第一篇：總經(jīng)理秘書的工作說明

總經(jīng)理秘書的工作說明

職位名稱:總經(jīng)理秘書所屬部門：行政部門

直屬上司：行政經(jīng)理薪金要求：

填寫日期：核準(zhǔn)人：

本職工作

協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任和總經(jīng)理處理行政事務(wù)、董事會(huì)的秘書性工 工作內(nèi)容:

（1）按要求時(shí)間完成月、季、年度公司工作總結(jié)及工作計(jì)劃起草。

（2）按要求起草總經(jīng)理的工作報(bào)告。

（3）參加指定的公司會(huì)議，做好記錄。記錄要全面準(zhǔn)確，有爭議的問題，雙方觀點(diǎn)要記清楚。

（4）根據(jù)會(huì)議要求和需要，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，按規(guī)定范圍下發(fā)。

（5）對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)和布置的工作，進(jìn)行檢查督辦，并及時(shí)向總經(jīng)理辦公室主任和總經(jīng)理匯報(bào)。

（6）了解總經(jīng)理的主要活動(dòng)情況，做好總經(jīng)理的工作日程安排。

（7）負(fù)責(zé)企業(yè)大事記的登錄與歸檔。

（8）及時(shí)向直接上級(jí)匯報(bào)本崗位工作的真實(shí)情況和有關(guān)數(shù)據(jù)。

（9）定期向直接上級(jí)述職。

（10）完成直接上級(jí)交辦的其它工作。

（11）配合總經(jīng)理處理外部公共關(guān)系（政府，重要客戶等）

（12）解決總經(jīng)理來信，來訪事宜,做到及時(shí)處理和匯報(bào)

（13）接聽電話，妥善應(yīng)答，并做好電話記錄

主要權(quán)力

（1）對(duì)各種文件、講話、資料有保密權(quán)。

（2）行使總經(jīng)理交辦事宜所賦予的權(quán)力。

任職資格

教育背景

公關(guān)，行政管理，企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷

男女不限，女性優(yōu)先，有工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先

培訓(xùn)經(jīng)歷:

受過文書寫作、檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基本知識(shí)等方面的培訓(xùn)。必備知識(shí)：

①具有經(jīng)濟(jì)、管理或文秘類專業(yè)本科以上學(xué)歷，并有較強(qiáng)的自學(xué)能力②取得經(jīng)濟(jì)類初級(jí)以上專業(yè)技術(shù)任職資格。

③熟悉公司法、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規(guī)知識(shí)，熟悉公司經(jīng)營策略、經(jīng)營計(jì)劃、各部門職責(zé)分工及各部門的經(jīng)營目標(biāo)。

技能技巧:

①能全面領(lǐng)會(huì)工作指令和工作要求。

②能撰寫工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、指示、會(huì)議紀(jì)要、發(fā)言稿等。

③思維敏捷，有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和公共關(guān)系能力，能夠大方得體地接待來賓。

④能獨(dú)立進(jìn)行專題調(diào)查，并能撰寫調(diào)查報(bào)告。

⑤能熟練操作微機(jī)。

⑥能熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，并進(jìn)行簡單維護(hù)。

⑦具有一定的英語水平。

態(tài) 度

認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)執(zhí)行交辦工作；具有很淺的判斷和決策能力，計(jì)劃和執(zhí)行能力。工作效率高，條理性強(qiáng)，有團(tuán)隊(duì)合作精神，為人誠實(shí)可靠，品行端正，具有親和力，較強(qiáng)的獨(dú)立工作能力和公關(guān)能力。保密意識(shí)強(qiáng)。有較強(qiáng)的組織，協(xié)調(diào)，溝通，領(lǐng)導(dǎo)能力能力及出色的人際交往和社會(huì)活動(dòng)能力以及敏銳性。

工作條件: 工作場所:辦公室。環(huán)境狀況:舒適。危 險(xiǎn) 性:基本無危險(xiǎn),無職業(yè)病危險(xiǎn)。

第二篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

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總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及工作流程

一、工作大綱：

協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作事物，協(xié)調(diào)各部門日常工作，負(fù)責(zé)物業(yè)管理各項(xiàng)目文件的存檔及相關(guān)制度的建立，及時(shí)、準(zhǔn)確地向各部門傳達(dá)總經(jīng)理的指示，及日常資料可追朔性資料管理

二、匯報(bào)上級(jí)：總經(jīng)理

三、崗位職責(zé)

1.總經(jīng)理日常行程的協(xié)調(diào)、安排；

2.協(xié)助起草總經(jīng)理日常對(duì)外的公文、報(bào)告等相關(guān)文書資料； 3.接待總經(jīng)辦來訪的客戶；

4.負(fù)責(zé)總經(jīng)理會(huì)務(wù)的組織安排，會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理和分發(fā)，并對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)；

5、根據(jù)總經(jīng)理對(duì)各職能部門、分公司、子公司下達(dá)的工作指令，進(jìn)行跟蹤、協(xié)調(diào)、推進(jìn)等

7.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室檔案整理及相關(guān)部分的檔案監(jiān)督管理 6.承擔(dān)翻譯職責(zé)。

8.負(fù)責(zé)處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作；

四、工作流程

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提前到達(dá)上班地點(diǎn) ↓

負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔 ↓

領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放 ↓

分拆信件、分送報(bào)紙 ↓

領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時(shí)間確認(rèn) ↓

提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報(bào)有關(guān)事項(xiàng) 詢問領(lǐng)導(dǎo)本周日程進(jìn)行統(tǒng)籌安排 ↓

督辦重要事項(xiàng)，急事急辦 ↓

進(jìn)行正常事務(wù)工作 ↓

接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨并記錄 并校對(duì) 收發(fā)傳真 處理催辦叫服務(wù) ↓

領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù) ↓

下班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項(xiàng)

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↓

檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班

第三篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

1、協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作計(jì)劃、備忘錄、規(guī)章制度等;

2、參加由總經(jīng)理組織召開的行政例會(huì)(有的酒店也稱之為早會(huì)或例會(huì))、財(cái)務(wù)會(huì)議以及其它會(huì)議，做好會(huì)議記錄，了解各項(xiàng)決定的執(zhí)行情況并及時(shí)反饋信息;

3、協(xié)助總經(jīng)理做好日常來訪接待、來函等情況處理;

4、負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接，盡可能地減少外界對(duì)總經(jīng)理工作不必要的打擾;

5、負(fù)責(zé)各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作;負(fù)責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外

界報(bào)送總經(jīng)理的各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;

6、負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作;

7、負(fù)責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會(huì)議、工作約會(huì)、宴請(qǐng)等;

8、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護(hù)正常運(yùn)行等;

9、負(fù)責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安排、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準(zhǔn)備、電話聯(lián)系、車旅費(fèi)報(bào)銷等);

10、完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。

總經(jīng)理秘書要?jiǎng)偃纹涔ぷ髀氊?zé)，需要具備知識(shí)、技能和素質(zhì)：

1、應(yīng)具備較高的文化程度，因?yàn)榱己玫慕逃尘笆谷嗽诳创龁栴}，處理問題時(shí)會(huì)更加理性和全面，同時(shí)具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力;

2、熟悉酒店各部門及其運(yùn)作程序，掌握酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)酒店的經(jīng)營(如客房數(shù)量、房價(jià)、餐廳營業(yè)時(shí)間和電腦信息系統(tǒng)等)以及軟件(酒店的目標(biāo)、經(jīng)營思想、服務(wù)理念等)情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通的工作，使工作更有效率;

3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等;

4、具備較強(qiáng)的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項(xiàng)指示、計(jì)劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行;

5、能嚴(yán)守機(jī)密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團(tuán)隊(duì)精神，忠實(shí)于自己所服務(wù)的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團(tuán)體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。

總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)非常繁多而且要求細(xì)節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會(huì)影響自己 的秘書工作，而且會(huì)影響總經(jīng)理的工作，甚至影響酒店企業(yè)的形象與運(yùn)營等等。那么如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢?專家指出有五種方法，值得借鑒：

1、工作標(biāo)準(zhǔn)化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內(nèi)，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，就能在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性工作。

2、在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。

3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情;重要和不緊急的工作，先做重要的工作;不重要和不緊急的工作，可以另找時(shí)間做，或者找他人做;自己不擅長的工作，而且該工作

也不保密，可以與別人交換工作來做等。

4、預(yù)測。總經(jīng)理秘書可用預(yù)測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會(huì)議，作為秘書，可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì)議的記錄以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測明天會(huì)做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測，安排得滿滿的，因?yàn)椴还苣愕念A(yù)測能力如何強(qiáng)，第二天總是會(huì)有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來處理這些突發(fā)事件。

5、平衡精力，分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作是對(duì)每個(gè)工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經(jīng)理秘書在做任何一項(xiàng)工作時(shí)，都要具備權(quán)衡輕重緩急的意識(shí)。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團(tuán)的

總部人員正在與總經(jīng)理商討工作，而此時(shí)，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會(huì)等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎?答案是：當(dāng)然不會(huì)，而且你需要放下手頭的工作，立即去復(fù)印。

有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對(duì)該職位認(rèn)識(shí)不清，容易在工作中犯一些錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有：

1、對(duì)于酒店其它部門或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、申請(qǐng)以衣其它信息文件等，不及時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理，影響了酒店對(duì)內(nèi)、外的溝通，甚至嚴(yán)重影響了酒店的經(jīng)營和管理工作。

2、由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書幾乎在第一時(shí)間就知道了總經(jīng)理對(duì)組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴(yán)守機(jī)密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機(jī)密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

3、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代替總經(jīng)理作出某些工作約會(huì)的決定等，這些都嚴(yán)重影響了總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。

作為酒店總經(jīng)理秘書，要時(shí)刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對(duì)待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責(zé)，扮演自己的組織中應(yīng)扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應(yīng)發(fā)揮的力量。

第四篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

總經(jīng)理工作職責(zé)：

1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務(wù)。

2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項(xiàng)。

3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。

4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴(yán)格按規(guī)定借閱。

5、負(fù)責(zé)文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。

6、做好公司級(jí)會(huì)議的記錄、并整理成文。（PPT）

7、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好各項(xiàng)保密工作。

8、總經(jīng)理活動(dòng)、接待方面的安排、報(bào)銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切。

9、有關(guān)文稿的撰寫及審批。

10、公司會(huì)議、報(bào)告的安排。

11、公司資料的存檔

12、工作的提醒和推進(jìn)

第五篇：總經(jīng)理秘書工作說明書

總經(jīng)理秘書工作說明書

一、基本資料

1、職務(wù)名稱：總經(jīng)理秘書

2、直接上級(jí)職位：總經(jīng)理

3、所屬部門：辦公室

4、工資水平：2000~30005、工作性質(zhì)：高級(jí)文秘

二：工作概要

1、協(xié)助總經(jīng)理處理行政事務(wù)、董事會(huì)的秘書性工作?？偨?jīng)理活動(dòng)日程安排，內(nèi)

務(wù)管理，接待事務(wù)服務(wù)與處理，講話稿的起草，有關(guān)講話錄音、記錄及整理，來

信來訪處理，日常文檔處理，有關(guān)會(huì)議通知、記錄公司領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃安排，臨時(shí)

交辦事項(xiàng)，總經(jīng)理辦公室保密管理對(duì)各種文件、講話、資料要保密。

2、職務(wù)說明：

（1）按要求時(shí)間完成月、季、公司工作總結(jié)及工作計(jì) 劃起草

（2）按要求起草總經(jīng)理的工作報(bào)告。

（3）參加指定的公司會(huì)議，做好記錄。記錄要全面準(zhǔn)確，有爭議的問題，雙方觀點(diǎn)要記清楚。

（4）根據(jù)會(huì)議要求和需要，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，按規(guī)定范圍下發(fā)。

（5）對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)和布置的工作，進(jìn)行檢查督辦，并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)

（6）了解總經(jīng)理的主要活動(dòng)情況，做好總經(jīng)理的工作日程安排。

（7）負(fù)責(zé)企業(yè)大事記的登錄與歸檔。

（8）及時(shí)向直接上級(jí)匯報(bào)本崗位工作的真實(shí)情況和有關(guān)數(shù)據(jù)。

（9）定期向直接上級(jí)述職。

（10）完成直接上級(jí)交辦的其它工作。

三：任職資格

（1）必備知識(shí)

①具有經(jīng)濟(jì)、管理或文秘類專業(yè)本科以上學(xué)歷，并有較強(qiáng)的自學(xué)能力。

②取得經(jīng)濟(jì)類初級(jí)，文秘四級(jí)以上專業(yè)技術(shù)任職資格。

③熟悉公司法、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規(guī)知識(shí)，熟悉公司經(jīng)營策略、經(jīng)營計(jì)劃、各部門職責(zé)分工及各部門的經(jīng)營目標(biāo)。

（2）技能要求

①能全面領(lǐng)會(huì)工作指令和工作要求。

②能撰寫工作報(bào)告、總結(jié)、報(bào)告、指示、會(huì)議紀(jì)要、發(fā)言稿等。

③思維敏捷，有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和公共關(guān)系能力，能夠大方得體地接

待來賓。

④能獨(dú)立進(jìn)行專題調(diào)查，并能撰寫調(diào)查報(bào)告。

⑤能熟練操作微機(jī)。

⑥能熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，并進(jìn)行簡單維護(hù)。

⑦具有一定的英語水平，英語六級(jí)以上。

四：工作環(huán)境

1、工作場所：室內(nèi)80%室外20%

2、工作姿勢：站立15%走動(dòng)25%坐60%

3、體力消耗：小腦力消耗：大

4、視覺精力：集中程度60%緊張程度60%

5、危險(xiǎn)性：小

6、工作時(shí)間：上午9：00~下午5：007、加班情況：一般不加班，除特殊情況外

8、環(huán)境：舒適愉悅