議題必須與所開會(huì)議身份相適應(yīng)，也就是說(shuō)，提交會(huì)議討論的議題一定要符合該會(huì)議的討論標(biāo)準(zhǔn)。

安排議題要注意三點(diǎn)，一是一次會(huì)議議題不能安排過(guò)多或少，一般安排一個(gè)主要的，和一兩個(gè)次要的為宜。二是要討論同類性質(zhì)的問(wèn)題，不能把屬于不同體系的問(wèn)題同時(shí)拿到會(huì)議上來(lái)。三是把保密性較強(qiáng)的議題放在會(huì)議后面，這樣便于讓有些人退席，議題安排后要審核，最后交領(lǐng)導(dǎo)審定。

安排完議題后，還要確定議程，程序，日程，也就是會(huì)議步驟。議程是對(duì)已確定的議題列出先后順序，是程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)按先后順序做出的安排，日程是對(duì)會(huì)議活動(dòng)的藍(lán)圖，是會(huì)議有條不絮地進(jìn)行的保證，一旦確定不得隨意改動(dòng)。

2.擬訂與會(huì)人員范圍或名單：什么人應(yīng)當(dāng)參加什么會(huì)議，決定權(quán)在于領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)務(wù)人員在接受委托后，可以提出參加會(huì)議的名單，由領(lǐng)導(dǎo)選擇，決定。一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)人員是固定的，但是，在不少情況下仍需要會(huì)議人員提出名單，送主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

3.發(fā)會(huì)議通知：發(fā)會(huì)議通知一要及時(shí)，保證人員按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重復(fù)，錯(cuò)發(fā)，漏發(fā)。除日常工作外，對(duì)大中型會(huì)議的通知應(yīng)發(fā)書面通知，盡量不用口頭或電話通知，通知必須簡(jiǎn)明

扼要，并應(yīng)具備8要素：會(huì)名，內(nèi)容，開會(huì)時(shí)間，日期，地點(diǎn)，與會(huì)人員，入場(chǎng)憑證和報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)。代表須攜帶的文件或其他特殊要求，也應(yīng)寫入。有時(shí)，為了讓與會(huì)人員充分作好準(zhǔn)備，在正式通知之前，可先發(fā)預(yù)告性通知。

4.準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料：會(huì)議文件是一種非正式文件，是正式文件的基礎(chǔ)和草稿，是提請(qǐng)會(huì)議討論的客觀對(duì)象，會(huì)議文件包括會(huì)議正式，參考和閱讀文件等。會(huì)議能否準(zhǔn)備好文件，特別是主要文件，對(duì)開好會(huì)議有著至關(guān)重要的影響。為了確保會(huì)議文件的質(zhì)量，提高會(huì)議效率，會(huì)務(wù)工作部門應(yīng)于會(huì)前對(duì)有關(guān)部門送來(lái)的會(huì)議文件進(jìn)行初步審核，然后領(lǐng)導(dǎo)提出意見。分發(fā)文件時(shí)還應(yīng)注意，盡量避免把許多文件堆到一起同時(shí)發(fā)給與會(huì)同志，秘密性文件要編號(hào)分發(fā)，登記簽收。

5.選擇和布置會(huì)場(chǎng)：開會(huì)要借用一定的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)各方面條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)于與會(huì)人員的心理起著不可忽視的作用，而與會(huì)者的心理狀態(tài)，直接影響到會(huì)議的效果，因此要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

6.排列座次：會(huì)場(chǎng)座次對(duì)主席臺(tái)來(lái)說(shuō)，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他與會(huì)者面對(duì)主席臺(tái)，可按漢字比劃，地理位置或行業(yè)系統(tǒng)排列。座位上要擺置名片，座次需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

7.做好后勤服務(wù)：對(duì)會(huì)議的物資、資金、與會(huì)人員的住宿、膳食以及交通等后勤服務(wù)做到完善。

8.進(jìn)行全面的會(huì)前檢查。

二、會(huì)議期間工作

會(huì)議期間是會(huì)務(wù)工作最活躍的階段，這時(shí)工作的中心任務(wù)就是掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制，并且通過(guò)精心的組織和良好的服務(wù)，使會(huì)議沿著即定目標(biāo)進(jìn)行。

1.簽到：簽到是與人會(huì)人員到會(huì)時(shí)的第一件事，為準(zhǔn)確了解與會(huì)人員的出席情況，會(huì)議開始要做好會(huì)議簽到工作，迅速統(tǒng)計(jì)出席、列席和缺席人數(shù)，報(bào)告大會(huì)主持人。

2.熱情接待會(huì)議成員，引導(dǎo)就座：大中型會(huì)議，一般設(shè)專門接待員，他們要預(yù)先熟悉與會(huì)者的名字，職務(wù)，單位及住房號(hào)碼，以便快捷地把他們帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)。會(huì)后及時(shí)向他們指示住房去處，會(huì)務(wù)人員要始終熱情，彬彬有禮，服務(wù)周到，保證會(huì)場(chǎng)安靜，按時(shí)召開。

3.安排發(fā)言：安排發(fā)言的決定權(quán)屬于大會(huì)主席團(tuán)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，但是，會(huì)議工作人員可能被委托提出意見，供領(lǐng)導(dǎo)審定，安排發(fā)言應(yīng)當(dāng)考慮三點(diǎn)：1.注意地區(qū)平衡2.注意各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的平均3.注意主題的平衡。

4.做好會(huì)議記錄：不論規(guī)模大小的會(huì)議都應(yīng)該有記錄，真實(shí)的記載會(huì)議的情況，客觀的反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，可以為以后的分析研究會(huì)議內(nèi)容提供依據(jù)。因此，會(huì)議記錄是重要的文字檔案材料，也是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，紀(jì)要的原始根據(jù)和素材，會(huì)議記錄方法有兩種：摘要記錄和詳細(xì)記錄。會(huì)議記錄要求真實(shí)，準(zhǔn)確，完整，不得隨意增加和改動(dòng)。

5.調(diào)派車輛：會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，要趕緊調(diào)派車輛，保證會(huì)議代表坐上車，坐對(duì)車。

三、會(huì)議善后工作

1.送走與會(huì)人員：會(huì)議人員要預(yù)先登記與會(huì)者返回日期和乘坐的交通工具，代購(gòu)機(jī)票或車船票，保證他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后及時(shí)返回，個(gè)別要暫留的，要安排食宿。

2.處理遺忘的物品：要盡快與失主聯(lián)系，及早送還，若距離遠(yuǎn)，可用郵包寄送。

3.完善會(huì)議工作：取走會(huì)場(chǎng)剩余的物品，視聽設(shè)備，向單位接待員匯報(bào)全部物品得失情況，還要做會(huì)議財(cái)務(wù)結(jié)算。

4.打印會(huì)議記錄：要趁著會(huì)議在頭腦中仍然清晰時(shí)打印會(huì)議記錄，打印前要送會(huì)議主持人審查并簽字，然后精心編排。打印時(shí)必須準(zhǔn)確。

5.會(huì)議決議的傳達(dá)，催辦和貫徹情況的反饋：情況的反饋看來(lái)是在會(huì)外，實(shí)屬會(huì)內(nèi)的一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)闀?huì)議本身只是一種工作方式，從屬實(shí)際工作，所以此環(huán)節(jié)是會(huì)議工作不可忽視的一個(gè)特殊環(huán)節(jié)，實(shí)際上也是對(duì)會(huì)議成果的檢驗(yàn)。

四、會(huì)議的保密工作

任何會(huì)議，都有一定的機(jī)密性，都應(yīng)該有一定的要求，必要時(shí)還應(yīng)該制訂嚴(yán)格的保密制度和保密紀(jì)律。

1.會(huì)議保密工作的涵義：會(huì)議文件的保密工作，是會(huì)議保密的重點(diǎn)，應(yīng)該與會(huì)議文件起草人員采取有效的保密措施，達(dá)到不外

傳，不丟失的要求，鑒于會(huì)議文件都掌握在與會(huì)人員和印刷人員之手。因此文件保密的主要任務(wù)，是教育持有文件的人員提高警惕，加強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，及時(shí)清點(diǎn)文件，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。對(duì)文件失密事件，要嚴(yán)肅處理，不得遷就。

2.保密工作內(nèi)容： 1.會(huì)議召開時(shí)間，地點(diǎn)，與會(huì)人員范圍的保密。2.會(huì)議議題，內(nèi)容，活動(dòng)日程安排。3.會(huì)議文件，材料等。4.會(huì)議記錄，紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)等。5.尚未公布的領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話。

6.會(huì)議照片，錄象，錄音等。7.其他一切應(yīng)當(dāng)保密的會(huì)議事務(wù)實(shí)習(xí)總結(jié)：

通過(guò)這次在實(shí)習(xí)單位的會(huì)務(wù)實(shí)習(xí)經(jīng)歷，使我認(rèn)識(shí)到任何工作的重要性與嚴(yán)謹(jǐn)性，我會(huì)在其中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，爭(zhēng)取在日后的工作崗位中做的更好！

第五篇：淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

會(huì)議是自有人類以來(lái)就存在的一種社會(huì)現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活、公務(wù)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)工作是會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證,會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果，在籌備組織的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯(cuò)，造成不良影響。做好會(huì)務(wù)工作，需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后分別樹立細(xì)節(jié)意識(shí)，抓好相關(guān)細(xì)節(jié)，才是確保會(huì)議順利舉辦的關(guān)鍵。

一、會(huì)前籌備

會(huì)前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%?？梢哉f(shuō)，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)前籌備工作主要包括擬定計(jì)劃，明確分工，準(zhǔn)備材料，后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。擬訂會(huì)議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會(huì)、主任辦公會(huì)、專題會(huì)等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，擬定會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等，報(bào)告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進(jìn)行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會(huì)議是依靠

的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營(yíng)造出相應(yīng)的氣氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、安排座位、布置主席臺(tái)等。由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會(huì)有一定差別，但總的原則是會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。一般包括：1.確定會(huì)議室和會(huì)議桌擺放形式，大會(huì)（主席臺(tái)），黨委會(huì)（正中為主），座談會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)（面對(duì)面）等。2.懸掛會(huì)標(biāo)、橫幅等（咱們辦事處嚴(yán)格遵守八項(xiàng)規(guī)定，會(huì)標(biāo)橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個(gè)測(cè)試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風(fēng)、投影等設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調(diào)。6.做好會(huì)議發(fā)言、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。列個(gè)單子逐項(xiàng)檢查。

二、會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo)。簽到是參會(huì)人員表示入場(chǎng)的一種必要手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。此刻特別重要的是要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂(lè)，營(yíng)造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。這里需要注意的是參加會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)不簽到，固定會(huì)議或人員較少的會(huì)議也可不簽到。

2、組織會(huì)議進(jìn)行。維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始后與會(huì)人員入座就緒，及時(shí)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)

票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。

2、整理會(huì)議文件。整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3、會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。一方面，要按照有關(guān)要求，形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議報(bào)告，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等，一方面還要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足。通過(guò)會(huì)議總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。