當(dāng)前檔案資料管理存在的問(wèn)題及

對(duì)策建議思考

隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)日益活躍，土地房產(chǎn)權(quán)屬檔案的使用頻率大幅提升，老百姓對(duì)政府保存房產(chǎn)權(quán)屬檔案效果要求日趨提升，希望產(chǎn)權(quán)登記信息實(shí)時(shí)保持完整性和現(xiàn)勢(shì)性。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)如何與創(chuàng)新的現(xiàn)代管理理念相結(jié)合，提高房地產(chǎn)檔案的管理效率，成為目前亟需認(rèn)真探討解決的課題。

近年來(lái)，房地產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，為準(zhǔn)確和迅速處理該行業(yè)信息，房地產(chǎn)數(shù)字檔案應(yīng)運(yùn)而生，同時(shí)檔案的管理數(shù)字化也隨著社會(huì)的發(fā)展，發(fā)揮了越來(lái)越大的作用。然而由于日常交易活動(dòng)中出現(xiàn)了大量電子數(shù)據(jù)，對(duì)原始檔案收集的流程缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)目光，使電子文檔得不到有效地管理，大大降低了信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用。如何提高檔案管理信息化程度，提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用價(jià)值，成為檔案工作者日常工作需要思考的問(wèn)題。

一、檔案資料管理現(xiàn)存的不足

鑒于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案登記的跨度較長(zhǎng)，各個(gè)年份對(duì)收集群眾提供資料的要求不一樣，管理檔案的工作人員知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力存在差異，造成權(quán)屬檔案的管理效果不理想，在實(shí)際工作中，存在一些普遍性問(wèn)題。

（一）權(quán)屬檔案的保存介質(zhì)質(zhì)量有待提高

房地產(chǎn)歷史資料是唯一證明房產(chǎn)權(quán)屬的資料，但受國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展和政府部門認(rèn)知能力的影響，檔案的保存介質(zhì)質(zhì)量良莠不齊，檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低，群眾提供的資料在若干年后會(huì)出現(xiàn)資料模糊不清的情況，嚴(yán)重影響了房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

（二）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的時(shí)代特征明顯

由于檔案收集正值我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的初始階段，各種政策處于起步階段，大家都是摸著石頭過(guò)河。不同的歷史時(shí)期，歸集的檔案明細(xì)存在很大的差別，當(dāng)檔案從原始資料過(guò)渡到電子數(shù)據(jù)時(shí)，因數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)沒有規(guī)范的書寫規(guī)則，導(dǎo)致在新的資料證明表上信息顯示不全面、不精準(zhǔn)。如某些信息明顯與房產(chǎn)證反映的信息不一致，本為自建房，證明表上房屋取得方式為購(gòu)買；或者房屋取得方式直接為空；或者本為商住區(qū)分的房產(chǎn)，附注上沒注明等。

（三）房地產(chǎn)檔案歸集不齊全，留存資料與實(shí)際狀態(tài)不全部吻合檔案的歸集工作沒有滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案難以收集齊全。如土地用途為商住或住宅的均表述為“城鎮(zhèn)住宅用地”，房屋用途為商住或住宅的均表述為“住宅”，容易誤導(dǎo)二手房交易時(shí)納稅人及稅務(wù)人員對(duì)適用稅率的判斷。

（四）歸檔時(shí)間較長(zhǎng)

隨著房?jī)r(jià)的活躍變動(dòng)，導(dǎo)致房產(chǎn)的流轉(zhuǎn)速度加速，群眾往往剛?cè)〉卯a(chǎn)權(quán)證就馬上轉(zhuǎn)讓，但往往等1個(gè)月都無(wú)法打印業(yè)主的房產(chǎn)檔案基本信息。

（五）數(shù)據(jù)格式或數(shù)據(jù)坐標(biāo)不符合要求

相關(guān)部門提供入庫(kù)數(shù)據(jù)坐標(biāo)為WGS84坐標(biāo)或者數(shù)據(jù)格式為Dwg格式，不符合規(guī)范要求，難以直接轉(zhuǎn)換入庫(kù)。

二、檔案保管存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）房地產(chǎn)檔案受時(shí)代發(fā)展的制約和工作要求的影響，儲(chǔ)存的安全性和效果普遍不足。

雖然在保存過(guò)程中設(shè)立如檔案架、檔案柜、檔案室等措施，并由專人管理，但在防火和抗震方面則顯得非常薄弱，一旦遇到天災(zāi)人禍，檔案保存的完整性就令人非常擔(dān)憂。

（二）房地產(chǎn)檔案信息化給管理部門提供了可靠的保證，大大節(jié)省了人力和物力，但計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連通后，自身存在的漏洞風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大幅度提升。

不法分子往往通過(guò)竊取信息、發(fā)布病毒等手段來(lái)破壞相關(guān)系統(tǒng)的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，設(shè)備的安全性給信息安全和完整性帶來(lái)威脅。

（三）能否留住復(fù)合型人才是房地產(chǎn)檔案信息化的難點(diǎn)。

日常的檔案收集、錄入、管理、調(diào)用、分析及維護(hù)工作需要素質(zhì)較好的人才，如果工作人員因?yàn)樽陨硭綄?dǎo)致操作錯(cuò)誤，進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性，將導(dǎo)致不可彌補(bǔ)的損失。因此，在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，需要精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，才能使房地產(chǎn)檔案部門真正開展檔案信息化建設(shè)。

三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息化管理方法

（一）推進(jìn)新技術(shù)應(yīng)用，提升權(quán)屬檔案安全性

檔案館主要?dú)w集檔案類型有土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案、房地產(chǎn)抵押（注銷）、查封（解封）、預(yù)告（注銷）、預(yù)告抵押（注銷）、招標(biāo)拍賣檔案、權(quán)屬確認(rèn)檔案、照片、文書等。在如此大量的原始資料面前，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。目前，檔案管理系統(tǒng)所有檔案數(shù)據(jù)都存放于同一數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨著檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，如何保證信息的安全成了重中之重的工作。因此，必須保證暢通的網(wǎng)絡(luò)、穩(wěn)定的系統(tǒng)、定期更新防火墻，存儲(chǔ)設(shè)備需要不斷的拷貝和更新，盡量降低面臨著客觀侵害行為和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。公開選拔優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，開發(fā)有核心技術(shù)的檔案應(yīng)用系統(tǒng)，最大限度地做好外部網(wǎng)絡(luò)病毒的防范，保護(hù)檔案資料安全。設(shè)立兩套信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并分開保存，一套為生產(chǎn)系統(tǒng)，另一套為備份系統(tǒng)，每天對(duì)兩套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的完整備份，大力推進(jìn)“二維碼”技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理中，提升數(shù)據(jù)的安全性。

（二）完善數(shù)據(jù)共享流程

數(shù)據(jù)共享是信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中面臨的棘手問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題解決得不好，就會(huì)造成互相孤立、無(wú)法形成有效的信息流、無(wú)法產(chǎn)生預(yù)期的收益甚至導(dǎo)致重復(fù)投資，造成社會(huì)資源的巨大浪費(fèi)。

（三）整合功能、統(tǒng)一接口

調(diào)整系統(tǒng)目前的子系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將數(shù)據(jù)生產(chǎn)與數(shù)據(jù)消費(fèi)分離開來(lái)，提供明確和安全的功能接口，消除系統(tǒng)安全隱患，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的可擴(kuò)展設(shè)計(jì)。所有數(shù)據(jù)資源集中管理、集中維護(hù)、分開使用，通過(guò)相關(guān)特征進(jìn)行關(guān)聯(lián)和體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的動(dòng)態(tài)互訪。

（四）完善本地查詢模塊

開通網(wǎng)上自助查詢，使群眾在通過(guò)系統(tǒng)允許后查詢部分檔案資料，同時(shí)開通檔案查詢打印功能。對(duì)因管理權(quán)限設(shè)置需由工作人員查詢的，可下放到各鎮(zhèn)區(qū)的自然資源分局按權(quán)限辦理。通過(guò)開放的系統(tǒng)，有助于工作人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問(wèn)題，及時(shí)糾正和完善，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實(shí)用性。盡量減少人工出具證明的過(guò)程，防止工作人員因失誤而出錯(cuò)了證明導(dǎo)致各類情況出現(xiàn)。

（五）完善權(quán)屬檔案搜索功能

由于房地產(chǎn)交易頻率日益加大，導(dǎo)致檔案的流轉(zhuǎn)材料更新加快，為保證檔案交易信息與產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀資料的同步變動(dòng)，需建立高效的房地產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)，提高搜索效率。另外，由于各級(jí)法院、自然資源局、稅務(wù)局等部門的業(yè)務(wù)要求差異，對(duì)檔案信息需求也不相同。因此，必須提升系統(tǒng)的檢索功能，將房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)鍵要素作為搜索點(diǎn)，編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)高速檢索，直接查詢電子信息以及打印掃描圖像。

（六）完善檔案數(shù)據(jù)運(yùn)用系統(tǒng)

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息不僅為群眾服務(wù)，而且也需為政府部門決策提供科學(xué)的依據(jù)。因此，需建立房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)運(yùn)用系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)各地的房產(chǎn)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分析，從而對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)作出準(zhǔn)確的判斷，為政府及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，落實(shí)中央的房屋政策，達(dá)到科學(xué)決策、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的目的。

四、提升檔案現(xiàn)代化管理的措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，全力保障檔案信息化建設(shè)的順利開展

明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)日常檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，為推進(jìn)信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

（二）加強(qiáng)工作人員素質(zhì)選用，提升檔案業(yè)務(wù)水平

制定檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬資料保存的各類情況做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)制定不同的防范措施。其次提高管理人員業(yè)務(wù)能力，房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合反映。因此，必須聘用管理專業(yè)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)專業(yè)人才，打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。加大工作人員日常業(yè)務(wù)知識(shí)水平的學(xué)習(xí)，其中包含計(jì)算機(jī)運(yùn)用操作知識(shí)的提高，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)不斷提升的需求。

（三）優(yōu)化管理制度

按照數(shù)字檔案建設(shè)相關(guān)指南要求，建立一套與檔案法律法規(guī)相配套的內(nèi)部管理制度，進(jìn)一步規(guī)范房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作，并推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化、制度化。建立績(jī)效考核制度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。按照檔案資料一體化的原則，對(duì)紙質(zhì)資料、電子文檔資料的收集、歸檔、管理、利用作具體的規(guī)定，引導(dǎo)檔案管理的科學(xué)化。