第一篇：接待工作（定稿）

接待工作

接待工作是行政辦公室的日常工作之一，也是最為重要的工作職能之一。以迎來送往為主要內(nèi)容的接待工作不僅代表了組織的整體形象，也是組織行政管理績效的重要體現(xiàn)。文章就如何提升行政辦公室接待工作質(zhì)量進行了詳細的分析。

一、引言

無論是政府機關(guān)或是企事業(yè)單位、抑或是社會團體組織，都需要面對各種級別、各種目的的接待工作，這項工作是組織間開展交流合作的紐帶和結(jié)合點，是組織間第一印象形成的關(guān)鍵因素。因此，任何組織對行政接待工作的關(guān)注都會對組織發(fā)展起到十分積極的作用。

二、行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點

（一）行政辦公室接待工作內(nèi)容

行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，并根據(jù)來訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動的準備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應(yīng)的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據(jù)來訪人員數(shù)量、級別，安排相應(yīng)的食宿接待項目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四，協(xié)調(diào)辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作，按照事先的接待方案，做好交通服務(wù)、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準時抵達訪問地或及時轉(zhuǎn)場，并及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結(jié)束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。

（二）行政辦公室接待工作特點

行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統(tǒng)的時間安排，并做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整，接待工作中時常會出現(xiàn)對接待方案的變動和調(diào)整，這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

（三）細節(jié)管理

行政辦公室接待工作的細節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細節(jié)上，如：準時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會議或集體活動安排，還需做好現(xiàn)場的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，例如文件資料的準備和送達，會議現(xiàn)場的布置，設(shè)備的調(diào)試，現(xiàn)場茶水服務(wù)等。

三、行政辦公室接待工作的主要問題

（一）計劃安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問題尤其表現(xiàn)在計劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細致考量，導(dǎo)致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。

（二）溝通協(xié)調(diào)機制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會議活動的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質(zhì)量。

（三）接待人員的素質(zhì)有待提高

接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專業(yè)素質(zhì)不高，表現(xiàn)為時間觀念不強、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責任心不強等。

四、提升行政辦公司接待工作質(zhì)量的建議

（一）制定周密的接待計劃

行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來賓的目的、規(guī)模及來訪事項制定周密的接待計劃，例如迎來送往的時間安排，來訪事項的準備和形成安排，特別是要針對不同的事項安排充足的人手，確保服務(wù)工作的順利開展。在不同的事項間要注意轉(zhuǎn)場的安排和協(xié)調(diào)，保證整個訪問期間不同事項能夠緊鑼密鼓的進行。

（二）建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機制

行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機制，例如與酒店簽訂長期接待服務(wù)合同，建立長期合作的機制，并制定專人負責我方的接待協(xié)調(diào)工作，確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構(gòu)間達成長期使用協(xié)議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關(guān)鍵的是，接待方內(nèi)部要建立及時有效的信息傳達機制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關(guān)部門，確保接待的順利進行。

（三）提高接待人員素質(zhì)

行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓(xùn)工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和提高。特別是要加強時間觀念和責任心的教育，幫助接待人員樹立較強的時間觀念和強烈的責任感，進而增強接待和服務(wù)能力。

（四）完善接待工作效果反饋機制

一次接待工作結(jié)束后，行政辦公室需要對該次接待工作效果進行細致分析，認真總結(jié)接待工作的經(jīng)驗和不足，并將其中有益的經(jīng)驗制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現(xiàn)的問題進行深入的分析，并研究相應(yīng)的改進策略，以提高今后接待工作的質(zhì)量。

五、結(jié)論

組織接待工作是行政辦公室日常工作的核心內(nèi)容之一，做好這項工作必須樹立服務(wù)理念，充分認識到接待工作對組織管理的重要意義，進而注重接待和服務(wù)的細節(jié)，避免接待工作中的失誤，提高接待的效率和質(zhì)量

第二篇：接待工作草案

公司接待工作流程規(guī)范細則草案

一、總則為進一步提高公司的接待管理水平促進接待工作的規(guī)范化標準化高效化。恰當、節(jié)儉地開展好公司對外接待和公共關(guān)系工作更好地塑造企業(yè)形象達到增進友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境樹立良好企業(yè)形象的目的特制定本細則。

二、接待的主要任務(wù)

1、安排上級部門、合作單位、投資機構(gòu)等來公司人員的來訪及吃、住、行事務(wù)。

2、安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。

3、協(xié)助辦理公司大型會議的會務(wù)工作。

4、協(xié)助開展公共關(guān)系工作協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。

三、接待工作的基本原則

1、堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務(wù)的原則強化公關(guān)意識增強接待工作深度宣傳企業(yè)形象提高公司聲譽并廣泛獲取信息。

2、接待工作要堅持規(guī)范化、標準化符合禮儀要求按制度和程序辦事?？朔S意性既要嚴格執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定又要增加合作單位之間的感情同時也要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)以及接待中不可預(yù)見的突發(fā)事件。

3、接待安排應(yīng)根據(jù)來賓的身份和任務(wù)安排不同領(lǐng)導(dǎo)的接待確定相應(yīng)人員的陪同既要熱情周到、也要講節(jié)約量力而出反對鋪張浪費。

4、堅持辦公室歸口管理與對口部門配合相結(jié)合的原則。辦公室負責接待工作的統(tǒng)一管理辦理重要接待事務(wù)對涉及較強業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)應(yīng)由辦公室安排有關(guān)項目部牽頭對口接待。

5、接待工作中應(yīng)自尊自重本著尊敬來賓的原則搞好服務(wù)不允許發(fā)生有損公司形象的現(xiàn)象發(fā)生。

四、接待工作的具體分類并按類別區(qū)分接待標準及工作分工。

1、來賓級別分類

1、一類接待主要來賓為副廳級及以上領(lǐng)導(dǎo)地方政府一把手、院士專家等。該類接待由辦公室負責編制活動計劃和安排食宿由公司董事長或總經(jīng)理陪同并上報產(chǎn)業(yè)集團及學(xué)校辦公室

2、二類接待重要合作伙伴、機床廠家的董事長、總經(jīng)理該類接待由辦公室負責編制活動計劃和安排食宿。涉及工作或業(yè)務(wù)的活動內(nèi)容,由相關(guān)部門(中心)根據(jù)辦公室統(tǒng)籌安排負責接待并指定專人陪同,公司領(lǐng)導(dǎo)視情況參加相應(yīng)活動。

3、三類接待地方相關(guān)部門正、副縣處級領(lǐng)導(dǎo)。重要合作伙伴、機床廠家的副總經(jīng)理該類接待辦公室負責編制活動計劃和安排食宿,由各部門(中心)指派專人接待,公司領(lǐng)導(dǎo)視情況參加相應(yīng)活動。

4、四類接待主要來賓合作公司各專業(yè)項目經(jīng)理或其他與公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系的相關(guān)部門人員。該類接待由工作對口部門(中心)提出接待計劃經(jīng)辦公室審定后實施相關(guān)部門陪同。

2、、來賓屬性分類

1、主要來賓為證券公司、投資機構(gòu)、董事、股東代表等與公司上市相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)此類接待由董事會秘書安排接待工作由辦公室負責安排食宿。

2、主要來賓為重大專項組院士、專家等與重大專項工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)該類接待辦公室負責編制活動計劃和安排食宿公司分管重大專項的副總經(jīng)理負責接待。

3、主要來賓為上級審計部門、稅務(wù)部門、財政部門等與公司財務(wù)工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)此類接待由財務(wù)部負責編制活動計劃由辦公室負責安排食宿。公司財務(wù)總監(jiān)負責接待。

4市場營銷歸口的接待工作由分管市場含市場、機械、紅外的副總經(jīng)理負責安排接待 以上接待由各歸口副總經(jīng)理介定接待的標準原則上可按照二類或三類標準執(zhí)行。接待標

準

1、對照公司接待類別和標準將接待住宿及就餐酒店進行了相應(yīng)分級接待時按照主要來賓級別確定接待類別后在相應(yīng)級別的酒店安排就餐、住宿。

2、對于來賓級別較低或非公職人員、但對公司非常重要的來賓對口接待部門在審批時應(yīng)及時向辦公室說明情況并經(jīng)主管副總以上領(lǐng)導(dǎo)同意后可適當提高接待標準。

3、桌餐費標準含酒水消費來賓一般宴請一次一一類接待宴請標準原則為每人每次300元以內(nèi)。

二二類接待宴請標準原則為每人每次150元以內(nèi)。

三三類接待宴請標準原則為每人每次100以內(nèi)。

四四類接待宴請標準為每人每次50元以內(nèi)。

五五接待宴請之外工作餐由辦公室統(tǒng)一安排。

六市場銷售經(jīng)理宴請及招待費用由相關(guān)的片區(qū)承擔。

七副總以上領(lǐng)導(dǎo)招待費使用的情況每季度向公司辦公會提交一次。

五、接待工作的的規(guī)定

1、常規(guī)接待

1、接打電話時要使用文明語言如“您好”、“請問貴姓”、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等等之類的禮貌用語。

2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料不能等電話接通后去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

3、當客人來訪時應(yīng)熱情迎接。重要客人在前臺登記后前臺通知有關(guān)人員引客人到辦公室或接待室交談。一般客人前臺通知有關(guān)人員后指引客人進入大樓。忌讓客人長久等候無人過問。接待人員因接待任務(wù)離開辦公室時應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好以免泄密或丟失。

4、宴請客人時應(yīng)根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同分為桌餐、工作餐根據(jù)來賓的身份確定不同的人坐陪有必要時要準備座席牌。

2、參觀線路接待

1、各部門必須高度重視參觀、接待工作的重要性全力配合公司辦公室搞好接待工作服從公司辦的安排和調(diào)配。

2、各部門必須按照辦公室通知的參觀時間在各自負責的區(qū)域提前準備就位特殊原因不能就位的必須及時通知部門經(jīng)理和公司辦公室。

3、在沒有接到公司辦宣布參觀結(jié)束的通知以前任何參與接待的部門和人員不得自行離開所在的負責接待區(qū)域。如有特殊原因需通知公司辦并做好交接工作后方能離開。如遇參觀時間推遲或參觀線路的調(diào)整導(dǎo)致與公司下班時間沖突是否正常下班以辦公室的通知為準。自行打卡下班的員工按早退或礦工處理。

六、常規(guī)接待工作的程序

1、接待前的準備工作 1、各部門應(yīng)及時書面報告公司辦公室并填寫來訪登記表。2、制定和落實接待計劃。3、做好接待前的細節(jié)工作。

2、接待中的服務(wù)工作 1、安排專人迎接來賓。2、妥善安排來賓的生活。3、商訂活動日程。4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)看望來賓。5、精心組織好活動。6、安排宴請和參觀。7、為客人訂購返程車船或飛機票。

3、接待后的工作 1誠懇地向來賓征求接待工作的意見并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。2把已經(jīng)訂好的返程車船、機票送到客人手中并商量離開招待所或賓館的具體時間。3安排送客車輛如有必要還應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。

七、接待工作的有關(guān)要求

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求掌握接待工作的規(guī)律做到目標明確思路清晰計劃周密主次分明機動靈活以高度的事業(yè)心和責任感發(fā)揚嚴細作風扎實做好工作。

2、嚴格執(zhí)行規(guī)定和標準堅持請示報告制度在授權(quán)范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費用一律不予簽字報銷。

3、著裝整潔大方舉止談吐文明禮貌服務(wù)熱情、周到、耐心保持良好的精神風貌從各方面體現(xiàn)公司的良好形象。

4、辦公室要不斷加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)熟悉接待服務(wù)管理知識掌握公共禮儀規(guī)范了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識并具備必需的應(yīng)變能力和語言表達能力。

廣西華夏本草醫(yī)藥有限公司二0一 二年九月十六日

第三篇：如何做好接待工作

接待工作：

一、認真細致地做好接待前準備

首先，溝通情況，了解意圖。

在接到上級部門或?qū)Ψ降耐ㄖ螂娫捄?，?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務(wù) 類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。

主要包括所需材料的準備、會務(wù)地點的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項等。

接待工作考慮成熟之后，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，征求領(lǐng)導(dǎo)意見，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求進一步完善接待工作。

接下來，就進入了具體實施階段：

一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。

二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發(fā)現(xiàn)不足，及時采購，以防會議期間不夠用。

三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細心再細心的工作習(xí)慣。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

首先是迎接上級領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位。

出發(fā)時間前，與其隨行負責人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時間而作為接待單位不知道。

如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負責人就要及時通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會議座次的安排等。

其二，要注意會務(wù)過程中服務(wù)的細節(jié)，服務(wù)人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時通知服務(wù)人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。最后，注意送行時的禮節(jié)。各項活動、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝

來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個單位能不能給來訪領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象，除了這個單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領(lǐng)導(dǎo)有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第四篇：淺談如何做好接待工作

淺談如何做好接待工作

會務(wù)接待工作是各級機關(guān)的一項常規(guī)性工作，代表著一個地方一個部門的窗口形象，對于推動工作、加強交流有著十分重要的作用。隨著我區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟的發(fā)展，我辦的接待量和調(diào)研任務(wù)不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優(yōu)質(zhì)也就顯得尤為重要，所以我辦應(yīng)努力創(chuàng)新和完善會務(wù)接待工作的標準化流程，充分發(fā)揮辦公室的組織協(xié)調(diào)作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規(guī)范。就我辦實際情況，我個人認為應(yīng)做好以下幾個方面：

一、明確接待工作的主要任務(wù)和原則

（一）我辦主要的接待任務(wù)

1、上級部門領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查、考察、督查、調(diào)研等活動；

2、上級部門、兄弟單位、各業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門、人員的來訪；

3、辦理各種大小型會議的會務(wù)工作；

4、協(xié)調(diào)農(nóng)口各單位之間關(guān)系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅持嚴密有序的原則；堅持規(guī)范標準的原則。

二、確立標準化流程，確保會務(wù)接待工作有章可循

會務(wù)接待工作是圍繞會議、考察、調(diào)研等工作開展的一系列協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會前準備、現(xiàn)場服務(wù)和決定事項的落實等。接待的具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個方面、一個環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會務(wù)接待工作無法進行。因此，科學(xué)確立標準化流程，能全面規(guī)范地搞好各項準備工作，有序推進會議和接待活動，有效避免和減少會務(wù)接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個方面：一是會務(wù)工作流程；二是接待工作流程。會議工作流程包括：領(lǐng)導(dǎo)安排——擬定會議方案——會前準備——會中服務(wù)——會后總結(jié)。其中會前服務(wù)包括五大項工作：簽發(fā)通知、協(xié)調(diào)籌備、后勤保障、會場布置、邀請記者。會中服務(wù)包括四大項工作：會議簽到、內(nèi)外聯(lián)系、茶水服務(wù)、會議記錄。會后服務(wù)包括六大項工作：清理會場、材料收集、會議小結(jié)、會議紀要、會議議決事項督辦、會議的新聞報道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——方案制訂——迎接來賓——組織調(diào)研（督查、檢查等）——情況匯報——就餐（住宿）安排——歡送來賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標準化流程應(yīng)對每一項工作有十分明確具體的要求。會議標準化流程里，如會前服務(wù)中的通知下發(fā)環(huán)節(jié)，具體要求包括時間、地點、與會人員、座次安排和記者等是否明確到位。籌備協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)包括相關(guān)部門任務(wù)安排和提示領(lǐng)導(dǎo)入場等要求。會場布置包括座位安排、音響空調(diào)、會標制作、會場衛(wèi)生、花卉擺放等要求。

接待標準化流程里，方案制訂中應(yīng)明確七個要求：包括確定調(diào)研（督查、檢查等）的準確時間、來賓名單和注意事項；確定我區(qū)（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調(diào)研（督查、檢查等）點，準備相關(guān)材料（簡介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關(guān)事項；接待方案報送領(lǐng)導(dǎo)審定；下發(fā)通知。

三、嚴格實施標準化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會務(wù)接待流程嚴格實施到位，使會務(wù)接待工作有條不紊，應(yīng)著重做好三個方面的工作：

一是按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責任到人。上級有明確指示或領(lǐng)導(dǎo)有明確要求后，應(yīng)立即按照標準化流程進入會務(wù)和接待活動的相關(guān)準備工作。根據(jù)會議和接待活動的規(guī)模大小確定具體負責的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標準化流程中的各項任務(wù)具體分解到每一個人，把責任落實到每一個人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務(wù)，確保落實到位。任務(wù)分工明確以后，責任人按照標準化流程各項任務(wù)的要求嚴格實施。具體操作中，對照標準化流程圖，一條一條抓落實，一項一項抓到位。接待流程的落實到位，能確保會議和接待活動有條不紊的進行。

三是按流程標準統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于接待工作環(huán)節(jié)較多，要求精細，各責任人和相關(guān)部門可能出現(xiàn)工作上的脫節(jié)，因此，在按流程實施的過程中，必須加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，要有一名領(lǐng)導(dǎo)督查各項流程和細節(jié)是否到位，及時組織相關(guān)人員相互合作、查漏補缺，對沒有到位的流程事項緊急處理，靈活安排。同時要與

接待的相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準備、進行過程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創(chuàng)新接待流程，確保接待工作高效優(yōu)質(zhì)

由于會務(wù)接待工作靈活多樣，會務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以接待流程的實施也需要不斷完善和改進，確保會務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一是及時總結(jié)。在完成會務(wù)接待工作后，分管領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)工作人員及時做好資料歸檔工作。認真總結(jié)成績，查找問題，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。

二是認真完善。在會務(wù)接待工作中，要針對不夠精細、不夠完美的環(huán)節(jié)及時進行改善，對具體要求及時進行補充，確保同樣的問題不重復(fù)發(fā)生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創(chuàng)新。為進一步提高會務(wù)接待工作效率，在資料歸檔的基礎(chǔ)上，要建立健全會務(wù)接待工作基礎(chǔ)資料庫，包括會議（接待）方案、匯報材料、調(diào)研點簡介等比較完善的數(shù)據(jù)信息，這樣才能有效提高工作效率。

會務(wù)接待水平的高低、組織協(xié)調(diào)的好壞能夠集中反映一個地方或部門的整體形象，可以說，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質(zhì)和能力，也可直接反映出外界對我區(qū)（辦）的直觀印象。我區(qū)是一個農(nóng)業(yè)大區(qū)，我辦又是農(nóng)口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區(qū)農(nóng)業(yè)工作對外宣傳的一個重要平臺，其成效直接影響到外界對我區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務(wù)中，努力搭建平臺，為我區(qū)的農(nóng)業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的軟環(huán)境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結(jié)歸檔，及時收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時上下聯(lián)系做好銜接協(xié)調(diào)工作，確保接待工作順利進行

待領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)人員和有關(guān)單位做好接待準備工作（參觀點、會場等）

根據(jù)批示，送主要領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要多個領(lǐng)導(dǎo)審簽時，需逐級審簽

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，擬定方案（時間、地點、行程安排等）送領(lǐng)導(dǎo)審閱

確認來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

確認來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

接到電話、明傳電報、書面通知等后，認真閱讀并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報

第五篇：辦公室接待工作

辦公室接待工作

接待工作主要由各級機關(guān)的辦公室來承擔?？傮w要求是：熱情周到，耐心細致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)。

一、認真細致地做好接待前準備

接待前做好充分的準備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄螅⒓聪蛴嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細化到單位和責任人。制定方案時要注意上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當。

(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡

好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時自己行走的位臵、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。

(二)座談交流，服務(wù)周到。接待活動中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點要注意懸掛橫標、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項。

(三)食宿宴請，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。宴請時當?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。

(四)參觀考察，精心準備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

(五)注意送行，善始善終?；顒咏Y(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客

人乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。

一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。