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      機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題及對策建議思考

      2021-06-04 09:20:01下載本文作者:會員上傳
      簡介:寫寫幫文庫小編為你整理了這篇《機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題及對策建議思考》,但愿對你工作學(xué)習(xí)有幫助,當(dāng)然你在寫寫幫文庫還可以找到更多《機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題及對策建議思考》。

      機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題

      及對策建議思考

      在組織中,文秘人員的主要工作是傳遞通知和統(tǒng)籌協(xié)調(diào),這直接影響著企業(yè)內(nèi)部工作的效率。與其他方面的機(jī)構(gòu)相比較,文秘人員的工作水平與自身思維關(guān)系密切。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展創(chuàng)新,文秘人員應(yīng)積極主動轉(zhuǎn)變思維方式,不斷進(jìn)行思維創(chuàng)新,以提高自身工作效率。

      一、機(jī)關(guān)文書檔案管理的重要性

      機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作是做好其他各項工作的前提和基礎(chǔ),按照機(jī)關(guān)工作的閉環(huán)理論,沒有規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案管理工作,機(jī)關(guān)工作的完善就缺少最后一環(huán)。在信息化網(wǎng)絡(luò)的今天,機(jī)關(guān)文書檔案的相關(guān)工作也要緊跟時代發(fā)展步伐,利用現(xiàn)代化技術(shù)手段,做好文書檔案的收集、整理、保管、利用,實現(xiàn)檔案資源的高效共享。文書檔案是機(jī)關(guān)多項工作的真實記錄,可以對機(jī)關(guān)各項工作起到很好的促進(jìn)和憑證作用。機(jī)關(guān)文書檔案相關(guān)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)?;诖耍瑸橛行ч_發(fā)利用檔案資源,必須加強(qiáng)檔案管理工作。

      二、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題分析

      (一)文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象

      具體來說表現(xiàn)為以下幾方面:第一,在文書文件處理工作過程中,很多機(jī)關(guān)普遍存在“倒流”情況,違背了文書處理程序流程,甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),然后再轉(zhuǎn)送辦公室進(jìn)行核稿操作;第二,越級行文的情況時有發(fā)生,單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌控文件的審核和蓋章過程,打印文件材料較為隨意,最終導(dǎo)致越級行文現(xiàn)象的發(fā)生;第三,發(fā)文處理過程中如果涉及多個部門,未進(jìn)行會簽,或者僅僅主發(fā)單位蓋章,文件的效力從而大打折扣。

      (二)公文不及時辦理現(xiàn)象

      雖然文書辦理時間有著明確的規(guī)定,但在實際操作過程中,時常出現(xiàn)延緩處理的情況,文書積壓、互相推諉更是對機(jī)關(guān)日常工作造成嚴(yán)重影響。具體來說,主要表現(xiàn)為以下幾方面:第一,處理公文時限不清,導(dǎo)致部分公文超出辦文時限,影響辦事效率;第二,文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,導(dǎo)致文書出現(xiàn)拖拉延誤情況,使文書效能發(fā)揮大打折扣;第三,承辦文書過程中,所涉及的難度大或者本部門職責(zé)之外的文書,未與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商,擅自積壓或者延緩處理。

      (三)檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

      當(dāng)前大多機(jī)關(guān)單位檔案管理模式老套,技術(shù)陳舊落后,案卷質(zhì)量不高,各類檔案整理不符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。各單位對于《文件材料歸檔范圍保管期限表》的制定不夠明確,不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔,致使檔案未能集中統(tǒng)一管理。

      (四)檔案管理制度不健全現(xiàn)象

      有些機(jī)關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范,雖建立了相關(guān)檔案管理制度,如歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀及崗位責(zé)任制等,也有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、管理體制、分類方案,但在執(zhí)行過程中流于形式。大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識教育,而且身兼數(shù)職,對管檔要求、檔案材料收集及歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)了解不深,沒有對檔案工作投入較大精力,致使對本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進(jìn)行很好地監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

      三、提升機(jī)關(guān)文秘人員工作意識,強(qiáng)化文檔管理能力

      (一)建立綜合性的工作制度

      機(jī)關(guān)單位的文秘工作和檔案管理是緊密相連的,在具體工作中必須有效融合組織制度,科學(xué)合理地管理文檔。在大多數(shù)機(jī)關(guān)單位中,文秘部門和檔案管理部門都屬于獨立運(yùn)行的個體,由于在工作中溝通不到位,導(dǎo)致檔案質(zhì)量很難得到有效保障,這就使得檔案管理面臨很大的困難。同樣,檔案管理若出現(xiàn)一些問題,在開展文秘工作時也往往會遇到一定的困擾,而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合起來,綜合考慮兩者的實際情況,建立起一個綜合性的工作制度(必須建立在我國相關(guān)法律條例基礎(chǔ)上來制定),這樣才能確保公文的質(zhì)量。另外,還要緊密結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實際管理狀況,建立嚴(yán)密的檔案人員網(wǎng)絡(luò),確保各個部門的檔案管理真正做到責(zé)任到人,并形成一個相互配合的管理體系,以促進(jìn)文秘工作與檔案管理的共同發(fā)展。

      (二)嚴(yán)格規(guī)范文書格式

      機(jī)關(guān)單位公文格式的規(guī)范性直接影響了文秘工作與檔案管理的一體化,在起草文書時一定要認(rèn)真謹(jǐn)慎,嚴(yán)格依照國家相關(guān)規(guī)定的格式進(jìn)行編寫,確保文書規(guī)模的準(zhǔn)確性,尤其要注意文書的各方面細(xì)節(jié)。版記是銜接文秘工作和檔案管理工作的標(biāo)記,其極大地影響了文檔的一體化建設(shè),這就要求文秘工作人員充分重視這一環(huán)節(jié),準(zhǔn)確無誤地標(biāo)記出文件的印發(fā)部門和具體打印時間,并在電腦上做好詳細(xì)記錄,流轉(zhuǎn)后立即立卷歸檔,只有確保文書格式的規(guī)范化,才能確保檔案管理的規(guī)范化。

      (三)提升機(jī)關(guān)文秘人員組織協(xié)調(diào)能力

      在機(jī)關(guān)單位日常工作中,作為一個重要的中間人員,文秘人員起著管理決策層與基層二者之間的橋梁作用,因此文秘人員的組織協(xié)調(diào)能力十分重要。在日常工作中,決策層或領(lǐng)導(dǎo)者需要傳遞一些工作任務(wù)時,文秘工作人員應(yīng)將信息準(zhǔn)確無誤地傳到基層員工中;如果企業(yè)內(nèi)部基層員工存在一些問題,需要反饋到領(lǐng)導(dǎo)層時,也需要文秘工作人員進(jìn)行反饋。

      (四)文秘人員要處理好日常事務(wù)

      在機(jī)關(guān)單位日常工作中,文秘人員的工作比較繁瑣,企業(yè)中的各個方面都有涉及,這就要求文秘人員要有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度,對于企業(yè)中出現(xiàn)的任何問題都能夠冷靜處理。比如,在處理檔案文件時,文秘工作人員不僅要保證檔案的及時送達(dá),還要保持檔案文件的準(zhǔn)確性,以為領(lǐng)導(dǎo)者提供方便。此外,如果在日常工作中出現(xiàn)了一些突發(fā)情況,文秘工作人員必須冷靜對待,不可自亂陣腳,以免給企業(yè)造成損失。

      (五)處事站位準(zhǔn),理解意圖準(zhǔn),反映問題準(zhǔn)

      第一,在工作中,文秘人員要重點關(guān)注國家政策、行業(yè)內(nèi)外戰(zhàn)略變化及相關(guān)制度的出臺等,這樣有助于更好地指導(dǎo)自身工作。第二,提高自己的政策理解水平,要準(zhǔn)確掌握上級的要求、內(nèi)部的情況、基層的進(jìn)展。第三,要能從復(fù)雜的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì),在給領(lǐng)導(dǎo)匯報或請示之前能從眾多方案中準(zhǔn)確篩選出最優(yōu)備選方案。第四,要準(zhǔn)確地獲得信息并進(jìn)行有效傳遞,在各種資訊的背后能協(xié)調(diào)不同立場,尋求共同利益點,實現(xiàn)工作利益的最大化。第五,要能夠從事件的發(fā)展過程中敏銳體察到其他人的情緒和反應(yīng),及時調(diào)整溝通策略與協(xié)調(diào)方式,從而構(gòu)建和諧穩(wěn)定的團(tuán)隊氛圍。

      四、結(jié)語

      總而言之,在數(shù)字時代的今天,機(jī)關(guān)文書檔案管理工作顯得尤為重要。檔案是機(jī)關(guān)以往工作的記錄,對其未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。個別機(jī)關(guān)文書檔案管理工作或多或少存在一些問題,只有不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技能,完善檔案管理的主要方法,健全制度體系,檔案管理工作才能逐步走向現(xiàn)代化和科技化。

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