第一篇：Excel使用操作手冊01--數(shù)據(jù)輸入與修改

一、實驗項目名稱：統(tǒng)計數(shù)據(jù)的輸入與修改

（每次實驗結(jié)束都需要填寫實驗報告，具體格式另外見文件）

[預備知識]

一、啟動Excel

1、單擊“開始”按鈕，選“程序”命令，在“程序”菜單中單擊“Microsoft Excel”；

2、若在桌面上建立了快捷方式，雙擊該快捷方式圖標（建立快捷方式：單擊“開始”按鈕，選擇“程序”命令，右鍵單擊“Microsoft Excel”菜單項，再單擊“創(chuàng)建快捷方式”，出現(xiàn)“Microsoft Excel 2”，將其拖至桌面即可）；

3、單擊“開始”按鈕，選擇“文檔”命令，從文檔列表中單擊含有Excel文檔的圖標，則啟動Excel的同時，也打開了該文檔。

4、Excel窗口

（1）標題欄。窗口最頂端一行，顯示了應用程序名“Microsoft Excel”以及默認名為“Book1”的工作簿文件名，最右端是“最小化”、“最大化/還原”、“關閉”按鈕。

（2）菜單欄。標題欄的下面為菜單欄，包括“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”及“幫助”9個菜單項。單擊某個菜單項可彈出相應的命令菜單，單擊該命令菜單中的某個命令即可執(zhí)行該命令。右端分別是文檔的“最小化”、“最大化/還原”、“關閉”按鈕。

（3）工具欄。位于菜單欄下方。在默認情況下顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄。（4）編輯欄。位于工具欄下方，用于顯示和編輯活動單元格中的數(shù)據(jù)和公式。左端是名稱框，顯示或定義單元格或單元格區(qū)域的名稱。當向單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式時，在名稱框和編輯欄之間出現(xiàn)“×”和“√”，單擊“×”按鈕或Esc鍵表示取消輸入；單擊“√”按鈕或回車鍵或Tab鍵或單擊其他單元格表示確認輸入。

（5）工作表窗口。由若干個單元格及水平滾動條、垂直滾動條、工作表標簽等組成。一行和一列交叉處構(gòu)成一個單元格。工作表標簽顯示工作表的名稱，如Sheet1、Sheet2等。

（6）狀態(tài)欄：位于Excel窗口的底部，用于顯示系統(tǒng)狀態(tài)、鍵盤狀態(tài)等信息。Excel的常用術語包括單元格、工作表和工作簿，這也是Excel的三個基本對象。（1）單元格。一行和一列交叉處構(gòu)成一個單元格，可以輸入數(shù)字、字符串、公式、圖形及聲音等。每個單元格由列標和行號組成，如A1、B10等。單擊某個單元格，該單元格即成為活動單元格，其地址出現(xiàn)在名稱框中，才能在其中輸入和編輯數(shù)據(jù)。

（2）工作表。工作表是由若干單元格組成的表格，每個表格最多有65536行、256列。如果要選定單張工作表, 請單擊工作表標簽（如選Sheet1）；若選兩張以上相鄰的工作表，則先選定第一張工作表標簽，按住Shift鍵再單擊最后一張工作表的標簽；若選兩張以上不相鄰工作表，則先選定第一張工作表標簽，然后按住Ctrl鍵再單擊其他工作表的標簽；若選工作簿中所有工作表，則以鼠標右鍵單擊工作表標簽，然后選“選定全部工作表”命令。

（3）工作簿。是由若干工作表組成，擴展名為“.XLS”。啟動Excel時系統(tǒng)自動建立并打開一個默認名為“Book1”的工作簿文件，保存文件時可以重新命名。在默認情況下，一個工作簿包含3個工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），操作時可以進行切換。要增加工作表：“插入/工作表”命令，則在當前工作表前面插入一張新工作表。

二、創(chuàng)建Excel工作簿

1、建立、保存、關閉工作簿

（1）建立：點“文件”菜單，單擊“新建”命令，點“常用”標簽中工作簿確定即可。（2）保存：利用“常用”工具欄中“保存”按鈕，或“文件”菜單中“保存”命令。（3）關閉：單擊工作簿文件中菜單欄右端的關閉按鈕；或單擊菜單欄左端的“控制”按鈕在彈出的菜單中選擇“關閉”命令即可。

2、工作簿窗口的排列 1）多窗口顯示一個工作簿。需同時觀察一個工作簿中多個工作表時，可用多窗口顯示一個工作簿的方法。執(zhí)行“窗口——新建窗口”命令，這時屏幕會顯示兩個窗口，若原工作簿的名稱為“成績表”，則在打開一個新的窗口之后，原工作簿名稱為“成績表：1”，新工作簿名稱為“成績表：2”。

2）排列工作簿窗口。當同時打開多個工作簿窗口時，可根據(jù)需要來排列他們。執(zhí)行“窗口——重排窗口”命令，彈出“重排窗口”，選平鋪、水平并排、垂直并排、層疊方式。

實驗一

統(tǒng)計數(shù)據(jù)的輸入與修改

一、實驗目的：掌握EXCEL統(tǒng)計數(shù)據(jù)的輸入與修改方法。具體要求：1）正確啟動、退出系統(tǒng)；2）能自如地將文件保存到指定位置；3）完成對單元格進行多項操作；4）掌握各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)類型的輸入、數(shù)據(jù)填充、復制、數(shù)據(jù)修改、查找及替換、數(shù)據(jù)的抽取等內(nèi)容。

二、實驗環(huán)境

實驗所使用的軟件為EXCEL2003。硬件為PC機。

三、實驗內(nèi)容與實驗步驟

實驗內(nèi)容、原理分析及具體實驗步驟。見講義。

四、實驗結(jié)果總結(jié)

對實驗結(jié)果進行分析，完成思考題目，總結(jié)實驗的心得體會，并提出實驗的改進意見。（一、選定單元格

選定一個單元格的方法有很多，主要包括：

法1：用鼠標選取。用鼠標左鍵單擊單元格即選取了單元格； 法2：用鍵盤上的方向鍵選取。用↑、↓、←、→、Tab（前進）、Shift-Tab（后退）、Home（行首）、回車（下移）等鍵移動選定框。

法3：用“編輯”菜單中“定位”，在“引用位置”中輸入單元格地址“確定”即可。選定一個矩形區(qū)域：

法1:在矩形區(qū)域左上角單元格按鼠標左鍵不松手并拖動鼠標到矩形區(qū)域右下角單元格； 法2:單擊矩形區(qū)域的左上角單元格——按住Shift鍵并單擊矩形區(qū)域的右下角單元格。選定連續(xù)多行： 法1：在工作區(qū)左邊的行號上拖動，從欲選定范圍的首行拖動到末行（反方向拖動也可）； 法2:單擊欲選定范圍的首行，按住Shift鍵并單擊欲選定范圍末行（先末行后首行也可）。選定一行：單擊工作區(qū)左邊的行號； 選定不連續(xù)的行（列）：單擊首行（列）號，按住Ctrl鍵依次單擊其它行（列）號； 選定一列：單擊工作區(qū)上邊的列號；

選定連續(xù)的多列：方法與選定連續(xù)多行類似，只不過是在列號上操作；

選定不連續(xù)的多個單元格：單擊首單元格，按住Ctrl鍵依次選定其它單元格。選定整張表格：單擊工作表左上角行號與列號相交處的空白按鈕。(或者^A)取消單元格或單元格區(qū)域的選?。涸谒x擇單元格區(qū)域外的任何單元格處單擊，即可取消選擇。如果選擇了整個工作表，則在表中任意單元格處單擊即可取消對整個工作表的選取。

二、數(shù)據(jù)輸入

1、文本的輸入

文本包括中英文文字、符號、字符型數(shù)字及它們的組合。文本默認對齊方式為左對齊。要改變其對齊方式，“格式”——“單元格”命令，再單擊“對齊”選項卡，從中選擇所需選項。

如果要將由數(shù)字組成的字符串（如電話號碼，學號）當作文本型的數(shù)據(jù)處理，方法 1）在輸入第一個字符前，鍵入單引號“'”；鍵入’027，單元格中顯示027； 2）先鍵入等號“=”，并在數(shù)字前后加上雙引號“”。鍵入

=“001”，單元格中顯示001； 鍵入=“"”3501“"”，單元格中顯示“3501”。(在單元格中顯示一對雙引號)；

3）“格式”菜單“單元格”中，選“數(shù)字”中的“文本”，則可以輸入文本類型的數(shù)字。****在輸入人名時為了美觀，一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。有更好的辦法：以一列為例，將名單輸好（三字、兩字名都有），選中該列，點擊“格式—單元格—對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度。

2、數(shù)值的輸入

數(shù)值可以包含數(shù)字和特殊符號（正號、負號、小數(shù)點、貨幣符號、百分號、指數(shù)符號、千位分隔符），默認方式為右對齊。要改變其對齊方式，“格式”菜單“單元格”命令，再單擊“對齊”選項卡，并從中選擇所需的選項。

如果輸入分數(shù)，如1/2應先輸入數(shù)字0和一個空格，然后輸入“1/2”。如果直接輸入1/2，Excel認為輸入的是日期“1月2日”。

當輸入一個很大的數(shù)值時，Excel會自動按科學記數(shù)法表示。如果輸入的數(shù)值的小數(shù)位多于預先設定的小數(shù)位數(shù)，Excel會自動四舍五入。

3、快速輸入大量含小數(shù)點的數(shù)字

可自動設置小數(shù)點。如果想快速輸入若干帶有小數(shù)點的數(shù)字，如0.05,0.01，可以使用小數(shù)點自動定位功能：“工具—選項—編輯”標簽，選中“自動設置小數(shù)點”復選框，然后在“位數(shù)” 選項為2，這是直接輸入數(shù)字8回車以后，自動變?yōu)椤?.08”。在完成輸入帶有小數(shù)位的數(shù)字后，“工具—選項—編輯”中“自動設置小數(shù)點”復選框的對號去掉。

4、日期和時間的輸入

日期和時間在單元格中靠右對齊。要輸入2005年2月28日，只要輸入“2005-2-28”或“2005/2/28”即可。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

如果在“常規(guī)”單元格內(nèi)輸入時間，“11:30”則輸入與顯示的結(jié)果也會完全相同。如果事先或事后為“單元格”中“時間”里設置的時間格式，則輸入“11:30”后顯示“11時30分”、“十一時三十分”格式等。（日期也一樣：格式—單元格—日期，選一格式，顯示“2005年2月28日，二00五年二月二十八日）。

5、快速輸入大寫中文數(shù)字的簡便方法

Excel具有將用戶輸入的小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換為大寫數(shù)字的功能（如它可自動將123.45轉(zhuǎn)換為“壹佰貳拾叁點肆伍”），這就極大的方便了用戶對表格的處理工作。步驟：

1）將光標移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中；

2）利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數(shù)字（如123.45）； 3）在“單元格”——“數(shù)字”選項卡，從“分類”列表框中選擇“特殊”選項；從“類別”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項；

4）單擊“確定”，輸入的123.45就自動變?yōu)椤耙及圪E拾叁.肆伍”。

6、多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

選中一張工作表Sheet1，按住Ctrl鍵，再單擊Sheet2等直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，它們會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢后，再按下Ctrl鍵，然后用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系。

7、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)

選中一個單元格，按住Ctrl鍵用鼠標單擊其他單元格，在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)；然后按住Ctrl鍵同時敲一下回車，所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

注意：（1）移動單元格數(shù)據(jù)：選定要移動數(shù)據(jù)的單元格（一個或連續(xù)范圍多個均可），鼠標顯示為空心箭頭時拖動選定框邊界到目的地即可。

（2）撤消操作：若只撤消上一步操作，則“撤消”按鈕。若要撤消多步操作，則單擊“撤消”按鈕右端下拉箭頭，在顯示的列表中選擇要撤消的步驟。在按下回車鍵前如果想取消單元格或公式欄中的項，請按ESC鍵。

（3）設置單元格數(shù)據(jù)的有效性

以控制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型及范圍，限制用戶不能給單元格輸入錯誤的數(shù)據(jù)。1）為單元格指定輸入數(shù)據(jù)有效條件。步驟如下：選定需要限制其有效數(shù)據(jù)范圍的單元格或單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)/有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型，在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的操作符，單擊“確定”按鈕。

2）設置輸入提示信息。選定需要限制其有效數(shù)據(jù)范圍的單元格，“數(shù)據(jù)—有效性”命令，彈出“有效性”對話框，選擇“輸入信息”選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，然后在“標題”和“輸入信息”文本框中輸入當選定該單元格時顯示的輸入信息，如分別為“數(shù)字區(qū)域”、“請在此輸入整數(shù)”，單擊“確定”按鈕。

3）設置出錯警告。選定需要限制其有效數(shù)據(jù)范圍的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)/有效性”中彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型，在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的操作符，選擇“出錯警告”選項卡，選定“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”復選框，有三個選項：“信息”將在輸入無效數(shù)據(jù)時顯示提示信息；“警告”將在輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出含有文本“繼續(xù)嗎”的警告信息；“停止”將在輸入無效數(shù)據(jù)時顯示提示信息，在“標題”和“錯誤信息”文本框中輸入相應的信息，如分別為“停”“輸入數(shù)據(jù)錯誤”，單擊“確定”按鈕。

三、自動填充

1、在單元格區(qū)域輸入相同數(shù)據(jù)

（1）使用鍵盤：選擇要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，輸入數(shù)據(jù)，按Ctrl鍵+回車鍵；（2）使用鼠標：當單元格中數(shù)據(jù)是純數(shù)字或純文本時，用鼠標單擊要被復制數(shù)據(jù)的單元格使之成為活動單元格—將鼠標指向該單元格的填充柄（右下黑方塊）——鼠標指針變成實心十字，按住鼠標左鍵沿上、下、左、右某一方向拖動，松開鼠標，所拖過的單元格即被填充了和活動單元格相同的數(shù)據(jù)。

（3）使用“編輯”菜單：選擇單元格區(qū)域，該區(qū)域要包含要被復制數(shù)據(jù)的單元格——單擊“編輯”菜單中的“填充”命令，選擇填充方向（如向上、向下、向左、向右填充）。

2、填充條紋

若想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”“~”等符號，然后單擊此單元格向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，在“格式”——“單元格”——“對齊”選項卡，“水平對齊”——“填充”，單擊“確定”。

3、在單元格區(qū)域輸入有規(guī)律數(shù)據(jù)（1）使用鼠標

要輸入公差是1的等差數(shù)列，先選擇活動單元格，輸入等差數(shù)列的第1、2個數(shù)字，選中后把鼠標指向活動單元格的填充柄，再按住鼠標左鍵，向右或向下拖動，形成按1遞增的序列；向上或向左拖動，形成按1遞減的序列。

如果要輸入公差為2的等差數(shù)列，可以先在一行或一列的兩個相鄰的單元格中分別輸入數(shù)列的前兩個數(shù)字，然后選中這兩個單元格，用鼠標指向填充柄，按住鼠標左鍵向右或向下拖動形成按2遞增的序列；向上或向左拖動，形成按2遞減的序列。

如果要輸入由文字和數(shù)字組成的文字序列，且序列中文字部分不變，數(shù)字部分按遞增變化（如t1，t2，t3??），這時只需輸入序列的第一個數(shù)據(jù)，拖動填充柄向右或向下拖動，形成文字部分不變，數(shù)字部分遞增的序列。

（2）用“編輯”菜單中的“填充”命令

選擇活動單元格，輸入序列第一個數(shù)字，沿上、下、左、右選擇填充區(qū)域，該區(qū)域要包含所輸入的數(shù)字，單擊“編輯”菜單中“填充”命令，選擇“序列”命令，選“序列”產(chǎn)生在列，“類型”中選“等差序列”，步長為5，終止值為50，則產(chǎn)生一等差序列。

當選擇“自動填充”時，則步長值和終止值被忽略，并根據(jù)初始值填充一個擴充序列。如當初始值是等差序列的頭兩個數(shù)字5、10，填充的是等差序列（范圍選定）。

4、輸入提速

在Excel數(shù)據(jù)表中，經(jīng)常要輸入大批量的數(shù)據(jù)，如學生的學號、身份證號等。這些數(shù)值一般都無規(guī)則，不能用“填充序列”的方法來完成。但數(shù)據(jù)至少前幾位是相同的，只有后面的幾位數(shù)值不同。因此只要輸入后面幾位不同的數(shù)據(jù)，前面相同的部分由系統(tǒng)自動添加。例如以學號為例，假設由8位數(shù)值組成，前4位相同為0301，后4位為不規(guī)則數(shù)字，如為03010056、03011369等。操作：選中學號字段所在的列，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“分類”中選擇“自定義”，在“類型”文本框中輸入“03010000”，不同的4位數(shù)字全部用“0”來表示，[確定]退出后，輸入“56”按回車鍵，便得到了“03010056”，輸入“1369”按回車便得到了“03011369”。身份證號的輸入與此類似。

同樣，輸入重復的文字（如打一菜譜）：選輸入范圍，格式—單元格，分類——自定義的“類型”框中輸入“@炒肉”（@為半角字符）。單擊“確定”按鈕?，F(xiàn)在單擊剛才選中的單元格區(qū)域中一個單元格，并在其中輸入“芹菜”，回車鍵后出現(xiàn)的是“芹菜炒肉”。

四、復制單元格數(shù)據(jù)

1、使用鼠標

選定要被復制的單元格或區(qū)域，用鼠標接近其邊框，當鼠標指針變成黑色十字箭頭時，按住鼠標左鍵即可復制數(shù)據(jù)。（或鼠標指針變成空心十字箭頭，按鼠標左鍵及ctrl也可）

2、使用菜單命令或工具按鈕

選定要被復制的單元格或區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“復制”命令，或單擊常用工具欄中的“復制”按鈕，此時要被復制的數(shù)據(jù)四周出現(xiàn)閃爍的虛線，用鼠標選擇目標區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“粘貼”命令，或單擊常用工具欄中的“粘貼”按鈕，即可復制數(shù)據(jù)。如果選“剪切”命令，即可移動數(shù)據(jù)。

3、使用快捷方式

選定要被復制的單元格或單元格區(qū)域，從鍵盤上利用Ctrl+C復制，再用Ctrl+V即可粘貼數(shù)據(jù)（如果使用鍵Ctrl+X實現(xiàn)剪切，再用Ctrl+V可移動數(shù)據(jù)）。

4、獲取外部數(shù)據(jù)

執(zhí)行“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)”命令，例如在彈出對話框中，選擇“導入文本文件”，選擇文件名后，內(nèi)容將會直接導入到工作表中。

五、數(shù)據(jù)修改

1、覆蓋原單元格數(shù)據(jù)

選定單元格，直接在該單元格中輸入數(shù)據(jù)，按回車鍵確認即可替換原有數(shù)據(jù)；

2、修改單元格中部分數(shù)據(jù)（1）雙擊欲修改數(shù)據(jù)的單元格后，此時單元格中出現(xiàn)插入點，按通常修改文字的方法修改單元格中的數(shù)據(jù)；

（2）選定單元格，單擊編輯欄，插入點進入編輯欄，在編輯欄中單擊鼠標左鍵出現(xiàn)插入點，按通常修改文字的方法修改編輯欄中內(nèi)容，編輯完畢后，單擊回車鍵或單擊編輯欄中“√”確認修改，單擊編輯欄中的“×”按鈕或按鍵盤上的Esc取消修改。

3、刪除和清除數(shù)據(jù)

（1）刪除單元格：單元格本身及其內(nèi)容真正地從工作中刪除。選取要刪除單元格或單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“刪除”命令，彈出“刪除”對話框，選擇刪除后填補空位置的方式（如右側(cè)單元格左移動或整行），然后單擊“確定”按鈕。

（2）清除單元格中的數(shù)據(jù)：指清除單元格中的部分或全部信息，單元格本身依然存在。可以選取要清除數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，選擇“編輯”菜單中“清除”命令，如選“全部”即可?；蛘哌x擇單元格或單元格區(qū)域后，按Delete鍵，相當于選擇清除“內(nèi)容”命令。

4、批量修改數(shù)據(jù)

如在做好一個EXCEL表格中，已經(jīng)填好了數(shù)據(jù)，現(xiàn)在想對任一列（行）的數(shù)據(jù)進行修改：如想在A列原來的數(shù)據(jù)的基礎上加8：

第一步：在想要修改的A列旁邊，插入一個臨時的新列如B列，并在B列的第一個單元格B1里輸入8；

第二步：把鼠標放在B1的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長度，此時B列所有的數(shù)據(jù)都為8；

第三步：在B列上單擊鼠標右鍵，“復制”B列；

第四步：在A列單擊鼠標的右鍵，在彈出對話框中單擊“選擇性粘貼”——“運算”中選需要的運算符，例如選擇“加”，這是本方法的關鍵所在；

第五步：將B列刪除； 同樣可以實現(xiàn)對一列（行）的乘，除，減等其它運算操作，而原表格的格式也沒有改變。

六、查找與替換

1、查找文字或數(shù)字

選定需要搜索的單元格區(qū)域，在“編輯”菜單上，單擊“查找”命令，在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入待查找的文字或數(shù)字，在“搜索方式”“搜索范圍”下拉列表框中，選“按行”或“列查”，查“值”或“公式”，單擊“查找下一個”按鈕繼續(xù)查找。要中斷可以按Esc。

2、替換文字或數(shù)據(jù)

選定需要搜索的單元格區(qū)域，在“編輯”菜單上，單擊“替換”命令，在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入待查找的文字或數(shù)字，在“替換值”編輯框中輸入替換字符，如果要刪除“查找內(nèi)容”編輯框中輸入的字符，請將“替換值”編輯框留空。如果要逐個替換搜索到的字符，請單擊“替換”按鈕，如果要替換所有搜索到的字符，單擊“全部替換”按鈕。

3、自動更正

從“工具”菜單中選擇“自動更正”，在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如“第四中學”，單擊“添加”，再單擊 “確定”；之后，只要在單元格中輸入“4z”兩字，即會自動更正為“第四中學”。

七、將Excel數(shù)據(jù)分列巧

有一個如圖所示的工作表，如何將其中B列的英文和中文分開成兩列？

如C列為一個空白列，用于保存分列的結(jié)果；選中B列，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分列”命令，打開“文本分列向?qū)?3步驟之1”對話框，選中其中的“分隔符號-??”選項(通常是默認選項)；按“下一步”按鈕，進入“文本分列向?qū)?3步驟之2”對話框，選中“其他”選項，并在后面的方框中輸入間隔“-”號(因為B列數(shù)據(jù)中都有一個間隔“-”號)，單擊“完成”按鈕完成分列。

八、用Excel搜集數(shù)據(jù)

搜集數(shù)據(jù)的方法有多種，可以采用統(tǒng)計報表、典型調(diào)查、重點調(diào)查或抽樣調(diào)查，我國的統(tǒng)計調(diào)查將以抽樣為主，所以在這里介紹一下如何用Excel進行抽樣。

首先要對各個總體單位進行編號，編號可以按隨機原則，也可以按有關標志或無關標志。假定有100個總體單位，從1到100編號，輸入工作表后如圖1所示。

以下按步驟操作：

第1步：單擊工具菜單，選擇數(shù)據(jù)分析選項（若無數(shù)據(jù)分析選項，可在工具菜單下選擇加載宏，在彈出的對話框中選擇分析工具庫，便可出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析選項），打開數(shù)據(jù)分析對話框，從中選擇抽樣。如圖2所示：

第二步：單擊抽樣選項，彈出抽樣對話框。如圖3 第三步：在輸入?yún)^(qū)域框中輸入總體單位編號所在的單元格區(qū)域，在本例是$A$1:$J$10，系統(tǒng)將從A列開始抽取樣本，然后按順序抽取B列至J列。如果輸入?yún)^(qū)域的第一行或第一列為標志項（橫行標題或縱列標題），可單擊標志復選框。

第四步：在抽樣方法項下，有周期和隨機兩種抽樣模式：

“周期”模式即所謂的等距抽樣，采用這種抽樣方法，需將總體單位數(shù)除以要抽取的樣本單位數(shù)，求得取樣的周期間隔。如我們要在100個總體單位中抽取12個，則在“間隔”框中輸入8。

“隨機模式”適用于純隨機抽樣、分類抽樣、整群抽樣和階段抽樣。采用純隨機抽樣，只需在“樣本數(shù)”框中輸入要抽取的樣本單位數(shù)即可；若采用分類抽樣，必須先將總體單位按某一標志分類編號，然后在每一類中隨機抽取若干單位，這種抽樣方法實際是分組法與隨機抽樣的結(jié)合；整群抽樣也要先將總體單位分類編號，然后按隨機原則抽取若干類作為樣本，對抽中的類的所有單位全部進行調(diào)查?？梢钥闯?，此例的編號輸入方法，只適用于等距抽樣和純隨機抽樣。

第四步：指定輸出區(qū)域，在這里我們輸入$A$14，單擊確定后，即可得到抽樣結(jié)果，如圖4

用周期模式：8 16 24 32 40 48 56 64 72 80 88 96 若用隨機模式：27 15 68 47 3 70 33 37 97 9 77 72（注意：每次抽樣樣本可能都不同的）

練習1： 復制數(shù)據(jù)

練習2：建立以下等差、等比、時間和自動填充序列。1．起始值：40 擴展序列為：60、80、100（設步長為20）

2．起始值10、5，擴展序列：0、-

5、-10。

3．起始值：3

擴展序列為9、27、81，（用戶給比例常數(shù)3）。4． 起始值1999-1-1，擴展序列為：2000-1-

1、2001-1-

1、2002-1-1 5．從50名同學中抽5名同學作為樣本進行研究，請抽出要研究的樣本。

第二篇：《Excel數(shù)據(jù)的輸入與修改》教學設計

《Excel數(shù)據(jù)的輸入與修改》教學設計

【教學內(nèi)容】

如何在Excel中輸入并修改數(shù)據(jù)。

【教學目標】

知識目標：理解和掌握在Excel表格中輸入文字并對其進行修改。

能力目標：發(fā)揮動手能力，利用Excel輸入并修改表格中的數(shù)據(jù)。

情感目標：培養(yǎng)學生的藝術修養(yǎng)和審美能力，增強學生學習信息技術的興趣。

【教學重點】

1．認識Excel工作界面。2．熟悉表格常用語。

3．單元格及單元格區(qū)域的選擇。4．Excel助手。

【教學難點】

1．輸入數(shù)據(jù)。2．修改數(shù)據(jù)。

3．使用自動填充功能。4．保存Excel表格。

【教學媒體】

極域電子網(wǎng)絡教室。

【教學方法】

1．觀察法。

2．演示法。

3．實踐法。

【教學過程】

一、導入新課

教師展示已制作好的成績統(tǒng)計表。要求學生討論在Word中怎樣繪制這個表格。

教師小結(jié)：如果需要對表格中的數(shù)據(jù)進行大量的計算，應用Word就不方便了。由此引出學習新的軟件──Excel電子表格軟件。

二、新授知識

1．調(diào)整字體、字號。

首先我們來美化表格的標題，表頭文字的字號應該大一些、醒目一些。

改變字體、字號的方法：

方法一：

① 啟動Excel，打開上節(jié)課我們所做的表格。

② 直接在格式工具欄中對字體、字號進行修改：選擇標題單元格，單擊格式工具欄的“字體”下拉列表框的下拉箭頭，從中選擇你所喜歡的字體，如楷體；再用同樣的方法調(diào)整字號，如22號字。

方法二：

① 選擇標題單元格。

② 單擊鼠標右健，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

③ 單擊“字體”標簽，切換到“字體”選項卡，選擇所需的字體、字號。

④ 單擊“確定”按鈕。

2．設置對齊方式。

一般來說，標題不僅要字體大一點，還應該居中。這就要用到我們下面所要講的對齊方式的設置，設置對齊方式的方法。

方法一：

在格式工具欄的對齊方式中有常規(guī)的左對齊、居中和右對齊。我們來看看我們的工作表，我們可以發(fā)現(xiàn)表中的“月份”“書本采購”“開支”等都是靠左的，而數(shù)字都是靠右的，下面我們把它們都改成“居中”：

① 選擇標題單元格。

② 在格式工具欄的對齊方式中，選擇“居中”按鈕。

方法二：（讓學生自己思考、練習）

① 拖動鼠標，選擇需要編輯的單元格或單元格區(qū)域。

② 單擊鼠標右健，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

③ 單擊“對齊”標簽，切換到“對齊”選項卡，在“水平對齊”下拉列表框中選擇“分散對齊”；在“垂直對齊”下拉列表框中也選擇“居中”。

④ 單擊“確定”按鈕。

3．設置邊框。

在Excel中，工作表的表格線均為淺灰色線條，這些網(wǎng)格線條是為了編輯方便而設置的。但這些網(wǎng)格線并不能被打印出來，因此，需要給工作表加上邊框。設置邊框的方法如下。

方法一：

根據(jù)前面講的調(diào)整字體、字號，設置對齊方式，我們都可以在格式工具欄中進行調(diào)整、設置，那

么邊框能不能在格式工具欄中設置呢？好，能！那就請同學們自己下去實踐。這里我就講講另一種設置邊框的方法。

① 選擇需要設置邊線的單元格或單元格區(qū)域。

② 單擊格式工具欄上“邊框”按鈕的下拉箭頭。

③ 單擊“所有框線”按鈕，邊框大致就設置好了。

方法二：

① 首先選擇需要設置邊線的單元格或單元格區(qū)域；在這里，我們選整張表格。

② 單擊鼠標右健，從彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令。

③ 在“單元格格式”對話框中單擊“邊框”標簽，切換到“邊框”選項卡。

④ 先選擇“線條”的“樣式”，如虛線；再選擇線條的“顏色”，如藍色；最后選擇“外邊框”或“內(nèi)部”，表明如上設置將用外邊框或內(nèi)部。

⑤ 單擊“確定”按鈕，邊框設置完畢。

4．設定數(shù)據(jù)格式。

邊框設置好了，下面我們來看看這張表中的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的單位是“元”，如果還有幾角、幾分怎么辦呢？是不是要保留兩位小數(shù)？這就是數(shù)據(jù)格式的問題了。Excel的數(shù)據(jù)可分為兩大類，即文本型數(shù)據(jù)和數(shù)值型數(shù)據(jù)。為了滿足實際應用的需要，Excel又將數(shù)值型數(shù)據(jù)進一步劃分成不同的數(shù)據(jù)格式，如：常規(guī)、數(shù)值、貨幣、日期、時間型等。下面我們將“‘孜孜書店’收益表”中上半年的收入值、書本采購金額和開支部分保留兩位小數(shù)，并且加上貨幣符號。

前面我們打開“單元格格式”對話框，都是單擊鼠標右健，從彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令；下面我們用另一種方法來打開它：

① 選擇上半年的收支數(shù)據(jù)。

② 從“格式”菜單中選擇“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

③ 單擊“數(shù)字”選項卡，出現(xiàn)設置數(shù)值格式的窗口界面。

④ 在“分類”列表框中單擊選擇“數(shù)值”類型。

⑤ 小數(shù)位數(shù)設為兩位，如果默認設置不是“2”，則加以修改。

⑥ 單擊“貨幣”類型，選擇貨幣符號中的“￥”。

⑦ 單擊“確定”按鈕，退出對話框的同時格式設置生效。

這樣表格基本上就美化完了。

5．自動套用格式。

如果我們要快速美化表格，我們還可以使用Excel給我們提供的自動套用格式功能，所謂自動套用格式是指從預先設置的格式中選擇用于當前單元格或工作表的一種模板。我們先來試試，單擊“格式”菜單，選擇“自動套用格式”命令，彈出“自動套用格式”對話框。

6．為表格添加圖片和背景圖案。

我們以前學習Word時，可以通過“插入”菜單下的“圖片”選項給文章插入漂亮的圖片。那么，在Excel中是否也可用同樣的方法給我們的表格加上漂亮的圖片呢？這個就留給大家下去證實。我只給大家講講如何給工作表添加背景圖案：和使用自動套用一樣，添加背景也是選擇“格式”菜單中的“工作表”命令，選擇“背景”，在彈出的“工作表背景”對話框中，選擇要作為背景圖案的圖像文件。

三、練習

用Excel制作一張成績表。要求：表頭文字使用黑體，22號字；姓名一欄的水平對齊為“分散對齊居中”，垂直對齊均為“居中”；內(nèi)邊框和外邊框要有所區(qū)分；分數(shù)均保留一位小數(shù)。

四、小結(jié)

今天我們主要學習了對Excel表格的美化，在學習過程中大家表現(xiàn)得還比較好，有很多同學都已掌握，下節(jié)課我們要講工作表的打印，其中包括頁面設置和打印設置等操作，可以進一步美化和完善我們的表格，希望大家下去預習一下。

第三篇：信息技術對會計數(shù)據(jù)收集與輸入的影響

一、為什么說會計信息化下手工會計的一套內(nèi)部控制制度部分失效？

(一)信息技術對會計數(shù)據(jù)收集與輸入的影響

1.會計數(shù)據(jù)收集分散化。在手工操作環(huán)境下，各種會計數(shù)據(jù)，例如發(fā)票、支票、收付款憑證等，均是在財務部門或財務部門的指導下統(tǒng)一填寫、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一入賬，為了留下審計線索，各種原始憑證有時不得不一式多聯(lián)在流經(jīng)的各個部門或有關責任人手中進行保管留檔。在信息技術環(huán)境下，由于計算機和網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)的建立、互連網(wǎng)的開通、電子商務系統(tǒng)的使用，會計信息系統(tǒng)不再需要集中在財務部門收集會計數(shù)據(jù)，而完全可以分散在客戶、供應商、政府部門、企業(yè)員工、企業(yè)內(nèi)部其他部門、企業(yè)下屬機構(gòu)等。通過網(wǎng)絡自動收集會計數(shù)據(jù)，節(jié)省了會計數(shù)據(jù)收集的成本和時間，提高了會計數(shù)據(jù)的準確性。

2.會計數(shù)據(jù)收集的動態(tài)化、實時化。在信息技術環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)的收集是實時的，無論是企業(yè)外部的數(shù)據(jù)(例如發(fā)票、訂單)，還是企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)(例如入庫單、出庫單)一旦發(fā)生，都存入相應的服務器，并主動及時送到會計信息系統(tǒng)中等待處理。

3.會計數(shù)據(jù)輸入的無紙化。在信息技術環(huán)境下，可以通過網(wǎng)絡直接從企業(yè)內(nèi)、外部采集到會計數(shù)據(jù)，可以使用手持信息設備輸入各種商品/勞務數(shù)據(jù)等。(二)信息技術對會計信息處理的影響

傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)構(gòu)建于紙張、筆墨和算盤等手工信息技術的基礎上。由于手工信息技術的只讀寄存性、低效性、高成本等特點的限制，會計信息處理表現(xiàn)為順序化、分散化、單一化。建立在信息技術基礎之上的會計信息系統(tǒng)，由于信息技術的讀寫寄存性、高效性、低成本等特點，給會計信息處理帶來了根本性的變革，表現(xiàn)為事件驅(qū)動、集成化、多元化。

1.會計信息處理方式由順序化處理轉(zhuǎn)變?yōu)槭录?qū)動方式處理

在手工操作環(huán)境下，會計信息處理方式采用順序化處理方式，即所有的經(jīng)濟業(yè)務都要嚴格按照會計循環(huán)設定的順序予以處理，不可跳躍。要形成會計報告，必須經(jīng)過審核原始憑證、編制記賬憑證、登記賬簿(包括平行登記、錯賬更正等記賬規(guī)則)、試算、調(diào)整、對賬、編表、結(jié)賬、轉(zhuǎn)回等諸多程序，通過低效率、重復處理來換取會計信息處理的正確可靠性。

在信息技術環(huán)境下，會計信息處理方式采用事件驅(qū)動方式，即平時不進行順序性信息處理，儲存在計算機中的是一些原始性信息，當決策者需要某項專用信息時，只需驅(qū)動相關專用信息代碼處理，就可隨時滿足需要。在事件驅(qū)動的方式下，可以把信息使用者所需要的信息按使用動機劃分為若干種事件，為每一種事件設計相應的“過程程序”模型，當決策者需要某種信息時，根據(jù)不同事件驅(qū)動相應的“過程”處理程序，從而得到相應的信息。2.會計處理由分散轉(zhuǎn)向集中、協(xié)同處理

(1)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同，即通過企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)內(nèi)部的協(xié)同。將企業(yè)內(nèi)部各部門業(yè)務活動產(chǎn)生的信息及時送入會計系統(tǒng)進行處理并將產(chǎn)生的結(jié)果反饋給業(yè)務系統(tǒng)，進行事中控制和事后分析。

(2)與供應鏈的協(xié)同，即通過商際網(wǎng)絡和國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)供應商、客戶和企業(yè)之間的協(xié)同。網(wǎng)上訂貨、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售的物流信息和資金流信息瞬間傳遞到會計信息系統(tǒng)。網(wǎng)上服務、網(wǎng)上咨詢使供應鏈的協(xié)同更加默契。(3)與社會有關部門的協(xié)同，即通過國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)企業(yè)、銀行、證券公司、海關等的協(xié)同。與銀行聯(lián)網(wǎng)，可以隨時查詢企業(yè)最新銀行資金信息，并實現(xiàn)網(wǎng)上支付和網(wǎng)上結(jié)算;與海關聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)上報稅、報關;與證券公司聯(lián)網(wǎng)，可以實現(xiàn)在線證券投資等等。

3.會計信息處理將由單一化轉(zhuǎn)向多元化

(1)計量單位的多元化。在手工操作環(huán)境下，只用名義貨幣進行計量，而大量的非財務信息，由于不能用貨幣計量而無法進入會計系統(tǒng)。在信息技術環(huán)境下，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，除了要用貨幣進行計量外，還要用其他計量單位進行多重計量，以滿足信息使用者廣泛的信息需求。

(2)計量屬性的多元化。在手工操作環(huán)境下，由于公允價值難以取得，只采用單一的歷史成本計量屬性。在信息技術環(huán)境下，計量屬性將轉(zhuǎn)向歷史成本、現(xiàn)行成本、可變現(xiàn)凈值、未來現(xiàn)金流量現(xiàn)值等多種計量屬性并存。

(3)處理方法的多元化。在會計核算中，對于同樣的經(jīng)濟業(yè)務可能存在著不同的備選會計方法，這些方法各有優(yōu)缺點。在手工條件下，只能選擇一種會計方法，其選擇的依據(jù)有二:會計信息的決策有用性和簡便性。一些能夠使會計信息更加有用、更加科學的會計方法由于操作上的難度而不得不被忍痛割愛，如輔助生產(chǎn)費用分配中的代數(shù)分配法、壞賬準備金提取的賬齡分析法等。而在信息技術環(huán)境下，無論多難的會計核算方法，計算機都能在瞬間予以完成，因此，簡便性不再是會計方法選擇的依據(jù)，會計方法選擇的惟一依據(jù)是決策有用性，并且在主體認定的處理方法(如固定資產(chǎn)折舊的直線法)的同時，如果需要也可選用其他備 選方法(如雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法)進行試算，比較差異。4.會計業(yè)務流程將由以處理為中心轉(zhuǎn)向以數(shù)據(jù)為中心

在信息技術環(huán)境下，會計業(yè)務從填制憑證、記賬、編表等傳統(tǒng)的日常業(yè)務轉(zhuǎn)向會計信息的深加工，注重信息的分析和預測，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供高效率和高質(zhì)量的信息支持。

(三)信息技術對會計信息傳遞的影響

在信息技術環(huán)境下，會計信息的傳遞實現(xiàn)了網(wǎng)絡化與無紙化，企業(yè)會計信息系統(tǒng)是建立在Internet, Extranet(企業(yè)外聯(lián)網(wǎng))和Intranet(企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng))基礎上的，會計信息系統(tǒng)可主動通過Intranet把會計信息實時向企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)頁上發(fā)布，通過Internet把信息向企業(yè)的外部網(wǎng)頁上發(fā)布，甚至會主動把會計資料通過網(wǎng)絡傳至稅務等政府部門，替代傳統(tǒng)的紙面或軟盤報送的方式。信息技術使得信息傳遞的速度大大加快，效率迅速提高，而成本卻相對較低，為擴大信息傳遞范圍，及時、準確、充分地傳遞各種信息提供了可能。(四)信息技術對會計信息輸出的影響

在手工操作環(huán)境下，信息的載體是紙張，其高成本、低效率等特點使大容量的信息處理和大范圍的信息交流、會計信息的輸出大受限制;為了降低成本、提高效益，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，采用定期發(fā)布通用財務報告的方式輸出會計信息，以固定的形式提供高度綜合的會計信息。在信息技術環(huán)境下，實現(xiàn)電子聯(lián)機實時報告成為可能，信息技術對會計信息輸出的影響具體表現(xiàn)在以下4個方面: 1.信息量大大擴充，輸出成本大大降低。

在信息技術環(huán)境下，企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、財務、人事等業(yè)務部門在網(wǎng)絡環(huán)境下協(xié)同工作，所產(chǎn)生的各類信息存儲于集成的數(shù)據(jù)庫中，各種信息可及時更新，商品的最新市場價格和有價證券行情可以從網(wǎng)絡中很容易得到，使企業(yè)采用多種計量屬性編制會計報表成為可能;信息使用者可以通過聯(lián)機的方式對數(shù)據(jù)庫進行實時訪問，獲取自己想要的數(shù)據(jù)，既有貨幣形態(tài)的數(shù)據(jù)，也有非貨幣形態(tài)的相關信息;既有歷史信息，也有現(xiàn)在信息和未來信息;既有企業(yè)整體信息，也有分部信息。同時，由于會計報告采用的是電子數(shù)據(jù)，可以大大減少企業(yè)的印刷費用和報紙版面費用，也使企業(yè)能夠在花費不大的情況下披露更多的信息。2.輸出信息的結(jié)構(gòu)上，傳統(tǒng)財務報告由于其固有的限制，只能提供固定模式的通用財務報告。在信息技術環(huán)境下，由于采用超文本文件和信息鏈接技術，有效地改變了傳統(tǒng)的財務報告結(jié)構(gòu)，把有順序的線性結(jié)構(gòu)變?yōu)橄嗷ソ徊娴木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，可以不受固定模式的約束而采取靈活多樣的個性財務報告。3.輸出信息的時間上，建立在分期假設和成本一一效益原則約束之上的定期報告，將被不受時間和空間限制的實時動態(tài)報告所替代。在信息技術環(huán)境下，信息使用者可以得到一天、一周、一個月、一季、一年或若干年等任何時點、任何時期的信息。

4.輸出信息的方式上，隨著信息技術的發(fā)展，輸出的信息不僅有傳統(tǒng)的表格式信息，還可以提供圖像化信息(如財務分析、預測的直方圖、折線圖)以及語音化信息(如有聲財務分析報告)，滿足信息使用者對信息在視覺、聽覺、美感、動態(tài)等方面的種種要求。

二、信息技術對會計信息系統(tǒng)的影響

20世紀40年代以來，信息技術本身取得了長足的進步，能否將現(xiàn)代管理理念與信息技術相結(jié)合是提高企業(yè)核心競爭力的關鍵。信息技術的發(fā)展為發(fā)展會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個良好的技術條件，會計信息系統(tǒng)，從內(nèi)容的角度來看，應該從根本上改變現(xiàn)有的會計信息的過程中，建立新的會計信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)是將計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術和管理控制理論用于財務會計工作的結(jié)果。同時，信息技術的發(fā)展帶來了數(shù)據(jù)處理能力的大幅提高，財務報告模式的內(nèi) 容也因此得到了擴展。傳統(tǒng)財務報告模式以紙張為媒體，信息技術出現(xiàn)后，隨著計算機存儲技術的進步，磁盤與光盤逐漸成為財務報告的新載體。財務報告的傳輸也相應的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮臃绞?。電子計算機為核心的現(xiàn)代信息技術，有電子記憶 體，數(shù)據(jù)處理，通信傳輸能力。無論是在國外還是在中國，信息技術進入會計領域，將推出廣泛的應用前景。

在信息技術和電子商務迅速發(fā)展的沖擊下，網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)的出現(xiàn)和發(fā)展是會計信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢。網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)是基于Internet技術，通過對企業(yè)提供網(wǎng)絡環(huán)境下的財會工作方式和財務管理模式，從而使企業(yè)實現(xiàn)會計信息管理現(xiàn)代化的會計信息系統(tǒng)。其實質(zhì)是一個完全網(wǎng)絡化的計算機信息處理系統(tǒng)，它對內(nèi)是一個與經(jīng)營管理及各種業(yè)務活動緊密聯(lián)系的內(nèi)部網(wǎng)絡信息處理子系統(tǒng)，對外則與各種對外業(yè)務的處理及特定目的相聯(lián)系，通過與多種共用系統(tǒng)的鏈接融入整個社會網(wǎng)絡信息處理系統(tǒng)。其會計信息提供的及時性、會計信息披露的全面性、會計信息使用的方便性，會計信息在更大程度上的開放性和公開性，以及減少會計人員的基本事務，提高其從事財務分析、決策和監(jiān)督等專業(yè)水平的特征，必將充分地實現(xiàn)會計信息資源的共享，為管理者提供更為及時、可靠的決策依據(jù)。

第四篇：作業(yè)四-1：數(shù)據(jù)庫建立與數(shù)據(jù)輸入

三、數(shù)據(jù)庫建立與數(shù)據(jù)輸入——VFP最常用命令應用（應用性實驗）

1、本次實驗目的

管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)組織信息化的保障體系，建設管理信息系統(tǒng)是一個組織信息化建設的重要內(nèi)容。在管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建中，最核心的是支撐管理信息系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)庫的建立。數(shù)據(jù)庫一般由許多相關的數(shù)據(jù)文件（通常叫數(shù)據(jù)表）組成，所謂建立數(shù)據(jù)庫其實是在系統(tǒng)設計的基礎上利用DBMS建立數(shù)據(jù)文件（表）結(jié)構(gòu)和進行數(shù)據(jù)文件（表）的數(shù)據(jù)輸入。因此，學會一種建立數(shù)據(jù)文件（表）結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)輸入的工具和方法（DBMS）是管理信息系統(tǒng)學科學習的重要學習內(nèi)容。此次作業(yè)所要達到的主要目的就是想通過上機實驗讓同學們基本理解和初步掌握利用DBMS建立數(shù)據(jù)文件（表）結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)輸入的理論和方法。

2、總體要求

2·1 嚴格按照下面“作業(yè)內(nèi)容和操作步驟”的步驟進行操作； 2·2 必須如數(shù)完成作業(yè)內(nèi)容； 2·3 獨立完成作業(yè)；

2·4 上機后分組寫出上機報告；報告內(nèi)容包括：①上機時間、②上機過程、③作業(yè)內(nèi)容及其完成情況、④心得體會、⑤建議或要求等等。

3、作業(yè)內(nèi)容和操作步驟

3·1 建立數(shù)據(jù)文件（表）的工具及其應用

建立數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件（表）的結(jié)構(gòu)和進行數(shù)據(jù)輸入需要對一個組織的數(shù)據(jù)進行有效組織、管理和應用的DBMS（數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)），最常用的DBMS有“SQL”、“VFP”、“Oracle”等等，下面我們以“VFP（Visual Foxpro）”為例介紹利用DBMS建立數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)和進行數(shù)據(jù)輸入的方法和操作步驟。3·1·1 利用VFP建立數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)

（1）打開VFP（操作方法為：單擊“開始”、“程序”、“Microsoft Visual Foxpro6.0”或雙擊桌面快捷圖標，如果正常會出現(xiàn)如下窗口）；

（2）打開數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)編輯器（操作方法：在VFP窗口的“命令窗口”輸入VFP命令Create和路徑（例：Create D:gzglxtgzzu）或單擊VFP窗口菜單 欄的“文件”、“新建”等，如果正常出現(xiàn)如下對話框）；

（3）在設計的基礎上（利用自建的“學生成績一覽表”進行表結(jié)構(gòu)設計）輸入、編輯和修改一個數(shù)據(jù)文件（學生成績表文件，文件名：cjb·dbf）結(jié)構(gòu)的內(nèi)容，建立數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)；

（4）存盤退出（操作方法：按Ctrl+w或單擊上對話框的“確定”按鈕）（5）按照下面的操作步驟進行數(shù)據(jù)文件的數(shù)據(jù)輸入實驗。3·1·2 利用VFP進行數(shù)據(jù)文件的數(shù)據(jù)輸入

數(shù)據(jù)文件的數(shù)據(jù)輸入大體有兩種方式：利用VFP的輸入命令直接輸入和利用VFP的命令編寫一個數(shù)據(jù)輸入程序（即開發(fā)一個MIS）進行輸入。下面我們分別加以介紹。

A、利用VFP命令編寫一個數(shù)據(jù)輸入程序，然后利用自己編寫的程序（或者叫開發(fā)的系統(tǒng)）進行數(shù)據(jù)輸入（必須做）

（1）打開命令文件編輯器（操作方法為：在VFP窗口的“命令窗口”輸入命令Modify Command和路徑（例：Modify Command D:gzglxtcjb）,如果正常會出現(xiàn)如下命令文件編輯窗口）；

（2）輸入、編輯和修改程序（或者叫命令文件）源代碼（自己編寫）；（3）存盤退出（操作方法：按Ctrl+w或單擊上編輯窗口的“關閉”按鈕然后按照提示操作）；

（4）程序運行（操作方法：在VFP窗口的“命令窗口”輸入命令Do和路徑（例：Do D:gzglxtcjsr），如果正常就會運行你的程序和進行數(shù)據(jù)輸入，如果不正常便返回步驟（2）修改程序）；

（5）如果上面自己編寫的程序運行正常，便可利用自己開發(fā)的系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)輸入（輸入內(nèi)容：自建的“學生成績一覽表”的內(nèi)容）；

（6）所有工作完成后關閉窗口（操作方法為：單擊VFP窗口的“關閉”按鈕）。B、利用VFP的輸入命令直接進行數(shù)據(jù)輸入（可選）

（1）打開數(shù)據(jù)文件（操作方法為：在VFP窗口的“命令窗口”輸入命令Use和路徑（例：Use D:gzglxtcjb·dbf））

（2）打開數(shù)據(jù)文件輸入編輯器（操作方法為：在VFP窗口的“命令窗口”輸入命令Append（例：Append）,如果正常會出現(xiàn)如下數(shù)據(jù)文件輸入窗口）；

（3）數(shù)據(jù)輸入、編輯和修改（內(nèi)容：自建的“學生成績一覽表”的內(nèi)容）；（4）存盤退出（操作方法：按Ctrl+w或單擊上編輯窗口的“關閉”按鈕然后按照提示操作）；

4、注意事項

4·1上機前一定要認真閱讀上機指導書，深入理解作業(yè)的要求和內(nèi)容； 4·2愛護計算機及所有實驗設備；

4·3遵守實驗室的一切規(guī)章制度，尤其是不能大聲說話和玩游戲。

5、參考文獻

5·1 黃梯云主編，《管理信息系統(tǒng)》，高等教育出版社，2002第 7次印刷； 5·2 呂建忠等，《Office97（中文版）入門與提高》，清華大學出版社，2000 5·3 錢曉平等，《計算機文化基礎》，高等教育出版社，1999； 5·4 李正凡等，《Visual Foxpro程序設計基礎教程》，中國水利水電出版社，2000； 5·5 合力工作室編著，《中文Visual Foxpro 6·0編程基礎》，清華大學出版社，2001；

5·6 周亦民等，《Visual Foxpro 6·0實用教程》，科學出版社，2000 5·7 其他同類參考書。

第五篇：辦公自動化設備-復印機的使用與維護-教案01

復印機的使用與維護(1)在現(xiàn)代辦公活動中，紙質(zhì)文件的復印是一項極為常見的工作。

一、復印機概述

我們通常所說的復印機是指靜電復印機，它是一種利用靜電技術進行文書復制的設備。

靜電攝影技術是把光電導和靜電這兩個不相干的現(xiàn)象結(jié)合在一起的一種新型的攝影方法，它是集機械、微電子、光學技術等為一體的一種現(xiàn)代的復印技術。它是利用靜電和某些具有光電導特性的材料在光的作用下從絕緣體變成導電體這一原理進行照相并以硬拷貝（復印品）形式快速輸出的復印技術，復印機是靜電攝影技術的具體應用。

文件復印設備能夠快速、準確、清晰地再現(xiàn)文件資料以及圖樣的原型，可以很好的保存重要文件，實現(xiàn)資料與信息的共享、保存以及傳遞等。

具有方便快捷、價格低廉等優(yōu)點，從而給人們的科研、生產(chǎn)等辦公活動及生活帶來極大方便。

二、復印技術的發(fā)展

靜電復印技術---手工操作的平板式硒靜電復印機---轉(zhuǎn)鼓式靜電復印機---彩色復印---光電泳方法一次彩色成像---激光彩色復印機

1、早期的復印技術

（1）銀鹽攝影：原稿正面與表面涂有銀鹽半透明的負片合在一起，曝光后將負片與復印紙貼在一起，經(jīng)液體顯影后負片上的銀鹽即擴散到復印紙上形成黑色圖像。

缺點：手續(xù)較為復雜、速度慢、成本高。

（2）重氮復印：首先需要把原稿用墨汁描繪在透明的描圖紙上作為復制的底圖，然后將底圖鋪在重氮鹽感光紙上，用玻璃曬圖板夾緊，在陽光或強光下曝光，然后用氨水熏制成白底褐線圖，或用其他化學感光紙復印成藍底白線的方法。

優(yōu)點：復制方法簡便、技術要求低、容易掌握、復制速度快、成像一次性完成、復制成本低。工程設計圖紙中至今仍采用

2、靜電復印技術

20世紀30年代，美國物理學家切斯特·卡爾遜發(fā)明了“靜電復印法”；

1944年，人們又發(fā)明了采用靜電照相技術的復印機，其后又發(fā)明了無定型硒光電導材料、電暈充電法、采用墨粉和載體混合組成的顯影劑及墨粉圖像電量轉(zhuǎn)移等靜電技術；

1950年，美國施樂公司首次出售手工操作的曬版靜電復印機，他與其他種類的復印機比較，具有操作方法簡便、時間快、成本低，對原稿的紙質(zhì)無特別要求等優(yōu)點。

靜電復印技術得到迅猛發(fā)展，成為復印技術主流。靜電復印機成為全世界最廣泛應用的一種復印機。

3、彩色靜電復印技術

20世紀60年代人們開始彩色復印的研究，所用的方法是三基色分解，另加黑色后成為4色復印。20世紀70年代后期，第三次國際靜電攝影會議上發(fā)表了用光電泳方法一次性彩色成像的研究報告，較之以前有了進步。

20世紀90年代出現(xiàn)了激光彩色復印機。

三、靜電復印機的分類

1、按用途劃分

家用型復印機：價格較低廉，一般兼有掃描儀、打印機等多種功能，打印方式主要以噴墨打印為主。辦公型復印機：通常為臺式，以A3幅面產(chǎn)品為主，主要用途復印各類文稿。

便攜式復印機：特點是小巧，最大幅面一般只有A4，重量較輕，移動辦公較為方便，產(chǎn)品主要以模擬型機器為主。

工程圖紙復印機：特點是幅面大，一般可以達到A0幅面，用以復印大型的工程圖紙。

2、從目前的市場與工作原理來劃分（1）模擬復印機（數(shù)字復印機）

通過曝光、掃描將原稿通過光學系統(tǒng)直接投射到已被充電的感光鼓上產(chǎn)生靜電潛像、再經(jīng)過顯影、轉(zhuǎn)印、分離、定影等步驟來完成復印過程。（模擬復印機or素質(zhì)復印機）

（2）數(shù)碼復印機

通過CCD傳感器對通過曝光、掃描產(chǎn)生的原稿光學模擬圖像信號進行光電轉(zhuǎn)換，然后將經(jīng)過數(shù)字技術處理的圖像信號輸入到激光調(diào)制器，調(diào)制后的激光束對被充電的感光鼓進行掃描，再感光鼓上產(chǎn)生由點組成的靜電潛像，再經(jīng)過顯影、轉(zhuǎn)印、定影等步驟來完成復印過程。（數(shù)碼復印機）

實質(zhì)上是掃描儀和激光打印機的組合體。

四、數(shù)碼復印機的優(yōu)點

1、一次掃描，多次復印。

只需對原稿進行一次掃描，存入復印機存儲器中，即可隨時復印所需的多頁份數(shù)，無論一次復印多少份，只需要對原稿進行一次光學掃描。

它與模擬復印機相比，減少了光學掃描的次數(shù)，因此減少了光學掃描部件產(chǎn)生的磨損及噪聲，同時減少了卡紙的機會，大大提高了多份復制的速度。

2、整潔清晰的復印質(zhì)量

數(shù)碼復印機具有圖像和文字分離識別功能，在處理圖像與文字混合的文稿時，復印機能以不同的處理方式進行復印，因此文字可以鮮明地復印出來，而照片則以細膩的層次變化的方式復印出來。

數(shù)碼復印機還支持文稿、圖片/文稿、圖片、復印稿、低密度稿、淺色稿等多種模式，以及多達256級的灰色濃度，充分體現(xiàn)出復印件的清晰整潔。

3、電子分頁功能

復印量很大時，特別是每份頁碼很多時，復印件很容易實現(xiàn)電子分頁，并且一次復印后的分頁數(shù)量遠遠大于模擬復印機加分頁器所能達到的份數(shù)。

4、強大的圖像編輯功能

自動縮放、單向縮放、自動啟動、雙面復印、組合復印、重疊復印、圖像旋轉(zhuǎn)、黑白反轉(zhuǎn)、25%~400%縮放倍率等多種編輯效果。

5、先進的環(huán)保系統(tǒng)

此種設計方式使數(shù)碼復印機無廢粉、低臭氧、自動關機節(jié)能、減少廢紙的產(chǎn)生。

6、擴充升級方便

配備傳真組件，就能升級為A3幅面的高速激光傳真機，可直接傳送書本、雜志、釘裝文件，甚至可以直接傳送三維稿件。配備打印組件，就能升級為A3幅面的高速激光打印機。

安裝網(wǎng)絡打印卡并連接于局域網(wǎng)后便可以作為高速網(wǎng)絡打印機，實現(xiàn)網(wǎng)絡打印。

五、靜電復印機的質(zhì)量標準

標準包括兩大部分：關于整機性能的要求和復印副件圖像質(zhì)量的要求。

（1）靜電復印機適用的電壓和環(huán)境條件：電源電壓為220V20%，50 Hz；環(huán)境溫度為10～35℃；環(huán)境相對濕度為30%～70%。

（2）靜電復印機的啟動時間應少于3.5 min。（3）供紙失誤率不大于1%。（4）輸紙故障率不大于0.1%。（5）無故障復印量不少于5000次。（6）整機壽命不低于5年或50萬次。

（7）噪聲水平：A0和A1幅面的復印機不大于75 dB；A3和A4幅面的復印機不大于70 dB。（8）稿臺允許最高溫度為70 ℃。

六、靜電復印的基礎技術

1、光電導現(xiàn)象

自然界某些材料遇光后導電性質(zhì)會發(fā)生變化。由絕緣體變成具有一定導電能力的導電體，當它重新回到黑暗中去，又從導電體變回到絕緣體。這種現(xiàn)象就是通常所說的“光電導現(xiàn)象”?？梢杂靡粋€式子表示為：

絕緣體+光量子 激活 導電體

2、光導體的充電方式

應用電暈放電方法，使光導體表面帶電或消除其表面電荷是靜電復印機中一項重要技術。

在空氣被高度電離化的狀態(tài)下，產(chǎn)生了一種柔和的霧狀輝光——電暈，稱為電暈放電。在靜電復印機的工作過程中，就是利用這種電暈放電的方法對光導體進行充電（或消電）的。

3、光敏半導體材料的基本特性

光敏半導體是制作靜電復印機光導體的主要材料，光敏半導體具有半導體的共性，但其光電導特性遠遠強于其他半導體，因其光敏特性突出，所以稱之為光敏半導體。根據(jù)靜電復印機實際操作過程的要求，光導體應具備以下幾種主要特性。

① 暗特性。② 明特性。③ 光敏特性。④ 恢復特性。⑤ 耐磨性。⑥ 溫度穩(wěn)定性。⑦ 耐疲勞性。⑧ 無毒。

4、常用光導體材料

① 硒（Se）光導體。② 氧化鋅光導體。③ 硫化鎘光導體。④ 有機光導體。⑤ 非晶硅光導體。

七、靜電復印工作原理

1、靜電復印有兩種方法：直接法和間接法（1）直接法

在涂有光導材料的紙張上形成靜電潛像，然后用液體或粉末的顯影劑加以顯影，圖像定影在紙張表面之后即成為復印品。

（2）間接法（卡爾遜法）

先在光導體表面上形成潛像并加以顯影，再將圖像轉(zhuǎn)印到普通紙上，定影后即成為復印品。20世紀70年代以后，間接法已成為靜電復印的主流和發(fā)展方向，在現(xiàn)在辦公設備中，基本上都是基于間接法的靜電復印機。

2、復印機從功能結(jié)構(gòu)上劃分4大系統(tǒng) 控制系統(tǒng)：主要是操作面板和電路控制部分。

曝光系統(tǒng)：主要指稿臺、曝光燈和光路部分以及附加的手動或自動輸稿器。

成像系統(tǒng)：主要是靜電潛像的形成部分、感光鼓充電部分、顯影部分、鼓清潔器及廢粉回收部分、感光鼓及鼓加熱器

供輸紙系統(tǒng)：主要是上下供紙盒、手動供紙部分、轉(zhuǎn)印、分離、輸紙、定影和接紙盤及附加的自動分頁器。

八、間接法靜電成象原理

卡爾遜法

卡爾遜法是靜電復印技術的基礎，適合這種復印方法的光導材料主要有硒（Se）、氧化鋅（ZnO）和有機光導體（OPC）等。

卡爾遜法的基本過程包括：充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影、清潔六個步驟。

1、充電

充電是指使在黑暗中的感光鼓處在某一極性的電場中，使感光鼓表面均勻地帶上一定極性和數(shù)量的靜電荷，具有一定表面電位的過程。

2、曝光

曝光就是利用感光鼓在黑暗處時電阻大，為絕緣體，而在明亮處時電阻小，為導體的特征，對表面已均勻充電的感光鼓進行曝光，使光照區(qū)（原稿白色部分）表面電荷因放電而消失，無光照的區(qū)域（線條或墨跡部分）電荷依然保持，從而在感光鼓上形成表面電位隨圖像明暗變化而起伏的靜電潛像的過程。

3、顯影

指用帶電的墨粉使感光鼓上的靜電潛像轉(zhuǎn)變成可見的墨粉圖像的過程。顯影墨粉所帶電荷的極性與感光鼓表面靜電潛像的電荷極性相反。靜電潛像電位越高的部分，吸附墨粉的能力越強；靜電潛像電位越低的部分，吸附墨粉的能力越弱，這樣靜電潛像就變成了可見的與原稿濃度一致的墨粉圖像。

4、轉(zhuǎn)印

指將感光鼓表面的墨粉圖像轉(zhuǎn)移到復印介質(zhì)（復印紙）上的過程。

轉(zhuǎn)印電暈的電場力比感光鼓吸附墨粉的電場力強，因此在靜電的吸引力作用下，感光鼓上的墨粉圖像就被吸附到復印紙上，從而完成圖像的轉(zhuǎn)印。

5、分離

指將復印紙與感光鼓分開的過程。

一般采用分離電暈、分離爪或分離帶等方法進行紙張與感光鼓的分離。

6、定影

把復印紙上的不穩(wěn)定、可抹掉的墨粉圖像固著在紙上的過程。多采用加熱和加壓相結(jié)合的方式。

7、清潔

清除經(jīng)轉(zhuǎn)印后還殘留在感光鼓表面墨粉的過程。

一般采用刮板、毛刷或清潔轆等裝置對感光鼓表面殘留墨粉進行清除，并將廢粉回收到廢粉倉中。

8、消電

指消除感光鼓表面殘余電荷的過程。一般采用曝光裝置來對感光鼓進行全面曝光。用消電電暈裝置對感光鼓進行反極性充電。

九、靜電復印機主要技術指標

1、預熱時間

復印機在進行復印時首先需要對感光材料進行充電，利用電暈放電的方法使感光材料的表面帶上一定數(shù)量的靜電電荷，從而能夠進行正常的復印工作。上述過程所花費的時間稱為預熱時間。

高檔的產(chǎn)品預熱時間就長，低檔的產(chǎn)品預熱時間就短（錯誤）

預熱時間主要與產(chǎn)品電子部件的多少和電路的復雜性有關，同時與所處的室溫有關，冬天與夏天所需要的預熱時間是不同的。

2、首張復印時間

概念：在復印機完成預熱處于待機狀態(tài)下，用戶完成了在原稿臺放好復印原稿，蓋好原稿臺蓋板等一切準備工作后，從按下“復印開始鍵”按鈕向復印機發(fā)出復印指令到復印機輸出第一張復印稿所花費的時間。

首張復印時間對于復印量較小、同一復印原稿每次復印張數(shù)較少的用戶就顯得尤為重要。當復印量為兩張以上時，復印機從第二張開始復印的速度會大大提高，特別是數(shù)碼復印機。

3、復印速度

概念：復印機每分鐘能夠復印的張數(shù)。單位：張/分

由于復印機預熱需要時間，首張復印也需要花費較長時間，因此復印速度在計數(shù)時一般應該從第二張開始。

復印速度和復印裝置的運行速度、成像原理、定影系統(tǒng)有直接關系。

4、連續(xù)復印

概念：對同一復印原稿，不需要進行多次設置，復印機可以一次連續(xù)完成的復印最大數(shù)量。表示方法:1~x張，x代表該款產(chǎn)品連續(xù)復印的最大能力。

連續(xù)復印因為可以避免對同一復印原稿的重復設置，節(jié)省了每次作為首頁復印而多花費的時間，因此對于經(jīng)常進行多份復印是很重要的。

5、復印比例（復印倍率）

概念：復印機能夠?qū)陀≡暹M行放大和縮小的比例范圍。表示方法：百分比，如：50%~200%

使用放大功能時會受到最大復印尺寸的限制，如最大復印尺寸是A3幅面，而復印原稿也是A3幅面，就無法再進行放大了。

6、最大原稿尺寸與最大復印尺寸

最大原稿尺寸指復印機對放置在稿臺上的復印原稿掃描曝光能夠最大涉及的范圍。復印機掃描曝光并不能涉及整個稿臺，也就是說最大原稿尺寸肯定小于復印機稿臺面積。主流復印機最大原稿尺寸是A3幅面

稿臺邊上有相關刻度，一方面精確放置原稿，另一方面確定可接受最大原稿尺寸。最大復印尺寸指復印機可以輸出的最大尺寸。一般來說，最大復印尺寸大于等于最大原稿尺寸。

7、感光材料

一種具有光敏特性的半導體材料，因此又稱為光導材料或光敏半導體。

目前復印機上常用的感光材料：有機感光鼓（OPC）、無定形硅感光鼓、陶瓷感光鼓、硫化鎘感光鼓、硒感光鼓。

OPC使用范圍最廣。

感光材料特點：無光狀態(tài)下呈絕緣性，有光狀態(tài)下呈導電性。感光材料需要定期更換，是常見耗材。

8、供紙方式

指復印機在進行復印工作時，是通過何種方式來獲得所需要的紙張的。兩種方式：手動送紙、自動供紙

手動送紙最為穩(wěn)妥，但是每次只能送入一張，效率非常低。

自動供紙指通過一定的自動機械裝置對復印機進行供紙。目前常見的采用供紙盒進行供紙。紙張的容量是供紙盒的重要技術指標，一般來說，紙張容量和復印速度成正比。

9、復印介質(zhì)

指復印機能夠?qū)ζ溥M行復印的對象的種類。復印介質(zhì)：單頁紙、書本、立體實物（三維物體）

書和單頁紙相比有一定厚度，在掃描曝光時，光的折射和反射都是不同的。因此能夠支持單頁紙原稿的，未必能夠支持書本原稿。

如果復印介質(zhì)超出了稿臺蓋板可以承受的厚度，則千萬不要采用強按的辦法，否則會損壞稿臺蓋板。