第一篇：總經(jīng)理秘書工作流程

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及流程

遵循原則：

主動性：

主動請示工作，主動匯報反饋；收到信息確認收到，交代的事情做了立即反饋。及時性：

要求四小時之內(nèi)完成的工作及時完成并反饋；沒有交代完成時間或超過四小時的工作，實行四小時答復(fù)制

復(fù)述制：

凡上級交代任務(wù)完畢，必須用筆記錄，并復(fù)述上級指令一次。

可控性：凡涉及到人、財、物進出，均保留總經(jīng)理簽字，不得用口頭替代； 禮貌性：

隨時保持禮貌用語：“請”“謝謝”“對不起”“不好意思打擾您”??；進辦公室敲門，獲得許可后方可進入；見到上級行點頭禮，接送客戶行注目禮，重要客戶來訪行鞠躬禮；不公開頂撞上級，不背后議論上級。

職業(yè)化：

職業(yè)化裝束，不準化濃妝，微笑，不愁眉苦臉，不放聲大笑，參照職業(yè)化禮儀。保密性：

不該說的不說（私事、要求不準說的事和沒有確定的事不說，大事說之前請示）不該問的不問（只問“請問還有什么事情需要辦理？”）

不該保留的不保留（這個可以備份/銷毀嗎？）

不該帶出的不帶出

常規(guī)工作（日）

總經(jīng)理事務(wù)辦理（定期主動詢問）：每天早上9點，每天下午3點各一次

總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生：早上上班之前一次；每接待一批客戶后一次；（衛(wèi)生標(biāo)準參照辦公場地管理制度）

就餐安排：安排總經(jīng)理就餐和休息時間，及時提醒。

文檔打?。嚎偨?jīng)理安排打印的文稿5分鐘內(nèi)完成，超過兩頁的要裝訂；

工作日志：每天早上9點之前完成本日工作計劃，每天下午5點半之前完成本日工作總結(jié)，并形成工作日志（電子表格）

工作提醒：總經(jīng)理安排本日工作后，制作工作便箋給總經(jīng)理，定時提醒； 工作匯報：每天晚上7點之前將個人工作日志發(fā)送到總經(jīng)理郵箱。

常規(guī)工作（周）

品牌建設(shè)

與網(wǎng)絡(luò)公司對接，每周對公司網(wǎng)站內(nèi)容進行更新

學(xué)習(xí)計劃與讀書筆記

聆聽總經(jīng)理學(xué)習(xí)需求，并形成計劃，每周完成總經(jīng)理的讀書筆記

客戶錄入

每周更新一次總經(jīng)理客戶名單

重要日程安排

本周重大時間，做工作排期，貼于總經(jīng)理桌面，并定期提醒

會議工作

會議通知：

例行會議沒有時間更改時不通知，有時間變化或臨時會議人人通知（以電話、短信為主）；

會前1天：搜集好會議發(fā)言文件（電子檔），并統(tǒng)一格式；

會前半小時：準備好錄音筆、電腦和投影儀，檢查會場；與主持人溝通是否有臨時請假人員

會前10分鐘：檢查是否所有與會人員都到齊，沒有到的打電話聯(lián)系。

會議進行時：上次的會議紀要，報告上次會議的任務(wù)落實情況；做好會議記錄；提醒主持人控制時間；按照《會議制度》維持會場紀律

會后1天內(nèi)：完成會議紀要，與總經(jīng)理溝通完畢，發(fā)送到各與會人員郵箱，必須確認收到

過程中：跟進會議決議事項的落實情況，并及時反饋總經(jīng)理，在下次會議之前形成上次會議的《任務(wù)落實情況》

輔助工作：建立起短信平臺、郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，幫助會議計劃更好的落實

客戶接待：

A類客戶：為主管部門領(lǐng)導(dǎo)（稅務(wù)、房產(chǎn)等）或甲方單位重要負責(zé)人（如董事長、總經(jīng)理）來訪，提前準備歡迎儀式、標(biāo)語、水果及會場，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機接送，需要訂購機票或禮品的提前準備；

B類客戶：為甲方一般負責(zé)人或其他單位負責(zé)人來訪，提前準備水果，準備上等茶水，有需求的安排會議室及飯局；

一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準備茶水和接待室。

第二篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

青島新時代物業(yè)服務(wù)有限公司

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及工作流程

一、工作大綱：

協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作事物，協(xié)調(diào)各部門日常工作，負責(zé)物業(yè)管理各項目文件的存檔及相關(guān)制度的建立，及時、準確地向各部門傳達總經(jīng)理的指示，及日常資料可追朔性資料管理

二、匯報上級：總經(jīng)理

三、崗位職責(zé)

1.總經(jīng)理日常行程的協(xié)調(diào)、安排；

2.協(xié)助起草總經(jīng)理日常對外的公文、報告等相關(guān)文書資料； 3.接待總經(jīng)辦來訪的客戶；

4.負責(zé)總經(jīng)理會務(wù)的組織安排，會議紀要的記錄、整理和分發(fā)，并對決議事項進行催辦、查辦和落實；

5、根據(jù)總經(jīng)理對各職能部門、分公司、子公司下達的工作指令，進行跟蹤、協(xié)調(diào)、推進等

7.負責(zé)總經(jīng)理辦公室檔案整理及相關(guān)部分的檔案監(jiān)督管理 6.承擔(dān)翻譯職責(zé)。

8.負責(zé)處理總經(jīng)理臨時交辦的其他工作；

四、工作流程

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提前到達上班地點 ↓

負責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔 ↓

領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準備、家具、物品有序擺放 ↓

分拆信件、分送報紙 ↓

領(lǐng)導(dǎo)到達時間確認 ↓

提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報有關(guān)事項 詢問領(lǐng)導(dǎo)本周日程進行統(tǒng)籌安排 ↓

督辦重要事項，急事急辦 ↓

進行正常事務(wù)工作 ↓

接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦叫服務(wù) ↓

領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他任務(wù) ↓

下班時間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項

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↓

檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班

第三篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

1、協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報告、工作計劃、備忘錄、規(guī)章制度等;

2、參加由總經(jīng)理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務(wù)會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執(zhí)行情況并及時反饋信息;

3、協(xié)助總經(jīng)理做好日常來訪接待、來函等情況處理;

4、負責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接，盡可能地減少外界對總經(jīng)理工作不必要的打擾;

5、負責(zé)各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作;負責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外

界報送總經(jīng)理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;

6、負責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負責(zé)與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作;

7、負責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等;

8、負責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護正常運行等;

9、負責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安排、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準備、電話聯(lián)系、車旅費報銷等);

10、完成總經(jīng)理臨時交給的其它工作。

總經(jīng)理秘書要勝任其工作職責(zé)，需要具備知識、技能和素質(zhì)：

1、應(yīng)具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題，處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學(xué)習(xí)新知識的能力;

2、熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規(guī)章制度，對酒店的經(jīng)營(如客房數(shù)量、房價、餐廳營業(yè)時間和電腦信息系統(tǒng)等)以及軟件(酒店的目標(biāo)、經(jīng)營思想、服務(wù)理念等)情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對外聯(lián)絡(luò)溝通的工作，使工作更有效率;

3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設(shè)備，如計算機、打印機、傳真機、復(fù)印機等;

4、具備較強的對內(nèi)、對外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行;

5、能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務(wù)的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。

總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)非常繁多而且要求細節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會影響自己 的秘書工作，而且會影響總經(jīng)理的工作，甚至影響酒店企業(yè)的形象與運營等等。那么如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢?專家指出有五種方法，值得借鑒：

1、工作標(biāo)準化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內(nèi)，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準化，就能在有限的時間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。

2、在同一時間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時間段內(nèi)往撥打電話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。

3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情;重要和不緊急的工作，先做重要的工作;不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做;自己不擅長的工作，而且該工作

也不保密，可以與別人交換工作來做等。

4、預(yù)測?？偨?jīng)理秘書可用預(yù)測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點總經(jīng)理要召開財務(wù)會議，作為秘書，可在明天10點左右把上次會議的記錄以及其它財務(wù)報表等從檔案柜內(nèi)找出來，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測，安排得滿滿的，因為不管你的預(yù)測能力如何強，第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時間來處理這些突發(fā)事件。

5、平衡精力，分清工作主次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時間內(nèi)完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經(jīng)理秘書在做任何一項工作時，都要具備權(quán)衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團的

總部人員正在與總經(jīng)理商討工作，而此時，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎?答案是：當(dāng)然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復(fù)印。

有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有：

1、對于酒店其它部門或者外界報送給總經(jīng)理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等，不及時呈送或報告給總經(jīng)理，影響了酒店對內(nèi)、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經(jīng)營和管理工作。

2、由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書幾乎在第一時間就知道了總經(jīng)理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

3、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代替總經(jīng)理作出某些工作約會的決定等，這些都嚴重影響了總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。

作為酒店總經(jīng)理秘書，要時刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責(zé)，扮演自己的組織中應(yīng)扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應(yīng)發(fā)揮的力量。

第四篇：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

總經(jīng)理工作職責(zé)：

1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務(wù)。

2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項。

3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。

4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴格按規(guī)定借閱。

5、負責(zé)文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。

6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。（PPT）

7、嚴格執(zhí)行保密制度，做好各項保密工作。

8、總經(jīng)理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切。

9、有關(guān)文稿的撰寫及審批。

10、公司會議、報告的安排。

11、公司資料的存檔

12、工作的提醒和推進

第五篇：總經(jīng)理秘書工作說明書

總經(jīng)理秘書工作說明書

一、基本資料

1、職務(wù)名稱：總經(jīng)理秘書

2、直接上級職位：總經(jīng)理

3、所屬部門：辦公室

4、工資水平：2000~30005、工作性質(zhì)：高級文秘

二：工作概要

1、協(xié)助總經(jīng)理處理行政事務(wù)、董事會的秘書性工作?？偨?jīng)理活動日程安排，內(nèi)

務(wù)管理，接待事務(wù)服務(wù)與處理，講話稿的起草，有關(guān)講話錄音、記錄及整理，來

信來訪處理，日常文檔處理，有關(guān)會議通知、記錄公司領(lǐng)導(dǎo)工作計劃安排，臨時

交辦事項，總經(jīng)理辦公室保密管理對各種文件、講話、資料要保密。

2、職務(wù)說明：

（1）按要求時間完成月、季、公司工作總結(jié)及工作計 劃起草

（2）按要求起草總經(jīng)理的工作報告。

（3）參加指定的公司會議，做好記錄。記錄要全面準確，有爭議的問題，雙方觀點要記清楚。

（4）根據(jù)會議要求和需要，及時整理會議紀要，按規(guī)定范圍下發(fā)。

（5）對會議決定的事項和布置的工作，進行檢查督辦，并及時向總經(jīng)理匯報

（6）了解總經(jīng)理的主要活動情況，做好總經(jīng)理的工作日程安排。

（7）負責(zé)企業(yè)大事記的登錄與歸檔。

（8）及時向直接上級匯報本崗位工作的真實情況和有關(guān)數(shù)據(jù)。

（9）定期向直接上級述職。

（10）完成直接上級交辦的其它工作。

三：任職資格

（1）必備知識

①具有經(jīng)濟、管理或文秘類專業(yè)本科以上學(xué)歷，并有較強的自學(xué)能力。

②取得經(jīng)濟類初級，文秘四級以上專業(yè)技術(shù)任職資格。

③熟悉公司法、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規(guī)知識，熟悉公司經(jīng)營策略、經(jīng)營計劃、各部門職責(zé)分工及各部門的經(jīng)營目標(biāo)。

（2）技能要求

①能全面領(lǐng)會工作指令和工作要求。

②能撰寫工作報告、總結(jié)、報告、指示、會議紀要、發(fā)言稿等。

③思維敏捷，有較強的語言表達能力和公共關(guān)系能力，能夠大方得體地接

待來賓。

④能獨立進行專題調(diào)查，并能撰寫調(diào)查報告。

⑤能熟練操作微機。

⑥能熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，并進行簡單維護。

⑦具有一定的英語水平，英語六級以上。

四：工作環(huán)境

1、工作場所：室內(nèi)80%室外20%

2、工作姿勢：站立15%走動25%坐60%

3、體力消耗：小腦力消耗：大

4、視覺精力：集中程度60%緊張程度60%

5、危險性：小

6、工作時間：上午9：00~下午5：007、加班情況：一般不加班，除特殊情況外

8、環(huán)境：舒適愉悅