第一篇：港口企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究的論文

摘要：港口企業(yè)是通過利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)以及管理方法、經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行港口的搬運、裝卸、儲存等生產(chǎn)與流通的服務(wù)性經(jīng)濟(jì)活動，是一種自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的具有法人地位的經(jīng)濟(jì)組織。隨著改革開放的全方位、深層次的進(jìn)行，港口在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有不可替代的作用。港口企業(yè)的檔案的建立是港口企業(yè)發(fā)展的要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的要求，是港口所在城市發(fā)展的要求。本研究就如何進(jìn)行港口檔案信息化建設(shè)進(jìn)行闡述，具有較高參考價值。

關(guān)鍵詞：港口企業(yè)；檔案信息化；建設(shè)研究

港口企業(yè)檔案的信息化建設(shè)具有重要意義，進(jìn)入信息時代，高科技需要推廣到各個領(lǐng)域以改變以往的低效率的局面，港口企業(yè)作為特殊的經(jīng)濟(jì)組織，建立信息化的檔案符合其發(fā)展，也是檔案與時俱進(jìn)的體現(xiàn)，也是加快城市發(fā)展速度的一種方式，所以要想進(jìn)行港口企業(yè)的檔案的信息化建設(shè)，需要進(jìn)行信息化建設(shè)的規(guī)劃，然后將其進(jìn)行協(xié)調(diào)推進(jìn)，將信息化和管理相結(jié)合，讓信息化真正發(fā)揮其高效的作用，注重信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)，只有足夠的人才，才能將信息化搞徹底。

一、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的重要性

1.符合企業(yè)發(fā)展要求

港口企業(yè)在國家政策指導(dǎo)下進(jìn)入了新的機遇期，許多港口都抓住機遇進(jìn)行發(fā)展，這使得港口的建設(shè)與布局較大的調(diào)整，港口企業(yè)也參與到轉(zhuǎn)型和升級的行列中，需要具競爭力的提升。但在實際中有部分企業(yè)的檔案管理工作只限于對資料的收集、整理、保存等，沒有很好的進(jìn)行檔案的信息化的規(guī)劃，隨著貿(mào)易往來合作的加深，港口的貨物流通量增大，使得港口的檔案信息量面臨猛增的局面，傳統(tǒng)的模式不能順應(yīng)新的發(fā)展要求，所以對港口檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已是發(fā)展的基本需要，港口企業(yè)的檔案是對企業(yè)工作的最直接的記錄，只有信息化程度達(dá)到一定要求才能使港口企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中提高管理效率，做出最合理的決策，才能讓企業(yè)的文化得以傳承與發(fā)展，所以企業(yè)的檔案管理符合企業(yè)的發(fā)展之需。

2.符合檔案事業(yè)發(fā)展

將港口企業(yè)進(jìn)行信息化是企業(yè)在信息化時代建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)是在檔案信息資源的基礎(chǔ)上展開，其主要目標(biāo)是擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)利用力度，更加方便快捷的進(jìn)行檔案信息的查閱利用的服務(wù)，以往的檔案管理是多手續(xù)的，效率普遍較低，不能趕上企業(yè)的發(fā)展步伐，不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，所以解決檔案的信息化是港口企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求[1]。

3.是城市發(fā)展的要求

如今的世界是一個開放的共同體，經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，讓現(xiàn)代港口向著更好的方向發(fā)展和過渡，港口的發(fā)展和城市的建設(shè)已經(jīng)合為一體，科學(xué)技術(shù)在信息領(lǐng)域的應(yīng)用讓時代進(jìn)入高度信息化，信息化水準(zhǔn)也是衡量一個地區(qū)或國家的現(xiàn)代化水平，所以將檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)是城市發(fā)展的客觀要求。

二、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的方法

1.規(guī)劃檔案的信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)具有長期性和全局性的特點，是一種系統(tǒng)化的工程，所以合理的規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重要前提，進(jìn)行；數(shù)字化應(yīng)用于港口企業(yè)的檔案建設(shè)是港口企業(yè)管控體系的重要部分，所以需要和信息化系統(tǒng)同時規(guī)劃并進(jìn)行推進(jìn)，讓其相輔相成。要將港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提升至企業(yè)的增強核心競爭力的層面，讓其更加高效快捷，實現(xiàn)資源的共享功能，要統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設(shè)的管理與實施步驟，將建設(shè)任務(wù)明確劃分到各個部門，注重檔案信息化建設(shè)中的實施細(xì)則及相應(yīng)的章程。檔案信息化管理是對企業(yè)自身建設(shè)的積淀與升華的途徑之一，檔案信息化建設(shè)對企業(yè)而言還有傳播的功能，能轉(zhuǎn)變以往的觀念，進(jìn)行有計劃的高準(zhǔn)則的信息化規(guī)劃，構(gòu)建檔案的服務(wù)平臺，促進(jìn)工作的效率。

2.協(xié)調(diào)推進(jìn)信息化

在檔案的信息化建設(shè)中，現(xiàn)存檔案信息的數(shù)字化和新增的檔案的電子化之間的關(guān)系是重點協(xié)調(diào)內(nèi)容。要兩邊同時抓，做到在處理存量檔案的信息化的進(jìn)程中規(guī)范新增檔案的電子化管理，檔案的信息化的接收平臺和保管平臺的設(shè)施的齊全性是保證其順利進(jìn)展的基礎(chǔ)，要在數(shù)據(jù)技術(shù)整合的基礎(chǔ)上將新增檔案與已有的檔案進(jìn)行有機結(jié)合，檔案的信息化就是要求在檔案的建設(shè)中涉及的標(biāo)準(zhǔn)化將更加嚴(yán)格，所以需要更高層次的信息化準(zhǔn)則。要將檔案信息的接收、傳遞、儲存與利用結(jié)合在一起，要將數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)作為重點，充分利用先進(jìn)的計算機技術(shù)，將檔案信息系統(tǒng)組織起來，檔案信息的保密工作也要得到重視，防止企業(yè)的機密泄露，這就需要建立穩(wěn)定的系統(tǒng)，硬件設(shè)施也要可靠[2]。

3.將信息化與管理結(jié)合進(jìn)行檔案的管理，不是簡單的將檔案如同物體一樣儲藏起來，也不是簡單地流水式的管理，而是要檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮提供決策參考等作用，檔案的信息化是時代對其的要求，是港口企業(yè)面向現(xiàn)代化進(jìn)行管理的必然，所以就要求相應(yīng)的管理人員在其管理理念、服務(wù)范圍上及功能上進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案的信息的承載能力得到提高，讓其作為一種重要的資源與財富發(fā)揮作用。將信息化與管理有機結(jié)合，提高檔案的服務(wù)利用水平。

4.注重人才的培養(yǎng)

企業(yè)之間的競爭，歸根結(jié)底是人才的競爭，所以提高人才的基本素養(yǎng)是提升企業(yè)競爭力的有效手段。在港口企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中提高管理人員的素質(zhì)是促進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程的關(guān)鍵，港口企業(yè)要按照企業(yè)的實際狀況制定符合本企業(yè)發(fā)展需求的人才隊伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要始終明確培養(yǎng)目的及方向，逐漸完善檔案信息化人才隊伍建設(shè)的制度和機制，做好檔案人員的培訓(xùn)，要將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理以及現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)納入到人才培養(yǎng)中，讓港口企業(yè)的檔案管理人員符合現(xiàn)代管理的需求，讓其服務(wù)意識和發(fā)展意識得到增強，只有重視人才的培養(yǎng)才能讓檔案信息更具開發(fā)利用價值，才能讓其發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)語

檔案信息對于任何企業(yè)而言都比較重要，所以開辟其利用價值的方法之一就是檔案的信息化建設(shè)。港口企業(yè)作為發(fā)展迅速的經(jīng)濟(jì)組織之一，在促進(jìn)社會發(fā)展中具有重要作用。建立檔案的信息化，是港口企業(yè)順應(yīng)發(fā)展之需，也是促進(jìn)檔案事業(yè)在新的時代背景下必須進(jìn)行的一項措施，也是城市發(fā)展的需要，所以有必要進(jìn)行檔案信息的信息化建設(shè)。要規(guī)劃好檔案的信息化建設(shè)，同時要協(xié)調(diào)推進(jìn)其發(fā)展，其次要將其與管理相結(jié)合，在檔案的信息化建設(shè)中要注意人才的培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓燕萍.基于港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)研究[J].中國港口,2013(6):50-51.[2]戴晶晶.港甲建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)研究[J].中國港口,2014(5):60-61.

第二篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計算機檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計算機管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計算機檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實現(xiàn)從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計算機輔助管理手段實現(xiàn)了檔案計算機管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計算機編目為手段，實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實施的原則。

要實現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內(nèi)實現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運行、評價，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗積累。

對于當(dāng)前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點應(yīng)該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發(fā)，對于那些參考價值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項目全部合同-商務(wù)合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計外委、設(shè)計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項目中應(yīng)用的歷史，包括不同項目中的應(yīng)用評價，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設(shè)計管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設(shè)計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設(shè)計信息、人員信息有機的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個入口進(jìn)入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進(jìn)行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項目等多種角色對人員進(jìn)行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶-中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機電兵般檔案》2007年第1期

第三篇：港口信息化建設(shè)

《港口信息化管理》

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和信息技術(shù)的發(fā)展,水運在世界經(jīng)濟(jì)運行中的地位日益突出,現(xiàn)代港口的發(fā)展呈現(xiàn)出布局網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)物流化、格局港城一體化和管理信息化等特點。這些特點要求港口全面實現(xiàn)信息化。世界各國都十分重視港口信息化的建設(shè),并在這方面已取得了重大進(jìn)展。

一、信息化應(yīng)用的理論

中國港口大多作為傳統(tǒng)的勞動密集型的粗放型企業(yè)，面臨著巨大的成本壓力和競爭壓力。使用信息化管理可以使得公司工作改變過去粗放的工作作風(fēng)，使得港內(nèi)工作更加精細(xì)化，就能起到提升自身競爭力的目的。

精細(xì)化管理就成為了信息化管理的理論依托。精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個層次是個性化。

精細(xì)化管理是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，是組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。

精細(xì)化管理是管理者用來調(diào)整產(chǎn)品、服務(wù)和運營過程的技術(shù)方法。它以專業(yè)化為前提、技術(shù)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，把服務(wù)者的焦點聚集到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更高效益和更強競爭力?！熬本褪乔兄幸c，抓住運營管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；“細(xì)”就是管理標(biāo)準(zhǔn)的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。精細(xì)化管理的核心在于，實行剛性的制度，規(guī)范人的行為，強化責(zé)任的落實，以形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。

二、港口信息化的發(fā)展方向

第一，信息化發(fā)展水平將對港口競爭力產(chǎn)生重要影晌。

港口業(yè)發(fā)展日新月異，信息技術(shù)將為港口業(yè)提供廣闊的發(fā)展空間，也將帶來 1

新一輪的國際競爭。

從國際港口發(fā)展趨勢來看，一個港口的信息化發(fā)展水平將成為港口競爭力中最為重要的條件之一。目前，國際大港基本都有較完善的港航信息系統(tǒng)，并且在不同程度上成為港口高效運作的生命保障線。

第二，通過港口信息系統(tǒng)實現(xiàn)全面服務(wù)。

隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，現(xiàn)代港口正朝全方位增值服務(wù)的方向發(fā)展，成為資金、信息、商品、人才的聚集地。高效便捷的港口服務(wù)、快速靈動的信息反映、港口功能的深化拓展都離要依托信息化這個平臺。目前，世界上大多數(shù)港口或多或少地面臨岸線空間、陸地領(lǐng)域、集疏運聯(lián)接、港口水深、資金和信息化水平等問題，但為了港口的發(fā)展和在競爭中不落下風(fēng)，越來越多的港口通過加強港口信息化來提高服務(wù)水平，利用信息化的手段整合港口資源，實現(xiàn)高效系統(tǒng)的運營?，F(xiàn)代化的信息系統(tǒng)是港口發(fā)展追求的目標(biāo)，能否提供實時追蹤查詢的、有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口的港口信息系統(tǒng)，實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，將成為未來港口信息化的焦點。

第三，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用更加廣泛。

未來，港口信息化建設(shè)、智能化技術(shù)應(yīng)用的領(lǐng)域?qū)⒏訌V泛。世界各地的主要港口都在信息系統(tǒng)上加大投入力度。例如美國新奧爾良港在90年代初建設(shè)的“全港自動化系統(tǒng)”，不僅實現(xiàn)港內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)集成，還加強了與外部應(yīng)用系統(tǒng)的自動化聯(lián)接，如電子化泊位申請系統(tǒng)、自動化船貨清單系統(tǒng)和卸貨計劃系統(tǒng)等，深受客戶歡迎。釜山港成功實現(xiàn)了以無線射頻識別(RFID)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的“Ubiquitous港”建設(shè)，該系統(tǒng)可以及時掌握貨物移動路徑，迅速安排裝備和車輛，從而有望提高程序效率(44%)和港口生產(chǎn)效率(20%)，每年為港口生產(chǎn)能力新增840億韓元的收益。不僅如此，釜山港還建設(shè)了釜山數(shù)字物流系統(tǒng)，該系統(tǒng)融合了東北亞港口信息，使釜山港物流輻射范圍得以擴(kuò)大。在漢堡港的CTA碼頭，由碼頭前沿到堆場的集裝箱的運送均由無人駕駛的自動導(dǎo)向運輸車來操作，堆場上的集裝箱由數(shù)控龍門吊自動裝卸，外來進(jìn)行運輸?shù)募ㄋ緳C只需要通過電子刷卡即可輸入裝載信息，通過自動化裝卸系統(tǒng)實現(xiàn)貨物的裝卸。同樣，在鹿特丹的ECT碼頭，由于裝卸和運輸設(shè)備先進(jìn)，自動化和機械化程度高，整個港區(qū)幾乎看不見碼頭工人。

可見，以條形碼技術(shù)、自動識別技術(shù)、全球衛(wèi)星定位技術(shù)、輔助決策技術(shù)、EDI技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，必然成為未來港口生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的重要手段。

三、信息化實踐意義

在當(dāng)今國際國內(nèi)港口經(jīng)濟(jì)新的發(fā)展形勢下，各個港口面臨著經(jīng)營的局限和競爭的壓力。港口經(jīng)濟(jì)在市場化的方式方法在收益日趨飽和的情況下，只有想方設(shè)法提高自身的運營效率，節(jié)省成本才才能夠提升公司的競爭力，使公司在競爭中保持不敗。因此信息化成為了港口運營改革的突破口，從而解決在傳統(tǒng)運營模式中的問題，提高港口運營的效率。

下面對信息化后運營效率能夠預(yù)期達(dá)到的改善效果進(jìn)行簡要分析。

第一、優(yōu)化辦公效率

這也是信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的最核心目標(biāo)。從信息化的角度講，信息化可以減少大量的紙面?zhèn)鬟f、提高文件或政令在組織內(nèi)的傳遞速度。

傳統(tǒng)的工班制度港口每天都會產(chǎn)生非常大量的紙質(zhì)工班，在主要業(yè)務(wù)部門都設(shè)立了專人負(fù)責(zé)工班的流轉(zhuǎn)和統(tǒng)計，而理貨員每天開具工班也占用了一定的時間，降低了工作效率。每天的工班由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一收斂交到倉庫的統(tǒng)計人員，由統(tǒng)計人員進(jìn)行初步的分類和核對。然后由倉庫統(tǒng)計人員將工班分發(fā)到相關(guān)部門，再由各部門負(fù)責(zé)工班統(tǒng)計的人員進(jìn)行進(jìn)一步的使用。各部門根據(jù)不同的需要還要對工班進(jìn)行統(tǒng)計和篩選。因此，各部門在進(jìn)行完所有的統(tǒng)計、分類工作已經(jīng)占用了大量的時間，如果想及時了解公司的情況是不可能的。

在使用了信息化管理系統(tǒng)后，以上問題就變成了最簡單不過的問題。過去的紙質(zhì)工班現(xiàn)在均在電腦中錄入，系統(tǒng)已經(jīng)規(guī)定好了格式，理貨員只需要錄入相應(yīng)的信息就能生成工班。各相關(guān)部門只需要在管理系統(tǒng)中查詢需要的工班就能及時的顯示出來，徹底剔除了過去由專人負(fù)責(zé)整理工班的環(huán)節(jié)。并且使得工班的意義提升了一個層級，達(dá)到了實時掌握的程度，使得公司的管理者能夠及時的掌握公司的生產(chǎn)面貌。使得過去用時最多，工作最為繁瑣的一項工作變成了簡單、易操作的信息化程序。使得理貨員從過去繁重的案頭工作中解脫出來，將寶貴的時間用于更有需要的工作當(dāng)中。

在對港內(nèi)生產(chǎn)情況的信息統(tǒng)計上，信息化管理系統(tǒng)相對于過去的傳統(tǒng)統(tǒng)計方

法起到了質(zhì)變的飛躍。由于貨物到港后，貨物信息錄入了信息系統(tǒng)中，在查找貨物時，就可以在信息系統(tǒng)中直接篩選。過去要查詢貨物只能有人力查找，非常的費時費力，在裝船前，需要很大精力核查該船的貨物，現(xiàn)在只要通過信息系統(tǒng)的篩選，幾分鐘就可以掌握貨物的信息，大大節(jié)省了時間和精力。

第二、理清業(yè)務(wù)流程

港口的集輸港都是由市場部制定計劃，倉庫具體實施，調(diào)度組織作業(yè)，卡口則負(fù)責(zé)載貨車輛的進(jìn)出。在使用信息化管理系統(tǒng)后，形成了較嚴(yán)密的管理流程，大大改善了集輸港存在的一些問題。

在系統(tǒng)內(nèi)，所有業(yè)務(wù)部門的計劃和指令都在系統(tǒng)內(nèi)體現(xiàn)。每個環(huán)節(jié)的工作都需要有系統(tǒng)內(nèi)明確的指令。在車輛管理方面，可以在卡口設(shè)立車輛信息登記環(huán)節(jié)，登記時系統(tǒng)只能登記上有計劃的車輛，沒有計劃員的計劃則在系統(tǒng)中不能進(jìn)行登記。在倉庫方面，沒有計劃員的計劃就不允許卸貨。調(diào)度室沒有計劃員的計劃則不予調(diào)排人機。市場部與卡口、倉庫、調(diào)度室通過信息系統(tǒng)相連。由市場部做出計劃，其他部門沒有修改計劃的權(quán)限，只能按照市場部計劃來運行。

這樣一來就可以避免過去車輛進(jìn)港無序，和不按調(diào)度指揮，私自聯(lián)系工人卸貨的情況。

第三、明確職責(zé)權(quán)利

在開發(fā)了信息化管理系統(tǒng)后，要求系統(tǒng)中能夠體現(xiàn)各部門在每一個作業(yè)環(huán)節(jié)中所作的工作，對每個步驟要求有據(jù)可循。各方指令均在同一平臺內(nèi)進(jìn)行，任何一個指令都有相應(yīng)的詳盡記錄，使得各方的權(quán)利和義務(wù)一目了然。從而在發(fā)生問題后，對問題的排查可以分清到底是哪個部門的義務(wù)或疏漏。找準(zhǔn)責(zé)任方，進(jìn)行及時的改進(jìn)，避免同類事件的再次發(fā)生，最終目的是提升港內(nèi)作業(yè)的質(zhì)量和效率。

第四篇：人才市場檔案信息化管理研究論文

摘要：社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對人才的要求越來越嚴(yán)格，人才的流動所造成的人事檔案管理模式也在不斷的更新，因為它要滿足不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會需求。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展逐漸的提升社會對信息的處理能力，因此，在計算機技術(shù)被廣泛應(yīng)用的年代，通過建立有效的網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理系統(tǒng)和機制，使得我國各類型的人才能夠逐漸被發(fā)覺，他們的人事檔案管理也能實現(xiàn)更好的人事檔案互聯(lián)與共享。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人才市場；信息技術(shù)

1人才市場檔案信息化管理

人才市場檔案信息化管理就是在國家檔案行政管理部門對人事檔案信息管理的過程中，通過對人才市場檔案信息的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成果，對人事檔案信息的相關(guān)資源進(jìn)行信息化的管理和處置，使得人事信息能夠更好的服務(wù)于社會企事業(yè)單位和個人。通過以下三個方面對現(xiàn)代的人才市場檔案信息化管理進(jìn)行建設(shè)：首先，是信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)?；A(chǔ)建設(shè)的最重要的是計算機軟硬件設(shè)施的建設(shè)和計算機應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。這是檔案信息化管理當(dāng)中必不可少的基本條件和技術(shù)保障，只有當(dāng)信息技術(shù)發(fā)展到一定程度，人事檔案的信息化管理才有依托，這也是為人事信息信息化管理提供一個信息化的標(biāo)準(zhǔn)。同時，在局域網(wǎng)中做好數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)及災(zāi)難應(yīng)急工作，保證意外發(fā)生時能自我修復(fù)。畢竟人事檔案的管理中對信息是大眾和公開的，當(dāng)所有人都是通過Internet互聯(lián)網(wǎng)查詢的時候，信息技術(shù)的發(fā)展才彰顯其重要作用。第二，是人事檔案信息化管理的人才隊伍的建設(shè)。具有現(xiàn)代化意識和科技化意識的檔案管理人員在信息化不斷發(fā)展的時代是急需的，他們過強的專業(yè)知識能夠作為檔案信息管理的堅強理論基礎(chǔ)，同時他們也應(yīng)該具備較廣的知識面，如對現(xiàn)代信息管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，他們既能熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)理論知識又懂得如何將計算機信息化管理技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理中，這就是社會所最需要的雙重知識結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才。例如人事檔案中存在較多的紙質(zhì)檔案，如何有效的將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，如果掌握了較好的OCR技術(shù)就能達(dá)到這種目的。操作自動識別、文字能夠順利轉(zhuǎn)化成TXT或DOC文檔格式，這樣能夠更有效的進(jìn)行電子檔案的編輯和管理。

2人才市場檔案管理與信息技術(shù)發(fā)展

2.1信息技術(shù)是檔案管理工作的手段

要實現(xiàn)高效的人才市場檔案信息化管理機制，首先要在一定程度上沖破傳統(tǒng)人事檔案的利用效率，通過更加開放化的管理模式進(jìn)行檔案的管理。例如，將信息管理層面的傳統(tǒng)保管、利用職能逐漸的轉(zhuǎn)化成服務(wù)職能，進(jìn)行合理的人事檔案信息資源配置，是人事信息檔案的管理更加人性化，追求服務(wù)的高尚。

2.2信息化管理更有效進(jìn)行決策和管理

為了保證人才市場檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)完整、可靠性，信息技術(shù)的快速發(fā)展為其提供契機。人機合一，信息處理能力的人為干擾準(zhǔn)確性，都成為信息處理能力的有效手段，人才市場檔案信息的一次性投入，能夠通過計算機技術(shù)的加工和整理，實現(xiàn)信息的多次而準(zhǔn)確的產(chǎn)出，同時能夠提供更加準(zhǔn)確及時的遠(yuǎn)程服務(wù)，實現(xiàn)的是一種遠(yuǎn)程和面對面式的交互作用模式。

3人才市場檔案信息化管理的意義

對人才市場的檔案信息進(jìn)行信息化管理，使其在充分展現(xiàn)信息化技術(shù)應(yīng)用的廣泛性的同時，能夠調(diào)動人才市場檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的有效結(jié)合，能夠使得人事檔案信息在當(dāng)事人與企業(yè)、社會的接收、傳遞、存儲上實現(xiàn)一體化的管理。同時，這也面臨一個較大的問題，就是人事檔案信息的安全性，這是最主要的方面。一旦信息泄露，不僅對個人，對企業(yè)還是社會，都會造成一定的負(fù)面影響。因此，不斷地對信息技術(shù)在人事檔案管理上的創(chuàng)新，加強安全性的創(chuàng)造是最重要的方面。人才市場檔案信息化管理的過程也就是信息處理的自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化三者的有效轉(zhuǎn)換。例如，在這樣的體系下，相當(dāng)一部分疏浚信息的輸入與輸出更加的迅速和便捷，同時在確保信息安全的情況下能夠?qū)崿F(xiàn)信息的多次循環(huán)利用，并大大提高整個人才市場檔案信息管理的工作效率。

4結(jié)束語

人才市場檔案信息管理的方式一定要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)的是將長期、全面而具體的工作轉(zhuǎn)變成新工作效率更高的、全面而又準(zhǔn)確的信息處理過程。不僅僅是信息技術(shù)在本方面的應(yīng)用，同時也是檔案管理人員的積極參與與配合。因此，人才市場檔案管理信息化管理機制的實現(xiàn)，既要提高工作人員的計算機技能，又要逐步的加大對檔案部門信息管理的監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙暉.信息時代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個問題[J].辦公自動化,2008,123.[2]程超.人才市場檔案信息化管理探討[J].黑龍江史志，2015，07.

第五篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴(yán)守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項政治性、服務(wù)性很強的工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標(biāo)識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進(jìn)行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期