當前企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

及對策建議思考

伴隨企業(yè)、機關(guān)等組織所承擔的社會責任越來越多，其辦公室的工作內(nèi)容也越來越寬泛，管理的人員逐漸增多，給辦公室工作和管理增加了一定難度，同時也要求辦公室工作更加細致化、準確化。辦公室作為企業(yè)的中樞機構(gòu)，不僅對下屬員工起到管理作用，同時還是上級領(lǐng)導監(jiān)督和政策執(zhí)行的二級單元。文章結(jié)合我國企業(yè)和各個機關(guān)單位辦公室工作的實際情況，分析辦公室工作中出現(xiàn)的各種問題，并提出相應的解決措施。

辦公室管理工作的創(chuàng)新、工作效率的提高對企業(yè)各項活動的開展有著重要的意義。

一、做好企業(yè)辦公室管理工作的重要性

其一，企業(yè)辦公室管理工作，本身有著較強的全局性。辦公室作為企業(yè)賴以正常運轉(zhuǎn)的重要樞紐，在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，加之其所做的工作大多需要為企業(yè)發(fā)展全局所服務，故有著極強的綜合性特征。此外，企業(yè)辦公室的相關(guān)工作，必定與企業(yè)其他部門之間有著極為密切的關(guān)聯(lián)，故無論是對企業(yè)或是企業(yè)下屬部門，均有著重要意義。其二，企業(yè)辦公室工作具有明顯的協(xié)調(diào)性。一直以來，辦公室于企業(yè)發(fā)展進程中，始終扮演著內(nèi)外部信息溝通渠道的角色，無論是針對上下級或是不同部門，均發(fā)揮著協(xié)調(diào)與管理的作用。其三，企業(yè)辦公室管理工作同時體現(xiàn)出較強的服務性，當然，也正是基于辦公室的這一特性，才有利于維護企業(yè)內(nèi)部的和諧與穩(wěn)定。因此，為切實促進企業(yè)發(fā)展，身為企業(yè)領(lǐng)導，在管理企業(yè)過程中，還需致力于企業(yè)辦公室協(xié)助能力的有效提升，如此方能在提高辦公室管理的服務性能同時協(xié)調(diào)好企業(yè)各方工作，進而保證理想的管理成效。

二、當前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

（一）管理理念落后

現(xiàn)階段，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，企業(yè)要想在這日益激烈的市場競爭當中立足，就必須積極地創(chuàng)新管理理念。但是，當前很多企業(yè)在管理的過程當中，無論是在技術(shù)方面還是在管理方式方面，都較為傳統(tǒng)單一。管理理念作為企業(yè)管理的核心組成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的話，那么辦公室管理工作效率及質(zhì)量必然無法得到有效的提升。

（二）缺乏良好的創(chuàng)新能力

在新的發(fā)展形勢下，信息技術(shù)水平快速提升，計算機以及自動化技術(shù)在社會的各個領(lǐng)域都得到了廣泛應用，尤其在大型企業(yè)的辦公室管理工作中也得到了廣泛應用，也改變了辦公室的管理工作。但當前大型企業(yè)辦公室中的相關(guān)人員缺乏良好的創(chuàng)新能力，影響了管理工作的有效進行。

（三）管理制度不完善

對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，管理制度發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。只有構(gòu)建了一套科學、規(guī)范、完善的管理制度，才能夠更加穩(wěn)定的促進企業(yè)的發(fā)展。只有這樣，才能夠形成良好的約束機制，使得辦公室人員都能夠更加自覺、主動地去遵守相關(guān)的規(guī)章制度，進而促進辦公室工作效率的提高。隨著時代的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室管理當中所存在的問題日益突出，由于制度的不規(guī)范、不完善，使得辦公室管理無章可循，不得不說，這在很大程度上影響著辦公室管理工作的開展。

三、創(chuàng)新管理辦公室，提升工作效能

（一）思想觀念的創(chuàng)新

辦公室管理離不開合理科學思想的指導。企業(yè)辦公室的工作人員必須保持積極開放的心態(tài)，積極學習最新理念、知識和技能。結(jié)合工作要求，辦公人員需要不斷“創(chuàng)新”，堅持學習“以精為本，摒棄糟粕”。先進的理論知識和思想觀念是辦公室人員做好各項工作、克服困難和障礙的精神力量。企業(yè)辦公室工作人員只有做到用先進的理論武裝自己，將理論積極應用于實踐中才能使辦公室工作緊跟時代潮流，不斷提升管理與服務質(zhì)量。

（二）制定完善的辦公室責任制度

企業(yè)需要積極地制定一套完善的辦公室責任制度。首先，應實現(xiàn)對企業(yè)的定崗定制，企業(yè)應充分地意識到辦公室管理工作的重要性，一旦辦公室工作出現(xiàn)問題，必然會影響到整個企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，就應積極地借鑒現(xiàn)代管理理念，充分地結(jié)合辦公室職責的不同，科學合理地對企業(yè)辦公室定崗定責，真正做到有章可循。與此同時，還應將企業(yè)辦公室的責任任務納入到實際的工作管理范圍當中，進而營造出一個更加和諧的辦公室環(huán)境，使得每一名員工都能夠團結(jié)共事，促進執(zhí)行能力的提高。

（三）優(yōu)化資源配備，改善辦公室職能

由于企業(yè)辦公室工作幾乎囊括企業(yè)所有范圍，故其工作內(nèi)容也相對較為繁雜。事實上，規(guī)模越大的企業(yè)，其辦公室職員的日常工作愈加繁忙，其中雖是以小事居多，但也包含部分大事。與此同時，辦公室于企業(yè)發(fā)展過程中，要配合領(lǐng)導的分配安排，與各個部門之間形成有效配合，以幫助其完成各項工作及任務。故經(jīng)常導致辦公室行使了其他部門的職權(quán)，但自身職能卻未能得到充分發(fā)揮?；诖爽F(xiàn)狀，企業(yè)應務必明確辦公室職能，并對其職能予以進一步優(yōu)化，將原本不該由辦公室處理的工作及業(yè)務從日常工作中脫離出來，使其有更多的精力與時間投入到自身的本職工作中。為了確保企業(yè)全面、均衡發(fā)展，企業(yè)還需根據(jù)辦公室職員的個人能力素質(zhì)水平，為其分配符合其能力與水平的工作任務，以做到人力資源的最大化利用。

（四）增強企業(yè)辦公室人員的責任服務意識

辦公室管理人員要明確企業(yè)的總體發(fā)展形勢，通過積極轉(zhuǎn)變觀念，明確辦公室管理工作的具體責任與任務，不斷增強自身的服務意識，充分發(fā)揮其所具有的參謀助手作用，幫助企業(yè)領(lǐng)導建立更加規(guī)范有序的工作流程及秩序，確保能夠更加科學地進行決策。此外，企業(yè)還要對辦公室管理工作進行有效監(jiān)督。督查同樣是辦公室管理工作的主要內(nèi)容與職責，其能夠使企業(yè)的計劃以及工作任務得到有效落實。辦公室在開展各項工作時要圍繞企業(yè)的工作重心，通過構(gòu)建高效的督查機制，促進企業(yè)不斷進步。

（五）優(yōu)化職責分工與人員管理

辦公室工作涵蓋了公文處理、印信管理、會議管理、外事接待、督查督辦、檔案管理、保密管理、后勤保障等多項管理服務職能，工作千頭萬緒、紛繁復雜。因此，辦公室人員必須具備較高的思想政治覺悟、熟練的綜合業(yè)務能力和較強的心理素質(zhì)。辦公室內(nèi)部要明確職責分工，結(jié)合各人所長合理分配工作任務，確定崗位職責分工，并且引導員工樹立“分工不分家”的大局意識?！澳阋苍S能教會一只火雞去爬樹，但還是找一只松鼠來得容易一點”

。這句人力資源管理的格言說明了人才培養(yǎng)的重要性，更強調(diào)了選對人的重要性。為高效推進辦公室工作，辦公室應當配置秘書學、漢語言文學、行政管理、工商管理等專業(yè)的高層次專業(yè)人才，通過業(yè)績考核、開展繼續(xù)教育、設(shè)置晉升通道和制訂職業(yè)規(guī)劃等方法激勵員工不斷學習成長，并通過“輪崗”學習的方式，著重培養(yǎng)“一崗多能”型人才，以避免員工休假或突發(fā)離職造成的被動局面。

（六）有效處理突發(fā)事件，提升應急處理能力

隨著現(xiàn)代化企業(yè)人性化管理理念的普及與應用，也要求企業(yè)在開展辦公室管理工作的過程中，要有效落實以人為本的理念，并對思想進行統(tǒng)一，達到凝聚人心的目的。此外，辦公室人員還要具備超前的思維意識，通過制訂有效的應急預案，確保突發(fā)性事件能夠得到有效處理。

（七）融入“以人為本”思想，努力提升企業(yè)凝聚力

從上面的內(nèi)容中，大家可以看到，不管是管理理念還是管理模式，都提到了“以人為本”的中心思想，因此，現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化過程需要將“以人為本”融入進來。某種意義上來說，“以人為本”的辦公室管理思想就是指企業(yè)需要以員工為中心，滿足員工的個性化發(fā)展需求，使員工有歸屬感，從而達到管理工作順利進行的目的。具體表現(xiàn)為：辦公室的管理者在管理工作強化過程中，多關(guān)心員工，想員工之所想，急員工之所急，問員工之所問，為員工解決實際問題，從而提升辦公室的團隊凝聚力。

四、結(jié)語

總之，隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的重要作用愈發(fā)凸顯，且鑒于企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量將直接影響到企業(yè)的整體發(fā)展成效。故基于此，企業(yè)應務必加強對辦公室的管理，若發(fā)現(xiàn)問題及時加以解決，方能在維護辦公室工作開展有序性與有效性的同時，為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標提供有效助力。