第一篇：做個(gè)高效工作的秘書(shū)(二)

秘書(shū)工作人員的工作效率高不高，與事先又沒(méi)有計(jì)劃關(guān)系密切。所謂計(jì)劃，就是什么時(shí)間干什么、怎么干、達(dá)到什么結(jié)果。計(jì)劃，有心里想的，有見(jiàn)諸于文字的。在執(zhí)行過(guò)程中可能會(huì)有變化，但事先計(jì)劃不計(jì)劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時(shí)性、被動(dòng)性的工作多，要列出詳細(xì)計(jì)劃很難做到，但大體上有個(gè)安排是可以辦到的。一些年來(lái)頗為流行的目標(biāo)管理實(shí)際上就是一種計(jì)劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時(shí)間干什么，一目了然。出了常計(jì)劃意外，還有短安排。短到小時(shí)、分鐘。但是一般來(lái)說(shuō)，以天為單位進(jìn)行計(jì)劃比較合適。秘書(shū)人員應(yīng)該把“寧可用不上，也不能不準(zhǔn)備”作為座右銘。確實(shí)，秘書(shū)工作繁雜瑣碎，要想不出大錯(cuò)，事先一定要多做準(zhǔn)備。寬打窄用，辦事才能從容。計(jì)劃中要注意幾點(diǎn)：運(yùn)籌要有備份計(jì)劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準(zhǔn)備幾手。秘書(shū)人員也要學(xué)會(huì)臨陣磨槍的準(zhǔn)備方法。因?yàn)榫唧w人具體事不同，很難說(shuō)到底怎么個(gè)臨陣磨槍法，有幾個(gè)原則可以供參考：

1、求精：有些事情已經(jīng)有所準(zhǔn)備，但到了關(guān)鍵時(shí)刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。

2、挖潛：當(dāng)遇到突如其來(lái)的事情時(shí)，抓緊點(diǎn)滴時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備，從時(shí)間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運(yùn)動(dòng)員那樣，發(fā)揮自己身體的每一個(gè)機(jī)能，找到解決問(wèn)題的方法，切記不要妄自菲薄，認(rèn)為自己不行，錯(cuò)過(guò)了時(shí)機(jī)。

3、韌性: 有的事情盡管事先已經(jīng)準(zhǔn)備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時(shí)千萬(wàn)不可氣餒、煩躁、聽(tīng)之任之。

第二篇：做個(gè)高效工作的秘書(shū)(五)

作為一個(gè)秘書(shū)人員，在辦事過(guò)程中要掌握一些技巧和藝術(shù)，這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡(jiǎn)的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細(xì)節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個(gè)高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長(zhǎng)時(shí)間也辦不完，嚴(yán)重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書(shū)平時(shí)多看多想、全面了解情況。有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)，開(kāi)車來(lái)到一座橋下的時(shí)候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機(jī)施盡渾身解數(shù)仍然不能通過(guò)，正準(zhǔn)備繞道而行的時(shí)候一個(gè)小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機(jī)恍然大悟，原來(lái)很簡(jiǎn)單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡(jiǎn)單，想的辦法也是簡(jiǎn)單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問(wèn)題其實(shí)都是可以化繁為簡(jiǎn)的。秘書(shū)人員在工作中有許多事情要處理，如果用復(fù)雜的方法，很可能越處理越復(fù)雜，不妨換個(gè)角度想想，用最簡(jiǎn)單的方式去處理最復(fù)雜的問(wèn)題。作為秘書(shū)，有的是侯很需要自己受點(diǎn)委屈，求得問(wèn)題的解決。這里的委曲求全指的是“自虧處理”，有句話說(shuō)：神仙打架，百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書(shū)人員本人和其他人的利益關(guān)系時(shí)，切不可死活不讓步。秘書(shū)必須具備整體效益的觀念。

第三篇：做個(gè)高效工作的秘書(shū)(一)

秘書(shū)在實(shí)際工作中，常會(huì)遇到這些情況:做會(huì)議記錄，寫(xiě)著寫(xiě)著筆沒(méi)水了；訂文件時(shí)，剛訂一下，訂書(shū)機(jī)卡殼了；用膠水時(shí)，找不到刷子；開(kāi)會(huì)時(shí)間到了，找不到會(huì)議室的鑰匙；類似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。這些看來(lái)都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說(shuō)，也反映了一個(gè)人的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

1、準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。

2、選用質(zhì)量較好的訂書(shū)機(jī)并注意維護(hù)，使之處于良好狀態(tài)。

3、區(qū)別針、大頭針、訂書(shū)釘放在隨手可取的固定地方，不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。

4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開(kāi)。

5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。

6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。

7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計(jì)算器等辦公用品。

8、辦公室、會(huì)議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。以上說(shuō)的一些非常小的事情許多人并沒(méi)有留意，東放一個(gè)，西放一個(gè)，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。作為秘書(shū),辦公桌上應(yīng)該盡量備齊各種實(shí)用工具書(shū)：

1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡(jiǎn)化字表)根據(jù)情況準(zhǔn)備。

2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個(gè)人保存,則分類記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號(hào),用的時(shí)候很快就能借到。

3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號(hào)碼等。因?yàn)榈刂凡磺?文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導(dǎo)致耽誤事情的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。

4、飛機(jī)、火車、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的手冊(cè)。

5、中國(guó)地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊(cè)。

6、中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。

7、計(jì)量單位簡(jiǎn)表,節(jié)氣、氣象方面的知識(shí)手冊(cè)。

8、漢語(yǔ)拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡(jiǎn)表、數(shù)字用法規(guī)定。

9、與本職工作有關(guān)的表格。一個(gè)秘書(shū)人員的腦子不可能記住各方面的事情,準(zhǔn)備點(diǎn)工具書(shū)(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。

第四篇：做個(gè)高效工作的秘書(shū)(三)

秘書(shū)人員的工作，大到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，小到發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、通知開(kāi)會(huì)，比較繁雜。辦好一件事，理所當(dāng)然，算不上成績(jī)，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有限的，有時(shí)又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，只靠腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。秘書(shū)人員可以用這個(gè)小本子記錄當(dāng)日自己的主要活動(dòng)；本單位的大事；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對(duì)完成好任務(wù)的設(shè)想等。把事情記錄下來(lái)后，經(jīng)?？匆豢?，急事馬上辦，要領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭的事情，及時(shí)報(bào)告。記載的方法不必太正規(guī)，字跡自己能看懂就行了，但事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物等就需要如實(shí)記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。除了要適當(dāng)記錄之外，秘書(shū)工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天能彌補(bǔ)就彌補(bǔ)。早上上班前把今天要辦的事情、昨天遺留的事情想一下，特別是對(duì)容易忘記的事情和時(shí)間性比較強(qiáng)的事情，例如幾點(diǎn)開(kāi)會(huì)、幾點(diǎn)接人、領(lǐng)導(dǎo)幾點(diǎn)有什么活動(dòng)等要在腦子里過(guò)一下，排好計(jì)劃。

第五篇：做個(gè)高效工作的秘書(shū)(六)

社會(huì)是復(fù)雜的，人也是復(fù)雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書(shū)人員由于在工作過(guò)程中接觸的人多而且雜，所以在處事過(guò)程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學(xué)會(huì)洗耳恭聽(tīng)；處處留心；一目十行；百問(wèn)不煩；不可輕信等。

1、洗耳恭聽(tīng)：秘書(shū)是辦事的，聽(tīng)懂事情是辦好事的前提。在聽(tīng)的過(guò)程中秘書(shū)要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強(qiáng)加于人。這些都是秘書(shū)與同事相處時(shí)候必須掌握的。作為秘書(shū)，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)的談話，接受指示，領(lǐng)會(huì)意圖，也是非常重要的。所以秘書(shū)要學(xué)會(huì)注意聽(tīng)，拼命記，聽(tīng)不明白一定要及時(shí)請(qǐng)示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時(shí)多注意事情的來(lái)龍去脈，避免聽(tīng)不明白。此外，秘書(shū)還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問(wèn)題，這樣才能深切領(lǐng)會(huì)他們的意圖。

2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書(shū)在平時(shí)的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會(huì)提高。

3、一目十行：有的秘書(shū)在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是必需的。有經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)面對(duì)大量文稿時(shí)不會(huì)認(rèn)為這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時(shí)候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點(diǎn)，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過(guò)急。

4、百問(wèn)不煩：秘書(shū)人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問(wèn)。問(wèn)得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問(wèn)得不妙，幾句話就可能讓對(duì)方厭煩。所以在這個(gè)過(guò)程中也是要掌握一些技巧的：了解談話對(duì)象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對(duì)待。向?qū)Ψ浇淮约旱纳矸荨?lái)意，特別說(shuō)明為什么找對(duì)方，盡快建立融洽關(guān)系。問(wèn)題要問(wèn)得簡(jiǎn)單明確而具體，對(duì)方能夠回答。給對(duì)方留下思考的時(shí)間，不要緊追不舍，引起對(duì)方的反感。關(guān)鍵地方請(qǐng)對(duì)方講清楚，不可爭(zhēng)辯，更不可說(shuō)教。要認(rèn)真傾聽(tīng)，不要輕易打斷對(duì)方。要邊聽(tīng)邊想，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的問(wèn)題繼續(xù)深挖下去。盡量縮短時(shí)間。注意給對(duì)方保密，尤其在取得對(duì)方的信任后就更需要如此。

5、不可輕信：要注意分析自己的談話對(duì)象。在沒(méi)有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對(duì)象所說(shuō)的東西簡(jiǎn)單記錄下來(lái)，以便分析。作為一個(gè)秘書(shū)人員，在辦事過(guò)程中要掌握一些技巧和藝術(shù)，這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡(jiǎn)的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細(xì)節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個(gè)高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長(zhǎng)時(shí)間也辦不完，嚴(yán)重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書(shū)平時(shí)多看多想、全面了解情況。有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)，開(kāi)車來(lái)到一座橋下的時(shí)候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機(jī)施盡渾身解數(shù)仍然不能通過(guò)，正準(zhǔn)備繞道而行的時(shí)候一個(gè)小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機(jī)恍然大悟，原來(lái)很簡(jiǎn)單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡(jiǎn)單，想的辦法也是簡(jiǎn)單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問(wèn)題其實(shí)都是可以化繁為簡(jiǎn)的。秘書(shū)人員在工作中有許多事情要處理，如果用復(fù)雜的方法，很可能越處理越復(fù)雜，不妨換個(gè)角度想想，用最簡(jiǎn)單的方式去處理最復(fù)雜的問(wèn)題。作為秘書(shū)，有的是侯很需要自己受點(diǎn)委屈，求得問(wèn)題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話說(shuō)：神仙打架，百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書(shū)人員本人和其他人的利益關(guān)系時(shí)，切不可死活不讓步。秘書(shū)必須具備整體效益的觀念。