第一篇：辦公電腦文件管理-5S管理

辦公電腦文件管理-5S管理

整理：將要與不要的分開

第一步：整理：（沒有標(biāo)識的產(chǎn)品，屬于不合格產(chǎn)品）刪除沒用或可要可不要的文件。

1、按訪問日期排列文件，將半年以上或時間遠(yuǎn)久的文件刪掉或刻盤保存（做時間記錄）。

2、對不知什么內(nèi)容（無注明）的文件，毫不猶豫的刪除。

第二步：整頓：將各類文件進行歸類存放，類別，先大類在小類，按類規(guī)則選取。

1、歸類與刪除。分清文件類型歸放地。去除修改前相同的備份文件。

2、名稱定義清晰，盤名、文件夾名取名應(yīng)“見名知義”，頻繁使用應(yīng)建立特殊圖標(biāo)以示區(qū)別。

3、區(qū)分常用與不常用，常用的文件應(yīng)放在顯著的地方，不應(yīng)放在深層文件夾中更不可放到壓縮包中。

4、目錄資料建立樹狀文檔，便于查找。

5、各類型文件繁多，可用Dorplt類小工個實現(xiàn)快速分類管理文件。

第三步：清掃：借助360安全衛(wèi)士、QQ電腦管家等第三方軟件，定時定期對程序文件夾、桌面、系統(tǒng)等文件垃圾完成清理。

為減少系統(tǒng)C盤程序運行產(chǎn)生文件垃圾，提高電腦運行效率。軟件的安裝建議以下幾點：

1、與操作系統(tǒng)有非常密切聯(lián)系的軟件，直接安裝在系統(tǒng)盤的ProgramFiles文件夾，其他的軟件均可安裝在其他盤的ProgramFiles文件夾，盡量系統(tǒng)盤保持清潔的系統(tǒng)。

2、易生成文件碎片和有有保留記錄的軟件，同上裝在其他盤上。如D盤的ProgramFiles文件夾。

3、用D盤或E盤中的ProgramFiles文件夾，專門設(shè)立一個存放無需注冊系統(tǒng)的綠色軟件文件夾。

4、程序快捷圖標(biāo)，僅設(shè)立一個與程序鏈接，無需在桌面、開始菜單、快速啟動欄中三方或兩方重復(fù)出現(xiàn)。程序快捷圖標(biāo)存放可以這樣安放，不常用但不能少的快捷圖標(biāo)可以放在開始菜單里，常用的快捷圖標(biāo)可以放在桌面，常用需啟動快捷圖標(biāo)放在快速啟動欄中但安裝量保持三四個不可多。

5、桌面整潔，可以啟用360安全桌面，分類存放小圖標(biāo)，使電腦桌面僅留三五個圖標(biāo)變得整潔美麗。

第四步清潔：保持清掃效果。

除了定期整理文件外，養(yǎng)成三種文件隨時刪除習(xí)慣。

1、修改文章前無定稿的文件。若需備份可放在金山快盤或金山T盤。

2、解壓文件解壓后及時刪除壓縮包。若需保存做好標(biāo)注可開辟專門文件夾存放。

3、下載的文件，指定下載存放文件夾中的分類文件夾。如在迅雷下載文件夾中建立分類文件夾。

總之，保潔就是不要隨便存放文件，做到不要的文件隨時刪。

第五步素養(yǎng)：整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔養(yǎng)成一種天長日久習(xí)慣，不再為整理整頓清掃清潔而煩惱，成為下意識動作，不在是心理的一種負(fù)擔(dān)，素養(yǎng)自然就提高。做一事件并不難，難得是天天做一件重復(fù)的事。天才就是天天重復(fù)做一件事。

第二篇：辦公電腦管理規(guī)定

云南匯杰集團 辦公電腦管理制度

一．總則：

1.為了規(guī)范我公司計算機的使用與管理，提高工作效率，確保電腦及局域網(wǎng)正常運作，使計算機更好的發(fā)揮其作用，特制定本制度。2.本制度所稱的電腦主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、打印機、以及所有的電腦網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品和附屬設(shè)備，各類應(yīng)用軟件等。二．使用規(guī)定：

1.部門配備的電腦設(shè)備，實行專人負(fù)責(zé)制。使用人員要加強電腦知識的學(xué)習(xí)，按規(guī)范要求正確操作使用，注意電腦設(shè)備的保養(yǎng)和維護，嚴(yán)防病毒侵入，保證正常運轉(zhuǎn)；嚴(yán)禁非本部人員擅自使用，人為造成設(shè)備損壞，除追究當(dāng)事人的責(zé)任外，其維修費用從當(dāng)事人工資中核減。

2、電腦桌面內(nèi)容進行統(tǒng)一。可以放置：（1）系統(tǒng)常規(guī)圖標(biāo)（如：我的文檔、我的電腦、瀏覽器等）；（2）新建“工作軟件”文件夾，將經(jīng)常使用的工作軟件快捷方式圖標(biāo)放置于該文件夾內(nèi)（如：CAD、office、廣聯(lián)達(dá)、財務(wù)軟件等）；（3）新建“常用軟件”文件夾，將經(jīng)常使用的常用軟件快捷方式圖標(biāo)放置于該文件夾內(nèi)（如：QQ、迅雷、MSN、PDF、音樂播放器、視屏播放器等）；（4）新建“工作文檔”文件夾，將經(jīng)常使用文件、資料、圖片等放置于該文件夾內(nèi)。相關(guān)文件夾內(nèi)，不得存放與其不相關(guān)的文件。

3、電腦內(nèi)安裝的軟件包含：（1）常用辦公軟件（如：office、PDF、迅雷等）；（2）與個人業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)軟件（如CAD、廣聯(lián)達(dá)、財務(wù)軟件等）；（4）谷歌地球；（5）即時通訊軟件（如QQ、MSN等）；（6）一款音樂播放軟件；（7）一款視頻播放軟件；（8）殺毒軟件（殺毒軟件只能選擇安裝一款，否則會導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰）；（9）瀏覽器（選擇自己習(xí)慣使用的一款安裝）。

4、工作電腦硬盤內(nèi)，不得存放電影、游戲等與工作無關(guān)的數(shù)據(jù)。

5、為尊重個人的軟件使用習(xí)慣，對以上所述軟件的版本及品牌不做硬性規(guī)定，但在公司內(nèi)部傳閱的相關(guān)文件，在傳出前，必須提前轉(zhuǎn)換成通用版本，以方便其他同事查閱：（office必須轉(zhuǎn)換成2007能夠識別的版本；CAD圖必須轉(zhuǎn)換成CAD2008能夠打開的格式）。

4、公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資，電腦是公司員工教育學(xué)習(xí)、處理信息和整理資料的重要工具，只能用于工作。嚴(yán)禁在工作時間瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料，嚴(yán)禁利用電腦玩游戲、看影碟、網(wǎng)上聊天等或進行其它與工作無關(guān)的活動，嚴(yán)禁用電腦設(shè)備播放反動、黃色音像、訪問不健康的網(wǎng)站。

5、QQ使用規(guī)定：QQ工具只能用來聯(lián)系與工作有關(guān)的事宜，包括文件的傳輸、相關(guān)單位和人員的溝通聯(lián)系、信息的發(fā)布等，禁止利用QQ工具同與工作無關(guān)的人員聊天，傳輸文件等。

6、嚴(yán)禁私自安裝聊天、游戲等與工作無關(guān)的軟件。電腦使用中出現(xiàn)軟件系統(tǒng)損壞應(yīng)及時維修，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，個人不得隨便安裝網(wǎng)上下載的軟件，如因私自安裝無關(guān)軟件造成電腦系統(tǒng)損壞的，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)維修或賠償?shù)戎惦娔X。個人不能私自對電腦軟件進行改動、安裝或刪除等操作。嚴(yán)禁私自拆卸電腦，調(diào)換配件。一經(jīng)查實，按損壞程度進行相應(yīng)處理；電腦使用中出現(xiàn)故障需要維修的，請與行政負(fù)責(zé)人員聯(lián)系。由于操作不當(dāng)造成硬件損壞，由個人自行維修或賠償?shù)戎低愑布?/p>

7、更換電腦時，要做好文件的拷貝工作，同時在電腦負(fù)責(zé)人的協(xié)助下檢查電腦各方面是否正常。

8.離職時，保證電腦完好、程序正常、文件齊全，接手人在確認(rèn)文件無誤后，須找電腦負(fù)責(zé)人檢查電腦運行是否正常。未按上述程序操作而導(dǎo)致的一切后果由接手人承擔(dān)。

9.對于密級文件及數(shù)據(jù)要建立雙備份制度，對重要資料除在電腦貯存外，還應(yīng)定期拷貝到服務(wù)器、U盤或移動硬盤上，便于公司文件統(tǒng)一管理，以及防遭病毒破壞或斷電而丟失。

10、不得將來歷不明的軟件裝入機器運行，防止染上“病毒”。發(fā)現(xiàn)機器故障及時報告，不得擅自進行維護，防止造成損失。電腦設(shè)備維修應(yīng)由專業(yè)人士進行。嚴(yán)防計算機病毒入侵，其它單位或個人的外部存儲設(shè)備（如軟盤、Ｕ盤、硬盤等）不得隨意連入計算機，確有必要連入的必須事先進行病毒掃描。不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤

11、加強本司電腦設(shè)備的集中統(tǒng)一管理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，部門不得自行調(diào)換、拆卸、處理電腦及附屬設(shè)備。設(shè)備的配備、更新、維修和報廢都須按程序通知行政管理人員。上機人員未經(jīng)許可不得私自拆卸和連接各種硬件設(shè)備；不準(zhǔn)在非正常狀態(tài)下使用計算機，嚴(yán)禁私自拆卸機箱，硬件或應(yīng)用軟件出現(xiàn)異常，應(yīng)及時與管理人員聯(lián)系。未經(jīng)部門同意，計算機及其附屬設(shè)備不得外借。

12、無論是本單位，還是外單位人員，凡與本部門無關(guān)人員，嚴(yán)禁上機操作。各部門及個人在未經(jīng)允許下，不得打開其他部門或個人的郵件，更不得打開來歷不明的郵件及附件。

13、員工離開座位超過半小時需關(guān)閉顯示器，以延長顯示器的使用壽命和節(jié)約用電，下班后需按正確方法關(guān)機，并關(guān)閉電源，方可離開。

14、專人使用電腦必須要設(shè)置用戶開機密碼。

15、要愛護辦公電腦設(shè)備，做好機器的保養(yǎng)工作，注意防塵、防水、防靜電、防磁場、防暴曬。根據(jù)各部門的要求做好文檔的整理、歸類、備份等工作。

16、各部門人員每季度應(yīng)對涉密文件和數(shù)據(jù)進行一次檢查，并分類拷貝到光盤交檔案室進行存檔，以便今后公司查閱。

17、如因業(yè)務(wù)需要,需拷貝公司重要文件和數(shù)據(jù)時必須向公司領(lǐng)導(dǎo)申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方可拷貝帶離公司。

18、任何部門和個人應(yīng)高度重視保護公司技術(shù)秘密和商業(yè)秘密，沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何人不得用U盤、郵件、QQ等的方式，隨意復(fù)制電腦上的文件，把資料泄密出去。

19、員工離職時必需移交電腦中的所有電子文檔，不得以任何理由拷貝、留存有關(guān)公司的文件和數(shù)據(jù)，如造成重大泄密事件的公司將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。20、開機流程：(1)接通電源；

(2)打開顯示器、打印機等外設(shè)；(3)開通電腦主機；(4)在權(quán)限內(nèi)開始操作。

21、關(guān)機流程：

(1)退出應(yīng)用程序、各個子目錄；(2)關(guān)斷主機；

(3)關(guān)閉顯示器、打印機；（4）關(guān)斷電源。三． 安全規(guī)定：

1、部門或個人應(yīng)高度重視公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密的保護。

2、嚴(yán)格遵守密制度，工作人員不得將保密文件資料上網(wǎng)共享。

3、重要的部門或個人文檔必要時需加密；對公司或個人的資料，未經(jīng)允許任何人不得進行改動，或者告之部門之外的人員。

4、外請人員對電腦進行維修時，公司應(yīng)有人自始至終地陪同。四.處懲規(guī)定

1、上班時間嚴(yán)禁上網(wǎng)聊天、購物、玩游戲等，經(jīng)查實者，將處以當(dāng)次100元罰款。

2、由行政人事部定期對各部門、各人員辦公電腦進行檢查，董事長秘書或助理不定期抽查，如有違反以上規(guī)定人員，經(jīng)查實者，當(dāng)事人給予處罰外，分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。

3、對于違反以上制度規(guī)定的，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重及對公司的造成損失的大小，采取處分、扣工資、罰款、賠償損失、降級、辭退及追究刑事或經(jīng)濟責(zé)任等處罰措。以上管理規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行

云南匯杰集團 二O一四年八月八日

第三篇：辦公區(qū)域5S管理規(guī)定

辦公區(qū)域5S管理規(guī)定

為規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率，特制訂辦公區(qū)域5S管理規(guī)定，相關(guān)條款由行政部負(fù)責(zé)解釋并執(zhí)行。

1.四樓員工一律按規(guī)定穿公司的服裝，行政部檢查發(fā)現(xiàn)該員工不愿意穿公司衣服，報請人事部處理，同時發(fā)現(xiàn)一次罰款20元，第二次罰款50元。

2.夏季室溫25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于25℃（含）以下，冬季天氣預(yù)報溫度低于0℃以下、室溫8℃以下方可以開啟空調(diào)，下班后所在部門員工必須關(guān)閉空調(diào)開關(guān)，未關(guān)閉空調(diào)開關(guān)罰款100元／次。

3.保持個人辦公臺面整潔，做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。

4.辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請到五樓吸煙區(qū)，發(fā)現(xiàn)在辦公區(qū)域違規(guī)吸煙罰款250元／次

5.在使用公共場所（會議室、洽淡室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作，關(guān)閉電燈、空調(diào)、投影儀等電器，如違反以上規(guī)定，有責(zé)任人的對責(zé)任人進行處罰，沒有責(zé)任人的，對使用部門經(jīng)理（主管）進行處罰，罰款100元／次。

6.禁止在上班時間在電腦上打游戲，發(fā)現(xiàn)有類似情況的罰款250元／次。

7.接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。

8.公司內(nèi)部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人或部門經(jīng)理、主管請假）外，皆須準(zhǔn)時參加，會議遲到類推分別罰款10元／次、20元／次、30元／次、40元／次、50元／次、60元／次……

9.最后下班人員要關(guān)閉飲水機、電燈、電腦、傳真機、復(fù)印機、門窗等, 如違反以上規(guī)定，有責(zé)任人的對責(zé)任人進行處罰，沒有責(zé)任人的，對使用部門經(jīng)理（主管）進行處罰，罰款100元／次。

第四篇：辦公區(qū)5S管理規(guī)定

辦公區(qū)5S管理規(guī)定

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了辦公區(qū)5S管理的相關(guān)要求；各類文件資料、辦公用品、輔助用品的規(guī)范管理要求；各類定置圖、牌的有關(guān)標(biāo)示要求；以及公共部位的管理要求等。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于一工廠的辦公區(qū)的5S管理。

工廠的各級管理人員按標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化工作方式管理各種物品及文件資料，及時準(zhǔn)確地按工作內(nèi)容、工作程序分類定置，便于及時處理各種信息，提高工作效率。

㈠辦公區(qū)門廳、通道、地面、門窗、墻壁、天花板管理規(guī)定

1、辦公區(qū)門廳及走廊通道通暢、明亮、地面、墻壁、天花板保持潔凈、無塵。

2、空中、頂棚、墻壁管線規(guī)范，置于墻壁的線路要有線盒；管路按要求顏色達(dá)標(biāo)，管線清潔無污漬、吊灰等；墻壁張貼、懸掛物統(tǒng)一、規(guī)范。

3、辦公區(qū)門窗、墻壁、天花板完好整潔，油漆無脫落，玻璃無損壞。墻面不允許有廢棄的多余物。

4、辦公室的地面無煙頭、煙灰、痰跡、廢紙屑等贓物，干凈整潔；放置計算機、檔案資料、電器、儀器設(shè)備的辦公室要保持無煙、無塵；室內(nèi)外、走廊、窗外不允許潑灑茶葉水、扔垃圾。

5、辦公室各類門牌、標(biāo)識牌等按照工廠要求制作。㈡辦公室各類物品擺放的規(guī)定

1、辦公室定置圖實行一室一圖，張貼于門內(nèi)的一側(cè)或門后，底邊距地面高度不低于1.6m（特殊地方可視情況確定），各辦公室統(tǒng)一位置；室內(nèi)物品按圖定置，分類存放，責(zé)任明確，杜絕隨意性。

2、辦公室內(nèi)辦公家具按各類人員辦公要求配置，無多余物品。

3、辦公室要干凈、整潔，個人物品、衣物不允許搭在椅子靠背上或放在桌上；報紙、雜志定位放置；人員離開辦公區(qū)，椅子必須放回辦公桌的空擋處，桌面物品按定置復(fù)位。

4、辦公室計算機、電話等線路要用夾子、膠布等捆扎好，杜絕零亂、架空或拖地現(xiàn)象；電器插線盒離地擺放。

5、辦公室各類物品要做到下班前按定置要求全部整理到位。

6、辦公區(qū)內(nèi)設(shè)施、物品的保潔要進行責(zé)任分工。㈢辦公室物品的定置規(guī)定

1、辦公桌有定置圖，辦公桌內(nèi)外物品可根據(jù)各自專業(yè)特點及日常工作進行分類，定置擺放。

2、辦公桌面放置的文件資料均是當(dāng)日要用的，桌面物品保證正常辦公需要，且達(dá)到最低限量。下班前將辦公用品歸位，將資料分類裝夾。桌面上文件架內(nèi)的文件資料必須分類裝夾，文件夾上有打印標(biāo)識，并具體反應(yīng)出夾內(nèi)資料的名稱，標(biāo)識清楚，易于查找。文件架內(nèi)禁止放置零散紙張及其他物品。

3、辦公桌抽屜內(nèi)的物品按辦公桌定置圖分類擺放，易于查找；抽屜內(nèi)物品及資料原則上不允許超出2/3高度，擺放整齊有序。

4、物品定置原則上分為三大類，即文件資料、辦公用品、輔助用品。

a）文件資料：凡是已書寫文字的，包括筆記本、帳頁、卡片、記錄，各種技術(shù)資料、文件、圖紙、計劃、總結(jié)，各類管理制度和規(guī)定，各類學(xué)習(xí)材料、工具書、參考資料、簡報等；

b）辦公用品：辦公用筆、尺、墨水、橡皮、訂書機、膠水、膠帶、文具盒、計算器、繪圖儀器、刀片、曲別針、大頭針、名片、印臺、印章及空文件夾、待用空白的各類辦公用紙、記錄本、各種單據(jù)、表格、帳薄等。

c）輔助用品：協(xié)助完成工作的各類物品，與工作有密切關(guān)系的私人物品。如：各類電器附件，修理用的小型工具、眼鏡、藥品類、衛(wèi)生紙、雨具、勞保品及個人隨身攜帶的小包等。

5、輔助用品放置要嚴(yán)格控制在最低限度。其工作用的物品物品與私人物品分類擺放，不允許混放。禁止放置食品。

6、辦公桌的玻璃板下只允許擺放與工作有關(guān)的印刷體資料，且擺放整齊。

㈣文件柜（架）內(nèi)物品的定置

1、文件柜要有定置圖，張貼于柜左門側(cè)偏上，并按圖分類擺放。

2、資料架可直接在隔框上粘貼分類標(biāo)簽，標(biāo)簽不能超出隔框?qū)挾?。?biāo)簽打印字統(tǒng)一為黑體。

3、資料架可直接在分類標(biāo)簽上標(biāo)注物品名稱，如表格、報表、單據(jù)、雜志、報紙等。4、1.5米以上的資料柜柜頂禁止放任何物品，柜后、柜底無雜物，無衛(wèi)生死角；低柜臺面上只能擺放定置物品。

5、文件柜（架）、資料柜（架）內(nèi)物品原則上實行“一對一”標(biāo)識，超過一周以上要用的資料、文件要裝夾（盒、包）豎放在柜(架)內(nèi)，文件、資料夾（盒、包）要分類標(biāo)識。

6、凡是定置在辦公區(qū)的文件柜、資料柜、辦公用品柜、輔助用品柜等，；一律在外表面左上角粘貼外部標(biāo)識。各單位統(tǒng)一標(biāo)識位置，標(biāo)識字體為黑體。

第五篇：辦公5S管理規(guī)范1

5S管理規(guī)范

5S是日文SEIRI(整理)、SERTION（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（素養(yǎng)）五個項目。5S活動的目標(biāo)簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，從而使工作有序、高效和節(jié)約。

具體而言，整理：就是將工作場所中的任何物品區(qū)分為必要的與不必要的，必要的留下來，非必要的徹底清除；

整頓：必要的東西分門別類以規(guī)定的位置放置，并擺放整齊，加以標(biāo)示（30秒內(nèi)就可找到要找的東西）；

清掃：清除工作場所內(nèi)的臟污，并防止臟污的發(fā)生，保持工作場所干凈亮麗；

清潔：將上面的3S實施的做法制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持；

素養(yǎng)：人人養(yǎng)成好習(xí)慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進取的精神。

檢查標(biāo)準(zhǔn)：

1、辦公室

各辦公室的鑰匙應(yīng)交一把到行政部封存以備急用，封存的鑰匙打開使用時應(yīng)有行政部和使用部門的人員同時開啟，特殊鑰匙（如金庫等）可以不用交行政部，但需到行政部備案。

辦公桌：

1）辦公桌上可以擺放電腦、電話、文件架、辦公用品、照片、小盆栽、裝飾品、學(xué)習(xí)資料及書籍。并保持干凈、整潔有序、美觀，沒有灰塵，椅子及四周需保持干凈亮麗，任何人都會覺得很舒服，暫不使用的筆、擦頭、紙張等統(tǒng)一收歸到抽屜或柜子里。2）辦公桌上不得擺放茶葉、廢舊報刊及其他私人物品，應(yīng)收到桌面以下的視線范圍以外。

3）本人離開辦公桌時，辦公桌上禁止擺放公司機密文件（工作文件、傳真件、數(shù)據(jù)資料、管理規(guī)定等）及筆記本，應(yīng)妥善安全地收藏和保管到抽屜或文件柜里，并且將椅子收到臺面下。（機密文件放置于桌面，視情節(jié)處予50~200元罰款）

4）辦公場所、桌臺凳下面、資料柜不允許擺放廢紙箱、廢報刊等雜物，廢舊物品應(yīng)得到及時處理。

5）不得隨意變動或調(diào)換本人位置和辦公設(shè)備（桌椅、電腦等）。6）各人辦公桌所對應(yīng)的任何櫥柜、臺面、抽屜等均由該辦公桌使用人負(fù)責(zé)清理、打掃。

抽屜：

1）放置近兩周內(nèi)需要使用的文件及物品，方便找尋，且整潔。2）抽屜應(yīng)隨時保持關(guān)閉狀態(tài)。

3）抽屜若要上鎖，應(yīng)有備用鑰匙存放于他處應(yīng)急。

文件檔案：

1）定期整理個人及公共檔案文件，方法： a)保留經(jīng)常使用的絕對必要的資料 b)保留機密文件和公司標(biāo)準(zhǔn)文書檔案文件 c)保留必須移交的資料 d)廢棄過時和沒有必要的文件 2）丟棄不用的檔案文件

a)機密文件銷毀必須經(jīng)分管副總審查，再兩人以上共同進行銷毀 b)一般的廢棄文件、表單背面再利用 c)無法利用的集中起來，收歸行政部處理 3）應(yīng)丟棄的文件檔案：

a）過期的表單、報告書、檢驗書 b）無用DM、名片

c）修正完畢的原稿 d）回答結(jié)案的文件

e）招待卡、賀年卡 f）改善過的各式表單 g）h）過期的變更通知書、聯(lián)絡(luò)單 無保留價值的傳真

i）會議通知、資料 4）整頓的具體方法：

a)把文件集中存放在一個地方。

b)制定文件檔案管理制度，文件流轉(zhuǎn)要有記錄、保存必須建檔，檔案目錄可由各部門根據(jù)檔案具體情況自行設(shè)計，如無法設(shè)計可聯(lián)系行政部協(xié)助。

c)文件保存應(yīng)分門別類嚴(yán)格按照檔案目錄來進行，明確定位，定點擺放，有目錄、有次序、且整齊，規(guī)范種類，使用目視管理，任何人能隨時使用。d)限制文件的分發(fā)數(shù)目。

e)過時的文件應(yīng)予銷毀或者只保存一套原稿以供日后參考之用。f)如不需報批、簽字的文件，文件原稿不應(yīng)打印出來，只需把文件儲存在計算機內(nèi)，并且還應(yīng)拷貝一份附件。g)需要作修改的圖文以O(shè)A郵件方式流轉(zhuǎn)，不應(yīng)打出來。5）文件清晰整潔，不隨意涂改，文件柜、文件夾整潔，有防潮、防蟲、防火措施。6）歸檔要求：

a)凡屬歸檔的文件材料（含各種特殊載體材料），各有關(guān)部門應(yīng)按企業(yè)檔案歸檔范圍歸檔，由兼職檔案員收集齊全、完整、準(zhǔn)確并進行整理、立卷。

b)各部門的業(yè)務(wù)檔案資料由部門指定專人負(fù)責(zé)管理。

c)立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主卷、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

電腦：

1）使用中采取防止不干凈措施，并隨時清理、定期保養(yǎng)，使設(shè)備保持最佳狀態(tài)。

2）清除主機、顯示器、保護屏易積灰塵部位及周邊環(huán)境； 3）電腦內(nèi)所存儲的資料有序、安全地存放，重要文件有備份，保證查找方便，每周對文檔進行整理，如公司機密文件、函件等查閱后盡量給予刪除；

4）OA郵箱中的郵件必須在48小時內(nèi)給予下載或刪除，郵箱內(nèi)儲量不得超過60兆。

5）在下班后設(shè)備無人使用應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源；

墻面：

1）保持干凈亮麗、舒爽，不亂貼掛不必要的便簽、表格等雜物； 2）無破損處，若有破損處將給予應(yīng)急處理，若無法處理，可聯(lián)系行政部協(xié)助；

地面：

1）保持走道暢通，物品擺放不得超出通道；

2）保持地面干凈、平整無煙頭、紙屑、油漬、水漬及其他雜物；

植物：

保持自己辦公桌上的植物葉片整潔，如有破損，及時給予修剪處理，并每天給澆水，妥善栽培。

電話：

1）座機鈴聲響三聲內(nèi)必須接聽，接聽時一律使用：“您好！曲靖黃岡教育”，注意使用普通話、聲音輕柔，忌言語生硬；在接聽電話時應(yīng)避免使用“喂”等不禮貌的用語。

2）不得使用公司座機打私人電話。辦公區(qū)域內(nèi)盡量避免使用免提功能，以免影響他人工作。

3）座機使用時間盡量控制在5分鐘內(nèi)，不要超過10分鐘，需長話短說。注意電話使用的禮節(jié)，特別是在與外單位電話聯(lián)系時，應(yīng)由對方先掛機，掛機時動作要輕柔，切勿給人留下粗魯或摔電話的印象。

4）使用中防止不干凈措施，并隨時清理、定期保養(yǎng)，使設(shè)備保持最佳狀態(tài)。

5）撥打長途電話請使用指定座機，撥打時必須使用17909。6）請勿占用傳真機打一般電話。

7）如對方所找的人不在，應(yīng)詢問事由并留言或留下聯(lián)系方式，并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)告；如電話打錯，應(yīng)禮貌的告知正確號碼。

儀容儀表

一、著裝

1、工作時間除公司規(guī)定可以不著工裝的人員外，其他人員必須著工裝，無工裝須按公司規(guī)定著裝：著黑色或藏青西裝和正裝褲，（夏天著襯衣和正裝褲），襯衣原則上以淺色為主，男裝領(lǐng)帶宜淺色，女裝可配適當(dāng)裝飾。

2、工裝保持整潔、平整，無異味、無污漬，如有破損，及時修補，給人感覺清爽有精神。

3、工作時間請保持皮鞋干凈、光亮。

二、儀容 責(zé)令當(dāng)場改正：

1、面部清潔，女員工淡妝上崗，男員工每日刮胡須，修剪鼻毛，頭發(fā)不能過長。

2、保持個人衛(wèi)生，身體不帶異味，提倡使用氣味清淡的香水。

3、牙齒清潔，口氣清新（無異味），工作期間不吃產(chǎn)生口腔異味的食物。

4、指甲干凈，不涂顏色鮮艷和怪異的指甲油。

5、禁止在工作裝外皮膚裸露處紋身。

言行舉指：

一、語言

1、公司范圍內(nèi)使用普通話。

2、語言文明，杜絕臟話，禁止語言攻擊他人人格尊嚴(yán)，禁止搬弄是非，挑撥同事關(guān)系；不講不利于團結(jié)的話語。

3、嚴(yán)禁散播對公司不利的謠言及言論。

4、未經(jīng)公司允許不得擅自接受媒體采訪。

5、員工工作時間在辦公區(qū)域內(nèi)盡量避免大聲討論工作，特別在敞開式的辦公環(huán)境中應(yīng)將聲音控制在對方可以聽到的程度(包括會議場所)。

二、行為（按行政部考勤制度處理）

1、按時上下班，遵守公司的各項規(guī)章制度。

2、上下班應(yīng)親自打卡或簽到，不得代打或代簽。

3、如有請假，按考勤制度相關(guān)條款執(zhí)行。

4、遵守時間，按時用餐、休息后，準(zhǔn)時返回工作崗位。

5、外出辦事前應(yīng)得到上級的批準(zhǔn)，并在前臺簽字。

6、新同事到崗時，應(yīng)積極協(xié)助其熟悉環(huán)境和流程，幫助其解決遇到的困難；在人事部帶新同事進行介紹時，應(yīng)馬上放下手上的工作，站立、微笑向?qū)Ψ街乱狻?/p>

7、在與領(lǐng)導(dǎo)或外單位客戶交談時，應(yīng)向?qū)Ψ阶屪?，若對方站立，?yīng)保持站立與對方交談。

8、借用他人物品后，應(yīng)及時歸還或物歸原處。

9、禁止通過不正當(dāng)手段查看他人電腦內(nèi)存及下載、拷貝資料。

10、除指定人員外，任何人不得隨意拆卸辦公設(shè)備。

11、嚴(yán)禁在工作時間內(nèi)酗酒、辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、干與工作無關(guān)的事情。

12、休息、用餐到休息區(qū)域，嚴(yán)禁在教學(xué)區(qū)域用餐，工作時間禁止

吃零食。

13、辦公區(qū)域內(nèi)，衣物不得隨意擺放，請疊整齊收入柜內(nèi)。

14、節(jié)約使用辦公用品，愛護公物和辦公設(shè)備，不得浪費公司資源。盡可能減少打印，文件的傳輸，除需報批簽字、存檔備案和對外報送的之外，其他均用QQ進行傳輸；如確需打印,對內(nèi)文件必須雙面打印或使用單面廢紙。

15、不得將公司的物品私自帶走或公物私用。

16、職務(wù)更換或離職應(yīng)向下一任接替者移交物品，并做工作交接。

17、盡忠職守，保守公司業(yè)務(wù)或職務(wù)上的機密。

18、除辦理本公司業(yè)務(wù)外，不得對外擅用公司名義。

19、不得以職務(wù)之便謀取個人私利，嚴(yán)禁與供應(yīng)商、客戶等產(chǎn)生不正當(dāng)?shù)睦骊P(guān)系。

20、公司所有會議、重要會晤，手機必須調(diào)整到靜音或振動狀態(tài)。

接待： 接待禮儀：

1、接待來訪人員時，須熱情禮貌，使用標(biāo)準(zhǔn)用語，忌面無表情，語言冷淡。在發(fā)現(xiàn)來訪人員到來時，需馬上放下手上的工作，站立、微笑向?qū)Ψ酱蛘泻簟?/p>

2、會客時注意談話禮貌，不得在辦公區(qū)大聲喧嘩。

3、有來訪客人詢問，應(yīng)需馬上放下手上的工作，站立、微笑接受對方的詢問，有禮貌接待，并幫助找到其要找的人或部門，指方向

時應(yīng)用手掌，五指并攏，大拇指略微彎曲，指向目的地，切忌用一個手指指方向。

4、來訪人員，應(yīng)盡量使用洽談室接待。

說明：

一、《辦公5S管理規(guī)范》實行周檢查制，檢查部門為行政部，每周將統(tǒng)計并進行公示。

二、行政部在每周的檢查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象將嚴(yán)格按照管理規(guī)范對違規(guī)部門/人員進行相應(yīng)的處罰，行政部將開具<限時整改單>或<罰款單>；每部門/人員在每月收到第3張<限時整改單>時將被處予50元的罰款，未按時整改的同樣處于50元。

請各位同事將5S的內(nèi)容融入到日常工作中，為顧客、同事、自己創(chuàng)造一個干凈、整潔的辦公環(huán)境，提升公司、個人的整體形象。

曲靖黃岡教育

校長辦

行 政

部

2011年8月18日